IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE LA

INFORMACION PARA LAS EMPRESAS MODERNAS

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones

dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas,
se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata.
La Alta Dirección empresarial durante muchos años, han reconocido que la
información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha
tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas
donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente.

No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para

obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas
condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para
convertirse en turbulento. La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad
y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas
reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza
laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para

ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces
de apreciar los beneficios que conlleva la elaboración de nuevos sistemas de
información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión
empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de

tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver
con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos
lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no

aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo
que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión

Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con
la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de
los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en
la actualidad todas las empresas, incluso las Pymes, requieren de la
implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de
gestiones empresariales.

Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización

competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología
disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la
gestión de la información relevante.

La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la

posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de
organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una
verdadera competitividad. Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca
múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera
frecuente y oportuna.

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera

empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar
detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información
precisos.

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de

compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la
información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos
productivos y las tomas de decisiones.

Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización,

los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto
uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.
De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la
tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación
de sistemas de información confiable y eficaz.

No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la

posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a
que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e
institucionales de las compañías. Es por ello, que muchas veces los sistemas de
información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el
aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de
este tipo de herramientas.

Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de
ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de
decisiones y los procesos productivos. Un sistema de información adecuado
además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo
operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar
en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.

Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de

información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la
administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con
el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener
frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y

comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que
se gestionarán en el sistema de información.
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de
información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien
contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de
recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si
les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en
sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta
forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia
de empresas.

Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de

Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de
información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los
sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la
empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en
nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que
los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas
veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la
información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las
amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se
basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente
necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un

desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa: Un
área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el
éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración
de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos. Una
colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la
moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente. Una fuente
importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los gerentes. Un ingrediente importante para el desarrollo
de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja
estratégica en el mercado global. Una oportunidad profesional esencial,
dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.

Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados

en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la
administración gerencial en muchos países. Los programas de procesamiento
de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de
datos han reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las
listas de personal y los programas de organización personal han reemplazado a
las agendas de papel.

Empezando por programas de procesamiento de palabra básicos en la década

de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han
vuelto muy sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales
ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez
tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por
especialistas.

Por ejemplo, los programas para edición en computadores personales permiten

que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad
profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza
tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de
datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales
de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y
utilicen información de formas que alguna vez solo hubieran sido posibles en
grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.

La importancia de los sistemas informativos, así como las partes que lo

componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de
decisiones. Los sistemas de información cumplen con aspectos importantes y
determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como
una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos,
de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la
dirección de un objeto determinado. La información es el resultado del
procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los
sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de
datos relacionados entre sí.

En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos
de administración, producción y distribución de artículos, así como los
servicios, se han vuelto más dinámicos y complicados. Hoy día, la industria de
la información, como muy pocas en el mundo, es uno de los mercados más
atractivos. Estamos viviendo una época en la que lo importante es la
comprensión y el intercambio de la información, sin importar la forma en que
ésta se presente; a veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la
misma.

Es indispensable emparejar la tecnología de la información con el modo de

hacer negocios, dado que sin datos precisos las empresas corren el riesgo de no
tomar las decisiones correctas. Las empresas deben tener modernos sistemas de
información, administración y operación para que prosperen y sobrevivan en
los mercados internacionales. Asimismo, los directivos y los mandos medios de
las empresas muchas veces necesitan disponer de información instantánea,
pues deben tomar decisiones que no pueden esperar y, por ello, requieren de
sistemas fáciles y efectivos que proporcionen diferentes tipos de datos con el
mayor detalle y de la mejor manera posible.
La finalidad de un buen sistema de información es proporcionar, a los
ejecutivos encargados de la toma de decisiones, información que les sirva para
confirmar la validez de las estrategias que se están siguiendo. Los sistemas
deben proporcionar información clave para la toma de decisiones; esta
información debe ser sencilla, clara, expedita, veraz, precisa, consistente y fácil
de analizar e interpretar.
En la actualidad podemos obtener la información de un gran número de fuentes
diversas, sin embargo, muchas empresas todavía no han adoptado las
Tecnologías de Información como una herramienta básica para su desarrollo y
competencia. Las Tecnologías de Información pueden ayudar a mejorar la
productividad de todas las funciones de la empresa, y además de mejorar el
flujo de información dentro y entre las Unidades del Negocio. Una organización
que pretenda ser efectiva deberá de explotar y administrar todas éstas
tecnologías para dar un valor agregado a toda la organización.

A través de la historia, las estructuras jerárquicas de muchos niveles han sido el

modus operandi de la mayoría de las grandes empresas, sin embargo, el uso de
Tecnologías de Información puede ayudar a la descentralización de la toma de
decisiones, ya que la información puede fluir horizontal y verticalmente de una
forma fácil y rápida. Los sistemas de Tecnologías de Información pueden
ayudar de esa forma a disminuir los niveles jerárquicos desde los altos
ejecutivos hasta el personal operativo. Las Tecnologías de Información permiten
a una organización mejorar el manejo e integración de todos los datos y
documentos que necesiten todas las unidades funcionales de ésta.

Las Tecnologías de Información incrementan la flexibilidad organizacional y la

coordinación de todas sus funciones. Adicionalmente a esto, las Tecnologías de
Información nos dan una ventaja competitiva, al reducir nuestros costos de
operación, flexibilidad organizacional, rapidez en la toma de decisiones,
respuesta hacia los requerimientos del cliente, información del mercado,
competencia y entorno en general, además de manejar a las diferentes Unidades
de Negocios como un todo, no importando su localidad física.

Por todo esto, debemos voltear la vista hacia las Tecnologías de Información
como una parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas de la
empresa (entrada, conversión y salida), ya que esto nos permitirá evolucionar
hacia el siguiente nivel: Las empresas en la Era de la Información. Debemos de
enfocar el rumbo hacia las Tecnologías de Información ya que esta transición ya
es inminente y si no se realiza a tiempo, mas tarde será mucho más costosa y
dolorosa, y eventualmente podemos llegar a desaparecer como empresa si
hacemos caso omiso del cambio tecnológico que en la actualidad se está
viviendo en nuestro entorno.