Los costos de inventario son aquellos que se relacionan con

la creación y el mantenimiento de un stock de productos dentro

de un almacén. Además, se vinculan de manera directa con
la gestión de mercancías, ya que mide las repercusiones o
eficacia de su manejo, el cual condiciona las actividades
económicas.
En ese sentido, conocer este valor les permite a las empresa saber, con
anticipación, cuáles son las implicaciones de sus finanzas y cómo actuar
bajo una situación de riesgo cuando algunas líneas de producto no rindan de
manera adecuada. También les permite averiguar si la inversión costo-
beneficio es la adecuada o no, lo que mantiene la rentabilidad de una
compañía.
Este costo es muy variado, pues no solo incluye los precios de producir o
comprar artículos para stock, sino también de mantener la cantidad de
mercancías en niveles óptimos y tener control sobre la rotación de
inventario. Esto otorga información sustancial sobre el cumplimiento de los
objetivos de una empresa, por lo que es muy importante para la toma de
decisiones y planteamiento de estrategias.

Dada esta relevancia, los costos de inventario se dividen en varios tipos:

 Costos administrativos: son los relacionados a la operación

del almacén como son impuestos, salarios, pago a
proveedores, por mencionar algunos.
 Costos de almacenamiento: se vinculan a la operación del
almacén. Aquí se contempla tanto el mantenimiento del
inventario como la inversión para adquirirlo y el riesgo de
las pérdidas debido a su obsolescencia de acuerdo al ciclo
de ventas.
Por lo regular, estos valores se consideran en los gastos generales y se asignan
al número de unidades producidas o vendidas en cada periodo. Por eso,
el control de inventarios es un factor determinante del flujo y las reservas de
efectivo. Gracias a este tipo de indicadores, las empresas pueden mantener en
buen estado su salud financiera o retomar el rumbo.

Cómo se calculan los costos de inventarios

Para calcular los costos de inventario, es necesario empezar por considerar
diferentes variables.

1. Determina los costos fijos y los variables

Los costos fijos incluyen todos los gastos de almacenamiento que no
tienen relación con la variación de las existencias. Aquí se contempla los
pagos al personal y el valor de su infraestructura, herramientas e insumos
utilizados.
Los costos variables fluctúan en relación a la evolución de las existencias, es
decir, incrementan cuando el stock aumenta y disminuyen cuando este baja. Por
lo tanto, son todos los relacionados con los bienes almacenados.
2. Ubica la tasa de posesión
Calcula la tasa de posesión. Esto consiste en valorar las existencias al costo
de adquisición y, durante el periodo de almacenamiento, se añaden costos
adicionales a este precio inicial, lo que aumenta el valor del stock en el
momento de la emisión.
Para calcularla, suele sumarse el costo de adquisición más el costo de
almacenamiento, lo que da como resultado el valor total del artículo. Esto
incluye todo lo relacionado con su gestión en las bodegas en determinados
periodos.
La tasa de posesión se evalúa a lo largo de un periodo definido y se puede
aplicar de la siguiente manera:
Costo de la propiedad = tasa de propiedad x stock promedio.
Por ejemplo, supongamos que una empresa adquiere cierta cantidad de stock a
precios distintos, según el producto. Esta diferencia de precios se puede
aplicar tanto a objetos variados como iguales, pero comprados en diferentes
momentos, lo que determina el costo promedio de todos los objetos del inventario
basados en el precio individual y la cantidad que está en inventario.
3. Determina el costo de cada artículo en stock y la cantidad de unidades
Imagina una empresa que tiene seis diferentes productos en inventario a distintos
precios por unidad. Una vez que recabe la información dentro del
inventario, multiplicará el costo unitario por cada pieza, como se muestra en
la imagen:

4. Suma los resultados

Posteriormente, tendrá que realizar la suma de sus totales en precio, de esta
forma:

( 300+1500+750+300+500+1600=).
5. Determina la cantidad total de objetos en el inventario.
Luego, determinar la cantidad total de objetos: (10+30+50+15+20+40=).

6. Divide el total de las cantidades multiplicadas por el costo entre el

número de piezas
En nuestro ejemplo: 4950 / 165 = 30. Este número indica el promedio de los
objetos del inventario, el cual se debe añadir al costo final del
producto para mantener las variables que conforman el costo de inventario.
Dada la complejidad de estos cálculos, una de las mejores formas para optimizar
los costos de inventario es mediante el seguimiento de existencias, pues, dada
la volatilidad con la que se pueden comportar las ventas, siempre es viable revisar,
con cierta periodicidad, el stock tanto para saber el número de productos que
se están moviendo y cuáles no, para actuar en consecuencia.
Recuerda que una gestión adecuada de tus inventarios puede mejorar la
previsión, incrementar la eficiencia y acceder a información, así como
actualizar cada ciclo de ventas o de producción conforme a la demanda del
mercado e información actualizada sobre la rotación de los productos.
Esto también te facilitará realizar adecuaciones en tus líneas de producción o
en la cantidad de productos adquiridos para su reventa, por lo que reducirás
las inversiones en cada aspecto que conforman el manejo de sus inventarios.

Así que comienza a implementar esta métrica para calcular el valor de tu negocio
y trabaja así por su éxito.

Los costos de inventario constituyen una parte sustancial de los gastos totales de
cualquier empresa de fabricación o distribución. Para garantizar la buena salud
financiera de su empresa, es necesario saber cómo dar sentido a estos gastos y
cómo equilibrarlos.

Contenidos

 ¿Qué son los costos de inventario?

  Tipos de costos de inventario

o Costos de mantenimiento

o Costos de pedidos

o Costos de agotamiento de existencias

 ¿Cómo reducir los costos de inventario?

o Seguimiento de su inventario

o Pasar de las hojas de cálculo a un software ERP/MRP

o Utilizar los datos para crear previsiones precisas

o Establecer puntos de reposición y stocks de seguridad

o Organice su almacén

o Cuente su stock regularmente

o Utilizar técnicas de control de inventario

 Justo a tiempo

 Cantidad de pedido económico

o Utilizar el código de barras

 Principales aspectos a tener en cuenta

¿Qué son los costos de inventario?

Los costos de inventario son todos los gastos en los que se incurre al adquirir,
almacenar y gestionar el inventario.

En las empresas que se dedican a los productos, ya sea fabricándolos o

simplemente vendiéndolos, las existencias constituyen una parte sustancial del
balance. Según “Quantitative Analysis for Management”, de Barry Render, Ralph
Stair y Michael Hanna, las existencias pueden representar hasta el 50% del capital
total invertido por una empresa, lo que las convierte en uno de los activos más
caros e importantes.

Pero el coste real de la compra del inventario no es el único coste asociado al

mismo. Si se añaden los gastos de funcionamiento de la mano de obra, el espacio
del inventario, las mermas, etc., los costos, ya de por sí elevados, se verán
incrementados notablemente. Esta es una de las mejores razones por las que hay
que utilizar técnicas adecuadas de gestión y control de inventarios: para minimizar
el inventario y los costos en los que incurre.

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Tipos de costos de inventario

El costo de inventario más directo, el costo de capital, incluye el precio de

compra de los bienes, así como cualquier interés u otros costos incurridos si la
empresa pide un préstamo para pagar su stock. Otros costos relacionados con las
existencias pueden clasificarse en tres grupos básicos: costos de mantenimiento,
costos de pedido y costos de escasez. Estas categorías pueden desglosarse en
costos separados y más específicos.

Costos de mantenimiento

Los costos de mantenimiento de existencias son todos los costos relacionados con
el almacenamiento de las mismas. Estos incluyen:

 Costos de almacenamiento. Son los costos asociados al espacio en el

que almacena su inventario, incluyendo el alquiler, los servicios públicos y
el seguro.

 Costos de mano de obra. Se componen de los salarios de los empleados

de inventario que reciben, recogen, despachan, gestionan y auditan el
inventario, y los que se ocupan del mantenimiento y la limpieza de los
espacios de inventario.

 Costos de oportunidad. Estos costos se producen cuando se inmoviliza

demasiado efectivo en las existencias, lo que puede impedir que la
empresa invierta ese dinero en nuevas oportunidades, como nuevos
empleados, marketing, innovación, etc.

 Depreciación. Naturalmente, el valor de las existencias de una empresa

puede disminuir con el tiempo, lo que a su vez genera costos de
depreciación.

 Obsolescencia. Cuando las mercancías del inventario se deprecian hasta

no tener valor (por ejemplo, cuando los productos perecederos caducan),
empiezan a representar un valor negativo porque siguen ocupando espacio
en el inventario y tiempo de trabajo de los empleados del mismo. A esto se
le llama stock muerto y hay que identificarlo y tratarlo rápidamente.

 Pérdidas. Los costos relacionados con la pérdida de inventario debida a

robos, fraudes, daños o errores en los registros se denominan costos de
merma.
Costos de pedidos

Los costos de pedidos se componen de los gastos derivados de la recopilación y

realización de los mismos, así como de los costos relacionados con el transporte
de la mercancía hasta las instalaciones:

 Costos de mano de obra del departamento de compras, es decir, para la

preparación de pedidos, la búsqueda de proveedores, la comunicación, etc.

 Costos de transporte si la empresa tiene que pagar el transporte de la

mercancía (por ejemplo, cuando el tamaño del pedido no es suficiente para
que el proveedor proporcione transporte gratuito).

Costos de agotamiento de existencias

También llamados costos de escasez, los costos de falta de existencias se

producen cuando se pierden oportunidades de venta y los trabajadores están
ociosos debido a niveles insuficientes de inventario. Entre ellos se encuentran:

 Paros de producción. Los costos de mano de obra y los gastos generales

de la fábrica se acumulan independientemente de que se realice o no
trabajo real.

 Envíos de emergencia. Los proveedores pueden cobrar un suplemento

por entregas más urgentes que las especificadas en su contrato.

 Pérdida de fidelidad de los clientes. No poder atender los pedidos de los

clientes puede hacer que estos se dirijan a un competidor, lo que le hará
perder un valioso negocio.

¿Cómo reducir los costos de inventario?

Aunque el inventario siempre será una de las partes más caras del negocio, hay
formas de minimizar los costos relacionados con él. La mejor manera de hacerlo
es mantener sólo la cantidad de inventario que se necesite en cada momento.
Esto significa que el inventario tiene que estar muy optimizado y que hay que
implementar un software de gestión de inventario.

En la optimización de inventarios, las dos preguntas básicas son

 ¿Cuándo hacer un pedido?

 ¿Cuánto pedir?

Para encontrar respuestas a estas preguntas siempre hay que llegar a un

compromiso entre algunos de los costos de inventario mencionados. “¿Cuándo
pedir?” tiene que equilibrar los costos de mantenimiento del inventario y los costos
de agotamiento de existencias; “¿Cuánto pedir?” tiene que encontrar un término
medio entre los costos de mantenimiento y los costos de pedido. Estas son
algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarle a equilibrar sus costos de
inventario:

Seguimiento de su inventario

El seguimiento del inventario significa registrar y supervisar el movimiento de las

mercancías en la empresa. Asegurarse de que se hace un seguimiento de todos
los artículos le proporciona una buena visión general de la cantidad de stock que
tiene y de dónde se encuentran las diferentes SKU, así como de los productos que
se venden bien y los que se quedan en el almacén sin usar. También le permite
evitar la depreciación, la caducidad y la obsolescencia de los productos.

Más información sobre el seguimiento del inventario.

Pasar de las hojas de cálculo a un software ERP/MRP

Las hojas de cálculo son una forma viable de gestionar su inventario sólo cuando
está empezando o si su inventario es muy pequeño. Pero si ya está operando un
negocio serio, es el momento de actualizar a un software ERP/MRP. Estos
sistemas automatizan gran parte de la comunicación y la entrada de datos que se
produce en la empresa, reducen los errores humanos y recopilan grandes
cantidades de datos que puede utilizar para tomar decisiones mejor informadas
sobre su inventario.

Utilizar los datos para crear previsiones precisas

Los datos recogidos por un sistema ERP le permiten crear previsiones precisas
sobre la cantidad de mercancía que va a necesitar en un periodo determinado
para responder a la demanda regular. Saber cuánto pedir en un momento dado
ayuda a evitar tanto las roturas de stock como el exceso de existencias,
manteniendo el inventario al mínimo pero conservando la capacidad de cumplir
con los pedidos.

Establecer puntos de reposición y stocks de seguridad

El punto de pedido (ROP) es un método para determinar el momento más factible

para reponer su stock. Cuando los niveles de inventario descienden hasta un
punto determinado (el ROP), es el momento de hacer otro pedido.

El stock de seguridad, sin embargo, es una reserva de existencias que se

mantiene por si acaso en situaciones en las que la demanda es mayor de lo
esperado, o cuando una entrega de un proveedor se retrasa. Cuando esto ocurre,
el colchón le proporciona los medios para seguir operando sin interrupciones.

Organice su almacén
Mantener la organización física de su almacén es un requisito esencial para una
gestión eficaz del inventario. En un almacén bien organizado, los empleados
pueden desplazarse de forma rápida y segura, lo que supone una mayor rapidez
en la preparación de pedidos. Sin embargo, tener los artículos del inventario
almacenados de forma ordenada podría ahorrar mucho espacio de inventario.

Más información sobre la organización del almacén.

Cuente su stock regularmente

La realización de inventarios le ayuda a descubrir productos obsoletos, dañados o

caducados que se han pasado por alto. Pero también puede ayudarle a identificar
robos, fraudes y errores de registro. Por ello, es importante realizar recuentos de
inventario, independientemente de si utiliza un sistema ERP o no. Para no
interrumpir el trabajo en toda su empresa con frecuentes recuentos de inventario
físico, puede optar por los recuentos cíclicos.

Utilizar técnicas de control de inventario

El uso de técnicas de control de inventarios, como el sistema “Just in Time” o

“Economic Order Quantity” (EOQ), le permite revisar sus prácticas de pedido, así
como mantener el inventario y los costos asociados al mismo al mínimo.

Justo a tiempo

El sistema “Just in Time” (JIT) se centra en comprar y mantener el mínimo

necesario para operar a corto plazo. Esto significa que los pedidos se realizan con
más frecuencia, pero para cantidades más pequeñas. Sin embargo, el modelo JIT
puede crear problemas cuando hay fluctuaciones en la demanda o cuando se
produce una interrupción repentina en la cadena de suministro. No obstante, en
caso de demanda y oferta constantes, el enfoque JIT puede reducir drásticamente
los costos de inventario y mejorar el flujo de caja de una empresa.

Cantidad de pedido económico

La cantidad económica de pedido o Economic Order Quantity (EOQ) es una

técnica de control de inventarios en la que una empresa calcula las cantidades
ideales de bienes que deben comprarse en un solo pedido. Esto se hace para
garantizar unos niveles de inventario suficientes al tiempo que se minimizan los
costos de compra, recepción y almacenamiento de las mercancías. Sin embargo,
el EOQ sólo funciona cuando la demanda no fluctúa.

Utilizar el código de barras

El uso de códigos de barras y escáneres de códigos de barras para el seguimiento

de los movimientos de inventario reduce drásticamente el tiempo dedicado a la
introducción de datos. También ayuda a minimizar el riesgo de errores humanos y
a garantizar una contabilidad rápida y precisa. Todos estos aspectos combinados
reducen los costos de inventario relacionados con las tareas administrativas que
son fáciles de automatizar.

Más información sobre los sistemas de inventario por código de barras.

Evita los desabastecimientos y el exceso de existencias

MRPeasy te permite saber siempre lo que tienes en stock y lo que necesitará para
cumplir con los pedidos.

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Principales aspectos a tener en cuenta

 Los costos de inventario son todos los gastos en los que se incurre al
adquirir, almacenar y gestionar el inventario.

 Aunque el precio que se paga por el stock a los proveedores puede

representar hasta el 50% del total de las inversiones de capital de la
empresa, también hay otros gastos que hay que controlar y equilibrar.

 Los costos de mantenimiento de las existencias consisten en los costos de

almacenamiento, los costos de mano de obra de los almacenes, los costos
de oportunidad, así como los costos relacionados con la depreciación, la
obsolescencia y la merma de las existencias.

 Los costos de los pedidos incluyen los relacionados con el transporte de las
mercancías a sus instalaciones, así como los derivados de las actividades
del departamento de compras, como la búsqueda de proveedores y la
realización de pedidos.

 Los costos de agotamiento de existencias (también conocidos como costos

de escasez) son los costos derivados del tiempo de inactividad de los
empleados en las instalaciones, los envíos de emergencia y la pérdida de
oportunidades por no poder cumplir con los pedidos, lo que en última
instancia puede suponer la pérdida de fidelidad de los clientes y el daño a la
reputación de la empresa.

 El objetivo de la optimización del inventario es encontrar un equilibrio entre

los diferentes costos de inventario.

 Algunas de las mejores formas de optimizar los costos de inventario son el

seguimiento de las existencias (preferiblemente con un sistema ERP que
admita códigos de barras), la utilización de datos para crear previsiones
precisas de la demanda, el establecimiento de puntos de reorden y stocks
de seguridad definidos matemáticamente, la organización física de su
almacén, la realización de recuentos periódicos de inventario y el uso de
técnicas de control de inventario como el justo a tiempo o la cantidad de
pedido económico o Economic Order Quantity (EOQ).