CÓDIGO: GC-C-FR-001

CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:

SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 1 de 7

PROCESO: Gestión Comercial SUB PROCESO: FACTURACIÓN Y RECAUDO

RESPONSABLE DEL Profesional Especializado III
TIPO DE PROCESO: Misional
PROCESO: Facturación y recaudo
Realizar oportunamente la facturación del servicio de Acueducto y Alcantarillado en cumplimiendo de la
OBJETIVO DEL PROCESO:
normatividad vigente, mediante información confiable, contribuyendo a la efectividad del recaudo.

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
PLANEAR
Entes Planes de Desarrollo Nacional,
gubernamentales Departamental y Municipal
Plan de Trabajo o Plan de
(Nacional,
Acción del Proceso.
departamental, Estatutos y Acuerdos
municipal) Proceso de
Políticas institucionales para la
Políticas y Planes de Acción e Planeación
facturación y recaudo.
Junta Directiva Indicativo Estratégica
Lineamientos para la operación
Proceso Planeación Direccionamiento Estratégico
PLANEACION de los Puntos de Recaudo (PAS)
Estratégica (Misión, Visión, Políticas del Suscriptores y/o
(convenios pago, ubicación,
SIG, Objetivos de calidad) usuarios del servicio
DEL PROCESO logística, etc.).
Proceso de Gestión de Acueducto y
Financiera Normatividad vigente Alcantarillado.
Cronograma de Actividades
Proceso de Facturación y
Proceso de Gestión Asignación de recursos
Recaudo.
Humana financieros

Proceso Gestión de Asignación de personal

Ambiente Físico

ELABORÓ: REVISÓ Y APROBO:

Equipo de trabajo del proceso Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión
 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 2 de 7

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Proceso Gestión Asignación de muebles e
Tecnológica inmuebles y Equipos
tecnológicos

Soporte Técnico del Software

Comercial y comunicación.

HACER
Entidades Bacarias.
Cupones o colillas de pago
Convenios de
Suscriptor y/o
recaudo (seapto). Archivos Planos. Aplicación de pagos.
1. APLICACIÓN DE Usuario del servicio
PAGOS (RECAUDO) de acueducto y
PAS (Puntos de Relación de Matriculas Con Contabilización de recaudos.
alcantarillado.
Atención y Servicio) valores aplicar pendientes por
legalizar en la conciliaciones
Tesorería bancarias.
Secretaría de
Planeación Información Basica de los
Municipal. usuarios. 2. ACTUALILZACION Suscriptor y/o
CATASTRO DE Usuario del servicio
Gestion Matriculas. Cargue, descripción de Actualizacion Base de datos.
USUARIOS. de acueducto y
nuevos usuarios.
alcantarillado.
Gestión de Atención
al Cliente y PQR
 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 3 de 7

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Suscriptor y/o
Software Comercial 3. REVISION DE Culminacion de la revisión del Usuario del servicio
Spool de facturación
SOLIN LIQUIDACIONES ciclo facturado. de acueducto y
alcantarillado.
Suscriptor y/o
Software Comercial Usuario del servicio
SOLIN
Spool de facturación 4. ANALISIS DE CRITICA Revision y validación
de acueducto y
alcantarillado.
Software Comercial 5.VALIDACION Revision y validación del archivo
Archivo plano información Planeacion
SOLIN SURICATA plano.
Estructura tarifaria y
disposiciones regulatorias
Cargue al sistema comercial de Suscriptor y/o
vigentes.
6. CARGUE DE TARIFAS las tarifas por periodos de Usuario del servicio
Direccion Comercial
facturación. de acueducto y
Tablas aplicar.
alcantarillado.

Suscriptor y/o Reclamacion por 7. REFACTURACION Suscriptor y/o

Usuario del servicio inconformidad en la Modificacion del valor y del Usuario del servicio
de acueducto y facturación.
(Liquidacion) consumo en la facturación. de acueducto y
alcantarillado. alcantarillado.
VERIFICAR Y ACTUAR
Plan de Trabajo o Plan de Planes de Mejoramiento.
Plan de acción. Acción del Proceso Procesos Gestión
SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN
Resultados de Auditorías Estratégica
DEL PROCESO
Entes de control Aplicación y cumplimiento de Internas del SIG.
resoluciones.
 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 4 de 7

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
Medición y análisis de Proceso Sistema
Concepto de legalidad. indicadores de Gestión. Integrado de
Gestión
Políticas institucionales para la Recomendaciones para la
facturación y recaudo. mejora.

Lineamientos para la
operación de los Puntos de
atención (convenios pago,
ubicación, logística, etc.)

Actualización de la Base de
datos de usuarios

Homologación y actualización
catastro de usuarios.

Información actualizada en el
Sistema único de Reporte de
Información de Calculo
Tarifario. (SURICATA)
 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 5 de 7

CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL

DOCUMENTOS ASOCIADOS REGISTROS INDICADORES

PROCEDIMIENTO GC-R-FR-001 Cronograma de facturación.

GC-R-FR-002 Recaudos Total
GC-P-FR-001 PROCEDIMIENTO GC-R-FR-003 Verificación a liquidaciones de
FACTURACION. consumos.
GC-R-FR-004 Recaudo Bancario.
GC-R-FR-005 Recaudos EFICIENCIA DE RECAUDO MES PRESENTE
INSTRUCTIVOS GC-R-FR-006 Matriculas analizadas proceso
de crítica.
GC-I-FR-001 INSTRUCTIVO RECAUDO GC-R-FR-007 Planilla de recaudo diario PAS
PUNTO ATENCION Y SERVICIO “PAS”. GC-R-FR-008 Registro sello y firma del cajero
GC-I-FR-002 INSTRUCTIVO CATASTRO DE GC-R-FR-009 Arqueo Caja y Cupones
USUARIOS GC-R-FR-010 Planilla Remanente
GC-R-FR-011 Factura
GC-R-FR-012 Liquidacion Descuentos
MANUALES

GC-M-FR-001MANUAL PARA LA
PREVENCION Y EL SEGUIMIENTO ANTE UN
ATRACO

RECURSOS

RECURSOS REQUISITOS DEL CLIENTE, LEGALES Y NORMATIVOS

 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 6 de 7

NORMATIVIDAD REQUISITOS DE LAS

INFRAESTRUCTUR AMBIENTE DE REQUISITOS DEL
TALENTO HUMANO APLICABLE AL NORMAS ISO 9001, IS0
A TRABAJO CLIENTE
PROCESO 14001, OHSAS 18001
Profesional Oficina. Iluminación Adecuada. Ver Manual del Sistema Ver Nomograma del Ver Matriz de
Especializado Grado 03 Equipo de Cómputo. Alta Ventilación. Integrado de Gestión – Proceso GJ-O-001 identificación de
1 Profesional Inmobiliario. Espacio. Capítulo 4. requisitos normativos
Universitario Dotación de Oficina Ergonomía. (Anexo 3. Matriz de
Línea Telefónica Bajo nivel de ruido. identificación de
1 Tecnico Grado 02 requisitos Manual del
1 Auxiliar Administrativo. SIG)

Coordinadores y/o
Supervisores

POLÍTICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

 El estudio de costos y tarifas realizado por la EMPRESA IBAGUEREÑA DE Y ALCANTARILLADO IBAL S.A. E.S.P. OFICIAL de conformidad con la
metodología tarifaria para las personas prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado con más de 5.000 suscriptores
en el área urbana, establecida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico en la Resolución CRA No. 688 de 2014 y
Resolución CRA 735 de 2015 y en consecuencia adoptar las tarifas referencia para los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado de
la EMPRESA.
 CÓDIGO: GC-C-FR-001
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION COMERCIAL FECHA VIGENCIA:
SUB PROCESO FACTURACIÓN Y RECAUDO 2018-08-14
VERSIÓN: 17
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Página 7 de 7

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN CAMBIO REALIZADO
00  Edición inicial del proceso
 En la versión 09, Se realiza los siguientes cambios: 1) objetivo del proceso comercial,
2013-09-23 09 2) los instructivos y registros de acuerdo a la estructura organizacional de la empresa
con la incorporación de la planta de personal.
 Se ajustó la caracterización al Sistema Integrado de Gestión y la normatividad aplicable,
2016-11-02 14 realizando el cambio de formato de la caracterización, identificando las actividades en
la marco del PHVA, incluyendo las políticas de operación, entre otros.
 Se toma como punto de partida la última versión de la caracterización del proceso
Control de Gestión, el cual se subdividió en 4 procesos (Mejoramiento continuo,
evaluación independiente, aseguramiento de calidad de agua y control disciplinario)
2017-08-30 15  Se realiza cambio de versión por ajuste de acuerdo a sugerencias en auditoría interna
de calidad, 1) exclusión de la actividad en el HACER de GESTION DE MERCADEO
(debe ser actividades concretas y no proyectos). 2) Instructivo Recaudo Punto Atencion
y Servicio “PAS”.
2018-01-18 16  Se realiza cambio de versión al incluir el formato GC-R-104 Notificación incumplimiento
Acuerdo y/o convenio de pago, el cual no se encontraba en la caracterización.
2018-08-14 17  Se actualiza teniendo en cuenta la creación del subproceso Facturacion y Recaudo y se
ajusta la codificación.