SGP-PCM Lineamientos GXP
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Secretaría General
Pública
LINEAMIENTOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR
PROCESOS EN LAS ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN EL MARCO
DEL D.S. N° 004-2013-PCM – POLÍTICA
NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA AL 2021
Documento elaborado por la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros
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1. Objeto
Orientar a las entidades de la administración pública para el cumplimiento de lo dispuesto por
el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM que establece la adopción de manera paulatina de la
gestión por procesos.
2. Finalidad
Mejorar los procesos de las entidades de la administración pública para que brinden bienes y
servicios de calidad que impacten positivamente en el bienestar de los ciudadanos.
La gestión por procesos constituye una efectiva estrategia de gestión, porque fortalece la
capacidad para lograr resultados superando las barreras de una estructura organizacional de
tipo funcional. Debe vincularse con los fines institucionales y orientarse a servir al ciudadano.
La identificación, sistematización y mejora de los procesos serán claves para elevar las
capacidades de gestión, optimizar el uso de los recursos públicos para lograr resultados
fortaleciendo el rol del Estado y de los organismos que lo integran.
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Liderazgo Visionario
La Alta Dirección debe establecer una visión orientada hacia el ciudadano, demostrar
valores organizacionales claros y visibles, y establecer altas expectativas para los
servidores públicos, balanceando las necesidades de todas las partes interesadas.
Los líderes deben asegurar la creación de estrategias, sistemas y métodos para conseguir
excelencia en el desempeño, estimular la innovación, construir conocimiento y
habilidades, y asegurar la sostenibilidad de la entidad.
Los valores y estrategias definidos, deben guiar todas las actividades y decisiones de la
entidad. La Alta Dirección debe inspirar y alentar a todos los servidores de la entidad a
contribuir, desarrollar y aprender, a ser innovadores y aceptar el cambio.
Los miembros de la Alta Dirección deben servir como modelo a seguir por su
comportamiento ético y compromiso personal al planear, proporcionar un ambiente de
apoyo para tomar riesgos inteligentes, comunicar, entrenar y motivar a los servidores,
desarrollar futuros líderes, revisar el desempeño organizacional y dar reconocimiento a
sus servidores.
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Es decir, toda entidad debe valorar a su servidor, lo que significa comprometerse con su
satisfacción, desarrollo y bienestar. Esto involucra prácticas de trabajo más flexible y de
alto desempeño adecuadas a lugares de trabajo y necesidades familiares.
Los principales retos para la valoración al servidor son: 1) Demostrar el compromiso de los
líderes hacia su éxito, 2) Proporcionar motivación y reconocimiento que va más allá del
sistema regular de compensaciones, 3) Ofrecer desarrollo y progreso dentro de la entidad,
4) Compartir el conocimiento de la entidad, para que el servidor mejore su capacidad de
prestar un buen servicio y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos, 5)
Crear un ambiente que incentive la toma de riesgos inteligentes para alcanzar la
innovación y 6) Crear un ambiente de apoyo para el servidor.
Para alcanzar los resultados que los ciudadanos o destinatarios de bienes y servicios
esperan, se requiere que las entidades de la administración pública avancen en un
proceso constante de revisión y renovación de los procesos y procedimientos, mediante
los cuales implementan sus acciones. Ello las llevará seguramente, a implementar nuevas
propuestas de servicios o procedimientos, que innoven su gestión, para responder mejor
a las expectativas de los ciudadanos. El proceso constante de innovación debe incorporar
el aprovechamiento intensivo de tecnologías apropiadas, no sólo a nivel de dependencias
prestadoras de servicios, sino también de aquéllas responsables de sistemas
administrativos, de manera que dichas tecnologías contribuyan al cambio y mejora de la
gestión pública.
Agilidad y Flexibilidad
El éxito en un ambiente siempre cambiante y competitivo a nivel global demanda agilidad
(capacidad para el cambio rápido) y flexibilidad en las operaciones. Las entidades se
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enfrentan a ciclos cada vez más cortos para satisfacer las demandas de los ciudadanos y
ofrecer cada vez mejores bienes y servicios. Los cambios bruscos están ocurriendo con
más frecuencia.
Las entidades deben desarrollar una gestión ágil, eficaz, eficiente y oportuna, para lo cual
deben responder oportunamente a la heterogeneidad y coyunturas propias del medio
donde intervienen. Ello será posible, en tanto sean capaces de adaptar oportunamente
sus estructuras organizacionales, así como sus procesos y procedimientos -sobre todo los
vinculados a los sistemas administrativos- de manera que se asegure la prestación de
servicios públicos según las necesidades de los ciudadanos, sin descuidar el control sobre
el uso correcto de los recursos y bienes públicos, con un enfoque más centrado en los
resultados, que en el solo control de los procesos e insumos, que en muchos casos
termina promoviendo el simple cumplimiento de la legalidad y la realización de procesos
de gestión que no aportan valor público.
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En los casos, en que la entidad tuviera conformados diferentes comités, equipos o grupos
de trabajo que involucren o estén relacionados a la gestión por procesos, se recomienda
que para efectos de optimizar sus recursos y actividades, se integren sus funciones dentro
del alcance de las actividades de la Metodología, en coordinación con la Secretaría
General o la que haga sus veces.
Si la Entidad considera que deben mantenerse separadas las funciones de dichos comités,
equipos o grupos de trabajo deben establecerse obligatoriamente mecanismos o espacios
de coordinación, para evitar duplicidad de tareas.
Los comités, equipos o grupos de trabajo, creados por norma expresa, que involucren o
estén relacionados a la gestión por procesos, deben tener en cuenta lo establecido en la
Metodología para la implementación la gestión por procesos en las entidades de la
administración pública.
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Mapa de Procesos
El Mapa de Procesos está conformado por su representación gráfica y la Ficha Técnica
de cada proceso.
El Mapa de Procesos debe ser elaborado por la Oficina encargada del Desarrollo
Organizacional y Modernización de la entidad, en coordinación con los responsables de
la ejecución o desarrollo de los procesos, que para efectos de la Metodología se
denominará dueños de los procesos2 y debe ser aprobado por el titular de la entidad,
previa revisión de la Secretaria General o la que haga sus veces.
El Manual debe ser elaborado por los órganos o unidades orgánicas que realizan o
ejecutan el proceso, con asesoría de la Oficina encargada del Desarrollo Organizacional
y Modernización de la entidad, y será aprobado por el dueño, propietario o
responsable del proceso.
Los procesos que tienen secuencia en dos o más entidades darán lugar a un Manual de
Gestión de Procesos y Procedimientos que contenga descripción de todas las acciones
de un determinado proceso. La Oficina encargada del Desarrollo Organizacional y
Modernización de la entidad en todas las entidades de la administración pública que
2 Entiéndase como dueño del proceso, el responsable de la ejecución o desarrollo de un proceso y de garantizar que el
bien o servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al ciudadano o destinatario de los bienes y servicios.
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