Tema 1.

Introducción a la administración de proyectos

Introducción

Un grupo de jóvenes emprendedores de las carreras de Administración de Empresas y de

Mercadotecnia pertenecientes a la Universidad Tecmilenio unieron sus talentos para
generar un plan de negocio de una empresa de consultoría de negocios, para tal fin tuvo que
transcurrir seis meses antes de generar una idea clara del negocio y finalmente elaborar el
plan de negocio. A lo largo de ese periodo de tiempo tuvieron que coordinarse, elegir un
líder, asignar y repartir las diversas tareas, realizar entrevistas, hacer estudios de mercado,
analizar sus fortalezas y debilidades, entre otros. El caso anterior, consideras ¿qué se trata
de un proyecto, una actividad, o un proceso?, ¿cómo puedes explicar la diferencia?

En este tema, aprenderás a conocer qué es un proyecto, cómo se diferencia de un proceso,

cuáles son los resultados esperados y los documentos que lo componen. También conocerás
la importancia que tiene el director de proyectos, y cuáles deben ser las habilidades y
competencias que debe tener, conocerás el papel que juega la ética en la administración de
proyectos. Finalmente conocerás la importancia que tiene la administración de proyectos al
aplicarla en una empresa.

Explicación

1.1 Qué es un proyecto

Proyecto versus proceso

Si un proceso es un conjunto de medidas y actividades interrelacionadas realizadas para

obtener un conjunto específico de productos, resultados o servicios, se diferenciará de un
proyecto porque éste último es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único (Rivera, 2015).
Larson y Gray (2011) definen mediante la siguiente tabla lo que es y lo que no es un proyecto:

Para el Project Management Institute, por sus siglas en inglés PMI, (2013) un proyecto es
un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un
final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se
termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o
cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Es importante mencionar que un proyecto puede generar cualquiera de los siguientes

resultados:

Figura 3. Salidas generadas por un proyecto

Ten presente que los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de una organización.
Éstos involucran a una única persona o a varias personas, a una única unidad de la
organización, o a múltiples unidades de múltiples organizaciones.
Documentos y línea base

Para Rivera (2015), el plan del proyecto está constituido por una serie de documentos en
línea base, entendiendo a la línea base como el estado en que se encuentran los documentos
en el momento de su aprobación al final de la planificación, previo al arranque de la
ejecución del proyecto. Estos documentos son:

1. Enunciado del trabajo a realizar.

2. Acta (o carta) constitutiva del proyecto.
3. Estrategia metodológica.
4. Enunciado del alcance.
5. Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto.
6. Cronograma.
7. Presupuesto y flujo de efectivo (o flujo de caja).
8. Recurso humano requerido y su costo.
9. Plan de riesgos.
10. Planes subsidiarios: de calidad, comunicaciones, contrataciones y adquisiciones.

1.2 El rol de un director del proyecto

Los administradores de proyecto realizan las mismas tareas que otros gerentes, ya que al
igual que ellos, también, planean, programan, motivan y controlan. Sin embargo, son
únicos porque administran actividades temporales y no repetitivas a fin de completar un
proyecto con vida fija (Larson y Gray, 2011).

También son llamados gerentes de proyecto su función principal es coordinar e integrar al

equipo del proyecto, son el enlace directo con el cliente y deben manejar la tensión entre las
expectativas del cliente y lo que es factible y razonable; con frecuencia deben trabajar con
un grupo de personas externas; en última instancia son los responsables del desempeño (a
veces con muy poca autoridad). Deben garantizar que se haga una compensación adecuada
entre los requerimientos de tiempo, costo y desempeño del proyecto.
 Figura 4. Diferencias entre un gerente y un administrador de proyectos

El PMI (2013) establece que dependiendo de la estructura

de la organización, un director de proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente
funcional. En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios
directores de proyecto que dependen de un director de programa o del portafolio, que es el
responsable en última instancia de los proyectos de toda la empresa.

Responsabilidades y competencias de un director de proyectos

El PMI (2013) establece que los directores de proyectos tienen la responsabilidad de

satisfacer las necesidades de las tareas, las necesidades del equipo y las necesidades
individuales. Al mismo tiempo el director del proyecto deberá contar con las siguientes
competencias:

 Conocimiento: El director del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.

 Desempeño: El director del proyecto es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus
conocimientos sobre la dirección de proyectos.
 Personal: Se refiere al comportamiento que tiene director del proyecto cuando
ejecuta el proyecto o actividades relacionadas con el mismo. La eficacia personal
abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo, lo cual
proporciona la capacidad de guiar al equipo del proyecto mientras se cumplen los
objetivos del proyecto y se equilibran las restricciones del mismo.

Las habilidades interpersonales de un administrador de proyecto

Un buen director de proyectos deberá tener un equilibrio entre sus habilidades éticas,
interpersonales y conceptuales que los ayude a analizar situaciones y a interactuar de
manera apropiada (PMI, 2013).

Las habilidades interpersonales esenciales de un administrador de proyectos son:

Desarrollo de competencias del director de proyectos

Las personas no nacen con el conocimiento, las habilidades y las capacidades para ser
directores de proyectos efectivos, sino que las deben desarrollar. Existen varios caminos
para desarrollar la competencia que se requiere para ser un gerente efectivo (Gido, 2012).

1. Adquiere experiencia.
Trabajar en la mayor cantidad posible de proyectos. Cada proyecto ofrece una
oportunidad para aprender. Es muy útil que los proyectos no sean todos iguales.
2. Aprende de otros.
Observa la manera en que otros participantes emplean sus habilidades. Observa lo
que hacen bien y lo que hacen mal.
3. Entrevista a directores de proyectos que posean las habilidades que deseas
desarrollar.
Busca a directores que consideres que son líderes efectivos. Pregúntales cómo
desarrollaron sus habilidades y que te sugieran que hacer. Invítalos a comer si es el
único horario en el que puedes reunirte con ellos. Podría ser una inversión muy
valiosa.
4. Evalúate y aprende de tus errores.
5. Busca un mentor.
Puedes pedir a alguien que sea tu mentor mientras trabajas en un proyecto. Debe ser
una persona que consideres que posee las habilidades que estas tratando de
desarrollar. Pide a otros te proporcionen retroalimentación.
6. Participa en programas de estudio y capacitación.
Existen muchos talleres, seminarios por Internet, discos DVD y materiales para
estudiar por cuenta propia todas las habilidades que requiere un director de
proyectos.
7. Afíliate a organizaciones.
Por ejemplo, puedes inscribirte al PMI quién te brindará oportunidades para
 participar en juntas y conferencias con otras personas interesadas en la
administración de proyectos.
8. Lee mucho.
Suscríbete a publicaciones y busca artículos relacionados con las habilidades que
deseas desarrollar.
9. Certifícate.
Otro camino para desarrollar competencias como director de proyectos es obtener
un diploma de certificación de una disciplina específica de la administración de
proyectos. La Universidad Tecmilenio ofrece la certificación, no pierdas
oportunidad de realizar el examen.
10. Vuélvete voluntario.
El centro de trabajo no es el único lugar donde puedes desarrollar tus habilidades.
Piensa en la posibilidad de colaborar como voluntario en una organización donde no
sólo puedes contribuir a la comunidad o a una causa específica, sino que también
puedes desarrollar tus habilidades de liderazgo.

La certificación en PMP

El PMI, por sus siglas en inglés Project Management Institute, es una asociación mundial
sin fines de lucro para los profesionales de la administración de proyectos y para las
personas que quieren aprender más sobre la profesión. El PMI, fundado en 1969, cuenta
aproximadamente con 350 000 miembros en más de 170 países y cerca de 250 sucursales
en más de 70 países (Gido, 2012), para más información revisa el sitio oficial
www.pmi.org.

El PMI es el encargado de publicar la Guía de los Fundamentos de la Dirección de

Proyectos (Guía del PMBOK®), que define el marco de trabajo de los procesos y
directrices para la aplicación de los conceptos, prácticas y técnicas de la administración de
proyectos.

1.3 Importancia de la administración de proyectos

¿Cuáles son los beneficios derivados de la administración de proyectos?

La correcta aplicación de la administración de proyectos tiene como objetivos los

siguientes:

 Cumplimiento de los requerimientos

  Uso eficaz de los recursos
 Asegura que todas las actividades se realicen a tiempo y dentro del presupuesto
 Ayuda a minimizar los costos
 Proporciona valor agregado al negocio

Sin embargo el beneficio primordial de la aplicación

de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho, la finalización del
alcance completo del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona
una gran sensación de satisfacción. Para un contratista esto podría conducir a nuevos
negocios en el futuro, con el mismo cliente o a negocios con clientes nuevos referidos por
clientes que quedaron satisfechos con proyectos anteriores (Guido, 2012).

Cierre

A lo largo de este tema viste la diferencia entre un proceso y un proyecto, ambos son un
conjunto de actividades interrelacionadas, sin embargo el proyecto es un esfuerzo único que
no es repetible como lo es un proceso. Así mismo los proyectos pueden generar productos,
servicios, mejoras o bien un documento o conclusión. También se vio el rol del director del
proyecto, quién es el encargado de coordinar e integrar al equipo del proyecto, es el enlace
directo con el cliente y quien maneja la tensión entre las expectativas del cliente y lo que es
factible y razonable, y que con frecuencia trabajará con un grupo de personas externas.
Finalmente debes tener presente que un buen director de proyectos es una persona que debe
contar con un conjunto de habilidades interpersonales como es el caso del liderazgo, la
negociación y la solución de conflictos entre otras.

Para conocer sobre que es la administración de proyectos, revisa el siguiente video:

Doodle Slide. (2013, 30 de abril). What is Project Management? [Archivo de video].
Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=9LSnINglkQA