Orden y limpieza 9 S’s

Autor: Christian Enríquez

INDICE
INTRODUCCIÓN.
OBJETIVOS.
PRIMERA PARTE: CONCEPTOS BASICOS.
LA CALIDAD EN EL AMBIENTE DE TRABAJO
CONCEPTOS.
1. Clasificación.
2. Organización.
3. Limpieza.
4. Disciplina.
5. Compromiso.
6. Bienestar personal.
7. Coordinación.
8. Constancia.
9. Estandarización.
RESUMEN.
SEGUNDA PARTE. APLICACIONES.
PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN.
1. Proceso de concientización en el recurso humano.
2. Elaboración de metas.
3. Selección y priorización de acciones
4. Análisis de la situación actual.
5. Acciones correctivas y preventivas.
6. Evaluación. Comparación Diagnostico ex ante y ex post.
INTRODUCCION.
Desde hace varios años, las áreas de gestión de la seguridad industrial, higiene y
salud ocupacional han venido trabajando en la manera como mejorar las
condiciones del medio ambiente laboral. Especialmente enfocados a reducir los
riesgos ocupacionales.
La metodología de las 9s recupera parte de esos procesos, destacando la
participación proactiva de los empleados en unidad con la responsabilidad
organizacional[1], buscan un mejor ambiente de trabajo que sea coherente con el
SGC ISO 9001- 2008,las normas BPM y los requisitos de seguridad y salud
ocupacional.
Todos los programas y herramientas de gestión de la calidad total responden a un
principio natural de supervivencia que enfrentan todas las empresas, y más aún en
tiempos de globalización de la economía. Para muchas empresas de nuestro país es
muy difícil emprender en estos programas si no se tienen las condiciones adecuadas
de cultura empresarial.
NO SE PUEDE HACER UN BUEN TRABAJO EN CASA, SINO SE TIENE LA
CASA EN ORDEN.
Existen Nueve Principios que influyen decididamente en la calidad del ambiente de
trabajo, y son:
1. CLASIFICACION.

2. ORGANIZACIÓN

3. LIMPIEZA.

4.

5.
BIENESTAR PERSONAL

DISCIPLINA.
9S
6. CONSTANCIA

7. COMPROMISO

8. COORDINACION

9. ESTANDARIZACION
OBJETIVO GENERAL DE ESTE MANUAL.
Conseguir la aplicación de la metodología de las 9S en cualquier sitio de trabajo de
cualquier empresa, grande, mediana o pequeña, de tal manera que se genere un
ambiente adecuado y que cumpla con los requerimientos de las normas BPM y del
Sistema de Gestión ISO 9001-2008.
Objetivos específicos.
1. Identificar los aspectos básicos de la metodología.
2. Seleccionar y organizar los equipos, herramientas, utensilios, materiales y demás
elementos utilizados en todos los procesos de FUPEL y mantener el sitio de
trabajo en las mejores condiciones de orden y aseo.
3. Mantener un comportamiento adecuado en lo físico como en lo sicológico.
4. Adoptar y mantener una actitud de comprensión continua con el mantenimiento
adecuado del ambiente laboral.
5. Actuar en equipo para apoyar los cambios positivos que se den en FUPEL en
relación con la mejora del medio ambiente laboral.
 PRIMERA PARTE: CONCEPTOS BASICOS.
La importancia de un medio ambiente laboral de calidad en el trabajo.
Las empresas de calidad mundial dependen de la calidad del ambiente de trabajo
que logran crear. Los aspectos fundamentales que se manejan en estas tienen que
ver con algo sencillo y que hace que sus empleados se sientan felices. ¿Cómo lo
logran?
1. Crean una atmosfera íntima y agradable.
2. Proporcionan seguridad para todos.
3. Mantienen la limpieza como algo inherente de la seguridad.
4. Se preparan para lo peor, practican la prevención.
Estos principios tienen relación directa con los aspectos técnicos de producción y
prestación de servicios. Ya puede usted imaginarse que es lo que pasa en un
ambiente donde reina el desorden, la suciedad y las condiciones físicas y sicológicas
adversas.
La metodología de las 9S es una respuesta a la necesidad urgente de desarrollar
planes de mejoramiento del medioambiente laboral que integra nueve conceptos, en
torno a los cuales la empresa y los trabajadores son capaces de conseguir las
condiciones de calidad para producir con calidad bienes y servicios.
El significado de las 9 S.

Influyen Español Japonés Que hacer

Con las cosas. Clasificación Seiri 1 Mantenga solo lo necesario
Comience en
Organización Seiton 2 Mantenga todo en orden
su sitio de
trabajo Limpieza Seiso 3 Mantenga todo limpio

Bienestar personal Seiketsu 4 Cuide su salud física y mental

Con usted Disciplina Shitsuke 5 Mantenga un comportamiento
mismo. ¿Cómo confiable
está usted?
Constancia Shikari 6 Persista en los buenos hábitos
Compromiso Shitsunkoku 7 Cumpla hasta el final con
todas las tareas
En la empresa Coordinación. Seishoo 8 Trabaje en equipo con sus
no lo haga solo compañeros
Estandarización Seido 9 Unifique a través de normas
LA CALIDAD COMIENZA POR CASA, EN NUESTRO SITIO DE TRABAJO. NO LO
OLVIDE NUNCA. NO IMPORTAN MUCHO LOSSISTEMAS DE GESTION DE LA
CALIDADSI NO LO PRACTICAMOS EN NOSOTROS.
Es responsabilidad de los directivos y de los trabajadores organizar, mantener y
mejorar de manera permanente los lugares de trabajo como una estrategia para
conseguir los índices de calidad y productividad.
¿Qué son las 9S? Son una metodología que pone énfasis en ciertos
comportamientos de las personas que permiten tener un ambiente de trabajo limpio,
ordenado y agradable. A continuación conoceremos de forma detallada cada uno de
esos comportamientos. Le sugerimos que los estudie, los analice y practique de
manera seria y permanente. Le ayudarán a fortalecer su vida particular, mejorar su
trabajo, fortalecer su sistema de gestión de la calidad, en fin, le ayudarán a ser mejor
cada día.
9S
Ambiente agradable y efectivo desarrollado por las 9S
Trabajo en un área limpia, ordenada y segura
Supervivencia / Rentabilidad financiera y social
Satisfacción del cliente
Productos y servicios de calidad competitiva
Programas de control de calidad/SGC, BPM, SSO

CONCEPTOS.
CLASIFICACION.
Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos y tamaños, categorías o frecuencias
de uso. Para 9S, clasificar consiste en separar, en su puesto o área de trabajo,
aquellas cosas que sirven de las que no sirven, lo necesario de lo innecesario, lo
suficiente de lo excesivo, y eliminar lo que no le sirve, lo innecesario, lo excesivo.
Todo esto provoca problemas como productos que rebasaron el límite de caducidad,
exceso de inventarios, lo que implica un costo muy alto para la empresa y para los
trabajadores[2].
Solo para distraernos: ¿Por qué no realiza, en este momento, una auditoría de su
puesto de trabajo, de su cancel, de su escritorio? O mejor aún, en su casa. Cuantas
cosas innecesarias guarda?¿Cómo ha distribuido el espacio? ¿Qué ha hecho para
ordenarlos?
Clasificar los elementos con los que trabaja trae grandes beneficios, como los
siguientes:
 Se pueden volver a utilizarlos lugares que se despejan.
 Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes.
 Se descartan los elementos obsoletos, controlando así su tiempo de vida útil.
 Se pueden usar otros componentes a tiempo.
 Se elimina el exceso de tiempo en inventarios.
 Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal
 Se elimina el despilfarro.
Clasificar y seleccionar no parece tan sencillo como parece. Es necesario tener
criterios de selección y clasificación, los cuales se pueden establecer en términos de
categorías en las que el artículo en cuestión pueda estar, por ejemplo:
ARTICULO
Deteriorado
Poco funcional o innecesarios
Obsoleto
Caducos
Descompuestos, fraccionados, rotos
Mohosos
Peligrosos (tóxicos, contaminantes)
Con base en criterios como estos, se procede a la eliminación de los artículos que
no sean útiles o innecesarios para el trabajo.
Si por alguna razón válida no es posible deshacerse de algunos de ellos (falta de
presupuesto para reemplazarlos, como el caso de equipo obsoleto), es conveniente
establecer grados y decidir con respecto a ellos.
Otro criterio toma como punto de partida el tiempo: por ejemplo
 Se puede eliminar la documentación que tenga más de 5 años, salvo lo que
pueda servir para estadísticas, graficas, teniendo la precaución de conservar la
información de la manera más sintetizada posible, ya sea en diskettes o en otra
forma de almacenamiento condensado.
 Es posible deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 años o de
lo que se tenga seguridad que no se va a utilizar en los siguientes 3 años , quizás el
costo o la incomodidad de tener algo almacenado sea más alto que volverlo a
adquirir en el momento en que se necesite. Inclusive, pueden existir articuo9s de uso
en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que sería conveniente deshacerse
de ellos.
 También es importante determinar el destino final de todas las cosas que se
retiren del entorno laboral: entregarlas a algunas instituciones de servicio social, o
bien venderlas para obtener cierta remuneración por ellas (ejemplos: papel, metales,
vidrio, muebles, plásticos…..).
En síntesis, un procedimiento sencillo para clasificar elementos es el siguiente:

a.- Identifique Si se usa a cada momento. Ubíquelo en la oficina, sobre

el banco de trabajo o cerca
Si se usa todos los días
de las máquinas
Si se usa todas las
semanas

b.- Identifique Si se usa una vez al mes. Colóquelo cerca del lugar de
trabajo
Si se usa cada tres meses.
Si se usa solo
esporádicamente.

c.- Identifique Todo aquello que no es Elimínelo.

necesario

Finalmente, para emprender una tarea de clasificación de elementos en empresa,

de una manera sistemática, se sugiere lo siguiente.
REORGANIZACION TOTAL
Simultáneamente, en todas las oficinas y talleres. Cada empleado lleva a cabo
la reorganización. Un día señalado con anticipación, solo una oficina especifica el
almacén o bodega o un área definida desarrollan la reorganización. Por ejemplo
Pasillos, correctores, caminos, oficina según organización, espacios Comunes o
servicios, armarios, Gavetas, estantes, biblioteca, recepción, cajas de
herramientas.
REORAGANIZACION PARCIAL
INSPECCION PERIODICA DISCRINACION DE:
ELEMENTOS VIEJOSREPARABLE
FUNCIONAL SOBRANTES
ARREGLOINNECESARIO
SE DESECHA SE ORGANIZA
Recuerde siempre:
Cuando más se reduzca el espacio ocupado, habrá más comodidad, facilidad para
limpiar y ordenar el área y ello incidirá positivamente en nuestro bienestar.
Los artículos desechados nunca deben dañar el medio ambiente.
No olvide que esta tierra es NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.
De la teoria …………………………….. a la práctica.
CLASIFICACION
El concepto que hemos visto es importante como teoría, pero solo se puede percibir
en toda su dimension si lo vivimos.Le proponemos que de ahora en adelante,
estudie cada uno de losconceptos y lo aplique en su vida diaria, en nuestro caso, en
su trabajo.
Si logra hacer un analisis objetivo sobre cual es la situacion actual en su sitio de
trabajo y sepropone de manera concreta formas de mejorar, estamos seguros de
que su ambiente de trabajo cada día será mejor.
SITUACIÓN ACTUAL En relación con la forma como están clasificados u
ordenados sus elementos de trabajo haga una “fotografía” de su puesto de
trabajo.
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en
relación con el aspecto “Clasificación”?
Suponemos que ya ha salido usted de lo que no le sirve, de lo que no necesita o de
lo que tienen en exceso; pero lo que le queda ¿cómo está organizado?

2.- ORGANIZACIÓN.
Es: Ordenar un conjunto de objetos, partes, elementos, accesorios, dispositivos,
papeles, etc, etc bajo un principio racional o arreglo que reponda a una metodología
de ordenamiento de partes.
Para esta metodologia, organizar es tener una disposicion y ubicación de cualquier
elemento de tal forma que esté listo para que pueda ser utilizado por cualquier
persona en cualquier momento. Pero casi siempre esto no se cumple. A lo mjer las
cosas si están,pero nadie sabe donde y peor como encontrarlas.
Por ejemplo, alguién sabe de que si existe alguna información, pero nadie sabe
donde está. La situación es crítica si esta información forma parte en la toma de
decisiones, donde ubicarla, que tiempo se demora, quien lo tiene, en que
computador está, en que archivo.
 Ahora, luego de haber clasificado las cosas será necesario que usted las organice o
sistematice.
Es posible que su empresa ya tenga algunos estandares, instructivos, hasta es
posible que los procedimientos de su SGC hablen sobre la organización de
herramientas, documentos, instrucciones de ubicación de materia prima,producto
terminado y otros.
Pero si no los tiene le recomendamos algunos ejemplos:
Ordenar los articulos mediante claves alfanumericas.
Determinar los lugares de almacenamiento por periodos de utilización; lo que
se usa diariamente, semanalmente, mensual y anual.
Por caracteristicas: tamaño,color, funcionamiento, area,maquina, etc.
También puede combinar algunos metodos
En general, un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:
Defina una nomenclatura para cada clase de los elementos.
Decida sitios de ubicación: cada cosa en su lugar.
Decida cómo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente:
o Fácil de guardar.
o Fácil de identificar dónde está.
o Fácil de sacar.
o Lo que esta primero es lo que primero sale.
o Fácil de reponer.
o Fácil de volver a su ubicación original.
Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de que “un
elemento es lo mejor”.
Una herramienta, un formato, una máquina, un archivo.
Una hora de reunión, una hora de conferencia.
Un día de actividad, un día de reuniones para negociar.
Una hoja de papel de copia.
Una hoja del documento original.
Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: sistematizar no es sólo el acto de
establecer estándares; es necesario actuar permanentemente de conformidad con
ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante.
 Si se establecen lugares de ubicación de algunos elementos, cada usuario
deberá colocar en su justo lugar el artículo que tomó al terminar de utilizarlo.
De la teoria …………………………….. a la practica.
ORGANIZACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL En relación con la forma como están organizados sus
elementos de trabajo.
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su sitio de trabajo, en
relación con el aspecto “Organización”?
3. LIMPIEZA.
Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.
En las 9S, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo,
desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios o
bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo,
herramientas y demás elementos del sitio de trabajo; y mantener permanentemente
condiciones adecuadas de aseo e higiene.
Una interpretación más ambicíosa se refiere no sólo a eliminar polvo y suciedad,
sino a lograr quelos operarios apoyen las tareas de mantenimiento específico de
maquinaria, isumos, herramientas o intrumentos, con una programación acorde con
la mayores exigencias de operación, de tal manera que puedan eliminar
desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variación que se hayan
observado en sus talleres.
Es importante considerar que trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de
ser desagradable es peligroso. Atenta contar ela seguridad física y mental de los
trabajadores e incide en la calidad del producto.
Un taller manchas de aceite y con colillas de cigarrillos en el piso, ocn bancos de
trabajo polvoriento y repleto de desperdicios, con herramientas enmohecidas, no es
el ambiente propicio para producir un bien o servicio de excelente calidad y puede
ser la causa de accidentes de trabajo irreparables.
Un restaurante con una cocina sucia, además de ser desagradable para quien
trabaja en ella, puede incubar enfermedades que afecten tanto a los trabajadores
como a los clientes.
Una oficna cuyos escritorios estén llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus
cortinas rotas y sucias, los elementos de trabajo en mal estado u oxidados, los pisos
sin barrer, desalienta para el trabajo a quienes permanecen en ella y producen una
pésima impresión en quienes la visitan.
La limpieza general delas instalaciones de trabajo es responsbailidad de la empresa,
pero gran parte del éxito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los
empleados: si cada quien se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo, la
suma del esfuerzo de todos, más el cumplimiento de los deberes del departamento
de aseo, lograrán un ambiente higiénico y agradable para laborar.
Un procedimiento para efectuar una “Operación Limpieza” es el siguiente:
Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo: pisos, paredes, techos,
ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones
diarias.
Asee el taller y el equipo después de su uso.
Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas instrumentos o
aparatos, antes y después de su uso y verifique su funcionalidad.
Si durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo
anormal o condiciones indeseables, identifique las causas principales y
establezca acciones preventivas para evitar su recurrencia.
Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de
tareas para cada lugar específico.
En consecuencia, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones.
Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar.
Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiere encontrar el día
siguiente: tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles; retirar
lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general; colocar
cada cosa en su sitio.
Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases,
colillas, etc.
Hacer de los puntos anteriores un hábito: limpieza en nuestro propio sitio de
trabajo, en la maquinaria o equipo que se esté utilizando, en nuestro
departamento o sección y en nuestra empresa.

Como ciudadano, usted también puede contribuir en sitios públicos y en su

casa, a mejorar el medio ambiente.
¡No contribuyan al desaseo y al deterioro ambiental, tirando basura a la calle, a
las fuentes de agua o haciendo de sus sitio de residencia un basurero!
Cada ser humano merece un sitio limpio para vivir.
Si nuestra casa no está limpia, seguramente no nos va a gustar estar en ella.
 De la teoria …………………………….. a la practica.
LIMPIEZA
SITUACIÓN ACTUAL En relación con la limpieza en su sitio de trabajo; piense en
qué depende de usted y que no. Sea objetivo.
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar el aseo de su sitio de
trabajo?
Los tres aspectos que hemos visto hasta este momento se refieren a lo que puede
hacerse con las cosas con las cuales trabajamos; pero un aparte decisiva en el
ambiente de trabajo somos nosotros mismos. ¡Veámoslo!

4. BIENESTAR PERSONAL
El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de
manera fácil y cómoda todas sus funciones. Consiste en mantener la “limpieza”
mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de
trabajo sin contaminación
En el contexto de las 9S, el bienestar personal no requiere de un procedimiento
especial, sino que más bien es el resultado de aplicar los conceptos anteriores, que
si se desarrollan de manera adecuada, conducen a gozar de un “ambiente
saludable” y cómodo para quienes laboran en él.
Como se puede deducir, el bienestar de las personas hace referencia tanto a la
salud física y mental de cada trabajador, como a las facilidades que se le brinden o
servicios de que dispongan para desarrollar sus trabajo de una manera confortable.
Una persona enferma o cansada no puede trabajar; en ocasiones la presentación
personal es inadecuada para realizar el trabajo o impropia para ello; otras veces,
preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentración que
requiere el trabajo… hay numerosos factores personales que provocan “malestar” en
las personas.
Por otra parte, sitios de trabajo “malsanos” no contribuyen a la buena salud de
quienes laboran en él: no hay indicaciones de seguridad; hay charcos de agua o
aceite, instalaciones defectuosas, máquinas o equipos en mal estado, que puedan
causar accidentes; elementos de trabajo sucios, rotos o mal aseados, propicios para
diseminar infecciones o producir cortaduras; existe desaseo, malos olores, exceso
de ruido, ventilación defectuosa, poca luz, cafeterías, restaurantes y baños en mal
estado, desaseados o mal utilizados, en fin, un ambiente insalubre.
Por consiguiente, a más de desarrollar las acciones propuestas antes para clasificar
organizar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede hacer aún mejor el
ambiente de trabajo:
En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las condiciones de los
empleados:
Recordar permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo
sano.
Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada y de cumplir con las
normas de seguridad.
Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios sanitarios de los
empleados, como cafeterías, restaurantes, refrigerios o comidas nutirtivas,
utensilios, vestidores, casilleros, áreas para descanso.
En segundo lugar haciendo énfasis en las 9S mediante la utilización de formas más
avanzadas como establecer procedimientos estándares de operación para planear la
aplicación de las 9S bajo condiciones de plena conciencia en cada empleado. En
esta opción se sugiere que:

Cuáles son Las áreas o puntos

IDENTIFIQUE Por qué son críticos o importantes
Dónde están relacionados con las 9S
Criterios de Lo crítico
evaluación para Lo importante
ESTABLEZCA Lo inseguro o peligroso
Lo que sea poco
confortable
Lo que sea pco
deseable
Cuándo se va a reportar
Quién va a verificar
DETERMINE Qué se va a verificar
Cómo se va a verificar
Que tipo de herramientas o instrumentos se deben
usar
SI ENCUENTRA ALGO Cuándo se va a reportar
ERRONEO, A quién se va a reportar
DETERMINE Cómo se va reportar
Cómo se va a reportar
El empleado:
Debe esforzarse por mantener buenas condiciones físicas y mentales, para lo cual
es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuado (baño diario, afeitada, peinado)

Ropa limpia y propia para le trabajo

No abusar del alcohol, del tabaco o de sustancias similares.

Alimentación balanceada y en condiciones higiénicas

Posturas adecuadas en el trabajo.

Descanso adecuado: sueño suficiente, cambio de rutina.

Actitud positiva hacia el trabajo, haciendo del desempeño laboral un medio

de satisfación personal.

Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo

Visita al médico cuando se requiera y, de preferencia periódicamente como

medida preventiva

Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación, todo aquello que

contribuya al bienestar personal y apoye la superación física y mental

Utilización del equipo de protección y seguridad y cumplimiento de las

normas respectivas.

La empresa:
Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los empleados sean las adecuadas
y mantener los servicios comunes en condiciones tales que propicien un ambiente
sano:
Limpieza en las instalaciones comunes: cafetería, baños, casilleros.
Iluminación adecuada: ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no
permita ver claramente.
Control del ruido excesivo y dañino: en áreas donde sea imposible eliminarlo,
proporcionar tapones o aditamentos que protejan los oìdos de los empleados.
 Sectorización de las áreas de ruido obligatorio, por ejemplo, donde se encuentra
equipo de uso momentáneo, como el área de copiadoras, que puede estar
funcionando todo el día con distintos usuarios sin necesidad de molestar a todos.
Eliminación de olores indeseables y tóxicos, así como de humo o polvo en el aìre.
Eliminación de vibraciones indeseables.
Control de temperatura y de ventilación para mantener un ambiente de trabajo
fresco.
Servicio médico dentro de las intalciones o cercano y de fácil acceso. Desarrollo
de campañas de vacunación
Dotación de dispositivos de seguridad y protección adecuada al empleado, de
acuerdo a sus labores.
De la teoría …………………………….. a la práctica.
BIENESTAR PERSONAL
SITUACIÓN ACTUAL En relación con:
Su salud física.
Su estado emocional (actitud ante el trabajo, relaciones con los compañeros,
etc.)
Condiciones del trabajo que influyan en su bienestar personal y en el de sus
compañeros (baños, cafetería, servicios médicos, condiciones ambientales, etc.)
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su salud física y mental y
que dependería de la empresa?

5. DISCIPLINA
La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a
una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control
personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales,
físicas o morales. Su práctica sostenida desarrolla en la persona “disciplinada” un
comportamiento “confiable”
En la metodología de las 9S, el concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol
se refiere al hecho de que cada empleado mantenga como hábito o costumbre
normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos.
En calidad, el concepto de autocontrol es esencial.Muchos ejemplos nos demuestran
que las personas, empresas y sociedades que tienen éxito, son aquellas que
demuestran un alto nivel de disciplina.
Por el contrario, son también numerosos los ejemplos de fracasos personales,
profesionales y empresariales por falta de disciplina: se menosprecian e incumplen
normas y reglamentos; se incumplen recomendaciones sobre aseo y seguridad, se
es impuntual y no se tiene conciencia del tiempo. Citas, planes de trabajo, agendas
en reuniones y programaciones se suelen manejar de una manera caprichosa e
irresponsable.
En el campo de la calidad, las mejoras pueden ser ocasionales o resultado de
inspiraciones momentáneas, hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí mañana
no.
La indisciplna implica no sólo el simple hecho de incumplir normas; significa,
además, falta de respeto por los demás y un desconocimiento de las motivaciones
humanas y de lo que significa en el ambiente de lo social y empresarial la
“confiabilidad” en la persona y en su trabajo.
Un ambiente de calidad no puede lograrse sin disciplina, ésta, puede desarrollarse a
partir de los siguientes aspectos:
Profundizar en lo que significa un adecuado comportamiento humano.
Comprender el concepto de “empatía” como la capacidad de imaginarse a uno
mismo en la situación del otro: cómo me sentiría si el otro es impuntual conmigo,
si tengo que soportar el desaseo de otro , si no obtengo el resultado o el
producto que estoy esperando, si debo estar en un ambiente ruidoso o con
mucho humo, si no puedo confiar en el comportamiento del otro.
Aplicar el concepto de satisfacción del cliente interno, lo que significa entregar
de la manera esperada, los productos que requiere cada una de las partes del
proceso.
Desarrollar compañerismo en el trabajo, enseñar, compartir información,
colaborar, etc.
Ser, en términos generales, un ser humano integral.
Un procedimiento útil para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente:
Establezca procedimientos estándares de operación - POE – BPM, los cuales debe
seguir todo empleado.
1. Prepare materiales didácticos o eventos de instrucción, sencillos y prácticos,
que se den a través de medios masivos escritos o audiovisuales, no necesariamente
para un lectura formal sino de tipo de material que instruye con sólo echarle una
ojeada.
2. Llegue a cada empleado involucrado, con la técnica del “aprender haciendo”.
Muéstrele cómo hacer
 Deje que lo haga.
Repita hasta que haya comprensión total y se adquiera el hábito
3. Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo
aprendido.
4. Si no se actúa correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras
explica por qué no se hace así.
5. Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo.
En el caso que nos ocupa, cuyo objetivo es mejorar el ambiente de trabajo, no basta
con el entusiasmo de hacerlo por unos días; es indispensable hacer de ello una
norma de vida.
De la teoría …………………………….. a la práctica.
DISCIPLINA
SITUACIÓN ACTUAL ¿Tiene usted una actitud disciplinada o indisciplinada en lo
que se propone hacer? Se considera una persona confiable. ¿Es puntual, cumple
con sus tareas o sus planes en el tiempo establecido y dentro de los parámetros
establecidos? En relación con su entorno de trabajo, ¿es un hábito para usted, el
cuidado del ambiente de trabajo?
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su disciplina en relación
especialmente con el ambiente de trabajo?

6. CONSTANCIA.
La constancia es la capacidad de permanecer en algo (resoluciones y
propósitos) de manera firme e inquebrantable.
Tener la voluntad de hacer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de actitud,
es una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas.
Ser constante es una actividad o actitud positiva, desarrolla hábitos beneficiosos,
que van mejorando los resultados de cada persona o de la empresa en general.
Desafortunadamente, es muy frecuente ver en nuestras empresas actitudes
emotivas de compromiso inicial con los cambios, que se apagan con el tiempo o con
las dificultades; con perjuicios grandes para la competitividad y el logro de la calidad.
Quienes adquieren el hábito de planear y controlar permanentemente el trabajo,
obtienen el éxito; quienes consideran que los planes y las formas de control son
buenos únicamente en el papel, fracasan.
Quienes hacen de la limpieza, el orden y la puntualidad formas permanentes de
vida, cosechan los resultados de esas actitudes. Al contrario, quienes piensan que
 sólo son modas pasajeras o normas quese cumplen temporalmente y por
obligación, mantendrán hábitos inadecuados de vidad y de trabajo.
La inconstancia ocasiona numerosos perjuicios:
Pérdida de tiempo, esfuerzos y recursos.
Pérdida de la concentración.
Imposibilidad de madurar ideas y de concretar hechos
Dificultad para la obtención de resultados satisfactorios.
Sentimientos de descontento e insatisfacción
Un refrán popular nos recuerda que “la constancia vence lo que la dicha no alcanza”.
Esto significa que insitir una y otra vez en algo, nos conduce a obtener resultados,
que de otra forma no nos fuera posible conseguir.
Y esto es valioso para la persona y para la empresa.Insitir, insitir no suspender. Y los
resultados se verán, el ambiente será mas agradable y más sano, tendremos
mejores hábitos de trabajo y de vida, los productos y servicios serán de mejor
calidad, la imagen de la empresa mejorará, los rendimientos serán mayores, la
empresa permanecerá en el mercado.La constancia hace que el esfuerzo se
convierta en una espiral ascendente e incontenible.
De la teoría …………………………….. a la práctica.
CONSTANCIA
SITUACIÓN ACTUAL En relación con su constancia para realizar tareas o
actividades en especial en lo relacionado con el ambiente de trabajo.
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su constancia en el
desarrollo de tareas o actividades para mejorar el ambiente de trabajo?

7. COMPROMISO
El compromiso es una obligación contraída; es una palabra dada o empeñada con
una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo.
La disciplina y la constancia tienen un compañero inseparable: el compromiso. Este
implica la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; es una perseverancia
que nace del convencimiento. La persona comprometida demuestra persistencia en
el logro de sus fines.
Se puede ser disciplinado y consistente en una tarea y, sin embargo, no estar
comprometido con ella, no estar realmente convencido de sus bondades y de sus
necesidad; de este modo, se obtendràn algunos resultados, pero no existirà el
entusiasmo evidente ni el ejemplo claro para imitar.
Compromiso es entusiasmo; y èste es el motor de la vida. Dentro de la
metodología de las 9S, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una actitud
positiva y flexible a los cambios, se simpatiza con ellos y se transmite el empeño
firme de hacer bien las cosas.
Quien primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la
Alta Direcciòn; de ella depende decisiones fundamentales, por ejemplopara dotar a
las intalaciones con equipos que contribuyan a la seguridad y bienestar de los
empleados y de la comunidad.
Despuès, viene el compromiso de los niveles de direcciòn para la aplicaciòn y
seguimiento de tareas, capacitaciòn, promociòn y motivaciòn. En ambos casos, el
ejemplo es el mejor educador. Si el desorden, la falta de limpieza y la indisiplina
comienzan por la cabeza, no podran esperarse comportamientos diferentes en los
demàs niveles de empresa.
Si se logra un cambio visible en los niveles de dirección, el compromiso de los
demàs empleados con el desarrollo progresivo de las 9S serà mayor.
Por lo tanto, la empresa como los empleados juegan papeles importantes para
asumir el compromiso de realizar una mejora continua en el ambiente de trabajo.
¿Cómo? La empresa, brindando condiciones adecuadas de trabajo, creando
espacios de participación para los empleados y mostrando una actitud abierta, de
confianza y de reconicimiento al trabajo hecho o a las innovaciones
propuestas.empleados, entendiendo la necesidad delos cambios, particpando,
innovando y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los métodos de trabajo y
delos bienes o servicios que la empresa ofrezca a sus clientes.
No deje proyectos o actividades sin terminar por falta de compromiso con ellas.

De la teoría …………………………….. a la práctica.

COMPROMISO

SITUACIÓN ACTUAL En relación con la forma como ha asumido el compromiso de

colaborar para mantener un medio ambiente adecuado de trabajo.
COMO MEJORAR ¿Qué va a hacer usted para mejorar su compromiso en relación
con el propósito de tener un ambiente de trabajo que favorezca la calidad para
todos?
8. COORDINACIÓN
La coordinación significa realizar las cosas de una manera metódica y ordenada, de
común acuerdo con los demás involucrados en la misma tarea. Es reunir esfuerzos
tendientes al logro de un objetivo determinado
Para las 9s, la coordinación se refiere al hecho de que en la mejora del ambiente de
trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con iguales propositos y con el
mismo ritmo. Es como si se estuviera cantando al unìsono una misma melodìa o si
se estubiera en un equipo con la intencion de ganar. Cualquiera que desentone o
haga una jugada personal fuera de lugar puede echar a perder la melodìa o provocar
la pèrdida del partido.
Para ello es nesesarìa la coordinacion. El acuerdo y el trabajo conjunto son factores
decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisfaccion
del cliente.
Si una sola persona deja colillas de cigarillo por doquier, los demàs se sentiràn
impulsados a hacerlo; si se entrega un producto con calidad deficiente, los demàs
quizas podrìan pensar que ese puede dar; si una empresa contamina con
desperdicios al ambiente, a las demàs podrìa parecerles innecesario el control de las
basuras.
Los indicios de un tipo de conducta poco adecuada tientan, a quienes son atraídos a
ello a repetir el comportamiento impropio (nadie tira basura en un sitio limpio, pero si
se lo ve algo sucio, se tiene la tendencia de tirar basura; nadie llega tarde a una
reunión que empieza a la hora propuesta; pero cuando nunca se sabe a qué hora
comienza o termina reina el desorden).
En este sentido, una forma de transferir el aprendizaje de comportamientos correctos
es a través del ejemplo. O sea, con la propia conducta se puede dibulgar nuevos
hàbitos de conducta que favorezcan a las personas, a las empresas y por
consiguiente a toda la sociedad. Nadie puede enseñar hàbitos de òrden y limpieza,
tirando desperdicios en cualquier lugar; o enseñar organización siendo un modelo de
desorden.
Desafortunadamente, son numerosos los casos de empresas en los que no existe un
acuerdo colectivo para cumplir con lo acordado: hay muchas normas que nadie
cumple, muchos propósitos que no se transforman en resultados, muchas
intenciones que no se materializan, muchos letreros que insiten en una seguridad
que nadie tiene en cuenta.
Por lo anterior, es importante considerar las siguientes recomendaciones:
Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras, hacer lo que se dice.
 Lograr la vinculación de todo elpersonal en las tareas de mejoramiento del
ambiente de trabajo desde la alta dirección hasta los niveles de operación.
Tener decisión y constancia.
Trabajar en los cambios con el espíritu de “equipo que va a triunfar”
De la teoría …………………………….. a la práctica.
COORDINACIÓN
SITUACIÓN ACTUAL En relación con la coordinación que se está dando en su sitio
de trabajo para lograr las condiciones de trabajo: todos tienen información, están de
acuerdo, se comprometen, cumplen con las tareas, nadie “desentona”
COMO MEJORAR ¿Qué se puede hacer para lograr que haya una adecuada
coordinación de acciones en el propósito de tener usted para mejorar su compromiso
en relación con el propósito de tener un ambiente adecuado de trabajo?

9. ESTANDARIZACIÓN
Estandarizar es regular, normalizar o fijar especificaciones sobre alguna cuestión por
medio de procedimientos, instructivos, reglamentos o políticas
Para conseguir que los esfuerzos por mejorar el ambiente de trabajo sean
sostenibles, es necesario que la acción sea simultanea, que se sincronicen y alinien
los esfuerzos de todos.Esto puedelograrse de manera permanente con la ayuda de
un procedimiento o norma que institucionalice los cambios que producen una
mejoracontinua.
Muchos de los esfuerzos individuales e ideas exepcionales se pierden por la falta de
un procedimiento causando desengaño y desmotivacion en los trabajadores que
loplantearon. Es vital recoger esas iniciativas y sistematizar su puesta en practica a
traves de un procedimiento que señale como hacer las cosas bien para mantener un
ambiente de trabajo de calidad. Ademas permite que las actividades sean
realizadaspor todos y a un mismo tiempo.
Esta es una de las formas de lograr que no solo se de el cambio, sino que este se
mantenga y aliente la presentacion e implementacion de mejoras. En el reglamento
interno debería establecerse mecanismo para conseguir laparticipación de los
trabajadores en laprevención y mejora delambiente de trabajo, así como los
incentivos o recompensas a que de lugar.
Como complemento alo anterior y con el fin de obtener mejores resultados es
conveniente tener en cuenta los siguiente consejos:
 Es indispensable que todos los empleados, desde la gerencia general hasta los
guardias de seguridad, fuerza de ventas propia o contratada, proveedores y
clientes, estén enterados sobre lametodología delas 9S y tengan a disposicion
amplia información al respecto.
Debe existir un sistema de comunicación altamente eficaz entre todaslasáreas de
la empresa, para que el interés comun, impulse alos trabajadoresque aún no
están persuadidos.
La participación de todos los involucrados en el cambio debe darse desde las
primeras etapas, con el fin de lograr su compromiso. Recuerde que primero
formamos un equipo del proyecto BPM.
DE LA TEORIA ……………………………A LA PRACTICA.
ESTANDARIZACION.
SITUACION ACTUAL: ¿tienen todos, la misma información sobre lo que debe
hacerse para mejorar el medio ambiente laboral? ¿Hay normas, procedimientos,
reglamentos, información escrita?
COMO MEJORAR: ¿Qué se podría hacer para remediarla escasez o ausencia de
información o de normas respecto al mantenimiento de las mejores condiciones de
trabajo que favorezcan a la calidad en todos sus aspectos?

RESUMIENDO LA PRIMERA PARTE DE ESTE MANUAL

Resuma en el siguiente cuadro sus propósitos de mejoras y uselo como una
herramienta de seguimiento y autocontrol; ademas que también está contribuyendo
a mantener al Sistema de Gestión ISO 9001-2008 y a la practica continua de las
normas BPM.
9 FACTORESCLAVES EN ASPECTOS EN LOS QUE SE CONTROL
EL MEDIO AMBIENTE DE DEBE MEJORAR
TRABAJO

1.-Clasificacion.

2.- Organización

3.- Limpieza

4.- Bienestar personal.

5.- Disciplina

6.- Constancia

7.- Compromiso

8.- Coordinación

9.- Estandarización
SEGUNDAPARTE : APLICACIÓN DE LA METODOLOGIA DE LAS9 “S”

Aplicar la metodología de las 9 S implica seguir un proceso que contempla las

siguientes actividades:
Lograr la concientización en cada trabajador.
Establecer metas.
Selección y priorización de proyectos.
Diagnostico de la situación actual(hechos y datos)
Implementación de acciones correctivas.
Evaluación y comparación con la situación anterior.

Veamos a continuación, en que consiste cada una de esas actividades y que

procedimientos deberían seguirse.
1. Concientización en cada empleado.
En el desarrollo de esta actividad se comunica el deseo de efectuar un cambio
para lograr la calidad del ambiente de trabajo mediante la limpieza y el orden.
El objetivo es lograr despertar conciencia sobre la necesidad del cambio para que la
gente se sienta comprometida con él,. Cada empleado debe aceptar de manera
consiente su participación en este proceso.
Para ello, es conveniente analizar las ventajas y posibles obstáculos conjuntamente
con la gente, presentar argumentos y ejemplos en pro del cambio, escuchar y
aceptar sugerencias, y establecer un consenso acerca de lo que se va a hacer.
En este punto, se sugiere lo siguiente.
El supervisor o encargado de los grupos debe ser quien dirija el proceso
Realizar discusiones con la participación de todos los empleados sobre el tema
de porque es necesario mantener en buen estado el sitio de trabajo
Se debe hacer énfasis en el hecho de que el taller u oficina es una extensión de
la casa o un segundo hogar, ya en este sitio pasamos una gran parte de nuestro
tiempo.
Se debe insistir en que la buena calidad se produce solamente en sitios de
trabajo en los que haya un buen ambiente: sitios limpios, ordenados, seguros.
En este punto conviene mencionar ejemplos y casos que demuestren esta
aseveración
 Lograr, y través de la observación física el convencimiento acerca de la
necesidad de mejorar el ambiente de los sitios del trabajo.
Insistir como el orden y la limpieza están estrechamente ligados con la
seguridad.

Ejemplo:
El problema: Los almacenes BARATILLO ofrecían precios adecuados para los
clientes y disponían de productos de primera necesidad y de proveedores
confiables, sin embargo, las ventas disminuyendo y se recibían
frecuentes quejas acerca del desorden e incluso de la falta de aseo que reinaba en
cajas y de la forma como se atendían en estas. La cantidad del servicio era
deficiente, porque el ambiente en las cajas no era en más apropiado.
¿Qué hacer? Para todos, directivos y empleados, era importante que la empresa no
cerrara. El Gerente de Mercadeo se convirtió en el líder de un procedimiento para
mejorar.
Lo primero era lograr que todos los empleados que tenían relación con las cajás
adquirieran conciencia acerca de la necesidad de mejorar.
Con este fin, se programaron reuniones para que todos pudieran expresar su
opinión: seles presentaron las quejas de los clientes y se hizo énfasis en la
necesidad de mejorar el orden la limpieza y la atención en las cajas. Participaron los
cajeros, los empacadores, los vendedores, los supervisores, y los auxiliares.
Se mostró como las cajas en las que se mantenía un ambiente agradable eran sobre
las que se tenían menos quejas y a las que se dirigía más la gente, También se
mostró una película relacionada con el tema.
Al final, los empleados se convencieron de que su sitio de trabajo lera su segunda
casa. Y debían obrar en consecuencia.
2 Establecimiento de metas.
Cuando cada empleado ya es consciente de la necesidad de un cambio o de una
mejora en su sitio de trabajo, es necesario reunir un grupo de personas que
funcionen como equipo, con capacidad para delegar y decidir por consenso que
nacer y hasta donde llegar, teniendo en cuenta capacidades y limitaciones. Este
equipo deberá plantear metas realizables y fechas alcanzables.
Las siguientes preguntas facilitan este trabajo.
¿Qué hará y quien lo hará?
¿Para qué fecha se deberán aplicar las mejoras y cuando deberá terminar?
¿Cuál será la forma de hacerlo?
 ¿Dónde se hará?
¿Cómo se hará?
Las metas deberán ser:
Producto de consenso de los involucrados
Factibles, o sea posibles de realizar
Realizables a un costo que no desborde los presupuestos establecidos
Observables o medibles, de tal forma que sea fácil la evaluación de su
cumplimiento.
Ejemplo de metas:
Disminuir los índices de ruido en……,hasta………….
Ordenar el sitio de trabajo todos los días antes de salir
Organizar las herramientas mediante un tablero con figura
Solicitar pedidos de elementos en un formato determinado y un cierto dio

EJEMPLO, continuación.
Una vez que en los empleados de Tiendas la Rebaja afectados con el servicio de
caja, hubo consenso sobre la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo con el
fin de lograre calidad en el servicio al cliente y o para ellos mismos, se fijaron
metas.
a) Iniciar, de manera inmediata, un plan piloto en 15 cajas
b) Hacer una operación Limpieza en las cajas, bajo la responsabilidad de cada
cajero, en el transcurso de una semana, incluyendo en ella la clasificación y
organización de los artículos de promoción ubicados al lado de cada sitio.
c) En el término máximo de 1 mes, dotar a cada caja delos elementos
necesarios para mejorar la presentación de las cajas y para poder ofrecer
una mejor atención.
d) Nombrar responsables de áreas, quienes tendrían a su cargo la supervisión

3.- Selección de metas – El Proyecto

Normalmente siempre establecemos muchas metas, sin embargo la realidad nos
dice que no todas pueden cumplirse. Por lo que esnecesario priorizarlas, según
criterios previamente definidos (costo, tiempo, importancia, impacto, etc)[3]
Existen algunos pasos basicos que permiten plantear las metas del proyecto.
Tome fotos del área que presenta problemas.
 Fomente el dialogo y la discución participativa en torno al tema de la
fotografía.
Tome una decisión sobre lo que mas causa desagrado

RECUERDE QUE EN ESTAS ACTIVIDADES, SE DEBE PRIMERO EMPEZAR

CON LAS OFICINAS DE LAS GERENCIAS, JEFATUIRAS Y SUPERVISORES.

Ahora que ya ha establecido y priorizado las metas, es indispensable que desarrolle

un sencillo plan en el que se incluya: QUE VA A HACER, QUIEN VA A HACER,
CUANDO, COMO Y CON QUE.

EJERCICIO: Sobre una experiencia real (vivida por usted) de una de las áreas de
oficinas (suyas o de otras personas) visualice la realidad y establezca las metas y
desarrolle un plan de acción.

4.- Análisis de la situación actual.

Luego de haber actuado de acuerdo con elpunto 3, es el momento de conocer mas a
fondo losproblemas existentes en esas áreas y precisar como y porque están
sucediendo tales hechos.
De igual manera le recomendamos actúe de la siguiente manera:
Tome fotografias de la misma área luego de un tiempo (dos a cuatro semanas)
para realizar una observacion mas en detalle del sector.
Responda:
¿de donde apareció?
¿Quién lo hiso?
¿Porque sucedió?
¿Cuándo sucedió?
¿Qué se acumuló?
¿Cómo sucedió?.
Resumir esta información, así como las fotografías y analice en detalle para poder
identificar las causas principales que los provocaron
Actuar en base a hechos y datos
Para facilitar la identificación de las causas principales se sugiere: Generar una
¨tormenta de ideas¨ sobre las posibles causas de cada problema.
Utilizar instrumentos como los diagramas de causa-efecto o relaciones para
establecer con mayor precisión si una supuesta causa de un problema es realmente
el origen fundamental de éste. Considerar todos los factores para que ningún
elemento clave, por irrelevante que parezca, quede fuera del análisis.
Una vez descubiertas las causas de raíz de los problemas, se puede comenzar a
plantear alternativas de solución.
Continuación…
Nuevamente se filmó: pero esta vez en los sitios o áreas en los que se detectaron
los mayores problemas. Observando y discutiendo cuidadosamente se descubrieron
las causas de los problemas:
No había recipientes para basura ni instrumentos de limpieza al alcance de la
mano.
No había forma de ordenar las bolsas por tamaño.
No había normas sobre presentación de cajeros y no se había llegado a un
acuerdo sobre uniformes para ellos.
No existían sistemas adecuados de búsquedas de precios.
El Departamento de Capacitación había descontinuado los cursos sobre
relaciones humanas y presentación personal.
No había un sitio adecuado para los efectos personales de los empleados.
Los supervisores no mostraban con su ejemplo cómo mantener un ambiente
adecuado en los sitios de trabajo.

5. Desarrollo de acciones correctivas

Ante la ocurrencia de un problema pueden darse dos tipos de soluciones o acciones

correctivas:
a) Una acción inmediata remedial que actúe sobre los efectos que ¨se ven¨ en un
momento determinado.
Ejemplo:
a) Limpiar y ordenar el sitio de trabajo cuando hay un evento especial, guardando
momentáneamente los elementos sobrantes o sucios en un depósito: acción
temporal.
b) Una acción preventiva que busca evitar que el problema se vuelva a presentar y
que en consecuencia actúa sobre las causas de raíz o fundamentales.
Ejemplo:
Mantener como política de la empresa el orden y la limpieza en el sitio de trabajo y
como tal, dotar de gavetas, casilleros y recipientes para desperdicios, realizar
seguimiento permanente a la forma como se está cuidando el ambiente de trabajo,
hacer campañas permanentes de motivación e incentivos entre el personal y
enseñar con el ejemplo de los directivos: acción que impide incurrir dos veces en el
mismo error.
(Continuación)
Identificadas las causas principales, se realizaron varias reuniones con el personal
involucrado y se discutió sobre la mejor manera de resolver los problemas, hasta
cuando se llegó a un consenso y se realizaron las siguientes acciones:
Cuidado permanente de la presentación personal de cada cajero, así como
limpieza diaria del sitio de trabajo, previa la entrega de los elementos para
ello.
Se realizaron sesiones cortas sobre presentación personal y relaciones
humanas.
Se dotó de uniforme a todo el personal.
Los cajeros seleccionaron, en su sitio de trabajo, lo indispensable: botaron
bolsas deterioradas, listas viejas, cajas, periódicos…; algunos solicitaron
pintura y arreglos de carpintería.
Se desarrolló trimestralmente el concurso ¨la caja amiga¨ con premios
otorgados por algunos proveedores y por la Gerencia.
Se dotó a todas las cajas con recipientes de basura y con casilleros para
guardar las bolsas por tamaños.
Los supervisores se responsabilizaron de actualizar listas de precios y de
hacer un control más efectivo sobre las etiquetas de precios de los artículos.
Se hizo un entrenamiento especial sobre empaque de productos húmedos a
la sección respectiva y se dotó a las cajas de bolsas adicionales para este tipo
de productos.
Se diseño un sistema especial para recepción y recolección de artículos
devueltos.
Se escribió el ¨Procedimiento para el desempeño del puesto de
trabajo Cajero.

Teniendo en cuenta la anterior distinción, se puede desarrollar el siguiente

procedimiento:
Discusión, con participación de los empleados involucrados, sobre qué tipo de
acciones correctivas pueden ser las más efectivas.
Decisión por consenso sobre la acción correctiva que se decida realizar.
Puesta en práctica de las medidas acordadas, por parte de cada uno de los
empleados involucrados en el plan.
6. Evaluación (por comparación con la situación actual)
Es conveniente hacer un seguimiento permanente a las áreas sobre las cuales se ha
actuado y verificar los resultados obtenidos.
La implantación de un plan para mejorar el ambiente de trabajo no puede
considerarse completo si no existe una evaluación o verificación permanente de
resultados, en la cual se recopile y analice información; a partir de ello se hacen
nuevas
Con este fin, se pueden utilizar listas de verificación, hacer observaciones,
entrevistas (véanse ejemplos de formatos más adelante) u otros instrumentos o
técnicas que permitan obtener un diagnóstico sobre la situación de limpieza, orden y
salubridad de cada una de las instalaciones de la empresa, y de esta manera,
verificar los progresos obtenidos con la puesta en práctica de la metodología de las
9S.
Por ejemplo, se puede observar:
Si siguen sucios los pasillos de acceso, con desperdicios, latas o colillas.
Si los baños, aunque son aseados diariamente, no tienen un uso adecuado
por parte de los usuarios.
Si en los puestos de trabajo se continúa almacenando más materia prima de
la que puede utilizarse.
Si la ventilación aun es escaza.
Y demás aspectos que se encontraron como parte de un ambiente inadecuado de
trabajo.

EJEMPLO
(Continuación) Tres meses después se volvió a filmar en las áreas en las cuales se
desarrolló el plan propuesto. Además, se realizaron algunas entrevistas con clientes
y con los mismos cajeros que habían participado en las actividades de mejora.
Se observaron grandes mejoras en limpieza, orden y atención así como gran
entusiasmo en los empleados; sin embargo, aun subsistía el problema con los
precios de los artículos que no estaban etiquetados.
En consecuencia, se propusieron nuevas acciones correctivas para este problema.
Adicionalmente se diseñó un sistema de mejora continua para el resto de las cajas y
para mantener lo que ya se había logrado.
Las medidas tomadas contaron con el compromiso de todos los cajeros, de la
Gerencia y de los demás empleados que tenían relación con las cajas.
SECUENCIA TIPICA DE APLICACIÓN DE LAS 9S
En el siguiente gráfico, se muestra una secuencia típica de aplicación de la
metodología, en 5 etapas:
En la primera, se parte de una acción en la propia persona y en las cosas que
hacen parte del ambiente de trabajo: bienestar personal, clasificación de los
elementos de trabajo, limpieza, organización.
En la segunda, se destaca la importancia de actuar conforme a lo propuesto:
disciplina.
Si en los puestos de trabajo se continua almacenando mas materia prima de
la que se podría utilizar.
Si la ventilación es escasa.
Y otros aspectos que se hayan encontrado como parte de un medio ambiente
laboral inadecuado.
SECUENCIA DE IMPLEMENTACION
Usar ropa limpia
Etapa 1
Cuidar la salud física y mental
Mantener un comportamiento equilibrado
Organizar sitios de trabajo cómodos
Usar equipo EPP
Bienestar personal
Limpieza y aseo
Clasificación
Establecer principios para identificar lo que sirve y no sirve.
IDENTIFICARLO QUE SIRVE O NO SIRVE
DESCARTAR
Eliminar suciedad, basura
Mantener condiciones de limpieza
ORGANIZACION
Establecer un sistema para tener a mano los artículos necesarios
 DISCIPLINA
Reconocer la necesidad de dar seguimiento a lo especificado.
Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones.
Tener conciencia permanente de mejoramiento continuo
Etapa 2
ETAPA 3
CONSTANCIA
Tener orientación permanente hacia el mejoramiento con la participación de los
empleados, hasta alcanzar las metas planteadas
COMPROMISO
Disfrutar del desempeño de un trabajo específico.
Buscar sin descanso el mejoramiento.
Luchar de manera permanente para que no llegue la rutina y el desánimo.
ETAPA 4
COORDINACION
ESTANDARIZACION
Cuando se avance en la forma de pensar y actuar, considere en que y como
se puede contribuir a la satisfacción del cliente a partir de cualquier empleado.
Identificar procesos y productos para mejorarlos
ETAPA 5
Producir, distribuir y vender solo los productos que satisfagan a los clientes, el
propósito es tener clientes fieles, leales, permanentes. Cree alianzas con ellos.
(MARKETING SOSTENIBLE – RSE)
BARRERAS EN LA IMPLANTACION
Promover cambios no es facil, asi estos sean beneficos paralaempresaensu
conjunto.Es conveniente, por tanto,comprender y afrontar dificultades quese
presenten en su desarrollo, en vez de eludirlas.
Algunas de las barreras que se podrian presentar en la implantacion lde la
Metodologia de las 9S son los siguentes.
Resistencia al cambio, porque este implica un esfuerzo adicional y por el temor a
lo desconocido. Se puede presentar como escepticismo, rechazo,
 lentitud,desanimo o actitudes similares , todo lo cual no es extraño ya que hace
partedel llamado ·sindrome de resistencia al cambio·.
Falta de compromiso serio y firme porparte de los directivos. Sin elconcurso dela
alta direccion, puede llegar a ser dificil o a veces imposible emprender cambios
para mejorar elambiente de la empresa.Los primeros convencidos y
comprometidos con el cambio debenser los directivos.
La inconstancia, que puede truncar expectativas y entusiamo, y generar
escepticismo ante futuraspropuestassimilares.
Apego a artículos inservibles, actitud que hace parte del sentido de posesión que
tienen personas einstituciones y que puede conducir a conservar papeles,
equipos, instrumentos, mobiliario y otros elementos a los cuales no se les da
ningun uso util ni seles organiza de manera que se puedan identificar,clasificar y
distribuir.
Falta de comunicación o faltas en laforma de transmirla.
Problemas interpersonales y dificulatad parael trabajo en equipo.
Dificultad para ponerse de acuerdo y llegar al consenso.
Dificultad para ligar la teoría con la práctica.
Es importante que quien dirija el proceso de aplicación progresiva de los elementos
claves para ello grado un buen ambiente de trabajo, este consciente de que estas
barreras apareceran en mayor grado y que rehuirlas o no afrontarlas de una manera
inteligente puede echar a perder los esfuerzos que se esten haciendo por lograr un
entorno que permita producir con calidad.
Como se trabaja con sereshumanos y no solo con maquinas, no siempre es posible
prever como sera el comportamiento de las personas ante un cambio; lo que si es
posible es apelar a los datos y a los hechos a la motivacion y al trabajo en equipo
para lograr paso a pasopero de manera firme,un mejor entorno laboral.

CONTINUIDAD

Como en cualquier proceso de mejora continua, si todos los cambios propuestos se

están realizando, ahora solo hay que permanecer en ello, y volver a verificar el
avance de las actividades y logro de las metas propuestas en cada periodo
establecido por la empresa.
INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE APOYO
Aunque la metodología de las 9S puede funcionar de manera aislada, es más
afectivo que forme parte de un conjunto de instrumentos y técnicas encaminados a
lograr el Control Total de Calidad. (BPM + ISO 9001)
También es conveniente disponer de un equipo que divulgue los conceptos de
calidad, apoye la mejora continua y designe facilitadores, es decir personal con la
tarea de servir como puente de comunicación entre el equipo de calidad y los
empleados, y que estén encargados de llevar a cabo encuestas y seguimiento a la
aplicación de las 9S.
Además para la puesta en práctica de los 9S pueden emplearse instrumentos
diversos, ya sea para informar o promover la metodología, para recoger y
analizar información, o para planear, controlar y divulgar resultados. Estos
instrumentos pueden variar en su forma y contenido según la empresa y de acuerdo
con las necesidades que existan. Entre ellos pueden mencionarse.
Las campañas son un mecanismo útil para promover la concientización de las
personas en una actividad determinada y para incentivar el logro de metas en
ciertos aspectos (vacunación, el taller más aseado, ambiente más limpio ,
la oficina más agradable).
Las encuestas y los formularios se usan para recoger información sobre la
situación actual. Deben estar diseñados de tal manera que la información que se
obtenga sea confiable y objetiva.
Las hojas de verificación se emplean para controlar el avance de los procesos.
Los informes muestran el avance de los procesos y presentan recomendaciones
para modificar el rumbo o para realizar nuevas acciones.
Fecha: 23/mayo/2011

CENTRO DE EXCELENCIA GESTIÓN DE LA CALIDAD

[1] Responsabilidad Social Empresarial - RSE

[2] La filosofía del Just in Time JIT, es muy apropiada para resolver problemas de
inventarios, al igual que la aplicación de la Teoría de las Restricciones.
[3] Varias matrices son expuestas en el Curso “Herramientas avanzadas de la
calidad- Modulo II” del Facilitador