MANUAL DE CONTROL INTERNO ASAESCLA DE R.L.

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

5.3.1 Efectivo y Equivalentes de Efectivo
El efectivo y equivalente de efectivo es el efectivo en caja, depsitos a la vista e
Inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fcilmente convertibles en
importes determinados de efectivo y estn sujetos a un riesgo insignificante de
cambios en su valor.
En esta rea se describen los procedimientos necesarios a desarrollar para la
ejecucin de las operaciones de ingresos y egresos de efectivo.
Objetivo
Establecer lineamientos de control con el propsito de contribuir al manejo y
control de los ingresos y egresos, evitando la malversacin de fondos a travs del
registro oportuno y la salvaguarda del efectivo de la Asociacin Agropecuaria.

CAJA GENERAL
Por su alta vulnerabilidad deben separase las operaciones entre caja
general, caja chica y Banco.
La Caja General deber separarse con la caja chica, a razn que la primera maneja
un alto volumen de transacciones y generalmente son de ingresos mientras que la
caja chica son fondos fijos y de esta manera se logra controlar mejor las
fluctuaciones en el efectivo.
Delegar responsable para la custodia del fondo de caja general, caja
chica y Banco.

228

Ser responsabilidad del encargado de los fondos, garantizar la integridad de los

ingresos de acuerdo a las transacciones que se hayan realizado durante las horas
en donde se le ha designado la custodia del efectivo, debiendo demostrar
transparencia en todo el manejo de este.
El encargado de caja general no deber manejar otra clase de fondos y no
deber ostentar otro cargo administrativo dentro de la Asociacin
Agropecuaria
Las funciones del encargado de caja general deben estar claramente definidas, para
crear

inters

contrapuesto,

evitar

que

trascienda

sus

obligaciones

responsabilidades. De esta manera se identificar el/los responsables de posibles

fraudes acaecidos en la Asociacin como tambin se evitar la colusin entre los
individuos. Esto deber quedar explcito en el momento de contratacin, es decir
esto implica que se necesita un contrato especfico en el cual sus clusulas
determinen las obligaciones y responsabilidad que le competen al cargo.
El gerente debe establecer un monto mximo de efectivo en caja
general el cual no debe ser utilizado para cancelar egresos.
En la caja general se mantendr un fondo fijo de efectivo supliendo las siguientes
necesidades:
-

Mantener efectivo para realizar cambios para las transacciones de

ingresos.

Se generara reteniendo el ingreso del da anterior.

La suma que se ha retenido con el objeto de realizar cambios deber de

guardarse en la caja fuerte de la asociacin al cierre del da.

Entre otras.

229

 Realizar arqueos peridicos y sorpresivos que permita tener

transparencia en el manejo de los fondos.
La junta de vigilancia debe delegar un responsable para efectuar arqueos
peridicos y sorpresivos a caja general.
Al cierre de las operaciones diarias se realizara un arqueo para comprobar que los
saldos sean equivalentes a las transacciones con el efectivo y equivalente.
Para garantizar la integridad de los saldos de efectivo al cierre de las operaciones
se debern realizar:
Arqueo sorpresivo: consiste en hacer un recuento de ingresos para verificar saldos a
cualquier hora del da, tambin se denomina tcnicamente corte X.
Corte al cierre de las operaciones: es el que se realiza cuando ya se haya terminado
de realizar las transacciones del da, denominado tcnicamente corte Z o Diario.
El gerente en compaa del presidente de la junta de vigilancia debe efectuar visitas
sorpresivas para la realizacin de arqueos de caja general.
Cuando exista en caja general el monto mximo previamente
establecido se debe remesar al banco.
Cuando los niveles de las transacciones de ingresos de efectivo sean en cantidad
superior al monto establecido por la gerencia deben trasladarse al banco. La
persona responsable de realizar el traslado del efectivo debe ser distinta a la
persona que recibe el dinero y realiza la remesa.
Todo ingreso o egreso deber estar soportado por un documento que
permita conocer su origen y autorizacin.
230

Cada transaccin de ingreso o egreso de efectivo deber estar soportado en

documentacin legal y administrativa, entre ellos se tiene:
Facturas, Comprobante de Crdito Fiscal, Notas de Dbitos y para el decremento de
efectivo, en caso de devolucin y descuentos la Nota de Crdito y adems se
utilizar Cheque y Boucher; los cuales deben ser autorizados por la administracin.
Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes y
documentos que soportan tanto los ingresos como los egresos.
El responsable de caja general debe guardar y archivar en forma sistemtica la
documentacin que respalda el manejo y control del efectivo.
CAJA CHICA
Es el fondo que la Asociacin emplea para los gastos menores dentro de la misma,
que no requieren el uso de un cheque. Al momento de realizar un pago deber
tomarse medidas efectivas para su control tales como:
Los desembolsos por medio de caja chica servirn para soportar gastos menores
como son los viticos, gastos pequeos inmediatos y otros para lo que no exista
necesidad de realizar un trmite formal para su ejecucin o porque su urgencia sea
necesario llevarlo a cabo de esta manera. El comprobante de caja chica ser
momentneo y ser sustituido posteriormente por la factura correspondiente o
ser definitivo en el caso de los viticos o asuntos por lo que no se reciba factura.
El Presidente del Consejo de Administracin debe implementar un
fondo circulante de caja chica con un monto total de $300 para poder
efectuar gastos menores en efectivo.
El fondo que debe permanecer en caja chica no debe exceder de $300.00, el cual
podr usarse sobre gastos menores.
231

Al presentarse una necesidad que requiera una salida de efectivo mnima, el

interesado se presentar ante el cajero y le expondr la necesidad que debe ser
atendida, entonces el encargado del fondo llenar el documento que respaldar la
salida de dinero, en este caso ser el vale de caja chica; la necesidad antes
mencionada debe ser aprobada por la persona competente.
En ningn caso, los recursos de estos fondos sern utilizados para mantener
cuentas corrientes, de ahorro u otro tipo de colocacin a nombre personal, ni se
podr pagar obligaciones que no hayan sido autorizadas en su creacin.
Nombrar un responsable para que administre los fondos de caja chica
La designacin de la persona para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica, la
realizara el Consejo de Administracin y deber impartirle capacitacin sobre el
manejo del fondo de caja chica.
En caso de vacaciones, enfermedad, comisin, o ausencia temporal justificada de la
persona responsable del manejo de los fondos, el superior jerrquico encargar su
administracin a otro empleado de la misma rea.
Los gastos incurridos por caja chica debern estar a nombre de la
Asociacin Agropecuaria.
Al solicitar efectivo o cancelar un gasto del fondo de caja chica, el responsable debe
cerciorarse que los documentos de respaldo de salida de efectivo o pago, estn a
nombre de la Asociacin, de lo contrario no se debe cancelar ningn pago. Con este
control la Asociacin puede evitar incurrir en gastos que no sean deducibles, y
evitar cubrir gastos personales de los empleados.
Todo desembolso de caja chica debern ser autorizados por el gerente
o responsable del departamento

a quien corresponda el gasto o

compra, sin la firma de ste no puede hacerse efectivo el retiro de

fondos.
232

Para el retiro de fondos de caja chica debe contarse con la firma de autorizacin del
gerente o un empleado facultado para ello, sin la firma de ste no puede hacerse
efectivo el retiro de fondos. De esta manera la Asociacin evita gastos innecesarios
y sin autorizacin y riesgos de prdidas de dinero.
Imprimir con sello en el comprobante, la expresin de cancelado,
fecha y firma de la persona que recibe.
El responsable de caja chica debe tener comprobantes de salida de efectivo (vales
de caja chica), conteniendo el nombre de la persona a la cual se le entrega el
efectivo, firma, fecha, concepto sello de cancelado, es decir este sello indicar que
se entreg el dinero a la persona registrada en dicho comprobante, adems debe
contener documento soporte, respaldando la transaccin. El objetivo es controlar el
efectivo retirado por las personas en caso de existir faltantes o gasto no autorizado.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos
segn se especifique en cada uno de los comprobantes emitidos por
caja chica.
Por cada salida de efectivo o pago realizado el responsable de caja chica, contar
con un documento que compruebe dicho egreso, el cual deber ser entregado al
contador de la Asociacin, los cuales deben clasificarse en las respectivas cuentas
de gastos o costos, segn se especifique en los comprobantes. De esta forma la
Asociacin tendr respaldo para las deducciones de los impuestos y para su
informacin financiera.
Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes, sobre la totalidad
de fondos bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad,
debe estar a cargo del responsable de la administracin.

233

Los arqueos de fondos deben realizarse por lo menos de forma mensual con el fin
de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos
contables.
Todo el efectivo debe contarse a la vez y en presencia del responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su
presencia y que le fueron devueltos los documentos en su totalidad.
El Gerente en compaa del Presidente de la Junta de Vigilancia debe efectuar
arqueos de caja chica sorpresivos.
El reintegro de fondo de caja chica debe realizarse mediante cheque a
favor de la persona responsable del fondo.
El responsable del fondo de caja chica a travs de una liquidacin previamente
revisada por el responsable de la administracin, solicitar el reintegro de dicho
fondo a travs de un cheque a nombre de la persona responsable. La asociacin
puede identificar de esta forma los gastos cubiertos con estos fondos.
Los faltantes de efectivo sern repuestos por el responsable de caja
general y de caja chica respectivamente, si hubiera sobrante se deber
investigar su procedencia.
En caso de existir faltante de efectivo, ya sea en caja general o caja chica al
momento de realizar el arqueo, la persona autorizada para el control de caja ser
responsable de responder las causas que originaron el faltante o sobrante y de
acuerdo al caso reponer el efectivo o explicar el motivo del excedente.
CUENTAS BANCARIAS
La Asociacin por la naturaleza de sus actividades realiza mltiples operaciones
por lo que se ven en la necesidad de poseer cuentas bancarias para evitar el manejo
234

de efectivo y as tener control de sus ingresos y desembolsos. Para un mejor

manejo y control de sus cuentas bancarias se pueden considerar los siguientes
lineamientos de control:
Tener un nmero reducido de cuentas bancarias que deben adaptarse
a la naturaleza o necesidades de la Asociacin Agropecuaria
La diversidad de cuentas bancarias puede provocar confusin cuando se realizan
los pagos, debido a que se debe tener un control minucioso en la emisin de
cheques, es recomendable se designen cuentas bancarias a determinados pagos,
ayudando a tener mayor control sobre los egresos. El nmero de cuentas bancarias
debe adaptarse a la naturaleza o necesidades de la Asociacin, porque tener
cuentas sin movimientos bancarios genera costos financieros.
Las cuentas bancarias deben registrarse a nombre de la Asociacin
Agropecuaria.
Las cuentas bancarias siempre deben estar a nombre de la Asociacin, estos fondos
deben ser de uso exclusivo de la entidad, para evitar el manejo de fondos que no
tengan relacin con la Asociacin.
La persona encargada de contabilidad debe llevar un control de las
cuentas bancarias por medio de un registro auxiliar de bancos.
Es responsabilidad del contador registrar en el libro auxiliar cada una de las
cuentas bancarias que maneje la asociacin, con el objetivo de verificar y controlar
los movimientos realizados en las mismas.
Registro de control actualizado de emisin de cheques.
Cuando se emitan cheques se debe especificar en el taquito de la chequera, el
concepto, monto, fecha y a favor de quien fue emitido, adems se debe contar con
un control adyacente(Comprobante de entrega de Cheque) en donde se registre de
forma histrica sta misma informacin. Un control sobre los cheques emitidos
permitir verificar la disponibilidad en bancos, y obtener informacin que sirva de
apoyo para las respectivas conciliaciones bancarias.

235

 La

persona

autorizada

para

el

control

de

banco,

realizar

conciliaciones bancarias.
La Asociacin debe considerar realizar conciliaciones bancarias peridicamente, si
el volumen de pagos a efectuar es numeroso. Las conciliaciones permiten obtener
los saldos actualizados y muestra la disponibilidad de las cuentas bancarias, as
como cheques emitidos cobrados y pendientes de cobro y es recomendable que se
elaboren de forma mensual.
El responsable de la emisin de cheques ser el Gerente de la
Asociacin Agropecuaria.
El Gerente ser el responsable de realizar los registros correspondientes a las
transacciones, debern llevar un formulario para el registro de las erogaciones que
se efecten mediante cheques.
Los desembolsos por medio de cheques deben estar debidamente
sustentados y autorizados.
Todo pago que se haga con o sin cheque, ser autorizado por un funcionario
autorizado, previa revisin de la documentacin que justifique el pago y no debe
contener ningn tipo de alteracin, borrones o tachadura.
Poseer firmas mancomunadas para la emisin de cheques.
Para poder emitir un cheque, se debe contar con ms de una firma de autorizacin
para poder realizar un pago. La salvaguarda de los fondos a travs de firmas
mancomunadas, no permitir desembolsos o pagos no autorizados, de esta forma
se logra tener control sobre los fondos bancarios. As mismo debe notificarse a las
instituciones financieras sobre cualquier cambio de las personas autorizadas para
retirar fondos.

236

 Adoptar medidas de seguridad para el manejo de cheques, efectivo y

transferencias bancarias.
La Asociacin debe implementar medidas de seguridad adecuadas para la
expedicin de cheques, custodia de fondos y otros, as como la seguridad fsica de
fondos y otros valores bajo custodia.
Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques,
incluyen:
Expedicin de cheques en orden consecutivo y cronolgico, evitando reservar
cheques en blanco, al portador o a nombre de personas distintas a las que
suministran bienes o servicios a la asociacin agropecuaria.
Uso de sellos protectores que impidan la alteracin de los montos
consignados.
Todo cheque que se anule se le escribir o estampar la palabra anulado.
Uso de muebles con cerraduras adecuadas para guardar los cheques en
cartera y los talonarios de cheques no utilizados. Solo personal autorizado
pueda tener acceso a dichos muebles.
Uso de registros de cheques en cartera y cheques cancelados, que faciliten la
prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones.
Establecer polticas para cancelar en un tiempo determinado los cheques en
trnsito que no han sido cobrados.
Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias en
casos de cheques extraviados.
Uso del sello "CANCELADO" en los cheques emitidos que deben cancelarse.
El gerente de la asociacin tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos y
cheques por ello es conveniente que las instalaciones fsicas de la administracin
estn aseguradas con llaves, muebles especiales, cajas fuertes, entre otros, segn la
necesidad de cada situacin.

237

PROPUESTA DE FORMATOS PARA EL CONTROL DEL EFECTIVO

FORMATO DE ARQUEO DE CAJA GENERAL
Este formato ser utilizado para controlar los ingresos percibidos por la persona
encargada de caja, y para verificar que esos ingresos sean remesados integra y
oportunamente al banco.
A este documento se le debern adjuntar las facturas, comprobantes de crdito
fiscal, recibos de ingresos y copias de remesas para que sean enviados a
contabilidad. Asimismo, debe contener las firmas del Cajero y de la persona que
realiza el arqueo de caja general.
Instrucciones para realizar el registro
1. Fecha y hora en que se realiz el corte de caja.
2. Se detallaran las cantidades percibidas provenientes de los diferentes
conceptos y se anotara en la casilla que corresponda el total de los mismos.
3. Se detallara el efectivo y los equivalentes que posea el cajero al momento del
corte, ubicando el total en la casilla correspondiente.
4. Se determinara la diferencia y se anotara si se trata de faltante o sobrante.
5. Se anotar una breve explicacin de la diferencia.
6. Debern aparecer las firmas del cajero
7. Firma de la persona que realiz el arqueo de caja.

238

ASAESCLA DE R.L.
ARQUEO DE CAJA GENERAL

FECHA:___________________________

HORA:_________________

INGRESOS:
Venta de insumos y productos agrcolas
Prestacin de Servicios
Otros ingresos
TOTAL INGRESOS
EFECTIVO O EQUIVALENTES
Billetes
De
De
De
De
De
De

$ 100.00
$ 50.00
$ 20.00
$ 10.00
$ 5.00
$ 1.00

Monedas
De
De
De
De
De

$
$
$
$
$

$
$
$
$

1.00
0.25
0.10
0.05
0.01

Cheques
Remesas Efectuadas

TOTAL EFECTIVO Y EQUIVALENTES

DIFERENCIA
Sobrante

$
$___________________
Faltan

OBSERVACIONES:________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
F.

CAJERO

F.

ELABORADO POR
239

FORMATO DE BOUCHER
El Boucher sirve para el registro de todas las erogaciones que se efecten mediante
cheque; en concepto de cancelacin de pasivos, prstamos otorgados, compra de
bienes y servicios. Adems, los comprobantes a cancelar debern representar una
cantidad mayor establecida por la Asociacin Agropecuaria; de lo contrario
debern cancelarse a travs del fondo de caja chica. El Gerente como responsable
de la elaboracin del Boucher deber adjuntar los comprobantes que comparan el
desembolso.
Instrucciones para realizar el registro
1. Numero de cheque emitido
2. Nmero de la cuenta de la cual se retirara el cheque
3. Nombre de la institucin financiera y la fecha en que se emiti el cheque.
4. Nombre de la persona o entidad que se emite el cheque y el monto.
5. Registro de las cuentas que afectan la erogacin de fondos
6. Firma de la persona que realizo el Boucher
7. Firma de la persona que autorizo la erogacin

240

ASAESCLA DE R.L.
BOUCHER
1

Cheque No.__________________

Cuenta Corriente No.______________________________

Banco_________________________________________3

Fecha___________________________

A favor:_______________________________________________4
CDIGO

CUENTAS

PARCIAL

Monto $___________________
DEBE

HABER

___________________________
Hecho Por:

____________________________
Autorizado Por:

241

VALE DE CAJA CHICA

Esta forma contable servir para documentar los gastos realizados a travs del
fondo circulante de Caja Chica, dichos egresos deben estar considerados como
gastos menores, los cuales por su cuanta no necesitan pagarse con cheque, sino en
efectivo.
Instrucciones para realizar el registro
1. Nmero correlativo del vale.
2. Fecha en que es entregado el efectivo.
3. Valor del gasto expresado en nmeros.
4. Nombre de la persona que recibe el dinero
5. Cantidad en letras
6. En este espacio se describir para qu se utilizara el efectivo.
7. Firma de la persona que autoriza el desembolso.
8. En este espacio deber firmar la persona que recibe el dinero.

242

ASAESCLA DE R.L.
VALE DE CAJA CHICA

Vale de Caja Chica No.__________1

Por:________________________

Fecha:______________________

Yo ___________________________________________________recib del fondo de caja chica la

5

cantidad de:__________________________________________________________________________

En

concepto

de:_______________________________________________________________________
6

_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________

__________________________________
Autorizado Por

____________________________
Recibido Por

243

SOLICITUD DE REINTEGRO DE CAJA CHICA

El objetivo de este formato es facilitar el trabajo de registrar contablemente todas
las erogaciones menores efectuadas por la asociacin; as tambin, facilitar la
revisin de todos los documentos, ya que estos debern presentarse enumerados y
clasificados.
Instrucciones para realizar el registro:
1. Cantidad de dinero en letras, solicitada para el reintegro.
2. Se debe anotar el periodo que comprende el reintegro del fondo.
3. Se debe anotar la fecha en que se est solicitando el reintegro.
4. Se debe anotar el nmero correlativo de los comprobantes de egresos que
justifiquen los gastos, agrupados bajo un mismo concepto.
5. En esta columna se debe anotar el cdigo del gasto, el cual debe
corresponder con el catlogo de cuentas de la Asociacin Agropecuaria.
6. En este apartado se describe brevemente el gasto en que se incurri.
7. En esta columna se debe anotar el valor de los gastos por cada uno de los
conceptos y, la suma de estos valores, al final de la columna debe ser igual a
la cantidad solicitada para el reintegro.
8. Detallar colocar el nombre completo, cargo que desempea y firma de la
persona que solicita el reintegro de caja chica.
9. Colocar el nombre completo, cargo que desempea y firma de la persona
que aprueba la solicitud de reintegro, y que da el visto bueno para que este
sea cancelado.
10. Nombre completo, cargo que desempea y firma de la persona que elabora y
entrega el cheque por el valor del reintegro.

244

ASAESCLA DE R.L.
SOLICITUD DE REINTEGRO DE CAJA CHICA
Fecha:_______________
Srvase emitir cheque por la cantidad de:________________
_________________________________________________
Para cubrir reembolso a la caja chica por gastos incurridos en el periodo :
Del_______ de ______________ de 20xx.
1

Equivalentes al total de comprobantes incluidos.

Numero de
comprobantes

Cdigo de Cuentas
5

Descripcin
del Gasto

Total
7

Valor Total

$
9

Solicitante:________________________

Aprueba:_________________________

Cargo______________________________

Cargo_____________________________

F.__________________________________

F.__________________________________

10

Entrega:_________________________
Cargo____________________________
F.________________________________

245

FORMATO DE ARQUEO DE CAJA CHICA

Este formato ser utilizado por el Gerente al momento de realizar arqueos
sorpresivos del fondo de caja chica. Este documento sirve para comprobar la
exactitud de las transacciones que se han efectuado a travs del fondo de caja chica,
debe ser firmado por el responsable del fondo, por la persona responsable de
realizar el arqueo el Presidente de la Junta de Vigilancia. Adems, por medio de este
control se determina el uso correcto del fondo de caja chica o las irregularidades
que estn ocurriendo, debido que es un procedimiento que se realiza de manera
eventual y sorpresiva.
Instrucciones para realizar el registro
1. Numero de vales emitidos
2. Detalle de vales anulados.
3. Fondo de caja chica establecido.
4. Cantidad de billetes en caja chica.
5. Valor de monedas en caja chica.
6. Total documentos y reservas
7. Fondo de efectivo segn arqueo de caja chica y diferencia si existe
8. Fecha en que se realiz el arqueo de caja chica
9. Detalle de cantidad sobrante o faltante de fondo segn el caso
10. Descripcin breve de observaciones realizadas durante el arqueo
11. Firma de la persona responsable del fondo de caja chica
12. Firma del responsable de realizar el arqueo
13. Firma del presidente de la junta de vigilancia o persona delegada en su caso.

246

ASAESCLA DE R.L.
ARQUEO DE CAJA CHICA
Vales del Fondo Circulante del No._________________________
Al No.______________________
1
2
Vales del Fondo Circulante Anulados____________________________________________________________________
Monto Total del Fondo Circulante________________________________________________________
3
DENOMINACIN:
Billetes ($)
$
200.00
100.00
50.00.
25.00.
10.00.
5.00..
Moneda Fraccionaria.. $
TOTAL
DOCUMENTOS
RESERVAS
FONDO EFECTIVO
DIFERENCIA

$
$
$

$
$

Santa Clara _____ de______ de 20_______

Sobrante_________________________________________
Faltante.______________________________________

9
10

Observaciones:_____________________________________________________________________________________________
12

11

F:__________________________________________
Responsable del fondo

F: _______________________________________
Encargado de realizar arqueo
13

F____________________________________________
Presidente de la Junta de Vigilancia

247

COMPROBANTE DE ENTREGA DE CHEQUE

Este formulario servir para el registro de todas las erogaciones que se efecten
mediante cheque; en concepto de cancelacin de pasivos, compra de bienes y
servicios, prstamos otorgados, adems los comprobantes a cancelar debern
representar una cantidad mnima establecida por la asociacin; de lo contrario,
debern cancelarse a travs del Fondo Circulante de Caja Chica (en efectivo), y si se
tratara de un prstamo, se cancelar por caja general.
El encargado de la elaboracin de este documento ser el cajero complementado
con el contador, siempre y cuando se presente la autorizacin para efectuar el
desembolso por parte del encargado, adems se deber adjuntar los comprobantes
que amparan el desembolso.
Instrucciones para realizar el registro
1. Sobre la figura de cheque deber colocarse el original, anteponiendo una hoja
de papel carbn, para que en forma simultnea, al llenar el cheque original
quede copia de la fecha en que fue emitido, la cantidad que se desembols, a la
orden de quien se gir y la firma de quien lo autorizo.
2. Nombre de la institucin financiera a cargo del cheque.
3. Numero de cheque emitido.
4. En este espacio debe anotarse una breve descripcin de lo que genero el
desembolso.
5. Debe elaborarse la partida de diario correspondiente a la transaccin
realizada, dicha partida deber contener el cdigo de las cuentas afectadas, el
nombre de la cuenta acompaado de las subcuentas necesarias y las
anotaciones de los cargos y abonos respectivos.

248

6. Al pie del Boucher debern aparecer las firmas de quien elaboro el documento,
quien autorizo el desembolso y por ltimo la firma de la persona a quien se le
emiti el cheque.

ASAESCLA DE R.L.
COMPROBANTE DE CHEQUE

Cuenta N_________________

ASAESCLA DE R.L

Cheque serie A N._________

___________________de____________de 20____ $____________________

Pguese a la orden de: _______________________________________________
La suma de: _________________________________________________ dlares.
2
Banco:________________________________________________
Cheque 3
N___________________________
F._________________________
4
Concepto:____________________________________________________________________________
Firma
________________
Cdigo

Concepto

Detalle

Debe

Haber

Total
______________________
Hecho Por

6
_______________________
Autorizado Por

_________________________
Recibido Por

249

FORMATO PARA CONCILIACIONES BANCARIAS

Este formato ser utilizado por el encargado de contabilidad para conciliar las
diferencias entre los saldos que reflejan los estados de cuenta del banco y los saldos
de los libros auxiliares de bancos que posee la Asociacin Agropecuaria. Este
documento debe elaborarse en forma mensual.
Instrucciones para realizar el registro
1. Nombre de la institucin financiera encargada de la custodia de los fondos
de la asociacin agropecuaria.
2. Se anotar el tipo de cuenta; de ahorro o Corriente.
3. Nmero de cuenta.
4. Perodo que se est abarcando en la conciliacin
5. Se anotarn los conceptos por los cuales existe diferencia entre el Estado de
Cuenta Bancario y los Registros Contables de la Asociacin.
6. En esta columna se anotarn las cantidades detalladas que conforman un
determinado concepto
7. En esta columna se anotar el saldo segn el Banco y sus respectivos ajustes,
los cuales pueden aumentar o disminuir el saldo segn el concepto.
8. Se anotar inicialmente el saldo que presenta la cuenta Bancos, segn los
Registros Contables; posteriormente se harn los ajustes necesarios.
Dichos ajustes pueden aumentar o disminuir el saldo de la cuenta segn la
naturaleza del concepto que los origine.
9. Firma de la persona que elabor la conciliacin bancaria.
10. Firma de la persona que da el visto bueno y autoriza.

250

ASAESCLA DE R.L.
CONCILIACIN BANCARIA

Banco:_____________________ Tipo de Cuenta________________ No. de Cuenta_____________

Periodo Conciliado del __________________
al_________de _______________20______________
4

CONCEPTO

DETALLE

SEGN

SEGN

BANCO

LIBROS

SALDO
(+) Remesas pendientes de aplicar
(-) Cheques pendientes de cobro
(+) Notas de abono pendientes de

registrar
(-) Notas de cargo pendientes de
registrar

SALDO CONCILIADO

F.____________________________
Elaborado Por

10

F.______________________________
Revisado Por

251