LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN.

Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos

humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales,

los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los

sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en

su texto las organizaciones (2000, p 45).

 Reyes Ponce y Jeener:

a) Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema lineal y de Staff.

 Spriegel:

a) Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema mixto (Lineal y Staff).

d) Sistema Comisional.

 Agramonte:

a) Puros: Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema lineal y de asesoria.

d) Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisional

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por

Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones
generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas

de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta

el último funcionario. Se califica de jerárquico porque establece relaciones

determinadas por ordenes que emanan desde un mismo departamento, otros

autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o

responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organización. En este

tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida

que desciende la escala jerárquica.

Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.

b) Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.

c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.

d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad

e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.

Desventajas del sistema lineal:

a) No hace uso de las ventajas de la especialización.

b) Los jefes deben tener conocimientos diversos

c) La pérdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la

empresa.

d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.

e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Sistema de organización funcional o Tayloriano.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por

Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que
en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades

superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se

realizan en un organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las

características y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o

parecidas. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones. En este

sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres.

Ventajas del sistema funcional:

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.

c) Se facilita el control directo.

d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o

dependencia que forman los organismos.

Desventajas del sistema lineal:

a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de

cierta actividad.

b) La supervisión es múltiple.

c) Se descarta el principio de unidad de mando.

d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan

gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de

organización lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias

asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayos. Las unidades

de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre

el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus

sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea y de staff:

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.

c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría

Desventaja del sistema de línea y staff:

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener

autoridad.

c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la

dependencia asesora o funcionarios asesores.

d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

Organización comisional y tipos de comités o comisiones.

En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de

decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la

pirámide. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior

colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades

Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente existen consejos, comités o comisiones

intermedios dentro de una institución, sea que ésta se organice lineal o

funcionalmente o en forma mixta.

Ventajas:

a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.

b) Se reciben aportes valiosos.

Desventajas:

a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho

tiempo en reuniones.

b) Dificultan la toma de decisiones.

c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la

autoridad.

Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones

específicas o de resolver un problema específico. Debido a las considerables

variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha

confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:

1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea. Pueden

tomar decisiones realizan una función determinada.

2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando.

3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura

organizativa, se les asignan deberes y autoridad.

4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se organizan

para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.

5. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables

en la estructura, duran un tiempo indefinido.

6. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado.

7. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias

subordinadas, tienen poder de decisión.

8. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.

 NIVELES EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES DE

ALCANCE NACIONAL.

Existe un principio universalmente aceptado según el cual toda organización

de carácter nacional debe ser estructurada en tres niveles, adoptando la forma de

una pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la

máxima autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y

se encuentra el mayor número de personas para la ejecución de los planes,

programas y para el logo de los objetivos.

 Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la planificación,

organización, dirección y control activo de la organización como un todo.

Tiene a su cargo las siguientes funciones generales:

1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas

relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación,

etc..

2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del

nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados

con el plan sectorial nacional.

3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para

seleccionar los cuadros competentes para las diferentes posiciones

de responsabilidad dentro de la organización.

4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la

organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones,

estadística, etc.

5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.

 Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoria: Las funciones del nivel

intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros de

especialistas para integrarlo. Sus funciones son:

1. Adaptar el plan general o institucional a las necesidades y recursos de su

nivel.

2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel

3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor

cumplimiento de los planes de trabajo.

4. Dar asesoría técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar

cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.

5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo

 Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad

directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de

los objetivos y metas de la organización. Sus funciones generales son.

1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos o

normas del plan institucional.

2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.

3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en

calidad.

4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.

5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.

6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.

7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los

conflictos y problemas que se puedan presentar.

8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.

9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.

 10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias, necesidades

y realizaciones en su nivel.

a) Establecer las relaciones necesarias con otros organismos, para el mejor

logro de su programa de trabajo.

ESTRUCTURA PIRAMIDALY NIVELES DE UNA ORGANIZACIÓN NACIONAL.

NIVEL
SUPERIOR
NORMATIVO

NIVEL INTERMEDIO
COORDINADOR ASESOR

NIVEL INFERIOR
EJECUTIVO DIRECTO

Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.

Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los

organigramas y manuales.

Los organigramas: un organigrama es la representación gráfica que muestra

cómo están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una

institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de los distintos

departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El

organigrama describe gráficamente la división del trabajo que se establecerá y la

relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas

que representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que

existirá en la institución.

Ventajas de los organigramas:

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la

organización.

2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y

sección de la organización.

3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y

control.

4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la

organización.

5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las

coordinaciones dentro de la organización.

Clasificación de los organigramas:

De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo

de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:

1. Organigramas verticales de tipo clásico

2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto.

4. Organigramas circulares o concéntricos.

 5. Organigramas escalares.

Algunas reglas para su construcción

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por

tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología:

Nombre Simbología Significado

Rectángulos Departamentos o

divisiones de la

organización que varían en

importancia de acuerdo a

su tamaño.

Líneas continuas Líneas de mando de una

Verticales división superior a una

inferior.

Líneas continuas

Horizontales
 Nombre Simbología Significado

Indican la unión entre

órganos de asesoria.

Líneas discontinuas Significan coordinación

Horizontales unen por los dos lados a

dos rectángulos que

mantienen relaciones de

coordinación.

POR SU ÁMBITO

Este grupo se divide en dos sub-tipos de organigramas:

1. Generales: contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.

Direcci
ón
General

Direcci Direcci Direcci

ón ón ón

Departam Departam Departam Departam Departam Departam

ento ento ento ento ento ento
2. Específicos: muestran en forma particular la estructura de un área de la

organización

Geren
cia

Departam Departam Departam

ento ento ento

Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina

POR SU CONTENIDO

Este grupo se divide en tres sub-tipos de organigramas:

Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas

de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Los

organigramas generales e integrales son equivalentes.

Dirección
General 1.0

Dirección Dirección Dirección

1.1 1.2 1.3

Departament Departament Departament Departament Departament Departament

o 1.1.1 o 1.1.2 o 1.2.1 o 1.2.2 o 1.3.1 o 1.3.2
2. Funcionales: incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además

de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran

utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general

3. De puestos, plazas y unidades: indican las necesidades en cuanto a puestos

y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.

También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas

Los manuales administrativos.

El manual administrativo es un documento que incluye en forma

sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la

organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito

fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones

que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos,

políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la

institución.
 Importancia y necesidad de los manuales administrativos.

La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar

información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su

vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y

el mejor desempeño de los ejecutivos.

Clasificación de los manuales administrativos.

Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:

1) Manuales de organización.

2) Manuales de políticas.

3) Manuales de sistemas y procedimientos.

Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la Institución

u Organización/empresa u organización tales como:

1) Nivel estratégico corporativo de la Institución u Organización/empresa

(misión, visión, objetivos, etc..).

2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa

estructura.

3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.

4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son

la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de

los cuales deben realizar se las actividades. Una correcta formulación de las

políticas en un manual, permitirá:

 1) Agilizar el proceso decisorio.

2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y

adecuar las actividades a los objetivos de la institución.

3) Facilitar la descentralización.

4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación;

es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en

las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa

de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de

normas, la descripción de procedimientos, los flujo gramas de los procesos, los

formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y

procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:

1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de

la organización para que la información sea útil se requiere que la información

se comunique a través de la línea de mando de la organización.

2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.

3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos

empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a

la organización son ascendidos de categoría.

4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.

5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y

procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la

debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las

operaciones, normas y procedimientos.

 6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la

respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.

7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.

8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la

empresa.

9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de

las prácticas institucionales.

Estructura de los manuales

Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que

efectivamente se basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido

de su objetivo, que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión. Las

partes principales de un manual son las siguientes:

1) Manual de organización:

 Contenido o índice.

 Introducción: señala el propósito del manual y la ayuda que puede brindar a

las personas responsables de su aplicación.

 Instrucciones para el uso del manual.

 Cuerpo principal.

 Misión y filosofía de la empresa.

 Objetivos generales de la organización.

 Estructura organizativa (descripción general).

 Organigrama.

 Descripción de todas las funciones comunes a las distintas unidades que

conforman a la organización.
 Descripción de las funciones por áreas o departamentos con su respectivo

organigrama.

 Glosario de términos. (Con anexos si los hay).

2) Manual de políticas, sistemas y procedimientos.

 Contenido o índice

 Introducción.

 Instrucciones para su uso.

 Cuerpo principal.

 Políticas de la institución.

 Procedimientos que se utilizan dentro del sistema.

 Estructura o flujo de pasos de cada procedimiento.

 Objetivos del procedimiento.

 Alcance del procedimiento.

 Normas que lo fundamentan.

 Descripción de los procedimientos mismos.

 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.

 Responsabilidad por la ejecución de los procedimientos.

 Formular instructivos.

 Glosario de términos.

Recomendaciones al momento de emplear los manuales.

1. Desde el momento en que se inicie el proceso de implementación del manual,

se inicia el control de su aplicación. Esta tarea que debe estar a cargo de la

unidad responsable de la sistematización administrativa, la que mantendrá

un registro estadístico de consultas, entrevistas y encuestas.

 2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por

obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.

3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las

prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.

EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente

y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena

organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador

conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el

menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el

proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los

objetivos principales de la organización.

2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las

distintas actividades o funciones a realizar por la institución.

3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la

descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la

organización.

4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.

5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases

de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas

que los ocupen.

6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las

actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.

7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución

de las actividades.

8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la

organización.

Bibliografía consultada

1. Castillo, L (1992). El PES. En síntesis. Revista de planificación

estratégica. Editorial fundación Altadir. Caracas.

2. Izurreta, F (1997). En qué consiste el proceso de planificación

estratégica. UCV. Caracas.

3. Koontz, O (1972). Curso de Administración Moderna. Mc Graw Hill.

México.

4. Matus, C (1990). Política, Planificación y Gobierno. Editores Miguel

Angel García e Hijos. Caracas.

5. Melinkoff, R (1987). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial

contexto.

6. Moyer, H (1989). Planificación Estratégica Situacional. Luz.

Maracaibo.

7. Muñoz, L (1981). Notas de Planificación. ULA. Mérida.

8. Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administración Científica.