UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

Facultad De Ciencias Económicas Escuela

De Administración De Empresas

“DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS EN LAS

PEQUEÑAS EMPRESAS DEDICADAS A LA FABRICACION DE PRODUCTOS DE
POLIPROPILENO. CASO ILUSTRATIVO”

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PRESENTADO POR:

MARIA GERTRUDIS CACERES MONTOYA

MARILYN ESMERALDA RAMIREZ GUARDADO

PARA OPTAR AL GRADO DE

LICENCIADA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ABRIL 2009

SAN SALVADOR EL SALVADOR CENTROAMERICA

 AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Rector : Msc. Rufino Antonio Quezada Sánchez

Secretario General : Lic. Douglas Vladimir Alfaro Chávez

Facultad de Ciencias Económicas

Decano : Msc. Roger Armando Arias Alvaro
: Ing. José Ciriaco Gutiérrez
Secretario Contreras

Tribunal Examinador

Docente Director : Lic. Carlos Eduardo Girón

Coordinador del Seminario: Lic. Rafael Arístides Campos

Docente Observador :Msc. Francisco Antonio Quintanilla

Abril 2009

San Salvador El Salvador Centro América

AGRADECIMIENTOS
Señor, sé que todo logro que haya podido alcanzar es por Ti,
Muchas Gracias por permitirme terminar esta carrera, Toda la
Gloria sea para Ti Señor, Mi Dios.

Además quiero agradecer a tantas personas que con amor

incondicional colaboraron con su apoyo y ánimo para que pudiera
terminar, a mis padres por su ayuda desde el inicio de la
carrera, mis pastores por su fe, apoyo y oraciones, a Yanira
gracias por tu apoyo incondicional, Dios te lo recompensará. A
mis hermanos y a la gran familia que Dios me ha regalado que
siempre estuvieron pendientes durante estos años de estudio.
Muchas gracias, Que Dios les Bendiga!!!

Marilyn Esmeralda Ramírez Guardado.

Agradezco a Dios por haberme acompañado durante estos años de

estudio, por haber dado entendimiento y comprensión para
enfrentar todas las cosas, a mi madre que con tanto amor me ha
apoyado en mi vida, no solo en su ayuda material sino en darme
sus consejos, a mi hermana por sus ánimos y cariño, a mi tía
Tony y sus hijos por quererme y apoyarme, a William por ser un
pilar muy fuerte y a todas las personas que Dios puso en mi
camino para lograr alcanzar esta meta.

María Gertrudis Cáceres Montoya.

INDICE
CAPITULO PRIMERO.
GENERALIDADES DE LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA
ELABORACION DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO Y MARCO DE
REFERENCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIOS.

I. GENERALIDADES DE LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA

 FABRICACIÓN DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO Y DE PACK
PRINT.

A. Generalidades de la pequeña empresa .............. 1

1. Definiciones ................................... 1
2. Importancia .................................... 2
3. Clasificación de la pequeña empresa ............ 4

B. Antecedentes de las empresas dedicadas a la

elaboración de productos de polipropileno en El
Salvador ......................................... 5

C. Generalidades de Pack Print

1. Misión ......................................... 7
2. Visión ......................................... 7
3. Objetivo general ............................... 7
4. Valores ........................................ 7
5. Principales clientes ........................... 8
6. Proveedores .................................... 8
7. Competencia .................................... 8
8. Estructura orgánica ............................ 8

II. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE

INVENTARIOS.
A. Fundamentos teóricos de los sistemas
administrativos.
1. Sistemas ...................................... 10
2. Sistemas administrativos ...................... 14
3. Sistemas de información gerencial ............. 17
4. Tecnología de información ..................... 24
5. Sistema de información computarizado .......... 25
6. Sistemas empresariales en los negocios ........ 27
7. Seguridad en los sistemas de información ...... 33
B. Aspectos generales de los Inventarios.
1. Conceptos ..................................... 37
2. Clasificación de los inventarios .............. 44
3. Importancia de los inventarios ................ 46
4. Métodos de gestión de los inventarios ......... 46
5. Costos relacionados con los inventarios ....... 49
6. Valuación de los inventarios .................. 51
CAPITULO SEGUNDO.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIOS EN LA PEQUEÑA EMPRESA
DEDICADA A LA FABRICACION DE PRODUCTOS DE
POLIPROPILENO

I. IMPORTANCIA……………………………………………………………………………………………..54
II. OBJETIVOS……………………………………………………………………………………………………55

III. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN………………………………………56

A. Método de investigación…………………………………………………………56
B. Tipo de investigación. …………………………………………………………56
C. Técnicas e instrumentos de recopilación de
información a utilizar en la investigación…………57
D. Determinación del universo………………………………………………… 58
E. Limitaciones de la investigación………………………………….58
F. Procesamiento de la información…………………………………….58

IV. DIAGNOSTICO DE LOS INVENTARIOS EN LA PEQUEÑA

EMPRESA DEDICADA A LA FABRICACION DE EMPAQUES DE
POLIPROPILENO

A. Análisis interno sobre el registro de los

Inventarios………………………………………………………………….………………59
B. Análisis externo sobre el registro de los
Inventarios…………………………………………………………………………..……61
 C. Análisis interno sobre el manejo de los
Inventarios………………………………………………………………………………..62
D. Análisis externo sobre el manejo de los
Inventarios………………………………………………………………………………
..64
E. Análisis interno sobre el control de los
Inventarios……………………………………………………………………………………66
F. Análisis externo sobre el control de los
Inventarios……………………………………………………………………………………66
G. Análisis interno de políticas de
Inventarios……………………………………………………………………………………68
H. Análisis externo de políticas de
Inventarios……………………………………………………………………………………70
I. Análisis interno de manuales de
procedimientos en la administración de
inventarios………………………………………………………………………………
……72
J. Análisis externo de manuales de
procedimientos en la administración de
inventarios………………………………………………………………………………
……73
V. ANALISIS FODA……………………………………………………………………………………………
74
VI. ANALISIS DEL PROCESO ACTUAL DE ADMINISTRACION
DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA PACK PRINT
A. Descripción del sistema……………………………………………………76
B. Manual de procedimientos actual………………………………78
C. Análisis de condiciones……………………………………………………85
VII.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. CONCLUSIONES……………………………………………………………………………………86
B.RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………87
CAPITULO TERCERO
PROPUESTA DE DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
INVENTARIOS PARA LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA
ELABORACION DE EMPAQUES DE POLIPROPILENO(CASO ILUSTRATIVO).

I. Aspectos Generales
A. Objetivos del Sistema………………………………………………………………88
B. Alcance……………………………………………………………………………………………………88
C. Beneficios……………………………………………………………………………………………89
D. Políticas………………………………………………………………………………………………90

II. Reestructuración Administrativa

A. Gerencia general……………………………………………………………………………93
B. Asistente gerencia general…………………………………………………93
C. Departamento de bodega……………………………………………………………94
D. Departamento de compras…………………………………………………………94
E. Departamento de ventas……………………………………………………………94
F. Departamento de producción…………………………………………………95
G. Estructura orgánica propuesta…………………………………………96

III. Diseño del Sistema Administrativo de

Inventarios
A. Requerimientos del Sistema…………………………………………………97
1. Entrada de Recursos de datos………………………………………98
2. Procesamientos de datos……………………………………………………101
3. Salidas de información………………………………………………………104
4. Almacenamiento de información……………………………………108
5. Control del desempeño del sistema…………………………108
6. Entradas y salidas del sistema administrativo
de inventarios……………………………………………………………………………110
7. Manual de procedimientos…………………………………………………111
B. Recursos del Sistema……………………………………………………………………143
1. Recursos de personas……………………………………………………………143
 2. Recursos de hardware……………………………………………………………144
3. Recursos de software……………………………………………………………144

IV. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS.
1. Tiempo de
implementación………………………………………………………………145
2. Costos de
implementación………………………………………………………………146

V. BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………
……………………147
ANEXOS

RESUMEN

El presente trabajo de investigación expone el Diseño de un

Sistema Administrativo de inventarios para las pequeñas empresas
dedicadas a la elaboración de productos de polipropileno en el
área metropolitana de San Salvador, el cual ha sido diseñado con
el fin de contribuir en las actividades de manejo, registro y
control de los inventarios, constituyendo una herramienta
administrativa eficaz y fácil de utilizar.

El presente documento inicia mostrando las generalidades de la

pequeña empresa dedicada a la elaboración de productos de
polipropileno en el área anteriormente especificada, continuando
con un breve descripción de los conceptos y definiciones
técnicas relacionadas con los sistemas de inventarios, los
cuales constituyeron una base teórica para el diseño del
sistema.

El estudio fue enfocada en determinar los principales factores

que afectan la gestión de los inventarios de estas empresas,
haciendo un diagnostico de la situación actual de la
administración de inventarios identificando las principales
variables que afectan negativamente dicho proceso; todo con el
objetivo final de proponer un sistema administrativo de
inventarios adecuado que establezca las medidas y los
procedimientos a seguir para la optimización de los recursos de
las empresas en lo que respecta al activo realizable más
importante dentro de ellas, esto es: “los inventarios”

La investigación, fue de tipo descriptiva, habiéndose realizado

un estudio de campo por medio de encuestas y entrevistas a los
gerentes y empleados, que administran los inventarios de las
mencionadas empresas, de estos instrumentos, se obtuvo la
información necesaria para conocer la problemática que enfrentan
las pequeñas empresas para registrar, manejar y controlar sus
inventarios y finalmente proponer el Sistema Administrativo de
Inventarios diseñado en base a los requerimientos establecidos.

De acuerdo a los resultados obtenidos se concluyó que el uso de

los sistemas manuales en el registro de inventarios de las
pequeñas empresas en estudio es un sistema tedioso y
desactualizado, y que la falta de información veraz y oportuna
de las existencias de materias primas e insumos obstaculizan el
proceso de producción, generando retrasos en las entregas de los
pedidos y desperdicios innecesarios de materias primas.

Además se observó que existen algunas empresas que cuentan con

un sistema computarizado para la administración de los
inventarios y este se convierte en una ventaja competitiva que
les permite crecer y desarrollarse en su mercado.

Se recomienda que las empresas que implementan sistemas de

inventarios computarizados implementen medidas de actualización
permanentes e inviertan en capacitación en sus empleados para el
uso adecuado de sus sistemas para evitar que el sistema se
convierta en obsoleto o que el mismo sea subutilizado.

Se considera necesario hacer del conocimiento a aquellas

empresas que no cuentan con un sistema computarizado para
administración de los inventarios, de las ventajas y las
oportunidades de contar con un sistema administrativo de
inventarios, el cual conducirá a la optima utilización de los
recursos, generando resultados positivos evidentes en las
operaciones de estas empresas.

INTRODUCCIÓN

Los inventarios forman parte fundamental para una empresa tanto productora como de
servicios. Son un activo estratégico para lograr minimizar los costos financieros y de operación.

Al contar con las materias primas necesarias para cumplir los compromisos con los clientes, el
negocio será exitoso; pero cuando no se cuenta con éstas, en el tiempo oportuno, difícilmente
se pueden lograr los objetivos.

Por lo tanto tener un Sistema Administrativo de Inventarios que permita mantener un nivel de
existencias es fundamental para toda organización.

Manejar los inventarios eficientemente es uno de los retos que toda empresa debe asumir, ya
que éstos son una inversión que de no tener control puede dejar a la empresa con problemas
de efectivo.

En toda empresa, conocer y calcular la cantidad de unidades de materias primas y producto

terminado es de suma importancia para la toma de decisiones.

El trabajo de investigación que a continuación se presenta propone un sistema administrativo

de inventarios que permita a las pequeñas empresas dedicadas a la elaboración de productos
de polipropileno en el área metropolitana de San Salvador, la aplicación de una herramienta de
apoyo para la gestión eficiente de sus inventarios.

Para el caso ilustrativo se estudiará Pack Print, pequeña empresa que se dedica a la fabricación
de empaques de polipropileno biorientado y coextruido. Esta empresa tiene la dificultad de no
contar con un sistema administrativo que le permita controlar y monitorear las existencias de
inventarios, y esto provoca como consecuencia la falta de información veraz para la toma de
decisiones.
 1

CAPITULO PRIMERO.
GENERALIDADES DE LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA ELABORACION
DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO Y MARCO DE
REFERENCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIOS.

I. GENERALIDADES DE LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA

FABRICACIÓN DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO Y DE PACK
PRINT.

A. Generalidades de la Pequeña empresa

1. Definiciones

Una empresa es una entidad jurídica o natural que

combina recursos humanos, materiales, técnicos y
financieros, valiéndose de la administración para
lograr sus objetivos, los cuales pueden ser
económicos, de servicios y sociales.1

El Ministerio de Economía, define a la pequeña empresa

como “Todas aquellas unidades económicas productivas
que tengan hasta 50 trabajadores y cuyas ventas
anuales oscilen entre $68,571.54 y $685,714.28
dólares”.

CONAMYPE (Comisión Nacional de la Micro y Pequeña

Empresa) ha definido la pequeña empresa como: “aquella
iniciativa económica que posee hasta 50 ocupados y que
sus ventas anuales son el equivalente a 4,762 salarios
mínimos urbanos. Excluyendo aquellas que tienen
ventas anuales menores al equivalente de 476.2
salarios mínimos con 10 o menos ocupados.

1 Paquete didáctico de teoría administrativa I, Universidad Tecnológica de El

Salvador, Escuela de Economía.
 2

Si se toma el salario mínimo actual como base ($204.36

para el sector comercio), podemos definir a la pequeña
empresa como aquella iniciativa económica que posee
hasta 50 ocupados y que sus ventas anuales son el
equivalente a $973,162.32. Excluyendo aquellas que
tienen ventas anuales menores a $97,316.23 con 10 o
menos ocupados.
Esta definición resulta vaga, pero no se puede aplicar
una definición exacta de estas empresas.2

2. Importancia

En El Salvador, la Micro, Pequeña y Mediana Empresa

(MIPYME) tiene un peso relativamente importante en la
economía y un impacto directo en grandes sectores de
la población que dependen de ésta. Este agregado
representa más del 99% de las iniciativas económicas
no agrícolas, de comercio, industria y servicios, y
absorbe alrededor del 47% de la población ocupada de
nuestro país.3

La importancia de la MIPYME se sitúa a nivel de su

contribución al Producto Interno Bruto (PIB). Aún se
está lejos de evaluar objetivamente el porcentaje de
su contribución y bien podría ser menor del que se
estima actualmente. El Libro Blanco de la Microempresa
lo calcula entre el 24% y el 36%. En el caso de la
pequeña y mediana empresa, la encuesta económica del
Ministerio de Economía de 1998 la estima en 35%.

La pequeña empresa es de vital importancia a la

economía nacional, ya que la generación de empleos
2 CONAMYPE. Comisión nacional para la micro y pequeña empresa, Definición y
Características
3 http://www.gtz.de/de/dokumente/sp-sl-pequena-corrupcion-impacto-en-laactividad-
economica-paginas-21-54.pdf.
 3

formales en los últimos años por este sector se ha

incrementado, incorporando a la población a los
beneficios de la seguridad social laboral.

Este incremento, lo podemos ver en los resultados de

las últimas encuestas económicas, la pequeña empresa,
ha pasado de 2,434 establecimientos, en 1992, a 10,541
en el 2002.

En el año 2002, y a diferencia de lo registrado para

1992 y 1998, la pequeña empresa se ha convertido en la
segunda fuente de generación de empleo muy por encima
del que genera la gran empresa.

Para el año 2002, la MIPYME generó casi el 89% del

empleo del parque empresarial. De los tres segmentos
que conforman el universo MIPYME, la microempresa
generó el 65%, la pequeña empresa cerca del 33% y la
mediana alrededor del 2%4.
Es importante destacar la falta de información
estadística objetiva, comparable y disponible cuando
se trata de estudiar los segmentos del parque
empresarial, en particular del agregado MIPYME. Se
dispone de información fragmentada, incompleta o muy
desactualizada.

3. Clasificación de la pequeña empresa

Existen diversas clasificaciones de la pequeña empresa

de acuerdo al criterio de diferentes instituciones de
apoyo económico. Como se muestra a continuación:
Institución Criterio Pequeña empresa
Fundación empresarial Número de De 11 a 19
para el desarrollo Empleados empleados
económico y social Activos Totales Menor de

4 http://www.gtz.de/de/dokumente/sp-sl-pequena-corrupcion-impacto-en-laactividad-
economica-paginas-21-54.pdf
 4

$85,714.29
Banco Multisectorial de Activos totales No mayor de
inversiones (BMI) $114,285.71
CEPAL5/ONUDI6 Proyecto Número de De 5 a 19
ELS7 90 0004 empleados empleados
Federación de cajas de Activos Totales Entre $11,428.57
crédito a $85,714.29
Fundación salvadoreña Activos Totales Entre $11,542.86
para el desarrollo a $57,142.86
económico y Social
(FUSADES)
Programa FOMMI8 Número de Hasta 19
empleados Empleados
Programa Gubernamental Activos Totales Entre $11,542.86
de Atención a la Micro a $34,285.71
y Pequeña Empresa

Fuente: Información sobre la Micro y Pequeña Empresa. Fundación Empresarial

para el Desarrollo Educativo –FEPADE.
B. Antecedentes de las empresas dedicadas a la
elaboración de productos de polipropileno en El
Salvador.

La elaboración de productos de polipropileno o más

conocidos como plásticos tienen sus inicios en El
Salvador entre mediados de los años cincuenta y la
década de los sesenta, estas empresas fueron fundadas
por emprendedores de la época que consideraron a El
Salvador un país atractivo para la inversión y muchas
características prometedoras para hacer crecer sus
empresas.

En algunos casos fueron inmigrantes que vinieron de

sus países y que les atrajo El Salvador para hacer
negocios, muchas de estas empresas han desaparecido

5 Comisión Económica para América Latina

6 Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial
7 Proyecto El Salvador 900004
8 Programa para el Fomento de la Microempresa
 5

pero algunas siguen funcionando y creciendo en el

rubro de la elaboración de productos de polipropileno.

Estas empresas no solo se dedican a la elaboración de

empaques ya que han diversificado sus productos los
cuales se derivan de este material.

Se presentan a continuación algunas de las primeras

empresas fabricantes de productos de polipropileno en
El Salvador fundadas entre 1950 a 1980 y que aun
permanecen en el mercado:

Nombre de la Empresa Fecha de Fundación

Industrias Plásticas 1958
Plastymet 1961
Tacoplast 1968
Polímeros de El Salvador 1969
Sigma 1969
Plastiglas 1976
Tamosa 1988

Fuente: Asociación Salvadoreña de la Industria del Plástico. ASIPLASTIC.

C. Generalidades de Pack Print.

PACK PRINT es una sociedad anónima se dedica a la

fabricación de empaques de diversos diseños, el
material que utiliza se conoce como polipropileno,
esta empresa fue fundada hace 13 años por personas
visionarias que tuvieron la oportunidad de incursionar
en este mercado.
Cuenta con personal capacitado las cuales desempeñan
diversas actividades para que la empresa funcione y
continúe creciendo. Por la evolución que esta ha
 6

tenido poco a poco ha incrementado su cartera de

clientes los cuales realizan pedidos que muchas veces
deben ser entregados casi de inmediato, provocando
desabastecimiento y compra de materiales sin
planificación, esto crea un descontrol en los
inventarios ya que se compran las materias primas
apresuradamente muchas veces sin conocer a cabalidad
las unidades en existencia.
La empresa presenta problemas en el registro, manejo
y control de los inventarios y ha considerado de gran
necesidad el diseño e implementación de un sistema
administrativo que permita manejarlos eficientemente y
tomar decisiones de compra, producción y
almacenamiento.

1. Misión
Proporcionar a nuestros clientes soluciones de
empaques flexibles para sus productos, yendo siempre a
la vanguardia en calidad servicio y precio.

2. Visión
Ser la mejor opción en empaques flexibles, sin perder
de vista la actualización de nuestra maquinaria y
capacitación de nuestro personal según las exigencias del
mercado.
3. Objetivo General
Incrementar paulatina y ordenadamente el porcentaje
del mercado captado generando así, mayores ingresos
(utilidades).

4. Valores
 7

Honradez: la honestidad es uno de valores más

importante ya que este es la garantía de realizar un
buen trabajo día a día.
Ética: este valor se practica en cada negociación con
los clientes, para la empresa lo importante es
realizar negocios transparentes aplicando la filosofía
del ganar/ganar.
Calidad: los trabajos son realizados con la más alta
calidad, verificando que el producto final cumpla con
los requerimientos especificados por el cliente.

5. Principales Clientes.

Pan Bahia, Termoencogibles, Rua, Panaderia Santa

Eduvigis, Pan Migueleño, Pan de Oriente, Panaderia
Alba,Panaderia Trigo Limpio, Sedelsa, Coop.
Jucuapense, Coop. Barrios, Productos Dioro, Empaques
Plasticos.

6. Proveedores
Biofilm Colombia, Radici italia,Maqplas
Brasil,Flexoprint ES, Printech ES.
7. Competencia
Algiers Impresores, Flexopack.
8. Estructura Orgánica de la Empresa Pack Print S.A. de
C.V.
La empresa cuenta con cuatro unidades orgánicas las
cuales se clasifican en gerencia general la cual es la
encargada de coordinar todas las actividades que se
realizan, departamento de Artes en el cual se elaboran
los diseños de los empaques, departamento de
producción y departamento de servicios varios, este se
 8

encarga de actividades como limpieza, mensajería,

mantenimiento de las instalaciones, entre otros.

Gerente General

Asistente de
Gerencia

Depto. de Depto. Servicios

Depto. de Artes
Producción Varios

Unidad de Unidad de
Mantenimiento
Operaciones
_

____________________________________
Fuente: Equipo de Investigación, agosto 2008, con base a los procesos
administrativos actuales.

II. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE

INVENTARIOS.

A. Fundamentos teóricos de los sistemas administrativos.

Los sistemas son un conjunto de elementos que

interactúan entre sí logrando un objetivo en común,
esto puede verse diariamente en el entorno, como un
equipo de fútbol que busca el ganar un campeonato,
cada uno de los integrantes es un elemento fundamental
para lograrlo es decir son parte del sistema.
Los sistemas además de tener y buscar el objetivo en
común cumplen un rol importante dentro del mismo,
convirtiéndose en subsistemas, sin que estos existan
 9

el sistema no esta completo y por lo tanto no se

pueden cumplir los objetivos.

Dentro de las empresas existe un sistema el cual esta

integrado por subsistemas que son cada departamento
los cuales juegan un papel importante para el
crecimiento y desarrollo de la empresa, cada uno de
los elementos del subsistema son las personas que lo
integran, realizando un trabajo que apoya a otro
subsistema y así sucesivamente se va desarrollando el
sistema como un todo.

1. Sistemas.

“Es la unidad completa, compuesta por numerosas partes

diferentes, sujetas a un plan común a fin de alcanzar
un objetivo igualmente común”.
Un sistema es un conjunto de componentes
interrelacionados con un límite claramente definido,
que trabajan juntos para lograr una serie de objetivos
en común.9

“Un sistema (lat. systema, proveniente del griego

σύστημα) es un conjunto ordenado de elementos cuyas
propiedades se interrelacionan e interactúan de forma
armónica entre sí. Estos elementos se denominan
módulos. A su vez cada módulo puede ser un
subsistema”.

a. Tipos de sistemas

• Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos,

maquinaria, personas y todos aquellos elementos

9 “Sistemas de información gerencial” Séptima edición, año 2006. pág. 4.

 10

tangibles que constituyan un sistema. Ejemplo: el

conjunto de máquinas que son utilizadas para el
procesamiento de cierto producto, el grupo de personas
que trabajan en equipo para lograr cumplir la meta de
la producción programada.
• Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes,
hipótesis e ideas formuladas para alcanzar una meta u
objetivos de las empresas, grupos sociales, iglesias
etc. Estos son abstractos porque no pueden ser tocados
o vistos físicamente pero se saben que existen, un
ejemplo es un grupo de personas que constituyen una
organización y cada uno tiene una función específica,
la cual tiene un orden es decir, por medio de una
persona ingresa la información, luego otra la procesa
y otra la comunica.

a. Naturaleza

• Sistemas cerrados: los sistemas cerrados no se

interrelacionan con el entorno, para estos no es
necesario ya que son autosuficientes y no necesitan de
la información que el “exterior” ofrece, no permiten
la interrelación y no muestran apertura alguna. Un
ejemplo muy común son sociedades con costumbres muy
arraigadas que no permiten la influencia del mundo
moderno, siguen sus tradiciones como lo hicieron sus
antepasados sin tomar en cuenta nuevas ideas que otras
sociedades les ofrecen.

• Sistema abierto: estos sistemas intercambian

información con el entorno no se mantienen aislado al
mundo que les rodea, además estos son influenciados
por los eventos externos lo cual hace que se
 11

modifiquen, o cambien de manera que puedan ocupar un

espacio dentro de este sistema, un ejemplo es la
empresa esta no puede estar aislada del entorno, debe
estar enterada de los eventos tantos negativos como
positivos, como la economía, el mercado y todos
aquellos factores que la afecten directamente. La
empresa se modifica y adapta a las demandas del
exterior si no lo hace quedará aislada y fuera de la
vista de los demás.

c. Parámetros de los sistemas

Los sistemas se caracterizan por ciertos parámetros,

los cuales se distinguen por sus propiedades, el valor
y la descripción dimensional de un sistema específico
o de un componente del sistema.

• Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de

arranque del sistema, que provee el material o la
energía para la operación del sistema.
• Procesamiento o procesador o transformador
(throughput): es el fenómeno que produce cambios, es
el mecanismo de conversión de las entradas en
salidas o resultados. Generalmente es representado
como la caja negra, en la que entran los insumos y
salen cosas diferentes, que son los productos.
• Salida o producto o resultado (output): es la
finalidad para la cual se reunieron elementos y
relaciones del sistema. Los resultados de un proceso
son las salidas, las cuales deben ser coherentes con
el objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los resultados de
los subsistemas son intermedios.
 12

• Retroacción o retroalimentación o retroinformación

(feedback): es la función de retorno del sistema que
tiende a comparar la salida con un criterio
preestablecido, manteniéndola controlada dentro de
aquel estándar o criterio.
• Ambiente: es el medio que envuelve externamente el
sistema. Está en constante interacción con el
sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y
efectúa salidas. La supervivencia de un sistema
depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente
externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso
para el sistema, también puede ser una amenaza.10
2. Sistemas Administrativos.
Ya definimos lo que son los sistemas, ahora
conoceremos que son los sistemas administrativos.
Sabemos que los sistemas son un conjunto de elementos,
al añadir la palabra administrativos estos se enfocan
a una organización o empresa, porque estos ya sean
públicos o privados contienen elementos que los
norman, rigen y los guían. Una institución no puede
sobrevivir si no cuenta con los lineamientos que los
guíen estos se conocen como políticas, ni tampoco sin
procedimientos que describan las actividades o pasos
que se realizan dentro de un departamento.

Los sistemas administrativos constituyen elementos

específicos que toman como base las etapas de la
administración como lo son la planeación,
organización, dirección y control.

10 Sistemas de Información Gerencial Modulo I. Conceptos Fundamentales Pág. 24

 13

a. Definiciones

• “Es aquel que está relacionado fundamentalmente con

la toma de decisiones para planificar y controlar el
esfuerzo organizacional”

• “Es el formado como estructuras y procesos para

coordinar las diversas actividades empresariales
hacia el logro de determinados objetivos”.

• “Son todos aquellos sistemas que pueden desagregarse

en subsistemas, administrarse mediante los
diferentes componentes de la administración”.
• Los sistemas administrativos están constituidos por
elementos tanto materiales como humanos para el
desarrollo de las organizaciones. Permiten la
solución de problemas y tomar de decisiones.

a. Objetivos de los sistemas administrativos.

• Coordinar los esfuerzos de todas las áreas

funcionales de la empresa en la consecución de los
objetivos.

• Integrar el recurso humano y material.

• Detallar los procesos implementados en la empresa
con su respectivo análisis.

• Establece el medio para unir los subsistemas

primarios de las organizaciones.

c. Clasificación
Existen diferentes tipos de sistemas administrativos,
que se detallan a continuación:

• Sistemas de Planeación
 14

• Sistemas Financieros

• Sistemas de Recursos Humanos o personal.

• Sistemas de Recursos Materiales.

• Sistemas de organización, procedimiento y métodos.

• Sistema Tecnológico.

d. Los sistemas administrativos como apoyo a la toma de

decisiones.

Cuando los sistemas administrativos toman una forma

mecanizada o electrónica estos se convierten en
sistemas de información Gerencial.
Estos sistemas son de gran apoyo para gerentes y
ejecutivos que necesitan información veraz y oportuna
para tomar decisiones, entre los tipos de decisiones
tenemos:

• La toma de decisiones estratégica determina las

metas, los recursos y las políticas a largo plazo de
la organización.

• La toma de decisiones para el control administrativo

se refiere principalmente a la manera eficiente y
eficaz de utilizar los recursos y de que tan bien se
desempeñan las unidades operativas.

• La toma de decisiones de control operativo determina

como realizar las tareas específicas establecidas
por los tomadores de decisiones estratégicas y
nivel gerencial medio.

• La toma de decisiones a nivel de conocimiento tiene

que ver con la evaluación de las nuevas ideas sobre
productos y servicios, las formas de comunicar el
 15

nuevo conocimiento y las maneras de comunicar la

información por toda la organización.

3. Sistemas de información gerencial.

Un sistema de información (SI) puede ser cualquier

combinación organizada de personas, hardware,
software, redes de comunicación y recursos de
información que almacene, recupere, transforme y
11
disemine información en una organización.
Estos tipos de sistemas acumulan gran cantidad de
datos que luego se convierte en información muy
valiosa, muchos de los problemas que tienen las
empresas se derivan por la falta y fuga de
información, el principio de confiabilidad es uno de
los más respetados dentro de las organizaciones.

a. Evolución de los sistemas de información

En sus inicios los sistemas de información eran

manuales, es decir, se elaboraban informes presentados
a los ejecutivos de resultados de ventas,
contabilidad, mercadeo, que eran preparados de forma
mecanizada; estructurar esta información tomaba mucho
tiempo y cuando llegaba a las manos de los ejecutivos
la información ya estaba desfasada.

i. Década de los sesenta.

La función de la mayoría de los sistemas de

información consistía en el procesamiento de
transacciones, mantenimiento de registros,
contabilidad y aplicaciones de procesamiento
electrónico de datos. Se dio el nacimiento del

11 Sistemas de Información Gerencial James O`Brian Pag. 6

 16

concepto de sistemas de información gerencial, los

sistemas ya no solamente procesaban datos sino que el
resultado consistía en reportes predefinidos que eran
utilizados por los ejecutivos, como ejemplo:
producción, ventas, proyecciones de las utilidades,
entre otros.

ii. Década de los setenta.

Los sistemas de información predefinidos ya no

satisfacían las necesidades y requerimientos de los
ejecutivos en las compañías, es cuando nace el sistema
de apoyo a la toma de decisiones.
La nueva función de los sistemas de información era
proporcionar apoyo específico e interactivo a los
usuarios finales de nivel gerencial en sus procesos de
toma de decisiones. Este apoyo seria ajustado a la
medida ó al estilo propio de cada director para la
toma de decisiones.12 iii. Década de los ochenta.

Se dio una importante revolución en los sistemas de

información, la tecnología se desarrollaba rápidamente
junto con las necesidades de los ejecutivos de
información.
iv. Década de los noventa.

Es la más representativa en la invención y evolución

de los sistemas de información, con el surgimiento de
la Internet la información es obtenida es cuestiones
de segundos, para los ejecutivos tanto la intranet
como la Internet han sido de gran utilidad para el
manejo y comunicación de la información.

12 Sistemas de Información Gerencial, James O´Brian Modulo I. Conceptos

Fundamentales. Pag. 9
 17

En esta época es cuando surgen los sistemas de

información computarizados los cuales se convirtieron
en herramientas de mucha utilidad para las empresas,
uno de ellos fue el Sistema de Planeación de Recursos
Empresariales el cual integra todas las facetas de una
empresa, como su planeación, manufactura, ventas,
administración de recursos, relaciones con los
clientes, control de inventarios, seguimiento de
pedidos, administración financiera, recursos humanos y
mercadotecnia.13

v. El nuevo milenio.

Los sistemas de información están evolucionando

rápidamente, ahora no solamente son sistemas que
procesan datos, sino que se han convertido en sistemas
computarizados que por medio de ellos se obtiene
información en cuestión de segundos, ahora los
ejecutivos pueda estar fuera de su oficina y saber que
sucede en la compañía ya que cuenta con un hardware
moderno con tecnología de punta y un software que le
permita obtener información veraz y oportuna vía
Internet o por medio de los que se conoce como
tecnologías de información y comunicación.

Diagrama de Evolución de los Sistemas de Información.

13 Idem, pág. 19
 18

Procesamiento de
transacciones,
registros y
aplicaciones

SIE SIA

SIC
SIG
SAD
Era digital

60 70 80 90 2000

__________________________________________________________

Fuente: Evolución de los Sistemas de información, wikipedia.org

b. Funciones fundamentales de los SI en los negocios.

Existen tres razones básicas para todas las

aplicaciones de negocio de la tecnología de la
información. Se hallan en las tres funciones
principales de los sistemas de información pueden
desempeñar para una empresa:

• Apoyo a los procesos y operaciones de negocio: Muchas

empresas actualmente, ocupan sistemas de información
que apoyan los procesos y operaciones del negocio.
Estos sistemas de información basados en computadora
sirven para ayudar a registrar las compras, tener al
día los inventarios, pagar a los empleados, comprar
nuevos productos y evaluar las tendencias de las
ventas. Las operaciones de las empresas son
agilizadas por el apoyo de dichos sistemas de
información.
 19

• Apoyo a los empleados y directivos en la toma de

decisiones: Los sistemas de información también
ayudan a los gerentes de las empresas y a otros
profesionales de los negocios a tomar mejores
decisiones. Ejemplo, las decisiones acerca de qué
líneas de productos deben añadirse o descontinuarse,
o qué tipo de inversión requieren, son realizadas por
lo general después de un análisis proporcionado por
los sistemas de información basados en cómputo. Esto
no sólo apoya la toma de decisiones de los gerentes
en las empresas, sino que también los ayuda a buscar
formas de ganar ventaja competitiva sobre otras
empresas.

• Apoyo en la búsqueda de estrategias para conseguir

una ventaja competitiva: Lograr una ventaja
competitiva, requiere una aplicación innovadora de
las tecnologías de información. La rapidez y
comodidad con la que se atiende a los clientes, en
una organización donde se hace uso de las tecnologías
de información, es realmente una ventaja competitiva
sobre sus competidores.14

c. Clasificación de los sistemas de información

Los sistemas de información pueden clasificarse como

sistemas de información operativos o como
administrativos.
Dentro de los sistemas operativos se tienen:

• Sistemas de procesamiento de transacciones: Procesan

los datos producto de las transacciones de negocios,

14 Sistemas de Información Gerencial. J O´Brien Cap. 10

 20

actualizan las bases de datos operativas y producen

documentos de negocios.

• Sistemas de control de procesos: Monitorean y

controlan los procesos industriales.

• Sistemas de colaboración empresarial: Apoyan la

colaboración y las comunicaciones empresariales, de
equipos y de grupos de trabajo.

En los sistemas de apoyo a la administración se

encuentran:

• Sistemas de Información Gerencial: Proporcionan

información en forma de reportes y pantallas
preespecificadas para apoyar la toma de decisiones
del negocio.
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones:
Proporcionan apoyo interactivo específico para los
procesos de toma de decisiones de directivos y otros
profesionales de los negocios.

• Sistemas de Información Ejecutiva: Proporcionan

información crítica a partir de sistemas de
información administrativa (SIA), sistemas de apoyo a
la toma de decisiones (SAD) y de otras fuentes, a la
medida de las necesidades de información de los
15
ejecutivos.

c. Componentes de un sistema de información.

15 Sistemas de Información Gerencial, J. O´Brien.

 21

• Recurso de personas: comprende los usuarios finales

conocidos como clientes los que utilizan la
información que el sistema produce. Los especialistas
estos son personas que desarrollan y operan los
sistemas de información.

• Recursos de Hardware: incluye todos los dispositivos

y materiales físicos utilizados en el procesamiento
de la información, estos se conocen como sistemas de
cómputo que consisten en unidades centrales y los
periféricos de cómputo que son dispositivos tales
como el teclado o el mouse.

• Recursos de Software: comprende todos los grupos de

instrucciones para el procesamiento de la
información, estos no sólo incluyen los conjuntos de
instrucciones operativas llamados programas, los
cuales dirigen y controlan el hardware informáticos,
sino también grupos de instrucciones para el
16
procesamiento de información.

4. Tecnología de información.

La Tecnología de la Información comprende una variedad

de componentes que son utilizados para que los
sistemas de información operen, estos pueden ser desde
un lápiz hasta los instrumentos más modernos y
complejos.
Entre las tecnologías de información se cuentan con:

• Tecnologías informáticas de hardware: estas incluyen

microcomputadoras, servidores de tamaño medio, grandes
sistemas centrales y los dispositivos de entrada,
salida y almacenamiento que los apoyan.

16 Idem. Pág.23
 22

• Tecnologías informáticas de software: incluyen el

software del sistema operativo, navegadores de Web,
paquetes de software de productividad y software para
aplicaciones de negocios, como administración de las
relaciones con los clientes y administración de la
cadena de suministros.

• Tecnologías de redes de telecomunicaciones: que

incluyen los medios de telecomunicaciones,
procesadores y software necesarios para proporcionar
acceso y apoyo, tanto por cable como inalámbrico, para
redes privadas basadas en Internet como intranets y
extranets.
• Tecnologías de administración de recursos de
información: comprenden software de sistemas de
administración; de bases de datos para el desarrollo
de acceso y mantenimiento de las bases de datos para
17
una organización.

a. Función de la tecnología de información.

La tecnología de información tiene una función

primordial en la reingeniería de la mayoría de
procesos de negocio. La velocidad, las capacidades de
procesamiento de información y la conectividad de las
computadoras y las tecnologías de Internet pueden
incrementar de manera sustancial la eficiencia de los
procesos de negocio.

5. Sistema de información computarizado.

Los sistemas de Información computarizados son

conocidos como Software el cual es el término general

17 Sistemas de Información Gerencial, Módulo II Tecnologías de Información.

 23

de varios tipos de programas utilizados para operar y

manejar las computadoras y los dispositivos
relacionados.

a. Tipos de software.

• Software de aplicación: Desempeña tareas de

procesamiento de información para usuarios finales.
Estos software se clasifican en programas de
aplicación de propósito genera y programas de
aplicación específica.

• Software de sistemas: Administra y apoya las

operaciones de sistemas y redes informáticas.
Consiste en programas que administran y soportan un
sistema informático y sus actividades de
18
procesamiento de información.

b. Sistema Operativo
El sistema operativo es el más importante elemento de
un software de sistema, este consiste en un sistema
integrado de programas que administra las operaciones
del CPU, controla los recursos de entrada/salida y
almacenamiento y las actividades del sistema
informático y proporciona diferentes servicios de
soporte en tanto que la computadora ejecuta los
programas aplicativos de los usuarios.19

c. Funciones de los sistemas operativos.

• Interfaz del Usuario: Es la parte del sistema

operativo que permite comunicarse con él, de tal

18 SIG. O´Brien Modulo II. Tecnologías de Información.

19 SIG. Módulo II Càp. 4.

 24

manera que se puedan cargar programas, acceder a

archivos, y realizas otras tareas. Los tres tipos de
interfaz son las basadas en comandos, en menús y las
interfaz graficas de usuario.
• Administración de Recursos: un sistema operativo
utiliza una variedad de programas de administración
de recursos para administrar los recursos de hardware
y de redes de un sistema informático, como su CPU,
memoria dispositivos, etc.

• Administración de Archivos: estos controlan la

creación, borrado y acceso de archivos de datos y de
programas. La administración de archivos también
implica mantener el registro de la ubicación física
de los archivos en los discos magnéticos y en otros
dispositivos de almacenamiento.

• Administración de Tareas: administran la realización

de las tareas informáticas de los usuarios finales.
Los programas controlan que tareas tiene acceso al
CPU y por cuanto tiempo.20

6. Sistemas empresariales en los negocios (SEN) La

implementación de sistemas empresariales en los
negocios o mejor dicho en las empresas no es algo
nuevo, desde los inicios de estos sistemas han sido
utilizados como herramientas para obtener información
oportuna que pueda ser utilizada para la toma de
decisiones.
En sus inicios estos sistemas eran diseñados con
requerimientos generales no con requerimientos
específicos otorgados por los clientes. Con el
transcurso del tiempo y el desarrollo de la
20 Ibedem. Pág. 26
 25

tecnología, los creadores de estos sistemas se dieron

cuenta que se necesitan diseños de sistemas que
cumplan con requerimientos específicos de cada
cliente, ya que las necesidades de información de una
empresa puedan que sean similares pero nunca son las
mismas.

Los sistemas empresariales en los negocios consisten

en programas de software diseñados y elaborados
basándose en las necesidades de las empresas, tomando
en cuenta sus opiniones y los requerimientos que
estos solicitan para adaptar el software a las
características, tamaño y expectativa del cliente.
Estos programas tiene la capacidad de adaptarse a los
cambios de las empresas conforme pasa el tiempo que:
crecen, se desarrollan y necesitan mayores funciones
de los programas.

Entre los sistemas empresariales más aplicados dentro

las organizaciones se encuentran:

• Administración de relaciones con los clientes (CRM).

• Planeación de recursos empresariales. (ERP).

• Administración de la Cadena de Suministros. (SCM).

a. Administración de relaciones con los clientes

(CRM).
El sistema de administración de relaciones con los
clientes que lo conocemos como CRM por sus siglas en
inglés (Customer Relationship Management) es un
 26

sistema empresarial interfuncional que integra y

automatiza muchos de los procesos de servicio al
cliente en ventas, mercadotecnia y servicio al
cliente.

Este sistema incluye un conjunto de módulos de

software que proporciona las herramientas que hacen
posible que un negocio y sus empleados ofrezcan a sus
clientes un servicio, rápido, conveniente, confiable y
consistente. Estos sistemas almacenan los datos en una
base de datos común que integra toda la información de
las cuentas y los pone a disposición de toda la
empresa.

i. Áreas que Apoyan Los CRM.

• Ventas

• Mercadotecnia

• Servicio y apoyo al cliente.

ii. Etapas del CRM.

• Adquirir: un negocio depende de herramientas de

software de CRM, y de bases de datos para ayudarse a
conseguir nuevos clientes al hacer un mejor trabajo
de administración de contactos, de prospectos de
ventas, de ventas, de mercadotecnia directa y
cumplimiento.

• Incrementar: La administración de cuentas, el

servicio al cliente y las herramientas de soporte de
CRM.

• Retener: el software ayuda a una empresa a

identificar y recompensar de manera preactiva a sus
clientes más leales y rentables para retener y
 27

ampliar su negocio mediante una mercadotecnia

dirigida y programada de relaciones de
21
mercadotecnia.

b. Planeación de recursos empresariales (ERP)

El ERP utiliza información sobre las operaciones del

negocio, como producción, distribución, inventario,
manufactura, cobros y contabilidad y ejecuta
estrategias para su mejor administración, lo que
permite la automatización de muchas áreas productivas.

En los inicios de este software los clientes debían

adaptarse a los proveedores ya que estos sistemas eran
rígidos en el sentido que no eran personalizados o
desarrollados según las necesidades y requerimientos
de los empresarios, actualmente el mercado los
creadores de estos software se han dado cuenta que los
clientes necesitan sistemas que cumplan y satisfagan
las necesidades de sus negocios, ahora son más
flexibles y adaptables.22

Los ERP son una herramienta básica para negocios en

expansión ya que estos van adaptándose según el
crecimiento de estos, las necesidades son tan
variables que puede que un sistema en poco tiempo ya
no sea útil y se necesite rediseñarlo para que sea
efectivo y cumpla con los objetivos propuestos.

i. Beneficios de los ERP

21 SIG. Módulo III Aplicaciones de Negocio. Pá. 253

22 IT NOW. Tecnología y Negocios en América Central. Agosto 2007.
 28

• Calidad y eficiencia: ERP crea una estructura para

integrar y mejorar los procesos internos de negocio
de una empresa lo que genera mejoras importantes en
la calidad y eficiencia del servicio al cliente,
producción y distribución.

• Apoyo a la toma de decisiones: proporciona con gran

rapidez información vital interfuncional en el
desempeño del negocio para que los administradores
mejoren de manera significativa su capacidad de
tomar mejores decisiones a tiempo en toda la
empresa.

• Agilidad empresarial: implementar este sistema

contribuye al mejoramiento de los procesos esto
genera estructuras organizacionales,
responsabilidades administrativas y funcionales de
trabajo más flexible y una fuerza laboral más
ágil.23

c. Administración de la cadena de suministro (SCM),

Los SCM son un sistema interfuncional e

interempresarial que utiliza tecnología de información
para ayudar a soportar y administrar las conexiones
entre algunos de los procesos clave de la empresa y
los de sus proveedores, clientes y socios.

La administración de la cadena de suministros ayuda a

una empresa a obtener los productos correctos, en el

23 SIG. Modulo III. Aplicaciones de Negocio.

 29

momento adecuado, en el tiempo justo, en la cantidad

apropiada y a un buen costo.

Los SCM tienen como objetivo administrar de forma

eficaz pronósticos de demanda, el control de
inventarios, a través de la mejora de la red de
relaciones de negocio que una empresa tiene con
clientes y proveedores.

Los SCM son considerados parte del ERP pero al

implementarlos tienen sus diferencias ya que este
sistema se enfoca en suplir la demanda de los
clientes, para una empresa distribuidora de productos
de consumo masivo implementar este sistema es de gran
utilidad ya que podrá planear y controlar los
inventarios, las compras y las ventas de estos
productos. Este sistema funciona como una cadena de
valor que une aquellas áreas de las empresas que
contribuyen directamente a suplir la demanda de sus
clientes.

7. Seguridad en los sistemas de información.

Las empresas cuenta con información confidencial que

debe ser protegida de muchas amenazas tanto internas
como externas, dentro de las internas tenemos a los
empleados que puede infiltrarse y conocer información
que no les está permitida y que puede perjudicar a la
empresa, dentro de las amenazas externas tenemos
personas que roban la información para ser vendida a
otras empresas que busca conocer los secretos de sus
competidores.
 30

La seguridad de la información es muy importante para

la estabilidad de las empresas ya que estas guardan
datos de clientes, ventas, estrategias, información
financiera que es muy delicada y confidencial.

Hace algunos años la información era escrita en papel

considerados documentos confidenciales los cuales eran
resguardados en cajas fuertes, ya sea en las empresas
o en bancos, hoy con la era de la digitalización de la
información esta es guardada en hardware como CD y
DVD, memorias digitales y leída por medio de Software,
los cuales son vulnerables ya que la mayoría de las
personas tienen acceso a la tecnología y esta es
utilizada para infiltrarse y conseguir la información
de las empresas.

Por lo tanto administrar la seguridad de los sistemas

es fundamental, el objetivo de esta es lograr con
exactitud la integridad y protección de todos los
procesos y recursos de los sistemas de información.

La implementación de la tecnología para proteger los

sistemas informáticos es una de las más grandes
inversiones que realizan las grandes empresas,
proteger su información es vital para seguir en el
mercado, recuérdese que “el que posee la información
tiene el poder”.

a. Claves para mantener los sistemas seguros.

i. Inventario y análisis de riesgo.

Se debe conocer lo que se tiene que proteger,
determinando cual información tiene naturaleza
 31

secreta, uso interno, y cual está al alcance del

público. Al determinar la importancia y el valor que
tiene la información que se necesita proteger, la
empresa podrá estimar el monto de la inversión a la
que tendrá que incurrir.
ii. Definición de política de
seguridad.
La política de seguridad se define como: regulación y
directrices dictadas para la salvaguarda en el manejo
y administración de la información, asegurando a un
responsable cualificado para dicho fin.
iii. Encargado de
seguridad.
Se debe de asignar a una persona cualificada para que
sea responsable de velar por su manejo y cumplimiento
de las normas autorizadas por la alta administración y
a mismo tiempo recomendar mejoras.
iv. Un muro de protección o
firewall.
La política de seguridad determinará que todas las
conexiones desde y hacia una empresa deberán pasar
necesariamente por un equipo (hardware) con esta
funcionalidad y enumerará cuales son los servicios
autorizados. Ejemplo: restricciones a algunas páginas
web, acceso restringido a información de algunos
departamentos.

v. Actualizaciones.
Se deben contar con las debidas actualizaciones de los
sistemas, tanto los operativos como de aplicaciones,
regulando fallas en las programaciones que pueden
resultar el robo de información.
 32

vi. Antivirus.
Los antivirus son necesarios como herramientas para
exterminar los virus, esta protección debe ser
empleada tanto en las computadoras como en
dispositivos de red, lo recomendable que los antivirus
sean de fabricantes diferentes ya que esto permite
mejorar la probabilidad de detectar los virus.

vii. Antispyware (Programas antiespionaje)

Esta es una herramienta que detecta virus u otros
medios que se propagan de forma invisible, estos deben
ser instalados en todas las computadoras de la
compañía. vii. Cifrado de datos portátiles.
Estos son utilizados en computadoras portátiles que en
caso de extravío no se pueda acceder a la información,
estos pueden ser utilizados en documentos o en
24
sistemas de archivos completos.
B. Aspectos Generales de los Inventarios.

1. Conceptos.

a. Inventarios

• Existencias de productos físicos que se

conservan en un lugar y un momento determinados.25

• Recursos tangibles destinados a la

comercialización, a la producción de bienes y
servicios o a la realización de otras operaciones
26
de la entidad.

24 Revista Summa. Seguridad Informática. Septiembre 2007.

25 Planeación de la producción y control de inventarios, SeetharamaL. Pearson
Educación, Mexico, 1996, pág. 91.
26 “Administración Financiera I ,Una Introducción” Primera Edición, Ediciones
Contables, Manuel de Jesús Fornos Gómez. Pág. 286
 33

• Son el conjunto de productos que se mantienen en

una bodega y/o almacén, ordenadamente agrupados
en espera de uso en un tiempo más o menos próximo
por parte del consumidor, con el objeto de
permitir continuidad de las operaciones y así
poder ver eventuales demoras de aprovisionamiento
27
de parte de los proveedores

• Importe del conjunto de bienes corpóreos

tangibles y en existencia, propios y de
disponibilidad inmediata, comprendidos en activo
circulante de una empresa y destinados a la
venta, ya sea en su forma original o después de
haber sido elaborados o transformados parcial o
totalmente.28

Según la NIC 2, párrafo 4, Inventarios son Activos:

i. Poseídos para ser vendidos en el curso normal de

la operación;
ii. En proceso de producción con vistas a esa venta;
iii. En forma de materiales o suministros, para ser
consumidos en el proceso de producción, o en la
prestación de servicios.29.

b. Registro de inventarios.
Es la acción de anotar ya sea manual (libros de
inventarios) o computarizadas (base de datos) la
cantidad de unidades compradas de materia primas,

27 José Avendaño Castañeda “Diseño de un sistema para el control de inventarios

en talleres de mantenimiento y servicio”, UCA, 1984, (pág.7)
28 Administración financiera de inventarios: Tradicional y justo a tiempo.
Perdomo Moreno, Abraham, Thomson, México, año 2000. pag. 105. 29
Normas Internacionales de Contabilidad, Normas Internacionales de
Información Financiera IASBI 2004.
 34

unidades en proceso de producción, unidades producidas

y las vendidas y todo aquellos datos relevantes para
la administración de los inventarios.

El Artículo 142 del Código Tributario29 establece que

los sujetos pasivos cuyas operaciones consisten en
transferencias de bienes muebles corporales están
obligados a llevar registros de control de inventarios
que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su
valuación, resultado de las operaciones, el valor
efectivo y actual de los bienes inventariados así como
la descripción detallada de las características de los
bienes que permitan individualizarlos e identificarlos
plenamente.

Sistema de registro de inventarios computarizado: Es

el proceso mediante el cual se conserva un registro
por cada artículo en una memoria de almacenamiento de
lectura computarizada. Las transacciones se asientan
contra este registro conforme los artículos son
despachados o recibidos.

Los sistemas de Inventarios y Sus Demandas

29 Código Tributario de El Salvador, Decreto legislativo #230, 21 de diciembre

del 2000, Publicado en D. O. Nº 241, Tomo Nº 349.
 35

Sistema de
inventario para
la demanda
dependiente, es
decir aquellos
bienes que se
adquieren en
función de la
necesidad de
otro bien. La
demanda
dependiente se
determina en
función del nivel
de producción,

Sistema de inventario para la demanda independiente, es decir aquellos bienes que no están
interrelacionados con bien alguno, pues están en función del mercado de consumidores finales. La
demanda independiente se produce en condiciones de incerteza, requiere guardar equilibrio entre el
exceso y la escasez de inventarios

_______________________________________________________________
Fuente: “Administración Financiera I, Una Introducción” Primera Edición,
Ediciones Contables, Manuel de Jesús Fornos Gómez. Pág. 286

c. Manejo de inventarios.

Es la forma de administrar los inventarios, son las

políticas establecidas para tomar las decisiones de
compra, producción y ventas, además de determinar el
stock de inventarios.

Los objetivos de una producción eficiente deben ser

satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel
mínimo. El manejo optimo de los niveles de existencias
evita la escasez o sobreinversión de inventarios, al
tener menos existencias de las indispensables o tener
más existencias de las necesarias. De esta manera, el
manejo de inventarios está íntimamente relacionado con
los niveles de inventarios con los que cuenta una
empresa.
Niveles de inventario
 36

La existencia de un nivel óptimo de inventarios

previamente establecido tendrá repercusiones en el
logro de ventajas competitivas para una empresa, ya
que se estará evitando gastos innecesarios en compra
de materiales en el tiempo que no serán utilizados.

El nivel óptimo de inventarios, se formará con la suma

del inventario funcional, más el inventario de
seguridad más el inventario de anticipación.

Nivel Óptimo de Inventarios

Inventario Funcional

Inventario anticipado o de
nivelación
Inventario de Seguridad

_________________________________________________________________________________
Fuente: Administración financiera de inventarios: Tradicional y justo a
tiempo. Perdomo M. Abraham,
Thomson, México, año 2000. pág.106

d. Control de inventarios.
 37

El control de inventarios es una técnica que permite

mantener la existencia de los productos a los niveles
30
deseados.

El control de inventarios es un aspecto crítico de la

administración exitosa. Cuando mantener inventarios
implica un alto costo, las compañías buscan la manera
de evitar tener una considerable cantidad de dinero
detenida en existencias excesivas.
Existen controles específicos de los inventarios de
productos. Entre los cuales están el control contable,
el control físico y el control del nivel de inversión

i. Control contable.

Este puede realizarse mediante un kardex manual o

computarizado, este tipo de control se realizará
dependiendo del tamaño de la empresa y de los recursos
disponibles.

ii. Control físico

Debido a que aun en los mejores sistemas de

inventarios hay discrepancias entre lo que existe
físicamente y lo que el kardex manual o computarizado
indica, es necesario efectuar inventarios físicos a
fin de comparar ambas cantidades. Existen dos tipos de
inventarios físicos:

• Inventarios Puntuales

• Inventarios Permanentes
A continuación se desarrolla cada tipo de inventario:

• Inventarios puntuales.

30 “Estudio de un sistema de control de inventarios por medio de computadora en

Almacenes Vidri S. A.”. Juan Antonio Miro. UCA, 1996
 38

Estos son los más tradicionales, se efectúan

generalmente una vez por año, por efectos de control y
por especificaciones legales contempladas en el
artículo 142 del Código Tributario de El Salvador y
usualmente es necesario restringir el movimiento de
las operaciones en el proceso de conteo. Este tipo de
inventario se hace cuando el sistema de registro
contable que posee la empresa, es el sistema de
registro periódico.

• Inventarios permanentes.

Se lleva a cabo mediante un conteo de cada artículo y

se compara contra los datos que presenta el kardex.
Las diferencias son cuidadosamente anotadas y
sometidas a un análisis posterior. Este tipo de
inventario se hace cuando el sistema de registro
contable que posee la empresa, es el sistema de
registro perpetuo.

iii. Control del nivel de inversión

Este se determina en base a políticas financieras de

compras y ventas, este control tiene mayor relación
con la productividad de la empresa. Para determinar la
inversión en los inventarios existen algunos factores,
entre los que se pueden mencionar los siguientes:

• El nivel de ventas

• El tiempo que se tarda un pedido en llegar a las

bodegas de la empresa; este factor se hace más
importante cuando son productos extranjeros que
tienen que recorrer grandes distancias, pasar por
 39

aduana o enfrentar otros inconvenientes, lo cual

puede retrasar su llegada.
• La durabilidad y la naturaleza de productos
perecederos y estacionales.

• Las diferentes temporadas del año.

• La mayor rotación

• El precio en ciertas épocas del año.

2. Clasificación de los inventarios.

La clasificación de los inventarios varía de acuerdo

al giro de las entidades. En las empresas de servicio,
el inventario está constituido por la producción en
proceso. En las empresas comerciales, el inventario lo
constituyen las mercaderías, que son compradas a los
proveedores y se encuentran disponibles para la venta.
En las empresas industriales, el inventario está
constituido por materiales y suministros, productos en
proceso y productos terminados.

Inventario de materias primas

Inventario de Inventario de producción en proceso

fabricación
Inventario de productos terminados

Inventario de
Mercancías

De una empresa

industrial de
Clasificación de los
inventarios

De una empresa
 40

comercial

___________________________________________________________________________
Fuente: Administración financiera de inventarios: Tradicional y justo a
tiempo.
Perdomo Moreno, Abraham, Thomson, México, año 2000.

a. Inventario de fabricación.

Relación clara, ordenada y valorada de los bienes

corpóreos comprendidos en el activo circulante de una
empresa industrial de transformación por concepto de
materia prima, productos en proceso y productos
terminados destinados a la venta; o bien: Importe del
inventario de materia prima más el importe del
inventario de productos en proceso y más el importe
del inventario de productos terminados, en las
empresas industriales de transformación.31

i. Inventario de materia prima: El valor neto de los

insumos, materias primas o componentes adquiridos de
los proveedores y sobre los cuales se efectuarán actos
de transformación, consumo o adaptación posterior.

ii. Inventario de productos en proceso: Aquellos bienes

cuya producción se encuentra en máquinas aún sin
terminar, es decir, no son artículos terminados sino
producción preventiva, semiterminada o semielaborada.

iii. Inventario de productos terminados: Aquellos

bienes que son el resultado final de una serie de
actos de transformación y que están listos para su
venta, estos, son bienes comprendidos en el activo
circulante después de haber sido elaborados o
31 Administración financiera de inventarios: Tradicional y justo a tiempo. Perdomo M.
Abraham, Thomson, México, año 2000. pág. 51
 41

transformados. Los productos terminados, pueden

encontrarse en bodegas fuera de la empresa.

iv. Inventario de mercancías: El valor neto de los

bienes que han sido adquiridos por la entidad para
comercializarlos, los cuales están disponibles para la
venta a precio de costo.

b. Inventarios Excedentes

La existencia excedente no cumple función alguna. A

diferencia de las existencias de fabricación (o
transacción) y las existencias de la organización,
ésta se debe a la previsión desmedida más que a la
necesidad o a la eficiencia operativa.

3. Importancia de los Inventarios.

Los inventarios existen debido a que por razones de

índole física y económica, es imposible que la oferta
y la demanda coincidan. Los inventarios cobran
importancia porque determinan las actividades
operativas de la empresa, pues son un parámetro para
medir la producción, las ventas y por ende, el nivel
de ingresos.

4. Métodos de gestión de los inventarios.

Los inventarios de la organización representan

unidades de inversión que tienen como fin alcanzar la
eficiencia de las operaciones.
Las existencias variables o de seguridad son aquellas
con las que cuenta la organización, diseñadas con el
fin de amortiguar la incertidumbre. Para satisfacer
una demanda promedio normal, se cuenta con las
 42

existencias de transacción, pero si las ventas rebasan

esa cantidad, habrá que apoyarlas con una existencia
de contingencia, a fin de evitar que las existencias
se agoten si las ventas son mayores de lo que se
espera.

Los inventarios anticipados o de nivelación pueden

presentar una inversión atractiva en caso de que
resulte más económico mantener las existencias que
alterar la capacidad de producción a corto plazo,
también se conocen como inventarios de antelación. Los
picos de temporada en la demanda, pueden ser
satisfechos acumulando existencias durante períodos
previos de escasez de demanda y exceso de capacidad.

Los inventarios por tamaño del lote o del ciclo se

mantienen con el fin de compensar, en alguna medida el
costo de habilitar el equipo. Una vez que el equipo se
habilita el personal responsable de la fabricación
deseará invariablemente que las corridas de producción
se prolonguen, con el fin de evitar tener que
habilitar de nuevo el equipo para el mismo artículo
para un futuro cercano.33

* Mercadería pignorada: Mercadería dada o dejada en prenda

a. Justo a tiempo (JIT)

“Just in time” (JIT), literalmente quiere decir “Justo

a tiempo”. Es una filosofía que define la forma en que
debería optimizarse un sistema de producción, mediante
la logística de inventarios, que surgió en Japón ante
la necesidad de “ahorrar espacio físico, la
eliminación de los desperdicios y de la carga que
 43

suponen los inventarios” que redunda en la obtención

del máximo beneficio.

b. Método ABC

La clasificación ABC, establece una segmentación según

la importancia que tienen los bienes en la entidad en
función en la planificación, el control y la política
de abastecimiento.

Para los bienes más importantes se hacen cálculos

individuales de D (demanda anual), Cp (Costo por
pedir) y Ca (Costo por mantener inventario) y para
los bienes menos importantes se hace una estimación
estandarizada.

c. Método Lote Económico

Este modelo también conocido como EOQ por sus siglas

en inglés (Economic Order Quantity), es un modelo que
define la cantidad óptima de materia prima a ordenar,

33
Planeación de la producción y control de inventarios, SeetharamaL. Pearson
Educación, Mexico, 1996, pág. 92.
además minimiza los costos variables requeridos para
mantener inventarios.

El modelo EOQ fue creado por Ford Whitman Harris en

1913 y reformulado por R.H. Wilson a quien se le da
mayor crédito. El modelo supone la satisfacción de la
demanda, asegurando que no hay escasez.

5. Costos relacionados con el inventario.

Los costos relacionados con el inventario son tres:

Costo de mantenimiento del inventario, costos de
 44

faltantes del inventario y costos del pedido, embarque

y recepción; luego entonces el costo total de un
inventario será el total de la suma de los tres costos
anteriores.

a. Costo de mantenimiento.

Los costos de mantenimiento, denominados también

costos de existencia de almacén, son aquellos costos
en que incurre una empresa para considerar los
productos que satisfagan desembolsos en efectivo y
oportunidades proyectadas de utilidades. Como ejemplo
de estos costos tenemos:
i. Impuestos prediales de almacenes y bodegas ii.
Costo de capital invertido en inventarios
(intereses sobre dinero invertido en inventarios)
iii. Primas de seguros de inventarios
iv. Costo de almacenamiento (calefacción, alumbrado,
refrigeración, etc.)
v. Depreciación de equipos de almacenamiento
vi. Amortización de gastos de instalación vii.
Obsolescencia de equipos y productos, etc.

b. Costo de faltantes de inventarios

Estos son costos que deben asumirse, debido a que, ya

sea por errores del proveedor no detectados a tiempo o
por daños del producto durante el traslado casi en
todas las empresas se dan los “faltantes en los
inventarios”

c. Costo del pedido, embarque y recepción.

 45

Son aquellos relacionados con la adquisición de

materia prima en las empresas industriales de
transformación, o bien, con la adquisición de
mercancías en las empresas comerciales. Los costos de

pedido embarque y recepción incluyen:  Requisición de

compras
• Expedición de la orden de compra

• Fletes, acarreos y maniobras

• Descuentos por compra en cantidad masiva

• Teléfono, telefax, etc. del pedido

• Recibo e inspección de productos

• Almacenamiento

• Contabilidad y auditoría de inventarios, etc.

6. Valuación de los inventarios.

Precio de Mercado

Costo Promedio
Costo PEPS
Costo de Adquisición Costo UEPS
Costo Específico

Bases de Valuación

Costo Absorbente
Costo Histórico
Costo Estimado
Costo Estándar

Costo Marginal

Costo de Producción

__________________________________________________
Fuente: Administración financiera de inventarios: Tradicional y justo a tiempo.
Perdomo M. Abraham,
 46

Thomson, México, año 2000. pág.106

De acuerdo a los párrafos del 19 al 24 de la Norma

Internacional de Contabilidad No. 2 Inventarios, se
establecen como métodos de asignación del costo, los
siguientes:

• Método de identificación específica

• Primeras Entradas Primeras Salidas

• Costo promedio ponderado

• Ultimas Entradas Primeras Salidas

El artículo 143 del Código Tributario32 de El Salvador,

menciona los diferentes métodos de asignación de
costos para los inventarios, aceptados por la
Administración Tributaria Salvadoreña.

• Costo según última compra

• Costo promedio por aligación directa

• Costo promedio
• Primeras Entradas Primera Salidas

A continuación se detallan los métodos antes

mencionados:

a. Método de identificación específica:

El costo de los inventarios de productos que no son

intercambiables entre sí, así como los bienes y
servicios producidos y segregados para proyectos
específicos, debe ser determinado a través del método

32 Código Tributario de El Salvador, Decreto legislativo #230, 21 de diciembre del

2000, Publicado en D. O. Nº 241, Tomo Nº 349.
 47

de identificación específica de sus costos

individuales.

b. Costeo PEPS (Primeras entradas, primeras

salidas):

Bajo este método se asume que las unidades del

inventario que fueron compradas o producidas, son
vendidas primero, respetando el orden de ingreso a la
contabilidad de acuerdo a la fecha de la operación,
consecuentemente el valor de las unidades en
existencia del inventario final del período
corresponde a las que fueron compradas o producidas
más recientemente;

c. El costeo promedio ponderado:

Los costos del inventario inicial de trabajo en

proceso se agregan a los costos corrientes del período
y ese total se divide por la producción equivalente
para obtener un costo unitario equivalente por
promedio ponderado. Los costos asociados a las
unidades aún en proceso, pierden su identidad debido a
la fusión.

d. Ultimas entradas primeras salidas (UEPS)

La fórmula UEPS asume que los productos en inventario

que fueron comprados o producidos en último lugar,
serán vendidos primero y, consecuentemente, que los
productos que queden en el inventario final serán los
producidos o comprados en primer lugar.
CAPITULO SEGUNDO.
 48

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INVENTARIOS EN LA PEQUEÑA EMPRESA
DEDICADA A LA FABRICACION DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO.

I. IMPORTANCIA

Ante los múltiples problemas que enfrentan las

pequeñas empresas, sean estos de índole
administrativos, financiero u otros problemas que
impiden el crecimiento, desarrollo, y que las hace
menos competitivas en el mercado, es necesario;
proponer herramientas administrativas que les permitan
tener una buena administración de sus recursos y que
los conduzcan de alguna manera a minimizar y/o
eliminar estos inconvenientes. La administración
eficiente de los inventarios se vuelve una herramienta
útil e indispensable para lograr los objetivos de la
empresa, al proporcionar información oportuna para la
toma de decisiones.
Por esta razón se consideró importante realizar la
investigación, mediante el estudio de las empresas
que pertenecen al sector fabricantes de productos de
polipropileno. El diagnóstico sobre el diseño del
sistema administrativo de inventarios en las pequeñas
empresas; ha sido realizado con base a la
recopilación, procesamiento y análisis de los
resultados obtenidos a través de una encuesta y
entrevistas, con el fin de presentar una propuesta que
permita una mejor administración de los inventarios.
Solución factible que permitirá que aquellas
empresas que no cuenten con una administración de
inventarios, los puedan adoptar y aplicar
eficientemente en sus empresas, obteniendo resultados
 49

óptimos en cuanto al registro, manejo, y control

eficiente en todas estas áreas de la administración de
inventarios en la empresa .

II. OBJETIVOS

General

• Identificar las diferentes actividades

relacionadas con el registro, manejo y control de
los inventarios, que se realizan en las pequeñas
empresas con el fin de elaborar un diagnóstico
sobre la administración de sus inventarios.
Específicos

• Determinar el tipo de sistemas utilizados por las

empresas fabricantes de productos de
polipropileno para el registro, manejo y control
de los inventarios.

• Conocer los principales problemas que enfrentan

las empresas para administrar eficientemente los
inventarios.

• Definir si existe interés de parte de la

administración de las empresas en implementar un
sistema administrativo de inventarios.
III. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN

A. Método de Investigación
Para efectos de este estudio se aplicó el método
científico, este es el proceso mediante el cual una
teoría es validada o rechazada, este método nos lleva
 50

al conocimiento de una realidad observable, por medio

de la formulación de interrogantes de esa realidad,
basado en la teoría ya existente; tratando de hallar
soluciones a los problemas planteados. De esta manera
se recopiló la información, se ordenó y posteriormente
se analizó. Se implementó este método con el fin de
determinar los problemas que enfrentan las pequeñas
empresas y de esta manera proponer una solución.

B. Tipo de Investigación

La investigación fue de tipo descriptiva, ya que se

recolectó y analizó los datos obtenidos los cuáles
proporcionaron información referente al registro,
manejo y control de los inventarios, al aplicar este
tipo de estudio se permitió medir y evaluar los datos
sobre diversos aspectos, dimensiones o componentes del
fenómeno a investigar de manera independiente o
conjunta sobre los conceptos y las variables a los que
se refieren.
Además esta investigación es correlacional, porque
se evaluó la relación existente entre el diseño de un
sistema administrativo de inventarios y el registro,
manejo y control eficiente en las pequeñas empresas
dedicadas a la fabricación de empaques de
polipropileno. La aplicación tiene como propósito
evaluar la relación que existe entre dos ó más
conceptos, categorías o variables.

C. Técnicas e Instrumentos para la Recolección de la

Información

Para la recolección de la información se aplicó la

entrevista, donde se utilizó una guía de preguntas y
 51

la encuesta, donde fue utilizado un cuestionario; para

obtener información de manera directa se entrevistó a
gerentes y empleados que están relacionados con el
registro, manejo y control de los inventarios, ya que
ellos proporcionaron datos para el diseño del sistema.

Para la entrevista, se utilizó un cuestionario con el

objetivo de recopilar ordenadamente los datos sobre
las variables a estudiar. Para la encuesta se
diseñaron preguntas cerradas enfocadas a obtener datos
exactos de la forma en que registran, manejan y
controlan los inventarios las empresas en estudio. Se
diseñaron preguntas en las cuales los encargados
tuvieron la oportunidad de opinar acerca de sus
problemas y la situación actual de la administración
de los inventarios.
D. Determinación del Universo

La población o universo para este estudio fueron todas

las pequeñas empresas del sector que se dedica a la
fabricación de productos de polipropileno en el área
Metropolitana de San Salvador, las cuales comprende un
total de doce empresas dedicadas a esta actividad
económica. (Ver anexo 3)

E. Limitaciones de la Investigación

Durante la investigación surgieron limitaciones que

dificultaron obtener en un 100% los resultados
deseados, entre ellas se encuentran: falta de
colaboración de dos empresas que se negaron a
contestar la encuesta. Otra de las limitantes es que
en las empresas se notó mucha desconfianza respecto a
 52

la información que brindaron para realizar la

investigación. Las empresas se limitaron a contestar
el cuestionario, y no permitieron opinar con mayor
profundidad el tema de investigación.

F. Procesamiento de la Información

La información recopilada, ha sido codificada y

procesada en Excel. Esta información se procesó con el
fin de realizar el análisis las variables estudiadas y
establecer las conclusiones basándose en los
resultados obtenidos.

IV. DIAGNOSTICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS EN LA

PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA FABRICACION DE EMPAQUES DE
POLIPROPILENO

A. Análisis interno sobre el registro de los inventarios

La empresa en estudio registra sus inventarios de

manera manual utilizando formularios para dar
seguimiento a las operaciones que se ejecutan
diariamente. En estos formularios se registra el
ingreso de la materia prima, la producción y la
producción terminada. Estos formularios han sido
diseñados a medida que surgieron necesidades de llevar
registros en las diferentes operaciones de la empresa.
Al incrementar la demanda de pedidos y la variedad de
productos solicitados por los clientes, la empresa ha
tenido que buscar medidas de control más eficientes
para las operaciones en la administración de los
inventarios. Los formularios tienen como objetivo
obtener la información para el manejo y controlar los
 53

inventarios y generar un archivo de información

histórica.

Estos formularios, si bien han ayudado a registrar los

inventarios, ahora se han vuelto ineficientes por que
las operaciones se han incrementado, dado que el
número de clientes ha aumentado y además cada cliente
está solicitando medidas diferentes en los productos
que se fabrican.

El tener un sistema de inventarios manual se vuelve

una desventaja competitiva para la empresa. El
registro manual ocasiona problemas y atrasos y no
brinda información precisa en cualquier momento que se
necesite. Además la mayoría de las empresas de este
sector utilizan un sistema computarizado, y las
empresas que muestran mayor crecimiento utiliza ambos
sistemas (computarizado y manual), de esta manera, la
empresa está en desventaja en relación a la
competencia (ver anexo 2, cuadro 2).

El departamento encargado de registrar el ingreso de

materia prima es el área de bodega. Esta área es la
encargada del llenado de los formularios y de informar
al área de contabilidad los ingresos efectuados
diariamente.

El personal de bodega tiene experiencia con relación

al manejo del material, sus unidades de medida y
realiza los registros, sin embargo, la magnitud de las
operaciones el personal se ha vuelto insuficiente y
 54

esto genera atrasos en los registros, durante semanas

enteras.

Al verificar a nivel contable la valuación de los

inventarios en Pack Print, se verifico que es por el
método de primeras entradas, primeras salidas. La
identificación de la materia prima lo hace por medio
del calibre de las bobinas de polipropileno.

B. Análisis externo sobre el registro de los inventarios

Los resultado que se obtuvieron en el sector

industrial de empresas que elaboran productos de
polipropileno, manifiestan que el sector registra sus
inventarios de manera computarizada, algunas empresas
utilizan sistemas manuales y computarizados
simultáneamente para minimizar el error en los
registros (ver anexo 2, cuadro 2).

El sector, en general, tiene procedimientos

establecidos para realizar un registro de los
inventarios; la mitad de las empresas utilizan kardex,
para llevar registros de inventarios. Además las
empresas del sector tienen establecidos procedimientos
para el registro de los inventarios, y hacen el
registro de sus existencias asignándoles códigos que
identifiquen las materias primas y la producción
terminada. (Ver anexo 2, cuadros 3, 9 y 21).

En las empresas en estudio, existen áreas específicas

asignadas para realizar los registros, el área
encargada de registrar los ingresos de materia prima
 55

en la mayoría de las empresas es bodega, aunque este

proceso también es hecho por contabilidad y el
departamento de compras.
Se observa que las empresas delegan las actividades en
áreas determinadas y personal asignado para ello, sin
involucrar a los altos niveles que ya no tienen que
dedicarse a estos procesos, ya que han sido
estandarizados.

El sector de las empresas que fabrican productos de

polipropileno, valúan sus inventarios por el método de
costo promedio ponderado, este método es de fácil
aplicación y es práctico, esto se considera favorable,
sobre todo, para fines fiscales.

Las empresas que fueron investigadas, aunque presentan

cierta organización en sus inventarios, padecen de
fallas como: la fuga de existencias, desperdicios,
compras innecesarias, etc., esto es porque no cuentan
con los procesos adecuados para administrarlos,
incluso muchas de ellas tiene sistemas computarizados
que no son apropiados al 100% de las actividades, todo
esto conlleva a pérdidas y perjudica a la
organizaciones.

C. Análisis interno sobre el manejo de los inventarios

Para Pack Print el manejo de los inventarios incluye

la forma en que han de adquirirse y conservarse las
materias primas y el producto terminado. El manejo de
los inventarios es responsabilidad de bodega. Este
departamento se encarga de almacenar y controlar
 56

físicamente las materias primas y todos los insumos,

verificando las entradas y salidas de los materiales.

La empresa tiene la deficiencia de no contar con un

departamento o una persona encargada de las compras,
además, no utiliza requisiciones de compra para
procesar los pedidos; esto genera un problema debido a
que impide la estimación de la compra de la materia
prima, y el momento oportuno para comprar, provocando
atrasos cuando los materiales son requeridos por
bodega y además afecta el proceso productivo.

El tiempo de entrega de los pedidos por parte de los

proveedores es una desventaja para la empresa, ya que
los pedidos normalmente se tardan más de 30 días desde
la fecha de pedido hasta la fecha de recepción, esto
pone a la empresa en desventaja competitiva respecto a
la competencia, quienes están recibiendo los pedidos
en un tiempo menor a 15 días (Ver anexo 2, cuadro 6).

La rotación de inventarios es otro de los

procedimientos utilizado para el manejo de los
inventarios. Pack Print rota sus inventarios
trimestralmente.

La empresa Pack Print no cuenta con manuales y

herramientas que guíen la forma de administrar los
inventarios.

D. Análisis externo sobre el manejo de los inventarios.

Para las empresas en estudio, el manejo de inventarios

requiere la intervención del departamento de compras,
 57

el cual es el encargado de estimar el

aprovisionamiento de los inventarios, estimar el
tiempo que se tomará recibir un pedido y negociar los
precios y las relaciones con los proveedores, este se
convierte en un subsistema dentro del sistema de
administración de inventarios.
Otro departamento que se involucra en el manejo de los
inventario y uno de los más importantes es producción.
Su función no es solamente producir sino también
monitorear las existencias de materia prima evitando
el desabastecimiento. En las empresas encuestadas se
observó que producción informa a compras y a bodega el
nivel de producción y notifica los requerimientos
futuros de los insumos.

El 80% de las empresas estudiadas utilizan

requisiciones de compra para realizar los pedidos,
esta es una herramienta que consiste en un cuadro o
tabla en donde se colocan las unidades, las
características y en ocasiones el nombre del
proveedor.

El departamento de producción además de contribuir a

manejar los inventarios es la encargada de monitorear
el porcentaje de desperdicio. En el caso de las
empresas encuestadas el porcentaje de desperdicio
oscila entre 1% a 3%, una característica del
polipropileno es su capacidad de reciclarse lo cual
es aprovechado por las mayoría de las empresas.

No todas las empresas en estudio cuentan con políticas

que brindan los lineamientos para manejar
eficientemente los inventarios, esto muestra que no
existen formas establecidas para manejar los
 58

inventarios, y esto es un obstáculo para el desarrollo

de las operaciones es esta área (Ver anexo 2, cuadro
27).

Muchas de las empresas tienen como ventaja el hecho de

recibir los pedidos de materiales en un tiempo menor
de 15 días, esto es provechoso pues es un tiempo corto
tratándose de importaciones. Lo normal es recibir los
pedidos entre 15 y 30 días, sin embargo existen
proveedores que los entregan en más tiempo. (Ver anexo
2, cuadro 6),

Las empresas conocen empíricamente la manera de

administrar los inventarios y muchas de ellas tienen
procedimientos adecuados, pero no cuentan con
documentos escritos, como manuales y otras
herramientas en las cuales basen las operaciones. Las
empresas carecen de este tipo de herramienta ya que
consideran que no es necesario, se invierte tiempo y
algunos casos recursos financieros para su
elaboración.

E. Análisis interno sobre el control de los inventarios.

La empresa Pack Print, controla sus inventarios por

medio de un sistema manual, mediante formularios
diseñados para registrar las entradas y las salidas de
los materiales, con este sistema se logra mantener
actualizado pero con gran esfuerzo, debido a que los
movimientos en el inventario son muy variados, las
bobinas utilizadas son muchas y los pedidos son
diferentes para cada cliente.
 59

El controlar los inventarios de manera manual

dificulta la eficiencia en las operaciones, además de
convertirse en un trabajo tedioso y con un margen de
error alto. Realizar inventario físico se utiliza como
una forma de controlar los niveles existentes de
inventarios, este control permite conocer a cabalidad
las existencias, la empresa Pack Print, lo realiza
semestralmente.

La empresa cuenta con personal con el potencial y la

experiencia para controlar las entradas y conservar
los inventarios, lo que evita el desvío o mal uso de
las existencias.

F. Análisis externo sobre el control de los inventarios

La mayoría de las empresas en estudio dedican tiempo y

recursos en el control de sus inventarios muchas de
ellas tienen sistemas computarizados que controlan sus
inventarios; otras llevan controles manuales o
utilizan ambos sistemas. (Ver anexo 2, cuadro 2)

Utilizan ambos sistemas aquellas empresas que están en

crecimiento constante, esto lo hacen con el fin de
tener un respaldo en papel de lo que el sistema les
refleja, tienen un sistema computarizado para
controlar los inventarios y aplican a la vez un
sistema manual, ya sea por kardex o por libros de
registros, para obtener un mayor control; en este
caso, el sistema manual lo lleva bodega y los
resultados que tenga este sistema al final del mes
debe coincidir con lo que refleje el sistema
 60

computarizado, esto lo hacen diferentes personas y

áreas en la empresa con el fin de evitar robos y
faltantes.

Las empresas que no cuentan con un sistema

computarizado, presentan los mayores problemas a la
hora de controlar sus inventarios. Muchas de estas
empresas reconocieron la necesidad de implementar un
sistema computarizado, aunque lo controlan
manualmente, esos sistemas no son apropiados para los
múltiples movimientos de inventarios que tiene este
tipo de industria.
Entre las empresas que sí cuentan con un sistema de
control, mostraron tener en su mayoría procedimientos
y herramientas que apoyen esta tarea.

Respecto al control del ingreso de los materiales hay

empresas en las que realizan dos controles
simultáneos, uno en el departamento de compras,
mientras que el otro en bodega, estos controles son
cotejados para verificar las operaciones; el ingreso
lo realiza bodega, lo autoriza compras y lo cuantifica
control de calidad.

El conteo físico de inventarios es otro tipo de

control que realizan estas empresas, la mayoría lo
hace trimestralmente amparándose en las políticas y
los niveles de ventas de cada empresa. (Ver anexo 2,
cuadro 13).

G. Análisis interno de políticas de inventarios

 61

Según la información proporcionada por la empresa Pack

Print, ésta tiene establecidas las siguientes
políticas para la administración de sus inventarios.
(Ver anexo 2, pregunta 28).
"Proyección de consumo por tres meses", esta política
ha sido establecida en base a los siguientes factores:

• "Datos históricos de pedidos”: Esta empresa cuenta

con clientes ya establecidos esto le permite tener
una visión de la magnitud de pedidos durante un
periodo, es cual puede ser tomado como información
histórica, aunque los pedidos pueden variar se puede
tener una estimación de la materia prima e insumos a
utilizar.

• "Proyección de ventas”: La proyección de ventas

permite estimar la necesidad de materia prima
durante un tiempo establecido, aunque esta
proyección no es exacta puede acercarse a la meta
propuesta por lo tanto es necesario mantener
existencias suficientes.

"Stock de inventarios para un mes y medio", los

factores que inciden en esta política son:

• "Tiempo para recibir un pedido de materia prima”: En

promedio la materia prima se recibe en un período de
30 días a más, por lo tanto es necesario almacenar
existencias suficientes para evitar la escasez y no
detener la producción.

• "Error en el conteo y registro de existencias”: El

registro manual de las existencias de materia prima
origina un margen de error, el cual no permite
obtener datos exactos, por lo tanto se tiende a
 62

comprar más o menos de lo necesario, y la empresa

prefiere mantener niveles altos de inventarios.

Pack Print solamente cuenta con estas dos políticas de

inventarios las cuales son insuficientes para guiar y
normas el registro, manejo y control de inventarios.
El hecho de ser una pequeña empresa no disculpa la
necesidad de estructurar mejores políticas que normen
a los inventarios. Esto provoca una desventaja ante
otras empresas ya que los inventarios constituyen una
inversión en activos los cuales deben ser convertidos
en efectivo a corto plazo, al tener una excesiva
inversión en inventarios, el efectivo no es utilizado
para cubrir otras necesidades de la empresa.

H. Análisis externo de políticas de inventarios

Las empresas encuestadas en su mayoría no cuentan con

políticas de inventarios definidas, (ver anexo 2,
cuadro 27). Al contrario cuentan con normativas que
son seguidas por los empleados, pero estas no están
escritas en un reglamento de trabajo o como políticas
de inventarios.
Se observó que no todas las empresas cuentan con una
estructura orgánica formalmente establecida, razón por
la cual no establecen políticas de ninguna índole.
Las empresas que cuentan con políticas de inventarios
lo hacen porque consideran que sirven de apoyo para el
manejo de los inventarios, estas empresas cuentan con
estas políticas porque se encuentran mejor
organizadas, con departamentos y actividades ya
definidas.
 63

Entre las políticas mencionadas por estas empresas se

tiene:

• "Se debe comprar, controlar y solicitar lo que

realmente se necesita” Esta política permite manejar
eficientemente los recursos, al ser escasos crea una
conciencia de ahorro, contribuyendo a la eficiencia
de la producción estableciendo márgenes de error
mínimos.

• "No sobre inventariarse a más de tres meses”: Esta

política permite manejar el mínimo de stock,
invirtiendo lo mínimo del efectivo en este activo,
aunque existen sus riesgos ya que si no se cuenta
con el inventario necesario no se logrará cubrir con
los pedidos de los clientes.

• "Comprar de acuerdo a la programación de la

producción”: Esta política es aplicable a aquellas
empresas que compran sus insumos a nivel regional y
reciben sus pedidos en poco tiempo, en cambio para
empresas que deben esperar hasta más de 15 días se
vuelve complicado aplicar esta política.
Las empresas encuestadas cuentan con políticas de
inventarios pero de manera implícita, es decir, no
cuentan con un documento en donde las políticas estén
escritas y explicadas. Los empleados sí las conocen y
las aplican porque están inmersas en el trabajo.
Muchas de estas políticas tienen la tendencia a
convertirse en normas que son seguidas pero no siempre
respetadas. En otros casos las empresas no cuentan con
políticas diseñadas y establecidas, el trabajo es
realizado bajo lineamientos ya señalados.
 64

I. Análisis interno de manuales de procedimientos en la

administración de inventarios

Pack Print no cuenta con manuales de procedimientos

formalmente establecidos, es decir, diseñados y
escritos para que los empleados los lean y se orienten
de cómo realizar su trabajo, los procedimientos ya se
encuentran establecidos en la práctica y son llevados
a cabo operativamente, según la entrevista con la
persona encargada de llevar a cabo los procedimientos
de producción e inventarios, se supo que ella tiene
más de 10 años de ser parte de la organización por lo
tanto los procedimientos son manejados de manera
mecánica sin necesidad de leer un manual.

Las ventajas de contar con un manual de procedimientos

es que las actividades y pasos están establecidas y
cualquier persona ya sea nueva o antiguo cuenta con
una herramienta que les permita orientarse del
procedimiento ya establecido para llevar a cabo las
actividades.

Los manuales sirven de guías y herramientas de apoyo

para el desarrollo de las actividades, brindando
precisión en como debe de llevarse a cabo el trabajo.
El no contar con manuales de procedimientos es una
desventaja interna de la empresa ya que si por
cualquier motivo la persona encargada se retirara
solamente él conoce los procedimientos, en cambio sí
 65

estos estuvieran escritos no existiera dependencia

alguna de la persona que conoce el procedimiento.

J. Análisis externo de manuales de procedimientos

administración de inventarios.

El 80% de las empresas cuentan con procedimientos que

facilitan la administración de los inventarios, sin
embargo, no cuentan con manuales de procedimientos que
establezcan los pasos a seguir para el registro,
manejo y control de los mismos no cuentan con un
documento que los empleados puedan leer y orientarse
para realizar el trabajo (ver anexo 2, cuadro y
análisis 3). De esta manera, el registro, manejo y
control de los inventarios se realiza de manera
empírica sin un documento teórico que les oriente en
el procedimiento a seguir. Las empresas carecen de
este tipo de herramienta ya que consideran que no es
necesario, pues se invierte tiempo y en algunos casos
recursos financieros para su elaboración. Durante las
visitas a las empresas se observó que aunque las
empresas han invertido en sistemas computarizados,
éstos no son utilizados al 100% de su capacidad debido
a la falta de conocimiento y documentos escritos que
sustenten en buen uso de los mismos y la eficiencia en
las operaciones realizadas.
V. ANÁLISIS FODA
Análisis FODA para la administración de los inventarios
para la empresa Pack Print.
 66

Análisis FODA para la administración de los inventarios para

el sector industrial de las empresas que fabrican productos
de polipropileno.
 67

VI.ANÁLISIS DEL PROCESO ACTUAL DE ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS EN LA EMPRESA PACK PRINT

A. Descripción del Sistema

 68

El proceso aplicado actualmente de la administración

de los inventarios en el caso de Pack Print es
bastante simple, consiste en la relación de pocos
elementos que permiten su funcionamiento, las personas
que intervienen en el proceso son: el gerente general,
la asistente de gerencia, la persona encargada de
bodega y producción y el personal de producción.

La gerencia general controla el procedimiento desde la

cotización de la materia prima hasta el conteo físico
en bodega, por ser una pequeña empresa, ésta es
administrada directamente por uno de sus propietarios,
el cual dirige y coordina todas las actividades. Entre
sus funciones principales se encuentran: cotizar la
materia prima, decidir la mejor oferta de compra,
realizar transferencia bancaria, elabora cotización a
clientes, chequea periódicamente existencias físicas
de materia prima y producto terminado.

La gerencia cuenta con una asistente la cual se encarga

de atender a los clientes, tomando nota de los pedidos y
llenando formulario de orden de corte y orden producción
los cuales son entregados a bodega/producción, esta
persona realiza otras actividades pero las descritas son
las que intervienen en el proceso administrativo de
inventarios.

Bodega/producción se encuentra fusionado, una sola

persona es la encargada de ambas actividades, esta
recibe la orden de corte y producción, decide y
organiza la elaboración de los pedidos, almacena la
materia prima y producto terminado. Al contar con una
sola persona para realizar el trabajo provoca
saturación y en algunas ocasiones cuellos de botella.
 69

El encargado de bodega/producción debe mantener

actualizado los datos de las existencias tanto de
materia prima como de producto terminado, además de
elaborar el reporte de la producción realizada.

Actualmente el sistema de administración de

inventarios es tedioso y necesita muchos formularios
para el registro de la información, la cual en ciertas
ocasiones no es exacta ya sea por error de conteo o
por mala comunicación entre asistencia de gerencia y
administrador de bodega/producción y no se informan
las salidas exactas de producto terminado que son
entregados a los clientes. Aunque existe un formulario
de salida de materia prima este debe ser llenado
periódicamente a mano lo cual provoca pérdida de
tiempo y errores en la información.
 70

B. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUAL

DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Grupo de
Investigación

Año 2009

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS
Página 1 de 4
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS ACTUAL
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Bodega entrega reporte Bodega elabora reporte
de existencia de de las materias primas,
materia prima. e informa a gerencia las
necesidades de compra.
 71

2 Gerente General toma de Gerencia decide en base

decisión de compra. al reporte realizar la
compra de materia prima.

3 Gerente solicita Gerencia contacta a los

cotizaciones a proveedores para
proveedores. solicitarles
cotizaciones.

4 Gerente recibe Los proveedores envían

cotizaciones de cotizaciones según
proveedores. pedido recibido.

5 Gerente escoge mejor La gerencia decide la

opción de compra. mejor opción de compra.

6 Gerente realiza pedido Gerencia contacta al

al proveedor proveedor y realiza la
seleccionado. compra.

7 Gerente realiza pedido Gerencia contacta al

al proveedor proveedor y realiza la
seleccionado. compra.

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS Página 2 de 4

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS ACTUAL

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
8 Gerente envía El gerente notifica al
confirmación de pago a proveedor que el pago
proveedor. programado ha sido
realizado.

9 Gerencia recibe fecha El proveedor envía

de envío de materia datos de pedido a
prima. enviar.
 72

10 Gerencia recibe Cuando el pedido ha

notificación de aduana, llegado al país, aduana
mercancía en puerto. notifica a la empresa
el retiro de la
mercadería.

11 Gerente realiza La gerencia gestiona

trámites aduanales por medio de agente
(impuesto, CEPA). aduanal la salida de
pedido.

12 Gerente retira La gerencia da la orden

mercancía de aduana. de retirar la
mercadería de aduana.

13 Gerencia y bodega Cuando la mercadería ha

inspecciona mercancía y llegado a la empresa
llena formulario de bodega junto con la
ingreso. gerencia chequean y dan
el aval a la mercadería
llenan el formulario de
registro de ingreso.

MANUAL DE
FECHA: Año 2009
PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 4
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS ACTUAL
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
14 Gerente monitorea La gerencia
existencia de materia continuamente revisa
prima. los formularios y
compara lo físico con
el registro.

15 Producción-bodega Asistente de gerencia

recibe orden de corte recibe los pedidos de
de asistente. clientes y llena el
formulario de orden
de corte.
 73

16 Producción realiza corte Producción en base a

de materia prima. orden de corte, corta
materia prima.

17 Asistente de gerencia La asistente de

envía orden de gerencia entrega orden
producción. de producción según
pedido.

18 Producción procesa el Producción maquila la

maquilado de materia materia prima.
prima. Maquilar consiste en
estampar el diseño en
la bolsa.

19 Bodega almacena producto Cuando la producción

terminado es finalizada bodega
la almacena.

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 4
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS ACTUAL
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
20 Bodega llena formularios Bodega es la
de existencia de encargada de
producto. registrar las
existencias de
producto terminado
en los formularios.

21 Bodega elabora reporte de Bodega registra en

materia prima. el formulario de
reporte de materia
las existencias a la
fecha del conteo.
 74

22 Bodega entrega a gerente Bodega entrega

general reporte de continuamente el
materia. reporte de las
existencias de
materia prima.

23 Bodega entrega a Bodega entrega a la

asistente de gerencia asistente de
pedido de cliente. gerencia el reporte
de estado de pedido.

24 Bodega actualiza Bodega es la

existencia de materia encargada de
prima. actualizar los datos
de existencias de
materia prima.
 83

Flujograma de Proceso Actual

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS PACK PRINT S.A DE C.V COMPRA
DE MATERIA PRIMA
 Inicio A B

Bodega entrega Gerente General Gerente General

reporte de realiza pedido al realiza trámites
existencia de proveedor aduanales
materia prima seleccionado (impuesto, CEPA)

Gerente General Gerente General Gerente General

toma decisión de realiza retira mercancía de
compra transferencia aduana
bancaria

Gerente solicita Gerente General Gerencia y bodega

cotizaciones a envía confirmación inspecciona
proveedores de pago a mercancía y llena
proveedor formulario de ing.

Gerente General Gerencia recibe Gerente General

recibe cotizaciones fecha de envío de monitorea
de proveedores materia prima existencia de
materia prima

Gerente General Gerencia recibe

escoge mejor notificación de Fin
opción de compra aduana, mercancía
en puerto

A B
84

FLUJOGRAMA DE PROCESO ACTUAL

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS PACK PRINT S.A DE C.V
BODEGA-PRODUCCION
 Inicio
A B

Producción
-bodega Bodega almacena Bodega actualiza
recibe materia producto existencias de
prima terminado materia prima

Producción-bodega Bodega llena

recibe orden de formularios de Fin
corte de asistente existencia de
de gerencia general producto

Producción realiza Bodega elabora

corte de materia reporte de materia
prima prima

Asistente de Bodega entreg

aa
gerencia envía Gerente General
orden de reporte de materia
producción prima

Producción procesa Bodega entrega a

el maquilado de asistente de G.G.
materia prima pedido de clientes
terminado

A B
 78

C. Análisis de condiciones
Al referirnos al análisis de condiciones se refiere a
las limitaciones que muestra la empresa para su buen
funcionamiento, son aquellos factores que inciden
directamente en el desarrollo y crecimiento de la
organización.

Entre los factores a analizar se encuentran:

• Recursos económicos: estos recursos son limitados ya

que sus ingresos dependen directamente de sus ventas,
las cuales pueden variar según la demanda de sus
clientes, por lo tanto estos deben ser administrados
correctamente, la empresa cuenta con contabilidad
formal la cual permite visualizar la realidad
financiera.

• Recursos temporales: la empresa cuenta con

proyecciones de venta las cuales le permite proponer
metas que deben ser cumplidas en el tiempo estipulado,
este factor se convierte en una limitante en el
sentido que no siempre la meta puede ser cumplida por
factores externos, como la variabilidad de los precios
de materia prima, la demanda de los clientes y la
capacidad competitiva.

• Recursos humanos: este recurso no es suficiente para

la magnitud del trabajo realizado, se convierte en una
limitante ya que la empresa no cuenta con los recursos
 79

financieros suficientes para poder contratar a más

personal.
VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

A. Conclusiones

• El uso de un sistema de inventarios manual provoca

una administración tediosa y desactualizada, falta de
información veraz y oportuna en las existencias de
materias primas e insumos, y esto, obstaculiza el
proceso de producción.

• La ausencia de un departamento de compras provoca que

no se haga una correcta selección de los proveedores y
no se tenga la capacidad de negociar con ellos.
Además, las compras no se realizan oportunamente, ya
que se centralizan de actividades en la gerencia,
atrasando la producción.

• El sistema computarizado proporciona una ventaja

competitiva a las empresas que lo utilizan, siendo
una herramienta que permite un margen de error menor,
y mayor rapidez en el registro, manejo y control de
los inventarios.

• Las empresas que cuentan con procedimientos para

administrar sus inventarios, no alcanzan una completa
efectividad en sus operaciones por que no cuentan con
políticas de adecuadas ni con manuales de
procedimientos que guíen sus operaciones.
 80

• Las empresas que no cuentan con un sistema

computarizado de administración de inventarios,
mostraron interés en invertir en un sistema
administrativo computarizado de inventarios diseñado
acorde a sus necesidades.
B. Recomendaciones

• Implementar un sistema computarizado de inventarios

hará que la administración sea eficiente y
actualizada; la información será exacta y el proceso
de producción fluirá sin demoras con el consecuente
beneficio en la obtención de utilidades.

• La constitución de un departamento de compras con

políticas establecidas mejorará la selección de los
proveedores, la capacidad de negociar con ellos y la
realización de las compras oportunamente. Además
eliminará la centralización de las actividades en la
alta gerencia.

• Se requiere que las empresas que cuentan con un

sistema administrativo computarizado, mantengan
medidas de actualización permanentes para evitar que
se vuelva obsoleto, incrementando las ventajas que
este les ofrece y evitando la subutilización del
mismo.

• Para alcanzar efectividad en los procedimientos

respecto a los inventarios, se recomienda el diseño de
 81

políticas y manuales que sirvan como herramientas

administrativas para guiar sus operaciones

• Las empresas que utilizan un sistema administrativo

manual deben buscar alternativas de propuestas para el
diseño un sistema que cumpla con sus expectativas y
requerimientos y puedan contar con una herramienta
moderna y útil para el registro, manejo y control de
sus inventarios.
CAPITULO TERCERO.
PROPUESTA DE DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
INVENTARIOS PARA LA PEQUEÑA EMPRESA DEDICADA A LA
ELABORACION DE PRODUCTOS DE POLIPROPILENO (CASO
ILUSTRATIVO)

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivos del sistema

General:

• Actuar como herramienta administrativa que permita

la agilización del registro, manejo y control de los
inventarios desarrollando así ventaja competitiva.
Específicos:

• Servir de guía para la automatización de los

procesos administrativos relacionados con los
inventarios.

• Generar información útil y oportuna que permita

tomar decisiones respecto a la administración
eficiente de los inventarios.
 82

• Establecer los lineamientos que ordenen y apoyen los

procedimientos administrativos de inventarios.
B. Alcance

El sistema permitirá el registro, manejo y control

de los inventarios generando información oportuna en
las diferentes operaciones relacionadas con la
administración de los mismos. Mediante el sistema se
podrá determinar con exactitud las cantidades en
existencia de materia prima, producción en proceso y
producto terminado, así como las unidades a producir
de acuerdo a los pedidos recibidos, la
disponibilidad de esta información hará más fácil la
elaboración de proyecciones objetivas de ventas, de
compra de materia prima y de inversión en
inventarios.

C. Beneficios
La implementación y administración exitosa del
sistema de inventarios propuesto proveerá una serie
de beneficios que contribuirán a una mejor
administración de los recursos de la empresa.
Los beneficios se dividen en los siguientes
factores:
1. Factor tiempo:

• Agilización del proceso administrativo de

inventarios.

• Prontitud para detectar faltantes o sobrantes en

los inventarios.
 83

• Actualización constante de la información.

• Eficiencia en el servicio y la satisfacción de

los clientes.

• Eliminación de demoras en las solicitudes de

inventarios.
2. Factor económico:

• Optimización de los recursos.

• Reducción de papelería.

3. Factor financiero:

• Información necesaria para

solicitar oportunamente financiamiento para la
compra de materia prima

• Produce un indicador del porcentaje de efectivo

destinado a la inversión en inventarios.
D. Políticas para la administración del sistema
1. Políticas de compras

• Solicitar tres cotizaciones de compra, a

diferentes proveedores que cumplan los
estándares de calidad requeridos.

• Realizar la compra en plaza cuando los precios

ofrecidos sean iguales para un proveedor
extranjero y uno nacional.

• Mantener los niveles de inventarios que

satisfaga la demanda de producción programada
para un mes y medio.
 84

• Los pedidos de materia prima deben ser

realizados de acuerdo a los requerimientos de
producción y bodega.

• Las compras locales serán aprobados por

gerencia general, cuando su valor sea mayor a
$1,000.

• Pago a proveedores en un plazo no menor a 30

días, para pedidos menores de $15,000.

• Pago a proveedores en un plazo no menor a 60

días, para pedidos entre el rango de $15,000 a
$30,000.
• Pago a proveedores en un plazo no menor a 90
días, para pedidos mayores a $30,000.

• Verificar con detenimiento que la materia prima

recibida concuerde con la solicitada y
facturada.

2. Políticas de almacenamiento

• El incremento de los niveles de inventarios

estará determinado por el incremento de las
ventas más inventario de seguridad, y será
revisado mensualmente por Gerente general y
jefe de bodega.

• El conteo físico de inventarios se llevará a

cabo trimestralmente.

• Evitar la acumulación de refiles* que no sean

utilizados en un plazo menor a 3 meses.
 85

• Los despachos de mercadería deben salir de

bodega debidamente documentados.

* Refiles: Sobrantes de las bobinas de materia prima que se

utilizarán posteriormente.
3. Políticas de ventas

• Antes de aceptar un pedido se verificará la

existencia de materia prima.

• No se aceptarán pedidos cuando las existencias

de materia prima estén agotadas.

• Los márgenes de utilidad establecidos serán el

25% para clientes nuevos y el 15% para clientes
frecuentes, en contraposición a lo anterior los
precios se establecerán en función a los
precios del sector en el que se compite.

• Los márgenes de utilidad serán analizados y

actualizados constantemente por gerencia
general y el departamento de ventas.

• Los precios serán fijados en función a los

precios del sector, por lo que se buscará
eficiencia en costos y en el manejo de los
recursos.

• Se darán precios preferenciales a aquellos

clientes que realicen compras mayores a $5,000
mensuales.

4. Políticas de producción
 86

• Deberá programarse semanalmente la producción

en base a los pedidos realizados por los
clientes.

• Los producción debe ser programada según fecha

de entrega de pedidos
• La requisición de materia prima debe ser
elaborada en base a orden de producción.

• Al momento de cortar el material, debe evitarse

el desperdicio y la generación de refiles
innecesarios.

• El producto terminado debe ser entregado a

bodega debidamente documentado.
II. REESTRUCTURACION ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA
PACK PRINT S.A DE C.V

La reestructuración administrativa se ha diseñado

acorde a las funciones y operaciones del sistema
administrativo de inventarios propuesto, de tal
manera que sea clara la función de cada uno de
los departamentos. Por lo tanto la empresa se ha
reestructurado de la siguiente manera:

A. Gerencia General: Coordinará las actividades

de todos los departamentos, monitoreando el
trabajo y analizando las situaciones
problemáticas, utilizará el sistema para
obtener informes de los movimientos del
 87

inventario, información que será utilizada

para la toma de decisiones.
B. Asistente de Gerencia: Esta persona brindará
apoyo a gerencia general en la obtención de la
información en el sistema, funcionando como
intermediaria entre los departamentos y la
gerencia general.
C. Departamento de Bodega: Este departamento será
el encargado de administrar las existencias de
materia prima y producto terminado,
actualizando el inventario por medio del
ingreso de producto terminado recibido y la
materia prima cortada. Este departamento
generará los reportes de existencias
permitiendo a los departamentos obtener
información para continuar con sus
operaciones. Bodega es el subsistema principal
para el funcionamiento del sistema
administrativo de inventarios.
D. Departamento de compras: Este departamento
será el encargo de adquirir las materias
primas necesarias para la producción, se
encargará de realizar los trámites de
importación en las aduanas del país ya sean
terrestres, aéreas o marítimas. Compras
utilizará el sistema para el ingreso de los
pedidos cuando sean recibidos esto permitirá
la actualización de los inventarios de materia
prima existente.
 88

E. Departamento de ventas: Este departamento será

el encargado de ingresar los pedidos de los
clientes al sistema, además de realizar la
facturación cuando se entregue parcial o
totalmente el pedido solicitado. Ventas
actualizará los inventarios por medio del
ingreso de nuevos pedidos de clientes ya que
el sistema al recibir esta información
informará de las existencias de materia prima.
F. Departamento de producción: Este departamento,
contará con tres subsistemas que son parte del
proceso de producción, estos son:

i. Maquilado de producto: En esta área la

materia prima ya cortada se transformará en
producto semiterminado.

ii. Artes e impresiones: Esta área será la

encargada de imprimir en el producto los
colores y diseños solicitados por los
clientes.

iii. Mantenimiento: Esta área será la encargada

de realizar el mantenimiento a la
maquinaria, este se realizará periódicamente
para evitar fallas al momento de producir.
 96

G. ESTRUCTURA ORGÁNICA: PACK PRINT S.A. DE C.V.

Gerencia General

Asistente de
gerencia

Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de

Bodega Compras Ventas producción

Area de corte Maquilado de Artes e

impresiones Mantenimiento
productos
Fuente: Grupo de investigación, febrero 2009.
 91

III. DISEÑO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

A. Requerimientos del Sistema.

El proceso de administración de inventarios está

integrado por una serie de elementos, entre estos,
elementos humanos que involucran al personal de la
empresa encargado en el manejo de los inventarios; y
elementos físicos que incluyen el hardware, software
y sistema operativo utilizado, así como todas las
herramientas e instalaciones de la empresa utilizadas
para conservar la materia prima y producto terminado.

La eficiencia del proceso del sistema de inventarios

es el resultado de la buena coordinación entre los
diferentes elementos antes mencionados, teniendo como
premisas los objetivos generales de la empresa.

El diseño del presente sistema, busca eliminar los

problemas en la administración de los inventarios,
entre ellos el abastecimiento inadecuado y el alto
costo de mantenimiento de inventario excesivo;
entendiendo que la administración habilidosa de los
inventarios puede hacer una contribución importante a
las utilidades mostradas por la empresa al realizar
sus tareas de producción y de compra economizando
recursos, y también atender a sus clientes con más
rapidez, optimizando todas las actividades de la
empresa.
 92

En este apartado se detallan las operaciones que el

sistema deberá ejecutar:

1. Entrada de recursos de datos:

Las entradas de datos en el sistema se harán por
medio de registros en documentos de origen, estos
documentos servirán para el registro original y
formal de las transacciones y serán formularios
diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Se requiere que las entradas al sistema se diseñen de
tal forma que faciliten a los usuarios la
introducción de los datos conveniente y
eficientemente; utilizando métodos como despliegues
de menús, avisos y formularios para llenar espacios
en blanco fomentando visualmente la entrada de los
datos de manera correcta. Los datos que se ingresarán
al sistema son:

a. Pedidos de clientes: El departamento de ventas

recibirá los pedidos de los clientes estos se
ingresarán con todas sus especificaciones: cliente,
n° de unidades, tamaño, diseño, calibre,
estructura, fecha de entrega. Se ingresarán todos
los pedidos recibidos para realizar análisis y
aceptar o rechazar el pedido.
b. Márgenes de utilidad: Los márgenes de utilidad
serán establecidos por gerencia general y
departamento de ventas, estos se ingresarán y serán
ajustados periódicamente.
 93

c. Precios de productos: Los precios de los productos

en el sistema son tanto una entrada como una
salida, una entrada porque pueden ser fijados por
el personal de la empresa o la gerencia y ser
ingresado directamente y una salida porque el
sistema lo calcula en base a la información de los
pedidos ingresados, el margen de utilidad
establecido y los costos de la materia prima
requerida para el pedido. Aunque el sistema
establece el precio, se da la facultad al personal
de ventas que lo modifique siempre y cuando sea una
decisión que beneficie a la empresa.
d. Cotizaciones de proveedores: Cuando un pedido de
materia prima haya sido aprobado, y se hayan
recibido las cotizaciones de los proveedores, estas
se ingresarán al sistema con todas sus
especificaciones: código de proveedor, código de
Materia prima, tiempo de entrega, plazo de pago,
precio, etc.
e. Materia prima recibida: Se ingresará al sistema la
materia prima recibida, después de haber realizado
la inspección de que ésta cumple con las
especificaciones del pedido. Se ingresará con todos
sus atributos tales como: número de unidades, tipo
de materia prima, calibre, estructura, fecha de
ingreso, etc.
f. Estado de la producción: El departamento de
producción ingresa el estado de la producción por
jornada de trabajo especificando las unidades en
 94

proceso, las unidades terminadas, los pedidos que

han sido completados en esa jornada y las unidades
entregadas a bodega, etc.
g. Ingreso de refiles: Cuando se corte la materia
prima se ingresará al sistema el total de refiles
que se den.
h. Registro de producto terminado: El producto
terminado será registrado por bodega al momento de
recibir de producción el total de productos
producidos por día. Se ingresarán los datos con
todas sus especificaciones: número de unidades de
producto terminado, fecha de ingreso y fecha de
salida, etc.
i. Ingreso de datos para facturación: Se ingresarán al
sistema todos los datos necesarios para elaborar
factura o comprobante de crédito fiscal, estos
datos serán: información del cliente (nombre,
dirección teléfono, NIT, NRC, etc.), unidades
facturadas, código del pedido, número de factura,
precio, impuestos de IVA y renta, etc.
j. Procesamiento de los datos: Los datos ingresados al
sistema estarán sujetos a actividades de
procesamiento de cálculo, comparación, ordenamiento
clasificación y resumen, será el sistema el que
organice, analice y manipule los datos; hasta
convertirlos en información para los usuarios
finales.
2. Procesamiento de datos:
 95

a. Análisis de pedidos de clientes: Ventas registra

los datos de pedido en el sistema, el sistema
compara y analiza los pedidos para verificar si se
cuenta con la materia prima necesaria para
satisfacer dicho pedido.
b. Establecimiento de precios: Si el pedido es
aceptado, el sistema calculará el precio de los
productos utilizando la información de los pedidos
ingresados, los costos de la materia prima y el
porcentaje de margen de utilidad proyectado.
c. Proceso de cotizaciones a clientes: El sistema
procesará la información de precios y pedidos y
elaborará cotizaciones a clientes.
d. Generación de avisos: El sistema ordenará la
información de los pedidos de clientes y de materia
prima y elaborará automáticamente correos
electrónicos a las áreas designadas.
e. Elaboración de programa de producción: El sistema
programará la producción por los pedidos
ingresados, la fecha establecida de entrega y el
estado de la producción, esta programación es
utilizada por todos los involucrados en el sistema
administrativo de inventarios.
f. Actualización de programa de producción: El sistema
alertará del nuevo pedido y permitirá actualizar la
programación de la producción. Los pedidos
ingresados generarán información para compras,
bodega y producción.
 96

g. Cálculo de niveles de inventarios: En base a la

materia prima utilizada en los últimos tres meses
el sistema proyectará los niveles requeridos de
inventarios para que bodega realice el
abastecimiento.
h. Cálculo de materia prima requerida para pedidos: El
sistema calculará la materia prima requerida en
base a los datos del pedido ingresado, programación
de la producción, niveles de inventarios existentes
esto genera orden de corte.
i. Procesamiento de refiles: El sistema llevará
control sobre los refiles existentes y evaluará
para que pedidos pueden ser utilizados, además
evaluará al momento de aceptar un pedido si el
refil que ese pedido generará, podrá ser utilizado
para satisfacer pedidos posteriores.
j. Elaboración de requisiciones de materia prima: En
base a la orden de corte generada por los pedidos,
y a la materia prima requerida por bodega para
mantener los niveles de inventario; el sistema
calculará los totales de materia prima a comprar y
genera requisición de materia prima.
k. Procesamiento de reporte de precios de materia
prima: Al ingresar los datos de las cotizaciones el
sistema crea una base de datos y genera un reporte
histórico de los precios de materia prima para
facilitar la decisión de compra.
 97

l. Análisis de ofertas de proveedores: El sistema

tomando como punto de partida la información de las
cotizaciones y la información histórica almacenada
de precios de materia prima, analizará las ofertas
de materia prima y sugerirá la más conveniente.
m. Elaboración de orden de compra: Cuando se aprueba
un pedido de materia prima y se selecciona el
proveedor, el sistema procesa la información de la
requisición de materia prima y elabora orden de
compra para ser enviada por correo electrónico al
proveedor.
n. Actualización de inventario de materia prima: Al
ingresar la compra de materia prima y al extraer
materia prima de la bodega, el sistema actualizará
inmediatamente el inventario y generará reporte de
existencias que puede ser visto por los usuarios
autorizados.
o. Actualización de inventarios de producción en
proceso: Cuando el departamento de producción
ingrese el estado de la producción por jornada de
trabajo, el sistema actualizará los inventarios de
producción en proceso y generará el reporte de
producción.
p. Procesamiento de avisos de pedidos terminados: A
medida que producción ingresa estado de producción
el sistema procesará un aviso para el departamento
de ventas de cuales pedidos ya están listos.
 98

q. Actualización de producto terminado: Al ingresar

producto terminado a la bodega y al disminuirlo, el
sistema actualizará inmediatamente el inventario de
producto terminado. Esto deberá coincidir con los
productos terminados ingresados
en el estado de producción registrado por
producción y generará reporte de producto
terminado que puede ser visto por los usuarios
autorizados.
r. Elaboración de facturas o comprobante de crédito
fiscal: Tomando toda la información necesaria el
sistema procesará la factura para los consumidores
finales o los créditos fiscales para los clientes
que sean contribuyentes.
s. Actualización de base de datos de clientes: Cuando
se genere factura, el sistema tomará los datos del
cliente y actualizará la base de datos de clientes
de la empresa, por medio de la cual se podrá
identificar los clientes frecuentes y las
preferencias respectivas de cada uno de ellos. El
sistema ordenará por rubros a cada cliente, según
su nivel de importancia de operaciones con la
compañía.
t. Salidas de los productos de información: Se
requiere que las salidas de información se
transmitan a los usuarios finales del sistema y
queden a su disposición a través de mensajes de
correo electrónico, reportes, formularios impresos,
etc.
 99

3. Salidas de Información:
a. Reporte de pedidos ingresados: Cuando un pedido sea
aceptado el sistema actualizará nuevos pedidos
generando este reporte con el fin de que compras,
bodega y producción tengan acceso a los pedidos
existentes.
b. Resumen de pedidos rechazados: Este resumen
mostrará los pedidos rechazados y la razón por la
cual fueron rechazados.
c. Precios establecidos: El sistema sugerirá los
precios a los pedidos por medio de una ventana que
será útil para ventas y para la toma de decisiones
de gerencia general. El personal de ventas podrá
aceptar o rechazar los precios sugeridos por el
sistema.
d. Cotizaciones a clientes: El sistema las generará y
las enviará por correo electrónico a los clientes
cuando el personal de ventas lo requiera.
e. Notificación de nuevos pedidos por medio de correo
electrónico: Cuando se acepte un pedido el sistema
enviará correo electrónico automáticamente a
producción para fines de revisar actualización de
programa de producción, y a bodega, para proyectar
el abastecimiento de materia prima.
f. Programación de producción: El sistema generará
este reporte y lo actualizará a medida que se
ingresan nuevos pedidos. Este reporte, será
 100

revisado y podrá ser modificado si el departamento

de producción lo considera necesario.
g. Orden de corte: Es el documento por medio del cual
producción realizará pedido de materia prima a
bodega, el sistema lo generará, y producción puede
modificarlo si lo considera necesario.
h. Reporte de refiles: El sistema generará un reporte
de refiles, en el cual especificará los refiles
existentes para ser tomados en cuenta en las
próximas ordenes de corte realizadas, además este
reporte servirá como base al momento de aceptar un
pedido.
i. Resumen de niveles requeridos de inventarios: por
medio de un formato el sistema reflejará las
cantidades de inventario que se requiere adquirir
para mantener el flujo de las operaciones del
negocio.
j. Requisiciones de materia prima: Esta será generada
por el sistema, bodega tendrá la facultad de
ajustar dicha requisición, de acuerdo a políticas y
pedidos este documento será la base que utilizará
compras para solicitar cotizaciones a proveedores.
k. Reporte de precios de materia prima: Esta salida
servirá para facilitar la decisión de futuras
compras.
l. Selección de oferta de materia prima: El sistema
genera un aviso al departamento de compras
recomendando la oferta más aceptable de las
 101

cotizaciones recibidas de los proveedores de

materia prima. El departamento de compras tendrá la
facultad de aceptar o rechazar recomendación.
m. Orden de compra: Este documento especificará la
materia prima que se comprará después de haber sido
debidamente aprobado el pedido de materia prima
n. Correo electrónico a proveedor: La orden de compra
será enviada por correo electrónico al proveedor
seleccionado; si el proveedor no tiene correo
electrónico se imprimirá el documento y se
entregará al proveedor por otro medio.
o. Reporte de existencias de materia prima: Será una
ventana que estará siendo actualizada
constantemente con las entradas y salidas de
materia prima esta podrá ser observada en cualquier
momento que se necesite. Esta vista tendrá un
diseño de impresión tipo informe y se podrá
imprimir cuando se necesite.
p. Reporte de producción: A través de este reporte se
podrá revisar el avance de los pedidos en proceso.
q. Notificación de pedidos terminados: Cuando un
pedido sea terminado ventas recibirá un correo
electrónico como aviso de pedido listo para
facturar.
r. Reporte de pedidos terminados: Es un formulario que
detalla todos los pedidos terminados en un período
determinado (día, semana, mes, etc.)
 102

s. Reporte de producto terminado: Será una ventana que

estará siendo actualizada constantemente con las
entradas y salidas de producto terminado (bolsas) a
la bodega; y podrá ser observada en cualquier
momento que se necesite. Esta vista tendrá un
diseño de impresión tipo informe y se podrá
imprimir cuando se necesite.
t. Emisión de facturas o créditos fiscales: Las
facturas o créditos fiscales serán salidas del
sistema y se emitirán como cumplimiento a las leyes
fiscales del país y también serán usadas como
documentos de control interno dentro de la
compañía. Estos serán impresos en los formularios
autorizados legalmente y se configurará una
impresora especialmente para impresión de estos
documentos en formulario único.
u. Reporte de clientes de la empresa: El sistema
generará un reporte en el cual se podrá visualizar
los clientes de la empresa ordenados de acuerdo a
jerarquías por el número de operaciones del cliente
con la empresa.

4. Almacenamiento de información
El almacenamiento de los datos se hará por medio
de una base de datos relacional, ya que esta
permite a un usuario final información en
respuesta a requisiciones especificas.
Los datos almacenados serán retenidos de forma
organizada para su uso posterior, esto se hará
 103

buscando un fácil procesamiento y mejores

resultados como salida. Los datos serán
organizados de manera lógica en una base de datos
dividida en archivos, y registros

5. Control del desempeño del sistema

El sistema será retroalimentado acerca de sus
actividades de entrada, procesamiento, salida y
almacenamiento. Esta actividad será monitoreada
constantemente por la gerencia general de la
empresa apoyándose por los otros usuarios finales
del sistema quienes evaluarán si los resultados
obtenidos satisfacen los estándares de desempeño
establecidos. De esta manera las actividades del
sistema deberán ajustarse de tal forma que generen
los productos de información apropiados para la
empresa y deberán corregirse si no está
proporcionando los resultados esperados
 110

6. ENTRADAS Y SALIDAS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS PACK PRINT S.A DE C.V
 106

7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

Elaborado por: Revisado Aprobado

por: por:

Grupo de
Investigación
 107

Año 2009
 108

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIM IENTOS

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

INDICE

Sistema Administrativo de Inventarios

I. Objetivos………………………………………………………………………………….
1

II. Alcances……………………………………………………………………
……….…. . 1

III. Responsabilidades ……………………………………………………....

1

IV. Desarrollo……………………………………………
………………………………….
1

a. Sistema administrativo de inventarios

General………………………………………………………………………………….1

b. Subsistema de Compras…………………………………
……….9

c. Subsistema de Ventas…………………………………………..14

d. Subsistema de Producción…………………………… …….18

e. Subsistema de Bodega…………………………………
………….21

f. Subsistema Coordinación y control de

actividades ………
………………………………………
……………………28
 109

Simbología
Utilizada
Símbolo Significado
Proceso

Documento

Decisión

Referencia
en
página

Refere
ncia a
otra
página

FECH
A:
MANUAL DE Año
2009
PROCEDIMIEN
TOS Pági
na 1
de
 110

29

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE
INVENTARIOS GENERAL

I. Objetivos:
Describir los pasos que constituyen el
funcionamiento adecuado del sistema administrativo
de inventarios.
Otorgar una herramienta guía que permita utilizar y
aplicar adecuadamente el sistema administrativo de
inventarios.
II. Alcance
Este procedimiento establece las actividades que
cada departamento involucrado en la administración
de los inventarios debe seguir, delimitando las
responsabilidades que corresponden a cada uno.
III. Responsabilidades
Las responsabilidades están designadas según la
función que desempeña cada departamento en la
administración de los inventarios.
Los departamentos involucrados son: ventas,
compras, bodega, producción todo bajo la
coordinación de gerencia general.

IV. Desarrollo
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Recibe pedido de El departamento de ventas
cliente recibe el pedido con las
especificaciones requeridas
del cliente.
2 Analiza pedidos de El departamento de ventas
clientes coordina con el
departamento de producción
el status de la
programación de pedidos,
además sí los
requerimientos solicitados
son posibles de producir.
 111

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 2 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS GENERAL
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
3 Establece precios Si el pedido es un producto
según margen de nuevo ventas analiza con
utilidad gerencia general los
establecidos. costos/utilidad y establece
precios. Si el producto ya
ha sido elaborado se
consulta cotización
anterior y se actualiza
precios.
4 ¿Se acepta pedido? Si los precios establecidos
cubren las utilidades y los
pedidos pueden ser
incluidos en la
programación de la
producción el pedido es
aceptado. Si cumple con
estos requerimientos el
pedido es rechazado.
5 Elabora cotizaciones Se elabora las cotizaciones
a clientes. a los clientes de los
pedidos que han sido
aceptados.
6 Recibe confirmación Si los precios ofertados
de pedidos de son aceptados los clientes
clientes. confirman sus pedidos.
7 Ingresa pedido al El departamento de ventas
sistema y notifica a hace el ingreso al sistema
producción. del pedido y notifica a
producción por medio de un
correo electrónico.
8 Realiza programa de El departamento de
producción. producción chequea los
pedidos ingresados y
programa la producción
tomando en cuenta la
disponibilidad del personal
y el tiempo de entrega de
pedido.
 112

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS
Página 3 de 29
 113

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS GENERAL

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
9 Elabora pedido de Producción elabora la
materia prima por medio orden de corte, esta
de orden de corte. consiste en solicitar
la materia prima que
se requiere para un
pedido específico.
Producción solicita
medidas exactas de
materia para procesar
el pedido, por lo
tanto no solicita
bobinas, sino materia
prima cortada.
10 Revisa si las Bodega revisa las
existencias satisfacen existencias de
el pedido materia prima
considerando los
pedidos en
programación.
11 ¿Existencias Si las existencias
suficientes? son suficientes
procede a cortar, si
no elabora
requisición de compra
de materia prima.
12 Elabora requisición de La requisición de
acuerdo a políticas y compra es elaborada
pedidos. de acuerdo a las
políticas de
abastecimiento,
asegurándose mantener
el nivel mínimo
establecido y tomando
en cuenta los pedidos
en programación.
Bodega tiene dos
razones para elaborar
requisición de compra
una para mantener los
niveles establecidos
ó para cubrir las
necesidades por los
pedidos programados.
 114

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS
Página 4 de 29
 115

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS GENERAL

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
13 Pedido menor a Según la política de
$1,000.00 inventarios los
pedidos menores a
$1000.00 serán
aprobados por compras
ya que estas consisten
en compras locales, y
los pedidos mayores
necesitarán aprobación
de la gerencia
general. Compras no
debe realizar compras
en el exterior menores
a $15,000.00 debido a
los costos de
importación.
14 Compras analiza pedido Compras analiza los
pedidos menores a
$1,000.00 asegurando
que las compras sean
justificables y
estrictamente
necesarias. Esto se ha
establecido con el
fin de descentralizar
las actividades de
gerencia general.
15 ¿Aprueba pedido? Si el pedido es
autorizado se inicia
proceso de petición de
cotizaciones. Si no la
requisición es
devuelta a bodega.
16 Gerencia General Si el pedido es mayor
analiza Pedido. a $1,000.00 analiza en
base a los pedidos en
programación, a las
existencias de materia
prima y a los
históricos de ventas
todo con el fin de
verificar que el
pedido de materia
prima sea
justificable.
 116

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS
Página 5 de 29
 117

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS GENERAL

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
17 ¿Aprueba pedido? Sí aprueba el pedido
si cumple con los
requerimientos, si no
la requisición es
devuelta a bodega.
18 Solicita cotizaciones a Cuando el pedido es
proveedores aprobado compras
realiza por lo menos 3
cotizaciones a
diferentes proveedores
ya sea nacionales o del
exterior.
19 Recibe cotizaciones de Los proveedores envían
proveedores cotizaciones a compras.
Elabora y envía orden Compras evalúa las
20 de compra a proveedor cotizaciones recibidas
con mejor oferta. y opta por la opción
que oferte las mejores
condiciones.
24 Retira materia prima de La materia prima es
aduana retirada y
transportada a la
empresa.
25 Verifica las Bodega recibe de
condiciones de la transportista mercancía
materia prima. y documentos aduanales,
factura y envío de la
materia prima.
26 Revisa cantidades y Bodega inspecciona el
especificaciones de lo estado de la carga
recibido contra lo comparando lo facturado
solicitado con lo recibido.
27 ¿Pedido cumple Si cumple con las
especificaciones? especificaciones se
procede a descargar, si
no el departamento de
compras se comunica con
proveedor para corregir
o devolver pedido.
28 Se comunica con Compras se encarga de
proveedor para negociar con proveedor
corregir o devolver el cambio o devolución
pedido. del pedido equivocado.
 118

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 6 de 29
 119

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS GENERAL

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
29 Descarga materia prima El transportista
descarga materia prima
en el lugar asignado
por bodega.
30 Recibe documentación e Bodega entrega a
ingresa materia prima compras documentación
al sistema del pedido para que sea
ingresado al sistema.
31 Corta materia prima Al recibir materia
según orden de pedido prima procede a
cortarla según orden
corte.
32 Maquila materia prima Producción procesa
materia prima cortada
según pedidos
programados.
33 Registra estado de la Producción registra la
producción después de producción realizada
cada turno diariamente según
jornada de trabaja
programada.
34 Recibe e ingresa al Bodega recibe producto
sistema el producto terminado e ingresa al
terminado sistema unidades
producidas.
35 Informa a venta los Bodega genera reporte
pedidos terminados de pedidos terminados y
entrega a ventas.
36 Coordina pago a Compras planifica y
proveedor según plazo coordina los pagos a
acordado realizar según tiempo
de crédito otorgado por
el proveedor.
37 Envía confirmación de Realizado el pago
pago a proveedor. compras confirma
transferencia al
proveedor.
38 Factura y entrega Ventas realiza
pedidos a clientes facturación de pedidos
terminados y entrega a
clientes.
120
 121

MANUAL DE FECHA: Año 2009

PROCEDIMIENTOS Página 9 de 29
 122

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA DE COMPRAS
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Recibe requisición de El departamento de
compra de bodega compras recibe del
departamento de bodega
una requisición la cual
consiste en la
solicitud de compra de
materia prima basándose
en los pedidos, ordenes
de corte y los niveles
de inventario
establecidos.
2 Pedido menor a $1,000.00 Cuando la compra a
dólares realizar es menor a
$1,000.00 está no es
autorizada por gerencia
general.
3 Revisa datos en el Se verifica existencias
sistema de materia prima y
justificación de
compra.
4 ¿Valida pedido? El pedido es validado
cuando se cumple la
política y lo comprado
es justificable, es
decir, lo comprado será
utilizado para el
beneficio de la
empresa.
5 Solicita cotizaciones a Cuando el pedido es
proveedores aprobado compras
solicita cotizaciones a
proveedores, deben ser
al menos 3 cotizaciones
de diferentes
proveedores en el caso
los hubiere.
 123

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 10 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA DE COMPRAS
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
6 Recibe cotizaciones de Las cotizaciones son
proveedores enviadas por los
proveedores, las
ofertas son evaluadas
por el departamento.
7 Elabora y envía orden de El departamento escoge
compra a proveedores con la mejor oferta,
mejor oferta. tomando en cuenta
precio, calidad y
confianza en el
proveedor.
8 Recibe fecha de envío de Se notifica al
materia prima proveedor la aceptación
de la oferta, el
proveedor envía fecha
de entrega.
9 Recibe notificación de La oficina aduanal
aduana, mercancía en notifica cuando la
puerto. mercadería ha arribado
al país y deben
realizarse los trámites
necesarios para
retirarla.
10 Realiza trámites Se deben realizar los
aduanales (impuestos, trámites requeridos en
CEPA, flete) el menor tiempo ya que
por cada día que la
mercadería esté en
aduana se deben de
pagar el derecho de
almacenaje.
11 Retira materia prima de Luego de haber
aduana realizado los trámites,
la mercadería es
retirada y transportada
a la empresa.
 124

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 11 de 29
 125

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA DE COMPRAS
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
12 Entrega pedido y Cuando el pedido es
documentos asociados a recibido los documentos
bodega (factura, flete,
generalidades del
pedido) son entregados
al departamento de
bodega.
13 Espera inspección de Compras espera que
pedido bodega realice la
inspección e informe
que el pedido cumple
con los requerimientos
establecidos.
14 ¿Pedido cumple Sí el pedido cumple
especificaciones? con las
especificaciones es
aceptado.
15 Se comunica con Sí el pedido no cumple
proveedor para corregir con las
o devolver pedido especificaciones
compras se comunica
con el proveedor para
decidir devolución o
cambio del pedido.
16 Recibe documentación e Sí el pedido cumple
ingresa materia prima con las
al sistema. especificaciones
bodega entrega
documentos a compras
la cual ingresa
materia prima al
sistema.
17 Coordina pago a Cuando el pedido es
proveedor según plazo ingresado compras
acordado notifica al proveedor
fecha de recibido y
fecha programada de
pago.
18 Envía confirmación de Compras confirma con
pago a proveedor el proveedor la fecha
establecida para
realizar el pago del
pedido recibido.
 126

Subsistema de compras
Encargado de Compras Jefe de bodega

Inicio

Recibe requisición
Envía requisición
de compra de
de compra
bodega

Pedido Revisa datos en el

>$1,000 Si sistema

No

Solicita
¿Valida
cotizaciones a
pedido?
proveedores Si

No

Recibe
Regresa
cotizaciones de Recibe requisición
requisición a
proveedores para corregirla
bodega

Elabora y envía
orden de compra
a proveedor con
mejor oferta

Recibe fecha de
envío de materia B
prima

Recibe notificación
de aduana,
mercancía en puerto

Realiza trámites
aduanales
(impuestos,
CEPA, flete)

A
 127

Subsistema de compras

Encargado de Compras Jefe de bodega

Retira materia
prima de aduana

Entrega pedido y
Recibe pedido y
documentos
documentos
asociados a
asociados
bodega

Espera inspección
de pedido

Se comunica con
¿Pedido cumple proveedor para
específicaciones? corregir o devolver
No
pedido

Si

B
Recibe
Recibe pedido y
documentación e
documentos
ingresa materia
asociados
prima al sistema

Coordina pago a
proveedor según
plazo acordado

Envía
confirmación de
pago a proveedor

Fin
 128

MANUAL DE
FECHA: Año 2009
PROCEDIMIENTOS
Página 14 de 29
 129

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA DE VENTAS
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Recibe pedido de cliente Los pedidos son
recibidos tomando
nota de los
requerimientos
cantidad, material,
medida, diseño.
2 Analiza pedido de Ventas analiza el
clientes pedido de los
clientes según los
requerimientos
solicitados tomando
en cuenta la
cantidad de pedidos
en espera y sí es
posible de realizar
con los recursos
disponibles.
3 Establece precios según Los precios son
márgenes de utilidad establecidos en
establecidos. conjunto con
gerencia general,
éstos deben ser
competitivos y al
mismo cubrir los
costos y margen de
utilidad.
4 ¿Se acepta el pedido? El pedido es
aceptado sí se puede
cumplir con los
requerimientos
solicitados.
5 Se elabora cotización a Luego de establecer
clientes el precio según
pedido, se elabora
una cotización y es
enviada al cliente
para su aprobación.
6 Recibe confirmación de El cliente envía y
pedido de parte del notifica a ventas la
cliente aceptación de la
cotización del
pedido realizado.
 130

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 15 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA DE VENTAS
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
7 Ingresa pedido al Ventas ingresa pedido
sistema y notifica a con sus
producción requerimientos, el
sistema avisa al
departamento de
producción el nuevo
pedido.
8 Espera producto Ventas espera que el
terminado pedido sea terminado,
es notificada por
medio de un aviso que
el sistema genera.
9 Verifica a través del Ventas ingresa al
sistema el estado del sistema para conocer
pedido. el estado del pedido
por cliente, el
sistema permite
conocer si el pedido
ha sido finalizado ó
las unidades
terminadas.
10 ¿Pedido terminado? Sí el pedido ha sido
terminado sigue su
proceso de salida de
bodega, si no ventas
notifica al cliente el
estado de su pedido.
11 Informa al cliente Se comunica con el
estado del pedido. proveedor y le
notifica el avance en
la elaboración del
pedido.
12 Recibe pedido terminado Bodega entrega pedido
de clientes a ventas.
13 Facturación y entrega de Cuando el pedido ha
pedido. sido terminado ventas
realiza la facturación
del pedido y es
entregado al cliente.
 131

Subsistema de Ventas
Jefe de
Encargado de Ventas
producción

Inicio

Recibe pedido de
cliente

Analiza pedido de
clientes

Establece precios
según márgenes
de utilidad
establecidos

¿Se acepta
Fin
pedido? No

Si

Elabora
cotizaciones a
clientes

Recibe
confirmación de
pedido de parte
del cliente

Ingresa pedido al Recibe

sistema y notifica notificación e
a producción inicia proceso
productivo

A
 132

Subsistema de Ventas
Jefe de
Encargado de Ventas
producción

Espera producto
terminado

Verifica a través
del sistema el
estado del pedido

¿Pedido Informa al cliente

terminado
? No estado de pedido

Si

Recibe pedido Bodega entrega

terminado pedido terminado

Factura y entrega
de pedido

Fin
 133

MANUAL DE
FECHA: Año 2009
PROCEDIMIENTOS
Página 18 de 29
 134

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA DE PRODUCCION
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Recibe notificación de Producción recibe
nuevo pedido notificación del nuevo
pedido ingresado por
ventas.
2 Realizada programación de En base a los
producción. requerimientos del
pedido, la
importancia y la
fecha de entrega es
realizada la
programación de
producción.
3 Elabora pedido de materia Según la programación
prima a bodega por medio realizada se solicita
de orden corte. la materia necesaria
para la producción
por medio de la orden
de corte la cual
incluye las
características del
material que se
utilizará en el
pedido a realizar.
4 Espera materia prima Producción espera
entrega de materia
prima, es de
mencionar que al
momento de espera se
están producción
otros pedidos, es
decir, las
operaciones son
continuas.
5 Se maquila materia prima La materia prima es
procesada en sus
diferentes etapas
hasta lograr el
producto final.
6 Se registra estado de la Al finalizar la
producción después de jornada de trabajo lo
cada turno. producido es
ingresado al sistema,
tanto producto
terminado como en
proceso.
 135

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 19 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA DE PRODUCCION
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
7 Revisa estado de El jefe de producción
producción revisa periódicamente
la producción.
8 ¿Pedido terminado? Al ingresar el estado
de la producción el
sistema genera dos
reportes.
9 Genera reporte de Sí el pedido no ha
producción en proceso sido finalizado el
sistema genera el
reporte de producción
en proceso.
10 Genera el reporte de Sí el pedido ha sido
producto terminado. finalizado el sistema
genera el reporte de
producto terminado.
11 Se entrega producto Al finalizar la
terminado a bodega. jornada de producción
el producto terminado
es entregado
físicamente junto con
el reporte impreso de
producto terminado.
 136

Subsistema de producción

Bodega Jefe de producción Operarios

Inicio

Recibe
notificación de
nuevo pedido

Realiza
programa de
producción

Elabora pedido
de materia prima
por medio de
orden de corte

Espera materia
prima

Entrega materia Recibe materia Se maquila

prima cortada prima cortada materia prima

Se registra
Revisa estado de estado de la
la producción producción por
turno de trabajo

Genera reporte
¿Pedido
de producción en
terminado?
No proceso
Si

Genera reporte
de producto Fin
terminado

Se entrega
Recibe producto producto
terminado terminado a
bodega

Fin
 137

MANUAL DE
FECHA: Año 2009
PROCEDIMIENTOS
Página 21 de 29
 138

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA BODEGA
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Revisar periódicamente Los niveles de
los niveles de inventarios deben ser
inventarios revisados
continuamente para
evitar el
desabastecimiento de
materias primas e
insumos utilizados en
la producción, además
de la revisión del
inventario de
producto terminado.
2 ¿Niveles debajo de lo Bodega detecta los
establecido? niveles de
existencias de
materia prima y
producto terminado,
reporta a los
departamentos
involucrados los
resultados de la
revisión.
3 Recibe orden de corte de Bodega recibe orden
producción de corte de
producción, esta
procede a calcular la
materia prima
requerida para la
elaboración del
pedido.
4 Revisa si las existencias Bodega revisa si
satisfacen el pedido existen las
existencias
suficientes de
materia prima
requeridas para la
producción del
pedido.
5 ¿Existencias suficientes? Sí las existencias son
suficientes continua el
procedimiento.
 139

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 22 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA BODEGA
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
6 Elabora requisición de Si las existencias no
acuerdo a políticas y a son suficientes elabora
pedidos. la requisición de
compra de materia
prima.
Al contabilizar los
inventarios bodega
procede a elaborar la
requisición de compra
de materia prima la
cual consiste en el
llenado del formulario
tomando en cuenta las
políticas establecidas.
7 Pedido menor a $1,000.00 Cuando la requisición
de materia prima e
insumos e menor a
$1,000.00 el formulario
es entregado a compras,
no necesita la
autorización de
gerencia general.
8 Gerencia General analiza Si el pedido es mayor a
pedido mil dólares este es
analizado y tomando en
cuenta que este cumpla
con las políticas
establecidas.
9 ¿Aprueba pedido? Después de analizar el
pedido cuando este es
aprobado es entregado a
compras.
10 Compras analiza pedido Compras analiza la
necesidad de solicitar
el pedido, toma en
cuenta las políticas,
estado de los
inventarios y la oferta
del proveedor.
 140

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 23 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA BODEGA
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
11 Remite requisición de Bodega entrega la
compras requisición de las
materias primas e
insumos requeridos.
12 Espera entrega de materia Bodega espera la
prima entrega por parte del
proveedor de la
materia prima
requerida.
13 Recibe materia prima y Bodega recibe los
documentos asociados documentos de compras
para el chequeo de
pedido de materia
prima recibido.
14 Verifica las condiciones Bodega verifica
de la materia prima meticulosamente el
estado del pedido y
las condiciones en
que se reciben.
15 Revisa cantidades y Compara la
especificaciones de lo requisición de pedido
recibido contra lo con las unidades
solicitado. recibidas.
16 ¿Pedido cumple Sí el pedido cumple
especificaciones? con las
especificaciones
acepta el pedido.
17 Descarga materia prima Cuando el pedido es
aceptado la materia
prima es descargada y
es llevada a bodega
para su
almacenamiento.
 141

FECHA: Año 2009

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Página 24 de 29

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA BODEGA
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
18 Entrega documentos de Los documentos que
recibido a compras amparan el pedido
recibido son
entregados a compras
el cual continúa con
el procedimiento.
19 Devuelve pedido a compras Cuando el pedido no
pasa la inspección el
pedido es rechazado y
devuelto a compras.
20 Espera corrección de Bodega espera que
pedido compras se comunique
con el proveedor y
este envíe el pedido
correcto.
21 Recibe pedido corregido y Bodega inspecciona el
documentos asociados pedido recibido y
continua
procedimiento.
22 ¿Pedido recibido es para Si el pedido recibido
producción? es para producción
procede a cortar
materia prima.
23 Asegura que los niveles El pedido recibido de
de inventario estén en el materia prima permite
nivel óptimo asegurar el nivel
requerido evitando el
desabastecimiento.
24 Corta materia prima según Bodega procede a
orden corte. cortar materia prima
en base a las
especificaciones de
la orden de corte
elaborada por
producción.
25 Entrega pedido de materia Luego de cortar la
prima a producción. materia prima bodega
procede a entregarla
a producción para que
continúe el proceso.
 142

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS FECHA: Año 2009

Página 25 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
SUBSISTEMA BODEGA
PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
26 Espera producto terminado Bodega espera que
producción entregue
producto terminado
esta puede ser
parcial o total según
el estado del pedido.
27 Recibe e ingresa al Bodega se encarga de
sistema el producto ingresar las unidades
terminado. de producto terminado
entregadas por
bodega.
28 Informa a ventas los Bodega informa a
pedidos terminado. ventas los productos
que han sido
terminados,
completados o las
unidades terminadas
según pedidos.
29 Entrega pedidos de Bodega entrega a
pedidos terminados a ventas los pedidos o
ventas. unidades que han sido
facturadas.
 143

Subsistema de bodega
Encargado de
Auxiliar de bodega Jefe de bodega Gerente general
compras

Espera entrega de
materia prima

Recibe materia
Entrega materia prima y
D
prima comprada documentos
asociados

Verifica las
condiciones de la
materia prima

Revisa cantidades
y especificaciones
de lo recibido
contra lo solicitado

No ¿Pedido cumple
Corrige pedido específicaciones
?

Si

Espera correción
Descarga materia
de pedido
prima

Entrega
documentos de
D
recibido a
compras

E
 144

Subsistema de bodega
Encargado de
Auxiliar de bodega Jefe de bodega Gerente general
compras

Asegura que los

¿Pedido es para niveles de
producción? inventario estén
No
en el nivel óptimo

Si

Corta materia
A
prima según orden
de corte de pedido

Entrega pedido de
materia prima a
producción

Espera producto
terminado

Recibe e ingresa
Informa a ventas
al sistema el
los pedidos
producto
terminados
terminado

Entrega pedidos
de producto
terminado a
ventas

Fin
 145

MANUAL DE
FECHA: Año 2009
PROCEDIMIENTOS
Página 28 de 29
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS

SUBSISTEMA DE COORDINACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES

PASO ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Gerente General recibe Cuando los pedidos de
pedido de materia prima de compra de materia
bodega (mayores a prima son mayores a
$1,000.00) mil dólares gerencia
general los analiza,
los aprueba o los
rechaza.
2 ¿Valida el pedido? El gerente puede
rechazar un pedido o
aprobarlos esto
dependerá del
criterio de la
persona a cargo.
Para validar un
pedido se toman en
cuenta las
características,
unidades en
existencias y
pedidos en
programación de
producción. Si el
pedido es aprobado
pasa al paso número
cuatro, si es
rechazado continúa
al paso tres.
3 Asistente de gerencia Sí el pedido es
remite requisición a aprobado la
compras requisición es
entregada a compras
para que inicie el
procedimiento
establecido.
4 Asistente de gerencia Si el pedido es
remite requisición a rechazado por el
bodega gerente general se
devuelve requisición
 146

al departamento de
bodega.
 147

Subsistema de coordinación y control de actividades

Asistente de Encargado de
Bodega Gerente General
gerencia compras

Inicio

Recibe pedido de
materia prima de
bodega(mayores a
$1,000)

Remite requisición a Comienza proceso de

¿Valida pedido
?
compras compra
Si

No

Reestructura pedido
Regresa pedido a
según políticas
bodega
establecidas

Fin
 148

B. Recursos del Sistema

1. Recursos de personas

Las personas involucradas en el sistema serán:

los usuarios finales y los especialistas o
profesionales. Los usuarios del sistema que
interactuarán en la captura, procesamiento,
almacenamiento, transmisión y utilización de la
información serán los empleados de la empresa,
específicamente el personal de ventas, compras,
bodega y producción, así como gerencia general
quien recibirá reportes e información generada
por el sistema y participará en la
retroalimentación y control del mismo.

Los especialistas o profesionales será el

personal externo contratado por la empresa para
este fin. Entre los profesionales que se
necesitarán se encuentran: los analistas de los
sistemas de información, quienes se encargarán de
actualizar, modificar o reconstruir el sistema en
caso que se necesite; los programadores, que
crearán los programas de cómputo que forman parte
de los sistemas de información; los
administradores del sistema, encargados de
mantener el sistema en buenas condiciones; y los
capacitadores, que instruyen y preparan a los
usuarios para la utilización del sistema.
 149

2. Recursos de hardware: Se requieren cinco

computadoras de escritorio, una por departamento
involucrado en el proceso de administración de
inventarios, éstas deberán contar con
dispositivos para entrada de datos como mouse y
teclado; discos magnéticos u ópticos para el
almacenamiento de los datos; así como pantallas
visualizadoras e impresoras para la salida de la
información. Los requerimientos mínimos de
hardware son:

• Procesador Intel Pentium o compatible, de

300
Mhz o superior*

• 512 MB de RAM*

• 120 MB de espacio libre en disco duro

• Monitor Super VGA (800x600) o superior

• Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003,

superior o compatible con sistema
operativo libre.

3. Recursos de software:
Para la implementación del sistema de software lo
ideal es diseñarlo de acuerdo a los
requerimientos establecidos, sin embargo, los
costos pueden ser altos, por lo tanto, es
necesario conocer las opciones que otorga el
 150

mercado en sistemas de información que puedan ser

adaptados a las requerimientos establecidos de la
empresa y al presupuesto destinado.
Existen en el mercado empresas que ofrecen
software similares, de los cuales es necesario
realizar una evaluación, para optar por aquel que
cuente con características del sistema diseñado,
logrando adaptarlo a los requerimientos establecidos.
Al final del presente documento se anexan tres
software existentes en el mercado con sus cotizaciones
respectivas, que podrían de alguna manera adaptarse a
la empresa.
IV. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS

Los recursos económicos necesarios para que las

pequeñas empresas logren implementar el sistema
propuesto, involucrando a todos los elementos que
interactúan en su operación.

A. Tiempo de implementación

El tiempo que se requiere para elaborar e

implementar el sistema de información en todos
los departamentos involucrados es de 3 meses.
Este es el tiempo estimado por los técnicos a
quienes se consultó; en este tiempo se realizarán
las pruebas necesarias para el buen
funcionamiento del sistema dentro de la empresa
B. Costos de Implementación
 151

Detalle Cantidad Costo Total

Unitario
Software
Programación del sistema 1 $1,500 $1,500
Licencia (1 computadora) 1 $ 200 $ 200
Usuarios adicionales 4 $ 150 $ 600
Instalación 1 $ 200 $ 200
Capacitación por persona 5 $ 100 $ 500

Hardware
Computadora de escritorio 5 $311.55 $1,557.75
• Case tipo torre
• Procesador 2.5ghz 775 intel pentium dual core
• Tarjeta madre socket 775 s/v/r integrados intel
(no posee puertos paralelo ni serial integrados)
• Memoria ddr2 1gb
• Disco duro 160gb sata
• Unidad dvd-rw interna
• Lector de tarjetas de memoria
• Teclado y mouse ps2
• Parlantes de 2 piezas

Monitor CRT 17” XTECH 5 $ 81.50 $ 407.50

Licencia Microsoft Windows XP Profesional 5 $164.44 $ 822.25

Total $5,787.50

Los precios están sujetos a modificaciones. El mantenimiento tendrá un costo de $50 mensuales por
computadora, haciendo un total de $250 mensuales.

V. BIBLIOGRAFIA

LIBROS
 152

Billmeyer, Fred W. “Texbook of polymer science”. 2 edición,

New York, Wiley, 1971.

Narasimhan, Seetharama L. “Planeación de la producción y

control de inventarios”, Pearson Educación, México, 1996.

O´brien, James y Marakas, George. “Sistemas de información

gerencial”, McGraw-Hill, Séptima edición, México, 2006.

Perdomo M. Abraham, “Administración financiera de

inventarios: Tradicional y justo a tiempo”. Thomson,
México, año 2000.

Polimeni, Ralph S. y otros. “Contabilidad de Costos.

Conceptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones
Gerenciales”, Mc Graw Hill, Tercera edición, Colombia,
2002.

Ray Garrison y otros. “Contabilidad administrativa”,

McGraw-Hill, Undécima Edición, México 2007

TESIS
Abrego Díaz, Claudia Aracely y otros. “Propuesta para
incrementar la productividad en la micro y pequeña empresa
salvadoreña: Aplicación a una empresa” Universidad
Centroamericana José Simeón Cañas. Año 2002.

Claros Martínez, José David y otros. “Presentación de

Herramientas para la Administración y Control del
 153

Inventario, para Empresas que Comercializan Productos de

Consumo en El Salvador”. Universidad Centroamericana José
Simeón Cañas. Año 2005.

Hernández Ana María. “La Asociatividad competitiva como

estrategia de promoción y desarrollo de las pequeñas
empresas”. UES 2004.

Rendón, Wendy Margarita y otros. “Manejo y control de

inventarios en las librerías salvadoreñas” Universidad
Centroamericana José Simeón Cañas. Año 2000.

Romero, Luis Alejandro y otros. “Análisis de los procesos

de compras e inventarios de una mediana empresa del
subsector imprenta” Universidad Centroamericana José Simeón
Cañas. Año 1998.
LEYES Y REGLAMENTOS
Código Tributario de El Salvador, Decreto legislativo #230,
21 de diciembre del 2000, Publicado en D. O. Nº 241, Tomo
Nº 349.

REVISTAS

• Clasificados del Diario de Hoy.

• CONAMYPE. Comisión nacional para la micro y

pequeña empresa, Definición y Características.

• IT NOW, TECNOLOGIA Y NEGOCIOS EN AMERICA CENTRAL.

 154

Año 3. Número 26 Agosto

2007.

• IT NOW, TECNOLOGIA Y NEGOCIOS EN AMERICA CENTRAL

Año 3 Número 22.
Abril 2007.

• IT NOW: Tips para implementar un ERP.

Tecnología & Negocios en América Central y El Caribe.
Agosto 2008.

• IT NOW: Pymes soluciones para un mundo pequeño.

Tecnología & Negocios en América Central y El Caribe.
Octubre 2008.

• Información sobre la Micro y Pequeña Empresa

Fundación Empresarial para el Desarrollo Educativo
–FEPADE.
Mes Enero 2009.

• Paquete didáctico de teoría administrativa I,

Universidad Tecnológica de El Salvador, Escuela de
Economía.

• SUMMA MEIDIA GROUP

Edición 160, Septiembre 2007.
PAGINAS WEB

• www.gtz.de/de/dokumente/sp-sl-pequena-
corrupcionimpacto-en-la-actividad-economica-
paginas-21-54.pdf

• www.minec.gob.sv
 ANEXO 1. EMPRESAS ENCUESTADAS PARA FINES DE LA INVESTIGACION.
Establecimiento Razon Social Teléfono Actividad Dirección
FLEXOPAC FLEXOPACKA, S.A. DE C.V. 2282-7047 FABRICACION DE BOLSAS DE FINAL CALLE. EL PROGRESO QUINTA
K PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE LOS NIÑOS
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
EMPAQUES PLASTICOS EMPAQUES PLASTICOS 2278-8658 FABRICACION DE BOLSAS DE CALLE. CHAPARRASTIQUE PARQUE
S.A. DE C.V. S.A. DE C.V. PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE INDUSTRIAL STA. ELENA #5
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
THERMOPLAST S.A DE THERMOPLAST S.A. DE C.V 2220-4888 FABRICACION DE BOLSAS DE KM.4 1/2 CARRETERA A SAN MARCOS
C.V PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE FRENTE A EX- ALCALDIA
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
BODEPA BODEPA S.A. DE C.V. 2220-1100 FABRICACION DE BOLSAS DE ZONA FRANCA SAN MARCOS
PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
EXTRUPLA EXTRUPLAST S.A. DE C.V. 2100-7397 FABRICACION DE BOLSAS DE SAN JACINTO
ST PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
THERMOPLAST S.A DE C.V 2213-2200 FABRICACION DE BOLSAS DE ZONA FRANCA DE SAN MARCOS
THERMOPLAST S.A DE C.V PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.

PROMARMOL S.A. DE C.V. PRODUCTOS DE MARMOL 2289-0384 FABRICACION DE BOLSAS DE BOULEVARD PYNSA ZONA
S.A. DE C.V. PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE INDUSTRIAL MERLIOT CL. L-1 L-2
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.

SOLUFLEX SOLUFLEX S.A. DE C.V. 2234-6800 FABRICACION DE BOLSAS DE BARRIO SAN MIGUELITO
PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
PLASTIROBER PLASTIROBER S.A. DE C.V. 2229-1045 FABRICACION DE BOLSAS DE FINAL AVENIDA LA CEIBA, COLONIA
PLASTICO, PIEZAS O ROLLOS DE LAS DELICIAS, SANTA TECLA
PLÀSTICO, DE ANCHOS DIFERENTES.
ZAMI, S.A. DE ZAMI, S.A. DE C.V. 2274-2613 FABRICACION DE EMPAQUES COLONIA. SAN. ANTONIO ABAD PJE.
C.V. PLASTICOS VALDIVIESO #5
FLEXIBLES O RIGIDOS, REVESTIDOS O
NO CON MATERIALES IMPREGNADOS O
ADHERIDOS.
Anexo 2: Tabulación y análisis
Pregunta 1: ¿Cuenta la empresa con un sistema de administración de
inventarios?

Objetivo: Determinar qué porcentaje de las pequeñas empresas que

fabrican productos de polipropileno cuentan con un Sistema
Administrativo de Inventarios.

Cuadro 1
Respuest Cantida Porcentaj
a d e
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%

Análisis: El 80% de las empresas encuestadas asegura tener un

sistema para la administración de los inventarios, mientras el 20%
no cuenta con uno. El 20% aunque dice no tener sistema, si dedica
tiempo y recursos en la administración de sus inventarios, en lo
que respecta a compras, almacenamiento y control, solamente que
llevan sus registros de inventarios de una manera empírica, no de
manera ordenada ni sistemática.
La empresa PACK PRINT, registra manualmente sus inventarios, por
medio de formularios impresos diseñados para ese fin.
Pregunta 2: ¿Qué tipo de sistema de administración de inventarios
utiliza?

Objetivo: Identificar el porcentaje de las pequeñas empresas que

cuentan con un sistema computarizado para la administración de sus
inventarios.
Cuadro 2

Respuesta Cantid Porcenta

ad je
Manual 4 40%
Computariza 4 40%
do
Ambos 2 20%
Total 10 100%

Análisis: El 40% de las empresas encuestadas tiene un sistema

manual de administración de inventarios, otro 40% cuenta con un
sistema computarizado y el 20% hace uso de ambos sistemas. Se
observó que las empresas que están en crecimiento o las más
grandes, son las que utilizan ambos sistemas. Las empresas que no
tienen un sistema computarizado aseguraron que no estaban
satisfechas con el manejo actual de sus inventarios, ya que el no
tener un correcto control, tienen pérdidas en lo invertido en
inventarios. La empresa PACK PRINT utiliza un sistema manual, esto
le ocasiona problemas y atrasos, pues la actualización de dicho
sistema exige mucho tiempo y no se puede obtener información
precisa en cualquier momento que se necesite.
Pregunta 3: ¿Posee procedimientos para el registro, manejo y
control de los inventarios?

Objetivo: Indagar si existen procedimientos específicos para el

registro, manejo y control de los inventarios en las pequeñas
empresas fabricantes de productos de polipropileno.
Cuadro 3
Respuest Cantida Porcentaj
a d e
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%

Análisis: El 80% de las empresas encuestadas posee procedimientos

para el manejo, registro y control de los inventarios mientras que
el 20% no los posee, en este sentido podemos observar que las
empresas que no tienen sistematizada su administración de
inventarios son las mismas que carecen de procedimientos que
faciliten la gestión de los mismos. La empresa PACK PRINT, si
cuenta con procedimientos establecidos para el registro, manejo y
control de los inventarios. Aunque las empresas tienen
procedimientos, reconocieron que estos, no están plasmados en
manuales que facilitaran la aplicación de los mismos.
Pregunta 4: ¿Elaboran requisiciones para la compra de materia prima
y suministros utilizados en la producción?
Objetivo: Identificar qué porcentaje de pequeñas empresas
fabricantes de productos de polipropileno elaboran requisiciones
para la compra de materia prima y suministros.

Cuadro 4
Respuest Cantida Porcentaj
a d e
Si 8 80%
No 2 20%
Total 10 100%

Análisis: El 80% de las empresas elaboran requisiciones para la

compra de materia prima y suministros, estas requisiciones
representan un procedimiento que facilita la compra de los
inventarios, se puede observar que la mayoría de empresas cuenta
con esta herramienta que facilita la documentación y el control de
las compras realizadas dentro de la compañía. Internamente la
empresa Pack Print, no elabora requisiciones de compra, debido a
que realizan directamente los pedidos a los proveedores.
Pregunta 5: ¿Quién realiza los pedidos a los proveedores?

Objetivo: Determinar cuál es el área dentro de las pequeñas

empresas que realizan los pedidos a los proveedores.

Cuadro 5
 Respuesta Cantid Porcenta
ad je
Área de compras 6 60%
Área de 2 20%
producción
Otro 2 20%
Total 10 100%

Análisis: El 60% de las empresas encuestadas cuentan con un área de

compras que se encarga de realizar los pedidos a los proveedores,
el 20% de las empresas hacen sus pedidos a través del departamento
de producción. El 20% restante, no cuenta con área de compras sino
que es el mismo gerente y en otros casos el contador quien se
encarga de hacer los pedidos de materiales a los proveedores.
Pregunta 6: ¿En cuánto tiempo recibe un pedido?
Objetivo: Definir cuanto tiempo necesitan los pedidos nacionales e
internacionales para llegar a las empresas.
Cuadro 6
Respuesta Cantid Porcenta
ad je
Menos de 15
días 4 40%
 De 15 a 30
días 4 40%
De 30 días a 1 10%
más
Otros 1 10%
Total 10 100%

Análisis: Por tratarse de un material que se trae del exterior, los

pedidos a los proveedores se ven sujetos a un tiempo determinado
para poder ser trasladados del país de origen hasta su destino
final, el 40% de las empresas, recibe los pedidos de los
proveedores en un máximo de 15 días, otro 40% los recibe en el
lapso de 15 a 20 días. La mayoría de pedidos, dependen del lugar
donde se compra si es una compra local, es menos de 15 días, pero
si es importación puede llevarse de 15 a 30 días. Algunos
proveedores para las importaciones solicitan el pedido con 20 días
de anticipación. Algunas empresas reconocieron que muchas
importaciones se tardan un mes y 20 días aproximadamente. Para la
empresa PACK PRINT los pedidos se tardan más de 30 días en llegar
desde el proveedor hasta el la empresa.
Pregunta 7: ¿Quién es el encargado de registrar el ingreso a los
inventarios?
Objetivo: Identificar cuáles son las personas o áreas designadas en
las pequeñas empresas para registrar el ingreso de los inventarios.
Cuadro 7
Respuesta Cantid Porcenta
ad je
Bodega 4 40%
 Contabilid 3 30%
ad
Compras 2 20%
Otros 1 10%
Total 10 100%

Análisis: El registro de los inventarios es realizado en un 40% de

las empresas por bodega, otro 30% lo realiza contabilidad y un 20%
lo realiza compras. Hay empresas en las cuales se registra en
bodega el ingreso de los materiales pero es contabilidad la que
valida dicho registro. En el 10% de las empresas, el registro lo
hace el gerente, esto es cuando no cuentan con un sistema o con el
personal suficiente para hacer este registro. En PACK PRINT es la
persona encargada de bodega quien realiza el registro de los
inventarios.
Pregunta 8: ¿Qué tipo de Método de valuación de inventarios aplica?
Objetivo: Definir cuál es el método utilizado por la mayoría de
pequeñas empresas que elaboran productos de polipropileno para
evaluar sus inventarios.

Cuadro 8
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
PEPS 1 10%
Costo Promedio 5 50%
UEPS 1 10%
 Otro 3 30%
Total 10 100%

Análisis: El 50% de empresas encuestadas valúan sus inventarios por

el método de costo promedio, este método es el comúnmente usado por
ser de fácil aplicación. La empresa PACK PRINT valúa sus
inventarios por el método primeras entradas, primeras salidas.
Pregunta 9: ¿Cómo identifica los inventarios?
Objetivo: Seleccionar la forma adecuada para identificar los
materiales y suministros en las pequeñas empresas.
Cuadro 9
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Asignación de códigos 7 70%
Textura de material 1 10%
Otros 2 20%
Total 10 100%
 Aná
lisis: El 70% de las empresas encuestadas reconocen sus inventarios
asignándoles códigos, esto resulta fácil para ellas porque la
mayoría de bobinas de los materiales que utilizan ya traen códigos,
y varias empresas han tomado esos mismos códigos para registrar sus
inventarios. Algunas empresas dijeron que depende de que inventario
están registrando así los reconocen, si es materia prima por
código, Si es bobina en proceso lo reconocen por pedidos y viñetas,
especificando el pedido, la orden, el peso y el producto por viñeta
y pedido. El 10% de las empresas encuestadas identifican sus
inventarios por textura de material debido a que utilizan
diferentes materias primas como el polietileno y el poliestireno.
Entre el 20% que lo identifican de otras maneras diferentes están
las que lo identifican por nombre y las que los identifican por
color y medida.
Pregunta 10: ¿Qué porcentaje tiene estimado como desperdicio?

Objetivo: Determinar cuál es el nivel máximo de desperdicio

permitido en las empresas fabricantes de productos de
polipropileno.
Cuadro 10

Respues Cantid Porcenta

ta ad je
1% a 3% 7 70%
4% a 6% 1 10%
Otros 2 20%
Total 10 100%
Análisis: El 70% de las empresas tienen su nivel máximo de
desperdicio entre 1% y 3%, un 10% tiene un nivel de desperdicio
máximo entre el 4% al 6% y un 20%, manejan porcentajes diferentes,
entre este 20% hay empresas cuyo máximo nivel de desperdicio
aceptable es el 1% debido a que hay reproceso. Podemos ver que la
mayoría de las empresas tienen niveles aceptables de desperdicio al
ser menores que un 3%. Solamente el diez por ciento de empresas
tiene un nivel de desperdicio bastante alto pues es mayor que el
4%.
Pregunta 11: ¿Qué hacen o para qué se destina el desperdicio?

Objetivo: Determinar para qué se destina el desperdicio derivado

del polipropileno en las pequeñas empresas que manipulan este
material en el área metropolitana de San Salvador.

Cuadro 11
Respuest Cantida Porcentaj
a d e
Reproces 5 50%
o
Reciclaj 2 20%
e
Ninguno 2 20%
Otros 1 10%
 Total 10 100%

Análisis: El 50% de empresas destinan el desperdicio para

reprocesos dentro de la empresa, el 2% reciclan el desperdicio, el
20% no le dan ningún trato al desperdicio aunque afirmaron que en
algunos casos se puede vender y, el 10% dijo que el desperdicio se
manda a destruir a Mides, por las marcas de los clientes en el
empaque.

Pregunta 12: ¿Cada cuanto tiempo rotan sus inventarios?

Objetivo: Identificar cada cuanto tiempo rotan las pequeñas

empresas sus inventarios.

Cuadro 12
Respuest Cantid Porcenta
a ad je
Trimestr 4 40%
al
Otros 6 60%
Total 10 100%
Análisis: El 40% de las empresas encuestadas dijo que la rotación
de inventarios es trimestral. El 60% restante dijo que rotan sus
inventarios mensualmente, otras semanalmente y otras diariamente,
todo de acuerdo a como se da la producción.

Para otras empresas la rotación de inventarios depende de los

pedidos de clientes, es decir; no existen inventarios para ventas
en general, sino que se produce sólo por pedido.

Pregunta 13: Cada cuanto tiempo realiza el inventario físico

Objetivo: Evaluar cada cuanto tiempo las pequeñas empresas realizan

inventario físico.
Cuadro 13

Respuest Cantid Porcenta

a ad je
Trimestr 4 40%
al
Otros 6 60%
Total 10 100%
Análisis: El 40% de las empresas encuestadas hace conteo físico de
inventarios trimestral. El 60% restante dijo que hace conteo físico
de sus inventarios semestralmente, mensualmente, semanalmente y
otras diariamente, pero depende de cuantas ventas haya, se
considera si es necesario o no hacer inventario físico.

Pregunta 14: ¿De qué manera evita el desvío o mal uso de los
inventarios?

Objetivo: Considerar la forma utilizada por las pequeñas empresas

para evitar el desvío o mal uso de los inventarios.

Cuadro 14
Respuesta Cantida Porcentaje
d
Conteo de desperdicio 4 40%
Revisión salida de los
1 10%
inventarios
Revisión Anual 5 50%
Total 10 100%
Análisis: El 50% de las empresas hacen revisiones de sus
inventarios para fines de evitar el desvío o el mal uso de los
inventarios una vez al año, esto es cuando hacen el inventario
físico. Un 40% hace conteo del desperdicio y un 10% revisa la
salida de los inventarios. La empresa Pack Print evita el desvío de
los inventarios realizando conteo diario del desperdicio y revisión
a la salida de los inventarios.
Pregunta 15 ¿Qué información le brinda el sistema computarizado?
Objetivo: Reconocer la información que brindan los sistemas.
Cuadro 15

Cantida Respuesta Cantidad Porcentaje

Respuesta d Mercancías en
Inventario T. 2 20%
inicial 6 Mercancías en
C. 1 10%
Compras 6
Inventario
Devolución
final 6 60%
compra 5
Otro 1 10%
Ventas 4
Devolución Total 100%
de V. 4
Análisis: Los datos que las empresas necesitan de los sistemas de
inventarios computarizados son principalmente el valor del
inventario inicial, las compras hechas y el valor del inventario
final, estos datos fueron seleccionados por el 60% de las empresas,
otra información importante es el total de las devoluciones sobre
compra, que fue seleccionado por el 50% de las empresas. Ventas y
devoluciones de ventas fueron seleccionadas por el 40% de las
empresas. Mercancías en tránsito por el 20% y mercancías en
consignación por el 10%, un 10% recibe otro tipo de información de
los sistemas computarizados.
Pregunta 16: El hardware utilizado es indispensable para el buen
funcionamiento del sistema.
Objetivo: Concluir si se requiere de un hardware determinado como
elemento indispensable para el buen funcionamiento de un sistema
administrativo de inventarios.

Cuadro 16
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Si 6 60%
No 1 10%
No 3 30%
contestó
Total 10 100%
Análisis: Del 100% de los encuestados el 60% afirmó que el hardware
sí es indispensable para el buen funcionamiento del sistema, el 10%
consideró que no era indispensable y el otro 30% no contestó. Con
el porcentaje de respuesta obtenidas se puede afirmar que las
empresas cuentan con un hardware que permite que el sistema
funcione adecuadamente por lo tanto el hardware es un recurso
necesario para el desarrollo de las actividades de la organización,
para el 10% que no considera indispensable el software se observa
falta de interés que estas tienen en contar con equipos
actualizados para que el sistema de inventarios funcione
adecuadamente, para el 30% que no contestó es porque estas empresas
no cuentan con sistema computarizado.
Pregunta 17: ¿Cuenta la empresa con personal idóneo (interno o
externo) para el mantenimiento del sistema y corregir fallas
oportunamente?
Objetivo: Deducir si las pequeñas empresas invierten en el personal
adecuado para el mantenimiento de los sistemas existentes
Cuadro 17
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Si 5 50%
No 3 30%
No contestó 2 20%
Total 10 100%
Análisis: El 50% sí cuenta con personal idóneo para el
mantenimiento del sistema, el 30% no cuenta con personal idóneo y
el otro 20% no contestó. Según datos arrogados el 50% es decir la
mitad de las empresas encuestadas cuenta con personal capacitado,
se observa que las empresas invierten en mantenimiento destinando
recursos al sistema de manejo de los inventarios. Para el 30% que
no cuenta con personal idóneo se observa que no consideran
importante invertir en personal capacitado para dar mantenimiento
al sistema, y al no destinar recursos para este fin; el sistema se
vuelve obsoleto y corre el riesgo de ser dañado. El 20% que no
contesta se puede observar que no cuentan con ningún personal para
el mantenimiento del sistema o no cuenta con sistema en absoluto.
Pregunta 17.a: Si su respuesta es sí, ¿el personal es interno o
externo?

Objetivo: Determinar si las empresas que contratan personal para la

administración de los inventarios cuentan con personal interno o
externo.
Cuadro 17.1
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Interno 2 20%
Externo 4 40%
No contesta 4 40%
Total 10 100%
Para un 20% de las empresas, el personal con que cuentan es
interno, mientras un 40% el personal es externo.

Un 40% no contestó, en este sentido se puede observar que por

tratarse de pequeñas empresas, no se considera necesario el tener
personal especializado en informática dentro de las empresas,
porque esto generaría un costo alto e innecesario; puesto que el
sistema utilizado en estas empresas no es muy complejo.

Pregunta 18: ¿Cómo protege su sistema?

Objetivo: Concluir cuales son las medidas utilizadas por las
pequeñas empresas para proteger sus sistemas computarizados de
inventarios.
Cuadro 18
Cantida Porcentaj
Respuesta d e
Antivirus 6 60%
Firewalls 2 20%
Acceso
5 50%
restringido
Total 10 130%
Análisis: El 60% protege su sistema con antivirus, el 20% con
firewalls y el 50% con acceso restringido. Por los datos obtenidos
el antivirus es el más utilizado por las empresas, este tipo de
protección es el más común y se protege en gran medida la
información de la empresa, El 20% que utiliza firewalls, este
protege a los sistemas evitando el ingreso a sitios web en donde se
pueden introducir fácilmente virus a las computadoras, este tipo de
protección es efectivo y evita al mismo tiempo el mal uso de los
recursos. EL 50% prefiere el acceso restringido este es parecido al
firewalls ya que no todos los usuarios cuentan con la autorización
a la información, esta protección es efectiva para evitar el robo
de la información, la desventaja es que es fácil de descifrar y
pueden introducirse virus.
Pregunta 19: ¿Qué mejoras le haría al sistema?

Objetivo: Definir cuáles son las deficiencias en los sistemas de

inventarios utilizados actualmente por medio de las posibles
mejoras recomendadas por los usuarios de dichos sistemas
Cuadro 19
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Mejor 4 40%
exactitud
Seguridad 2 20%
Otras 2 20%
No contesta 2 20%
Total 10 100%
Análisis: El 40% realizaría mejoras en la exactitud de la
información, el 20% en seguridad, el 20% en otras mejoras y el 20%
no contesta. Las empresas en su mayoría considera que la exactitud
en la información es la mejora que más se necesita en los sistemas,
ya que algunos no permiten obtener información específica y directa
por lo tanto quedan vacíos que al final evitan tomar una decisión
acertada, el 20% afirma que otras mejoras, no especifican cuales
pero consideran que el sistema debe de adaptarse a las necesidades
de la empresa.
Pregunta 20: ¿Considera que el sistema brinda a la empresa la
capacidad de tomar decisiones consistentes respecto a la
administración de los inventarios?
Objetivo: Determinar si la existencia de un sistema administrativo
de inventarios brinda a las empresas la capacidad de tomar
decisiones consistentes respecto a la administración de los
inventarios.
Cuadro 20
Respuesta Cantidad Porcentaje
Sí 6 60%
No 2 20%
No contesta 2 20%
Total 10 100%
Análisis: El 60% considera que el sistema si les brinda la
capacidad para tomar decisiones acerca de los inventarios, el 20%
considera que no brinda la capacidad para tomar decisiones y el 20%
no contesta. Para el 60% el sistema se convierte en una herramienta
de utilidad estratégica y práctica por medio del cual se determina
el rumbo a seguir. Para el 20% que no considera que el sistema
brinda la capacidad en estos casos es porque el sistema no está
diseñado y adaptado a las necesidad específicas de la empresa por
lo tanto no genera la información necesaria y requerida para tomar
decisiones.
Pregunta 21: ¿Si el sistema utilizado es manual, de qué manera
lleva el control?
Objetivo: Identificar la forma en que las empresas hacen sus
registros cuando no se cuenta con un sistema computarizado.
Cuadro 21
Cantida Porcentaj
Respuesta d e
Por medio de Kardex 5 50%
Inventario físico a diario 1 10%
Otro 1 10%
No contesta 3 30%
Total 10 100%
Análisis: El 50% controla sus inventarios por medio de kardex, el
10% realiza inventario a diario, el 10% lo controla de otra manera
y el 30% no contesta. El 50% controla sus inventarios por medio de
kardex esta forma de conteo es muy común incluso es un método
antiguo que las empresas han utilizado por décadas, para la época
actual este método de control manual es obsoleto ya que las que
cuenta con sus sistemas computarizados el kardex es digital.

Pregunta 22: ¿Considera necesario implementar un sistema

administración de inventarios?

Objetivo: Deducir si las empresas que no cuentan con un sistema

computarizado de inventarios consideran necesario la implementación
de este tipo de sistemas.

Cuadro 22
Respues Cantid Porcenta
ta ad je
Si 5 50%
No 0 0%
No
contest 5 50%
a
Total 10 100%
Análisis: El 50% considera necesario implementar un sistema
administrativo de inventarios, el 50% no contesta.

El 50% sí considera necesario la implementación de un sistema ya

que conocen las necesidades de su empresa y las ventajas que se
obtienen al contar con esta herramienta, para el 50% que no
contestó son empresas ya cuentan con el sistema y que no
consideraron necesario responder.
Pregunta 23: ¿Por qué razón la empresa no cuenta con un sistema de
esa naturaleza?
Objetivo: Determinar la razón por la cual algunas pequeñas empresas
no cuentan con un sistema administrativo de inventarios.
Cuadro 23
Cantida Porcentaj
Respuesta d e
Se considera costo muy alto 5 50%
No personal adecuado 1 10%
No hardware necesario 2 20%
No contesta 2 20%
Total 10 100%
Análisis: El 50% considera el costo muy alto, y que por lo tanto
esta fuera de las posibilidades de la empresa. El 10% no cuenta con
el personal adecuado esto se debe a que no reclutan personal idóneo
para la elaboración del sistema, las empresas deben buscar personas
capacitadas en el área para evitar pérdida en la inversión. El 20%
no cuenta con hardware necesario, esta es una limitante que puede
ser superada ya que existen variedad de opciones para la
adquisición de equipo que permita el funcionamiento del sistema. El
20% no contesta estas empresas son las que ya cuentan con un
sistema computarizado.
Pregunta 24: ¿Estaría dispuesto a implementar un sistema de
administración de inventario computarizado acorde a las necesidades
de su empresa y a un costo considerable?
Objetivo: Determinar si las pequeñas empresas que no cuentan con un
sistema administrativo de inventarios están dispuestas a
implementar uno, acorde a las necesidades de la empresa y a un
costo accesible.
Cuadro 24
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Si 5 50%
No contesta 5 50%
Total 10 100%
Análisis: El 50% considera que sí invertirían en un sistema
administrativo y el 50% no contesta. Para el 50% que considera que
sí invertirían reconocen la necesidad y la importancia que tiene un
sistema computarizado, y están dispuestos a destinar parte de sus
ingresos para la inversión de este tipo de herramienta, para el 50%
que no contesta es porque ya cuentan con un sistema computarizado.
Lo que se denota es que las empresas que no poseen un sistema si
reconocen las ventajas que se obtienen y que la inversión vale la
pena.
Pregunta 25: Qué información considera importante para realizar un
sistema de control de inventarios
Objetivo: Definir la información que se considera importante para
ser incluida en el diseño de un sistema administrativo de
inventarios para las empresas que no lo tienen.
Cuadro 25

Cantida
Dev. ventas 4 40%
Respuesta d
Merc. en T. 2 20%
Invent. I. 5
Merc. en C. 1 10%
Compras 5
Invent. final 4 40%
Dev. compra 3
Ventas 5 Total 100%
Análisis: El 50% considera importante el inventario inicial, el 50%
las compras, el 30% devoluciones de compra, el 50% ventas, el 40%
devoluciones de ventas, el 20% mercancías en tránsito, el 10%
mercancías en consignación y el 40% inventario final. Las empresas
consideran que los sistemas administrativos deben contar con los
elementos antes mencionados, los más señalados son el inventario
inicial, las compras, las ventas, devoluciones de ventas y el
inventario final, esta información permite analizar las necesidades
de las empresas ya que estas áreas son las que necesitan controlar
y necesitan que el sistema les brinda esa información de forma
oportuna y veraz para tomar decisiones.
Pregunta 26: ¿Estaría la empresa dispuesta a invertir un porcentaje
de sus utilidades en un sistema informático que le permita
registrar, manejar y controlar los inventarios?

Objetivo: Definir qué porcentaje de las empresas que no cuentan con

un sistema administrativo de inventarios están dispuestos a
invertir en uno.
Cuadro 26
Respuesta Cantida Porcentaj
d e
Sí 5 50%
No 5 50%
contesta
Total 10 100%
Análisis: El 50% contestó que sí y el 50% no contesta, a los que
contestaron que sí se denota la necesidad que se tiene como empresa
la elaboración de un sistema, y reconocen la importancia que este
tiene para el registro, manejo y control de los inventarios. El
otro 50% no contesta porque cuentan con un sistema administrativo
computarizado.
Pregunta 27: ¿Cuenta con políticas de administración de inventarios
y compras?

Objetivo: Identificar el número de empresas que tiene políticas de

administración de inventarios.

Cuadro 27
Respues Cantid Porcenta
ta ad je
Si 4 40%
No 6 60%
Total 10 100%
Análisis: El 40% afirma que sí cuenta con políticas de compra y de
inventarios y el 60% respondió que no. Para el 40% de las empresas
que cuentan con políticas que les permite tener lineamientos de
trabajo que les guían para realizar correctamente su trabajo, al
contar con estas políticas permite contar una empresa más
organizada y con menos error. Para el 60% que no cuenta con
políticas, en la mayoría de los casos sí cuentan con estas pero no
de manera forma y por escrito que esté a la mano de todos los
empleados y les sirva de guía para su trabajo.

Pregunta 28

Mencione algunas de las políticas de inventarios y de compras con

las que cuenta la compañía.

Las políticas mencionadas por las empresas se muestran a

continuación:

Inventarios

• De acuerdo a las necesidades de producción se verifica la

existencia de materia prima, y es así como se puede decir
que tipo de material se necesita comprar, desde tinta
hasta polietileno.
 • Se debe comprar, controlar y solicitar lo que realmente
se necesita

• Evitar hacer requisiciones internas de materia prima

innecesarias.

• En base a la producción se determinan los inventarios,

• "No sobre inventariarse a más de tres meses: esta

política permite manejar el mínimo de stock, invirtiendo
lo mínimo del efectivo en este activo, aunque existen sus
riesgos ya que si no se cuenta con el inventario
necesario no se logrará cubrir con los pedidos de los
clientes.

• "Comprar de acuerdo a la programación de la producción:

esta política es aplicable a aquellas empresas que
compran sus insumos a nivel regional que en poco tiempo
reciben sus pedidos, en cambio para empresas que deben
esperar hasta más de 15 días se vuelve complicado aplicar
esta política.

• Valuar los inventarios mediante el método primeras

entradas, primeras salidas.

La empresa Pack Print, cuenta con las siguientes dos políticas de

inventarios:

• Stock de inventarios para un mes y medio

• Proyección de consumo por tres meses

Compras

• El proceso de compras depende de la necesidad de inventarios,

y estas compras son generadas y aprobadas por la gerencia
general y gerencia de operaciones.

• Solicitar autorización si la cantidad a comprar excede una

cifra establecida.

• Se debe elaborar formalmente orden de compra.

• Exigir al menos tres cotizaciones que cumplan los estándares

de calidad requeridos
 • Verificación de precio y calidad (calidad sobre precio)

Anexo 3: Propuestas de software y hardware

Software: Sistemas de inventarios existentes en el

mercado

Sistema automatizado contable:

Este sistema cuenta con dos módulos uno corresponde a
inventarios y otro a facturación, este sistema permite el
ingreso de datos con respecto a los productos elaborados,
las ventas realizadas, las compras de materia prima, entre
otros. Generando salidas de informes y documentos legales,
permitiendo a la empresa obtener información útil para la
toma de decisiones.

Sistema Visual Omega 1.6

Este sistema permite controlar eficientemente los
inventarios y se enfoca en el registro de los inventarios
 incluyendo el área contable, es un sistema fácil de usar y
a continuación se muestra su descripción.

Aspel-SAE
Este es un sistema administrativo empresarial que controla
el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la
empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la
legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia
tecnológica que permiten una administración y
comercialización eficientes. La integración de sus módulos
(clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar,
compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas)
asegura que la información se encuentre actualizada en todo
momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto
nivel e interactúa con otros módulos de la línea Aspel
para lograr una completa integración de procesos.

A través de este sistema se robustecen múltiples aspectos

de control y operación cotidiana en todos sus módulos.
a. Inventarios

• Definición de grupos de productos para el manejo de

tallas y colores

• Manejo de productos, servicios y kits

• Dos claves de identificación por cada producto

• Control de productos que manejan lotes, pedimentos y

números de serie

• Control de hasta 5 listas de precios y cambios

automáticos por porcentaje o monto.

• Diferentes tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e

Identificado.

• Nuevo manejo de números de serie; impresión desde

facturas, compras e inventarios, se incrementa la
 cantidad de números que se pueden operar y se presenta
información de consulta que facilita su seguimiento.

• Lectura, diseño e impresión de código de barras.

• Manejo de multi-almacenes (traspaso automático).

• Proceso de inventario físico con ajustes automáticos

• Asignación y control de hasta 4 impuestos por producto

• Control de operaciones de compra-venta de productos con

diferentes unidades de entrada y de salida
b. Facturación

• Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas y

devoluciones

• Modificación de pedidos y cotizaciones

• Restricción por usuario del cambio de precio al momento

de facturar

• Hasta cinco folios diferentes para cada tipo de

documento

• Control del IVA por flujo de efectivo de acuerdo a la

ley correspondiente: pagos de facturas en
parcialidades, reporte de pagos a facturas y
determinación del IVA de cada uno de ellos

• Manejo de fletes y retención automática de impuesto

• Fácil búsqueda de clientes y productos por diferentes

criterios entre ellos: RFC, teléfono, y existencias,
respectivamente

• Aplicación automática de políticas de descuento

• Impresión de CURP y RFC en las facturas del cliente

mostrador

• Apartado de productos desde pedidos

• Cálculo de comisiones a vendedores

 • Personalización de la ventana de captura, para
visualizar únicamente los campos requeridos y agilizar
así la captura

• Posibilidad de facturar sin existencias.

A continuación se presentan algunas cotizaciones de los sistemas

antes mencionados y del hardware que podría ser utilizado para
el funcionamiento del mismo.
Av. Olímpica #3523, Edif. Su Casa, San Salvador, El Salvador
Teléfono: (503) 2279-1155 Fax: (503) 2298-5228
Correo: cibarra@altec.com.sv

San Salvador, 27 de Enero de 2009

Señores REF.#: 0906037-0

Pack Print, S.A. de C.V.” ATN.
Licda.Gertrudis Cáceres
Presente.

Estimada Licda. Cáceres:

Reciba un cordial saludo de nuestra empresa, deseando que todas sus labores cotidianas se
realicen con éxito.
A continuación detallare el precio por los programas ASPEL SAE - PROD, además de los servicios
que ofrecemos por cada programa.

Para el sistema ASPEL SAE:

Descripción Precio
Programa ASPEL SAE 1 usuario y 99 empresas $1,053.15
2 Usuarios Adicionales $590.10
Capacitación Basica Por persona $220.00
16 Horas de implementacion sugeridas $800.00

Para Sistema ASPEL PROD:

Descripción Precio
Programa ASPEL PROD 1 usuario y 99 empresas $673.05
2 Usuarios Adicionales $376.95
Capacitación Basica Por persona $220.00
12 Horas de implementacion sugeridas $600.00

Las horas de implementación de los sistemas se programan en común acuerdo con su empresa y
el asesor.
Si en su empresa los sistemas serán utilizados por más de un usuario deben adquirirse como
usuarios adicionales y tienen un costo adicional.

Para la instalación de los programas ASPEL lo mínimo que requiere su equipo es el siguiente:
Hardware:
 Procesador Pentium.
 512 MB de RAM como minino.
 60 MB libre en disco duro.
 Monitor VGA o superior.

Software:
 En servidor: Microsoft Windows: XP, 2003 o Superior.  En estación de trabajo: Windows
XP.

Esperando que nuestra propuesta sea la más adecuada a sus necesitadas me despido muy
atentamente. Carlos A. Ibarra
Asesor de Sistemas

Av. Masferrer norte #560 locales 3-B y 1-C. Col. Escalón

TELEFAX (503)2263-4469, 2263-4401, 2263-1930,
EMAIL: ventas_dp@telesal.net WEB: www.data-point.net

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Para: GERTRUDIS CACERES
PACK PRINT S.A. DE C.V.
Fax: 2213-1150
Email: mariagertrudis1121@yahoo.com
De: Sr. Isaac Alfaro
Fecha: miércoles, 28 de Enero de 2009
Re: Propuesta de venta

ESTIMADA SRITA. GERTRUDIS CACERES:

Agradezco su confianza en nuestra empresa para el suministro de equipo de

cómputo, a continuación presento los precios que me fueron solicitados:
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