Gestión documental Código: CX-GD-007

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ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

1.Información general del procedimiento

Objetivo: El objetivo es mantener un procedimiento documentado del sistema integrado de gestión de la organización
CEMEX S.A

Alcance: aplicar este procedimiento a todos los documentos generados tales como políticas, reglamentos, normas u otros
documentos normativos.
Definiciones:
1.Aprovacion: Actividad emprendida para determinar la convivencia y la educación del documento revisado previamente
2.Caracterizacion: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del
mismo.
3.Difunsion: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información de la Gestión Documentada de la
empresa CEMEX S.A
4.Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplos: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o eléctrico, muestra patrón o una combinación de estos.
5.Documento Controlado: Se considera un documento controlado por la Gestión Documentada, todo aquel que cumple con le
registrado en este procedimiento y su anexo.
6.Documento Obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su vigencia.
7.formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
8. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por CEMEX S.A , desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación
10. Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que
apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información
específica para orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del
procedimiento. los instructivos, se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestión de la Calidad
de la empresa CEMEX S.A.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de CEMEX S.A.
14. Modulo Documento: Componente del aplicativo electrónico Soft Expert que permite el control de los documentos.
15. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados
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16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades
secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y
controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s)
de Gestión en S&SO se describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carácter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
20. Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
21. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar
el objetivo establecido.
22. Soft Expert: Software tipo web que permite la operación en línea del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Nacional
de Colombia.
23. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
24. Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
sucesivamente, en el sistema.
25. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.

Documento de Referencia:
 ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental
 OHSAS 18001:2007 Sistema de Seguridad de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

Condiciones generales:
1. Quien elabora el documento, no podrá aprobar el documento.
2. Si un documento en el ejercicio de revisión conlleva la unificación de otros, será decisión del proceso teniendo como referente el
objetivo del nuevo documento, considerarlo como nuevo o cambio de versión
Revisión y actualización de documentos:
3. Los documentos controlados en el sistema Soft Expert con fecha de aprobación posterior a abril de 2015 tendrán como vigencia
máxima 2 años; al término de esta, los procesos deben realizar una revisión, ajuste y aprobación de ser necesario, así mismo,
pueden ser revisados y actualizados en cualquier momento, de acuerdo a las necesidades propias de la gestión del proceso, mejora
continua, cambios normativos, entre otros.
4. Un documento genera cambio de versión si se realizan ajustes en su contenido de aplicación de acuerdo al numeral 2.2.1 del
anexo de este procedimiento.
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Control de cambios

5. El aplicativo Soft Expert, hará el control sobre las versiones anteriores u obsoletas y el detalle de los cambios en los documentos
quedan registrados en el formato de solicitud documental.
Vigencia, pertinencia y disponibilidad de los documentos
6. La documentación vigente y oficial se encontrará a disposición de los funcionarios de la Universidad en el módulo “Documento”
del Aplicativo Soft Expert a excepción de los documentos de los procesos Presupuesto, Adquisición de Bienes y Servicios, Gestión
de Bienes, Tesorería y Contable Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera.
7. Los Procesos que cuenten con sistemas idóneos para el control de documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo
los lineamientos para la codificación, dados por el presente procedimiento y su anexo.
8. En el caso de que algún proceso requiera para su operación publicar en páginas web u otros puntos de información su
documentación, es responsabilidad del líder del proceso y del administrador de estos puntos mantener publicada la documentación
vigente coherente con la documentación controlada en el módulo “Documento” del sistema Soft Expert.
Legibilidad e identificación de los documentos

9. La estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión de CEMEZ S.A. se presenta en el Anexo 1 y de la misma
manera se implementará dentro del módulo “Documento” de Soft Expert.
10. Para el control documental, Laboratorios Institutos, Centros y otros es necesario informar al equipo técnico del Sistema Integrado
de Gestión de los caracteres que lo identificaran, lo cual se explica en numeral “2.1.4.1 Codificación de los documentos” del Anexo
1 de este procedimiento.
11. Los documentos estandarizados son aquellos que fueron elaborados y revisados entre las sedes, tienen en su código identificador
la cobertura “U”, aplican para todas las sedes y no se registra en el sistema otro documento con el mismo nombre u objetivo, es
responsabilidad del proceso verificar que no se incumpla esta condición.
12. Cuando las actividades de los procedimientos sean realizadas por diferentes cargos en las sedes, se podrá hacer uso de la
premisa “quien haga las veces”.
Documentos Externos

13. Los documentos externos son controlados por los responsables de los procesos en la administración de su gestión documental,
es su responsabilidad el control de las versiones y su correcta utilización.
14. La identificación de los documentos de origen externo normativos y obligatorios se realizará en los normogramas de cada proceso
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Documentos no controlados
15. El procedimiento no aplicará a los siguientes documentos: Plan Estratégico, Manuales de Ética y de Buen Gobierno, Manual de
Funciones, los Reglamentos, las Políticas y los Documentos Internos y Externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual de
Identidad Visual de la Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc. Así mismo, los formatos
generados por los sistemas de información como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales conservarán su estructura actual
y se identificará su vigencia por la fecha de expedición.
16. Para el caso de los procesos que por cualquier razón mantengan copias de los documentos impresos, se entenderán éstos como
copias no controladas y es responsabilidad del líder del proceso o a quien se designe de su correcto uso y control.
17. Se consideran plantillas para el registro de información y no es necesario su control documental dentro del módulo “Documento” del
sistema Soft Expert, aquellos documentos como: plantillas para oficios, para actas o listados de asistencia, entre otros, a no ser que sea
indispensable y se evidencie como salida en la caracterización del proceso

Registros de los documentos

18. Los registros resultantes de la ejecución del procedimiento, se deben organizar de acuerdo a lo dispuesto en el procedimiento “U-PR-
11.005.010 Organización de archivos de gestión” y demás procedimientos y directrices emitidas para tal fin, desde la Oficina de Gestión y
Patrimonio

Diagrama de flujo

1. Identificar necesidad documental Se aprueba

SI

2. Diligenciar el formato de solicitud ¿Eliminación

documental
?a

3. Elaborar o Realizar ajustes y revisar NO

el documento
SI

4. Aprobar los ajustes de elaboración,

modificación o eliminación del
no
documento

5. Enviar a las Oficinas de Calidad o

quien hagas sus veces la solicitud de
inclusión del documento en el NO
sistema

Cumple con lo 6. Revisar La solicitud documental

Establecido
7. Registrar la solicitud documental y
si
cargar el documento en Soft Expert

8. Socializar el documento

FIN
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPON
SABLE
(Depende SISTEMAS DE
ncia o INFORMACIÓN
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN unidad de REGISTROS
gestión –
Cargo y/o
puesto de
trabajo)
Un servidor público en la ejecución de sus
funciones o de acuerdo a las diferentes
fuentes de mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestión, puede identificar la
necesidad de elaborar, modificar o
eliminar los documentos del Sistema
Integrado de Gestión de la Universidad
Nacional de Colombia.
Poner en consideración del equipo de Todos N/A N/A
Identificar la trabajo y/o responsable del proceso el
necesidad de documento a elaborar, modificar o
1 elaborar, eliminar, se debe revisar su conveniencia,
modificar o haciendo énfasis al cumplimiento de la
eliminar un condición general 16 de este
documento procedimiento.
¿Se aprueba la propuesta?:
SI: Pasa a la actividad número 2.
NO: Fin del procedimiento
Se debe diligenciar el formato Solicitud
Documental PR-11-SGA-01 para firma Correo
de aprobación por el líder o jefe del Electrónico
proceso responsable del documento, (cuando
Diligenciar el quien a su vez designará e informará a él aplique)
2 formato de o los responsables de elaborar y revisar todos Formato N/A
solicitud el documento en caso de elaboración o Solicitud
documental. modificación Documental
¿La solicitud es de eliminación de un PR-11-SGA-01
documento?
Sí: pasa a la actividad 4
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
(Dependencia o
unidad de
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN gestión – REGISTROS SISTEMAS DE
Cargo y/o INFORMACIÓN
puesto de
trabajo)
No: Pasa a la actividad 3
Los responsables de acuerdo Formato
al formato de solicitud Solicitud
documental, elaborarán o Documental
realizarán los ajustes del PR-11-SGA-
Elaborar o documento. Responsable de 01
Realizar El líder del proceso o a quien acuerdo al Correo
3 ajustes se designe revisa el formato de Electrónico Correo
y revisar el documento propuesto y de solicitud (cuando Institucional
documento ser necesario documental aplique)
solicitará los ajustes
pertinentes a los
responsables definidos en el
formato de solicitud
documental.
Aprobar los Se envía el documento al Formato
ajustes de líder del proceso quien Solicitud
elaboración, validara si el documento Líder de Documental Aplicativo
modificación cumple con los proceso o PR-11-SGA- Electrónico Soft
4 o eliminación requerimientos, si se responsable 01 Expert.
del aprueba, se registra la firma asignado Correo Correo
documento de aprobación en el formato Electrónico Institucional
de solicitud documental (cuando
autorizando su registro en el aplique)
sistema Soft Expert.
Enviar al Se envía el documento digital
equipo técnico aprobado junto con el formato
del Sistema de solicitud (escaneado o
Integrado de copia), vía correo electrónico
Gestión o quien o en físico al equipo técnico Líder de Físico o
hagas sus del Sistema Integrado de proceso o Correo Correo
veces la Gestión o quien haga sus responsable Electrónico Institucional
5 solicitud de veces para su inclusión en el asignado
inclusión del sistema Soft Expert
documento
en el sistema
Soft Expert
Revisar y El equipo técnico del Sistema Equipo técnico
registrar la Integrado de Gestión o quien del
solicitud haga sus veces, revisará la Sistema Correo Correo
documental en documentación remitida por Integrado de Electrónico Institucional
6 el los solicitantes en cuanto a su Gestión o quien
Aplicativo adecuación y forma, para haga
Electrónico asegurar su sus veces
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
(Dependencia o
unidad de SISTEMAS DE
ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN gestión – REGISTROS INFORMACIÓN
Cargo y/o
puesto de
trabajo)
cumplimiento respecto a las
condiciones
generales y anexo del presente
procedimiento y revisa que la
solicitud este firmada por el
responsable o líder del proceso
¿Cumple con lo establecido en el
Anexo 1?

SI: pasa a la actividad 7.

NO: Se informa y devuelve el

documento al responsable de
elaboración o al responsable
asignado del proceso para que
tenga en cuenta las
observaciones, pasa a la actividad
3.
Registrar Se registra la solicitud documental Equipo técnico
y/o cargar (Justificación y Cambios a realizar) del Módulo
el y el (los) documento(s) en el Sistema documento Soft Expert
7 documento Aplicativo Electrónico; se informa Integrado de de
al sistema al Líder o al Gestión o quien Soft Expert
Soft responsable asignado del proceso haga
Expert sus veces
Comunicar por cualquier medio de Líder del
Socializar el difusión disponible en la proceso o Registro del
8 documento Universidad los cambios que se responsable Medio de N/A
han realizado en el documento, a asignado difusión
las partes interesadas. por el proceso
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ANEXOS
1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un encabezado, el
contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación:

Encabezado
Contenido

Pie de pagina

2.1 Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir en todas las
páginas, como lo señala en la
siguiente figura

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Logo
El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía
 Manual
 Instructivo
 Protocolo
 Programa Gestión Ambiental
A continuación, se muestra el detalle de cada campo:
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2.1.1 Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema de gestión, es el definido para
aplicación lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institución, tal como se muestra a continuación:

Para efectos de la identificación de los documentos, el logo símbolo no hará referencia a dependencias, sedes o
procesos.
1.1.2 Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el
documento que se está elaborando.
1.1.3 Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de
calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información que relaciona el
contenido del mismo y el título del documento que se va
a referenciar.
1.1.4 Código: La codificación de los documentos del Sistema de gestión ambiental se realizará de manera
alfanumérica:
1.1.5 Codificación de los documentos:
El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del Sistema de gestión
ambiental de CEMEX S.A.

Tipo de Tipo de gestión Consecutivo del Código del

documento documento proceso

xx xx xx
Los campos alfanuméricos fueron definidos por asociación nemotécnica y serán utilizados para integrar el código
de los documentos del Sistema de gestión ambiental de la empresa
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Tipos de documento
Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Normograma NG
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o S&SO PL
Programa en Gestión Ambiental o SYSO PG
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Según el tipo de documento: el contenido del documento depende del tipo de documento como se explica a
continuación:
TIPO DE DOCUMENTO

Caraterizacion del proceso

Procedimientos
Instructivos
Manuales

Protocolo
Formatos

Indicador
Registros
Politicas

Guias
CONTENIDO MINIMO

Objetivo
Alcance
Justificación
Definiciones
Documentos de referencia
Condiciones generales
Desarrollo del contenido
Anexos
A: Aplica N/A: No aplica O:opcional

Contenido mínimo:

 Objetivo: Se establece con claridad y precisión el propósito del documento y de su contenido. En otras
palabras, que se hace, para que lo hace y como lo hace.
 Alcance: Se establece el alcance de modo, tiempo, lugar, y población objeto del documento y de su
contenido.
 Justificación: Fundamento o principio básico que explica por qué en determinado caso se deben aplicar
las instrucciones o lineamientos contenidos en el documento o su utilidad.
 Definiciones: Palabras, siglas o conceptos específicos que se incluyen en el documento y que pueden
presentar dificultad en su comprensión. Eje: tecnicismos propios de un proceso, siglas de normas etc.
 Documentos de referencia: Se deben citar aquellos documentos internos o externos que son de utilidad
para el desarrollo del contenido del documento y/o son aplicables a las actividades o tema desarrollado.
 Condiciones Generales: las condiciones generales recogen la política operativa y/o específica para la
ejecución del contenido del documento, y se basan entre otras cosas en las premisas para su desarrollo o
implantación.
 Desarrollo del Contenido: Se establece la información necesaria a documentar y se desarrolla de
acuerdo a cada tipo de documento.
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Anexos: Documentos complementarios que son de utilidad para el desarrollo del contenido del documento. Los
anexos no se controlan.
CONDICIONES GENERALES DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

 Márgenes y espacios: Se deben utilizar adecuadamente los espacios entre líneas, márgenes, forma de
presentación del documento, numeración y sub-numeración de títulos, de manera tal que se adapten al
volumen de información que se va a presentar.

 Tamaño del Papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaños de papel
por regla general:
 Carta: Manuales, Procesos, Procedimientos, Guías e Instructivos.
 Legibilidad: Para asegurar la legibilidad de los documentos, la empresa CEMEX S.A. determina que los
documentos vigentes se encontrarán en medio digital publicados en el módulo de documentos del Drive.
 Uso de abreviaturas: En caso que se utilicen se debe colocar la abreviatura y entre paréntesis el nombre
completo. Ejemplo: A.L.C (CEMEX S.A.)
 Tamaño de la letra: No hay restricciones en cuanto a la distribución de los datos a consignar.
 Pie de Página: Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte
final del mismo. Este solo aplica a los siguientes documentos: Caracterizaciones de procesos, manuales,
procedimientos, instructivos, guías y protocolos
 Contenido del Pie de página: El pie de página contiene los siguientes aspectos:
 Elaboró/Modificó: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que realiza/modifica y responde
por el contenido del documento, que puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y la fecha.
 Revisó: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que revisa el contenido y aplicación del
documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha.
 Aprobó: Registra el nombre y/o dependencia de la persona cuya jerarquía en el proceso o en la
Universidad, lo faculta para aprobar el contenido del documento.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS.

Cualquier modificación, ajuste o incorporación de información dentro del sistema Drive, estará a cargo del equipo
técnico del Sistema Integrado de Gestión o quien haga las veces.
Control de documentos obsoletos.
Los documentos obsoletos se almacenan en el drive y se guardaran los procesos.