EXPOSICION ERP

DEFINICION

Una definición sencilla de qué es un ERP: es un conjunto de sistemas de información que

permite la integración y automatización de ciertas operaciones de una empresa,
especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los
envíos y la contabilidad,
Los sistemas ERP suponen una gran inversión para las empresas. Según una encuesta
de Panorama Consulting de 2013, un 40% de las empresas que adquieren un ERP notan
un aumento la productividad.

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos

rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

OBJETIVOS

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

- Optimización de los procesos empresariales.

- Acceso a la información.
- Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería

CARACTERISTICAS

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son
que deben ser modulares, configurables y especializados:

 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que
comparten y que se genera a partir de sus procesos. La funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con
los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacén, recursos humanos, etc.
 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el
código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que
una empresa necesite manejar la partición de lotes, pero otra empresa no. Los
ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de
cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos.
 Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas
de gran complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas
suelen ser, el verdadero problema de las empresas, además de contener
todas las áreas transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el paso
lógico de las empresas que requieren soluciones reales a sus verdaderas
 necesidades. Un ERP genérico solo ofrece un bajo porcentaje de efectividad
basado en respuestas generalistas, que requieren ampliaciones funcionales.
Otras características destacadas de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.
 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando las operaciones.
 En un sistema ERP los datos se capturan y deben ser consistentes, completos
y comunes.
 Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus
procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce
como reingeniería de procesos, aunque no siempre es necesario.
 La misma solución ERP, incluso con los mismos módulos, puede servir a
clientes de distintos sectores. Mediante la parametrización del sistema se logra
la adaptación necesaria. Además, se puede programar la modificación de
pantallas, informes, o incluso la lógica de negocio.

FUNCIONAMIENTO

Un sistema ERP se encarga de hacer una gestión integral de la empresa,

independientemente del sector que ocupe. Su utilidad básica, podríamos decir
abreviando, es la de facilitar y mejorar la administración. El sistema ERP articula todos los
procesos, lo que incluye manejar la contabilidad, la gerencia de almacén y estocaje,
controlar los costes de producción, dinamizar los recursos humanos, llevar al día una
completa gestión de ventas y, en definitiva, dar una respuesta coordinada al sinfín de
variables que inciden sobre el desempeño cotidiano de la compañía.
El sistema ERP, al ser de naturaleza moldeable, se puede usar y acoplar a prácticamente
cualquier tipo de negocio, alimentación, distribución de bienes, comercio, etc. Supone un
impulso firme a la economía de una empresa ya que a través del sistema se asumen
ciertos patrones contrastados de calidad y viabilidad, que son constantemente
contrastados con datos fiables del mercado en el que compite. Esto implica además, que
se contribuya a conocer mejor el verdadero potencial de la empresa, y diseñar todo el
programa de actuación a partir de una base sólida.

IMPLEMENTACION
Etapas de una implementación de ERP

Un proyecto de implementación de un ERP consta de varias etapas, cada una con su

importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para
lograr los objetivos que se fijaron para tu empresa.

 
 

1. PLANEACIÓN DEL PROYECTO ERP

El objetivo de esta etapa es poner en contacto a tu equipo con el de tu proveedor

para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del proyecto,
entre las actividades a realizarse están:

 Presentar al equipo de trabajo de tu empresa al consultor que llevará a cabo la

implementación.

 Establecer un cronograma de actividades y empatar el mismo con la agenda de

todos los involucrados.

 Armar una bitácora de compromisos mandatorios para poder arrancar el Proyecto

sin posibles contratiempos o sorpresas.

 Preparar los formatos de cada uno de los procesos así como los datos maestros
iniciales que se ingresarán al sistema.

2. ANÁLISIS DEL PROYECTO ERP

En esta fase lo primordial será obtener la lista de requerimientos y funcionalidades

acordadas de cada una de las áreas de tu empresa para la implementación y así
mismo dicho listado debe ser validado por cada responsable de área para
proceder a la configuración de la solución de acuerdo a los procesos y
procedimientos definidos.

Durante esta fase se llevan a cabo las siguientes tareas:

 Se definen los alcances específicos del proyecto.

 Se elaboran diagramas de flujo de tus procesos y procedimientos para cada área

operativa.
3. DISEÑO DEL PROYECTO ERP

En esta etapa de la implementación de ERP se realiza la configuración de la

solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la
etapa anterior se definieron.

Es importante en esta etapa que la persona a cargo del proyecto de parte de la

empresa mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier duda que
pudiera surgir ya que en esta etapa la solución va tomando forma para quedar
adecuada a las necesidades reales del negocio.  

4. PRUEBAS DEL PROYECTO ERP

Cuando se llega a este punto de la implementación, es el momento de validar si lo

que definiste en el análisis y planeación va de acuerdo al resultado obtenido. Esto
se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en
situaciones que recreen las circunstancias del día a día.

Es indispensable que en esta fase del proyecto cada una de las personas
encargadas de las diversas áreas participen activamente en la revisión y
validación de cada proceso así como de cada funcionalidad de la herramienta y de
la información que se obtiene, para asegurarse que realmente van a recibir del
sistema esa ventaja para hacer su trabajo más eficiente. Es muy importante
confirmar que todos los procesos y requerimientos clave de la operación del día a
día estén completamente validados y cerrados en esa etapa para evitar sorpresas
en la etapa de capacitación o liberación del proyecto.

5. CAPACITACIÓN PARA UTILIZAR EL SISTEMA ERP

Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los
usuarios finales, aquí la motivación y participación de todos los involucrados muy
importante ya que es cuando van a tener la experiencia real con el ERP y sobre
todo se prepararán para dominar el uso de la solución. La comunicación total con
el consultor es muy relevante en este paso, se deben de externar todas las dudas
en cuanto a procesos y funciones, esto con el fin de obtener el máximo provecho
de la herramienta.

Al finalizar la capacitación la empresa se debe asegurar de encargar a cada

usuario que realice operaciones diarias de práctica en el sistema, a manera de
tarea, desde ese día hasta la liberación, para reforzar la capacitación recibida, ya
que de no hacerlo existe el riesgo de que la persona pierda el conocimiento
obtenido en esta etapa.
 

6. LIBERACIÓN DEL PROYECTO

Llegamos al final del proceso de implementación, la etapa de liberación, que es la

salida en vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su
totalidad con el apoyo del proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta
fase y cuando los usuarios ya manejan de manera eficiente la solución de acuerdo
a las tareas asignadas, se inicia un proceso de mejora continua con el fin de
optimizar el trabajo y obtener los resultados esperados en la etapa de preparación.

La implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización, es

un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación
de todas las áreas que forman la empresa, no obstante, si existe un compromiso
mutuo de parte del proveedor y del cliente durante todo el proceso, el resultado
será una exitosa integración de tus operaciones, acceso a información completa
para toma de decisiones así como un crecimiento acelerado y controlado de tu
empresa.

EMPRESAS QUE LA NECESITAN

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Un software ERP para empresas es adecuado para todo

tipo de empresas, tanto multinacionales como pymes, que
quieren agilizar y mejorar sus procesos. En los últimos años la
implantación de este tipo de programas de gestión empresarial se ha convertido
en una práctica al alza en las compañías que buscan la eficiencia en el
trabajo, el incremento de la rentabilidad y productividad de la empresa, así como
la mejora del rendimiento de los empleados.
La inteligencia que utilizan estos programas permite adaptar estos sistemas a
diferentes áreas de la compañía, como la producción, la distribución, los recursos
humanos, la contabilidad o el marketing en busca de lograr un mayor rendimiento
en los departamentos requeridos por las empresas. Sin embargo, aún son muchas
las compañías que se plantean si este tipo de soluciones informáticas son
adecuadas para ellas.

Un planteamiento de fácil resolución, ya que estos sistemas para cualquier

tipo de organización, independientemente de su tamaño o sector en el
que operan. Ya sean multinacionales o pymes, la implantación de software ERP
dentro de la organización les va a ayudar a mejorar sus resultados gracias a la
eficiencia interna que logran. Para ello, estas soluciones
informáticas automatizan procesos internos y permiten a los trabajadores
dedicar tiempo a aquellas tareas que aportan más valor a las compañías.
En este sentido, es destacable que los ERP se pueden adaptar a las necesidades
de cada compañía, por lo que no es necesario introducir un software de esta
índole en todos los departamentos. Gracias a la existencia de diferentes módulos
personalizables, cualquier compañía puede personalizar su propio ERP y
aumentar el rendimiento de un área específica, logrando mejores resultados.
Así, las empresas enclavadas en el sector industrial son las que más han
visto la ventaja que les ofrece este tipo de soluciones informáticas al
rendimiento de su negocio. La implantación de un ERP Industrial les permite
contar con “un sistema de gestión que nace de la planta de producción y cubre a
la perfección todas las necesidades de la empresa desde la planificación de
compras, pasando por el diseño e ingeniería de producto y por todos los procesos
productivos, hasta la logística”, según explican desde la compañía especializada
en el desarrollo e implantación de software ERP Geinfor.
Este tipo de soluciones permite a las empresas del sector entrar de lleno en la
denominada Industria 4.0, en la que todo está conectado, consiguiendo una
serie de beneficios y ventajas competitivas con respecto a las compañías que no
han apostado por estas soluciones.

BENEFICIOS

Implantar un sistema ERP en una empresa no tiene porqué se rápido ni fácil, requiere de
un estudio adecuado a cada caso y necesariamente conlleva una parte de inversión. Sin
embargo, atendiendo al vertiginoso avance y éxito de este tipo de softwares, la
experiencia dice que también ofrece un número excelente de ventajas.
El primer beneficio inmediato que se obtiene es que simplifica las tareas de gestión. Al
centralizar toda la información que genera nuestra empresa en una única base de datos,
de una parte agiliza la comunicación y la toma de decisiones, y permite anticiparse a los
siguientes pasos de una manera realista y sencilla.
Otra de las ventajas de implantar ERP es que tenemos un mayor control de la
organización y seguimiento del producto. Cada módulo está interconectado, con lo que los
distintos departamentos tienen información instantánea de la cadena de producción y
distribución.
Y sin duda, el mayor de los beneficios es el económico, ya que el garantizar la eficiencia
implica un componente de ahorro. Una vez salvada la inversión inicial, la reducción de
gastos será aplicable a todas las facetas de la empresa. La mayor eficacia conseguida, la
disminución en el número de errores y la reducción de tareas duplicadas permiten
disminuir los costes empresariales, aumentando el margen de beneficio.
Además de lo anterior brinda beneficios como:
Optimización de la organización interna
El ERP facilita la organización de la empresa y permite optimizar los procesos y los
recursos, lo que incide en la optimización y eficiencia de la propia gestión y en la relación
con los clientes, sobre todo si además hemos implantado un CRM (Customer Relationship
Management).

Ayuda en la toma de decisiones

El acceso a toda la información de la empresa de forma fácil, rápida y ordenada nos
permite tomar decisiones en base a datos y no a creencias, lo que evitará las decisiones
impulsivas, erróneas o mal enfocadas. Para ello, claro está, el análisis y la interpretación
de esos datos deben ser los correctos.

Aumento de la productividad
La automatización de los procesos internos aumentará la productividad de los empleados,
desaparecerán las tareas duplicadas y se eliminará la información redundante.

Reducción de costes
La normalización de los procesos y los flujos de trabajo incide directamente en la
optimización del tiempo y de los recursos, lo que disminuirá los costes.

Mayor control
La implantación de un ERP hace posible un mayor control en todas las operaciones, pues
cada una de éstas queda reflejada y asignada a un individuo o recurso, en un tiempo y
fecha concreta, con unos objetivos y como consecuencia de un procedimiento, lo que
permite hacer un seguimiento en todos los procesos en cada una de sus etapas.

Planificación del futuro

Disponer de la información histórica, los comportamientos y las tendencias nos permite
crear escenarios futuros con estimaciones realistas, minimizando el margen de error.

Crecimiento ordenado
La mayoría de los ERP son modulares, escalables y están conectados entre sí, lo que
permite en caso de crecimiento la incorporación de nuevos módulos y el flujo organizado
de la información entre ellos.

DESVENTAJAS
DESVENTAJAS 1

Desventajas de un sistema ERP

El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe
normalmente al nivel de personalización que necesita un sistema ERP para cubrir las
necesidades de la empresa: a mayor nivel de personalización, mayor precio. Además,
algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de forma posterior a su
instalación y adquisición, lo que se denomina costes ocultos. Puede encontrar una
descripción detallada de estos costes ocultos, junto con ejemplos y cálculos reales de
presupuestos de los ERP más usados en la Guía ERP.
Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión
inadecuada para la educación continua del personal encargado de su gestión, incluyendo
los cambios de implementación y de prueba, una falta de políticas corporativas que
afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y cómo se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

 El éxito depende de las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente.
Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos, por lo cual los
propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa
que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está
capacitado para el manejo del mismo.
 Cambio de personal: las compañías pueden emplear administradores que no
están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía
empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no
están sincronizados con el sistema.
 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, difíciles de adaptarse al flujo
específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas
compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
 Los sistemas pueden ser difíciles de usar.
 Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en
uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros
participantes.

TENDENCIAS FUTURAS

TENDECIAS FUTURAS

La nube continúa impulsando el ERP. Impulsar el ERP en la nube parece ser lo más

conveniente en cuanto al ahorro de las empresas. Y es que es lo más lógico el no
cargarte de servicios tecnológicos “in-house” teniendo grandes vulnerabilidades por falta
en muchos casos de recursos. Es por ello, que la implementación en la nube de este tipo
de herramientas es lo más adecuado, ya que nos ayuda a tener una escalabilidad total
por el crecimiento o decrecimiento de una organización.
Incorporación de la experiencia de usuarios interactiva y tecnología avanzada. La
usabilidad de los ERP es esencial en los empleados y por lo tanto en los procesos de
cambio. A parte del soporte técnico de los fabricantes, muchos de ellos están
incorporando chatbots para tener una alternativa más a la hora de solucionar problemas
básicos. Además, en esta década la incorporación de aprendizaje automático en este tipo
de soluciones ayudará a las empresas a ser un poco más inteligentes y a evitar cualquier
error humano.
El ERP es el núcleo de cualquier negocio. El ERP es la base natural para la
transformación digital, teniendo en cuenta que una implantación de este tipo de
soluciones provoca un control total de todas las áreas de tu negocio. Además, nos
ayudará a saber dónde debemos invertir más tecnología y hacia dónde debe evolucionar
nuestro negocio.
Mayor automatización.  Las empresas están ganando en automatización cuando
contratan este tipo de herramientas, ya que muchas de las empresas aún siguen
haciendo ciertos procesos muy manuales. La incorporación de esta herramienta reporta
un beneficio mucho mayor a la empresa cuando impera el bienestar del empleado,
trabajando en un entorno más ágil, sencillo y productivo.

EJEMPLO

El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es

un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Un
ejemplo claro lo tenemos en ONYX ERP, que además de ser un programa de gestión
para Pymes, está integrado con el programa de contabilidad ONYX FINANCIALS, con el
programa de control de procesos de calidad ONYX CALIDAD, etc. Los datos se dan de
alta sólo una vez y son consistentes, completos y comunes.

Onyx ERP, solución integral para la gestión de todas las áreas de la empresa
Un sistema ERP, como Onyx ERP, nos ofrece el control de todos los procesos de la
empresa; como crm, ventas, compras, almacenes, distribución, producción, calidad,
proyectos, etc.
Onyx le da mucha importancia al diseño de sus interfaces, para conseguir así mejorar lo
máximo posible la experiencia de usuario.
Asimismo, es posible trabajar con diferentes bases de datos, lo cual nos permite ajustar el
ERP a las necesidades del cliente.
Además de ser Multiempresa, cuenta con una potente gestión documental integrada con
cada proceso del ERP.

Aspectos Básicos de Onyx ERP

El software de gestión para pymes, Onyx, contribuye a la planificación de recursos en las
pequeñas y medianas empresas, mediante la optimización de actividades diarias, que
van desde el proceso de producción hasta la venta al cliente. Además, Onyx ERP se enfoca
en el diseño de sus interfaces con el objetivo de mejorar la experiencia de sus usuarios.
De este modo, Onyx ERP disminuye el tiempo requerido para realizar actividades
operativas, además de proporcionar información en tiempo real que puede ser compartida
entre los diferentes departamentos de la empresa y agilizar la toma de decisiones.
Ventajas que ofrece Onyx ERP para pymes
Control de los procesos
Onyx ERP permite controlar todos los procesos de la empresa, permitiendo una visión
más amplia de la empresa, eliminar tareas improductivas, y centrar mayor esfuerzo en
actividades que brinden mayor valor.
Base de datos centralizada
El software Onyx ERP para pyme integra los datos de las diferentes operaciones de la
organización en una misma base de datos, con la finalidad de gestionar la información de
una manera más sencilla.
Cada usuario del sistema ERP tiene acceso a la información según el puesto que ocupe,
esto facilita la toma de decisiones efectivas y disminuye el tiempo de actividades que no
aportan valor en los procesos.
Seguridad de la información
El uso de sistemas ERP para pymes, como Onyx, resguarda la información de la empresa
evitando crímenes externos, como el espionaje industrial. Además, evita la pérdida o
modificación de información privada, debido a que cada usuario tiene acceso y permiso
de edición, de acuerdo al perfil configurado.
Sistema ERP tradicional o en la nube
Los ERP basados en cloud (en la nube) brindan todos los beneficios de un ERP
tradicional, pero con la facilidad adicional de acceder al sistema vía internet. Pero,
además, ofrece mecanismos de seguridad, que permiten mantener la confidencialidad de
la empresa sin poner en riesgo la información.
Las ventajas que un ERP en la nube puede ofrecer comparación con el sistema tradicional,
son las siguientes:
Acceso al sistema ERP vía internet, lo que significa que puede ingresar desde cualquier
dispositivo y lugar, permitiendo tener la información disponible en el momento que la
necesite.
Actualizaciones de software automáticas, que no requieren ser instaladas en su
ordenador.
Por esta razón, Onyx ERP, se ofrece tanto en formato tradicional como en la nube, de
manera que el usuario pueda elegir la opción que mejor se adapte a sus requerimientos y
le ofrezca la mejor experiencia.