Administración de Personal I

Cátedra: Miñana Rufat – Florez Stutz

Ficha Clase 11
Liquidación de Sueldos

Objetivos pedagógicos:

Se espera que al concluir el estudio de la presente ficha, los alumnos sean capaces de:

Adquirir conocimiento general sobre las tareas que realiza la sub área de Liquidación de Sueldos

Conocer las características relevantes del Proceso de Liquidación de Sueldos

Identificar la importancia de mantenerse actualizado con la normativa legal y las novedades de
las otras sub-áreas.

Conocer la diferencia entre liquidación de sueldos y las sub-áreas con las que interactúa

Definición. ¿Qué es la liquidación de sueldos?

Cuando se habla de liquidación de haberes o de sueldos, se trata del cálculo de la remuneración

correspondiente a un trabajador que mantiene una relación de dependencia con su empleador. Este
cálculo se suele realizar de manera mensual y contempla el salario junto a los montos que se adicionan
por disposición legal u otro motivo. La liquidación también tiene en cuenta la asistencia, el tiempo
trabajado, los eventuales premios y otros componentes. Por otra parte en este proceso también se
calculan los descuentos (retenciones) y contribuciones correspondientes según la normativa aplicable
tanto desde el punto de vista de las cargas sociales, sindicales y tributarias.

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La liquidación de sueldos es un proceso, a través del cual se calcula y abona la remuneración de los
trabajadores, para un determinado período de tiempo (mensual, quincenal, jornal) con sus
correspondientes descuentos y retenciones en función de la legislación vigente.

Objetivos del área

El área de liquidación de sueldos debe asegurar que la liquidación y pago de los sueldos del personal se
realice según las normativas legales y los procedimientos internos vigentes, en tiempo y forma.

Esto significa que el área debe mantener actualizado su conocimiento y cumplir con todo lo que las
leyes, normas, resoluciones, estatutos y/o convenios colectivos de trabajo obliguen e incorporen en el
tiempo (modificaciones de cálculos de ganancias, cambio de topes de aportes, aumentos en las escalas
salariales y pagos extraordinarios determinados por el Sindicato de la actividad, etc.), pero además
también debe verificar y garantizar aquellas condiciones que la organización haya pactado, por escrito o
de hecho, con sus empleados, ya que el uso y costumbre en la relación laboral se convierte en un
beneficio adquirido respecto de:

La fecha de pago.

El tipo de acreditación en la cuenta sueldo asignada para tal fin.

Los conceptos y novedades informadas por las otras áreas.

También el área de liquidación de sueldos es responsable de hacer una correcta registración posterior de
la liquidación del mes a través de recibos de sueldos, informes contables, libros ley, presentación y pago
de cargas sociales y contribuciones entre otros.

Interacción con otras áreas

Para efectuar el proceso de forma correcta debe existir una interacción ordenada y fluida entre las
distintas áreas de la organización para relevar toda la información necesaria y así efectuar la liquidación
de sueldos del período en cuestión.

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Para tal fin es importante que el área de liquidación de sueldos cuente con un calendario predeterminado
y un circuito que determine el tipo y formato de información que necesitará de cada interlocutor (otras
áreas, empleados, gerentes).

Este interlocutor puede ser otra sub-área de Recursos Humanos, o puede ser otro sector fuera de
Recursos Humanos y los propios empleados de la organización.

Generalmente estas interacciones con otras áreas se transforman NOVEDADES, es decir en ALTAS,
BAJAS y MODIFICACIONES, del proceso de liquidación de sueldos.

A modo de ejemplo podemos mencionar las áreas y funciones que tienen relación con liquidación de
sueldos:

Administración de Personal: La eficiencia de esta área implica controlar, registrar, manejar y

conservar en forma estructurada y confidencial, toda la documentación que corresponda a las
ocurrencias laborales que tenga una persona en una Organización. De esta forma la empresa contará,
con la información y la documentación desde que una persona ingresa a la organización hasta que cesa
la prestación del servicio en ella

Podríamos decir que esta área ordena toda la información del ciclo de vida laboral de cada empleado que
tiene impacto en la liquidación de sueldos.

o Notifica los ingresos de personal brindando datos consolidados sobre la información

personal del nuevo empleado (nombre, apellido, DNI, CUIL, domicilio, familiares a
cargo, obra social, etc), datos del puesto y el contrato de trabajo (fecha de ingreso, tipo de
contrato, área para la que va a trabajar, puesto, jefe a cargo, centro de costo, zona
geográfica o sede, entre otros).
o Actualiza los registros durante el ciclo de vida laboral (cambios de obra social, alta/baja
de familiar a cargo, cambios de puestos).
o Notifica la cesación de la relación laboral del empleado, por los distintos motivos
(renuncia, despido, fallecimiento del trabajador, jubilación)

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Compensaciones y Beneficios: es el área que notifica cambios en la composición de las

remuneraciones y beneficios que le corresponde a cada de empleado. Generalmente informa novedades
respecto a:

o Las remuneraciones o compensaciones monetarias con el detalle por conceptos y por

persona según sea necesario (aumentos legales, convencionales, por mérito, por ajuste de
la empresa).
o Las promociones y cambios de puestos con y sin cambios de remuneraciones.
o Los beneficios otorgados que tienen impacto en la liquidación de sueldos.

Relaciones laborales: en muchas organizaciones es responsable por mantener informadas sobre la

normativa laboral vigente, especialmente convenios colectivos de trabajo, acuerdos paritarios y todos los
cambios que puedan suscitarse en este sentido, como así también informar a administración de personal
y/o liquidación de sueldos sobre algún tipo de medida disciplinaria que impacte en la liquidación del
mes.

A modo de ejemplo:

Informa a administración de personal y al área de liquidación de sueldo:

o Escalas salariales y adicionales del acuerdo paritario del/ de los convenio/s colectivo/s de
trabajo que impliquen modificar salarios,
o leyes, decretos y fallos judiciales que modifiquen o amplíen el alcance de una
indemnización,
o cambios en los topes de retención de aportes, acuerdos realizados en la cámara de
empresarios de la actividad, cambios en la ley del impuesto a las ganancias, etc.
o Descuentos mandatorios y/o aceptados por el trabajador respecto de su afiliación sindical
o cuotas especiales por homologación de nuevo convenio / paritaria.
o Medidas disciplinarias, se refiere a las acciones que toma la organización para penalizar
una conducta indebida de un trabajador, en caso de efectuarse una suspensión con pérdida
del cobro del/los día/s.

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Otras relaciones: los propios empleados, sus gerentes, miembros de recursos humanos y otras las áreas
de la empresa (comerciales, administrativas, financieras, operativas etc.) pueden enviar novedades o
datos al área de liquidación de sueldos (avaladas dentro del circuito de información). Por ejemplo:

o Premios y comisiones: por lo general las áreas comerciales informan a Recursos

Humanos los % alcanzados de ventas y/o cobranzas o el importe ($) del y premios
alcanzados por cada empleado del área comercial.
o Ausencias y Licencias: en algunas compañías cada jefe de sector es responsable de enviar
las novedades de ausencias y licencias de su personal a cargo, debiendo detallar el motivo
y presentando el certificado que justifique dicha ausencia, en otros casos lo tramita el
propio empleado. El liquidador luego puede determinar si corresponde el pago o el
descuento de la ausencia, haciendo un análisis de las licencias admitidas por la ley de
contrato de trabajo o convenio colectivo (apoyándose en el experto de relaciones
laborales / abogado laboral en caso de ser necesario). También algunos empleados cobran
adicionales por presentismo que pueden perder en caso de ausencias o llegadas tarde.
o Bonos de Ejecutivos: en las organizaciones que los ejecutivos tienen remuneración
variable, las áreas de operaciones o financieras reportan los bonos a pagar.
o Horas extras, en algunas organizaciones informadas por cada jefe de sector es
responsable de enviar la aprobación de las horas extras realizadas por su personal a cargo,
en otras organizaciones hay un o sistema de control de horario del cual se toma la
información. Es importante resaltar que existen topes legales sobre la cantidad de horas
extras que deberían permitirse por empleado, en determinado período de tiempo.
o Turnos, también novedades sobre que tengan impacto en la liquidación de sueldos
pueden ser reportados según la organización por los jefes o sistemas automáticos. No va
o Vacaciones: de acuerdo a la normativa legal se deben pagar los anticipos de vacaciones y
liquidar luego su descuento según fórmula establecida por ley, sin embargo los jefes de
las áreas deben planificar y otorgar las vacaciones en función de la carga de trabajo y
informarlas como novedad al sector de liquidación de sueldos. También interviene en
algunos casos administración de personal asegurando la emisión en tiempo y forma de la

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notificación pertinente. En algunas organizaciones la novedad es presentada directamente

por el empleado mediante la utilización de algún sistema para informar vacaciones.

Decisiones sobre el proceso: ¿liquidación dentro de la empresa o fuera?

Dependiendo de factores tan diversos como de estructura, complejidad, tecnología disponible y su

propia decisión política, las organizaciones pueden tomar la decisión de realizar la liquidación de
sueldos internamente, o contratando los servicios de un tercero (consultor, estudio contable) que se
dedique a dicha actividad.

Cada una de estas opciones tiene sus ventajas y desventajas, como así también sus costos asociados.

Costos de la liquidación interna

Informáticos Humanos Materiales / Servicios

Adquisición de sistema de Salario/s liquidador/es Computadoras (servidores para instalar

Salario de Soporte IT interno el sistema y para los usuarios)
liquidación (licencias de
Salario u Honorarios de Otros equipamientos informáticos
software) Asesores legales (redes, firewals, etc.)
Hojas/ recibos
Gastos de Soporte del sistema
Servicio de actualización laboral
Gastos Desarrollo para
adaptaciones (cambios legales
y requeridos por la empresa)
Gastos de implementación (por
única vez)

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Costos de la liquidación externa

Consultoría Humanos Materiales / Servicios

Contratación de servicio externo que debe Salario/s de responsable Depende del servicio contratado.
/coordinador interno
incluir:
Salario u Honorarios de
o Carga de Novedades Asesores legales
o Liquidación propiamente
dicha
o Informes
o Impresión Recibos y
Libros ley
o Cargas Sociales
o Asientos contables

Cada organización deberá analizar cuál es la mejor opción de acuerdo a los recursos económicos,
humanos y de tiempos de procesos que pueda dedicarle a la liquidación de sueldos, como así también
tener en cuenta las políticas y usos y costumbres de dicha organización.

Legajos, Conceptos y Novedades

En la liquidación de sueldos el Legajo es como se identifica al empleado, a este legajo se le asocian
datos como por ejemplo nombre y apellido, CUIL, declaración jurada de de Impuestos (F649 /F572),
puesto ocupado, categoría, división, departamento, fecha de ingreso, etc.

Conceptos, son cada uno de los ítems disponibles que pueden impactar en la liquidación de sueldos,
estos pueden ser haberes (sueldo, adicional título, presentismo, comisiones, etc.) o deducciones (aporte
jubilación, aporte ley 19032, impuesto a las ganancias, cuota sindical, etc.). En algunas oportunidades un
cambio de normas legales o de empresa pueden requerir la creación de un nuevo concepto.

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Novedad: son los cambios que deben informarse al sistema de liquidación que pueden afectar a un
legajo o varios y/o a un concepto o varios. Es decir, las novedades son aquellas var
variables
iables o sucesos que
tienen impacto
to en la liquidación de sueldos, que se informan desde las diferentes áreas.

Pasos del proceso

De forma diaria, quincenal o mensual, la persona responsable de ejecutar el proceso de liquidación de

sueldos deberá llevar a cabo algunos pasos de forma ordenada para tener un proceso de liquidación
exitoso.

Novedades

Procesamiento
y controles

Cierre

Este proceso empieza con la compilación y carga de novedades, como por ejemplo:

 Dar de alta empleados nuevos, o baja a empleados de nuestra nómina.

 Informar licencias de los empleados (licencias por exá
exámen,
men, enfermedad, nacimiento, accidentes,
ausencias injustificadas, vacaciones, etc)

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 Registrar cambios de puestos por promociones internas, cambios de región, de equipos de

trabajo.
 Modificaciones realizadas de forma voluntaria por el empleado (cambios en la obra social, altas
o bajas de un familiar a cargo, aporte sindical, etc)
 Actualizaciones de salario (por aumentos de sueldo por acuerdos de convenios colectivos, por
ley o por liberalidad de la empresa, etc)
 Registros y pagos de horas extras, premios presentismo, suspensiones, comisiones de ventas y/o
cobranzas, premios, bonos.
 Novedades de origen impositivos reportados por el trabajador (ejemplo actualización del 572
Web)

Una vez que el liquidador está seguro de tener toda la información correcta y necesaria para el período
que está liquidando debe iniciar la carga en el sistema de liquidación o enviarlas al estudio contable o
consultor que realiza el proceso externamente. Este proceso de carga de datos debe estar estructurado de
tal manera que garantice confianza en el circuito de carga, esto significa que a mayor calidad y detalle
en el proceso de carga, menor será la contingencia de errores en el resultado final.

Ingresados todos los datos (“novedades”) en el sistema de liquidación se deben correr los procesos
informáticos (de liquidación propiamente dichos) y luego imprimir o descargar todos los reportes
necesarios para el control. La instancia de control es muy importante ya que nos permite verificar si se
procesaron correctamente todas las novedades informadas y si las fórmulas del sistema funcionaron
como debían. Y en caso de detectar error en la instancia de control, aún se está a tiempo de hacer las
correcciones necesarias.

Cerrada la etapa de control y habiendo verificado que la liquidación es correcta, se debe proceder a
realizar los pagos dependiendo de cómo lo determine la organización. Este proceso de “envío de
acreditación” puede variar de acuerdo al tipo de organización y procesos de aprobaciones internas, pero
por lo general la persona de recursos humanos debe hacer y se la carga de la información en el banco de
la empresa informando donde se detalla el valor a depositar a cada empleado, y luego algún apoderado o

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responsable que puede ser: de finanzas, contabilidad, el dueño de la compañía, el gerente general, etc,
quien deberán aprobar dicha acreditación.

Luego de la acreditación de los sueldos, la persona responsable de la liquidación puede empezar con “el
cierre del proceso” y esto implica una serie de pasos y obligaciones:

 Imprimir los recibos de sueldo y requerir la firma por parte de los trabajadores (tener en cuenta
que existe la posibilidad de digitalización)
 Imprimir libro de sueldos y jornales
 Armar los asientos contables y controlar la contabilidad
 Declarar y abonar las cargas sociales (aportes y contribuciones), las boletas sindicales, el
impuesto a las ganancias.
 Realizar los informes internos para reportar sobre costos, cantidad de personas liquidadas,
indicadores de gestión, ausentismo, etc.
 Atención de consultas

Costo de los errores.

Los errores en las liquidaciones de sueldos pueden generarse por distintos tipos de variables, como por
ejemplo no contar con un sistema de liquidación confiable, seguro y flexible; o por no mantener
actualizados los registros y/o fórmulas, como así también por el ingreso incorrecto u omisión de carga
de algún concepto o valor de liquidación.

Si un proceso de liquidación de sueldos tiene errores en forma reiterada, pueden sucederse los siguientes
impactos negativos para la compañía:

 Económicos o legales: cuando una empresa realiza el proceso de liquidación y/o registración de
salarios de forma equívoca puede encontrarse frente a una gran contingencia de deber afrontar
auditorías de organismos de control no satisfactorias y el pago de multas, perder jornadas de
trabajo por huelgas, obtener resultados negativos en juicios laborales, invertir demasiado tiempo
en controles cruzados o duplicar tareas para la corrección de los errores.

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 Intangibles o no directamente económicos: si los empleados verifican que continuamente la

compañía realiza de forma errónea el proceso de liquidación, o el mismo se realiza fuera de los
términos legales, se pueden generar situaciones que afecten a la organización como puede ser
generarse una erosión en la relación laboral, perder la credibilidad, la confianza y el compromiso
de los empleados hacia la compañía, dando como resultado una baja productividad y un mal
clima

Mensaje final

Como ya hemos revisado esta área, a veces no considerada como de tiene un alto valor estratégico
dentro del departamento de RH y minimizada como sector operativo y de bajo valor agregado, es sin
duda un tema clave al que debe presentársele suficiente atención, casi podríamos decir no hay ningún
otro proceso de recursos humanos que tenga una interacción tan frecuente y universal con todos los
empleados de la organización, es por ello que un proceso de liquidación de sueldos mal manejado puede
mermar la confianza y la credibilidad de los trabajadores respecto de la empresa, distraer la atención y el
foco de los trabajadores, crear conflictos individuales y colectivos, generar mayores costos por multas,
juicios y honorarios legales, por señalar algunos.

Probablemente podríamos concluir que como los factores higiénicos (del modelo de Herzberg) no será
generador de gran satisfacción si están bien manejado el proceso de liquidación de sueldos pero sin duda
será un factor de inmensa insatisfacción (y costos) cuando sea manejado en forma inapropiada. Y si no
nos creen pregúntele a un trabajador que su empresa reiteradamente comete errores en su liquidación
de sueldos…

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Bibliografía Complementaria
 Colección Liquidación de Sueldos – Editorial Errepar
 ABC de Sueldos y Jornales – Alvaro Iriarte – Editorial La Ley
 Administración y Liquidación de Sueldos y Jornales – Nestor R. Orozco y Siliva. Grenabuena – Editorial
Aplicación Tributaria
 Liquidación de Sueldos y Jornales con Excel – Horacio Albono y Juan M Carratala – Editorial Omicron

Guía de estudio – preguntas para la reflexión y fijación de conocimientos

1. ¿Qué es la Liquidación de sueldos?

2. ¿Cuáles son los objetivos del área de Liquidación de Sueldos?
3. Mencione y explique brevemente las principales interacciones del área de liquidación de sueldos
con otras áreas de la organización.
4. ¿Cuáles son los factores a considerar para definir realizar la liquidación de sueldos dentro de la
organización o tercerizarla?
5. Defina legajo, concepto y novedad en el contexto de la liquidación de sueldos
6. Explique brevemente los pasos del proceso de liquidación de sueldos
7. Mencione los principales costos de los errores en la liquidación de sueldos

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