Procedimiento para La Conformación de Banco de Hojas de Vida

Clínica Santa Teresita del Niño Jesús S. A.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE BANCO DE HOJAS DE VIDA

Código: Versión: 01 Fecha: 16/12/2018
Contenido
OBJETIVOS............................................................................................................................................................ 1
OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................................... 1
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.............................................................................................................................. 1
ALCANCE............................................................................................................................................................... 1
DEFINICIONES...................................................................................................................................................... 1
PROCEDIMIENTO.................................................................................................................................................. 2
BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................................................... 2
ANEXOS................................................................................................................................................................. 3
CONTROL DE REVISIONES................................................................................................................................. 4
PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE

BANCO DE HOJAS DE VIDA
Elaborado por y cargo: Gustavo Ayala Arevalo - Psicólogo - Lider de Talento Humano
Revisado por y Cargo: Camila Jimenez Devia Enf Esp en Auditoria en Salud - Coordonadora de Calidad
Aprobado por: Juan Carlos Castro Pardo - Gerente Página 1 de 11
El banco de hojas de vida es un mecanismo que facilita la postulación y selección del personal que tenga mayor
probabilidad de adecuarse al perfil y competencias requeridas para el cargo de trabajo que solicite la empresa,
por esto, crear una base de datos de calidad es uno de los objetivos más importantes del Área de Talento
Humanos ya que optimiza la tarea de almacenar todas las Hojas de Vida de postulados en una única base y
con acceso a todos los gestores.
La construcción de un banco de Hojas de Vida unificado puede suponer un gran cambio a la hora de realizar
procesos de reclutamiento, especialmente cuando encontrar candidatos de calidad es una actividad que
requiere de tiempo, cuesta dinero y exige experiencia.
Ambiente moderno de base de datos:

La tecnología de las bases de datos pueden eliminar de un tajo muchos problemas creados por la organización
tradicional de archivos. Una definición más rigurosa de bases de datos dice que es una colección de datos
organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos
que son redundantes. En vez de separar los datos en archivos por separados para cada aplicación, los datos
son almacenados físicamente para aparecer a los usuarios como almacenados en una sola ubicación: una sola
base de datos sirve a muchas aplicaciones. Por ejemplo, en vez de que una corporación almacene los datos de
personal en sistemas de información separados y archivos separados para personal, la corporación podría crear
una sola base de datos para Recursos Humanos.
Quiénes podrán conformar el banco de hojas de vida:

 Personas que cumplan con el perfil de acuerdo a los requerimientos del cargo al que se postula.
 Personas que posean la documentación requerida por parte de la Clínica para el proceso de
contratación.
 Personas que no reporten antecedentes fiscales, judiciales y/o disciplinarios y que no estén incursas en
alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad y prohibición previstas en la Constitución o en la Ley.
Quiénes NO podrán conformar el banco de hojas de vida:

 Personas que después de realizada la entrevista no cumplieran con el perfil para el cargo requerido.
 Personas que no posean la documentación requerida por parte de la Clínica para el proceso de
contratación.
 Personas que reporten antecedentes fiscales, judiciales y/o disciplinarios o que estén incursas en
alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad y prohibición previstas en la Constitución o en la Ley.
Características de la Base de Datos para Reclutar

1. Está unificada: Todos los datos en el mismo sitio
Toda la información y todos los datos de los candidatos se guardan e indexan en el mismo lugar: aunque
procedan de distintos portales y agregadores de empleo, o de distintas redes sociales, todos los datos quedarán
alojados en la misma herramienta.
2. Formato digital: Brinda facilidad en la accesibilidad de la información

Esto implica que es de fácil acceso, no se necesita instalar en ningún ordenador, ademas de ser una base de
datos más segura y modificable: porque está alojada en servidores de la empresa.
3. Es colaborativa: Todo el equipo accede a los datos para gestionarlos

Por el hecho de ser formato digital, cada funcionario que requiera acceder puede hacerlo sin ningún tipo de
permiso.
4. Confidencialidad: Cumple con las leyes de protección de datos

Si no se tiene esto en cuenta, es probable que exista algún problema tal como se gestiona los datos ahora. Las
bases de datos modernas están preparadas para lograr el consentimiento de los candidatos para tratar sus
datos.
5. Crea y/o importa candidatos automáticamente

Una base de datos permite importar candidatos de forma manual y automática. En este caso estamos hablando
de poder hacer un volcado de Hojas de Vida en masa: todos los que existen en físico, los que son descargados
de los portales de empleo y los que envían la Hoja de vida al correo institucional del Área de Talento Humano.
Impórtalos todos a la base de datos nueva, centraliza toda esta información, provenga de donde provenga, en
un solo lugar para poder gestionarla correctamente.
6. Agrupación de información y realización de informes

Contar con muchos candidatos en la base de datos significa procesar una enorme cantidad de datos, lo que
requiere agruparla de tal forma que tenga un orden y un sentido, de qué fuente proceden, en qué procesos se
inscribieron, cuántos pasaron a finalistas o fueron descartados… Monitorizar toda esta información, junto con la
que va asociada a las acciones de reclutamiento, es esencial para saber qué funciona y qué no, ademas de
facilitar el desarrollo de informes de calidad que permitan saber cuántos candidatos válidos provienen de cada
fuente y quienes se adecúan mejor a los requerimientos del cargo.
VENTAJAS DE LA CREACIÓN DEL BANCO DE HOJAS DE VIDA

Una vez consolidado, el banco de Hojas de vida puede brindar la facilidad de cuando un reclutador busca con
urgencia cubrir una nueva vacante y recurrir a esta base de datos, la cual le permitirá buscar la hoja de vida de
los candidatos con que se cuente y sean afines al cargo requerido; una vez revisado el listado se puede
verificar la hojas de vida y a través de palabras clave y encontrar al candidato que mejor se adecue a las
necesidades del cargo. De este modo se ahorra tiempo y dinero en la búsqueda de perfiles al no publicar la
vacante, y se acortan los tiempos pues el proceso empieza con unos cuantos candidatos seleccionados y con
un alto grado de adecuación.
Otras ventajas que en el uso del banco de hojas de vida como bases de datos:
La utilización de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las
organizaciones se ha incrementado notablemente en los últimos años y se debe a las ventajas que ofrece su
utilización, algunas de las cuales se comentarán a continuación:
• Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un
recurso corporativo que carece de dueños específicos.
• Eliminación de información inconsistente: Si existen dos o más archivos con la misma información,
los cambios que se hagan a estos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
• Permite compartir información.
• Permite mantener la integridad en la información: La integridad de la información es una de sus
cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que solo se almacena la información correcta.
• Independencia de datos: El concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a
la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos
implica un divorcio entre programas y datos.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
• Conformar un banco de hojas de vida, con las hojas de vida de quienes cumplan con los requisitos
establecidos, así como cumplir con las habilidades y competencias necesarias para los cargos
requeridos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Establecer la metodología adecuada para seleccionar y vincular personal idóneo y competente de una
manera eficiente, cubriendo los aspectos legales que intervienen en este, con el fin de suplir las
vacantes que en cada proceso de la Institución se requieran.
• Conformar un banco de hojas de vida para fortalecer la calidad y la transparencia del proceso de
evaluación de las propuestas participantes en la convocatoria de reclutamiento y selección del personal
de Clínica Santa Teresita del Niño Jesús S.A.
ALCANCE
Este proceso aplica para el Área de Talento Humano siendo una herramienta que contribuye a facilitar la
consecución de personal para el proceso de reclutamiento y selección.
DEFINICIONES
• Aspirante: Persona que no está admitido definitivamente en un cargo determinado y que tiene que
cumplir con ciertas etapas para ser admitido.
• Banco de Hojas de Vida: El banco de hojas de vida es un mecanismo que facilita la postulación y
selección del personal que cuente con la experiencia, la trayectoria y el perfil requerido para participar
por la vacante.
• Base de Datos: colección de datos organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo
tiempo al combinar los datos de manera que aparezcan estar en una sola ubicación, es decir un
conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
• Capacitación: Actividad realizada en una institución respondiendo a sus necesidades, que busca
mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.
• Competencias: Son los comportamientos y conductas sostenidas y la habilidad demostrada para
aplicar conocimientos y aptitudes de acuerdo a la noción de una actividad a desarrollar y que como
resultado se obtiene la idoneidad para el cargo. Las Competencias son factores de superación
individual y grupal, que permiten el desarrollo de los recursos personales para integrarlos en las
posibilidades del entorno y obtener así, de esa complementariedad, el mayor beneficio mutuo.
• Contrato: Documento por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra
persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración.
• Entrevista: Es un encuentro concertado entre el directivo responsable de la selección y el aspirante al
cargo.
• Experiencia Laboral: Trayectoria laboral en la que se identifican las fortalezas técnicas para la
ejecución de una labor específica.
• Funciones: Son las directrices necesarias para la ejecución correcta de un cargo determinado.
• Habilidad o Destreza: Potencialidades que posee una persona para el desempeño de una labor
específica.
• Hoja de Vida: Documento donde el aspirante relaciona sus datos personales, familiares, estudios,
formaciones realizadas, experiencia laboral, referencias personales y familiares.
• Inducción: Dar toda la información necesaria al nuevo colaborador y realizar todas las actividades
pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de
trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización y viceversa.
• Perfil: Conjunto de características personales, conocimientos, habilidades y destrezas que se deben
tener en cuenta en un candidato para la ejecución de una labor específica.
• Reclutamiento: Es hacerse de personas ajenas a la empresa, siendo candidatos a ocupar un cargo en
ella. Su finalidad es conseguir un grupo numeroso de candidatos, que permita seleccionar a los
empleados mejor calificados.
• Reclutamiento: Es hacerse de personas ajenas a la empresa, siendo candidatos a ocupar un cargo en

ella. Su finalidad es conseguir un grupo numeroso de candidatos, que permita seleccionar a los
empleados mejor calificados.
• Referencias: Es el informe personal - laboral sobre el comportamiento, disposición al trabajo,
cumplimiento, honestidad, responsabilidad y compromiso hacia un grupo social y laboral.
• Selección de recursos humanos: Escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para
ocupar los cargos existentes en la organización, procurando de mantener o aumentar la eficiencia y el
rendimiento del personal.
PROCEDIMIENTO
Para la consolidación del banco de hojas de vida se contemplan dos procesos, el primero es correspondiente al
manejo de las hojas de vida que son archivadas para el momento en que sea solicitado un vacante y el
segundo se realiza cuando se da inicio a los procesos de reclutamiento, selección e inducción acompañados
luego de la conformación de la carpeta del trabajador, en la cual debe cumplir con la documentación requerida
para la firma del contrato en caso de ser seleccionado.
Hojas de vida que son archivadas:

Son las Hojas de Vida que han sido entregadas en la Clínica, ya sea en formato físico o digital (vía correo
electrónico o por plataformas de empleo).
Una vez recibida la hoja de vida, se archiva y se anexa en el formato de openOffice de Banco de hojas de vida
la información básica de la hoja de vida como:
• Nombres y apellidos completos del interesado.
• Profesión.
• Tipo y numero de documento de identidad.
• Datos de contacto (Teléfono, Correo electrónico y Dirección residencial).
• Fecha de entrega de la Hoja de Vida.
• El formato en que se recibe.
Hojas de vida de candidatos seleccionados:

Este proceso de identificación de Hojas de Vida comienza a partir de la solicitud de personal por parte del
Coordinador de Área para cubrir el cargo que es requerido, esto en concordancia con el proceso de
reclutamiento, selección y contratación de la Clínica.
Una vez especificado el cargo y los requerimientos del mismo, se da inicio al análisis las fuentes de
reclutamiento de la clínica para indagar sobre la Hoja de Vida del aspirante. Las Fuentes de Reclutamiento
pueden ser:
Fuente interna:
 Promoción o transferencia de los funcionarios.

 Revisión del banco de Hojas de Vida de la Clínica: Pueden ser las Hojas de Vida en físico que han
sido entregadas en la Clínica, para ser archivadas e implementadas en caso de ser requeridas u Hojas
de Vida en formato digital que son recibidas vía correo electrónico al área de gestión Humana
(gestionhumana@clinicasantateresitadelninojesus.com).
Fuente externa
 Reclutamiento por medio de contactos del mismo personal que hagan entrega de su Hoja de Vida.
 Contactando con instituciones educativas que cuenten con la base de datos de sus egresados y
faciliten el envió de sus Hoja de Vida.
 Por medio de páginas web de empleo: En el caso de las plataformas web, la Clínica Santa Teresita
Del niño Jesús. S.A. puede emplear la plataforma de CompuTrabajo.com que permiten al candidato
cargar su hoja de vida junto a los documentos relacionados con su formación académica y experiencia
laboral en la red, para formar parte del proceso de selección del personal operativo requerido para las
diferentes áreas que puedan requerir de sus servicios.
ETAPA DE PRESELECCIÓN
• Durante la etapa de preselección se analizan las características de la Hoja de Vida del aspirante con el
perfil del cargo requerido; teniendo en cuenta los parámetros descritos en las hojas de vida y los
soportes recibidos, se seleccionaran las hojas de vida que más se ajustan al perfil del cargo.
• Adicionalmente se analiza y contrasta la información suministrada por el candidato durante la entrevista

con las características de su Hoja de Vida, teniendo en consideración aspectos que puedan ser
evidenciados como actitudes, conocimientos u otros requerimientos para ocupar el cargo.
VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS
• Se anexa a las Hojas de Vida la verificación de las referencias del personal seleccionado, por lo menos
dos laborales y se consignan los resultados en el formato para tal fin.
ETAPA DE SELECCIÓN
• Posterior a la entrevista y a partir del análisis de la información administrada, se define cual es el
candidato con el perfil que se adecúa a las necesidades del cargo, prevaleciendo el criterio técnico del
área donde se desempeñará el aspirante.
• Una vez seleccionado el candidato se procede a realizar la notificación o aviso formal de que fue
aceptado para seguir con el proceso de vinculación laboral. Asimismo, el Área de Talento Humano le
informa al candidato la fecha de inicio al proceso de inducción además de solicitar la documentación
requerida propia del cargo para su contratación junto a la asignación de fechas para entregar dicha
documentación.
• Una vez finalizado el proceso de inducción y realizada la contratación se cierra el proceso en el portal
de Empleos dando fin al proceso de reclutamiento y selección, activándose el usuario del nuevo
funcionario.
CARPETA DEL TRABAJADOR

La carpeta del trabajador será Conformada por la hoja de vida, la documentación solicitada al trabajador y
documentos a elaborar por la institución. Los siguientes documentos conforman la carpeta del trabajador:
 Lista de chequeo de documentos.
 Soportes de la hoja de vida.
 En general se archivan en la carpeta todos los documentos que hagan referencia al empleado y que
puedan tener importancia en el futuro para la empresa.
 Verificación de Títulos.
 Contrato firmado por la entidad contratista.
DOCUMENTACIÓN SOLICITADA
Al momento de realizar el proceso de vinculación, el candidato seleccionado debe presentar los siguientes
documentos:
 Hoja de vida en físico.
 Cédula de ciudadanía (fotocopias legibles).
 Libreta Militar (fotocopias legibles).
 Certificados de antecedentes disciplinarios con vigencia no superior a 90 días (Procuraduría,
Personería, Policía Nacional y Contraloría).
 Fotocopia del diploma y acta de grado de bachiller (personal Técnico).
 Fotocopia del diploma y acta de grado de educación superior.
 Fotocopia del diploma y acta de grado de especialización.
 Fotocopia de la convalidación de estudios realizados en el exterior.
 Otros estudios (complementarios).
 Certificado del curso de REANIMACIÓN NEONATAL (NALS).
 Certificado del curso de MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS.
 Fotocopia de Resolución e Inscripción ante la Secretaria de Salud.
 Fotocopia de tarjeta y/o registro profesional.
 Fotocopia del Carnet de radio-protección (Radiólogo).
 Certificación de Registro Único Nacional de Talento Humano en Salud (RETHUS).
 Fotocopia de Carnet de vacunas (Influenza, Hepatitis B, Toxoide Tetánico) todo el esquema.
 Póliza de Responsabilidad Civil Profesional:
*Medicina $ 200.000
*Enfermería, Bacteriología, Nutrición, Instrumentación, Terapia Física, y Respiratoria $ 150.000
*Auxiliares de Enfermería $ 80.000
 Certificados laborales que acrediten la experiencia profesional de acuerdo a la hoja de vida.
 Certificado de afiliación a la Seguridad Social (EPS, AFP Y ARL).

 Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
 Certificación Bancaria.
 Resultados de exámenes ocupacionales que certifiquen que es apto para prestar sus servicios.
 Contrato firmado por la entidad contratista.
*Dependiendo del cargo al que aplique el aspirante habrán documentos que no serán requeridos.
VERIFICACIÓN DE TÍTULOS PARA LA HOJA DE VIDA

La clínica Santa Teresita del Niño Jesús con el fin de cumplir con el estándar de calidad, informa al nuevo
funcionario que para efectos de vinculación se realizará el procedimiento de verificación del título, según se
encuentra establecido en la normatividad vigente (Resolución 1043 de 2006, Anexo Técnico No. 1, Manual
único de Estándares y de verificación estándar de derechos humanos) y se solicitara vía correo electrónico la
confirmación de la expedición por parte de la institución pertinente, la validación del título de grado como
especialista del nuevo funcionario.
En su defecto y si es requerido se anexara al correo electrónico:

1. Solicitud de verificación de título.
2. Formato Autorización para el tratamiento de datos personales diligenciando.
3. Soportes académicos (Fotocopia de diploma y acta de grado).
*Despúes de enviar el correo electrónico se anexará a la Hoja de Vida el pantallazo del envio como evidencia
de la realización del trámite. Posteriormente se anexara la respuesta a la solicitud de verificación de título por
parte de la institución pertinente
Una vez verificados los documentos se procederá a la firma del Contrato, creación de la huella y usuario para
el ingreso y manejo del sistema (Krystalos) si es el caso.
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Se expone al nuevo funcionario la base de datos del personal activo de la clínica junto a los Documentos que
requieren actualizarse periódicamente (Certificados de antecedentes disciplinarios, Póliza de Responsabilidad
Civil, Cursos y Carnet de Vacunas).
Si un documento hace falta en la Hoja de Vida o en su defecto requiere actualización, se procede a informar al
funcionario por medio del formato de comunicado intrainstitucional especificando que documento es requerido y
el plazo de tiempo brindado para conseguirlo
Documentos que requieren constante actualización:

Documento Tiempo de actualización
Certificados antecedentes disciplinarios Actualizarlo cada año
Póliza de responsabilidad civil Actualizarlo cada año
Carnet de vacunas Depende del tiempo para aplicar los refuerzos

CURSOS
Reanimación Neonatal (NALS) Actualizarlo cada dos años
Soporte Vital Básico (RCP) Actualizarlo cada dos años
RCP Soporte Vital Avanzado (BLS/ACLS) Actualizarlo cada dos años
Atención a víctimas de violencia sexual Actualizarlo cada dos años
Manipulación de alimentos Actualizarlo cada año
Toma de muestras en Neonatos Actualizarlo cada dos años
Administración de medicamentos Actualizarlo cada dos años
Cuidado y/o Manejo de Neonatos en UCI Actualizarlo cada dos años
Procedimiento de Revisión y solicitación de actualización de documentos

1. Verificar en la Hoja de Vida del funcionario que documentos hacen falta, se encuentran vencidos o
próximos a vencer.
2. Notificar al jefe inmediato.
3. diligenciar el formato de comunicado intrainstitucional con copia de recibido.
4. Entregar la notificación al funcionario para que haga entrega de los documentos correspondientes en
las fechas establecidas.
5. Una vez presentados los documentos se actualiza la lista de chequeo y verificación de documentos del
personal para hacer constancia de la actualización de los mismos
BIBLIOGRAFIA
PROCESO PARA LA CONFORMACIÓN DEL BANCO DE HOJAS DE VIDA PARA LA SELECCIÓN DE

JURADOS DE LA CONVOCATORIA DE ESTÍMULOS Y APOYOS CONCERTADOS “CULTURA CONVOCA”
2017.Gobierno de Nariño.
recuperado de http://xn--nario-
rta.gov.co/inicio/files/SalaDePrensa/2017/CONVOCATORIA_PARA_JURADOS_CULTURA_CONVOCA_2017.p
df
ANEXOS
CONTROL DE REVISIONES
FECHA DE
APROBACIÓN ELABORACIÓN O
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
ACTUALIZACIÓN
DD MM AA
REVISÓ APROBÓ
NOMB
RE
Y
FIRMA
CARG
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Quiénes podrán conformar el banco de hojas de vida:

Quiénes NO podrán conformar el banco de hojas de vida:

Características de la Base de Datos para Reclutar

2. Formato digital: Brinda facilidad en la accesibilidad de la información

3. Es colaborativa: Todo el equipo accede a los datos para gestionarlos

4. Confidencialidad: Cumple con las leyes de protección de datos

5. Crea y/o importa candidatos automáticamente

6. Agrupación de información y realización de informes

VENTAJAS DE LA CREACIÓN DEL BANCO DE HOJAS DE VIDA

• Reclutamiento: Es hacerse de personas ajenas a la empresa, siendo candidatos a ocupar un cargo en

Hojas de vida que son archivadas:

Hojas de vida de candidatos seleccionados:

 Promoción o transferencia de los funcionarios.

• Adicionalmente se analiza y contrasta la información suministrada por el candidato durante la entrevista

CARPETA DEL TRABAJADOR

 Certificado de afiliación a la Seguridad Social (EPS, AFP Y ARL).

VERIFICACIÓN DE TÍTULOS PARA LA HOJA DE VIDA

En su defecto y si es requerido se anexara al correo electrónico:

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Documentos que requieren constante actualización:

Carnet de vacunas Depende del tiempo para aplicar los refuerzos

Procedimiento de Revisión y solicitación de actualización de documentos

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