Laboratorio de suelos, concretos y asfaltos S.A.

S
ACOMPAÑAMIENTO EN LOS PROCESOS CONTABLES DE LA EMPRESA JP
INGENIERÍA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS CONCRETOS Y ASFALTOS
EN EL MUNICIPIO DE VALLEDUPAR, DEPARTAMENTO DEL CESAR.

YURIS XIOMARA LLANOS RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS
(FACE)

PROGRAMA DE CONTADURIA PUBLICA

VALLEDUPAR

2020
ACOMPAÑAMIENTO EN LOS PROCESOS CONTABLES DE LA EMPRESA JP
INGENIERÍA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS CONCRETOS Y ASFALTOS
EN EL MUNICIPIO DE VALLEDUPAR, DEPARTAMENTO DEL CESAR.

YURIS XIOMARA LLANOS RODRIGUEZ

ASESOR: WILFRIDO GODOY RAMIREZ

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR

FACULTA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS
(FACE)

PROGRAMA DE CONTADURIA PUBLICA

VALLEDUPAR

2020
 Nota de aceptación

__________________________

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Firma del asesor

__________________________

Firma jurado

__________________________

Firma coordinador
 DEDICATORIA.

Posiblemente en este momento no entiendas mis palabras, pero para cuando seas

capaz, quiero que te des cuenta de lo que significas para mí. Eres la razón de que

me levante cada día a esforzarme por el presente y el mañana.

Gracias hijo por ser la fuente de mi esfuerzo y todas las energías requeridas en

este, gracias por ser el motor de mi vida.

 AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer primero a Dios por permitirme llegar hasta este punto de la

vida, en segunda instancia a mis padres por apoyarme en cada una de las metas

que he emprendido, a mis amistades más cercanas que siempre me han impulsado

a no rendirme en esta etapa de mi vida, a cada uno de los docentes de la universidad

Popular del Cesar que impartió en mí las ganas y el deseo de fortalecer mi

aprendizaje en este largo camino y por ultimo al ingeniero José Palencia por abrirme

las puertas de su empresa para poder experimentar el mundo laboral.

 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 12
CAPITULO 1.......................................................................................................... 14
1. ASPECTO BÁSICO DE LA EMPRESA ................................................... 14
Tabla 1. Información general de la empresa. Fuente: Elaboración propia. ..... 15
1.1. Reseña histórica de la empresa. ..................................................... 16
1.2. Actividad económica. ...................................................................... 17
1.2.1. Actividad principal: 4290 construcción de obras civiles de ingeniería.
17
1.2.2. Actividad secundaria: 7020 actividades de consultoría de gestión.. 17
1.3. Misión ................................................................................................ 17
1.4. Visión ................................................................................................ 17
1.5. Políticas ............................................................................................ 18
1.6. Valores .............................................................................................. 20
1.7. Organigrama de la empresa ............................................................ 21
Imagen 1. Organigrama de la empresa. Fuente: Jp ingeniería civil. ............... 21
CAPITULO 2.......................................................................................................... 22
2. ACTIVIDADES ......................................................................................... 22
2.1. Nombre del trabajo........................................................................... 22
2.2. Diagnostico ....................................................................................... 22
Diagnostico FODA............................................................................................ 24
2.3. Justificación ..................................................................................... 25
2.3.1. Desde el punto de vista práctico. ................................................... 25
2.4. Objetivos ........................................................................................... 27
2.4.1. Objetivo General............................................................................... 27
2.4.2. Objetivos específicos ...................................................................... 27
2.5. Plan de actividades. ......................................................................... 28
2.6. Desarrollo de la práctica. ................................................................. 29
CONCLUSIONES .................................................................................................. 35
RECOMENDACIONES .......................................................................................... 37
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 39
 LISTA DE GRAFICAS

Grafica 1. Organigrama de la empresa Jp ………………………………………20

Grafica 2. Plan de actividades ………..……………………………………………26

LISTA DE CUADROS

Tabla 1. Información general de la empresa………………………………………14

Tabla 2. Matriz FODA …………………………………………………………….……23
 ANEXOS

Anexo 1. Factura pre imprenta………………………………………………………40

Anexo 2. Factura final…………………………………………………………………41
Anexo 3. Pantallazo cobro cliente por medio de correo electrónico…………42
Anexo 4. Cuadro con instintivo facturas no canceladas……..…………………43
Anexo 5. Movimiento caja menor mes de marzo de 2020………………………44
Anexo 6. Nomina en Excel mes de marzo de 2020………………………………45
Anexo 7: liquidación de contrato en Excel……………………..…………………46
 GLOSARIO

Asfaltos: Sustancia de color negro que procede la destilación del petróleo crudo, y

se utiliza para pavimentar carreteras. (Real academia española, 2019).

Concretos: mezcla de agua, arena, grava y cemento (Diccionario de la Real

Academia Española, 2019).

Geotécnico: aplicación a los principios de ingeniería a la ejecución de obras

públicas en función de las características de los materiales de la corteza terrestre

(Diccionario de la Real Academia Española, 2019).

Mecánica de suelos: parte del área de la ingeniería que está dedicada a estudiar

las fuerzas o cargas que son establecidas en la superficie terrestre. (Diccionario de

la Real Academia Española, 2019).

Mezcla asfáltica: Es una combinación de asfaltos y agregados minerales pétreos

en proporciones exactas que se utiliza para construir firmes. (Tecnología de

concreto, tomo 1, tercera edición, pagina 225)

Suelos: Son sedimentos u otras acumulaciones de partículas sólidas no

consolidadas producidas por la desintegración de rocas y mezclas de esta partícula

con materiales orgánicos. ("marcial, Industrial y Milit…" (página 8) )

 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo se describirá una serie de actividades enmarcadas a aplicar el

conocimiento adquirido en el trascurso de la carrera como estudiante de la

Universidad popular de Cesar del programa de contaduría pública a la empresa Jp

ingeniería civil, laboratorio de suelos concretos y asfaltos SAS, mediante las

practicas curriculares. Las practicas curriculares, se constituye como una

experiencia pedagógica y global para integrarse y aplicar los conocimientos técnicos

adquiridos en el trascurso de la formación de la carrera y aplicarlo al mundo laboral.

Se dará a conocer información de la empresa, cuyo su objeto social consiste en la

prestación de servicios de ensayos de laboratorio de suelos, concretos y asfaltos;

a las actividades y obras propias de la ingeniería y la arquitectura en todas sus

manifestaciones, modalidades y especialidades. Con el fin de familiarizar aquellos

procesos contables que directa o indirectamente contribuyen al futuro del crecimiento

y expansión de la misma en el área contable.

el objeto principal de estas practica es emplear el acompañamiento en los procesos

contables de la empresa. se aclara que el proceso contable es un ciclo mediante el

cual se registran y procesan todas las operaciones que se llevan a cabo en una

12
empresa a lo largo del ejercicio económico. procesos que serán enfocados en

diferentes actividades contables de la empresa, como lo es La facturación de los

servicios prestado, Gestión de cartera, Registros organizadamente del movimiento

de caja menor, Egreso e ingreso de la empresa y la elaboración de nóminas de los

empleados.

Todo esto con el fin de coadyuvar y analizar el manejo de cada una de esas

actividades específicas y brindarle a la gerencia recomendaciones y estrategias que

optimicen los recursos para mejorar la rentabilidad de la empresa y efectividad de los

empleados de la misma, llevando una contabilidad organizada que permita la toma

de decisiones oportunas para la empresa.

13
 CAPITULO 1

1. ASPECTO BÁSICO DE LA EMPRESA

La empresa JP ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS

(sociedad por acciones simplificada) identificada con número de identificación

tributaria (NIT) 900.601.487-7 registrada con actividad económica principal;

construcción de obra de ingeniería civiles y actividad económica secundaria

actividades de constructora de gestión principal. La sede principal de la empresa

está localizada en la ciudad Valledupar departamento del Cesar, que surge con las

iniciativas de aprovechas las experiencias de sus profesionales altamente

calificado en el área de la ingeniería civil en el control de materiales (suelos,

concretos y asfaltos).

El objeto social de la empresa consiste en la prestación de servicios de ensayos

de laboratorio de suelos, concretos y asfaltos; El estudio, diseño, planeación,

contratación, realización, construcción, financiación, explotación y

administración de negocios de infraestructura y la ejecución de todas las actividades

y obras propias de la ingeniería y la arquitectura en todas sus manifestaciones,

modalidades y especialidades; El diseño, fabricación, compra-venta, permuta,

arrendamiento, almacenamiento, intermediación de bienes relacionados con la

14
industria de la construcción; La prestación de servicios inherentes al área de la

ingeniería, interventoría de obras civiles y en general, podrá llevar a cabo todas las

operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren ya sean comerciales o civiles

lícitas; entre otros.

Tabla 1. Información general de la empresa. Fuente: Elaboración propia.

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

JP ingeniería civil. Laboratorio de suelos,

Razón social
concretos y asfaltos SAS

NIT de la empresa 900.601.487-7

Carrera 30 # 31-07 Álamos I, Valledupar-

Dirección de la empresa
Cesar

Sector Construcción

Teléfono 5-5806829

Correo electrónico jpingenieriacivilvalledupar@gmail.com

Página web www.jpingenieriacivil.com

Logo

Representante Legal José Enrique Palencia Morales

teléfono 3008101792

Correo electrónico josenriquepalenciamorales@gmail.com

15
 1.1. Reseña histórica de la empresa.

JP ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos es una empresa de

naturaleza comercial constituida por una sociedad por acciones simplificada en la

ciudad de Valledupar Departamento del Cesar, por acta número 1 a los siete (7)

días del mes de marzo de 2013, con un capital autorizado de treinta millones de

pesos (30.000.000) dividido en tres mil acciones (3.000) de valor nominal de diez

mil pesos (10.000) cada una. Con único accionista y designado como representante

legal el señor JOSE ENRIQUE JOSE PALENCIA MORALES.

La sede principal se localiza en la ciudad de Valledupar registrada legamente en

cámara de comercio el 14 de marzo de 2013 e inicia labores el 1 de mayo de ese

mismo año. Surge con la iniciativa del ingeniero José Palencia de aprovechar la

experiencia de diversos profesionales en el área de la ingeniería civil,

específicamente en control de materiales (Suelos, concretos y mezclas asfálticas),

además del conocimiento de la mecánica de suelos, la ingeniería vial y de

pavimentos, con el objetivo de brindar un servicio actualizado a la luz de la

normativa vigente, haciendo uso de su personal idóneo y óptimos equipos.

Actualmente desempeña labores orientadas principalmente al estudio y diseño

geotécnico de proyectos viales, edificaciones u otro tipo de estructuras, y a la

caracterización, control y diseño de materiales usados en la ingeniería civil.

16
 1.2. Actividad económica.

 Actividad principal: 4290 construcción de obras civiles de ingeniería.

 Actividad secundaria: 7020 actividades de consultoría de gestión.

1.3. Misión

“Brindar un servicio profesional de calidad integral, garantizando a nuestros

clientes confianza en los resultados con el fin de entregar las herramientas

necesarias para la toma de decisiones técnicas y económicas más viables en sus

proyectos. Al mismo tiempo creemos en el mejoramiento continuo para elevar

nuestra competitividad y eficiencia, manteniendo los estándares que exige la norma

vigente”.

1.4. Visión

“Buscar que nuestra empresa tenga un alto posicionamiento ético y profesional en

el mercado como garante de las buenas prácticas ingenieriles en el control de

calidad de materiales y la optimización de procesos constructivos ayudando así a

que cada día las obras sean técnicamente mejores”

17
 1.5. Políticas

 Políticas de calidad.

JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y

ASFALTOS SAS asegura todos los recursos necesarios para satisfacer las

necesidades y expectativas de sus clientes, ofreciendo servicios de Laboratorio de

Ensayos en: Suelos, Pavimentos, Rocas, Concretos y Materiales en todos los

campos de la Ingeniería Civil, Estudios y Servicios Especiales y Programas de

Ensayos de Aptitud. Todo el personal de JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO

DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS SAS. Pone en práctica las buenas

costumbres profesionales, éticas, morales y de calidad y cumple con los requisitos

legales, reglamentarios y de las normas NTC ISO/IEC 17025:2005 y NTC ISO/IEC

17043:2010 para mejorar continuamente la eficacia de su Sistema de Gestión y

cumplir los Objetivos de Calidad poniendo en práctica las políticas impartidas por la

Dirección.

 Políticas del programa de seguridad de salud ocupacional.

JP INGENIERIA CIVIL LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETO Y ASFALTO

SAS desarrollará las actividades de prevención y de promoción en Seguridad y

Salud en el Trabajo, que permitan proteger la salud del talento humano, controlando

18
para ello la exposición ocupacional a factores de riesgo y la causalidad de las

pérdidas propias de la actividad laboral y económica de la entidad.

JP INGENIERIA CIVIL LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETO Y ASFALTO

SAS a través de su gerencia general se compromete a destinar los recursos

humanos, físicos y financieros necesarios para la planeación, ejecución y

evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo (SGSST)

acorde con los factores de riesgo existentes con el fin de minimizarlos y controlarlos.

Incluirá en los nuevos proyectos o modificaciones tecnológicas que implementen

todos los aspectos que en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo aseguren el

mejoramiento de la salud de los trabajadores.

 Política ambiental

JP INGENIERÍA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y

ASFALTOS, está comprometido con la generación de una cultura de desarrollo

sostenible que incluye la protección del medio ambiente, el uso eficiente de los

recursos, la prevención de la contaminación y el cumplimiento de los requisitos

legales. Para ellos trabajamos por la educación ambiental, la minimización de los

impactos ambientales significativos derivados de desarrollo de las actividades

misionales del laboratorio y de los procesos de apoyo.

19
 1.6. Valores

Respeto: Reconocemos, apreciamos y valoramos las cualidades, opiniones,

creencias y rasgos de los demás.

Honestidad: Nuestra conducta es siempre transparente.

Eficacia: Empleamos la menor cantidad de recursos para generar la mayor cantidad

de resultados.

Responsabilidad: Cumplimos con las obligaciones atendiendo a los pactos y

términos preestablecidos con los Clientes, la Empresa y la Ley.

Servicio: Nos relacionamos con atención y diligencia a los demás.

Pertenencia: Hacemos parte de una organización a la que debemos compromiso y

lealtad.

Credibilidad: En la correcta aplicación de procedimientos y normas técnicas de

ensayos para brindar resultados confiables.

Trabajo en equipo: trabajamos de manera unida, coordinada y complementaria.

20
 1.7. Organigrama de la empresa

Imagen 1. Organigrama de la empresa. Fuente: Jp ingeniería civil.

21
 CAPITULO 2

2. ACTIVIDADES

2.1. Nombre del trabajo

Acompañamiento en los procesos contables de la empresa JP ingeniería civil,

laboratorio de suelos concretos y asfaltos en el municipio de Valledupar,

departamento del Cesar.

2.2. Diagnostico

El área contable de la empresa JP ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos

y asfaltos, actualmente está conformada por la contadora y asistente contable.

personal responsable y con gran sentido de pertenencia por la empresa y están

debidamente capacitados para ejecutar todas las funciones ya que cuentan con los

conocimientos que se requieren para eso.

La empresa, aunque cuente con el personal idóneo para emplear sus funciones,

actualmente no cuenta con la tecnología necesaria ya que aún no emplea un

software contable para las funciones de estas en la empresa, lo que se hace más

22
extenso el trabajo contable ya que los sistemas de contabilidad se encargan de

optimizar el flujo de trabajo de una empresa, además de que reducen horas de

trabajo operativo muy extenuantes. Lo que implica que, para los procesos de

registros, recaudo de cartera, manejo de caja menor, liquidaciones de empleados,

nomina entre otros se manejan con el programa ofimático Excel ya que este

programa permite trabaja datos numéricos.

La prestación de este servicio genera unos saldos en cartera, el último año ha

incrementado mucho, lo cual se puede ver afectado por la falencia en el proceso de

facturación – cartera. La empresa el proceso de facturación que maneja es el

manual y cumple con todos los requisitos que esta debe llevar.

23
Diagnostico FODA
Tabla 2. Matriz FODA
FACTORES FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
INTERNOS 1. Personal calificado en el área 1. falta de visión compartidas con la
contable empresa hacia el futuro
2.Amplia disponibilidad y flexibilidad
del personal contable 2. Falta de un sistema contable
3.dispobibilidad de equipos para el 3. Pocas estrategias en el área
área contable contable para llevar una contabilidad
eficiente.
4. Decisión y voluntad de la gerencia 4. Manejos de procesos contables
FACTORES para mejoras en el área manuales
EXTERNOS 5.Pendientes pagos de impuesto años
anteriores
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
1. Implementación de software 1. aprovechar la disponibilidad y 1.Gestionar la implementación de un
contable flexibilidad del personal calificado en sistema contable sistematizado para
2. implementación de factura el área contable de la empresa para la minimización de proceso contables
electrónica la implementación de un software que manuales
maximice los procesos contables
3.Acuerdos convenios de resolución
de problemática fiscal
4. Mejorar la capacitación de los 2. Realizas acuerdos de pagos que
empleados 2. incorporar la facturación electrónica minimicen deudas de impuestos de
aprovechando la disponibilidad de años anteriores
equipos con la que se cuenta en el 3. Brindar capacitación de empleados
área. de esta área, con capacidad de
generar e ímplemele nuevas
estrategias para el manejo de una
contabilidad eficiente.
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
1. Poco interés en el crecimiento 1.aprovechar la disponibilidad y 1. Generar estrategias que permitan
contable flexibilidad del personal para la minimizar directamente pagos
2. Sanciones por parte de los adaptación y ejecucion de facturas pendiente de impuesto y así vez este
organismos gubernamentales por electrónicas a los clientes del no permita sanciones por entes
obligaciones incumplidas laboratorio gubernamentales.

3. exigencias de la factura electrónica 2. aprovechar la voluntad de gerencia 2. motivar a la alta gerencia y

por parte de clientes para tomar decisiones y estrategias empleados a la importancia de una
4. Auditorias por parte de la Dian que disminuya la posibilidad de visión futura en el área contable, que
sanciones y auditorias por el no Pago permitan generar estrategias para
de impuesto puntual implementar en el mañana.

Fuente: Elaboración Propia

24
 2.3. Justificación

Las practicas curriculares juegan un papel muy importante ya que esta permite al

estudiante poner en práctica lo adquirido en el trascurso del semestre y a

experimentar en mundo laborar desarrollando nuevas habilidades, actitudes y

destreza en los contextos donde corresponda actuar: lo que contribuye de manera

directa a nuestra formación.

JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS CONCRETOS Y ASFALTOS

SAS es una empresa que representa un papel muy importante en la economía del

país, como empresa debe cumplir con la obligación de llevar una contabilidad

organizada, adecuada a su actividad realizada.

2.3.1. Desde el punto de vista práctico.

Se puede observar desde simple vista que JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO

DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS es una pequeña empresa con menos de

10 empleados y Cumple con el personal estipulado en el organigrama en el área

contable del cual actualmente solo dos personas se enfocan en el área.

La empresa no cuenta con una contabilidad eficiente ya que aún se maneja

programa ofimático como Excel para el registro de información contable, lo cual todo

el registro de tareas contable se registra organizada en este programa, lo cual esto

hace que se toma más tiempo al momento de generar un informe contable, lo ideal
25
y para optimizar trabajo y mayor productividad es la adquisición de un Software

contable ya que este genera muchas ventaja para una empresa; este permiten

ahorrar tiempo, la contabilidad se maneja desde un solo lugar y desde el mismo

sistema genera cualquier reporte contable.

2.3.2. Desde el punto de vista social.

La empresa JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS

Y ASFALTOS SAS permitió que este año se realizará un convenio con el comité de

prácticas contaduría pública FACE para la posibilidad de que estudiantes de las

universidades puedan complementar su formación adquirida en los programas de

estudios con la ejecución de prácticas curriculares con la entidad, por lo cual se

busca fortalecer los procesos de facturación, recaudo de cartera, manejo de caja

menor, liquidaciones, nominas entre otros.

Para La empresa y empleados es de mucha ayuda contar con la asistencia de estas

personas universitarias ya que permite un apoyo, colaborando con funcionen que

requieran de su carrera y disminuyendo la carga de trabajo y apoyo en él.

26
2.4. Objetivos

2.4.1. Objetivo General

 Emplear acompañamiento en los procesos contables de la empresa JP

ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS en la ciudad

de Valledupar Departamento del cesar.

2.4.2. Objetivos específicos

 Facturar los servicios prestados por el laboratorio en la empresa JP

ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS

 Gestionar el pago oportuno de los clientes en la empresa JP ingeniería civil,

laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS

 Registrar organizadamente de los movimientos de caja menor, gastos e

ingreso de la empresa en la empresa JP ingeniería civil, laboratorio de

suelos, concretos y asfaltos SAS

 Elaborar nóminas y liquidaciones a empleados en la empresa JP ingeniería

civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS

27
 2.5. Plan de actividades.

Grafica2: plan de actividades, elaboración propia

MESES MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Facturación de los
servicios prestado por
el laboratorio.

Gestión del pago

oportuno de los
clientes.

Registros organizados
de los movimiento de
caja menor, gastos e
ingreso de la empresa

Elaboración de
nominas y
liquidaciones de
empleados

28
 2.6. Desarrollo de la práctica.

El desarrollo de la práctica empleado desde la tercera semana del mes de marzo

hasta la segunda semana del mes de junio del presente año, tiempo estipulado por

Universidad popular del Cesar – CEMPRE y notificado a la empresa por medio de

una carta. Se informa que en el trascurso de ese tiempo el desarrollo de las practicas

curriculares fue paralizadas desde la tercera semana del mes de marzo del presente

año por una situación difícil que se está vi viviendo en el país, debido a la pandemia

mundial por el COVID – 2019 y el gobierno nacional como medida preventiva

declaro cuarenta obligatoria.

Las practicas curriculares con la empresa fueron retomadas el 27 de abril de

presente año, ya que el gobierno efectuó excepciones a diferentes sectores de la

economía del país, entre esas al sector de la construcción, con fundamento en lo

dispuesto en el Decreto 531 del 8 abril de 2020, el cual remplazo el decreto 457 del

22 de marzo “por medio en el cual se imparte instrucciones en virtud de la

emergencia sanitaria generada por la pandemia de coronavirus y el mantenimiento

del orden público”.

Los desarrollos de las actividades tienen como objeto emplear acompañamiento de

los procesos contable de la empresa JP INGENIERIA CIVIL, LABORATORIO DE

SUELOS, CONCRETOS Y ASFATOS SAS. Con el fin de aplicar el conocimiento

29
adquirido en el trascurso de la formación a y aplicarlo en diferentes procesos del

área contable de la empresa.

 Facturación de los servicios prestados por el laboratorio en la empresa

JP ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS:

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compraventa de

un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe incluir toda la información de la

operación. El proceso de la facturación en la empresa se lleva a cabo

periódicamente, cuando el laboratorio le solicitan la prestación del servicio

primordialmente se realiza un orden de servicio, cuando el informe solicitado se

encuentra listo el paso a seguir es la facturación y para eso es necesario la orden

ya mencionada.

Esta facturación se realiza pre impresas lo que quiere decir que se realizan las

facturas en el computador y se imprime sobre un papel que contiene la plantilla de

la factura, estas contienen en la dosificación una información específica y es llenada

el programa ofimático Excel, Estas facturas cuentan con todos lo requisito

establecidos según el artículo 617 del estatuto tributario; ya que es estar

denominada expresamente como factura de venta, en la información previamente

impresa se encuentra: Apellidos y nombre o razón y NIT de la empresa lleva un

30
número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta y el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. (Anexo 1,

formato pre imprenta de facturas)

Al momento de facturar y al redactar los datos del cliente y la información respecto

al servicio prestado se tiene cuidado para evitar errores tanto en la transcripción

como en los cálculos, ya que al presentarse un error se debe proceder a la

realización de una factura rectificativa. (Anexo 2, factura final)

 Gestión del pago oportuno de los clientes en la empresa JP ingeniería

civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS:

Después de que el servicio prestado es facturado correctamente, al cliente se le

envía la copia de la factura ya sea físicamente y/o por correo electrónico y

debidamente en un formato de Excel donde se registra las facturas emitidas por la

empresa se alimenta la información de la factura ya enviada. Normalmente esas

facturas no son pagadas inmediatamente, ellas son recibidas por las empresas o

persona a quien se le presto el servicio y requiere una aprobación de quien solicito

el servicio y después son emitida al departamento de contabilidad hasta la respetiva

programación de pago.

31
Unos de los compromisos como asistente contable con el laboratorio es recoger esa

cartera, lo cual se hace por diferentes medios, llamadas telefónicas, correos

electrónico y mensajes por WhatsApp. (Anexo3, pantallazo cobro cliente por

correo electrónico)

Al momento de registrar las facturas en Excel, se marca con instintivo en el mismo

documento los clientes que hasta el momento no han cancelado el servicio prestado

con la empresa. (Anexo 4, cuadro con instintivo de facturas no cancel

 Realización de Registro organizadamente de los movimientos en caja

menor, gastos e ingreso de la empresa en la empresa JP ingeniería civil,

laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS.

Las Cajas Menores son un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo es

confiado a un funcionario, con el fin de atender gastos imprevistos y urgentes de

menor cuantía que requiera la institución, en el cumplimiento de sus objetivos

misionales.

Los movimientos de caja menor son registrados de manera organizadamente en

Excel, la empresa no mantiene un fondo fijo de caja menor lo cual se considera

implementar ciertas políticas, como por ejemplo pago que no superen determinado

monto, pagos que no se deben realizar de caja menor y un fondo fijo para esta.

(Anexo 5, movimientos de caja menor mes de marzo)

32
El registro de gasto e ingresos son registrado es un documento de Excel donde se

agrega toda la información de los gastos de la empresa ya sean gastos variables,

gastos fijos, también se debe tener en cuenta los gastos directos y los gastos

indirectos. Finalmente, existen gastos en efectivo y los gastos que impactan el

beneficiario, pero no implican un desembolso por parte de la empresa.

 Elaboración nóminas y liquidaciones de empleados en la empresa JP

ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos SAS:

Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que las empresas o

empleadores deben realizar a los trabajadores que tiene vinculados

mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el salario, comisiones,

horas extras, recargos nocturnos, festivos, dominicales, descuentos, etc.

En la empresa el pago de los trabajadores se realiza mensualmente todos los 30 a

más tardes los primeros 5 de cada mes, el pago es puntual y unas de las funciones

destacadas en esta práctica en pasar la nómina para la respetiva obligación a los

empleados todos los 25 de cada mes. Cuando es cancelada es firmada por cada

trabajador acompañado de un recibo de egreso como evidencia de que el pago fue

recibido y para soporte contables.

33
La liquidación del contrato de trabajo se realiza cuando el trabajador se desvincula

definitivamente de la empresa, y se liquidan todos los conceptos que el empleador

le sale a deber al trabajador al momento de su retiro definitivo.

En los conceptos de liquidación del contrato de trabajo están las vacaciones

pendientes de ser disfrutadas, las prestaciones sociales adeudadas, los salarios

pendientes de pago, etc.

34
 CONCLUSIONES

Las prácticas curriculares son prácticas académicas que están integradas en el

Plan de Estudios. se constituye como una experiencia pedagógica para integrarse

y aplicar los conocimientos técnicos adquiridos en el trascurso de la formación de la

carrera y aplicarlo al mundo laboral, En este caso fueron empleadas en la empresa

JP ingeniería civil, laboratorio de suelos, concretos y asfaltos con el objetivo principal

de emplear el acompañamiento en los procesos contables de la empresa.

La empresa permitió por primera vez con la universidad Popular del Cesar la

realización del convenio con las prácticas de contaduría pública FACE con el fin de

que estudiantes puedan complementar su formación en diferentes actividades del

área contable como lo es la Facturación de los servicios prestados, Gestión de

cartera, Registros organizados de manejo de caja menor, egreso e ingreso y la

realización de nómina. La empresa actualmente Cumple con el personal estipulado

en el organigrama en el área contable, personal completamente capacitado,

responsable y con gran sentido de pertenencia por la empresa.

Aunque la empresa cuente con el personal calificado, esta no cuenta actualmente

con un software contable que este destinado a la sistematización y simplificación de

las tareas contables, lo que se hace más trabajoso y que se tome más tiempo para

los empleados el registro de cada una de las operaciones especificas mencionadas

anteriormente.
35
La facturación de los servicios prestados se realiza manualmente, estas contienen

en la dosificación una información específica pre imprenta y es llenada a mano

desde el programa ofimático de Excel, Estas facturas cuentan con todos lo

requisito establecidos por el estatuto tributario y se emiten periódicamente.

Normalmente esas facturas no son pagadas inmediatamente, Unos de los

compromisos como asistente contable con el laboratorio es recoger esa cartera.

Según la política contable que maneja la empresa en Cuenta por cobrar estima en

su cartera corriente 30 días, en diferentes ocasiones de los compromisos como

asistente contable con el laboratorio es recoger esa cartera, lo cual se hace por

diferentes medios

Los registros de manejo de caja menor, egreso e ingreso de la empresa se lleva de

manera organizada en Excel, lo que significa que se requiere más tiempo y cuidado

para ello. La Caja menor no mantiene un fondo fijo de caja menor lo cual se

considera implementar ciertas políticas. La elaboración de nómina de la empresa

es realizada la última semana de cada mes ya que en la empresa el pago de los

trabajadores se realiza mensualmente todos los 30 a más tardes os primero 5 de

cada mes, el pago es puntual.

36
 RECOMENDACIONES

Con relación a las practicas curriculares presentadas a la empresa JP INGENIERIA

CIVIL, LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS SAS, iniciada

desde el 9 de marzo del presente años hasta el 20 de junio, se ha evaluado

procedimientos a diferentes actividades de los procesos contables que maneja la

empresa con sus empleados.

Esta práctica curricular se llevó a cabo con el propósito de emplear

acompañamiento en los procesos contable de la empresa y que el estudiante amplié

los conocimientos y habilidades adquiridos durante su formación académica y a su

vez este emplee a la empresa recomendaciones que se consideren necesarias y

oportunas, para el proceso contable normal y mantenga el desarrollo y progreso de

la empresa en las actividades específicas de área contable donde se desarrolló la

práctica.

Consecutivamente a lo ante expuesto, nos permitimos a presentar

recomendaciones y/o sugerencias importantes, de las cuales pueden Coadyuvar en

el alcance de las metas y objetivo de la empresa, ya que estas son implementadas

para evitar errores costosos y agilizar la contabilidad de la empresa.

37
 invertir en un software avanzado de contabilidad de pequeñas empresas para

evitar errores, y agilizar los procesos contables, ya que esta es una manera

mucho más eficiente y organizada de manejar los procesos contables, y a su

vez le permite a la empresa ahorrar tiempo y dinero.

 la implementación de la factura electrónica ya que este le permite el ahorro

de gastos, tiempo, papel, mejora la eficiencia, mejora la gestión de cobro y

mejora la relación del cliente. se le notifica al empleador que el gobierno ha

emitido la resolución 042 del 5 de mayo del presente año, donde implementa

el calendario a las empresas obligadas a facturar electrónicamente. Según la

actividad de la empresa tiene como fecha máxima de la expedición de factura

electrónica hasta el 11 de noviembre del presente años.

 Para el proceso de gestión de cobro se recomienda la generación de

estrategias orientadas a evitar el retraso en los cobros y mejorar el cobro

moroso, entre eso se aconseja cobrar por anticipado el servicio prestado para

asegurar el pago de las facturas.

 Para el manejo de caja menor se requiere que la empresa implementes

políticas para su manejo. La implementación de un software de contabilidad

simplificara y unificara las tareas de contabilidad como lo es el registro de

caja menor, egreso e ingreso y la elaboración de nómina en la empresa.

38
 BIBLIOGRAFIA

https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/
Presentacion/Paginas/beneficiosyventajas.aspx
https://debitoor.es/glosario/definicion-factura
https://www.billomat.com/es/revista/contabilidad-ordenada/#

39
 ANEXOS

Anexo 1: modelo de factura pre imprenta del laboratorio.

40
 Anexo 2: Factura final

Anexo 3: pantallazo cobro cliente por medio de correo Electrónico

41
Anexo 4, cuadro con instintivo de facturas no canceladas

42
 LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS S.A.S
NIT. 900601487-7
RELACION DE FACTURAS DE VENTA MES FEBRERO 2019
FAC No FECHA TERCERO NIT SUBTOTAL IVA TRANSPORTE TOTAL retencion.
1902 08-feb CONSORCIO CENTRO HISTORICO 901232527-3 $ 582.000 $ 110.580 $ 692.580 b.b
1903 08-feb CONSORCIO LA LUZ 2019 901300066-1| $ 87.000 $ 16.530 $ 103.530 b. b
1904 10-feb INGENIERIA JOULES M.E.C LTDA 800196467-9 $ 380.000 $ 72.200 $ 452.200
1906 10-feb INGENIAL SAS 824000254-3 $ 222.000 $ 42.180 $ 40.000 $ 304.180 cos
1905 10-feb CONSORCIO SAN MARTIN 901214133-9 $ 174.000 $ 33.060 $ 207.060 pagad
1907 11-feb CONSORCIO SAN MARTIN 901214133-9 $ 18.000 $ 3.420 $ 21.420 pagad
1908 19-feb INGENIAL SAS 824000254-3 $ 389.000 $ 73.910 $ 12.000 $ 474.910 cos
1909 19-feb CONSORCIO A2 159 901264593-7 $ 72.000 $ 13.680 $ 85.680
1910 19-feb SERVIMAQ COLOMBIA SAS 900865628-1 $ 144.000 $ 27.360 $ 171.360
1911 19-feb EMPRESA ASOCIATIVA DEL TRABAJO EAT 860601621-9 $ 36.000 $ 6.840 $ 42.840 pag
1912 21-feb B & C S.A 800015774-1 $ 7.000.000 $ 1.330.000 $ 8.330.000 $ 280.000
ABONO 3,000,000 jp bogota y el 0
1913 21-feb CONSORCIO A2 159 901264593-7 $ 18.000 $ 3.420 $ 21.420
1914 24-feb REX INGENIERIA SAS 900230160-1 $ 700.000 $ 133.000 $ 833.000 b.b
1915 24-feb INGENIERIA JOULES M.E.C LTDA 800196467-9 $ 380.000 $ 72.200 $ 452.200
1916 24-feb CONSORCIO PLAN CENTRO 901299082-6 $ 182.000 $ 34.580 $ 216.580 ANU
1917 24-feb CONSORCIO PAVIMENTO PLAN CENTRO 901299082-6 $ 182.000 $ 34.580 $ 216.580 1
1918 25-feb CONSTRUCCIONES OBYCON SAS 860527800-9 $ 1.712.000 $ 325.280 $ 2.037.280
1919 25-feb CONSTRUCCIONES OBYCON SAS 860527800-9 $ 132.000 $ 132.000
1920 27-feb CONSORCIO CEFSRT MAGDALENA 2019 901319787-8 $ 182.000 $ 34.580 $ 216.580 pagad
1921 27-feb INGENIAL SAS 824000254-3 $ 276.000 $ 52.440 $ 40.000 $ 368.440 cos
1922 $0
TOTAL $ 12.592.000 $ 2.419.840 $ 14.794.820

EN PROCESO DE PAGO
ANULADA
PAGADA O CONSIGNADA
PENDIENTE DE PAGO

Anexo 5: Registro de movimiento caja menor, mes de marzo 2020

43
 JP INGENIERIA CIVIL LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS S.A.S RELACION CAJA MENOR - MARZO 2019
FECHA CONCEPTO BASICO INGRESOS GASTOS
02/03/2020 Saldo mes anterior. $0
02/03/2020 Ingreso en efectivo - Ingeniero Jose Palencia $ 70.000 $ 70.000
Compra de Gaseosas - Cumpleaños Jaider Zequeda $ 64.000 $ 6.000
Compra de torta - Cumpleaños Jaider Zequeda $ 22.000 $ 42.000
Compra de Azucar (Cafeteria) $ 20.000 $ 2.000
02/03/2020 Pago Factura 333 Leonardo Carena Marquez $ 206.000 $ 226.000
Viaticos IADER TAPIAS $ 180.500 $ 45.500
03/03/2020 Compra de gasoliona para ensayo de laboratorio $ 175.500 $ 5.000
Servicio de mensajeria para compra de bateria para balanza $ 169.500 $ 6.000
Compra de bacteria para balanza $ 139.500 $ 30.000
Servicio de mensajeria comopra de bateria $ 135.500 $ 4.000
04/03/2020 Compra de gota magica y terminal electrico $ 132.500 $ 3.000
Viatiosn toma densidades Plato magdalena $ 32.500 $ 100.000
05/03/2020 Ingreso en efectivo - Ingeniero Jose Palencia $ 3.300.000 $ 3.332.500
Pago de nomina correspondiente al mes de febrero 2020 (Mishellys Coronel) $ 2.747.500 $ 585.000
Pago de nomina correspondiente al mes de febrero 2020 (Yuris Llanos) $ 1.829.500 $ 918.000
Pago servicio de vigilancia al laboratorio correspondiente al mes de febrero $ 1.539.500 $ 290.000
Pago servicios contable (Irina Llanos) $ 1.059.500 $ 480.000
Pago de nomina Correspondiente mes de Febrero (Iader Tapias) $ 69.000 $ 990.500
Compra de rodillo (Jaider Zequeda) $ 64.000 $ 5.000
Servicio de mensajeria Envio de sobres con facturas a contadora. $ 58.000 $ 6.000
06/03/2020 compra de pastilla para dolor Jaider Zequeda $ 57.000 $ 1.000
Ingreso Jose Palencia $ 40.000 $ 97.000
09/03/2020 Pago contra entrega de Olla Especial para laboratorio $ 11.000 $ 86.000
Compra d café para el laboratorio $ 1.000 $ 10.000
10/03/2020 Ingreso Jose Palencia $ 540.000 $ 541.000
Pago servicio de arriendo al laboratorio mes de Marzo 2020 $ 11.000 $ 530.000
Pago de Factura Broka 338 $ 224.000 $ 235.000
Viatico para toma densidades Iader $ 225.000 $ 10.000
Pago por servicios de volqueta $ 105.000 $ 120.000
11/03/2020 compra de jabon y limpido $ 103.000 $ 2.000
Ingreso Ingeniero Jose palencia $ 100.000 $ 201.800 $ 1.200
Viatico densidades Jaider Zequeda $ 151.800 $ 50.000
Viaticos densidades Iader Tapia $ 51.800 $ 100.000
compra de pastilla para dolor Jaider Zequeda $ 49.800 $ 2.000
12/03/2020 Pago servicio de alcantarillado apto Bambu $ 26.700 $ 23.100
Pago servicio gases del caribe $ 8.200 $ 18.500
13/03/2020 Ingreso Ingeniero Jose palencia $ 140.000 $ 148.200
Pago retencion en la fuente $ 17.200 $ 131.000
Servicio de mensajeria Pago de impuesto $ 11.200 $ 6.000
Ingreso Ingeniero Jose palencia $ 40.000 $ 51.200
Viaticos toma densidades Iader A plato $ 1.200 $ 50.000
16/03/2020 Ingreso Ingeniero Jose palencia $ 130.000 $ 131.200
Pago servicio gas apto Bambu $ 124.100 $ 7.100
Pago factura de claro Apto Bambu $ 37.200 $ 86.900
17/03/2020 Pago factura emdupar $ 3.700 $ 33.500
Ingreso Ingeniero Jose palencia $ 10.000 $ 13.700
Servicio de mensajeria envio sobre con facuras $ 1.700 $ 12.000
18/03/2020 Ingreso Jose Palencia $ 420.000 $ 421.700
Consignacion angelica alcocer $ 21.700 $ 400.000
Servicio de mensajeria consignacion Bancolombia $ 16.700 $ 5.000
19/03/2020 Compra de café para el laboratorio $ 6.700 $ 10.000
Servicio de mensajeria Envio sobre a Comfacesar (RUT y seguridad social) $ 1.700 $ 5.000
$0
$0
TOTAL SALDO $ 5.220.000 $ 14.952.200 $ 5.220.000

Anexo 5: Nomina en Excel, mes de marzo de 2020

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 LABORATORIO DE SUELOS, CONCRETOS Y ASFALTOS S.A.S
NIT: 900601487-7
NOMINA DE PERSONAL
PERIODO: MES MARZO DEL 1 AL 30 DE 2020
DEVENGADO DEDUCIONES FIRMA
SUELDO DIAS AUX. TOTAL TOTAL NETO A
No. EMPLEADOS BASICO LAB BASICO TRANSPORTE OTROS DEVENGADO SALUD 4% PENSION 4% OTRAS DEDUCIDO PAGAR
1 JAIDER ZEQUEDA ROMERO 877.803 30 877.803 102.854 389.567 1.370.224 35.112 35.112 70.224 1.300.000

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2 JOSE PALENCIA MORALES 877.803 30 877.803 1.070.000 1.947.803 35.112 35.112 70.224 1.877.579
3 MISHELLY CORONEL AMAYA 585.000 20 390.000 390.000 390.000
4 YURIS LLANOS RODRIGUEZ 877.803 30 877.803 102.854 110.000 1.090.657 35.112 35.112 70.224 1.020.433
5 IADER ILIA TAPIA OSPINO 877.803 30 877.803 102.854 80.000 1.060.657 35.112 35.112 70.224 990.433
TOTALES 4.096.212 140 3.901.212 308.562 1.649.567 5.859.341 140.448 140.448 280.897 5.578.444 MONTO
SENA 2 SALUD CESANTIAS 8,33 $ 488.083
I.C.B.F 3 PENSION 12 468.145 INT/CESANT 1 4.881
COMFACESAR 1 ARP 6.96 271.719 PRIMA SERV 8,33 488.083
VACACIONES 4,17 162.290
TOTAL $ - TOTAL TOTAL -
TOTAL APROPIACIONES -
 Anexo 6: Formato en Excel de liquidación de contratos

JP INGENIERIA CIVIL - LABORATORIOS DE SUELOS, CONCRETOS Y

ASFALTOS S.A.S
Nit: 900,601,487-7
Liquidación Contrato de Trabajo a Término fijo

Nombre del Empleado : YEINIS YURANIS QUIROZ CAMPO

Cedula de Cuidadania : 1.065.571.043
Fecha de Ingreso : 12 de noviembre de 2019
Fecha de Terminación : 31 de diciembre de 2019
Dias Laborados : 49
Salario Basico : 828.116
Auxilio de Transporte : 97.032
Total Base de Liquidación : 925.148
925.148 x 49 125.923
Cesantias 2019 :
360 Días
125.923 x 12% 49 2.057
Intereses sobre cesantias 2019 :
360 Días
925.148 x 49 125.923
Primas de servicios 2019 :
360 Días
828.116 x 49 56.358
Vacaciones 2019 :
720 Días
Valor total liquidacion AÑO 2019 $ 310.260

Menos Primas de servicios II semestre 2019 canceladas $ 125.923

Total Valor a pagar Liquidacion AÑO 2019 $ 184.338

Declaro que a la fecha de terminacion del contrato de trabajo me fueron cancelados todos
los Salarios y prestaciones sociales a las cuales tengo derecho por ley, las cuales recibi a
conformidad.
Recibi a Conformidad,

Lugar y fecha de liquidación

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