UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

(UAPA)

ASIGNATURA:
Sistema de contabilidad

FACILITADOR:
Eneroliza Suberbi Jose.

PARTICIPANTE:
Felix Manuel Mañon Pichardo

Matrícula:
15-2023
Procedimientos contables:
Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de contabilidad.  Desde el
punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de
cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.  Algunos ejemplos de
procedimientos contables, son los siguientes:

– Recepción de inventarios

– Cobro de facturas

– Adquisición de inversiones

– Registro de estimaciones contables

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite
conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados
financieros.  Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la
Empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificados como
procedimientos contables.  Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en
cuales de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

Procedimientos no contables:

En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no

contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos tipos de
procedimientos son los siguientes:

– Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente

– Procedimientos para contratación de empleados

– Procedimientos para cambios de horario laborable

– Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

Ahora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no afectan
los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista.  Por lo general, este análisis
puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas:

– Quién realiza la actividad?

– En qué tiempo la realiza?

– Cuál es el costo de la actividad?

– Existen redundancias en el proceso?

– Dónde se puede reducir tiempo ocioso?

– Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?

Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas

de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los
procedimientos en el área contable.  Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar
en una institución, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan
a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la
entidad y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades.  Para prevenir estas
situaciones, la gerencia de la institución debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo
documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer
formalmente los procedimientos que se realizan en la entidad.  Normalmente, todo el
conocimiento de una entidad es reflejado de distintas formas o maneras.  La más común para
llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de los manuales de procedimientos.  
Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y
procedimientos dentro de la Empresa:

-          Memorándums

-          Instructivos

-          Circulares

-          Manuales

-          Narrativos

Memorándums:

Los memorándums ampliamente utilizados son comunicaciones internas que en forma corta
deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario.  En algunos casos se tiene la
costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum,
lo cual es una práctica errónea.  El texto del memorándum debe expresar en forma corta la
pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el
asunto al cual se refiere el memorándum.

Instructivos:

Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe
llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.  Aún cuando son mejores que los
memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no le favorece, dado a
que  los mismos deben ser puntuales y específicos.  Un ejemplo típico de este tipo de
instrumento está representado por los instructivos para establecer los pasos que deberán
seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de inventarios.

Circulares:

Las circulares son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o
guías de acción para casos específicos y en forma puntual, Su utilización para comunicar
procedimientos debe ser limitado.  En el caso de entidades gubernamentales, representan un
sinónimo de memorándums, debido a que es utilizada en gran cantidad, las circulares se
caracterizan por ser un tanto impersonales.

Manuales:

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales
utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. 
Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo
el esquema de una especie de libro actualizable.

Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de

narrativo, responsables/acción.  Esta forma de describir procedimientos, detalla los pasos de
un proceso identificando las personas de la acción que realizan.

Narrativos:

La última técnica para documentar procedimientos, son los narrativos, éstos consisten en la
descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen.  
La técnica de responsable/acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un
documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos.  Los
narrativos pueden ser utilizados para documentar información que es levantada para un
sistema del cual se está realizando algún análisis. 

Procedimientos contables y manuales.

PROCEDIMEINTOS CONTABLES:

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables,

como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro
de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse
como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite
conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados
financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es
sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como
procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en
cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una

empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios,
sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y
suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de
poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa
manufacturera.

Manuales de procedimientos
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea
para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas
las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene
que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman
el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
 Tipos de manuales.
 Organizacional.

 Departamental.

 Política.

 Procedimientos.

 Técnicas.

 Bienvenida.

 Puesto.

 Múltiple.

 Finanzas.

 Sistema

 Calidad.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no

algunos de ellos:

 HARDWARE DONDE SE PROCESA LA INFORMACIÓN

 SOFTWARE PROPIAMENTE DICHO

 RECURSOS HUMANOS

 POLITICAS Y NORMAS CONTABLES ADOPTADAS POR LA ENTIDAD

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE:

Un SISTEMA CONTABLE es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones
financieras. Debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos
resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un
período determinado.

Las principales tareas que lleva acabo el sistema son:

 INGRESO DE LOS DATOS

  VALIDACIÓN DE LOS DATOS

 ACTUALIZACIÓN DE REGISTROS

 EMISIÓN DE REPORTES.

El esquema de funcionamiento contable sería:

Comprobante de diario Listado de validación Diario General Balance General

INGRESO DE DATOS VALIDACION ACTUALIZACION EMISION DE

DE REGISTROS REPORTES

INGRESO DE LOS DATOS:

En un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario y cada comprobante

tiene varios registros.

VALIDACION DE DATOS:

Verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos
para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia. Se asegura que no
fallen los controles sobre integridad de los datos.

Uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema contable es que no se
capturen todas las transacciones, que haya poca confianza en que las cifras reveladas en los
estados financieros sean razonablemente correctas.

El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con el tratamiento
de los datos: validación, actualización y emisión de reportes, sin embargo, todos los errores
que pueda generar inconsistencia en la información, deben ser detectados en el momento de
la validación Ej. Parámetros en el plan de cuentas, manejo de varias monedas.

Al tratar sobre la validación de los datos, debe ponerse énfasis no solo en el tipo de control,
sino en la calidad de los procedimientos manuales que se establezcan para realizarlos EJ:
Verificar la secuencia numérica de los comprobantes, correlatividad numérica por fecha o
período.
Un programa de validación debe estar en capacidad de poder determinar sin un comprobante
no ha sido grabado en el sistema , para esto el programa debe verificar la secuencia numérica
de estos documentos.

En muchos sistemas, en la fase de validación de datos se producen listados de excepciones

que son reportes en donde se le detalla al usuario todos lo datos para los cuales se tiene algún
tipo de discrepancia y observación.

Ej: de tipos de excepciones:

Error en la secuencia de comprobantes

Fecha de documento no válida

Cuenta de mayor no existe

Movimiento sin referencia de documento como número del cheque por ej.

ACTUALIZACION DE REGISTROS:

Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas de
mayor., Esta actualización puede efectuarse de dos maneras:

INTERACTIVAMENTE hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en

que el operador esté grabando el detalle de cada una de las transacciones, la información debe
ser validada en el momento en que sea capturada. Debe existir fuetes controles en este
proceso.

EN LOTE implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es
decir, al final del día, por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resume y luego son
actualizadas.

EMISION DE REPORTES:

Es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la

información que ha sido grabada, validada y actualizada.:

GENERADOR DE REPORTES: Se requiere muchas veces que la información sea presentada

bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad, un
software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de
crear sus propias estructuras de reportes.