ADMINISTRACIÓN DE

INVENTARIOS
JACKELYNE VILLAGRÁN MAGALLANES

MSM. OSCAR H. MONJARÁS ENRÍQUEZ

06 abril 2020
 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para
comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un
periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos
circulantes de toda organización.
Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una
empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de
resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más
grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las
mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías
vendidas durante un periodo determinado.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.
La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de
aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo
tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente,
así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y
de esta forma afrontar la demanda.
Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es
indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administración,
métodos de costeo y control, aspectos éstos que se esbozarán en la presente
investigación.
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro.
La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al
momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo
y en cuánto reabastecer el inventario.
La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos:
1) Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.
2) En qué momento debe producirse el inventario.
3) ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y
4) ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?
La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se
requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.
El objetivo de la administración de inventarios tiene dos aspectos que se contraponen:
Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos
que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de
otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa
cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y
para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se
minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las
operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se
disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las
operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo
proceso de producción.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas.
La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes
con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:
 Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
 Peligro de obsolescencia.
La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los
siguientes objetivos:
 Maximizar el servicio al cliente.
 Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y
 Minimizar la inversión en inventarios.
 Tipos de Costos
La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos
 Costos asociados a los flujos
 Costos asociados a los stocks
 Costos asociados a los procesos
Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por
naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.
 Costos de Operación.
 Costos Asociados a la Inversión
Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin.
Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con
depreciaciones y amortizaciones.
Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de
aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor
(en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos
estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener
en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.
Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en
cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los
costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo
del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán
variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por
propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.
Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes
conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de
compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la actividad. En general, los
Costos de transporte se incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar
también los Costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?), como
consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del
proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de
adquisición. Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el
comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no
es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende
del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del
transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.
La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la
más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior
conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no
aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación
habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:
 Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks
 Costos de lanzamiento del pedido
 Costos de adquisición
 Costos de ruptura de stocks
 Costos de almacenamiento.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen
todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales
como:
 Costos Financieros de las existencias
 Gastos del Almacén
 Seguros
 Deterioros, perdidas y degradación de mercancía.
Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de
que la mercadería este almacenada en régimen de depósito por parte del proveedor o
de que sean propiedad del fabricante.
Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación
pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los
stocks en el caso más general posible.
La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los
clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables)
y por origen directos e indirectos.
Costos directos de almacenaje
Costos fijos:
 Personal
 Vigilancia y Seguridad
 Cargas Fiscales
 Mantenimiento del Almacén
 Reparaciones del Almacén
 Alquileres
 Amortización del Almacén
 Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
 Gastos financieros de inmovilización
Costos variables:
 Energía
 Agua
 Mantenimiento de Estanterías
 Materiales de reposición
 Reparaciones (relacionadas con almacenaje)
 Deterioros, perdidas y degradación de mercancías.
 Gastos Financieros de Stock.
Costos directos de mantención
Costos fijos:
 Personal
 Seguros
 Amortización de equipos de manutención
 Amortización de equipos informáticos
 Gastos financieros del inmovilizado
Costos variables:
 Energía
 Mantenimiento de equipo de manutención
 Mantenimiento de equipo informático
 Reparaciones de equipos de manutención
 Comunicaciones.
 Costos indirectos de almacenaje
 De administración y estructura
 De formación y entrenamiento del personal
 Costos de lanzamiento del pedido
Los costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los costos en que se incurre
cuando se lanza una orden de compra. Los costos que se agrupan bajo esta rúbrica
deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados
con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:
Costos implícitos del pedido: costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo
lanza producción, costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción
(movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos
de transporte exclusivamente vinculados al, costos de supervisión y seguimiento de la
necesidad de lanzar un pedido, etc.
 Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.
 Costos de recepción e inspección.
 
Costos de Adquisición
Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del
producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.
En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará
los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por
ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener
en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas
veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y
otras veces será en su totalidad un costo no evitable.
En el segundo caso (material en curso o productos terminados), la determinación del
costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las prácticas contables de la
empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos:
 Costos de Materiales incorporados que, según las prácticas contables de la
empresa pueden ser valorados.
 Método FIFO (first in, first out). – (Primero en entrar, primero en salir) PEPS
 Método LIFO (last in, first out). – (Ultimo en entrar, primero en salir) UEPS
equivale en cierto modo a un precio de reposición.
 Método MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado
 Precios estandarte de la empresa
 Precios estimados de reposición
 Costos directos de producción (MOD, depreciaciones etc.)
 Costos Indirectos.
 
 Costos de ruptura de stock
Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta
de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino
que irán a parar directamente al estado de resultados.
Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:
 Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de
referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por
ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como
por la pérdida absoluta de la perdida.
 Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones
contractuales por retrasos de abastecimiento, partes en el proceso de
producción, los falsos fletes etc.
La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la
empresa esta provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el
gestor de inventarios deberá conformarse con estimaciones subjetivas o costos
Estándar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los
ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.
Clasificación ABC
El sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor
contable (de coste o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente,
miles de artículos son almacenados en las empresas, especialmente en la industria
manufacturera, pero sólo un pequeño porcentaje representa un valor contable lo
suficientemente importante como para ejercer sobre él un estricto control.

Por regla general, entre el 5 y el 15% de los artículos en inventario representan entre el
70 y el 80% del valor total del mismo. Estos artículos son clasificados como "artículos
A". Los "artículos B" representan aproximadamente el 30% del total de artículos
almacenados, pero sólo un 15% del valor total del inventario. Los "artículos C"
constituyen generalmente el 50 - 60% de todos los artículos almacenados pero
representan un modesto 5 ó 10% del total del valor del inventario.

Un principio subyacente a la aplicación del análisis ABC es que cada tipo de artículos
requiere distintos niveles de control. Así, a mayor valor de inventario, mayor control
sobre el mismo. La clase A deberá ser controlada más estrechamente, sin embargo, las
clases B y C requieren una atención menos estricta.

El primer paso en la aplicación del análisis ABC es la clasificación de todos los artículos
en cada una de las clases. Esto significa que a cada item en el almacén se le asigna un
valor contable (de coste o de adquisición). Dicho valor se obtiene al multiplicar el coste
unitario por la demanda anual de cada artículo. Posteriormente todos los artículos son
ordenados en función de su valor. La clasificación resultante puede que no sea exacta,
pero normalmente se aproxima bastante a la realidad en gran parte de las empresas.

El siguiente paso en el análisis ABC es determinar el nivel de control para cada tipo de
item almacenado. El mayor esfuerzo de control se ha de realizar sobre los artículos
"clase A". Esto se traduce en la necesidad de realizar una correcta previsión de la
demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los movimientos en
almacén. Al mismo tiempo se debe implementar el sistema más apropiado de control
de inventario (determinístico, probabilístico; de cantidad o período fijo, etc.).

Los artículos B y C requieren un control menos estricto. Así se pueden mantener stocks
de seguridad mayores en este tipo de items sin temor a incurrir en costes
excesivamente elevados. En estos casos no es necesario implementar sistemas de
control de inventarios, siendo suficiente el mero control visual directo.
 
Fuentes de consulta:
https://sites.google.com/site/siteangelmexicano/4ta-unidad-administracion-de-inventarios

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/gestion-de-inventarios/clasificacion-de-
inventarios/
http://ual.dyndns.org/biblioteca/costos_ii/pdf/unidad_07.pdf