Universidad Central del Ecuador

Facultad de Ciencias Administrativas

Carrera de Administración de Empresas

Materia

Organización y sistemas I

Docente

H. Rodriguez

Grupo N0 1

Estudiantes:

 Daniel Báez

 Michelle Castillo

 Kelyn Chavarría

 Allison Ortiz

 Jenny Quimbiamba

Curso

AE5-3

Periodo:

Septiembre 2019 - Febrero 2020

 -Contexto Factibilidad del
- R. Humano estudio
- R. Material
- Programa Tu Utilización
de Trabajo Gestión
- Autorización -Programación Orientada Documental
-Uso Normal Uso de formularios
- Cliente/ Servidor
-Cambios
- Intercambio Electrónico
-Recopilación Investi- - Correo electrónico -De su uso interno Conjunto de normas,
de datos gación Responsables de - Blog -De uso comercial común técnicas y prácticas
Manejo y Control - Multimedia -Producto de un consultor usadas para
- Redes externo, entre otros. administrar los
-Por procesos Clasificación
-Operativamente documentos.
- Función Elementos
- En forma especializada
-Por unidad Recursos de Apoyo
-Unidades de apoyo técnico
Administrativa -Identificación
- Unidades encargadas de la
-Denominación -Componentes del cuerpo Enfoque
administración de recursos -Offset - Mimeógrafo Enfoque
-C. Físicas Digital
- Linotipo - Fotograbado Clásico
-Cliente/Usuario Formas de llenado
- Rotograbado
Instrumento de Control - A Maquina -Manual Requiere
Análisis Formulario -A máquina Requiere
-Por tipo usuario una base
-En impresoras de equipo documentos
-Cuestionario para el - Por Volumen y de datos
-Fijación Prioridades de cómputo
análisis del formulario Costo
- Examen: Tipo función;
- Catalogo de Formularios - Computadora
material Clases
-Diseño Formulario - Tarjetas para control
Info. Básica, títulos, interno de formulario -Línea - Unidad Características
Unidades de Alternativas de -Columnas -Claridad
Secuencia, Espacios, Elaboración
Llenado, # de Copias, Clase almacenamiento -Casillas -Combinado -Agrupación y
de formulario -Visualización Jerarquización
-Papel -División modular - Saturación
-Tipo de Material -Tintas y Carbones
Metodología Para el Movimiento
Papel, Medidas, Tinta, - De presentación
Análisis, Diseño y Control -Ritmo
Numeración, letra, carbones,
de Formularios Elementos y Materiales - Imagen residual
márgenes, encuadernado
 Implementación Preguntas de apoyo ENFOQUE DIGITAL
para diseño y análisis
de formularios
-Prueba piloto
- Ajuste de formularios Herramientas Ventajas por concepto
- Formulación de -Encabezado
instructivos ¿El título es claro, conciso
Evaluación Espacio
y está bien ubicado? -Alta de documentos
- Datos Fijos -Búsqueda de documentos
Tiempo
¿Están impresos los datos -Negación de documentos
Control de formularios
fijos? -Administración de
Seguridad
-Codificación usuarios
} ¿La identificación está
-Clasificación de -Administración de
Transporte y envió
formularios vigente? alta/baja de carpetas
de documentos
Procesos, funciones, por - Identificación de copias -Exportación CD
und. Administrativa, ¿Se folian las copias? -Exportación/grabación
denominación y -Datos variables -Importación de CD
¿Son fácilmente Sistemas de Aplicación
características físicas -Indexación
-Formulación de catálogos identificables? -Hojas de control
Clasificación de formularios, -Estructura del -Estadísticas BD Sistema de administración
descripción, objetivos, formulario -Agenda documental
modelo y diagrama de flujo. ¿Son excesivos los bloques -Mensajería interna
-Control sobre la creación que contiene?
Sistema de automatización
de formularios -Tamaño
de procesos administrativo
Correcta distribución de ¿El tamaño es apropiado a
espacios, facilidad de las máquinas que se Ventajas
llenado y contenido preciso emplean? Sistema de análisis
- Control sobre -Tipo de Papel -Reducción de los tiempos ejecutivo de datos
reimpresión ¿El peso del papel soporta de respuesta
Estudio del diseño y la intensidad del uso que se - Reducción significativa Sistema de búsqueda de
especificación del dará? del gasto de papel. información corporativa
formulario -Color (Papel y tinta) -Centralización de los datos
-Control de formularios en ¿Se emplea el color en el -Control del acceso a los
almacén. formulario? datos
Formulación de un programa - Búsqueda y localización
de abastecimiento. de documentos
Organigrama Funcional

GERENTE
GENERAL

ASISTENTE DE
GERENCIA

DIRECTOR DE DIRECTORA DE DIRECTOR DE

DIRECTOR DE DIRECTORA DE
DIRECTOR COMERCIAL DESARROLLO Y RECURSOS HUMANOS COMPRAS E
MEDIOS/ DISEÑO PRODUCCIÓN
CONTROL DE CALIDAD Y CONTABILIDAD IMPORTACIONES

ASISTENTE PRODUCTOR DE AUXILIAR DE

JEFA DE PRODUCCIÓN
COMERCIAL MEDIOS/DISEÑO CONTABILIDAD

EJECUTIVO DE PREPARADOR DE ETIQUETADOR

ASESOR COMERCIAL BODEGUERO ENVASADOR CODIFICADOR TRANSPORTISTA
MEDIOS/ DISEÑO MEZCLAS CORTADOR

SUPERVISOR AYUDANTE DE
MERCADERISTA TRANSPORTISTA
Organigrama Estructural

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS
DEPARTAMENTO DE HUMANOS
CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
MARKETING DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN TRANSPORTE COBRANZAS
Organigrama por Procesos

MAPA DE PROCESOS INDUSAYE

PROCESOS GOBERNANTES

DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

PROCESOS MISIONALES

VENTAS
PRODUCCIÓN
Telemercadeo
MARKETING
TRANSPORTE COBRO
Ventas Producción Entregas Cobros
Mercaderista Bodegaje

PROCESOS HABILITANTES

RECURSOS HUMANOS CONTABILIDAD

Reclutamiento Tributación
Evaluación Control
Capacitación
Funcional

El análisis funcional tiene por objeto conocer cada una de las acciones que tienen lugar dentro de nuestra actividad, sin llegar a determinar
cuales representan nuestros puntos fuertes o débiles. Se trata de un proceso de identificación. Parece un proceso sencillo, pero que nos
descubrirá métodos pocos perceptibles a primera vista dentro de nuestra actividad. También nos proporcionará una visión global de la empresa
y de los procesos que intervienen en ella y, será un buen momento para diseñar nuestro organigrama si es que no disponemos de él o lo
tenemos obsoleto

Estructural

El análisis estructural es una herramienta, que sirve para determinar todas las variables que ocurren en un sistema, estas variables
pueden ser internas o externas, debe ser hecho por personas expertas que logren conocer las partes básicas de la empresa, determinar
cómo deben coordinarse, en qué jerarquía u orden deben realizarse, para con esto obtener una organización estructural de una entidad
o empresa, que sea un apoyo fundamental para alcanzar los objetivos.

Antes de indicar como está organizada la empresa objeto de estudio, se da a conocer las actividades económicas que desarrolla la
empresa, las cuales son:

 Fabricar productos de limpieza para hogar, distribuidos a través de importantes cadenas de comercialización como La
Favorita S.A., Comercial Kywi S.A., TIA S.A.

 Comercializar alcoholes y elaborar solventes de limpieza para la industria gráfica, farmacéutica, alimenticia y cosmética.

 Maquilar ceras y productos de limpieza para otras empresas.

Por procesos

Como se describe en el organigrama por procesos de la empresa Indusaye, este consta de un proceso gobernante que es la dirección
estratégica, cinco procesos misionales que son las ventas, producción, marketing, transporte y cobranza, que las actividades con las
que la empresa se sustenta. Así como dos procesos de apoyo que son recursos humanos y contabilidad.