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José Fabre Murillo

jfabre@aragon.es
Equipo Técnico de Coordinación DOMUS
Gobierno de Aragón

María Lorente Algora

mlorentea@aragon.es
Coordinadora del Sistema de Documentación
y Gestión Museográfica DOMUS
Gobierno de Aragón

Los instrumentos
de gestión
museística y
el archivo
administrativo

Actas de las I Jornadas de museos aragoneses

Zaragoza, 20-22 de mayo de 2009. Gobierno de Aragón. pp. 51-65
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iV

Resumen. La tradición museográfica española ha llevado históricamente a tratar es-

crupulosamente los protocolos documentales que controlaban y documentaban sus
colecciones, no siéndolo tan escrupuloso el tratamiento prestado al resto de documen-
tación generada en los museos.

DOMUS y sus fundamentos teóricos plantean una articulación de las distintas unida-
des documentales en torno a un criterio de ordenación archivística administrativa y de
forma integral.

Se presentan los fundamentos teóricos de esta articulación y también su aplicación

práctica a través del sistema, concretamente en la gestión de instrumentos como el re-
gistro, inventario y catálogo de colecciones.

Palabras clave. Documentación museística, archivo administrativo, expediente de in-

greso, registro, inventario, catálogo, sistema de gestión, instrumentos de gestión.

Summary. In the Spanish museographic tradition, the documentary protocols, which

controlled and documented the museum collections, have been treated historically in a
scrupulous way. However, the treatment given to the rest of the other documentation
generated in the museums has not been so meticulous.

DOMUS and its theoretical basics establish coordination between the different documen-
tal units, around a criterion of administrative archival ordination and in an integral way.

The article presents the theoretical basics of this coordination and also, its practice ap-
plication through the System DOMUS, specifically in the management of management
tools as the register, inventory and catalogue of collections.

Keywords. Documentation in museums, administrative archive, income file, registry,

inventory, catalogue, management system, management instruments.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__53

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1. La documentación en el museo:
Importancia y significado
En el último cuarto del siglo pasado los estudios e investigaciones sobre museología
conocieron un extraordinario desarrollo, entre la variedad de planteamientos científicos
se encuentran aquellos que consideran al objeto museístico como fuente de informa-
ción y, a su vez, la unidad básica dentro de los trabajos a desarrollar en el museo, pues-
to que definen al objeto como poseedor de una estructura de datos que estaría a di-
ferentes niveles de información1. Estas tesis han acopiado los intereses y atenciones de
parte fundamental de los museólogos de todo el mundo, al profundizar en el sentido
último de la institución museística y diseñar a partir del mismo un marco adecuado de
actuación que acoja la extraordinaria diversidad de sus funciones.

El objeto documento y el museo a modo de “banco de datos que está al servicio de la

sociedad y cuya finalidad última es acumular todas las informaciones posibles bajo la
forma de objetos, de documentos de dos o tres dimensiones”2 se presenta como la
perspectiva teórica idónea para la organización y gestión del conjunto de la documen-
tación que atesora la institución museística. Este enfoque se completa con la aplica-
ción del criterio científico en la disciplina necesaria para el tratamiento correcto de la in-
formación, dado que “para que esos objetos-documentos nos hablen, nos den la
información que albergan, es necesario que sepamos extraer el mensaje contenido en
ellos”3.

Si bien el significado del término documentación ha variado considerablemente desde

que en 1934 Paul Otlet publicara su Tratado de Documentación, en sus reflexiones ya
se apuntaban conceptos vigentes en la actualidad como “memoria museística” y fun-
damentó a su vez “una corriente de opinión que sigue considerando a los museos co-
mo instituciones documentales y, sobre todo, se anticipó a las transformaciones que
sufrirían los museos en pocos años, como así ocurrió al estar inmersos en la actuali-
dad en la sociedad de la información. Se crearía, efectivamente una memoria de tex-
to, imágenes y sonidos accesibles de cualquier lugar”4.

1 BARROSO RUIZ, María Soledad, “La normalización terminológica en los museos. El Tesauro”. Revista
General de Información y Documentación. 1994, nº 2, vol. 4, p. 121.
2 BARROSO RUIZ, María Soledad, óp. cit., p. 121.
3 BARROSO RUIZ, María Soledad, óp. cit., p. 125.
4 MARÍN TORRES, María Teresa, “Los Museos de Museos: Utopías para el control de la memoria artística”.
IMAFRONTE. 2000, nº 15, p. 144.

54__IV. Los Instrumentos de Gestión Museística y el Archivo Administrativo

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A partir de dichas premisas y planteamientos hoy celebramos el diseño y programación

de sistemas de documentación y gestión de la información museística específicos, que
permiten a los museos llevar a cabo sus cometidos de forma eficaz y rigurosa. Lo que
les ofrece la posibilidad informática de “controlar al detalle los movimientos que expe-
rimentan los objetos de sus colecciones, (…) incrementar el conocimiento acerca de
sus fondos y facilitar las consultas de los investigadores y el público en general”5. Ello
supone ir más allá de la mera información acerca del espacio físico en el que se en-
cuentran los documentos; supone elaborar y preparar la información para, además de
tenerla localizada, poderla difundir con todas las garantías que deben alcanzar los ser-
vicios culturales museísticos6.

2. ¿En qué consiste el trabajo de documentación

en el museo?
Los bienes que conforman el patrimonio de una institución museística poseen un valor
intrínseco, por lo que significan en sí mismos, y a su vez indisolublemente por la infor-
mación asociada a ellos. Es decir, que cuando un museo registra por primera vez un
objeto, le otorga carta de naturaleza como bien patrimonial, y cuando reúne, conserva
e incrementa la información de que dispone de dicho artículo, está añadiendo valor al
objeto, de modo que constituye un depósito de conocimientos que nutre y revaloriza
la documentación sobre otros objetos, sobre colecciones enteras y sobre el conjunto
de patrimonio cultural universal7. La documentación en un museo abarca toda la infor-
mación acumulada sobre las colecciones de objetos que posee y gestiona. De este
modo la labor de documentación es fundamental y de extraordinaria relevancia a la ho-
ra de conocer, gestionar y divulgar las colecciones que vertebran las instituciones mu-
seísticas. En este proceso documental sumar es enormemente positivo y, sin embar-
go, perder información es irreparable; cualquier pieza del museo pierde o no se
reconoce la dimensión de su valor si se desconoce su procedencia, época o significa-
do. “Sin documentación no se podría garantizar la protección de las colecciones (por
desconocimiento de los fondos custodiados), no podría haber exposiciones ni incluso

5 BALLART HERNÁNDEZ, Josep, Manual de Museos. Madrid: Editorial Síntesis, 2008. p. 147.
6 MARCOS RECIO, Juan Carlos, “El Documentalista de Información Electrónica”. Documentación de las
Ciencias de la Información. 1996, nº 19, p. 196.
7 BALLART HERNÁNDEZ, Josep, Manual de Museos. Madrid: Editorial Síntesis, 2008. p. 145.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__55

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publicaciones (desconocimiento del valor de los objetos), ni se podrían llevar a cabo

programas educativos (desconocimiento de las posibilidades de uso de los objetos)”8.
Sin embargo, ello supone no duplicar la información, sino partir de unos principios do-
cumentales ya ordenados, sistematizados que permitan al gestor, investigador o usua-
rio un trabajo desde el dominio documental.

Reconociendo la esencialidad de esta tarea en el funcionamiento de los museos, el Co-

mité Internacional de Documentación (CIDOC) del Consejo Internacional de Museos
(ICOM) define la documentación museística a partir del uso de la información de los ob-
jetos que componen sus colecciones y en relación con los procedimientos gestión de
las mismas. Dicha información ha de estar registrada y por ende ordenada, cumplien-
do unos requisitos mínimos que se reconocen como básicos para garantizar su con-
servación, manejo y consulta. El departamento de documentación de los museos es el
encargado de reunir esta información, clasificarla y conservarla al mismo nivel que con-
serva y preserva las propias colecciones. Para llevar a cabo dichas funciones con rigor
y eficiencia se le ha dotado de una serie de instrumentos, como son: registro, inventa-
rio y catálogo, que deben estar coordinados e integrados de forma flexible y eficiente,
conformando el archivo administrativo del museo en su duplicidad de concepto: como
administración y como centro para investigación, conservación y difusión9.

3. Instrumentos de documentación y
gestión museográfica
Antes de abordar la definición de los tres principales instrumentos técnicos de docu-
mentación que se han utilizado tradicionalmente en la gestión museística y comprender
mejor su origen y forma, hemos de incidir en un aspecto fundamental de la creación ins-
trumental. La Administración pública en nuestro país ha creado y utilizado diferentes me-
canismos de defensa, control y certificación de su patrimonio conformado por todos
aquellos bienes muebles e inmuebles cuya custodia y uso están encomendados por la
sociedad. La autotutela de esos bienes conllevó a que la Administración estatal desa-
rrollara, entre otros, unos listados más o menos completos y complejos, conocidos co-
mo Inventarios Generales y Catálogos Generales, para proceder al control de dichos

8 BALLART HERNÁNDEZ, Joseph, óp. cit., p. 146.

9 CARRETERO PÉREZ, Andrés, “La documentación en los museos: una visión general”, Museo, 1997, nº 2,
p. 11-29.

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bienes, a los que dotó de unos registros generales para validar jurídicamente su titulari-
dad. Es decir, que no se produce una creación ex novo de los tradicionalmente recono-
cidos instrumentos museísticos, sino que se adaptan las herramientas de que la Admi-
nistración disponía para controlar, proteger y acreditar el patrimonio público.

Adaptación que hacia 1942 D. Joaquín María de Navascués prescribió para los mu-
seos de carácter estatal en sus Instrucciones de Museos10, en las que estableció un
protocolo que conllevaba que el ingreso de un fondo museográfico fuera filtrado por
una concatenación de procedimientos documentales. Estos procedimientos registra-
ban y documentaban el ingreso, permanencia y salida a tres niveles.

En una primera instancia, a través del Registro General del Museo se daba acredita-
ción jurídica a la entrada y salida de los fondos en atención a las fórmulas jurídicas pre-
establecidas. En segunda instancia, se reflejaba de forma individualizada la colección
museográfica en custodia del museo a través del Inventario General. Y en tercer lugar
y a partir del anterior instrumento, se documentaban los estudios e investigaciones
cientificotécnicas que individualizadamente enriquecían el conocimiento sobre el fondo.
Su conjunto suponía el Catálogo General de la institución.

El Reglamento de Museos Estatales11 del año 1986, fielmente reproducido en nuestra

normativa autonómica contemporánea12 recoge, en esencia, dichas instrucciones en lo
que a la documentación se refiere.

De forma sucinta y básica, definirían:

• Registro General como aquel instrumento documental en el que se reflejarán todas

las entradas y salidas de objetos de nuestro museo. Se plasmaría en él como un so-
lo registro aquellas entradas o salidas independientemente del número de objetos
asociados a esa acción materializada en forma de expediente.
• Inventario General como aquel listado que tiene como finalidad identificar individua-
lizadamente los fondos asignados y depositados en el museo. Dar de alta en inven-
tario conlleva una identificación, numeración seriada en orden cronológico de entra-
da, y una ubicación topográfica.

10 Véase referencia más concreta en ALQUÉZAR YÁÑEZ, E. M., “Introducción”. Museo: Revista de la Asocia-
ción Profesional de Museólogos de España. Madrid. 1997, nº 2, pp. 85-90.
11 El Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Español de Museos se aprobó por Real De-
creto 620/1987, de 10 de abril (con corrección de erratas en BOE de 20 de octubre de 1987, en aplica-
ción de los dispuesto en la Ley 16/85 de Patrimonio Histórico Español.
12 Ley 7/1986 de Museos de Aragón y Decreto 56/187 de desarrollo parcial de la anterior.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__57

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• Catálogo General como aquel instrumento que completa la información acerca del
objeto, con la finalidad de documentarlo y estudiarlo en su marco artístico, histórico,
etc.

En la década de los 90 y en base a un estudio e informe de los procesos documenta-

les en los museos estatales13 se pone de manifiesto por parte de la Subdirección Ge-
neral competente, la enorme variedad de interpretaciones a la hora de ejecutar las di-
rectrices marcadas por la normativa anteriormente referenciada.

Detectada esa circunstancia, se prescribe por parte del mismo órgano una normaliza-
ción procedimental y terminológica cuyo objetivo era finalizar con el vacío y dispersión
documental en el seno de los museos, así como acabar con la incompatibilidad docu-
mental cuando los datos de los mismos trascendían la propia institución14. La ejecución
práctica de esa reflexión y normalización teórica se plasma en un sistema informático de
documentación y gestión integral de colecciones museográficas denominado DOMUS;
sistema implantado en los museos de gestión estatal y con el que, como es bien sabi-
do, trabajamos en los museos aragoneses adscritos al convenio desde el año 200415.

Podríamos convenir que la filosofía del sistema DOMUS pasa por articular la gestión de
esos instrumentos básicos de gestión —registro, inventario y catálogo— junto a la do-
cumentación generada por otras áreas del museo que están íntimamente ligadas a las
colecciones (fotografía, restauración, administración, etc.) en una ordenación y clasifi-
cación de archivo unitaria.

13 CARRETERO PÉREZ, Andrés et al., Normalización Documental de Museos: elementos para una aflicción
informática de gestión museográfica. Madrid: Ministerio de Cultura, 1996.
14 Véanse Carretero Pérez, A. et al., óp. cit. y ALQUÉZAR YÁÑEZ, E. M., “Introducción”. Museo: Revista de la
Asociación Profesional de Museólogos de España. Madrid. 1997, nº 2, pp. 85-90.
15 Resolución de 5 de mayo de 2004, de la Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural, por
la que se da publicidad al convenio de colaboración entre el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y
la comunidad autónoma de Aragón, para el apoyo técnico a los museos de titularidad estatal y gestión
transferida, así como a los museos inscritos en el Registro de Museos de Aragón en materia de explota-
ción conjunta de la aplicación de gestión museística DOMUS e intercambio de información a través de la
misma; publicada en BOE nº 132 de 1 de junio de 2004.

58__IV. Los Instrumentos de Gestión Museística y el Archivo Administrativo

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4. El archivo del museo:

Funciones y método de trabajo
El archivo se define como un conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios
de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información
y la gestión administrativa16.

El tipo de información que hay que gestionar en un museo se dispone en documentos

de diferente formato y contenido. A su vez, tiene su origen en fuentes diversas, desde
autores, donantes, investigadores, restauradores, usuarios, etc., a las que se añade el
propio museo, centro administrativo y por tanto generador de información, que define
históricamente la actividad de la institución y permite simultáneamente la consecución
de sus respectivas actividades cotidianas. En el conjunto de la documentación de un
museo, la relativa a la gestión diaria y la de carácter permanente es la misma; la dife-
rencia está en que la primera tiene una serie de valores primarios temporales como son
el administrativo, legal, fiscal o informativo, mientras que la segunda ha perdido éstos
a favor del carácter histórico y testimonial17.

Este acopio de documentación ha de estar organizada, clasificada y sistematizada con

mecanismos que regulen su tratamiento, conservación, acceso y consulta, en aras de
garantizar la disponibilidad y calidad de la información que atesora. Los museos hasta
la actualidad apenas han contado con un sistema de clasificación y ordenación de los
documentos bajo criterios archivísticos por múltiples causas. Las consecuencias de
estos incorrectos tratamientos de la información han provocado pérdidas de informa-
ción sobre la historia de la institución, el origen de sus colecciones, las personas que
trabajaron con las mismas, o incluso la determinación de los aspectos legales inheren-
tes a los fondos del museo, etc.18.

A través de procesos normalizados de funcionamiento, el archivo de la institución do-

ta de coherencia a la información compendiada, y evidencia en el uso sistematizado de
la misma, a partir de la transversalidad de los procesos de documentación que verte-

16 Artículo 59.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Boletín Oficial del Esta-
do de 29 de junio de 1985.
17 DE ALFONSO ALONSO-MUÑOZYERRO, Belén, “El archivo del museo y su tratamiento. Fondos documen-
tales y fondos administrativos. Museo, 1997, nº 2, p. 197.
18 CARRETERO PÉREZ, Andrés et al. 1996, óp. cit. p. 303.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__59

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bran la actividad museística, dado que todas las actividades de un museo deben que-
dar reflejadas en el archivo.

Los archivos, tanto de instituciones como de entidades, se diferencian en la diversidad

de las funciones que desarrollan. Sin embargo, todos han de compartir en su gestión
unas normas archivísticas comunes que reflejan el objeto mismo de la documentación.
Dicho objeto se puede concretar en fórmulas esenciales que sistematizan y ordenan el
conjunto de datos relativos a la ciencia que nos ocupa y determinar, a su vez, los prin-
cipios y métodos de trabajo. A través del archivo, el museo se encargará del control de
todos los fondos documentales producidos por la institución, que son tanto de los de-
nominados fondos administrativos, como de todos aquellos que fueron llegando al mu-
seo por otras vías, llamados también fondos documentales19.

Para ello se dispone, entre otros, de una relación de mecanismos considerados funda-
mentales en la organización de los archivos, como es la elaboración un cuadro de cla-
sificación de los fondos. En nuestro caso se tratará de una relación de series documen-
tales definidas a partir de las diferentes funciones que desarrolla la institución. Previo
será necesaria la identificación y consenso de las unidades documentales básicas que
conforman dichas series, como son: el documento, el expediente, la serie y el fondo.
Si bien aparecen definidas en el manual de referencia20 al uso, consideramos idónea la
ocasión de volver a concretar dichos conceptos.

Se considera documento al testimonio material de un hecho o un acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas. Según el art. 14.9 de la Ley
16/85: “toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier expresión grá-
fica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material”. Se define
expediente como el conjunto ordenado de documentos que materializan un proceso
administrativo relativo a la resolución de un asunto. Comienza en la fecha en que se ori-
gina el trámite, y finaliza cuando la gestión del mismo ha finalizado. Los documentos
de un expediente están unidos entre sí por una causa-efecto, son eslabones en una
cadena que se forma con un fin determinado: la resolución administrativa de un asun-
to específico. El orden que guardan los documentos de un expediente es inverso. Es
decir, cuando se abre la carpeta de un expediente, el primer documento que se en-
cuentra es el más moderno. Cada expediente se numera con un código indicativo de

19 DE ALFONSO ALONSO-MUÑOZYERRO, Belén, óp. cit. p. 197.

20 CARRETERO PÉREZ, Andrés et al., óp. cit. pp. 303-304.

60__IV. Los Instrumentos de Gestión Museística y el Archivo Administrativo

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la serie de expedientes a que pertenece la resolución que contiene, el año en curso, y

un número correlativo de orden dentro de la serie.

La serie se forma a partir del conjunto de expedientes referidos a una misma compe-
tencia regulada por una norma de procedimiento. Las series se definen a partir de las
propias funciones desarrolladas por el museo. Dentro de cada serie, los expedientes
que la conforman están individualizados, puesto que se refieren a asuntos concretos
dentro de la misma actividad desarrollada por el museo, y se agrupan en el orden en
que se han ido produciendo. A su vez, pueden ser series abiertas (las generadas por
un sujeto productor que continúa ejerciendo la actividad) o cerradas (ha dejado de pro-
ducirse). Estas series permiten ordenar los expedientes de acuerdo a las competencias
de que tratan, relacionadas, como hemos comentado, con las actividades que lleva a
cabo el museo. Dichas series se han de protocolizar en aras de la organización de la
información que contienen y para garantizar su accesibilidad y orden, y se subdividen
de acuerdo a las necesidades en subseries.

Un fondo está formado por el conjunto de series, expedientes y documentos que de-
rivan de una misma unidad administrativa y que testimonian la actividad global que de-
sarrolla cualquier institución o persona.

El uso de las unidades documentales permite organizar y clasificar el archivo, que a tra-
vés de sistemas informatizados de documentación y gestión ad hoc, como es el caso
que nos ocupa con DOMUS, consigue incrementar los accesos a través de los cuales
la información puede ser clasificada, conservada y consultada. Estas funcionalidades,
de extraordinaria versatilidad y ayuda en la gestión cotidiana de la documentación mu-
seística, están condicionadas a la precisión en el uso de la terminología y de las se-
cuencias de introducción de la información. Por ello, la relación de series documenta-
les definidas a partir de las diferentes funciones que desarrolla la institución, está
predefinida a través del denominado tesauro de series documentales y la introducción
de datos en encadenamientos de procesos de cumplimentación de datos.

El objetivo es evitar la diagnosticada inercia de la gestión cotidiana en los museos, que ha

conducido en la mayoría de los casos a la atomización del archivo, en el que cada área o
cada departamento generan una documentación que ellos mismos custodian y gestionan.

La transversalidad de la documentación museística es manifiesta. La necesidad que

pueda tener un conservador de los datos administrativos referentes a la salida de una
pieza para una exposición temporal, o los informes referentes al estado de conserva-
ción de la misma, es el día a día de los museos.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__61

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DOMUS ampara ambas realidades y las hace eficaces. Así si un departamento gene-
ra la documentación que le es competente y a través del sistema la gestiona; a su vez,
aplicando la ordenación archivística predefinida, la presenta al resto de áreas del mu-
seo. Y por tanto redistribuye los instrumentos técnicos de gestión museística (registro,
inventario y catálogo) que mantiene en esencia, a través de tres módulos dentro de la
aplicación, así:

El registro de entrada ⇒ está presente en el módulo de ingresos.

El registro de salida ⇒ en el módulo de movimientos.

El inventario general ⇒ en los módulos de fondos museográficos y documentales, re-

flejando específicamente información consignada en los campos obligatorios del bien
inventariado.

El catálogo general ⇒ en los módulos de fondos museográficos y documentales, a par-

tir de la información consignada en los resto de campos definidos para cumplimentar
sobre el bien catalogado.

Inventario y catálogo son instrumentos complementarios, sobre todo el segundo de

ellos, que se encuentra supeditado al primero. Es por ello que DOMUS plantea una
fondos museográficos. La ficha de fondo museográfico presentará una serie de cam-
pos de información codificados cromáticamente que hacen de obligada cumplimen-
tación aquellos campos de los que se dota un inventario general.

En otras palabras, de forma obligada el sistema precisa cumplimentar por cada fondo
o dar de alta en el módulo los siguientes datos:
• Número de identificación correlativo.
• Ubicación topográfica en las instalaciones del museo.
• Clasificación genérica del objeto.
• Nombre común del objeto.
• Datos administrativos procedentes del módulo de ingresos en el que se ha registra-
do la pieza.
• Tipo de colección (colección estable, depósitos institucionales, depósitos de terce-
ros, etc.).

DOMUS plantea la gestión del registro general del museo a través de dos módulos dis-
tintos; por un lado el registro de entrada, que constataba la incorporación de nuevos
fondos museográficos en las colecciones, se gestiona a través del módulo ingresos. Por

62__IV. Los Instrumentos de Gestión Museística y el Archivo Administrativo

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otro lado, la gestión de las bajas en la colección, antiguamente reflejadas en el registro

general de salida, se produce a través del módulo de Movimientos de fondos.

Primera parada para la entrada de una pieza o conjunto de piezas en nuestros mu-
seos va a ser el módulo de ingresos, donde y como requisito sine qua non se va a
solicitar al cumplimentador la incoación de un expediente de ingreso. Vemos aquí esa
articulación en torno al archivo administrativo y su módulo correspondiente que an-
teriormente referíamos.

Existe una serie documental que etiqueta la actividad documental referente a los ingre-
sos de fondos en la colección. Todos los expedientes de ingresos estarán compuestos
por una codificación que nos dará los siguientes datos:

Serie documental21 / Año / Número correlativo

Acompañando a esa información, el expediente contará con información relacionada

con el departamento que incoa dicho expediente, por ejemplo: sección de Bellas Ar-
tes; también datos cronológicos de inicio y fin del mismo, además de otros datos se-
cundarios (asunto, descriptores onomásticos y geográficos, etc.).

Incoado e incorporado el expediente, el sistema nos retorna al módulo ingresos, don-

de incorporaremos a ese registro los siguientes datos:

a) Fecha de ingreso, momento cronológico en el que se ha producido la entrada de

ese objeto o conjunto en el museo.
b) Ofertante, entiéndase por el mismo la fuente del ingreso, es decir, persona o institu-
ción titular de derechos sobre el objeto o conjunto que va a ingresar en el museo.
c) Forma de ingreso, forma normalizada de ingreso22 .
d) Autorización, documento legal, si existe, que respalda jurídicamente desde el órga-
no competente la entrada de ese objeto o conjunto en el museo.
e) Fondos vinculados. De forma individualizada vincularemos una ficha de fondo mu-
seográfico por cada objeto individualizado del que conste el ingreso en cuestión. Es-
ta ficha, a su vez, irá dotada de los niveles de información descritos anteriormente.

21 Las series documentales se encuentran normalizadas y sujetas a tesauro propio. Véase texto íntegro en FA-
BRE MURILLO, José; LORENTE ALGORA, María (coord.), DOMUS en los museos aragoneses. Normas y
convenciones de uso del Sistema. Versión 1.0 (2009). Zaragoza. Gobierno de Aragón. Departamento de
Educación, Cultura y Deporte.
22 Véase la tipología de asignaciones y depósitos en CARRETERO PÉREZ, Andrés, et al. Óp. cit. y Fabre Mu-
rillo, José y Lorente Algora, María, óp. cit.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__63

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La realidad de algunos de nuestros museos nos presenta la imposibilidad de abor-

dar este protocolo con todos y cada uno de los objetos que ingresan en el museo.
Paradigmático es el caso de las intervenciones arqueológicas. La autorización de la
Dirección General de Patrimonio Cultural para dichas intervenciones prescribe el de-
pósito de todos los materiales, titularidad del Gobierno de Aragón, en un museo de
nuestra comunidad autónoma. La abrumadora cantidad de bienes muebles frutos
de una intervención arqueológica, alcanzando decenas de miles en algunos casos,
hace inviable una cumplimentación individualizada.
Es por ello, que desde la coordinación DOMUS en la comunidad autónoma aragone-
sa se ha establecido que ya que el sistema exige cuando menos una ficha de fondo
museográfico por expediente de ingreso, sea ésta la que recoja de forma genérica
los datos básicos de procedencia, adscripción cultural y número de objetos. Los da-
tos de obligada cumplimentación plasmarían un solo número de inventario general,
correctamente ubicado topográficamente, adscrito como material arqueológico o
conjunto arqueológico y con referencia al número exacto de materiales fruto de la in-
tervención arqueológica. Todo ello sin desvirtuar el protocolo de registro que nos dic-
ta el sistema. Así mismo, aquellos objetos, que por diversas razones fueran suscep-
tibles de ser individualizados, se adscribirían al ingreso a través del protocolo previsto.

DOMUS, como herramienta de documentación y gestión museográfica, propone acome-

ter las necesidades y agilizar procesos de trabajo en el funcionamiento de los museos.
Comparte simultáneamente dichos procesos, tanto a nivel de ejecución como de docu-
mentación, debido a que su desarrollo adopta un protocolo común y estructura normaliza-
damente la información. Es decir, se asienta en la integración e interrelación de la informa-
ción para conseguir la eficiencia y garantía necesarias en la gestión de la documentación.
“Toda la información —sin importar su forma original—puede ahora ser almacenada y trans-
mitida como datos, la naturaleza del archivo ha sido transformada. El archivo ya no es más
cuestión de objetos (expedientes, libros, obras de arte, etc.) almacenados y recuperados en
espacios específicos (bibliotecas, museos, etc.) (…) Ahora el archivo es también una fuen-
te continua de datos, sin geografía o contenedor, continuamente transmitida y además, sin
restricción temporal (siempre disponible en el aquí y ahora)”23.

23 BARCHEN, G: “The Art of Archiving”, en Deep Storage. Collecting, Storing and Archiving Art. Munich, Nue-
va Cork: Prestel, 1998. p.47, citado por MARÍN TORRES, María Teresa, “Los Museos de Museos: Utopías
para el control de la memoria artística”. IMAFRONTE. 2000, nº 15, p. 144.

64__IV. Los Instrumentos de Gestión Museística y el Archivo Administrativo

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La importancia de los instrumentos técnicos documentales del museógrafo, y la reali-

dad de su imbricación con la estructura administrativa de la institución, que no sólo
custodia e investiga sus fondos sino que sobre todo ha de difundir a la globalidad de
la sociedad. Requisito indudable para conseguir esos objetivos es el tener conocimien-
to real y práctico de nuestras colecciones. Tan magno objetivo, “sólo” pasa por una do-
cumentación adecuada.

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seólogos de España. Madrid. 1997, nº 2, pp. 85-90.
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de titularidad estatal y gestión transferida, así como a los museos inscritos en el Registro de
Museos de Aragón en materia de explotación conjunta de la aplicación de gestión museística
DOMUS e intercambio de información a través de la misma. BOE de 1 de junio de 2004.

IV. Gestión y Planificación Museística. DOMUS en Aragón__65