INVENTARIO

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen
el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de
venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece
tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el
inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el
inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder
determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en
el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la
apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles
Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida
se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino
inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa
comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de
producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la
producción
Objetivos
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos
perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de
la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la
gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

QUE ES UNA MERMA

Una merma es una pérdida o reducción de un cierto número de mercancías o de la

actualización de un stock que provoca una fluctuación, es decir, la diferencia entre el
contenido de los libros de inventario y la cantidad real de productos o mercancía dentro de
un establecimiento, negocio o empresa que conlleva a una pérdida monetaria.
Técnicamente una merma es una pérdida de utilidades en término físico.
El inconveniente de una merma es que es inevitable.

Tipos de merma
Son cinco los tipos de merma que se dan en un establecimiento comercial.

 Mermas administrativas. Estos se producen por errores en los movimientos

administrativos como en las transferencias, en montos por cargos, por malos cobros en
cajas o por no recibir adecuadamente la mercancía.
 Mermas operativas. Se generan por descuidos, operaciones indebidas en el trabajo por
omisiones o negligencia del personal, en este tipo de merma las mercancías son
dañadas, destruidas o descompuestas.
 Mermas naturales. Son mermas que se generan en productos perecederos, es toda
aquella mercancía que tiene una caducidad, que se echa a perder, y que se le debe dar
la debida rotación antes de que se pudra y se haga no apta para la venta. También son
perdidas naturales aquellas que se producen en el caso de químicos volatiles por
evaporación o embutidos al fundirse y resumirse la grasa que contienen.
 Mermas por robo. Es aquella merma que se genera por la sustracción o robo de dinero
o productos dentro del negocio o establecimiento en cuestión.
 Mermas por producción. Es cuando hay merma por producción en los casos en el que la
materia prima tiene un desperdicio al manufacturar el producto terminado.
Agentes causantes de merma por robo
Son cuatro los agentes causantes de merma por robo.

 Externos.- Son personas ajenas al local, establecimiento o negocio, que se dedican a

sustraer ilegalmente dinero o mercancía dentro de los mismos, conocidos
popularmente como farderas.
 Internos.- Trabajan directamente para la empresa, son deshonestos y desleales, y
actúan a espaldas de los dueños de los negocios y de sus jefes inmediatos.
 Interno-Externo.- Son una o más personas interna en contubernio con uno o más
personas externas de la empresa.
 Indirectos.- Personal que trabaja indirectamente para el negocio, no pertenecen
directamente a la nómina de la empresa pero brindan algún tipo de servicio fragelos
etc com.

GESTIÓN DE
INVENTARIOS

La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda

organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se
relacionan con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación,
las formas de clasificación y los modelos de reinventario, determinados por los
métodos de control.
Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:

 Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y

 Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso,
materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

Costos asociados a los inventarios

Los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la

naturaleza de la organización y consisten en:
Costo de ordenar
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de
pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de
papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada
cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).

- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos

asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del
proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

Costo de tenencia o sostenimiento del

inventario
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos
de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de

oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los
inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor
agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen
aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock"
como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es

elriesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los
costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la

naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán
un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

Costo de quiebre de Sotck (Costo de

inexistencias)
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada
unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de
un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos
se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e
incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitución

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es
una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida
de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente
cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr
óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del
quiebre de stock.

A pesar de los costos asociados,

¿por qué tener inventarios? ¿son
los inventarios un mal necesario?
La realidad de las organizaciones enseña que carecen de supuestos totalmente
determinísticos en materia de la estimación de la demanda de sus bienes y
servicios, para lo cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio
entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por
la organización) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los
inventarios aunque carecen de generación de valor agregado para las
organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de
los bienes y servicios prestados por ellas además de asegurar la continuidad de los
procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de un inventario
son:

 Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra

las incertidumbres del mercado.

 Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.

 Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgándole
flexibilidad a los procesos de programación.
 Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la
posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y más se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual
se busca que la organización mantenga determinado nivel de inventario es un "mal
necesario" y que la búsqueda por la minimización de los costos asociados a este
generan la necesidad de aplicación de múltiples herramientas las cuales deben en
su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dándole la oportunidad de
ejercer.

Como encargado de la administración de los inventarios de una organización se

deberá establecer los siguientes lineamientos (tomar decisión respecto a):

 ¿Cuántas unidades deberán ser ordenadas o producidas?

 ¿En qué momento deberá de ordenarse o producirse?
 ¿Qué artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se
debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto?

Tipos de inventarios
Clasificación según su nivel de
terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

 Inventarios de Materias Primas

 Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
 Inventarios de Productos en proceso
 Inventarios de Productos terminados
 Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificación según su localización

respecto a las instalaciones de la
empresa
 Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se
encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por
ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra),
en transporte interno, en paqueteo, etc.
 Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de
materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de
herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Clasificación según su función

Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
  Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del
reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.

 Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a

las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse
en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN

INVENTARIO1
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes
son los que corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes
que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares
en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica,
teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer
inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es
que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar
reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema

porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de
solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del
almacén.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores

estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se
fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen
con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que
facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de
no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez.
Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con
claridad que ese ítem ya fue contado. Cada equipo de trabajo definirá cual es la
mejor manera de hacerlo, la que más se adecue al tipo de bien de que se trate, tal
vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podrían ser algunos caminos
a seguir.

KARDEX

El Kardex y su importancia en los inventarios de las empresas.

Para poder hablar del kardex y de su importancia en los inventarios de las empresas
debemos tener claro que inventario es todo aquel artículo o bien que adquiere una
compañía, negocio u empresa con el fin de venderlo y/o utilizarlo para lograr su objeto
social, su razón de ser.
Es por eso que en temas de inventarios escuchamos hablar de inventarios de frutas,
verdura, hortalizas, calzado, ropa, productos para la construcción, productos agrícolas,
entre otros.
Por tal razón el tema de los inventarios depende mucho de la empresa y del motivo por el
cual fueron adquiridos, por ejemplo; ¿Qué es un televisor? Es imposible saberlo sin saber
a qué se dedica la compañía que lo tiene o que función cumple, pues si el televisor está
ubicado en la sala de espera de los clientes, éste es una propiedad planta y equipo,
mientras que si esta en bodega con el fin de ser vendido es un inventario. Otro ejemplo
podrían ser las telas que para un almacén de telas es un producto para la venta pero para
un sastre es producto a ser utilizado y finalmente existen productos que se pueden clasificar
como productos para la venta y productos para uso, por ejemplo en las fruterías tiene frutas
para la venta pero de igual forma tienen frutas para preparar jugos y ensaladas es decir,
que aquí debe existir un mayor control y para esto existen las tarjetas kardex.
Pero ¿Que son las tarjetas kardex?
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto, existen muchos tipos de kartex pero como hablamos de
inventarios hablaremos de la tarjetaKardex de inventario la cual, es una herramienta que le
permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario
de la compañía.
Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de
mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía.

Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan

información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro
concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos, por tal
motivo los principales tipos de inventarios son:

 Inventarios de Materias Primas.

 Inventarios de Productos en Proceso.
 Inventarios de Productos Terminados
 Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa.
 Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
 Inventarios de Envases y Empaques.
 Inventarios en Tránsito.

Anteriormente se dijo que los tipos de inventarios dependen de la empresa pues lo que para
una empresa puede ser un producto terminado para otro puede que no, y lo que para una
empresa puede ser mercancías no fabricadas por la empresa puede que para otra sean
materiales, repuestos y accesorios. Ejemplos: para el matadero la carne es un producto
terminado pero para un restaurante es una materia prima y para un almacén de repuestos
una llanta es una mercancía no fabricada por la empresa, mientas que para un taller es un
repuesto.
Es por eso que los inventarios se clasifican de estas 7 formas y cada empresa clasifica
según su objeto social. Para lograr una buena clasificación se ampliara la explicación de
cada tipo de inventarios.

 Inventarios de Materias Primas: Son aquellos bienes adquiridos para una

transformación obteniendo así un bien terminado. Ejemplo: en las panaderías la harina,
azúcar y huevos hacen parte de las materias primas mientras que los panes y postres son
los productos terminados.

 Inventarios de Productos en Proceso: Son aquellos bienes que no están listos para
ser vendidos pero que ya tuvieron una transformación y no se clasifican en materias primas.
Ejemplo: Una carpintería compra madera, pintura, y demás materiales para hacer muebles
y venderlos, cuando tiene el producto sin terminar hace parte de los inventarios en proceso
como lo es una cama que falta ser pintada para poder ser vendida.

 Inventarios de Productos Terminados: Son aquellos productos que ya cumplieron

completamente con su proceso de transformación es decir la cama de la carpintería del
ejemplo anterior pero ya pintada y lista para la venta. Esto son los productos terminados.

 Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa: Son aquellos bienes que

están terminados pero no son producidos por la misma empresa como ejemplo tenemos
las comercializadoras que compran y vender la cama que para la carpintería es un producto
terminado pues fue allí donde se fabricó, es una mercancía no fabricada por la empresa
para la comercializadora que la vende.

 Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios: Son aquellos bienes que como

su nombre lo indica, no son para ser vendidos ni trasformados sino que ayudan al cumplir
con la razón social de la empresa, las llantas para las flotas de transporte hacen parte de
sus inventarios de materiales, repuestos y accesorios pues su finalidad es transportar
personas pero para ello necesitan los buses y estos a su vez las llantas.

 Inventarios de Envases y Empaques: Son aquellos bienes que sirven de empaque

y/o envase; como lo son las botellas para las empresas de bebidas, jugos y refrescos.

 Inventarios en Transito: Son aquellos productos que no se encuentran en la bodega

de la compañía pero son de ella, este tipo de inventario se usa para la compra de productos
importados que al entrar a las bodegas de la empresa pasan a ser otro tipo de inventario.

Teniendo un mejor conocimiento de los tipos de inventarios podemos entender como la

tarjeta kardex nos ayuda a tener un conocimiento y un control de los inventarios, pues
muchas empresas no tiene un tipo de inventario sino varios y en ocasiones pueden manejar
los 7 inventarios al tiempo y para no mesclar costos entre ellos ni que se pierdan los
inventarios existen las tarjetas kardex.
Las grandes empresas compran materia prima para elaborar productos terminados, para
los cuales necesitan de maquinaria, las cuales pueden sufrir daños y necesitar de
repuestos, repuestos que no son fabricados por la empresa sino que son comprados en
otras y en muchos casos en el exterior pero para tener un control de los costos, tienen
productos en proceso que finalmente se convierten en productos terminados pero para la
comercialización de sus productos terminados necesitan envases y empaque. Este es un
claro ejemplo de una empresa que maneja los 7 tipos de inventarios.

Para la administración de los inventarios a través de la tarjeta kardex es necesario utilizar

un método y un sistema de administración.

Los Sistemas de administración de inventarios son 2:

 Sistema periódico
 Sistema permanente

En el sistema periódico se realiza periódicamente mientras que el sistema permanente es

de una forma más cotidiana es decir más repetitiva.

Los Métodos de administración de inventarios son 3:

 P.E.P.S.
 U.E.P.S
 Promedio Ponderado.

En el Método P.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados
más recientemente, por tal motivo se conoce como Primeros en Entrar, Primeros en Salir.
En el Método U.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron recientemente, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos
comprados más de forma más antigua, por tal motivo se conoce como Últimos en Entrar,
Primeros en Salir.
Mientras que el Método del Promedio Ponderado consiste en dar salida a los inventarios
de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor equilibrado, por tal motivo se
conoce con este nombre.
F2 Ingreso de Mercancía - Orden de Compa

F3 Devolución de mercancía a proveedor

Los F3 descargan del inventario contable cuando contabilidad confirma el estado de la
devolución

ESTADO REGISTRADO RESERVADO ENVIADO CONFIRMADO

GUIA DE
DESPACHO
ENVIO EN CONTABILIDAD
DIGITADO IMPRESO RUTA CONFIRMA

F4 Averías en tienda

 Daño en piso Mercancía que se daña en piso

 Calidad Devolución de clientes por calidad
 Materiales: Dotación ropa para Visual, personal ventas, Inglot CIS etc - Materiales de
POS artículos de oficina
 Dotación: Dotaciones
 Gasto Interno Dotaciones de jefes
 Gasto externo Regalos y obsequios

F5 Transferencias

Transferencias entre tienda - tienda, tienda – CD

F8 Retiros de POS

F11 Salida de productos que retornan de nuevo a la tienda

 Prestamos
 Servicios técnicos
 Lavandería
 Compostura
 Juzgado

F12 Despacho a domicilio

Productos que salen de tienda hacia un destino con venta
Ej hacia domicilio de cliente o tienda para que cliente reclame
Sub estados de los F4

 Reservado
 Confirmado
 Digitado
 En ruta
 Total, Entrega

Merma son los ajustes más los F4

Alargamiento de inventario: Todo lo que suma

Acortamiento de inventario: Todo lo que resta

FX NOMBRE OPERACIÓN
F2 INGRESO DE MERCANCIA SUMA
F3 DEVOLUCION A PROVEEDORES RESTA
F4 AVERIAS RESTA
F5 TRASNFERENCIAS RESTA - SUMA
F8 RETIROS POS X
F11 PRESTAMOS MANTIENE
F12 DESPACHO A DOMICILO RESTA

CT VERDE

Productos los cuales se venden en tienda pero no se encuentran en el CD por tanto el que los
despacha es directamente el proveedor del producto

La importancia de que los departamentos en los inventarios

Abastecimiento: Son los encargados del producto, su recepción y su distribución, administran

el producto, realizan F4

Servicio al cliente: Son los encargados de cancelar o anular ordenes de despacho f12 y
solucionar los inconvenientes que se presenten con ello.

Área comercial: Son los vendedores de la mercancía, realizan el procedimiento por el sistema
de envíos de mercancía y realizar los f12, también realizan F4 de daños en piso semanalmente.