ISO 9001:2015 MATRIZ FODA PARA ANLISIS DEL CONTEXTO

25 marzo, 2017Ing. Hugo GonzalezDeja un comentarioGo to comments

ISO 9001:2015 MATRIZ FODA PARA ANLISIS DEL CONTEXTO
La Norma Internacional ISO 9001:2015 lleva a la organizacin a comprenderse a s
misma y a su contexto. En la clusula 4 Contexto de la organizacin de ISO 9001:
2015 se establece que:
La organizacin debe determinar las cuestiones externas e internas que son
pertinentes para su propsito y su direccin estratgica y que afectan a su capacidad
para lograr los resultados previstos de su sistema de gestin de la calidad.
La organizacin debe realizar el seguimiento y la revisin de la informacin sobre
estas cuestiones externas e internas.
Esto significa que es necesario definir las influencias de diversos elementos sobre la
organizacin y la forma en que inciden sobre el SGC, como la cultura, los propsitos de la
empresa y los objetivos, la complejidad de los productos y servicios, el funcionamiento de los
procesos y la informacin, el tamao de la organizacin, mercados, clientes, partes interesadas
etc., esta comprensin es tambin un medio para detectar riesgos y oportunidades en
relacin con el contexto empresarial.
As, para que una organizacin cuente con un sistema de gestin de calidad eficaz, ste
debe estar alineado con su direccin estratgica y tomar en cuenta los problemas internos y
externos que son relevantes en la planificacin para lograr sus objetivos.

MATRIZ FODA ISO 9001:2015 Contexto de la organizacin

 ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
A fin de planificar un sistema de gestin de calidad eficaz, la organizacin debe contar con
una slida comprensin de:
Su estado actual,
Aquello que quiere lograr, y
Su estrategia (la forma de lograrlo).
Al respecto, pocas palabras han tenido tan rpida difusin en la literatura y el lenguaje de los
negocios como el vocablo Estrategia, o su uso para adjetivar trminos como direccin,
planificacin u organizacin.
Este trmino, usado al principio exclusivamente en el arte de la guerra, ha ido progresivamente
abrindose paso en el campo de la administracin de negocios y organizaciones hasta
conformar toda una lnea de pensamiento, una forma de entender la direccin y una
metodologa de anlisis y planificacin de las acciones por desarrollar.
El economista, profesor universitario y socilogo canadiense Henry Mintzberg propone una de
las definiciones ms aceptadas para el trmino Estrategia:
La estrategia es el patrn o plan que integra las principales metas y polticas de una
organizacin y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.
De esta manera, una estrategia adecuadamente formulada ayuda a poner orden y a
asignar, con base tanto en sus atributos como en sus deficiencias internas, los recursos de una
organizacin, con el fin de lograr una situacin viable y original, as como anticipar los posibles
cambios en el entorno y las acciones imprevistas de los oponentes inteligentes.
Podra expresarse, entonces, que la estrategia se refiere a la combinacin de medios
para alcanzar los objetivos en presencia de incertidumbre.
La estrategia adoptada representa la mejor opcin, pero nada garantiza su xito. Cuando existe
plena certeza acerca de la eficacia de los medios para alcanzar los objetivos, no se requiere de
estrategia. La relacin entre objetivos y medios se vuelve puramente tcnica.

ANALISIS DEL CONTEXTO

Tal como queda dicho, la planificacin de un sistema de gestin de calidad eficaz depende
de contar con una cabal comprensin de diversos factores que se conforman el contexto de
una organizacin, y a su vez existen muchas formas y tcnicas de apoyo para que las
organizaciones puedan observar y analizar su contexto. Una de la ms difundidas es la Matriz
FODA.
Qu significa la sigla FODA?
El nombre FODA viene dado por las iniciales de los elementos que conforman la Matriz de
anlisis:
Fortalezas (factores positivos con los que se cuenta).
Oportunidades (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas).
Debilidades (factores negativos que se deben eliminar o reducir).
Amenazas (aspectos negativos externos que podran obstaculizar el logro de nuestros objetivos).
Esta Matriz FODA tambin se conoce como Anlisis FODA, o DAFO.
Qu es una matriz FODA?
Es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a cualquier objeto de estudio en un
determinado momento.
Permite obtener un cuadro de la situacin actual del objeto de estudio, til para la toma de
decisiones, por lo que se aconseja que se realicen anlisis sucesivos.
 Objetivo de la matriz FODA
El objetivo de la Matriz FODA consiste en evaluar el equilibrio entre los recursos y las
capacidades internas de una organizacin y las oportunidades y amenazas externas.
Resultado de la matriz FODA
El resultado del Anlisis FODA es punto de referencia para crear las estrategias pertinentes,
esto genera un modelo de negocio especfico de acuerdo a los recursos y capacidades
disponibles de la organizacin que se adapta al contexto en el que opera la empresa.
Se considera que los factores positivos y negativos, tanto dentro como fuera de la empresa,
afectan a su xito.

El anlisis ayuda a visualizar la tendencias de cambios (presentes y futuros) en el contexto que

podrin beneficiar el proceso de toma de decisiones de cualquier organizacin.

ELEMENTOS DE LA MATRIZ FODA

FORTALEZAS
Una fortaleza representa una capacidad inherente a la empresa que puede ser
explotada eficazmente con el fin de alcanzar un objetivo.
Las fortalezas son las cualidades que determinan el xito de cualquier organizacin.
Permiten a una organizacin cumplir su misin en el mundo de los negocios, y pueden ser
tangibles o intangibles.
Incluyen tambin la cultura de liderazgo que vive el personal en el interior de la organizacin.
Algunos ejemplos de fortalezas podran ser:
Proactividad en la gestin.
Grandes recursos financieros.
Posibilidades de acceder a crditos.
Buen ambiente laboral.
Experiencia de los recursos humanos.
Conocimiento del mercado.
Satisfaccin de los clientes con el producto o servicio final.

DEBILIDADES
Debilidad: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podra disminuir
su capacidad para alcanzar sus objetivos.
Las debilidades son las cualidades que dificultan la productividad de una organizacin e impiden
una organizacin de cumplir su misin y alcanzar su pleno potencial.
Son controlables y la magnitud y el impacto de los daos pueden ser reducidos si son
adecuadamente identificadas estas debilidades.
El anlisis FODA es un medio eficaz no slo para identificar las debilidades de una empresa, sino
que proporciona una oportunidad para revertir dichas debilidades.
Algunos ejemplos de debilidades podran ser:
Equipamiento obsoleto.
Falta de capacitacin.
Reactividad en la gestin.
Mala situacin financiera.
Incapacidad para corregir y aprender de los errores.
Deficientes habilidades gerenciales.
Poca capacidad de acceso a crditos.
 Falta de motivacin de los recursos humanos.
Insatisfaccin de los clientes con el producto o servicio final.

OPORTUNIDADES
Oportunidades: Circunstancias externas que podran favorecer el logro de un objetivo.
Existe gran cantidad de oportunidades que estn presentes en el entorno en el que opera la
organizacin.
Las empresas siempre se pueden beneficiar de este tipo de oportunidades.
Las oportunidades pueden surgir del mercado, la competencia o la tecnologa.
Algunos ejemplos de oportunidades podran ser:
Requisitos legales favorables.
Competencia dbil.
Mercado mal atendido.
Inexistencia de competencia.
Tendencias favorables en el mercado.

AMENAZAS
Amenazas: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de
un objetivo.
Las amenazas son elementos de vulnerabilidad que pueden poner en peligro la fiabilidad y la
rentabilidad de cualquier negocio.
Las amenazas son inevitables e incontrolables, pero que necesitan ser abordadas con el fin de
encontrar una solucin viable.
Algunos ejemplos de amenazas podran ser:
Conflictividad gremial.
Requisitos legales desfavorables.
Competencia muy agresiva.
Aumento de precio de insumos.
Tendencias desfavorables en el mercado.
Competencia consolidada en el mercado.
 MATRIZ FODA ISO 9001:2015 Contexto de la organizacin

ELABORACIN DE LA MATRIZ FODA

A fin de construir una MATRIZ FODA el paso inicial requiere hacer una distincin entre las
cuatro variables y se determina qu elementos corresponden a cada una.
El paso siguiente consiste en evaluar los puntos fuertes y dbiles (internos a la organizacin), as
como las oportunidades y las amenazas (externas).
Se obtienen conclusiones acerca de la importancia de la situacin del objeto de estudio y la
necesidad de emprender una accin en particular.
El anlisis mencionado debe contener:

1. Las fortalezas mediante las cuales se pueda crear una estrategia.

2. Los puntos dbiles que se necesitan corregir y aquellos que descalifican al objeto de estudio
para tomar alguna oportunidad.
3. Las oportunidades viables para el objeto de estudio.
4. Las amenazas ms fuertes y las estrategias para su eliminacin.
5. La evaluacin de la estrategia actual.
6. Las nuevas estrategias que se deben seguir.
7. La posicin competitiva del objeto de estudio.
8. Los problemas estratgicos que enfrenta el objeto de estudio.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS
 Esta matriz contiene la formulacin y valoracin de las estrategias correspondientes a
potenciar las fortalezas y oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y a
planear los mecanismos adecuados para enfrentar la materializacin de las amenazas.
Estas estrategias deben ser totalmente viables.
Las estrategias deben relacionarse con cada una de las celdas de la Matriz FODA, dando lugar a
los siguientes tipos de estrategias:
Estrategia DO: La estrategia DO (Debilidades vs- Oportunidades), intenta minimizar las
debilidades y maximizar las oportunidades. Una organizacin podra identificar oportunidades en
el contexto externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las
ventajas del mercado.
Estrategia DA: En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades vs- Amenazas), es el
de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una organizacin que estuviera
enfrentada slo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una
situacin totalmente precaria. De hecho, tal organizacin tendra que luchar por su supervivencia
o llegar hasta su liquidacin. Pero existen otras alternativas. Por ejemplo, esa organizacin
podra reducir sus operaciones buscando ya sea sobreponerse a sus debilidades o para esperar
tiempos mejores, cuando desaparezcan esas amenazas (a menudo esas son falsas esperanzas).
Sin embargo, cualquiera que sea la estrategia seleccionada, la posicin DA se deber siempre
tratar de evitar.
Estrategia FO: A cualquier organizacin le agradara estar siempre en la situacin donde
pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la
estrategia FO (Fortalezas vs- Oportunidades). Tales organizaciones podran echar mano de sus
fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y
servicios.
Estrategia FA: Esta estrategia FA (Fortalezas vs- Amenazas), se basa en las fortalezas de la
organizacin que pueden ayudar a enfrentar las amenazas del contexto externo. Su objetivo es
maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa
necesariamente que una organizacin fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el
medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una organizacin
deben ser usadas con mucho cuidado y discrecin.

BENEFICIOS DE LA MATRIZ FODA

Un Anlisis FODA exitoso permite:
Definir hasta que punto vale la pena arriesgarse para seguir su ejecucin .
Determinar en que momento sera bueno aumentar la inversin.
Determinar la cuanta de recursos necesarios para su ejecucin.
Tener indicadores de gestin que permitan darle un seguimiento objetivo y permanente a las
actividades que se lleven a cabo dentro del proyecto.
Obtener una adecuada compresin del contexto en el que opera la organizacin.
Definir estrategias para el xito de la organizacin.
Si se realiza correctamente, un Anlisis FODA no slo organiza la informacin y los datos del
contexto, sino tambin pone nfasis en las ventajas competitivas que una empresa puede
utilizar para ganar influencia sobre sus competidores en el mercado.
Es importante adems considerar que la Clusula 4 de la norma ISO 9001:2015 Contexto
de la Organizacin requiere abordarse como un flujo de actividades, por lo tanto, las
herramientas para su desarrollo y aplicacin deben facilitar este flujo, incluyendo larevisin y
monitoreo permanente.
 MATRIZ FODA ISO 9001:2015 Contexto de la organizacin

IMPLEMENTACIN DE ISO 9001:2015 RECOMENDACIONES

Continuando con las recomendaciones mencionadas en el artculo anterior ISO 9001:2015.
HACIA LA MADUREZ EN LA GESTIN se deberan tener muy en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Dedicar especial cuidado al asesoramiento que se recibe, ya que esta versin ISO
9001:2015 exige que este asesoramiento est basado no slo en el mero conocimiento de los
requisitos normativos sino, y sobre todo, en formacin acadmica de alto nivel y
experiencia gerencial para entender el negocio.
2. No dedicar ms tiempo y dinero a la actual versin, que pronto quedar desactualizada.
3. Analizar bien si la gerencia de la organizacin est preparada para la alta exigencia del
nuevo estandard.
4. Redefinir la gestion de la informacin con base en criterios modernos de gestin.
5. Revisar el enfoque para la identificacin, gestin y control de procesos.
6. Hacer un Diagnstico ISO 9001:2015 de la situacin del SGC con respecto a los nuevos
requisitos.
Si bien se estima que habr un periodo transitorio de convivencia de ambas versiones de la
norma ISO 9001, puede considerarse muy recomendable que cualquier tipo de
organizacin, sin importar el tamao, industria o sector, comience cuanto antes el proceso
de transicin a la nueva Norma ISO 9001:2015.
Bibliografa:
ISO 9001:2015 Requisitos para sistemas de gestin de la calidad
ISO 9000:2015 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
Estrategia Competitiva. Michael E. Porter 2000. Compaa Editorial Continental
Ponce Talancn, H. (2006) La matriz FODA: una alternativa para realizar diagnsticos y
determinar estrategias de intervencin en las organizaciones productivas y sociales.
Thompson y Strickland (1998), Direccin y Administracin Estratgicas, Conceptos, casos y
lecturas. Edicin especial en espaol. Mxico. Mac Graw Hill Inter Americana y editores.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestin
Ambiental, Gestin de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otrossegn
estndares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones
recurren a la automatizacin de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas
herramientas tecnolgicas existentes en el mercado diseadas especficamente para administrar
de manera integrada, gil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestin de Calidad
ISO 9001:2015, o de Gestin Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestin de SSO OHSAS 18001,
entre otros.

SOFTWARE PARA ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informticas, por lo que resulta
sumamente importante efectuar una correcta eleccin, no solo de la herramienta, sino
tambin de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida
y software as a service.
Mediante nuestra pgina web puede acceder a una DEMO GRATUITA DE UN SOFTWARE
PARA ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 que le permitir evaluar una herramienta de
gran utilidad para sistemas de gestin. Solictela en FORMA GRATUITA completando
nuestro formulario.