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2 - Introducción a la Metodología 5S
IMPLANTACIÓN MODELO 5S
HERRAMIENTAS DE MEJORA ORGANIZATIVA
 Curso: Metodología 5S (2/9)

1 - ¿Qué nos ofrece este módulo?

Este módulo pretende dar una visión rápida y general de la metodología a

seguir sin entrar en los detalles que se irán desarrollando de manera concreta en
los sucesivos módulos. También pretende dar a entender el desarrollo histórico
de dicho método y las mejoras que producirá su implantación en la organización.

5S es una herramienta que ayuda a mejorar la productividad y la seguridad en el

trabajo. La implantación de las 5S ayuda y mejora el trabajo en equipo. Los ambientes
organizados ayudan a los equipos a mejorar su rendimiento y crear más valor para sus clientes,
socios y propios trabajadores.

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés
designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco
principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de
trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para
conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia
difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como,
empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos, asociaciones y
en el sector de la construcción.

En los apartados siguientes de comienzan a desarrollar cada una de las acciones que
componen la metodología, y que a su vez se desplegarán totalmente en los módulos
siguientes, dedicando un módulo completo con ejemplo y herramientas para cada una de las
acciones.

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2 – Historia de la metodología 5S
El Sistema de Producción Toyota es un sistema integral de producción y gestión, surgido en la
empresa japonesa automotriz del mismo nombre. En origen, el sistema se diseñó para fábricas
de automóviles y sus relaciones con proveedores y consumidores, sin embargo, este se ha
extendido hacia otros ámbitos. Este sistema es un gran precursor para el genérico Lean
Manufacturing.

La metodología 5S, junto con la KAIZEN son las herramientas de base de Lean
Manufacturing.

El desarrollo del sistema se atribuye fundamentalmente a tres personas: el fundador de

Toyota, Sakichi Toyoda, su hijo Kiichiro Toyoda y al ingeniero Taiichi Ohno, quienes crearon
este sistema entre 1946 y 1975 que originalmente fue llamado "Producción Justo-a-tiempo”
o Just in time (JIT).

El Sistema de Producción Toyota más que cualquier aspecto de la compañía es

responsable por haber hecho lo que hoy es Toyota. Toyota ha sido reconocido como líder en
la manufactura de automóviles y la industria de la producción. Se hizo conocido como TPS
(Toyota Production System) en 1970, pero fue establecido mucho antes por Taiichi Ohno en
Japón. Basado en los principios de Jidoka y Just-in-time, el sistema es un factor fundamental
en la reducción de inventarios y defectos en las plantas de Toyota y de sus proveedores. El
TPS, con su énfasis en la mejora continua y el valor del compromiso de los empleados, es
considerado por la industria automotriz como un auténtico benchmarking.

Una de las herramientas más importantes en el sistema es la utilización de la

metodología 5S como aplicación práctica al trabajo en equipo y la MEJORA CONTINUA.

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La pregunta que se hacía Kiichiro Toyoda era cómo implementar la idea tomada de los
supermercados norteamericanos. Al leer descripciones de los supermercados americanos,
Taiichi Ohno vio al supermercado como modelo para lo que
estaba tratando de conseguir en su fábrica. Un cliente en un
supermercado toma la cantidad deseada de bienes de los
estantes y los compra, la tienda rellena los estantes con el nuevo
producto suficiente para llenar el espacio. De la misma manera
que un centro de trabajo iría a un estante (el punto de
inventario) por una pieza y la “compraría” (sacaría del
inventario) en la cantidad que necesite y el estante se rellenaría
por el centro de trabajo que produjo esa parte, haciendo sólo lo suficiente para poder
reemplazar el inventario que fue sacado. Si bien, un bajo nivel de inventario es clave para
obtener el Sistema de Producción Toyota, un elemento importante de la filosofía que se
encuentra detrás de su sistema es el trabajar inteligentemente y eliminar el gasto de tal
manera que sólo se necesite el mínimo nivel de inventario.

De hecho, el sistema nace Japón en un momento de posguerra donde todos los

recursos eran muy limitados, y por lo tanto muy elevado el nivel de exigencia en el
rendimiento de los mismos. Por el contrario, competían con fabricantes estadounidenses que,
como Ford, producían masivamente sin limitaciones de recursos. La gran solución para las
industrias japonesas era hacer más con menos.

Muchos negocios occidentales al ver las fábricas de Toyota, deciden atacar los niveles
altos de inventarios directamente, sin entender lo que hizo posible que hubiera esas
reducciones. El imitar este proceso sin entender el concepto básico o la motivación, pudo
haber sido lo que llevó al fracaso de esos proyectos en occidente.

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3 – Breve descripción de las 5S

Seiri
Clasificar

Shitsuke Seiton
Disciplinar
Organizar

Seiketsu Seiso
Estandarizar Limpiar

Primera “S”: Seiri - Clasificar

Consiste en mantener únicamente aquello que es

necesario para realizar las tareas del ámbito y en la cantidad
adecuada. Hay que identificar y separar los materiales necesarios
de los innecesarios y en desprenderse de estos últimos.

Las personas que realizan las tareas en los puestos de trabajo son
las encargadas de determinar que herramientas, materiales,
documentos, etc. son realmente necesarios. Para ello se define el criterio de que algo es
necesario cuando se usa en alguna actividad del puesto, siendo innecesario cuando no se usa,
está averiado o duplicado.

Es importante a la hora de Separar centrarse en el criterio de utilidad y no en el valor del objeto.

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Para ello hay que realizar el siguiente proceso lógico:

Criterio que seguir para Separar

Durante el proceso de Separar se habilitarán espacios o contenedores con una serie de

tarjetas de colores que servirán para identificar el lugar en el que se deben colocar los objetos
en función del destino asignado.

Los beneficios que trae consigo la aplicación de la primera S son:

✓ Se libera espacio en estanterías, mesas, almacenes, etc.

✓ Reducción de movimientos innecesarios de materiales durante la realización de la
actividad laboral.
✓ Mejora de la seguridad laboral al no encontrarse objetos por pasillos, escaleras y zona
de trabajo.
✓ Facilita la visualización y por tanto la búsqueda de elementos.
✓ Se evita comprar elementos ya existentes.

Segunda “S”: Seiton - Organizar

Tras haber realizado la fase de Clasificar y Separar, este

nuevo paso consiste en mantener las herramientas y elementos
necesarios para el trabajo en condiciones de fácil utilización y
acceso.

En este caso el criterio que se emplea para organizar los

objetos es la frecuencia de uso, de modo que los objetos que más
se empleen estarán más cerca y accesibles al trabajador, dejando
los menos empleados en lugares más alejados.

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Una buena forma para conseguir una ordenación correcta es adaptar los siguientes pasos a
las características del área estudiada:

✓ Habilitar espacios para el almacenamiento, manteniendo el criterio de la frecuencia de

uso para ordenar, también se debe tener en cuenta que el acceso a los objetos debe
ser simple y seguro.
✓ Fijar un lugar para cada objeto, tras conocer la frecuencia de uso de cada objeto, se
fija el lugar en el que debe estar. También se tendrá en cuenta su forma, peso y
ergonomía.
✓ Identificación de los lugares de almacenamiento, ya sean etiquetas para muebles,
estanterías, tableros de herramientas o zonas delimitadas en el suelo, la finalidad de
esto es que la ubicación de cada objeto esté clara.
✓ Identificación de los objetos para que cada objeto lleve una identificación que lo
asociará a un lugar de almacenamiento. Esto permitirá que a simple vista se puede
comprobar si un objeto está colocado en el lugar adecuado.
✓ Hacer un manual de almacenamiento que servirá de guía para todas las personas que
trabajen en el área. En este manual se recogerá toda la información sobre los objetos
y el lugar de almacenamiento el que han sido asociados. De este modo cualquier
persona podrá encontrar los objetos sin tener que perder tiempo en buscarlos.
✓ Mantener siempre el orden: todas las personas que integran el grupo de trabajo deben
mantener en buenas condiciones de uso el área, tratando en grupo cualquier problema
de desorden que se pueda dar.

Las ventajas que se consiguen con esta segunda S son:

✓ Se reducen las pérdidas de tiempo debidas a la búsqueda de objetos por los

almacenes, eliminando tiempos improductivos.
✓ Reducción de los tiempos de preparación de máquinas.
✓ Permite detectar rápidamente la ausencia o defecto de algún ítem.

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Tercera “S”: Seiso - Limpiar

Consiste en mantener en óptimas condiciones de uso las

máquinas, herramientas, documentos, mesas de trabajo,
estanterías, suelos, paredes, etc. Va más allá de la limpieza en sí,
y se adentra en la prevención de la generación de suciedad y
residuos.

Al igual que en las dos fases anteriores, participarán todos

los miembros del grupo de trabajo, para identificar las fuentes
generadores de esta suciedad que pueden repercutir en la calidad, la producción y la
seguridad.

Se debe asumir cierta generación de suciedad (como en este caso que tratamos con
un taller de mecanizado), pero al terminar la jornada laboral cada trabajador debe dejar
despejado y limpio su puesto de trabajo.

Habrá que identificar las fuentes de suciedad, los lugares de difícil acceso para la
recogida de desperdicios, los arreglos temporales que minimizan la suciedad y los materiales
defectuosos que se almacenan por distintas partes del lugar de trabajo, para estudiar el origen
de su causa y ver la manera de eliminarlos.

Para eliminar la generación de suciedad se debe estudiar cada caso en particular y

resolver las situaciones que se den en cada trabajo, puesto que no se genera la misma
suciedad en un taller mecánico que en un hospital.

Con la aplicación de la tercera “S” se obtienen los siguientes beneficios:

✓ Mejora el ambiente de trabajo y la imagen que se llevan las visitas de la fábrica.

✓ Se reduce la posibilidad de accidentes.
✓ Mejora la calidad de los productos o servicios ofrecidos.

Cuarta “S”: Seiketsu - Estandarizar

Las tres acciones llevadas a cabo anteriormente no podrían

mantenerse en el tiempo sin la adopción de unas normas y una
estandarización. De esta manera los trabajadores comienzan a ver
que hay una nueva forma de hacer las cosas.

Con los pasos anteriores, los trabajadores ya han ido

viendo la nueva forma de trabajar, en la que pasan de ser sólo
“mano de obra” a “cerebro de obra”, rompiendo el pensamiento
de que están para trabajar y no para pensar. Al Separar, Ordenar y Limpiar, han comprobado
que tienen la capacidad de asumir nuevos objetivos y obtener unos logros.

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Con el tiempo, conforme se van dando cuenta de que la nueva forma de trabajar es
más beneficiosa que la anterior, irán reemplazando comportamientos anticuados. Irá
aumentando su creatividad, alcanzando el estado de mejora continua, en el que el grupo es la
fuente de ideas y acciones enfocadas a seguir mejorando.

Para conseguir una estandarización en las acciones realizadas en el área, es necesario

un control visual. De esta forma se dará a conocer las normas estandarizadas a los miembros
del área y de toda de la empresa que entren en esa área.

Con los indicadores de control visual se consigue:

✓ Mayor autonomía del trabajador: las personas están ya capacitadas para trabajar con
mayor autonomía y corregir desvíos en los estándares fijados.
✓ Compartir información: se trata de la información requerida para el buen
funcionamiento del área como niveles de funcionamiento de las máquinas, stock de
herramientas y materiales, calidad, seguridad, accesorios, etc.
✓ Eliminar desperdicios: reducir o erradicar todos los elementos que no aportan valor
añadido al producto o servicio, y no sólo desperdicios de material sino también de
tiempo.

La implementación del control visual es sencilla y de bajo coste para la empresa. Los medios
que se usan son:

✓ Carteles: se emplean para la clasificación de elementos, máquinas, explicación de

normas, calidad, situaciones de peligro, etc.
✓ Paneles 5S: se emplean para transmitir información sobre 5S en el área, de modo que
cualquier medida adoptada o logro conseguido, esté visible para todos los miembros
del grupo de trabajo.
✓ Alarmas en máquinas: consiste en implementar un sistema de alarmas en las máquinas
de modo que cualquier anomalía en su funcionamiento sea fácil de reconocer y
solucionar.

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Quinta “S”: Shitsuke - Autodisciplina

Esta última “S” es posiblemente la más importante, ya

que es el paso que va a permitir que las medidas adoptadas
perduren en el tiempo. Se consiguen afianzar los nuevos hábitos
de trabajo y actuar con disciplina para que no se vuelva a la
situación previa a la implantación de las 5S.

Por Autodisciplina se entiende que es el propio trabajador

el que se va a encargar de mantener los logros obtenidos con la
implantación, sin tener la necesidad de que haya nadie
controlando su trabajo. Esto se consigue involucrando al trabajador desde el comienzo del
proceso en la toma de decisiones y llegando a acuerdos de compromiso en su conducta. Para
ello se dejará claro desde el primer momento que éste es el último paso del proceso y que no
consiste en trabajar más, sino en trabajar mejor.

En este punto el factor grupal juega un papel muy importante. Como conjunto de
personas que contraen una relación formal en el trabajo, se crea una homogeneidad o
armonía entre los miembros del grupo. De este modo los miembros del grupo tienden a elevar
el rendimiento de los componentes más débiles, si existe una fuerte cohesión en el grupo, y
también “frenan” a los miembros que sobresalen.

La Autodisciplina se practica si se cumplen los siguientes puntos:

✓ Enviar los desperdicios materiales a sus lugares correspondientes.

✓ Devolver herramientas y equipos a sus lugares después de ser usados.
✓ Mantener limpias las áreas comunes y de trabajo.
✓ Explicar y hacer cumplir las normas a las personas que trabajen en el área sean o no
miembros del grupo de trabajo.
✓ Cumplir las normas de trabajo de otras áreas.
✓ Tratar en grupo los problemas de incumplimiento de las normas acordadas entre
todos.

Para comprobar que se está manteniendo el buen comportamiento de las personas

integrantes del grupo, se realizan las Auditorías 5S. Se tratan de revisiones periódicas del área
que verifican el cumplimiento de cada una de las “S”. Con éstas también se consiguen que no
decaiga la intensidad en las acciones con el tiempo y que las personas no se rindan en la
búsqueda de la mejora continua.

Para la Auditoría 5S se empleará una lista de chequeo y se revisarán una serie de

indicadores establecidos de modo que las comprobaciones se hagan de manera metódica y
ordenada. Estas auditorías se harán en principio de manera semanal, pasando a ser mensuales
conforme se vaya comprobando el buen funcionamiento del área.

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4 – Dirección de Video Tutorial:

5 – Ejemplo de aplicación:

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Notas:

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