GUIA 6.

PARAMETRIZACION DEL CATALOGO DE

CUENTAS Y EL CICLO CONTABLE

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Duración de la actividad: 0.50 horas trabajo directo - 1 hora trabajo independiente- Total 1.5 Horas
Es clara la necesidad que existe en el campo financiero de generar información útil y confiable, así como que ésta tenga un soporte documental
que la respalde. Igualmente, el registro de todas las operaciones realizadas por una empresa debería reposar en algún medio que pueda servir
posteriormente como fuente de dicha información.

Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:

 ¿Cuál sería un medio o fuente para consignar la información?

Rta:

Data Crédito o Superintendencia de Bancos e instituciones Financieras SBIF

o ¿Qué principios o reglas generales considera deben acatarse para su diligenciamiento?

Rta: La información que en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.es una expresión testimonial, en
cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en
cualquier soporte documental, así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), y que contablemente se
consigna en libros contables
¿Qué bondades tiene el hecho de consignar la información financiera en un medio confiable y fidedigno?
o Flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas
o Realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuentan
o La situación financiera de la empresa.
o Consistencia en la Información consignada, así como en la estabilidad de sus operaciones.
o Requisito de Ley.
o Punibilidad hacia Terceros y demás tramites.
o Uso de datos confiables
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.)

Es importante recordar que su proyecto de formación es Implementación de Sistemas de

Información Contables- financieros y Auditoria para el Buen Gobierno Corporativo de los Entes
Económicos. Las actividades que se proponen en esta Guía tienen como propósito “Codificar y
diligenciar documentos teniendo en cuenta la interpretación del catálogo de cuentas para el
desarrollo del ciclo contable de la organización según normativa legal vigente y políticas
institucionales”. Dado lo anterior, iniciaremos con reconocer la importancia que reviste este tema
dentro de su proyecto formativo y para ello está planteada la siguiente actividad:

- El proyecto formativo desarrollado con su GAES tiene una serie de registro contables de los hechos económicos que han realizado hasta ahora.
Con base a lo que ha podido escuchar, leer o
experimentar en alguna ocasión:

 ¿Qué libros de Contabilidad ha pensado implementar dentro de su proyecto?

Rta: Libro diario, libro mayor, libro de inventarios y libros auxiliares

 ¿Qué principios o reglas generales considera deben acatarse para su diligenciamiento?

Rta: Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se
destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, su movimiento debitó y crédito, combinando el
movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
 b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido
llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las
transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

NOTA: En GAES adjuntamos información para una sola respuesta.

3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su alcance,
acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente cuestionario:

1. ¿Qué es un catálogo de cuentas y cuantos existen dependiendo del sector?

Rta: Un catálogo de cuentas es un documento que se utiliza para registrar todas las operaciones realizadas por una empresa. Es un tipo de
documento muy importante y válido en el ámbito contable de la empresa, ya que facilita el registro de las transacciones económicas,
sistematizando todos los gastos e ingresos que se llevan a cabo.

El catálogo de cuentas se organiza en base a las 6 grandes cuentas de la contabilidad:

o Activo.
o Pasivo.
o Capital.
o Ingresos.
o Costos.
o Gastos.
Cómo se realiza un catálogo de cuentas

En primer lugar, es necesario conocer qué transacciones y operaciones están teniendo lugar en la empresa.

A la hora de elaborar este documento es importante tener en cuenta que pueden darse modificaciones ya que puede ocurrir que se
pague o cobre por algún producto o servicio que al final no se haya prestado, o se haya introducido erróneamente algún dato.
 Para su realización, hay que tener en cuenta los siguientes datos:

 Datos financieros por departamento.

 Proyectos.
 Datos regionales.
 Obligaciones tributarias.
 Fuentes de ganancias más importantes.

Principales tipos de catálogos de cuentas
En función del tipo de sistema de codificación que se utilice existen diferentes tipos de catálogos de cuentas. Estos son los cinco principales:

 Con sistema alfabético. Para referirse a los activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos, se hace uso de letras. Por ejemplo, ‘A’ es
para activos, ‘B’ es para pasivos, etc.

 Con sistema decimal. Para referirse a los diferentes términos fiscales se utiliza numeración del 0 al 9. Por ejemplo, el 0 para activos, el 1
para pasivos, etc.

 Con sistema numérico. De esta forma se clasifican en grupos y subgrupos todas las cuentas de la empresa, asignando un número a cada
tipo de transacción. Por ejemplo, 1 para activos, 11 para activos corrientes, 11-10 para efectivo, etc.

 Con sistema nemotécnico. Las cuentas vienen clasificadas de manera que se pueda memorizar fácilmente la forma en cómo son
nombradas en el catálogo. Por ejemplo, para activos se usa la letra ‘A’, para pasivos la letra ‘P’, etc. Para referirse a los subgrupos se usan
letras en minúscula. Por ejemplo, para activos circulantes se usa ‘Ac’.
 Con sistema combinado. Son catálogos de cuentas que utilizan sistemas de codificación combinando dos de los sistemas anteriores.

2. ¿Cuál es el contenido o estructura de un catálogo de cuentas (codificación, descripción

dinámicas)?

Rta:

Los catálogos de cuentas son documentos muy flexibles, por lo que los trabajadores pueden llevar un registro de cada operación de manera
rigurosa, teniendo en cuenta cualquier variación en la entrada o salida de dinero en la empresa.
Además, al haber un registro en papel o digital, en todo momento se tiene constancia de cómo está el flujo de dinero en la empresa,
especificando de qué forma y en qué cantidad entra y sale.

Y a la hora de efectuar presupuestos, el catálogo de cuentas posibilita hacer una estimación más precisa de lo que se va a necesitar o se va
a gastar.

Características principales de un catálogo de cuentas

Estas son las características que debe reunir un catálogo de cuentas para ser útil para la empresa y sus trabajadores:

Flexibilidad. Los catálogos de cuentas deben poder permitir que se les añada nuevas cuentas, de acuerdo con la realidad de la empresa.
Precisión. Es necesario que las diferentes transacciones estén codificadas de forma inequívoca y con la mínima ambigüedad posible. Los
símbolos y códigos utilizados para costos, pasivos, activos, etc, deben ser lo menos parecidos los unos con los otros para evitar cualquier
tipo de confusión. Para facilitar el manejo de los datos es habitual usar la siguiente codificación:

 1-000X para activos.

 2-000X para pasivos.

 3-000X para capital.

 4-000X para ingresos.

 5-000X para costos.

 6-000X para gastos.

Racionales. Los catálogos de cuentas deben facilitar el poder agrupar las cuentas que tengan algún tipo de relación. Por ejemplo, los gastos
en materias prima, en transporte, etc.
Sencillez. Los símbolos utilizados deben ser de fácil memorización y manejables para los miembros de la empresa. No es funcional un
catálogo de cuentas que esté elaborado de tal forma que el usuario tenga que consultar constantemente el significado de los códigos o
letras.

Estructura de un catálogo de cuentas

RUBRO: Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al Estado de Situación financiera. Por ejemplo, Activo
Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido, Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo.
 CUENTA: Denominación que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo, Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y
Gastos de una entidad. Por ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc.

SUBCUENTAS: Término contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que integran a una cuenta principal o
colectiva. Por ejemplo: Sr. Luis Lara, Sr. Raúl Robles, Sr. Lino Vázquez son subcuentas del Cliente.

3. Dentro de la estructura de un catálogo de cuentas, ¿qué significa cada nivel numérico de

codificación?

Rta: 1 – Activos.
1.0 – Activos Corrientes.
1.0.1 – Efectivos en Caja y Bancos.
1.0.1.1 – Caja General.
1.0.1.2 – Caja Chica.
1.0.1.3 – Banco XXXXXX
1.0.1.4 – Banco XXXXXX
1.0.2 – Documentos y Cuentas por Cobrar.
1.0.2.1 – Documentos por Cobrar.
1.0.2.2 – Cuentas por Cobrar Clientes.
1.0.2.2.1 – Cuentas por cobrar clientes.
1.0.2.2.2 – Provisiones de Cuentas Incobrables.
1.0.2.3 – Cuentas por Cobrar Funcionario.
1.0.2.4 – Cuentas por Cobrar Empleados.
1.0.3 – Inventarios.
1.0.3.1 – Inventarios de Mercancías.
1.0.3.2 – Inventario de Mercancías en Tránsito.
1.0.3.3 – Inventario de Mercancías a Consignación.
1.0.4 – Gastos Pagados por Adelantado.
1.0.4.1 – Seguro Pagado Por Adelantado.
1.0.4.2 – Suministro de Oficina.
1.0.4.3 – Alquiler Pagado por Adelantado.
1.0.4.4 – ITBIS Adelantado.
1.0.5 – Activos Diferidos.
1.0.5.1 – Mercadotecnia.
1.0.5.2 – Organización de la Compañía.
1.0.5.4 – Instalación de la Compañía.
1.1 – Instrumentos Financieros (Inversiones).
1.1.1 – Acciones en otras Compañía.
1.1.2 – Certificado Financiero.
1.1.3 – Depósito a Plazo Fijo.
1.1.4 – Bonos.
1.2 – Propiedad, Planta y Equipos. (Activos Fijos).
1.2.1 – Terrenos.
1.2.2 – Edificios.
1.2.2.1 – Depreciación Acumulada Edificios.
1.2.3 – Maquinarias.
1.2.3.1 – Depreciación Acumulada Maquinarias.
1.2.4 – Equipos de Transporte.
1.2.4.1 – Depreciación Acumulada Equipo de Transporte.
1.2.5 – Mobiliarios y Equipos de Oficina.
1.2.5.1 – Depreciación Acumulada Mobiliario y Equipo de Oficina.
1.2.6 – Herramientas.
1.2.6.1 – Depreciación Acumulada de Herramientas.
1.3 – Otros Activos.
1.3.1 – Fianzas.
1.3.2 – Depósitos.

2 – Pasivos.
2.0 – Pasivos Corrientes.
2.0.1 – Documentos por pagar.
2.0.2 – Cuentas por Pagar.
2.0.3 – Sueldos Por Pagar.
2.0.4 – Intereses por Pagar.
2.0.5 – Comisiones por Pagar.
2.0.6 – ITBIS por Pagar.
2.0.7 – Bonificaciones por Pagar.
2.0.8 – Impuesto Sobre la Renta por Pagar.
2.1 – Pasivo a Largo Plazo.
2.1.1 – Prestamos por Pagar a Largo Plazo.
2.1.2 – Hipoteca Por Pagar a Largo Plazo.
2.2 – Pasivos Diferidos.
2.2.1 – Anticipos de Clientes o Ingresos recibidos por Adelantado.

3 – Capital.
3.0 – Capital Social.
3.0.1 – Capital Suscrito y Pagado.
3.0.2 – Retiros.
3.0.3 – Resultados del Periodo.
3.0.4 – Utilidades Retenidas.

4 – Ingresos.
4.0 – Ingresos Ordinarios.
4.0.1 – Ingresos por Ventas.
4.0.1.1 – Devoluciones en Ventas.
4.0.1.2 – Descuentos en Ventas.
4.0.2 – Ingresos por Servicios.
4.1 – Ingresos Extraordinarios.
4.1.1 – Intereses Ganados.
4.1.2 – Ingresos por Comisiones.
4.1.3 – Otros Ingresos.
4.1.4 – Ganancias en ventas de Activos Fijos.

5 – Costo de las Mercancías Vendidas.

5.0 – Costos de Ventas.
5.0.1 – Compras de Mercancías.
5.0.1.1 – Devoluciones en Compras.
5.0.1.2 – Descuentos en Compras.
5.0.2 – Fletes en Compras.

6 – Gastos.
6.0 – Gastos de Ventas.
6.0.1 – Gastos de Comisiones Sobre Ventas.
6.0.2 – Gastos de Publicidad.
6.0.3 – Gastos de Cuentas Incobrables.
6.0.4 – Gastos de Mercadotecnia.
6.0.5 – Gastos de Transporte.
6.1 – Gastos Generales y Administrativos.
 6.1.1 – Gastos de Sueldos.
6.1.2 – Gastos de Seguros.
6.1.3 – Gastos de Suministros de Oficina.
6.1.4 – Gastos de Depreciación.
6.1.5 – Gastos de Energía Eléctrica.
6.1.6 – Gastos de Comunicación.
6.1.7 – Gastos de Regalía Pascual.
6.1.8 – Gastos de Combustible.
6.1.9 – Gastos de Reparación.
6.1.10 – Gastos de Organización de la Compañía.
6.1.11 – Gastos de Instalación de la Compañía.
6.1.12 – Gastos de Alquiler.
6.2 – Gastos Financieros.
6.2.1 – Gastos de Intereses Sobre Préstamos.
6.2.2 – Gastos de Comisiones Sobre Préstamos.
6.2.3 – Gastos de Servicios Bancarios.
6.3 – Otros Gastos.
6.3.1 – Perdida en Venta de Activos Fijos.

4. ¿Que son los libros de contabilidad y para qué sirven?

Rta: Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la información financiera de la empresa, operaciones que
se realizan durante un periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

Los libros obligatorios son:

 Libro diario
 Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Los libros contables voluntarios son:

 Libro mayor
 Libros auxiliares
 Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada que permita el orden cronológico de sus
operaciones.

Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación relativa durante seis años, además de legalizar los
libros mediante su presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social.

El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación
posteriormente.

 Los libros contables son fundamentales para ordenar las finanzas de una empresa. Gracias a ellos la empresa puede llevar un
registro contable, realizar el balance anual y cumplir con sus obligaciones fiscales de forma correcta. La contabilidad debe
llevarse al día de cara a mantener el control sobre la misma –evitando que haya errores- y de cara a justificar los movimientos
económicos de la compañía frente a la Hacienda Pública.

5. ¿Cuáles son los libros de contabilidad principal y auxiliar?

Rta:

 PRINCIPAL

 Libro Diario. Es el libro en el que se registran todas las operaciones que se realizan de forma diaria en la empresa: cobros y
pagos. Todas las transacciones se anotan de forma cronológica.
 Libro de inventarios. Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes,
derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.
 Cuentas anuales. En este se incluirá el balance de la empresa, en el que quedarán señaladas las pérdidas y ganancias de la
empresa, los flujos efectivos, la memoria de actividad y el estado de cambios en el patrimonio neto. El libro está formado por
varios registros que interconectados.
 Libro de remuneraciones. Es obligatorio para todas aquellas empresas que tengan más de cinco empleados. En este documento
se llevará a cabo el registro de las remuneraciones de dichos empleados.

 AXULIARES

 Libro de caja. Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio.
  Libro de banco. Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la
empresa.
 Libro de entradas y salidas de almacén. Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que
la empresa lo tuviese).
 Libro auxiliar de vencimientos. Tiene gran importancia ya que nos ayuda a mantener controlados los vencimientos de deudas.
 Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Este libre permite llevar a cabo el control de las declaraciones de renta de primera
categoría.
 Libro mayor. Se trata de un resumen de los movimientos de cada una de las cuentas del libro diario. Lo que se saca de este
documento es un saldo de deuda o de deuda a reclamar por cada cuenta. Luego, dicho registro se lleva al balance.

6. ¿Qué es ciclo contable?

Rta: Es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa.

Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una
forma fiable, reflejando la imagen de la actividad.

Normalmente un ciclo contable es de un año, aunque hay empresas con ciclos contables mensuales, trimestrales o semestrales.

En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario, comprobantes financieros, hasta la preparación de los estados
financieros.

Etapas del ciclo contable

La vida de un negocio se divide en ciclos o años contables y estos, a su vez, se dividen en tres etapas: apertura, movimiento y cierre
contable.

- Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su año contable y comienza a realizar transacciones económicas que van siendo
recogidas en sus libros contables, tanto en los obligatorios como en los auxiliares.

- Movimiento: Registro de las transacciones.

- Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado económico del ejercicio.

Importancia del ciclo contable

 La importancia del ciclo contable reside en poder ver si los datos financieros y patrimoniales son correctos, comprobando así la buena
salud de la empresa.

7. ¿Qué es un Balance de prueba?

Rta: El balance de prueba o de comprobación es un informe contable donde se recopilan los montos de los saldos de todas las cuentas del
libro mayor de una empresa. Los saldos de débito se listan en una columna y los saldos de crédito en otra columna. El total de estas dos
columnas debe ser idéntico.

Una compañía prepara un balance de prueba generalmente al final de cada período que se reporta, con el propósito de asegurar que las
entradas en el sistema de contabilidad de una empresa sean matemáticamente correctas.

las cuentas de activos y de gastos aparecen en la columna de débito del balance de prueba, mientras que las cuentas de pasivos, capital e
ingresos aparecen en la columna de crédito.

Se debería ejecutar de forma regular. Esto ayuda a identificar rápidamente cualquier problema y solucionarlo tan pronto como surja. La
preparación del balance de comprobación debe estar vinculada al ciclo de facturación de la empresa.

¿En qué consiste un balance de prueba?

La preparación de un balance de prueba para una empresa sirve para detectar cualquier error matemático que haya ocurrido en el sistema
de contabilidad de doble entrada.

Si el total de los débitos es igual al total de los créditos, se considera que el saldo de la prueba está equilibrado y no debe haber errores
matemáticos en los libros de contabilidad.

Sin embargo, esto no significa que no haya errores en el sistema contable de una empresa. Por ejemplo, las transacciones que se hayan
clasificado incorrectamente o las que simplemente faltan en el sistema podrían ser errores contables importantes que no serían detectados
por el balance de prueba.
8. Diferencia entre un balance de prueba y uno de apertura.

Rta:
 BALANCE DE PRUEBA
El balance de prueba refleja la contabilidad de una  BALANCE DE APERTURA
empresa y organización en un determinado periodo.
Por eso, este balance actúa como base a la hora de El balance de apertura o balance inicial, es in estado
preparar las cuentas anuales. financiero básico que, en forma resumida de acuerdo
con las normas de contabilidad y disposiciones
legales, proporciona información en términos de
unidades monetarias referidas a la situación
patrimonial y financiera en una empresa al inicio de
sus actividades.

 Procedimiento De Elaboración. I. Se prepara una hoja que contenga los siguientes datos:
código de cuenta, descripción, débitos y créditos.
 II. Se verifico la lista de los nombres de todas las cuentas I. Una de las características del balance de apertura es
que presenten saldo y se les coloco código a las que incluye el saldo de las cuentas de la empresa al
cuentas. final del periodo anterior, después de realizar todos los
III. Al final se colocan SUMAS IGUALES y se procede a ajustes que se exigen en el Plan General Contable.
totalizar la columna de débito y del crédito. Cuando una empresa realiza el balance de cierre de un
IV. Si el resultado no da igual significa que se ha cometido ejercicio económico, éste se convierte en el balance de
un error y se debe verificar nuevamente. apertura del nuevo año.

 OBJETIVO
 El objetivo del balance de apertura es proporcionar
información referida a la situación patrimonial y
financiera de una empresa, para la toma de decisiones y
 CARACTERISTICAS cumplir con disposiciones legales referidas a la
autorización para iniciar actividades.
9. Diferencia entre balance de prueba y estados financieros.

Rta:
 Un Balance de prueba. Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista total de los débitos y créditos de las
cuentas, junto al saldo de cada una de ellas, De forma que permite establecer un resumen básico de un estado financiero.

 Un Estado Financiero. Son informes que se utilizan para conocer la situación económica y financiera, así como los cambios que
experimenta la empresa en un periodo de tiempo determinado.

10.Diferencia entre ciclo contable y ciclo económico.

Rta:
 Ciclo contable: corresponde al lapso de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa.

 Ciclo económico: consiste en un fenómeno que se remite a las variaciones en la tasa de producción y crecimiento, de empleo y
otras variables macroeconómicas en un plazo corto, en periodos o lapsos determinados durante varios años.

11.Diferencia entre Cuentas auxiliares y libros auxiliares.

Rta:

 CUENTAS AXULIARES
Una cuenta auxiliar es la cuenta individual de un cliente que le debe dinero a una empresa. Las diversas cuentas auxiliares
representan el valor total de las cuentas por cobrar. Cada una de estas cuentas aparecen en el libro mayor de la empresa, la
cual es la lista maestra de las cuentas abiertas de los clientes. Cada vez que un cliente realiza un pago, la compañía actualiza la
cuenta auxiliar, su entrada en el libro mayor y el saldo de las cuentas por cobrar.

PROPOSITO
La mayoría de las empresas mantienen registros individuales para cada cuenta auxiliar para asegurarse de que el saldo de las
cuentas por cobrar es la correcta. Para verificar la precisión del balance, la compañía compara el total de las cuentas auxiliares
con el valor total de las cuentas por cobrar. Si los valores no coincides, la empresa examina cada entrada libre mayor para
encontrar la discrepancia.

 LIBROS AUXILIARES
Son los libros auxiliares, donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros
principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que
realizar.

Esquema

Fecha de la transacción
En esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.
Detalla
En esta columna se anota la descripción breve del echo económico.
 CD
En esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante diario de donde se toman los datos.

DÉBITO/CRÉDITO
En esta columna se registra según el caso tomado de las columnas parciales comprobando de contabilidad o diario.

SALDO
En esta columna muestra el resultado de sumar o restar al saldo anterior.

12. Diferencia entre libro diario y comprobantes de diario.

Rta: La diferencia principal entre un libro diario y un comprobante diario es que el primero registra todas las operaciones un día y el
comprobante es el justificativo de cada operación a registrar. Ambos conceptos se definen como tal:

Un libro diario básicamente es un documento donde se registran a diario en orden cronológico todas las transacciones comerciales de
alguna empresa.

Mientras que, los comprobantes de diario son registros diarios de movimientos de cuenta tales como egresos, ingresos y traspaso, que
se usan en una empresa para justificar las operaciones de una empresa.

3.3.2 Consulte individualmente la siguiente normatividad y realice sobre estos ya sea mapas mentales, mapas conceptuales, cuadros sinópticos,
cuadros comparativos, rejillas de conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres didácticas para el desarrollo de los sub ítems. El instructor
presencialmente moderará un debate acerca de la lectura de esta Reglamentación, con base a alguna de las estrategias didácticas que haya escogido
desarrollar, para reflexionar sobre los fundamentos teóricos planteados en la presente consulta. Esta socialización podrá ser individual o por
GAES, según criterios indicados por su instructor.

3.3.2.1. Código de comercio

-Libro Primero-Titulo IV –Capítulo I-Libros y Papeles del Comerciantes.
-Libro Primero-Titulo IV –Capitulo II-Reserva y Exhibición.
-Libro Primero-Titulo IV –Capitulo III-Eficacia Probatoria
 CAPÍTULO I.
LIBROS Y PAPELES
DEL
COMERCIANTE

LIBRO PRIMERO
DE LOS COMERCIANTES
Y DE LOS ASUNTOS DE
COMERCIO

CAPÍTULO II.
TÍTULO IV. RESERVA Y
DE LOS LIBROS DE EXHIBICIÓN DE
COMERCIO LIBROS DE COMERCIO

CAPÍTULO III.
EFICACIA
PROBATORIA DE LOS
LIBROS Y PAPELES
DE COMERCIO
 ARTÍCULO 48.
CAPÍTULO I.
CONFORMIDAD DE LIBROS Y
PAPELES DEL COMERCIANTE ARTÍCULO 49.
LIBROS Y ARTÍCULO 50.
A LAS NORMAS LIBROS DE
PAPELES DEL CONTABILIDAD -
COMERCIALES - MEDIOS COMERCIO -
COMERCIANTE REQUISITOS.
PARA EL ASIENTO DE CONCEPTO.
OPERACIONES.

ARTÍCULO 51.
ARTÍCULO 58. COMPROBANTES Y
SANCIONES POR VIOLACIONES A LAS CORRESPONDENCIA -
PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE PARTE DE LA
ARTÍCULO 57. COMERCIO, A LAS OBLIGACIONES DEL CONTABILIDAD.
PROHIBICIONES SOBRE LOS COMERCIANTE Y OTRAS.
LIBROS DE COMERCIO.

ARTÍCULO 60. ARTÍCULO 59. ARTÍCULO 52.

CONSERVACIÓN DE LOS CORRESPONDENCIA OBLIGATORIEDAD DE
LIBROS Y PAPELES ENTRE LOS LIBROS Y ELABORAR
ARTÍCULO 56. CONTABLES - LOS COMPROBANTES. PERIÓDICAMENTE UN
LIBROS - HOJAS REMOVIBLES - REPRODUCCIÓN INVENTARIO Y UN
OBLIGATORIEDAD DE EXACTA. BALANCE GENERAL.
NUMERAR.

ARTÍCULO 55. ARTÍCULO 54. ARTÍCULO 53.

OBLIGATORIEDAD DE OBLIGATORIEDAD DE ASIENTO DE LAS
CONSERVAR LOS CONSERVAR LA OPERACIONES MERCANTILES
COMPROBANTES DE LOS CORRESPONDENCIA - COMPROBANTE DE
ASIENTOS CONTABLES. COMERCIAL. CONTABILIDAD - CONCEPTO.
 ARTÍCULO 62.
SANCIONES POR
VIOLACIÓN DE RESERVA
ARTÍCULO 61. DE LOS LIBROS.
EXCEPCIONES AL ARTÍCULO 63.
DERECHO DE RESERVA. EXHIBICIÓN O EXAMEN
DE LIBROS DE COMERCIO
ORDENADO DE OFICIO.

ARTÍCULO 64.
CAPÍTULO II. EXHIBICIÓN Y EXAMEN
RESERVA Y GENERAL DE LIBROS.
EXHIBICIÓN DE
LIBROS DE
COMERCIO

ARTÍCULO 65.
EXHIBICIÓN PARCIAL DE
ARTÍCULO 67.
LIBROS.
RENUENCIA A LA
EXHIBICIÓN DE LOS LIBROS.

ARTÍCULO 66.
FORMA DE PRACTICAR
LA EXHIBICIÓN.
 ARTÍCULO 69.
ARTÍCULO 68. CUESTIONES MERCANTILES
VALIDEZ LIBROS Y CON PERSONAS NO
PAPELES DE COMERCIO. COMERCIANTES.

ARTÍCULO 70.
VALOR PROBATORIO DE ARTÍCULO 71.
CAPÍTULO III. LIBROS Y PAPELES EN ACEPTACIÓN DE LO QUE
EFICACIA PROBATORIA DIFERENCIAS ENTRE CONSTE EN LIBROS DE
DE LOS LIBROS Y COMERCIANTES-REGLAS. LA CONTRAPARTE.
PAPELES DE COMERCIO

ARTÍCULO 73. ARTÍCULO 74.

ARTÍCULO 72. DOBLE
APLICACIÓN DE
PRINCIPIO DE CONTABILIDAD-
REGLAS
INDIVISIBILIDAD. CONSECUENCIAS.
PRECEDENTES.

3.3.2.2. Estatuto Tributario

Artículos 616, 654, 772, 773, 774, 775 y 776.
 DECRETO 624 DE 1989

ARTICULO 654. ARTICULO 772.

ARTICULO 616.

HECHOS IRREGULARES EN LA CONTABILIDAD COMO

LIBRO FISCAL DE REGISTRO MEDIO DE PRUEBA.
LA CONTABILIDAD.
DE OPERACIONES.

Quienes comercialicen bienes o presten Habrá lugar a aplicar sanción por libros de Los libros de contabilidad del
servicios gravados perteneciendo al contabilidad, en los siguientes casos: contribuyente constituyen
régimen simplificado*, deberán llevar el prueba a su favor, siempre que
libro fiscal de registro de operaciones a. No llevar libros de contabilidad si se lleven en debida forma.
diarias por cada establecimiento, en el cual hubiere obligación de llevarlos.
se identifique el contribuyente, esté b. No tener registrados los libros
debidamente foliado y se anoten principales de contabilidad, si hubiere
diariamente en forma global o obligación de registrarlos.
discriminada las operaciones realizadas. Al c. No exhibir los libros de contabilidad,
finalizar cada mes deberán, con base en las cuando las autoridades tributarias lo
facturas que les hayan sido expedidas, exigieren.
totalizar el valor pagado en la adquisición d. Llevar doble contabilidad.
de bienes y servicios, así como los e. No llevar los libros de contabilidad en
ingresos obtenidos en desarrollo de su forma que permitan verificar o determinar
actividad. los factores necesarios para establecer las
bases de liquidación de los impuestos o
retenciones.
f. Cuando entre la fecha de las últimas
operaciones registradas en los libros, y el
último día del mes anterior a aquél en el
cual se solicita su exhibición, existan más
de cuatro (4) meses de atraso.
Para efectos fiscales, la contabilidad de los FORMA Y REQUISITOS PARA
ARTICULO 773.
comerciantes deberá sujetarse al título IV LLEVAR LA CONTABILIDAD.
del libro I, del Código de Comercio y:

1. Mostrar fielmente el movimiento diario REQUISITOS PARA QUE LA

CONTABILIDAD CONSTITUYA ARTICULO 774.
de ventas y compras. Las operaciones
correspondientes podrán expresarse PRUEBA.
globalmente, siempre que se especifiquen
de modo preciso los comprobantes
externos que respalden los valores Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para
anotados. quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán
prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:
2. Cumplir los requisitos señalados por el
gobierno mediante reglamentos, en forma 1.Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos
que, sin tener que emplear libros Nacionales, según el caso;
incompatibles con las características del 2.Estar respaldados por comprobantes internos y externos;
negocio, haga posible, sin embargo, ejercer 3.Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural;
un control efectivo y reflejar, en uno o más 4.No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no
libros, la situación económica y financiera estén prohibidos por la ley;
de la empresa. 5.No encontrarse en las circunstancias del artículo 74 del Código de Comercio.

PREVALENCIA DE LOS ARTICULO 776.

COMPROBANTES SOBRE
ARTICULO 775. LOS ASIENTOS DE
CONTABILIDAD.

PREVALENCIA DE LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD FRENTE A LA DECLARACIÓN. Si las cifras registradas en los asientos contables referentes a
costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos exceden del
valor de los comprobantes externos, los conceptos
correspondientes se entenderán comprobados hasta concurrencia
Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y del valor de dichos comprobantes.
patrimonio y los asientos de contabilidad de un mismo
contribuyente, prevalecen éstos.
3.3.2.4 Normatividad Varia:
-Articulo 22 del Decreto 406 del 2001
-Articulo 173 y 174 del Decreto 0019/2012
-Artículos 2 al 12 del Decreto 805 del 2013
-Circular Externa 100-000001 del 8 de marzo 2012 expedida Supersociedades.
-Articulo 195 del Código de Comercio.

Artículo 22.
a) El número de Sistema Técnico de b) El valor total
trabajadores que haya control para los cancelado por
tenido a su servicio el responsables del concepto de servicios
último día de cada mes régimen simplificado. públicos, en forma
del año; discriminada;

Además de lo previsto en el artículo 616

del Estatuto Tributario, los responsables del
régimen simplificado del impuesto sobre
las ventas deberán incluir en el Libro Fiscal
de Registro de Operaciones, dentro de los
cinco (5) primeros días de cada mes, la
siguiente información respecto del mes
inmediatamente anterior:
c) El valor total cancelado
por concepto de
arrendamiento del local,
sede, establecimiento,
negocio u oficina;
d) El valor total de las
consignaciones bancarias
en cuentas de ahorro o
corrientes.
 ARTÍCULO 173. LIBROS ARTÍCULO 174.
DEL COMERCIANTE. ALTERACIÓN.

El artículo 56 de Código del Comercio

quedará así:

"Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas

removibles o formarse por series continuas
de tarjetas, siempre que unas y otras estén Modifíquese el numeral 5 del artículo 57 del
numeradas, puedan conservarse archivadas Código de Comercio:
en orden y aparezcan autenticadas conforme
a la reglamentación del Gobierno. "5. Arrancar hojas, alterar el orden de las
mismas o mutilar los libros, o alterar los
Los libros podrán llevarse en archivos archivos electrónicos."
electrónicos, que garanticen en forma
ordenada la inalterabilidad, la integridad y
seguridad de la información, así como su
conservación. El registro de los libros
electrónicos se adelantará de acuerdo con la
reglamentación que expida el Gobierno
Nacional."
DECRETO 805
DE 2013

Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de comercio en medios

electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la
Artículo 2 definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros
de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto.

Inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos en las Cámaras de Comercio. Los libros
de comercio en medios electrónicos, sujetos a dicha formalidad, deberán ser inscritos en la Cámara de
Artículo 3 Comercio correspondiente al domicilio de cada comerciante y para ello, las Cámaras de Comercio a
través de sus servicios registrales virtuales, habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de
información autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el presente decreto.

Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas
Artículo 4 y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán
llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán
cumplir con los siguientes requisitos:

1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el

archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;
2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio
correspondiente. La Cámara de Comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la
dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de
la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico
disponible.
 Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de
accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo
Artículo 5 libro de manera electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la
correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante podrá elegir entre el registro en medios
electrónicos o en medios físicos. En el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá
firmar digital o electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el
extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de
conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012.

Para los casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deberá hacerlo mediante el uso de
un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia,
quien garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio inscritos. Para garantizar el orden en
el desarrollo de los registros de los libros de comercio en medios electrónicos, se tendrá en cuenta el criterio
Artículo 6 cronológico en su asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrónicos deberán incorporar un
mecanismo de estampado cronológico, cuya fuente sea la hora legal colombiana.

seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente decreto, las Cámaras de Comercio deben
garantizar que la información contenida en el registro de libros electrónicos sea completa e inalterada de manera
que su conservación cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en el artículo 12 de la
Artículo 7 Ley 527 de 1999:

1. Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta.

2. Que se garantice su integridad, confidencialidad, autenticidad y conservación, mediante la inclusión del
contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación de mensajes de datos. Para este efecto, la Cámara de
Comercio correspondiente deberá disponer de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el
cumplimiento de este numeral.
3. Que la Cámara de Comercio garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultánea de un
mismo libro, en medios electrónicos o copia física. En cualquier caso, será responsabilidad del comerciante o de
la persona obligada, escoger e informar a la Cámara de Comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o
electrónico para realizar el registro.
4. Que se verifique la autenticidad del libro objeto de registro, en medios electrónicos, de conformidad con los
procedimientos de verificación de firmas digitales o electrónicas, según sea el caso.
 Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas
electrónicos deberán incorporar un mecanismo de firma electrónica o digital, a afectos de garantizar la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes registros efectuados por parte de quien diligencia
Artículo 8 los libros de comercio electrónicos.

Los libros de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un mecanismo de firma
digital o electrónica de las personas que intervengan en su diligenciamiento. Es responsabilidad de cada
comerciante la provisión de las firmas y estampas cronológicas necesarias.

Las plataformas o sistemas electrónicos, deberán garantizar el cifrado de los datos que en estos se
incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la información, que podrá ser consultada única y
exclusivamente por el comerciante y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha
información para el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 9 servicios de archivo y conservación de libros electrónicos. Las Cámaras de Comercio podrán ofrecer
aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información, que permitan al
comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre
que garanticen los requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto.

Para estos efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente decreto.

Parágrafo 1°. Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación serán establecidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo 2°. Las Cámaras de Comercio que ofrezcan este servicio deberán garantizar su disponibilidad y
facilitar el acceso a sus contenidos a las personas debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de
autoridad competente.
 Oponibilidad. Los libros electrónicos de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, son oponibles
frente a terceros siempre que se inscriban en el registro mercantil, de conformidad con el procedimiento
Artículo 10 descrito en el presente decreto.

Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro de libros en medios
Artículo 11 electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, deberá garantizar, en todo caso, la
conservación de los mismos, durante los términos previstos legalmente para ello.

Validez probatoria de los registros de libros en medios electrónicos. Los libros registrados en medios
Artículo 12 electrónicos, en virtud del presente decreto, serán admisibles como medios de prueba y, para su
valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la
apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.

La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico
las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el
ARTÍCULO 195. presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
INSCRIPCIÓN DE
REUNIONES EN LIBRO DE Asimismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las
ACTAS Y ACCIONES. acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de
inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se
relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren
nominativas.
3.3.3. Con las lecturas realizadas en los ítems anteriores elabore una matriz acerca de los libros de contabilidad y/o comercio que contenga las
siguientes variables:
Tipos, obligados, prohibiciones, correcciones, irregularidades, registros, digitalización, características, diligenciamiento, perjuicios y/o sanciones,
beneficios.

LIBROS DE CONTABLIDAD
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los
entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente
para su elaboración.
El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por
series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme
a la reglamentación del gobierno.
Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo
con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua.
“Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son:

PERSONAS NATURALES SOCIEDADES

 Libro mayor y balance  Libro mayor y balances
 Libro diario  Libro de inventarios y balances
 Libro de inventarios y de  Libro diario
balances  Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de
asambleas y de juntas, según el caso.

PROHIBICIONES SOBRE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

El código de Comercio Prohíbe:

· Alterar los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
· Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adicción en el texto de los registros.
· Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.
· Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
· Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.

IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad además de ser una obligación establecida por el Estado, les permite llevar a las empresas una información adecuada,
oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su
situación financiera y saber si está generando pérdidas o ganancias y este a su vez permite la facilidad de la toma de decisiones.
CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.
Los libros de contabilidad se clasifican en

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Se utiliza por las empresas al final de cada periodo para mostrar en forma discriminada el valor de
sus inventarios, su balance general y su estado de resultados, de tal manera que a partir de este momento queda registrada allí la última posición
financiera de la empresa.
LIBRO DIARIO: Es aquel en el cual se registran las transacciones comerciales que van efectuándose por orden progresivo de fechas.

LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.

En este libro se registra la información contable proveniente del libro columnario. Se registran de forma resumida los valores por cuenta de las
transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del
período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores
para el período siguiente.
LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES
Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al
régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las
operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado
No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.
Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

LIBROS AUXILIARES
Son libros que sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan
el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores.
Esto libros se deben llevar por cada una de las cuentas, tanto reales o de balance como para las nominales o de resultado, en el nivel más apropiado
para cada empresa. El número de cuentas auxiliares por utilizar va ligado con el objeto social o con el volumen de operaciones.
LIBROS DE ACTAS: además de los libros estudiados anteriormente, las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores
de todas las reuniones ordinarias y extraordinarias, tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellas tomadas. Para ello se
utilizan:
· Libro de actas de la asamblea general: De acuerdo con lo establecido en el código de comercio, todos los comerciantes, personas naturales o
jurídicas deben realizar por lo menos una vez al año antes de terminar el primer trimestre a una asamblea general con el fin de aprobar estados
financieros, nombrar juntas directivas, revisor fiscal y elaborar la correspondiente acta.
· Libro de actas de junta directiva: En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre los temas, decisiones y mandatos de las juntas
directivas. Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, la cual debe ser firmada por presidente y secretario de dicha junta.

DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en
las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y
con documentos de orden externo o interno.
CORRECCIÓN DE ERRORES
“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”. Los simples errores de trascripción se deben
salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su
corrección.

REGISTRO DE LOS LIBROS

De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben
haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.
En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el
establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y
que su sustitución obedezca a causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del
revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador público. Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se
presentará copia auténtica del denuncio correspondiente.

ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LIBROS.

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios,
Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales (DIAN), Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías,
entre otros.

PLAZO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO

El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término
especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su
inscripción.
Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirán efectos ante tercero sino hasta la fecha de su inscripción. Además, podrá
acarrear sanciones legales, entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias.

CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS

Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre
de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier
medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los
libros.
Los entes económicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción.
-Los liquidadores de sociedades comerciales deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la aprobación de la cuenta final.
PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LIBROS
El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de pérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro,
documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:
Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la
constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.

Contabilidad manual: el sistema de contabilidad manual consiste en varios pasos.

· Se recogen todos los soportes de contabilidad.
· Se codifican mediante el plan único de cuentas.
· Se toman todos los soportes comunes a un tipo de comprobante, apertura, tesorería, compras, inversiones, ventas, ajustes, cierre a cuenta.
· Se elabora el comprobante de contabilidad con todos los soportes comunes que registraron las transacciones del periodo. Para realizar esta
operación hay que acumular todas las operaciones comunes a una cuenta y exponer el movimiento débito o crédito en el comprobante de
contabilidad, lo mismo que las subcuentas.
· El comprobante de contabilidad se registra en primer lugar en cada uno de los libros auxiliares, por ejemplo el comprobante de contabilidad
de tesorería en la cuenta auxiliar de caja, contra las cuentas clientes, bancos, obligaciones bancarias, otros ingresos, etc. El comprobante de
contabilidad de compra se registra en los libros auxiliares de inventarios, impuesto a las ventas, contra retenciones en la fuente y proveedores. El
de ventas en la cuenta clientes, retenciones contra ventas e impuesto a las ventas.
· Los comprobantes de contabilidad se registran en segundo lugar en el libro diario, tantos como sea posibles en el mes o periodo contable.
· Luego en el libro diario se suman los débitos y créditos de cada cuenta durante el periodo contable y se pasan los movimientos del libro
mayor, para sacar saldos de las cuentas de balance y cuentas del estado de resultado.
· Luego se hace la hoja de trabajo con los saldos del balance de comprobación (cuentas reales y nominales), se plantean los ajustes por los
errores u omisiones cometidos, se elabora el proceso de cierre de las cuentas de resultado en notas de contabilidad, se determinan las utilidades, y
se elabora el comprobante de contabilidad de cierre.
· Por último, se emiten los estados financieros.
El sistema de contabilidad manual ha sido reemplazado con rapidez por la contabilidad sistematizada que facilita información tanto financiera
como gerencial para liberar a contadores y auxiliares de contabilidad de una gran cantidad de tiempo que puede utilizar para analizarla y detectar
las causas y efectos de los resultados y prestar mejor asesoría al cliente.

Contabilidad sistematizada: Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos
que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras,
contabilizadoras, computadoras o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos
contables; en los libros se debe anotar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en libros de
resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes determinando su saldo. (Art. 128, Decreto reglamentario
2649/93).
La contabilidad sistematizada se encuentra en los módulos de sistemas para computador que venden muchas empresas en el mercado (Novasoft,
ELISA, SIIGO, SAP), que se diferencian por las operaciones e informes que realizan. El proceso que se lleva a cabo en la contabilidad
sistematizada es muy sencillo.
· Se hace una revisión de las cuentas que se van a utilizar y se activan para disponerlas a recibir información si queda algún error en la
estructura se pierde la información, quiere decir que el grupo 11 depende de la clase 1, que cuenta 1105 depende de la clase 11, que la subcuenta
110505 depende de la cuenta 1105 y así con todas las demás cuentas, si en este proceso se omite la cuenta 1105, la estructura quedo fallida.
· Si se incluyen nuevas cuentas que requiera el sistema, debe hacerse el proceso de asignar niveles, porque este lo asigna el sistema.
· Si las cuentas tenían saldos hay que seguir el proceso de mantenimiento y recuperación de la información y actualización de saldos.
· Se crean las cuentas de terceros, con todas las características de la DIAN, para disponer de información cuando se emitan los reportes en
medios magnéticos.
· Se crean los documentos de entrada de información al sistema o se utilizan los que trae el sistema.
· Se codifican los soportes de contabilidad.
· Se ingresa el balance inicial o de apertura.
· Se ingresan las operaciones al computador por cuentas, códigos o referencia en los documentos apropiados.
· Se analiza la información y hacen los ajustes contables a que haya lugar.
· Se aplica el sistema de depreciaciones, amortizaciones y agotamientos.
· Mediante el proceso interno se hace el cierre de las operaciones, al final del ejercicio, porque el sistema no requiere hacer cortes periódicos
para emitir el balance de prueba.
· Se imprimen los informes, estados financieros, libros auxiliares y libros mayores.
· El sistema no elabora comprobantes de contabilidad, sin embargo, se puede editar los registros de un día, mediante el comprobante de diario
general, así mismo si necesita el libro de caja lo emite, o cualquier otro que se requiera.

CORRECCIÓN DE ERRORES
Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de
reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación
con indicación de su nombre completo (Art. 132, decreto reglamentario 2649/93).

3.3.4 Indague acerca de la estructura (fecha, detalle, saldos iniciales, movimientos, saldos finales, totales, etc.) y el procedimiento para su correcto
diligenciamiento (paso a paso operativo) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

1. Comprobantes de diario.
2. Libro de Inventarios y Balances.
3. Libro diario.
4. Libro Mayor y Balances.
 5. Libro Fiscal de Operaciones Diarias.
6. Balance de Comprobación.
7. Otros Libro (Actas).
8. Libros auxiliares.
Rta:

COMPROBANTE DE DIARIO
Se denominan comprobantes de diario al conjunto de hojas reimpresas especialmente para tal efecto, que tienen por finalidad reemplazar a los
clásicos libros diarios.

OBJETIVO
El objetivo de los comprobantes de diario es agrupar las transacciones de similar naturaleza en sus correspondientes cuentas y a través de estas
proporcionar información referida a las operaciones suscitadas en una empresa cronológicamente.

CONFORMACIÓN
La conformación del comprobante de diario que utilizaremos está en función al diseño de éste e incluye lo siguiente:

Columna No 1, titula código, tiene por finalidad solo y únicamente registrar el número asignado a la cuenta.

Columna No 2, titula detalle, concepto o descripción, tiene por finalidad solo y únicamente registrar los títulos de cuentas, sub-cuentas y la glosa.

Columna No 3, titula debe, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores de las cuentas que hayan sido debitadas o cargadas.

Columna No 4, titula haber, tiene por finalidad registrar solo y únicamente valores de las cuentas que hayan sido abonadas o acreditadas.

Columna No 5, titula preparado por, tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de la persona que preparó el comprobante de
diario.

Columna No 6, titula revisado por tiene por finalidad registrar el nombre completo careo y firma de la persona que reviso la preparación del
comprobante de diario.

Columna No 7, titula aprobado por tiene por finalidad registrar el nombre completo cargo y firma de la persona que arrobo la revisión y
preparación del comprobante de diario.
ENCABEZAMIENTO

En el encabezamiento aparece:
- El nombre o razón social de la empresa
- Espacio para la fecha de elaboración del COMPROBANTE
- Espacio para el numero del COMPROBANTE
- La numeración de los COMPROBANTES se hace en forma
consecutiva.

CUERPO DEL COMPROBANTE

- La columna encabeza con la palabra CODIGO. En ella se coloca el código asignado

o cada cuenta. Generalmente las empresas codifican (enumera) las cuentas para
ejercer un mejor control sobre ellas y agilizar los registros.
- La columna encabezada con la palabra DETALLE. En esta columna se coloca el
nombre de las cuentas que intervienen en las transacciones comerciales realizadas.
 - La columna encabezada con la palabra PARCIAL. En esta columna los diversos valores que componen un asiento (registro) débito o
crédito, es decir, sirve para detallar por cual concepto asentamos una cuenta Debe o al Haber.
- La columna encabezada con la palabra DEBE. En esta columna se registran los valores de las cuentas que hacen parte de las operaciones
comerciales que se deben registrar por él DEBE.
- En la columna encabezada por la palabra HABER. Se registran los valores de las cuentas que indican un registro Crédito.

PARTE INFERIOR

ELABORADO POR
Se refiere a la persona que preparo el comprobante; Allí firma dicha persona.
REVISADO POR
Todo registro contable antes de asentarlo en los libros requiere su revisión y para ello se utiliza este espacio, en el cual firmará la persona
autorizada para este fin.

CONTABILIZADO POR
En este espacio ira la firma de la persona que ha pasado los registros contables del comprobante a los libros principales y auxiliares.

LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCE

Contenido del libro de inventarios
El libro de inventarios se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre:

– El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del
ejercicio. Éste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no especifica el
nivel de detalle.

Estructura de un balance inicial detallado:

– El balance de comprobación de sumas y

saldos presentará todas las cuentas con saldo

de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe
y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor.
Este estado contable se realizará al menos trimestralmente.
– El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final
del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción con la cantidad y el valor de las
existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.

Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel de detalle) al que adjuntaremos un inventario
de existencias a fecha de cierre del ejercicio económico.

Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y
valor total.

El inventario de existencias, propiamente dicho, consta de tres partes: encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha, cuerpo con el detalle
del inventario y pie donde el gerente o dueño de la empresa certifica que está conforme con el inventario
 Contenido de las cuentas anuales
Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de
efectivo y la memoria para los ejercicios iniciados a partir de 1 de enero de 2008. Todos estos documentos forman una unidad.

– El balance de situación comprenderá, con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
– La cuenta de pérdidas y ganancias recoge el resultado
del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos,
excepto cuando proceda su imputación directa al
patrimonio neto. Los ingresos y gastos se clasificarán de acuerdo con su naturaleza, y distinguirá los resultados de explotación de los que no lo
son. Figurarán en epígrafe separado al menos el importe de la cifra de negocios, las variaciones de existencias, los gastos de personal, las
amortizaciones, las correcciones de valor, los ingresos y gastos financieros, resultados en la enajenación de activos fijos, y el gasto por impuesto
de sociedades.

– El estado de cambios en el
patrimonio neto tiene dos partes.
La primera reflejará
exclusivamente los ingresos y
gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los
registrados directamente en el patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los
procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes
al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores.
– El estado de cambios en el patrimonio neto tiene dos partes. La primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad
de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el
patrimonio neto. La segunda contendrá todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas
con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales. También se informará de los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios
en criterios contables y correcciones de errores.

- El estado de flujos de efectivo pone de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categorías o tipos de actividades, los cobros (origen)
y los pagos (destino) realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. Este
estado de flujos de efectivo no es obligatorio para las empresas que puedan formular modelos abreviados de cuentas anuales.

LIBRO DIARIO
El libro diario es un documento donde se reflejan día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Está formado por el conjunto de todos los asientos contables de una empresa y se considera el registro contable principal, ya que en él se recoge el
primer registro de una transacción.

Es uno de los libros contables obligatorios por el Código de Comercio y es necesaria su presentación en el Registro Mercantil. Aunque es
conveniente realizar los registros a diario, el Código de Comercio permite registrar operaciones conjuntas en un máximo de un trimestre, siempre
y cuando su detalle aparezca en otros libros.

Información incluida en el libro diario

Los asientos contables que componen un libro diario deben incluir, como mínimo, la siguiente información:

 Número de asiento
 Fecha
 Cuenta del debe
 Cuenta del haber
 Importe
 Concepto de la operación
Es imprescindible que estos asientos contengan el mismo importe en el debe que en el haber. Cuando esto ocurre, se dice que el asiento está
“cuadrado”.

Funciones del Libro diario

Un Libro diario permite, entre otras funciones, las siguientes:

 Llevar una contabilidad ordenada de forma cronológica y con una numeración correlativa.
  Crear el libro mayor.
 Controlar el cuadre del balance.

Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu logo.

Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la credibilidad de que el documento que presentas es real.

Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.

Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada. Posteriormente, deben ordenarse de manera cronológica.

Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un orden, ya que, a la hora de buscar una transacción, la mejor forma
de lograrlo es ubicando cuándo fue hecha.

Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre, la cuenta de donde fue debitada o depositada y una pequeña
descripción que indique para qué se estableció esa transacción.
Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de las transacciones.

Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la cuenta registrada en el libro mayor.

Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta forma, queda claro el principio y el final de lo
pagado y debitado en las transacciones.
Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3, ya que si existe alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo
digas.

En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:

Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada en el libro diario contable. Así podrás tener un registro de quién estuvo
a cargo de las operaciones llevadas a cabo.
Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código pertinente en el Plan Único de Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o
prestamista un código de cuenta que debe manejar hasta que sus procesos en conjunto hayan finalizado.
¿Cómo apuntar en el libro diario contable?
Los asientos colocados en el documento se
distribuyen de la siguiente manera:

 Asientos de apertura: Estos se registran según los aportes de los socios. Se representa con la letra A.
 Asientos de saldo inicial: Dichas transacciones se hacen de un mes o un período a otro, delimitando el saldo inicial del próximo período.
Por ejemplo, el saldo final del mes de enero será el importe inicial del mes de febrero. Se representa con las siglas SI.
 Asientos de cierre: Se realizan al final de un ejercicio, estipulando las cuentas saldadas. Se identifica con la letra C.
 Asientos simples: Estos tienen una cuenta de cargo y otra de abono.
 Asientos compuestos: En estos existe más de una cuenta de cargo o de abono.
 LIBRO MAYOR Y BALANCES
El libro mayor es un documento que recoge de manera cronológica todas las operaciones contables de la empresa registradas en cada una de
las cuentas. Hay un libro mayor por cada cuenta utilizada en la contabilidad.

En el libro mayor figura el concepto de la operación registrada, él debe, el haber y el saldo de la cuenta. Este documento permite ver de
manera detallada los movimientos que se han producido en cada cuenta. En él se detallan las entradas y salidas. El procedimiento contable
consiste en anotar la operación en el libro diario y, después, traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores.

Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque sí que puede resultar de gran utilidad en la gestión de la empresa, pues permite
consultar cuenta por cuenta cada uno de los movimientos que se han registrado en la empresa.

Función del libro mayor

Estas son las principales funciones del libro mayor:

 Controla los cargos y abonos recogidos en el libro diario.

 Informa de las cantidades de los cargos y los abonos de las operaciones realizadas.
 Sirve para tener de forma ordenada la información sobre los bienes y obligaciones.

Cómo se rellena el libro mayor

La estructura general de un libro mayor es la siguiente:

 Se introduce la fecha en la que haya tenido lugar la operación.

 Se registra la contra cuenta, es decir, el cargo o abono que figura en un asiento contable.
 Se anotará el folio del libro diario de donde se encuentra registrada la operación.
 Se deberá especificar el importe del debe o cargo, o bien, el importe del haber o abono.
 Habrá que ir registrando el importe de los cargos y abonos para obtener el saldo.

Si se cometen errores en el llenado del libro mayor deberá procederse de la siguiente forma:

 Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

 Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

LIBRO FISCAL DE OPERACIONES DIARIAS

El libro fiscal es un formato que permite llevar todas las operaciones diarias de ingreso y egreso para una persona que pertenece al régimen
simplificado del impuesto a las ventas (IVA).
El libro fiscal es una obligación para las personas que pertenecen al régimen simplificado, con tal de llevar un control que le permita reconocer a la
DIAN que el negocio pertenece o no a ese régimen. En el artículo Régimen Común y Simplificado: Diferencias Y Obligaciones, se detallan los
requisitos que se deben cumplir para pertenecer a uno u otro régimen.

En el artículo 616 del estatuto tributario se establecen unas reglas que debe llevar el libro fiscal:
 Debe identificar al contribuyente.
 Debe estar foliado.
 En él se deben registrar en forma global o discriminada las operaciones que se realizan diariamente.
 Al finalizar el mes se den totalizar tanto los ingresos como egresos, como todos los soportes de las facturas que le hayan emitido, fruto de
la compra de bienes o servicios.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
es un reporte de contabilidad financiera que sirve como hoja de trabajo, en donde se listan todas las cuentas del libro mayor que arrastran saldo y/o
han tenido movimiento durante el periodo, mostrando sus débitos y créditos y saldos a una fecha específica con el fin de comprobar los saldos y
sumas que servirán de base para la elaboración y presentación de los estados financieros.

ESTRUCTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

Se crean por lo menos cuatro pares de columnas:

Sumas: es el primer par de columnas que muestra las sumas del debe y haber de la cuenta, tal como se muestra en libro mayor.
Saldos: es el segundo par de columnas donde se muestran los saldos resultantes de enfrentar él debe y el haber (Debe – Haber = Saldo). El saldo lo
colocaremos en la columna de Deudor o Acreedor según corresponda (ver el ejemplo mostrado arriba con el caso de la cuenta de Inventarios).
Inventario: corresponde al tercer par de columnas donde mostraremos los saldos deudores o acreedores de las cuentas de balance que se trasladan
del saldo mostrado del segundo par de columnas denominadas con el nombre de Saldos.
Resultados: es el cuarto par de columnas donde se ubican los saldos deudores o acreedores de las cuentas de resultados (ingresos y gastos) que se
trasladan del saldo mostrado en el segundo par de columnas denominadas con el nombre de Saldos.
En la práctica contable estos cuatro pares de columnas es lo más común.

Sin embargo, el balance de comprobación puede contar con otras columnas, por ejemplo: la clasificación de los gastos por naturaleza o función.

Pero no es el objetivo de este post mostrar otras estructuras que vayan más allá de los cuatro pares de columnas, que es lo más usado.

PASOS PARA HACER LA HOJA DE LA BALANZA DE SALDOS

Paso 1: anotar las generales que identifique la hoja como el nombre del negocio, especificación de que se trata de un balance de comprobación y
el periodo que comprende.
Paso 2: anotar los códigos de cuenta y el nombre de las cuentas correspondientes que aparecen en el libro mayor.
Paso 3: anotar las sumas y los saldos de acuerdo al orden especificado anteriormente en los pares de columnas.
Seguir este proceso de forma ordenada permitirá que el reporte cumpla el propósito de verificar que las sumas sean iguales en todos los pares de
columnas y comprobar a la vez la naturaleza de los saldos de cada cuenta.
ACTA

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe
así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05. 2012.Sin embargo, en los últimos años,
muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de
la fecha en la que se llevan a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05. 2012.En todos los casos subrayado y con
letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego de la firma
de los que procedieron a aprobarla.

2.INTRODUCCIÓN
La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y
apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos, sólo se hace una referencia general
de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.

3.TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin
establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la
redacción de las actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la
forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo solicitaban, deben contener las constancias que
los presentes desean dejar sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más. Concreto y preciso, Breve. Libre de complicaciones.es
por eso que ahora las actas se deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de
las resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012: Conceder licencia sin goce de
haber al señor…o ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los acuerdos se escriben con letras mayúsculas y
subrayadas, haciéndolos resaltar del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No hay que olvidar estos acuerdos
luego se hacen conocer a los interesados por medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto. He aquí un
ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes. Por sólo el presidente
y el secretario, o por una comisión elegida para tal fin.

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas
de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses. La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o
momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.
CICLO CONTABLE

Imputación
soportes Elaboración
Contables estados
financieros

Elaboración Libro diario

comprobante columnario
diario Mayor y
balances

Libros Diario
auxiliares Columnario Elaboración
Libros
comprobante
Auxiliares
cierre
Libro diario
Mayor y columnario
balances

Elaboración
Mayor y
Libros comprobante
balances
Auxiliares ajuste