La Organizacion
La Organizacion
La Organizacion
Objetivos de aprendizaje:
Evitar errores al organizar mediante la planeación.
Demostrar cómo puede mejorarse la organización al conservar la flexibilidad y hacer que
el personal sea más efectivo.
Evitar conflictos al definir la estructura de la organización y asegurarse de que entiende
que es organizar.
Promover y desarrollar una cultura organizacional apropiada.
Organizar supone el desarrollo de una estructura intencional de funciones para lograr un desempeño
efectivo; requiere de una red de centros de decisión y comunicación que coordinen los esfuerzos para
alcanzar las metas del grupo y la empresa. Para hacerla funcionar, se debe comprender la estructura
organizacional y poner en práctica sus principios. Ya se destacó que, al organizar, como en cualquier
aspecto de la administración, no existe una única o mejor forma, lo que funcione dependerá siempre
de la situación específica.
Igual que en las otras funciones administrativas, para una buena organización es necesario establecer
objetivos y una planeación ordenada; como señaló Lyndall Urwick en su obra clásica: “La ausencia de
diseño [en la organización] es ilógica, cruel, un desperdicio e ineficiente”.1
Debe alentarse u obligarse a los gerentes de línea a consultar al personal de staff. Las empresas
harían bien en adoptar la práctica de asistencia de staff obligatoria en que el personal de línea debe
escuchar al de staff; en General Motors, por ejemplo, los gerentes de división de producto consultan
con las divisiones de staff de las oficinas generales antes de proponer un programa o una política
importante al director ejecutivo o al comité de finanzas. Quizá no estén obligados a ello, pero es
probable que esta práctica genere ambientes más favorables a sus propuestas, y si pueden presentar
un frente unido a la división administrativa en cuestión habrá una mejor oportunidad para la adopción
de sus propuestas.
Las críticas comunes al personal de staff son que los especialistas operan en el vacío: dejan de
apreciar la complejidad de la tarea de un gerente de línea e ignoran hechos importantes cuando hacen
sus recomendaciones. Hasta cierto grado estas críticas están justificadas, porque no puede esperarse
que los especialistas conozcan los puntos concretos del trabajo de un gerente. Aquéllos deben cuidar
que sus recomendaciones se restrinjan a asuntos de su competencia y éstos deben tratar de no
depender por completo de una recomendación si sólo se ocupa de una parte de un problema. Muchas
críticas surgen porque al personal de staff no se le informa de los asuntos relacionados con su campo,
incluso el mejor personal de staff no puede asesorar de manera apropiada en estos casos. Los
asesores no pueden trabajar de manera adecuada si los gerentes de línea dejan de informar a su
personal de staff sobre las decisiones que afectan su trabajo o no preparan el camino (mediante
comunicados y solicitudes de cooperación) para que obtengan la información necesaria sobre
problemas específicos. Al eximir a sus superiores de la necesidad de recopilar y analizar esa
información, el personal de staff justifica en gran parte su existencia.
El personal de staff a menudo ignora el hecho de que, para ser más útiles, sus recomendaciones
deben ser lo suficientemente completas para permitir a un gerente de línea dar una simple respuesta
positiva o negativa. El personal de staff es quien soluciona problemas, no quien los crea; dan
problemas a los gerentes cuando su asesoría es indecisa o vaga, sus conclusiones son erróneas, no
han tomado en cuenta todos los hechos, no han consultado a todas las personas afectadas por una
solución propuesta o no señalan a sus superiores los riesgos y las ventajas de un curso de acción
recomendado.
Un trabajo completo del personal de staff supone la presentación de una recomendación clara con
base en la consideración plena de un problema, la aprobación de las personas a quienes afectará, las
sugerencias para evitar las dificultades involucradas y, a menudo, la preparación del papeleo (cartas,
directrices, descripciones de puestos y especificaciones) para que el gerente acepte o rechace la
propuesta sin un estudio adicional, largas conferencias o trabajo innecesario. Si se acepta una
recomendación, el trabajo completo del personal de staff proporciona a los gerentes de línea la
maquinaria para llevarla a efecto. Las personas en cargos administrativos que han adquirido estas
capacidades pueden llegar a ser muy valoradas y apreciadas.
Hacer del trabajo del personal de Staff una forma de vida organizacional
Comprender la autoridad del personal de staff sienta las bases para una forma de vida organizacional;
dondequiera que participe este personal, su responsabilidad es desarrollar y mantener un clima de
relaciones interpersonales favorables. En esencia, su tarea es contribuir a fortalecer la imagen de los
gerentes de línea responsables y ayudarlos a hacer un mejor trabajo. El personal de staff no debe
intentar asumir el crédito de una idea, lo que no sólo es una forma segura de molestar a los miembros
del equipo de línea, a quienes no les gusta ser puestos en evidencia por un asesor, sino además
supone ignorar el hecho de que los gerentes operativos aceptan ideas y asumen la responsabilidad
de la instrumentación de las propuestas.
Las compañías también contratan la asistencia de empresas profesionales, consultoras que
proporcionan asesoría a los gerentes de línea. Las relaciones entre el personal de línea y el de staff
externo son similares a las indicadas; sin embargo, a menudo la asistencia externa es sólo por tiempo
limitado y es aún más difícil hacer responsable al personal externo, en especial cuando no participan
en la instrumentación de sus recomendaciones.
Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus
funciones y las de sus compañeros de trabajo, sin importar lo bien concebida que pueda estar, una
estructura organizacional, todos deben comprenderla para que funcione. La comprensión se asiste
materialmente del uso apropiado de organigramas (descripciones precisas de los puestos), de
especificar las relaciones de autoridad y de información, y de establecer metas específicas para
puestos concretos.
Organigramas
Toda estructura organizacional, por simple que sea, puede diagramarse, aunque el esquema sólo
indique cómo se vinculan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad; por tanto,
no deja de sorprender que en ocasiones haya altos gerentes que se enorgullezcan del hecho de no
tener un organigrama o, si lo tienen, de considerar que debe ser confidencial.
En cierta ocasión, un destacado fabricante dijo que aun cuando creía en la relativa utilidad del
organigrama de su fábrica se negaba a que se trazaran los cargos por encima del nivel de
superintendente; su argumento era que los organigramas tienden a hacer a las personas demasiado
conscientes de ser superiores o inferiores, destruyen el espíritu de equipo y dan a quienes ocupan
un recuadro en el organigrama un excesivo sentido de propiedad. En otra ocasión, otro alto ejecutivo
dijo que la organización puede cambiarse con mayor facilidad si no se esquematiza en un organigrama
y que la ausencia de éste también alienta en los mandos medios que no aparecen en él el impulso
competitivo a ocupar cargos ejecutivos más elevados.
Estos motivos para no trazar el organigrama carecen de fundamento. Las relaciones subordinado-
superiores existen, aunque no estén en un cuadro, en esencia se establecen por quién reporta a quién.
Que un organigrama genere una sensación de excesiva comodidad que ocasiona la falta de impulso
para los que lo han alcanzado es cuestión de alto liderazgo: reorganizar cuando lo exija el entorno de
la empresa, desarrollar una tradición de cambio y hacer que los gerentes subordinados sigan
cumpliendo estándares de desempeño adecuados y bien entendidos. Los gerentes que consideran
que puede conformarse un espíritu de equipo sin establecer claramente las relaciones se engañan y
preparan el camino a politiquerías, intrigas, frustraciones, falta de responsabilidades y coordinación,
esfuerzos duplicados, políticas vagas, toma de decisiones inciertas y otras evidencias de ineficiencia
organizacional.
Como un organigrama traza las líneas de autoridad en las tomas de decisiones, a veces su elaboración
puede mostrar inconsistencias y complejidades que deben corregirse; pero también muestra a los
gerentes y al personal nuevo cuál es su relación con toda la estructura.
Desventajas de los organigramas
Los organigramas están sujetos a importantes limitaciones: sólo muestran las relaciones formales de
autoridad y omiten las muchas relaciones informales y de información significativas (la figura 10.1
muestra gran parte de las relaciones informales y de información que hay en una típica empresa
organizada), también muestran las principales relaciones de línea, o formales, pero no cuánta
autoridad existe en cualquier punto de la estructura. Si bien sería necesario trazar líneas de diferente
grosor para señalar la autoridad formal de varios grados, ésta no está sujeta a dicha medida; además,
si se trazarán las múltiples líneas de relaciones informales y de comunicación, complicarían tanto el
diagrama que no podría entenderse.
Muchos organigramas muestran cómo se desea que sean —o cómo solían ser— las estructuras,
y no la realidad. Los gerentes dudan en —u olvidan— cambiar los organigramas: dejan de lado el
hecho de que las estructuras organizacionales son dinámicas, por lo que deben actualizarse
constantemente.
Otra dificultad con los organigramas es que los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad
con el estatus. Un asesor del personal de staff que reporta al presidente de la corporación puede
aparecer en la cima del organigrama, en tanto que un funcionario de línea regional puede aparecer
uno o dos niveles más abajo. Aun cuando se hacen buenos intentos para que los niveles del
organigrama se conformen con los grados de importancia en la empresa, no siempre se puede lograr.
Este problema se maneja mejor al establecer con claridad las relaciones de autoridad y al utilizar el
indicador adecuado de estatus: salario y niveles de bonos; por ejemplo, es raro escuchar que el
gerente de Chevrolet en General Motors tiene un sentimiento de inferioridad porque su puesto en el
organigrama está abajo del secretario de la compañía.
Descripciones del puesto
Todos los puestos gerenciales deben definirse; una descripción del puesto informa a todos sobre las
responsabilidades de quien lo ocupa. La descripción moderna de un puesto no es la lista detallada de
todas las actividades que se espera realice el individuo y ciertamente tampoco especifica cómo
hacerlas; más bien, establece la función básica del puesto, las principales áreas de resultados finales
de las que el individuo es responsable y las relaciones de reporte que supone. La descripción también
aclara la autoridad del puesto y establece la serie de objetivos verificables para las áreas de
resultados finales.
La descripción de los puestos tiene muchos beneficios: conforme se analizan, se definen sus deberes
y responsabilidades, y aparecen las áreas de deberes que se traslapan o ignoran; además, bien vale
el esfuerzo de motivar a las personas a reflexionar sobre qué debe hacerse y quién debe hacerlo.
Algunos beneficios adicionales de las descripciones de los puestos son la orientación que
proporcionan para capacitar a nuevos gerentes, además de que establecen el perfil del candidato y
los niveles de sueldos. Por último, como medio de control sobre la organización, esta descripción
aporta un estándar como referencia para juzgar si un puesto es necesario y, de ser así, cuál es su
nivel organizacional y ubicación exacta en la que debería estar en la estructura.
Para que la estructura funcione, todos los miembros de una empresa deben comprender su
organización, lo que requiere su enseñanza. Como la organización formal se complementa con la
informal, los miembros de una empresa deben comprender ambos funcionamientos.
Muchos planes organizacionales bien concebidos fracasan porque sus miembros no los entienden.
Un manual organizacional que informe sobre la filosofía, los programas y los organigramas, y que
cuente con un perfil de descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización.
Es más probable que la estructura organizacional sea clara si se gráfica y escribe; sin embargo, hasta
los mejores gráficos y los textos más cuidados no siempre transmiten con claridad el mismo sentido a
cada lector, así que los gerentes efectivos no pueden conformarse con la aclaración escrita: deben
enseñar a quienes están en la operación el significado de la estructura organizacional, su posición en
ella y las relaciones que supone. Esto puede hacerse mediante asesorías individuales, reuniones de
personal o especiales, o simplemente al observar cómo funciona la estructura.
Otra forma de hacer que la organización formal funcione con efectividad es identificar y aprovechar a
plenitud la organización informal, cuya naturaleza y diferencias respecto de la formal se analizaron en
el capítulo 7. Muchas organizaciones informales surgen de la organización formal en la que operan,
como las interrelaciones que casi nunca están registradas en el organigrama, las reglas no escritas de
conducta organizacional, las reglas básicas, las personas que en una empresa ostentan un poder que
no está implícito ni proviene de un cargo organizacional y, por supuesto, los rumores. Uno de los
ejemplos más destacados —que parece existir en cada departamento y organización— de la
organización informal es la conocida red natural de comunicación.
La red natural de comunicación
Existe una organización informal cuando los miembros de una organización formal (quizás el
departamento de una compañía) se conocen lo suficiente para intercambiar información, en ocasiones
sólo rumores, que está relacionada de alguna forma con la empresa. En una empresa típica cuyos
miembros pasan muchas horas al día intercambiando recursos materiales y financieros, así como
satisfacción social de la red de comunicación, el deseo de información respecto de la organización
y su gente es lo bastante fuerte como para que ésta se transmita con rapidez entre las
personas que se conocen y se tienen confianza.
Radio pasillo, por supuesto, se alimenta de información no disponible para todo el grupo, porque se
considera confidencial, debido a que las líneas de comunicación formal son inadecuadas para
difundirla o porque es del tipo, como gran parte de los rumores, que nunca se revelaría formalmente.
Hasta los gerentes que conscientemente informan a los empleados mediante los boletines o diarios
de la compañía nunca revelan toda la información importante tan completa o rápidamente como para
que radio pasillo pierda su propósito.
Ya que todas las formas de organización informal atienden necesidades de comunicación humana
esenciales, las fuentes oficiosas son inevitables y valiosas; de hecho, un alto ejecutivo inteligente
quizá sea lo suficientemente astuto como para difundir a través de radio pasillo información
correcta, pues es efectiva para una comunicación rápida. Es una buena idea que un gerente se
coloque, personalmente o a través de un asistente o una secretaria de confianza, en la red natural
de relaciones de la compañía.
También, IBM quiere que se le conozca por su servicio, a su vez, Sears, por su calidad y precio,
Caterpillar, mpor su servicio de refacciones en 24 horas. En verdad, la orientación de estas compañías,
a menudo expresada en lemas, contribuye a la dirección exitosa de sus negocios.
Asea Brown & Boveri (una gigantesca compañía eléctrica), que comprende una empresa sueca y otra
suiza, se orienta por una cultura que se resume en la frase: “piensa mundialmente, actúa localmente”.7
La cultura organizacional de la muy descentralizada compañía, con más de 200 000 empleados en
todo el mundo, se integra a la cultura del país en el que opera la división; en cambio, sus gerentes
actúan mundialmente respecto de los recursos, por ejemplo, según las condiciones prevalecientes del
mercado financiero, los bienes y servicios se adquieren donde es más favorable hacerlo.
Si bien el director ejecutivo debe indicar la dirección, algunos sostienen que el cambio debe venir
desde la base de la organización. En la planta Towanda de DuPont, en Pensilvania, Estados Unidos,
los empleados se organizan en equipos autónomos: tienen gran libertad para establecer sus propios
programas, resolver sus propios problemas, e incluso, para participar en la selección de compañeros
de trabajo. Un indicador de esta cultura es que a los gerentes se les llama facilitadores, en lugar de
superiores.
Cambiar una cultura puede requerir largo tiempo —en algunos casos puede tomarse de cinco a 10
años—; exige cambiar valores, símbolos, mitos y comportamientos; puede requerir, primero,
comprender la antigua cultura, luego identificar una subcultura en la organización y recompensar a los
que viven esta nueva cultura. Cabe mencionar que las recompensas no necesitan ser en términos
financieros: en la fábrica de Sharp en Japón, quienes muestran mejor desempeño son recompensados
nombrándolos miembros del equipo de la placa de oro, misma que reporta directamente al presidente.
Como quiera que sea, los directores ejecutivos deben simbolizar la cultura que quieren promover.
Tener una visión clara del propósito común induce al compromiso; más aún, cuando las personas
participan en el proceso de toma de decisiones y ejercen la autodirección y el autocontrol se sienten
comprometidas con sus propios planes; aunque los valores adoptados deben reforzarse mediante
recompensas e incentivos, ceremonias, historias y acciones simbólicas.