EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Idalberto Chiavenato, en su libro “ADMINISTRACIÓN EN LOS NUEVOS TIEMPOS” Hace mención

acerca de lo que es en particular el proceso administrativo, partiendo de la definición de proceso
la cual significa una secuencia sistemática de funciones para realizar determinadas tareas.
Asimismo, toma a la administración como proceso para hacer énfasis en que los
administradores, sin importar sus niveles, ni funciones, se comprometen continuamente en
actividades interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los
objetivos establecidos dentro de cualquier organización. De ahí que deriva al proceso
administrativo como el conjunto y secuencia de las funciones administrativas.

I.PLANEACIÓN

“La planeación es el primer elemento del proceso administrativo encargado de establecer las
bases de la administración profesional de una institución, organización o empresa” (Louffat
Olivares, 2015)

En una definición más profunda, Enrique Louffat define también a la planeación como: “El
elemento del proceso administrativo encargado de diagnosticar el presente de una empresa y,
con base en ello, proponer a futuro las definiciones estratégicas, tácticas y operacionales que
permitan a la institución ser sostenible en el tiempo”, es decir determina el rumbo, el norte, la
dirección hacia dónde ir, así como las opciones más adecuadas para alcanzar una realización
sostenible y rentable en un futuro.

Todo proceso de planeación concluye con la formulación por escrito y de modo formal de un
documento denominado plan. Este plan requiere algunas características para considerarse
confiable (Garza Treviño, 2000): debe ser realista, es decir, dispuesto de ser llevado a la práctica;
debe suponer el compromiso de los que participan en su diseño y aplicación; debe ser flexible y
capaz de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno, así como también debe ser posible
medir sus logros y resultados.
Asimismo, Louffat nos dice que los elementos básicos de la planeación están formados en primer
lugar por la misión, que es el enunciado de los objetivos fundamentales de la institución, la piedra
angular de su existencia, mediante la cual se conoce su razón de ser y a quiénes benefician sus
actividades. Luego se establece la visión, que es la proyección de la misión, pero a un futuro
mediato. Con base en la misión y la visión surge la formulación de objetivos, que no es otra cosa
que las proyecciones de las metas que se espera lograr al final de periodos o plazos
predeterminados que contribuyan y coincidan con la realización de la misión y la visión. A efectos
de operacionalizar las estrategias es adecuado plantear las políticas, a modo de guías o directrices
que contextualizan y sirven de marco para tomar decisiones. Para poner en práctica las estrategias
es necesario definir los cronogramas y presupuestos. Los cronogramas son instrumentos de
planeación que permiten calendarizar las actividades necesarias para implementar y ejecutarlas,
mientras que los presupuestos se encargan de cuantificar los egresos e ingresos que se tendrán
que administrar para poder operacionalizar.
Además, Lourdes Munch en su libro “Gestión Organizacional, enfoques y proceso
administrativo” resalta el concepto de planeación estratégica, la cual está siendo aplicada
actualmente en la mayoría de las empresas, definiéndola como una herramienta gerencial que
permite a las organizaciones, instituciones o empresas anticipar el futuro y prepararse
adecuadamente con la finalidad de alcanzar ventajas competitivas y su posicionamiento en los
diferentes mercados.
La planeación estratégica cuenta con distintas características, de las cuales las más importantes
vienen a ser, que a partir de una VISION se definen los objetivos estratégicos, y que estos mismos
involucran a todas la áreas funcionales de la organización, vale decir también que la planeación
estratégica es de largo plazo y que dura en promedio alrededor de cinco años y por ultimo
mencionar que dicha planeación reduce el riesgo pero no elimina cualquier cambio brusco que
pueda ocurrir en el futuro por los diferentes factores.
Existen varios criterios para establecer los objetivos estratégicos: Un amplio respaldo y apoyo a
quienes conforman la organización por parte de la Alta Dirección, deben de guardar relación con
la visión y misión de la empresa , ser consecuencia del análisis del entorno de las fortalezas y
debilidades del grupo, de los recursos disponibles y requeridos (planeamiento estratégico), ser
formulados con la participación del personal idóneo y comprometido con su ejecución, ser
redactados por escrito, ser claros, precisos y concisos (método SMART), ser establecidos en
términos de los resultados finales que se esperan alcanzar y no de las actividades requeridas,
constituir un reto, ser innovadores, ser factibles de ser logrados y flexibles, ser en número limitado
y deben de fijarse criterios para medir su avance dentro de la empresa.
CASO DE ÉXITO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: TOYOTA
(Tomado del libro: La Receta: Una guía de cómo organizar una empresa familiar y hacerla
crecer exitosamente (Spanish Edition); autor: Anibal Perez Donis; Editora: Andrea Stranwasser,
2012)
“Mientras más lento es más rápido”, esta frase está inspirada en lo que significa la inversión de
tiempo necesaria para planificar la acción antes de iniciarla, lo que permite reducir la probabilidad
de errar en una estrategia o decisión, lo cual podría significar la supervivencia de cualquier
empresa en casos extremos donde tomar una decisión acertada significa seguir creciendo o morir,
un buen ejemplo de esta estrategia es lo que hizo Toyota en los años setenta, cuando lanzaron su
primer vehículo Corolla al mercado norteamericano, antes de ese lanzamiento hubo años de
preparación de la estrategia, lo cual incluyo el estudio de carreteras, condiciones climáticas en los
estados unidos, encuestas de satisfacción con respecto a los vehículos norteamericanos fabricados
por Ford y Chevrolet, los precios de los vehículos, entre muchos otros detalles. Finalmente, esa
“inversión de tiempo” que hizo Toyota para planificar estratégicamente su incursión en el
mercado norteamericano, brindo más que los frutos esperados, ya que se posiciono con su
producto, tan fuerte que hoy en día sigue siendo la marca y modelo preferido por quienes
adquieren su primer vehículo.
Lo curioso es que los japoneses no esperaban que el factor que ellos consideraban rutinario (la
calidad), sería el principal componente de la decisión de comprar el vehículo. Detalles rutinarios
hacen el cambio.
Entonces… ¿Qué hizo diferente Toyota?
El uso de la Planificación estratégica (PE), hoy en día, se ha consolidado como un elemento casi
imprescindible para elevar el éxito empresarial, de hecho, muchas grandes corporaciones
consideran como un punto positivo si sus proveedores usan la planificación estratégica, lo cual
genera confianza en cuanto a la continuidad y calidad del suministro de bienes y servicios. Es
importante destacar que la planificación estratégica no es una técnica de uso exclusivo de grandes
empresas, por el contrario, el uso de estas técnicas por empresas familiares y PYME es cada vez
más frecuente, las convierte en potenciales GEMEC (Grandes Empresas en Crecimiento), lo cual
representa nuestro concepto y para quienes hemos desarrollado una técnica e implementación
práctica de la Planificación Estratégica.El comprometerse con un crecimiento planificado
significa “Pensar antes de Actuar”, lo cual evita que la empresa vaya sin rumbo y un norte bien
definido en su estrategia de crecimiento.
 MAPA CONCEPTUAL

Planeación
Consiste en

Convertir Reducir riesgos Convertir

Anticipar el
amenazas e debilidades en
futuro
oportunidades incertidumbres fortalezas
opooopo

Existen distintos tipos de

planeación

Táctica o
Estratégica Operacional
funcional

El plan estratégico
o de negocio
Está conformado

por distintos elementos

Filosofía Objetivos y Políticas y

Misión y Visión
estrategias programas;
Valores
presupuesto

Para realizar correctamente el

Proceso de planeación se requieren Técnicas y

Principios de
Planeación
LA ORGANIZACIÓN

“La organización es el segundo elemento del proceso administrativo y se encarga de diseñar el

ordenamiento interno de una institución de manera compatible con la planeación” (Louffat
Olivares, 2015)

Además, nos dice que para diseñar una organización hay definir cuatro aspectos esenciales. Lo
primero a plantear es el modelo organizacional, que viene a ser la estructura de ordenamiento
interno más adecuada y compatible con las estrategias que se hayan considerado en la
institución, Louffat resalta en decir que no hay un modelo sin una planeación previamente
establecida. Lo segundo a definir es el organigrama, que consiste en un gráfico cuya misión es
representar la estructura organizacional basada en el modelo previamente seleccionado. Para
su elaboración existen diversas opciones, pueden estar basados en la información que ofrecen,
así como en la forma o figura de las unidades orgánicas que la constituyen. El tercer lugar,
corresponde al desarrollo de los manuales organizacionales, estos documentos sirven de
complemento para una mejor información, entendimiento y comprensión del diseño
organizacional plasmado en los organigramas, mediante estos manuales se pueden definir las
características adoptadas por la institución, en cuanto a sus funciones, procesos, puestos,
procedimientos, políticas e instrucciones de uso. Y, finalmente, a modo de resumen o
recapitulación del diseño organizacional, se asigna la tarea de fundamentar los condicionantes
y componentes organizacionales, que vienen a ser los factores y/o variables que influyeron en
la confección del diseño organizacional adoptado por una organización y que servirán para
sustentarlo técnicamente.

En síntesis, “La organización es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas,

la distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los recursos necesarios
a los equipos o los departamentos” (Chiavenato, 1999)

BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía
Chiavenato, I. (1999). ADMINISTRACION EN LOS NUEVOS TIEMPOS (Vol. I). Mcgraw Hill.
Garza Treviño, J. G. (2000). ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA. México: MCGRAW-HILL /
INTERAMERICANA DE MEXICO.

Louffat Olivares, E. (2015). ADMINISTRACIÓN: FUNDAMENTOS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO. Lima, Perú: Arciniega Torres, Ivonne.