Procedimientos de Auditoria de

Propiedad Planta y Equipo

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
OBJETIVOS DE AUDITORIA
Los objetivos de los procedimientos de auditora, otros, son los siguientes:
a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;
b) Determinar que se mantengan registros adecuados de la propiedad, planta y equipo,
que permitan tanto la correcta clasificacin de los mismos de acuerdo con su
caractersticas, como el control oportuno de su uso, disposicin o consuman
c) Determinar mediante inspeccin fsica que existan y que estn en uso;
d) Determinar mediante la documentacin relativa que sean propiedad de la Entidad u
Organismo;
e) Determinar que las adiciones durante el perodo constituyan cargos debidamente
capitalizables y representan propiedades fsicas instaladas o construidas y si se han
cargado a cuenta de gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas;
f) Determinar su correcta valuacin;
g) Determinar que los gastos por concepto de depreciaciones acumuladas por valores
significativos que correspondan a todos los retiros abandonos de activos fijos que no
estn prestando servicios, hayan sido eliminados de la contabilidad.
h) Determinar que haya consistencia en el mtodo de valuacin y el clculo de la
depreciacin;
i) Determinar que las bases de presentacin sean razonables;
j) Determinar que se hayan revelado en los estados financieros cualquier limitacin o
gravamen que recaiga sobre los bienes que integran estas cuentas.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Los principales procedimientos de auditora que usualmente aplican pan el examen d
esta cuenta son los siguientes:
a) Evale el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;
b) Prepare una cdula que contenga el resumen de la propiedad, planta y equipo y su
depreciacin acumulada mostrando los saldos de inicio, adicional, retiros y saldos
finales;

c) Sume los registros auxiliares por tipo de cuenta y balancee cada una de ellas contra el
libro mayor.
d) Examine la documentacin (escritura o ttulo de propiedad) y la autorizacin que
ampare la adquisiciones de esta clase de activo y determinar que se hayan registrado al
costo de adquisicin;
e) Al examinar la adquisiciones determinar si representan reposiciones y comprobar que
los bienes sustituidos fueron dados de baja;.
f) Mediante inspeccin fsica comprobar que los bienes adquiridos existen y estn en
uso;
g) Por las adiciones a travs de orden de trabajo en proceso o sea cuando la Entidad u
Organismo ha realizado determinada construccin o instalacin de un equipo, examine:
l) El costo de los materiales utilizados contra la documentacin correspondiente;
2.) El costo de la mano de obra contra las nminas respectivas;
3.) Los gastos indirectos de la obra, observando que estos se refieran al departamento
de ingeniera, construccin o algn otro departamento que intervenga en una o varias
obras;
4.) La adecuada capitalizacin de intereses durante el perodo de construccin, si la obra
ha sido financiada con prstamos;
S.) La obra concluida a fin de formarse una idea de la relacin de los costos incurridos
contra la estructura fsica de dicha obra.
h) En caso de existir presupuesto comprobar que la adicin haya estado contemplada en
el mismo, verificando la variaciones significativas en cuanto al costo de adquisicin, as
como obtener las explicaciones necesarias sobre adquisiciones no contempladas en el
presupuesto y que aparente adiciones innecesarias.
i) Examine la cuenta de gastos de reparacin y mantenimiento y observe si existen
partidas que pueden ser capitalizables.
j) Comprobar que la utilidad o prdida resultante de ventas o retiro de activos haya sido
correctamente registrada al igual que se haya cancelado la depreciacin acumulada
correspondiente.
k) Comprobar si se efectan recuentos peridicos de la propiedad. planta y equipo, y si
las bajas detectadas han sido ajustadas.
1) Examine la autorizacin de parte del funcionario competente en la que consten los
motivos de las bajas o retiro ms importantes, determinando el costo y depreciacin
acumulada y el precio de venta o de retiro, verificando que la utilidad o prdida se haya
registrado adecuadamente, conforme el procedimiento siguiente:

l.) Verifique que estn aprobados por un funcionario autorizado y asentadas en el libro de
actas respectivos;
2.) Examine el acta de baja respectiva, asegrese que est debidamente firmada y que
se haya anotada en ella el valor en libro de los bienes;
3.) Revise la documentacin sustentatoria del acta de baja;
4.) Verifique que en las ventas de la propiedad, planta y equipo se observen las
disposiciones legales pertinentes;
5) Obtenga si lo considera necesario, copia de las actas de baja.
m) Cercirese de la existencia de una poltica definida que establezca cuales son los
gastos de capital y cuales los incurridos por concepto de gastos de reparaciones y
mantenimiento;
n)Verifique que las adquisiciones de propiedad planta y equipo se hayan realizado al
amparo de presupuestos debidamente aprobados y que estos hayan sido ejecutados de
acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias;
) Verifique que se ejerza control y que se sealen responsables por el manejo y
custodia de pequeas herramientas, accesorios, muebles y elementos afines;
o) Prepare con relacin a los terrenos y edificios una cdula analtica y verifique
detalladamente las adquisiciones y bajas realizadas durante el perodo;
p) Verifique de existir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos que se controlen fsica y
contablemente;
q) Cercirese de que se ejerza control sobre los bienes muebles e inmuebles arrendados
a terceros, de que se ejerza control sobre ellos;
r) Comprobar que las cuentas de herramientas y moldes sean manejadas de acuerdo con
polticas contables adecuadas;
s) Efectuar prueba global de la depreciacin del perodo y comparar los valores
registrados contra los. clculos de la auditora, aclarando las diferencias resultantes y
ajustarla segn el caso;
t) Revisar que los mtodos de valuacin y depreciacin hayan sido aplicados
consistentemente;
u) Disee procedimientos de prueba, que le permitan verificar si la propiedad planta y
equipo se usa nica y exclusivamente en la consecucin de los objetivos y metas de la
Entidad u Organismo;
v) Analice todas las contrataciones, principalmente aquellas relativas a obras pblicas y
compruebe se haya cumplido con la Ley y Reglamento de Contrataciones
Administrativas;

w) Realice una inspeccin fsica con la colaboracin de un ingeniero especialista, para

verificar y evaluar la existencia real, calidad de la obra, estado de avance y uso eficiente
y econmico de los recursos; asimismo, si est de acuerdo con lo convenido y a los
plazos previstos en el contrato.
x) Compruebe si los activos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por
terceros para uso de la Entidad u Organismo, se reciben mediante acta, estn en poder
de la institucin, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados;
y) Comprobar su adecuada comprobacin y revelacin de gravmenes y restricciones en
los estados financieros;
x) Concluya en la sumaria conforme los resultados de los objetivos propuestos en el
programa.
ACTIVOS INTANGIBLE
OBJETIVOS DE AUDITORIA
Los objetivos de los procedimientos de auditora, entre otros, son los siguientes:
a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;
b) Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarn beneficios en
ejercicios futuros;
c) Determinar que haya consistencia en la poltica de capitalizacin;
d) Determinar la racionabilidad de su aplicacin de los resultados durante el perodo;
e) Determinar su correcta valuacin;
f) Determinar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Los principales procedimientos de auditora son los siguientes:
a) Evale el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;
b) Examine la validez propiedad y derecho de los mismos. Para ello solicite, convenios de
compra, patentes, contratos sobre concesiones, registro de propiedad intelectual, etc.;
c) Verifique la valuacin (costo menos amortizacin); para ello remitirse a los
documentos originales del registro;
d) Compruebe que los intangibles sean tiles, que produzcan los ingresos previstos;

e) Inspeccione los documentos originales que amparen las erogaciones capitalizadas y

compruebe su autorizacin;
f) Verificar que las aplicaciones a los resultados correspondan a la parte proporcional de
acuerdo con el mtodo y perodo de amortizacin establecida;
g) Con las ampliaciones o modificaciones que considere necesarias, segn las
circunstancias, puede utilizar los procedimientos descritos para las otras cuentas de
activo;
j) Concluya en la sumaria conforme lo resultados de los objetivos propuesto en el
programa.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y DEPRECIACIN
ARTCULO 64. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo,
representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construccin,
con la intencin de emplearlos en forma permanente, para la produccin o suministro de
otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administracin del ente
econmico, que no estn destinados para la venta en el curso normal de los negocios y
cuya vida til excede de un ao.
El valor histrico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilizacin, tales como los de ingeniera, supervisin,
impuestos, intereses, correccin monetaria proveniente de la UVR y ajustes por
diferencia en cambio.
El valor histrico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta,
donacin, dacin en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor
convenido por las partes, debidamente aprobado por las Autoridades cuando fuere el
caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalo.
El valor histrico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones,
que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la produccin o la vida til del
activo.
Se entiende por vida til el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o
equipo, contribuir a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario
considerar, entre otros factores, las especificaciones de fbrica, el deterioro por el uso, la
accin de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnolgicos y los cambios en
la demanda de los bienes o servicios a cuya produccin o suministro contribuyen.
La contribucin de estos activos a la generacin del ingreso debe reconocerse en los
resultados del ejercicio mediante la depreciacin de su valor histrico ajustado. Cuando
sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual tcnicamente
determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo
del terreno respectivo.
La depreciacin se debe determinar sistemticamente mediante mtodos de reconocido
valor tcnico, tales como lnea recta, suma de los dgitos de los aos, unidades de

produccin u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel mtodo que mejor cumpla la norma
bsica de asociacin.
Al cierre del perodo, el valor neto de estos activos, debe ajustarse a su valor de
realizacin o a su valor actual o a su valor presente, el ms apropiado en las
circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden
exceptuarse de esta disposicin aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte
(20) salarios mnimos mensuales.
El valor de realizacin, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre
del perodo en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres aos,
mediante avalos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al
ente econmico, o por personas jurdicas, de comprobada idoneidad profesional,
solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que
indiquen que ello sera inapropiado, entre uno y otro avalo estos se ajustan al cierre del
perodo utilizando indicadores especficos de precios segn publicaciones oficiales.
El avalo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes
reglas:
1. Presentar su monto discriminado por unidades o por grupos homogneos.
2. Tratar de manera coherente los bienes de una misma clase y caractersticas.
3. Tendr en cuenta los criterios utilizados por el ente econmico para registrar
adiciones, mejoras y reparaciones.
4. Indicar la vida til remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales
de operacin.
5. Segregar los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por
separado.
DEPRECIACIN
La depreciacin, como trmino contable, es la asignacin del costo de un activo tangible
a los resultados en los perodos en los cuales se reciben los servicios del activo. En
resumen, la finalidad bsica de la depreciacin es aplicar el principio de asociacin, es
decir, compensar el ingreso de un perodo contable con los costos de los bienes y
servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso, y por otro lado,
recuperar en pare el costo de los activos.
De lo anterior se deduce, con base en la norma bsica de la asociacin y la norma
tcnica de la asignacin, que un activo se deprecia si contribuye a la generacin de
ingresos del ente econmico
En la cuenta 1592, se registra el monto de la depreciacin calculada por el ente
econmico sobre la base de costo en libros.

Se consideran bienes depreciables las propiedades, planta y equipo tangibles con

excepcin de los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y la maquinaria
en montaje.
En todo inmueble debe desagregarse contablemente previo concepto de perito
avaluador cuando sea el caso, el importe atribuible al terreno y a la construccin.
La depreciacin debe basarse en la vida til estimada del bien. Para la fijacin de es
necesario considerar el deterioro por el uso y la accin de factores naturales, as mismo
la obsolescencia por avances tecnolgicos o por cambios en la demanda de los bienes
producidos o de los servicios prestados. La vida til podr fijarse con base conceptos o
tablas de depreciacin de reconocido valor tcnico.
Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por tanto haya sido total o
parcialmente depreciado, el ente econmico deber depreciarlo teniendo en cuenta la
vida til restante.
El valor de las propiedades, planta y equipo que tienen una vida til limitada debe
distribuirse como una forma de medir la expiracin de ste mediante el registro
sistemtico de su depreciacin, durante su vida til o el perodo estimado en que dichos
e activos generan ingresos. Con tal fin, deber observarse lo siguiente:
a. La depreciacin debe ser determinada por mtodos de reconocido valor tcnico, como
el de lnea recta, saldos decrecientes, suma de los dgitos de los aos. El mtodo
seleccionado debe establecer una relacin adecuada entre los costos expirados de los
bienes y los ingresos correspondientes.
b. Los cambios en las estimaciones iniciales del perodo de vida til deben reconocerse,
cambiando la alcuota por depreciacin en forma prospectiva de acuerdo con la nueva
estimacin.
MTODOS DE DEPRECIACIN
Para el clculo de la depreciacin, se pueden utilizar diferentes mtodos como la lnea
recta, la reduccin de saldos, la suma de los dgitos y mtodo de unidades de produccin
entre otros.
Mtodo de la lnea recta
El mtodo de la lnea recta es el mtodo ms sencillo y ms utilizado por las empresas, y
consiste en dividir el valor del activo entre la vida til del mismo: valor del activo/vida
til.
Para utilizar este mtodo primero se determina la vida til de los diferentes activos:
segn el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida til de 20 aos, los bienes
muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida til de 10 aos y
los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos.
Supongamos un vehculo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.

As como se determina la depreciacin anual, tambin se puede calcular de forma

mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 aos. Ese
procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
Mtodo de la suma de los dgitos del ao
Este es un mtodo de depreciacin acelerada que busca determinar una mayor alcuota
de depreciacin en los primeros aos de vida til del activo. La frmula que se aplica es:
(vida til/suma dgitos)*valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dgitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida til del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehculo tendremos:
(5(5+1)/2 ; (5*6)/2 = 15 luego, 5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer ao, la depreciacin ser igual al 33.333% del valor del
activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo ao: 4/15 = 0,2666, luego, para el segundo ao la depreciacin
corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer ao: 3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciacin para el tercer ao corresponder al 20 del
valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y as sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida til restante entre el
factor inicialmente calculado.
Mtodo de la reduccin de saldos
Estees otro mtodo que permite la depreciacin acelerada. Para su implementacin,
exige necesariamente la utilizacin de un valor de salvamento, de lo contrario en el
primer ao se depreciara el 100% del activo, por lo que perdera validez este mtodo.
El valor de salvamento o valor residual, es aquel valor por el que la empresa calcula que
se podr vender el activo una vez finalizada la vida til del mismo. El valor de
salvamento no es obligatorio.
La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciacin = 1- (Valor de
salvamento/Valor activo)1/n
Donde n es el la vida til del activo

Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de

depreciacin, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de
preciar.
Continuando con el ejemplo del vehculo (suponiendo un valor de salvamento del 10%
del valor del vehculo) tendremos:
1- (3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciacin se aplica al valor el activo sin depreciar,
que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) =
18.928.720,33, por lo que la depreciacin para este segundo periodo ser de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22

As sucesivamente hasta el ltimo ao de vida til

Mtodo de las unidades de produccin

Este mtodo es muy similar al de la lnea recta en cuanto se distribuye la depreciacin

de forma equitativa en cada uno de los periodos.

Para determinar la depreciacin por este mtodo, se divide en primer lugar el valor del
activo por el nmero de unidades que puede producir durante toda su vida til. Luego,
en cada periodo se multiplica el nmero de unidades producidas en el periodo por el
costo de depreciacin correspondiente a cada unidad.

Ejemplo: Se tiene una mquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su
vida til 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se
le carga un costo por depreciacin de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades,
tenemos que la depreciacin por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y as
con cada periodo.

ARTCULO 65. ACTIVOS AGOTABLES. Los activos agotables representan los recursos
naturales controlados por el ente econmico. Su cantidad y valor disminuyen en razn y
de manera conmensurable con la extraccin o remocin del producto. El valor histrico
de estos activos se conforma por su valor de adquisicin, ms las erogaciones incurridas
en su exploracin y desarrollo.
La contribucin de estos activos a la generacin del ingreso debe reconocerse en los
resultados del ejercicio mediante su agotamiento, calculado con base en las reservas
probadas mediante estudios tcnicos, en las unidades extradas o producidas, en el
trmino esperado para la recuperacin de la inversin o en otros factores tcnicamente
admisibles.
CONTROL INTERNO
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de
su custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de
depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o
servicio.
Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el
estado real actual de los Activos Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para
iniciar o continuar una operacin sin problemas.
INICIO DEL CONTROL
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Fsico al barrer; es decir,
tomando todo lo existente, durante el cual se identifica fsicamente cada Activo Fijo con
una etiqueta, placa u otro medio que ser su identificacin definitiva. La identificacin se
hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignndole de este modo el rea Usuaria
y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignar tambin
el estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.
Este primer inventario servir para la elaboracin de la Base de Datos inicial de los
activos fijos existentes en la empresa.
Conciliacin con libros contables: la Base de Datos Inicial resultante del Inventario Fsico
no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo con el
documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama
Conciliacin y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado
fsicamente.
Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos: la Base de
Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente
informacin:
Cdigo de Identificacin fsica de cada activo

Cdigo de Equipo y Modelo

Descripcin amplia del activo
Fecha de adquisicin
Documento contable de adquisicin y nmero de registro contable
rea Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece
Costo de adquisicin
Depreciacin anual y acumulada
Valor neto del activo
Estado actual
Vida til estimada
Con estos datos, se podr iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual
normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque tambin se puede llevar
en forma manual.
Mantenimiento del sistema de control de activos fijos: como es normal, los Activos Fijos
tendrn movimiento futuro por:
Nuevas adquisiciones
Retiros por ventas
Retiros por bajas
Donaciones
Transferencias a otros departamentos
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debera
efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera l.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el
sistema, deber realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento

Las autorizaciones que debe tener el documento

Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y
que con toda seguridad, diversas personas manejarn el sistema, la administracin
moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que
contiene el diseo tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de
los movimientos de los activos.
El artculo sobre depreciaciones fue tomado de: http://www.gerencie.com/metodos-dedepreciacion.html ,l ac encontrarn ejemplos en Excel y simular con cifras reales.
COLOMBIA. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONMICO. Decreto 2649 de 1993, diciembre
29, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Cartagena de Indias.
2003.