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    Mapa de Procesos: Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de Una Caracterización de Proceso

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    Guillermo
    Este documento presenta la caracterización de un proceso de compras en una empresa. Describe dos componentes principales: 1) el objetivo, alcance y participantes del proceso de compras y 2) las entradas, actividades, salidas y responsables involucrados en las etapas de planeación, ejecución, verificación y mejora continua del proceso. El proceso busca adquirir bienes y servicios de manera eficiente para satisfacer las necesidades de la empresa y sus clientes.

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    Este documento presenta la caracterización de un proceso de compras en una empresa. Describe dos componentes principales: 1) el objetivo, alcance y participantes del proceso de compras y 2) las entradas, actividades, salidas y responsables involucrados en las etapas de planeación, ejecución, verificación y mejora continua del proceso. El proceso busca adquirir bienes y servicios de manera eficiente para satisfacer las necesidades de la empresa y sus clientes.

    Descripción original:

    Auditor interno

    Título original

    A1_M7 - Copy

    Derechos de autor

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    Módulo 7 - Actividad No. 1.

    Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    MAPA DE PROCESOS

    GESTIÓN
    PLANEACIÓN DIRECCIÓN
    GERENCIAL
    SIG
    A

    SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS


    REQUISITOS PARTES INTERESADAS

    GESTIÓN DISEÑO Y PRODUCCIÓN Y


    DESARROLLO PRESTACIÓN DEL LOGÍSITICA
    COMERCIAL
    SERVICIO A

    GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN


    ADMINISTRATIVA Y
    COMPRAS HUMANA FINANCIERA

    GESTIÓN
    MANTENIMIENTO LABORATORIOS
    TIC

    Elaborar la caracterización del proceso, identificando y describiendo los


    componentes del mismo, siguiendo el modelo documental

    1
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    COMPONENTE 1

    OBJETIVO: Realizar todas las compras de bienes y servicios de la empresa S.A.S., con eficacia y eficiencia para garantizar el cumplimiento
    del objeto único de satisfacer al cliente interno con oportunidad en la gestión y al cliente externo con el cumplimiento del servicio.

    ALCANCE: El proceso de compras está sujeto al cumplimiento de los contratos de la empresa S.A.S, de acuerdo con las necesidades y
    requerimientos de cada proceso.

    Inicia con la solicitud de bienes y servicios, continua con el suministro a los usuarios según lo planificado y termina con la evaluación periódica
    del desempeño de los proveedores críticos.

    Las especificaciones para la compra de bienes y contratación de servicios deberán tener la información mínima requerida y el detalle suficiente
    para realizar su ejecución (contratación y/o compra de bienes).

    Todos proveedores deberán estar inscritos para realizar cualquier contrato de servicio.

    LIDER DEL PROCESO: Manuel Leon PARTICIPANTES (Involucrados): Todos RECURSOS: Provistos por la Gerencia.
    los procesos Planeación anual

    COMPONENTE 2

    FUENTE(S) RECEPTOR(ES)
    ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA(S) RESULTADOS
    ENTRADAS SALIDAS

    Procesos y políticas PLANEAR Políticas y procedimientos del


    GERENCIA de compras. proceso de compras.

    2
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    GESTION Procesos y políticas 1- Identificar el presupuesto TODOS LOS


    ADMINISTRATIVA de compras. para la elaboración de Plan mejoramiento del proceso PROCESOS DE L
    Y FINANCIERA Asignación compras. -Necesidad establecer acciones de EMPRESA
    presupuestal 2- Establecer los criterios mejora, correctivas o preventivas
    para seleccionar y evaluar los -Creación documentos, actualización
    proveedores. o eliminación
    3- Establecer la metodología -Certificados de calidad de insumos y
    para realizar la compra de materiales críticos
    bienes y contratación de
    SGI Metas e indicadores servicios. Plan mejoramiento del proceso SGI
    del SGI 4- Definir los métodos y -Necesidad establecer acciones de
    Plan de Auditoria criterios de aceptación de los mejora, correctivas o preventivas
    bienes y productos -Creación documentos, actualización
    adquiridos. o eliminación
    5- Formulación de -Certificados de calidad de insumos y
    indicadores del proceso materiales críticos

    PROVEEDORES Cotizaciones, HACER -Ordenes de Compras y Contratos PROVEEDORES


    EXTERNOS Propuestas, 1- Ejecución presupuestal por -Actas o entradas de almacén para EXTERNOS
    Documentos medio de compras y facturación
    comerciales contrataciones. -Políticas y procedimientos de
    Soportes para cumplimiento reglamentario.
    selección objetiva 2- Aplicar criterios de
    TODAS LAS Requerimientos de selección de proveedores - Compras de bienes y servicios TODAS LAS ÁREAS
    ÁREAS Bienes y servicios de 3- Negociación con los necesarios para la ejecución del
    acuerdo a proveedores las condiciones contrato de acuerdo a la Planeación
    necesidades de de compra de bienes y/o presupuestal.
    ejecución de contrato servicios contratados (plazos,
    dela empresa tiempos de entrega, formas
    de pago etc.)
    4- Recepción de bienes y/o
    servicios adquiridos

    3
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    5- Almacenamiento de bienes
    y entrega a las áreas
    solicitantes.

    PROVEEDORES Cotizaciones, VERIFICAR -Compras de bienes y servicios PROVEEDORES


    Propuestas, necesarios para la ejecución del
    Documentos 1- Hacer seguimiento a las contrato de acuerdo con la TODAS LAS ÁREAS
    áreas solicitantes validando Planeación presupuestal.
    comerciales
    entregas de bienes o -Solicitud Evaluación periódica
    Soportes para servicios según solicitudes. desempeño proveedores
    2- Evaluación a proveedores
    selección objetiva
    3- Hacer seguimiento al
    cumplimiento de las
    TODAS LAS Requerimientos de condiciones de pago
    ÁREAS Bienes y servicios de establecidas con los
    proveedores
    acuerdo a
    4- Auditorias de calidad del
    necesidades de proceso de compras.
    ejecución de contrato 5- Evaluación de indicadores
    del proceso, procesamiento
    de información y análisis de
    GERENCIA Disponibilidad de
    resultados.
    GESTION recursos para pago a
    ADMINISTRATIVA proveedores.
    Y FINANCIERA
    Asesoría en temas
    tributarios, contables y
    financieros.
    Pagos de facturas y/o
    cuentas de cobro.

    4
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    GESTION INFORMES Y ACTUAR Informes GESTION


    ADMINISTRATIVA CONTROL ADMINISTRATIVA Y
    Y FINANCIERA 1-Implementar acciones FINANCIERA
    preventivas y correctivas
    SGI cuando sea necesario. SGI
    2-Informar al Administrativa,
    cuando se presenten
    incumplimientos en las
    condiciones pactadas en la
    negociación por parte de los
    contratistas. .

    COMPONENTE 3

    INFORMACIÓN DOCUMENTADA

    DOCUMENTOS REGISTROS

    *Para apoyar la operación de los procesos (Num4.4. 2a) Solicitudes de contratos SC-1

    Solicitudes de bienes SC-2


    Procedimiento de compras y contratos
    Procedimiento de evaluación de proveedores Evaluación de proveedores SC-3
    Manual de contratistas
    Inscripción de proveedores SC-4

    5
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    COMPONENTE 4

    RIESGOS DE LA CALIDAD

    RIESGO ACCIÓN(ES)

    La no detección de errores o irregularidades significativas en la Conformar un equipo de almacén que reciba de manera adecuada los
    ejecución de compras y contratos. bienes comprados y que supervise las actividades contratadas.
    Verificaron de documentación para inscripción fraudulenta Verificar las bases de datos la existencia de demandas o procesos, que
    conduzcan a la no confiabilidad de la empresa.
    Incumplimiento del proceso de compras Por falta de documentación se retrasa los pagos según los acuerdos
    comerciales, Auditorías internas para verificar su correcto
    cumplimiento.

    COMPONENTE 5

    ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS


    ASPECTO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

    Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Certificados de productos


    (Num.9.1.1) Certificados de disposición final
    Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)

    COMPONENTE 6

    6
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

    RIESGOS SySO

    RIESGO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

    Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Verificación de pagos de seguridad social para contratos
    (Num.9.1.1)
    Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)

    COMPONENTE 7

    SEGUIMIENTO Y CONTROL PARAMETROS DE MEDICIÓN

    INDICADOR / SOPORTE FORMULA META FRECUENCIA

    Seguimiento a la ejecución Cumplimiento de Compras Medición: (Fecha De Orden De


    presupuestal. Compra - Fecha De Pedido)
    10 días Mensual
    Seguimiento a las actividades e META:<=10 Días Hábiles
    indicadores de compras. FRECUENCIA MENSUAL
    Seguimiento cumplimiento de
    No. de NO Conformidades Número total de elementos no
    proveedores y contratistas.
    de proveedor conformes/ Número total de
    Auditorías internas y externas.
    pedidos (si se presentan múltiples 5 Mensual
    NC por proveedor se considera
    como 1)

    7
    Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
    Caracterización de proceso

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