INTRODUCCIN

Este manual contiene informacin general sobre el marco jurdico para la creacin del Fondo de Caja
Chica, as mismo contiene las normas generales para su funcionamiento, donde se identifica
claramente a los entes involucrados y sus responsabilidades en cada etapa, se establecen
procedimientos donde se reflejan los paso a seguir.
Es importante destacar, que los procedimientos documentados en este manual, estn debidamente
validados por los responsables encargados del desarrollo de cada proceso y sub-proceso inmersos
en esta unidad administrativa, adscrita a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
OBJETIVO
Establecer las normas y estandarizar las actividades del proceso de constitucin, manejo,
reposicin y cierre de los fondos de caja chica que se autoricen a los responsable de la Empresa
Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A, bajo los parmetros establecidos en las presentes normas.
Sirviendo a los interesados como gua en la realizacin de los trmites administrativos al hacer
explcito el procedimiento para su gestin estableciendo los procedimientos internos para la
ejecucin del gasto, bajo criterios de racionalidad, austeridad y transparencia en el uso de los
recursos.

ALCANCE
El manual de fondos de caja chica, es de observancia general para todas las unidades
administrativas la Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A, siendo sus titulares los
responsables de su debido cumplimiento conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la
materia; y en los trminos de las normas contenidas en el presente documento.
RESPONSABLES
Responsable del fondo de caja chica tiene como responsabilidad:
El uso adecuado de los fondos en caja chica.
Autorizar los pagos
Tomar decisiones respecto a los resultados del arqueo de caja chica.
Cumplir con las faltas temporales o absolutas del custodio de la caja chica.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.
Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado.
Informar a la Gerencia de Administracin y Finanzas cualquier anormalidad presentada.
Custodio del fondo de caja chica, es responsable de:

Del manejo del fondo de caja de chica.

Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos.

Efectuar los rembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna.

Tramitar la solicitud de reposicin del fondo ante la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Revisar que las facturas o comprobantes de pago, contengan todos los aspectos legales que
exige el SENIAT.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento.

Es responsabilidad de (la) Coordinador(a) de Tesorera.

Revisar la solicitud de reposicin del fondo de caja chica.
Gestionar la reposicin.
Cumplir con los lineamientos establecidos en el presente procedimiento
Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas.
Modificar y/o actualizar el presente procedimiento.
Es responsabilidad del Gerente de Planificacin y Presupuesto.
Asegurar que los cargos al fondo de caja chica correspondan a las partidas presupuestarias
incluidas en el presupuesto de gastos.
Mantener actualizado el presente documento.
Es responsabilidad de Auditora Interna.
Evaluar el proceso de manejo y reposicin del fondo de caja chica, incluyendo el grado de
operatividad y eficacia y proponer las recomendaciones que sean pertinentes.
Realizar arqueo sorpresivo a los fondos de caja chica.
DEFINICIONES
Caja Chica: fondo fijo de efectivo asignado a las distintas unidades de produccin social agrcolaagroindustriales y accin central para atender gastos menores.
Ao Fiscal: Periodo para el que se preparan los presupuestos de ingresos y gastos de la
administracin y en el que se devengan los impuestos.
Fondo de caja chica: Cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un
empleado, en caja o depsitos, disponibles para los desembolsos menores que generalmente se lleva
bajo el sistema de fondo fijo.
Facturas: Son documentos tributarios que entregan los comerciantes y que detalla la mercanca
vendida su precio unitario, el total del valor cancelado por la venta y forma de pago.
Reposicin de Fondos de Caja Chica: solicitud que realiza el responsable del fondo de caja chica
para que se le reponga el monto pagado, debidamente justificado mediante formato y facturas
Unidad Tributaria (U.T): Es la medida de valor creada a los efectos tributarios como una medida que
permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposicin,
exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variacin del ndice de precios al
consumidor (I.P.C.).
Custodio: responsable del manejo del fondo de caja de chica.

Responsable del fondo de caja chica: coordinador, gerente y/o jefe a quien le hayan asignado un
fondo de caja chica, obligado a custodiar los fondos asignados y administrarlos con arreglo a lo
establecido en el presente manual

Bases Legales
El Manual de Normas y Procedimientos para el Fondo de Caja Chica, est normado por un conjunto
de disposiciones legales tales como: leyes, reglamentos, resoluciones, e instructivos las cuales deben
considerarse en toda su amplitud:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Enmendada. Publicada en Gaceta Oficial N
5.908 Extraordinaria de fecha 19-02- 2009.
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Publicada en Gaceta Oficial
N 37.606, de fecha 09 de enero del 2003 y sus reformas parciales, publicados en las Gacetas
oficiales Nro. 37.978, 38.198, 5.891 39.164, y 39.465 de fecha 13/07/2004, 31/05/2005, 31/07/2008,
23/04/2009, y 14/07/2010respectivamente.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Gaceta Oficial Nro. 36747 de fecha 17.12.2001.
Ley Contra la corrupcin Gaceta Oficial Nro. 5.637 extraordinaria de fecha 07.04.2003.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Gaceta Oficial Nro. 5.890 Extraordinario del 31 de julio de
2008
Cdigo de Comercio Gaceta N 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955.
Providencia Administrativa No. SNAT/2005/0056-A de fecha 27/01/2005.
Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y
Descentralizada Funcionalmente, dictada por la Superintendencia Nacional de Auditora Interna
mediante Providencia Administrativa N 004- 2005 (Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28-09-2005).
Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el
sistema presupuestario G.O 5781 del 12-08-05.
Reglamento N 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el
Sistema de Tesorera Publicada en Gaceta Oficial N 38.433, de fecha 10 de mayo de 2006
Reglamento Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico,sobre
el Sistema de Contabilidad Pblica, ubicada en Gaceta Oficial N 383.33 Extraordinario, de fecha 12
de diciembre de 2005
.
Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional Gaceta
Oficial Nro. 37.783 del 25.09.2003.

NORMAS

Normas especificas apertura del fondo de caja chica.

1. La apertura de los distintos fondos de caja chica, sern autorizados por el Presidente, quien
designar en el mismo acto, a los responsables y custodios de las cajas chicas solicitante y
certificado por la Gerente de Planificacin y Presupuesto de acuerdo a la disponibilidad
presupuestaria para crear dichos fondos.
2. La modalidad de apertura del fondo de caja chica es a travs de voucher cheque, a nombre del
designado como custodio del fondo, para ser canjeado en efectivo en la entidad bancaria
correspondiente.
3. Con el fondo de caja chica no se podr abrir cuentas corrientes ni de ahorros.
4. Para la creacin o apertura de fondos de caja chica, en favor de las diferentes gerencias o
unidades de la empresa, se establece lo siguiente:
a. Toda unidad solicitante dirigir un oficio al Gerente de Administracin y Finanzas
Exposicin de motivos donde justificar la necesidad de la creacin.
Monto mximo estimado.
Identificar al responsable y proponer al custodio del fondo de caja chica.
b. Conocida la solicitud de apertura de caja chica y de ser viable, el Gerente de Administracin y
Finanzas deber presentar la propuesta al Presidente.
5. El Presidente de la Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A., aprobar el monto del fondo
de caja chica, el cual deber ser establecido de acuerdo a los recursos presupuestarios
disponibles. Para la constitucin el fondo de caja chica, tendr una asignacin mxima de
doscientas unidades tributarias (200 U.T.) previstas en el Reglamento No. 1 de la Ley Orgnica
de la Administracin Financiera del sector pblico, sobre el sistema presupuestario.
6. El responsable de la caja chica respectiva, velar por los valores consignados y los
documentos comprobatorios del gasto recibido. Tendr la obligacin de rendir cuenta por la
utilizacin de dicho fondo, y ser responsable de cualquier diferencia encontrada en los cuadres
y arqueos realizados.
7. Los conceptos de gasto relacionados en la apertura, como en la reposicin del fondo de caja
chica, deben estar ajustados a los cdigos y conceptos que contempla el Clasificador
Presupuestario emanado de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) y vigente en cada
ejercicio econmico financiero.
8. Las partidas presupuestarias asignadas para funcionamiento de la caja chica, no podrn ser
ejecutadas, de no existir la disponibilidad presupuestaria, motivado a que dicho acto es
sancionado por la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Reglamento
N 1 y la Ley Contra la Corrupcin.
9. Cuando por cualquier motivo sea asignado un sustituto del custodio de caja chica, la Oficina de
Auditora Interna deber efectuar arqueo de caja, cierre y levantar un acta de entrega.

10. La Oficina de Auditora Interna, efectuar los arqueos de caja chica, cuando lo requiera y la
Gerencia de Administracin y Finanzas podr solicitar auditora o arqueos de caja cuando lo
considere conveniente.
11. El Custodio del fondo de caja chica para el resguardo del efectivo deber contar con una caja
de seguridad, la clave de la misma debe ser de su conocimiento y del Responsable.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.

APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA.
Solicitante:
1. Determina la necesidad de constitucin del Fondo de Caja Chica, y define el custodio designado
para su manejo.
2. Elabora oficio solicitando la apertura de un fondo de caja chica.
3. Enva oficio al Gerente de Administracin y Finanzas.
Gerente de Administracin y Finanzas.:

4. Recibe oficio, firma, sella.

5. Analiza la conveniencia de la apertura del fondo.
5.1 En caso de no aprobacin la apertura del fondo de caja chica, firma como recibido y da
instrucciones a al Coordinador(a) de Tesorera para dar respuesta a la unidad solicitante indicando
observaciones correspondientes.
5.2 En caso de aprobacin: Entrega oficio y gira instrucciones a la Coordinacin de Tesorera de
armar expediente con punto de cuenta.
Coordinador(a) de Tesorera
6. Recibe instrucciones y memorando interno. Procede segn sea el caso:
6.1 No aprobado: Aplica pasos existentes para la elaboracin y envo del oficio con observaciones al
solicitante.
6.2 Aprobado: Aplica pasos existentes para elaboracin y envo de punto de cuenta para la solicitud
de aprobacin al Presidente.
Presidencia
7. Recibe punto de cuenta, revisa y firma.
8. Envo del oficio y punto de cuenta.
Coordinador de Tesorera
9. Recibe documentos y aplica procedimientos de Solicitud, orden y modalidad de pago.
10. Notifica al beneficiario.
Responsable del Fondo de Caja Chica
11. Recibe cheque procede al cobro del mismo.

NORMAS
Normas especificas para el manejo del fondo de caja chica.
1. El fondo de caja chica, slo podr utilizarse para la adquisicin y cancelacin en efectivo de bienes
y servicios indispensables para garantizar el funcionamiento de las Unidades de Produccin
Socialista, que en razn a su inmediatez deban realizarse y no justifiquen la elaboracin de una
orden de compra o de servicio.
2. Todos los pagos que se hagan debern ser aprobados por el responsable del fondo de caja chica.
3. El fondo de caja chica no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios
mayores, que excedan los lmites establecidos en las presentes normas.
4. El monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo al fondo de caja chica no podr ser superior
a veinte unidades tributarias (20 U.T). Segn lo establecido en el articulo 70 del Reglamento I de
la
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Publico, sobre el Sistema
Presupuestario.
5. Las facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilizacin del fondo de caja chica
deben estar escritos a mquina o con bolgrafo, en letra legible y en tinta de un solo color, sin
tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad; emitidos a:
Nombre de: Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A.
RIF N: G-20008205-4;
Direccin: Ctra principal va a Turen local antigua sede Cargill de Venezuela, sector
Pritu Estado Portuguesa. Zona postal 3305.
6. Atendiendo a la disposicin legal que rige la materia, no se practicar la retencin del IVA cuando
se trate de la adquisicin de materiales, suministros o servicios no personales a ser pagados con
cargo al fondo de caja chica; siempre que el monto de cada operacin no exceda de veinte
unidades tributarias (20 UT.).
7. No se debern aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea varios o alguna palabra genrica;
ya que ello impide determinar la imputacin presupuestaria a la cual se cargar el monto
respectivo
8. La caja chica no podr ser utilizada para: cambiar cheques, hacer prstamos, aceptar vales al
personal a cuenta del sueldo.
9. Slo se registrarn como compromisos legalmente adquiridos por los fondos de caja chica, los
actos que renan los siguientes requisitos:
Que la naturaleza y el monto del gasto est previsto en una partida presupuestaria con crdito
disponible en el presupuesto vigente.
Que est determinado con detalle el monto del gasto, la cantidad y la especie de los bienes y
servicios, segn corresponda, as como la persona natural o jurdica de quien se les adquiere.
Que los comprobantes de pago contengan en su texto los requisitos exigidos en la presente
normativa.
10. Las facturas y/o comprobantes originales que soporten un gasto con cargo al fondo de caja chica,
deben cumplir con las disposiciones establecidas en la providencia administrativa N 0257de

fecha 19/08/08, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y

Tributaria, SENIAT, los cuales debern contener:
La denominacin de Factura.
Nmero de la factura.
Nombre, domicilio y RIF de la empresa que emite la factura.
Nombre, domicilio y RIF de Empresa Mixta Socialista Arroz del Alba, S.A.
Fecha de emisin de la factura.
Descripcin, cantidad y precio del bien o servicio.
Especificacin del impuesto aplicable.
Indicacin del valor total de la venta.
Factura inutilizada con el sello o la palabra PAGADO.
Indicacin de la imputacin presupuestaria.
Denominacin y RIF de la imprenta autorizada.
Nomenclatura y fecha de la providencia administrativa que autoriza a la imprenta.
Fecha de fabricacin de las facturas por la imprenta autorizada.
Los dems requerimientos establecidos en las normas generales de emisin y elaboracin de
facturas y otros documentos emitidas por el SENIAT
11. El fondo de caja chica no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras y/o servicios
mayores, que excedan los lmites establecidos en las presentes normas.
12. En ningn caso podr utilizarse el fondo de la caja chica para cubrir gastos que se correspondan
a los siguientes conceptos:
Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal
Compra de bienes capitalizables
Cancelacin de deudas por concepto de compras a crdito
Cambiar cheques
Hacer prstamos
Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios
Compra de regalos al personal
Pago de servicios bsicos, tales como energa elctrica, telfono, agua
Pago de alquileres o arrendamientos
Avisos en peridicos, revistas o cualquier otro medio publicitario.
Pago de ramos de flores
Ddivas y donaciones
Materiales y suministros de existencia en el almacn.
Agasajos y festejos.
13. Los fondos de caja chica NO podrn ser destinados a gastos de las partidas 401 gastos de
personal ni de la partida 404 activos reales; ni a los gastos que la respectiva Ley de Presupuesto
autorice atender en varios ejercicios presupuestarios; ni tampoco los que deban pagarse con
cargo a la partida destinada a atender compromisos de aos anteriores.
14. Los gastos a realizarse con cargo al fondo de caja chica, deben corresponderse estrictamente a
las siguientes partidas presupuestarias incluidas en el presupuesto de gastos:
4.02. Materiales, suministros y mercancas
Artculos considerados como "Materiales de Consumo", es decir, aquellos que renan una o ms
de las siguientes condiciones:

 Tienen un perodo corto de uso y durabilidad, generalmente no mayor de un ao, por cuanto
tienden a desaparecer al primer uso, muestran un rpido desgaste o deterioro y experimentan
una prdida posterior, frecuente e inevitable.
Pierden sus caractersticas de identidad al ser aplicados o transformados en otros, tal es el
caso de los artculos que al colocarlos, agregarlos, aplicarlos a otros o al transformarlos
desaparecen como unidad o materia independiente; as como el de los materiales de
construccin y el de los cauchos, bateras y similares, que al colocarlos forman parte del
vehculo.
Materiales y suministros cuyo costo unitario relativamente bajo, no cumplen con las
caractersticas definidas anteriormente.
Partida
presupuestari
a
4.02.01.01.00
4.02.04.03.00
4.02.05.01.00
4.02.05.02.00
4.02.05.03.00

4.02.05.04.00

4.02.06.02.00
4.02.06.03.00

4.02.06.06.00

4.02.06.08.00

4.02.08.03.00

Descripcin
Alimentos y bebidas para personas.
Tipo de bebidas tales como: refrescos y agua embotellada..
Cauchos y tripas para vehculos
Neumticos de cauchos y tripas utilizados en los vehculos.
Pulpa de madera, papel y cartn
Papel para empacar y envolver; papel higinico, servilletas.
Envases y cajas de papel y cartn
Vasos, cajas, bolsas, bandejas, platos y similares de papel y cartn.
Productos de papel y cartn para oficina
Productos de papel y cartn para oficina, tales como: archivadores, papel
bond, papel vegetal, papel carbn, papel cuadriculado, papel de dibujo,
libretas para notas, sobres, carpetas, cintas de papel para mquinas, papel
de seguridad, formularios, libros de contabilidad y otros productos similares
de papel y cartn para uso de oficina
Libros, revistas y peridicos
Libros, revistas, folletos, peridicos y otras publicaciones destinadas al
consumo inmediato en las oficinas pblicas o para su distribucin al pblico.
Se exceptan: el material de enseanza, as como los libros, revistas y otras
publicaciones destinados a la dotacin de bibliotecas, ya sean stas de
servicio al pblico o para uso exclusivo de los organismos.
Abonos, plaguicidas y otros
Abonos, fertilizantes y otros productos utilizados para la exterminacin de
plagas, insectos, plantas dainas y otros.
Tintas, pinturas y colorantes
Tintas, pinturas, colorantes y productos similares para todo uso, tales como:
aceite, aguarrs, adelgazador de pinturas, lacas, trementina, toner, acuarelas
y carboncillo.
Combustibles y lubricantes
Comprende todas aquellas sustancias inflamables y lubricantes, tales como:
gasolina, gas-oil, aceite combustible para motores, aceite y grasa lubricante,
liga de frenos, gas natural, acetileno y oxgeno industrial.
Productos plsticos
Artculos de plstico para todo uso, tales como: lminas, envases, bolsas,
vasos, platos, cubiertos, botellas, tubos, instalaciones e instrumentos
plsticos.
Herramientas menores, cuchillera y artculos generales de ferretera
Herramientas menores, tales como: destornilladores, alicates, martillos,
tenazas, serruchos, picos, palas, tornillos, tuercas, mechas, llaves de tubo,
machetes y cuchillos.

4.02.08.09.00

4.02.08.10.00

Partida
presupuestari
a
4.02.10.05.00

4.02.10.06.00

4.02.10.08.00

4.02.10.09.00

4.02.10.11.00

Repuestos y accesorios para equipos de transporte

Repuestos y accesorios metlicos que forman parte de los equipos de
transporte, destinados a mantenerlos en condiciones normales de
funcionamiento, tales como: acumuladores, alfombras de goma para piso de
vehculos, amortiguadores, carburadores, pistones, rines, vlvulas,
silenciadores, parachoques, platinas, platinos, condensadores, bujas de
encendido y bateras.
Repuestos y accesorios para otros equipos
Piezas y accesorios metlicos que forman parte de los equipos, excluyendo
los de transporte, destinados a mantenerlos en condiciones normales de
funcionamiento.

Descripcin
tiles de escritorio, oficina y materiales de instruccin
Artculos para escritorio y oficina, tales como: cintas para mquinas de
calcular y escribir, tizas, reglas, esferas, transportadores, punteros, lpices,
bolgrafos, marcadores, tinta para plumas, ganchos para carpetas y
borradores, engrapadoras, perforadoras, plastilina, compases, tirro, gomas
para borrar, sellos de caucho y similares. Se excluyen los tiles de papel y
cartn, que se imputan por la especfica 4.02.05.03.00 "Productos de papel y
cartn para oficina".
Condecoraciones, ofrendas y similares
Medallas, condecoraciones, diplomas, ramos, coronas y similares,
adjudicadas a personas o entidades. Se exceptan los trofeos deportivos, los
cuales se imputan por la especfica 4.02.10.01.00
Materiales para equipos de computacin
Materiales para equipos de computacin, tales como: cintas para impresora,
cartuchos de tintas y toner para impresoras, memorias porttiles USB (pen
driver), discos compactos (CD).
Especies timbradas y valores
Material impreso que, de acuerdo con el ordenamiento legal vigente, utilizan
los diferentes organismos del sector pblico, tales como: bandas de garanta,
estampillas, papel sellado y otras especies fiscales.
Materiales elctricos
Materiales elctricos, tales como: cables, bombillos, interruptores, tubos
fluorescentes y reflectores

4.03. Servicios no personales

Servicios prestados por personas jurdicas, tanto para realizar acciones jurdicas, administrativas o
de ndole similar, como para mantener los bienes de la institucin en condiciones normales de
funcionamiento. Incluye alquileres de inmuebles y equipos; derechos sobre bienes intangibles;
servicios bsicos; servicio de administracin, vigilancia y mantenimiento de los servicios bsicos;
servicios de transporte y almacenaje; servicios de informacin, impresin y relaciones pblicas;
primas y otros gastos de seguro y comisiones bancarias; viticos y pasajes; servicios profesionales
y tcnicos; servicios para la elaboracin y suministros de comida; conservacin y reparaciones
menores de maquinarias y equipos; conservacin y reparaciones menores de obras; servicios de
construcciones temporales; servicios de construccin de edificios para la venta; impuestos indirectos
y otros servicios.

Partida
presupuestari
a
4.03.02.02.00

Partida
presupuestari
a
4.03.06.03.00
4.03.06.04.00

4.03.07.02.00

4.03.11.02.00

4.03.11.07.00

4.03.15.02.00

4.03.99.01.00

Descripcin
Alquileres de equipos de transporte, traccin y elevacin
Canon derivado por el uso de equipos de transporte, traccin y elevacin,
tales como: vehculos automotores terrestres y de traccin no motorizada; de
transporte y los equipos auxiliares de transporte.
Descripcin
Estacionamiento
Contraprestacin por el uso de los servicios de estacionamiento para los
equipos de transporte a cargo del organismo.
Peaje
Contraprestacin por el uso de autopistas, puentes y chalanas, por parte de
equipos de transporte a cargo del organismo, de acuerdo al ordenamiento
jurdico vigente
Imprenta y reproduccin
Gastos por concepto de servicios prestados por personas naturales o
jurdicas para realizar trabajos de impresin, reproduccin, encuadernacin y
fotocopiado. Incluye publicaciones con carcter informativo tales como:
dpticos, trpticos, folletos, pendones inherentes a las actividades del
organismo o divulgaciones de tipo cultural, cientfico y tcnico.
Conservacin y reparaciones menores de equipos de transporte,
traccin y elevacin
Servicios de conservacin y reparaciones menores de equipos de traccin y
elevacin que tienden a mantenerlos en condiciones adecuadas de
funcionamiento, tales como: automviles, tractores, gras y elevadores.
Conservacin y reparaciones menores de mquinas, muebles y dems
equipos de oficina y alojamiento
Comprende la asignacin para atender los gastos por concepto de servicios
de conservacin y reparaciones menores de equipos de oficina tales como:
equipos de computacin, escritorios, fotocopiadoras, impresoras, scanners.
Tasas y otros derechos obligatorios
Comprende la asignacin para atender los gastos destinados al pago de
tasas y otros derechos obligatorios. No incluye los pagos por impuestos
directos que se imputan por la especfica 4.08.06.07.00. Tampoco contempla
los pagos por impuestos indirectos (impuesto al valor agregado, impuesto al
lujo) generados por las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios,
los cuales se imputan por la partida 4.03.18.00.00 Impuesto indirectos
Otros servicios no personales
Comprende la asignacin para atender los gastos por concepto de otros
servicios no personales que se estimen contratar, no incluidos en las
especficas anteriores, tales como servicio de caleta.

15. Cuando se realice un arqueo sorpresivo por parte de un miembro de auditoria interna, al
responsable del fondo de caja chica, resultase algn faltante, deber ser repuesto
inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para as completar el monto del fondo.
Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo ser depositado en las cuentas de Arroz del Alba, en
forma inmediata.

Normas especificas para la reposicin del fondo de caja chica.

16. La reposicin del fondo de caja chica ser tramitada por el custodio, una vez que se haya
utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.
17. La solicitud de reposicin del fondo de caja chica deber venir en una carpeta de fibra marrn
tamao carta, la cual debe estar organizada de la siguiente manera:
Relacin de gastos de fondo de caja chica (Ver instructivo)
Descripcin de factura y factura anexas. (Ver instructivo)
Clasificarlas por partida presupuestaria.
Ordenadas cronolgicamente,
18. Dichos documentos debern venir en su respectivo gancho para as evitar extravos de
documentos
19. Las facturas y comprobantes utilizados para rendir el gasto causado, en la reposicin del fondo de
caja chica, deben tener colocada la justificacin respectiva en el formulario descripcin de
factura; la imputacin presupuestaria a la cual se carg el gasto; firmadas por:
Coordinador o responsable del fondo de caja chica.
Custodio del fondo de caja chica.
Vocero principal del consejo de trabajadores de la Unidad.
20. Las facturas que presenten fechas donde pueda observarse que se incurrieron en gastos sin
contar con el dinero efectivo para ese momento, sern objetadas.
21. Las facturas y comprobantes de pago que se presenten al solicitar una reposicin del fondo caja
chica, debern corresponder al lapso transcurrido entre la ltima reposicin y la que se solicita, no
se reconocern comprobantes que tengan fechas posteriores al perodo de reposicin.
22. La relacin de gastos de fondo de caja chica debe acompaarse de los siguientes documentos:
Las facturas y comprobantes de los pagos efectuados.
Formulario de descripcin de factura.
23. El cheque para la reposicin del fondo de caja chica deber ser emitido a nombre del custodio y
llevar la leyenda NO ENDOSABLE.
24. El custodio de fondo de caja chica deber informar a los beneficiarios que las facturas sean
emitidas a nombre de la empresa y bajo ningn concepto se aceptarn facturas a nombre del
custodio o de terceras personas.
25. Las facturas o comprobantes deben ir firmada y sellada por el responsable de la Unidad
Administrativas que realizo el gasto.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Manejo del fondo de caja chica
Trabajador
1.
2.

Detecta la necesidad de realizar una compra y comunica al Responsable del fondo.

Solicita al custodio monto en bolvares e indica la necesidad del gasto.

Custodio de caja chica

3.
4.

Completa vale de caja chica, por monto aproximado para la realizacin de la compra.
Extrae monto acordado, cuenta y entrega al trabajador solicitante para la revisin y firma de vale
de caja chica.

Trabajador
5. Recibe monto en dinero y vale de caja chica, el cual revisa y firma como recibido, entrega a
custodio.
Custodio de caja chica
6. Recibe vale de caja chica y guarda en caja de seguridad.
Trabajador
7. Procede a realizar compra.
8. Entrega factura original al Gerente y/o Responsable de la Unidad que genera el gasto, para su
revisin y firma.
Gerente y/o Responsable de la Unidad
9. Recibe, revisa, firma y entrega.
Trabajador
10. Recibe factura firmada y entrega a custodio de caja chica, junto con dinero en caso de excedente,
en caso contrario solicita el reintegro del monto faltante segn factura.
Custodio de Caja Chica
11. Recibe factura y verifica que estn debidamente autorizados, que cumpla con los requisitos
mnimos exigidos por normas internas y sella como pagado.
12. Engrapa vale de caja chica a la factura y guarda en caja de seguridad, en caso de excedente o
faltante entrega o recibe dinero.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Reposicin del fondo de caja chica
Custodio

1. Al utilizar el 75 % del fondo, aplica procedimiento de arqueo de caja y elabora relacin de gastos
de fondo de caja chica.
2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo de caja chica.
3. Imprime relacin, firma y ordena los documentos.
4. Enva expediente al responsable para su aprobacin.
Responsable del Fondo
5. Recibe y revisa expediente.
5.1 En caso de no conforme le comunica al custodio de la observacin encontrada, entrega
expediente.
5.2 En caso de conforme firma relacin de gastos.
6. Entrega expediente.
Custodio
7. Recibe expediente y en caso de:
7.1No conforme, corrige y regresa al paso N 2,
7.2Conforme, solicita al Vocero de los Trabajadores firmar los formularios de descripcin de
factura y reposicin.
8. Enva expediente a la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Coordinador de Tesorera.
9. Recibe y revisa la reposicin del fondo de caja chica.
10.Entrega al Especialista de Presupuesto
Especialista de Presupuesto
11. Recibe expediente y verifica que los gastos relacionados tengan correspondencia con el fondo,
con las partidas presupuestarias y con el orden cronolgico.
11.1En caso de error en los soportes o correspondencia del gasto devuelve el expediente completo
para que se realicen los ajustes necesarios. Vuelve al paso 5.
11.2De estar conforme firma y sella documento.
12.Entrega expediente al Gerente de Planificacin y Presupuesto.

Gerente de la Planificacin y Presupuesto.

13. Recibe expediente, revisa relacin de gastos y chequea datos de la recepcin de documentos.
13.1De estar conforme firma y entrega.
13.2En caso contrario devuelve para la correccin.
Coordinador de Tesorera

14. Recibe expediente y aplica procedimiento de solicitud, orden y modalidad de pago.

Normas especificas para el cierre de caja chica

1. Sern causales para el cierre o suspensin de los fondos fijos de caja chica, los
siguientes:
Cuando se compruebe que su manejo se hayan desvirtuado los objetivos de su
creacin.
Por reversin voluntaria a cargo de sus responsables, al considerar innecesario su
funcionamiento.
Cuando se haya incumplido alguna de las normas de este manual.
Por cierre del perodo fiscal en el que se produjo la entrega, para de esta manera
afectar la ejecucin presupuestaria y los resultados del ejercicio.
En caso de sustituirse el Responsable
2. Todas las cajas chicas cerrarn en conjunto con el presupuesto de la empresa, el envo
del expediente de cierre deber enviarse a la Gerencia de Administracin y Finanzas la
primera quincena del mes de diciembre del ao por cerrar, lo que conlleva a la solicitud de
apertura para el prximo presupuesto.
3. Si para el momento del cierre del fondo, existiera un diferencial no gastado, dicho monto
deber depositarse en la cuenta en anticipo, cuyo nmero y entidad bancaria ser
suministrado por la Gerencia de Administracin y Finanzas. La copia del formulario de
depsito validado, firmado y sellado por el entidad bancaria deber agregarse a la
documentacin para su remisin a la Gerencia de Administracin e Finanzas y darle el
cierre definitivo al fondo.

4. La Gerencia de Auditoria, analizar la documentacin de soporte del cierre del fondo de

caja chica, informando al Responsable del fondo el resultado de dicho anlisis. En caso
que dicha rendicin no estuviera conforme, el Responsable del fondo deber subsanar las
observaciones formuladas.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO para el cierre de caja chica

Custodio del fondo de caja chica

1. Inicia trmite de cierre del fondo, atendiendo a cualquiera de los supuestos establecidos
en las presentes normas, para proceder en estos casos.
2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los
formularios relacionados con su manejo:
3. Ordena facturas en funcin de la imputacin presupuestaria, llena y suscribe formulario
"reposicin de fondos de caja chica".
4. Remite documentos originales a la Gerencia de Auditoria y se queda con copia para
alimentar el expediente de seguimiento y control que reposa en la unidad.
Auditor
5. Recibe y revisa documentos de solicitud de cierre del fondo de caja chica.
5.1 En caso de error en los soportes o correspondencia del gasto devuelve el
expediente completo para que se realicen los ajustes necesarios. Vuelve al paso 2.
5.2 De estar conforme firma y sella documento.
5.2.1 Entrega expediente al Gerente de Planificacin y Presupuesto.

Especialista de Presupuesto
7. Recibe expediente y verifica que los gastos relacionados tengan correspondencia con el
fondo, con las partidas presupuestarias y con el orden cronolgico. En caso de error en los
soportes o correspondencia del gasto devuelve el expediente completo para que se realicen
los ajustes necesarios. Vuelve al paso 2.
8. De estar conforme realiza el cierre del Fondo de Caja Chica a travs de un comprobante
presupuestario.
9. Entrega expediente al Gerente de Planificacin y Presupuesto.
Gerente de la Planificacin y Presupuesto.
10. Recibe comprobante y firma.