Manual Opf 4ta Edición 2021
Manual Opf 4ta Edición 2021
Manual Opf 4ta Edición 2021
IV Edición
Ministerio de Educación
Manual
Normas operativas, de procedimientos
administrativos y financieros, aplicables a
las organizaciones de padres de familia
IV Edición
Ministerio de Educación
Guatemala 2021
Claudia Patricia Ruíz Casasola de Estrada
Ministra de Educación
Elaboración y Diagramación:
Equipo Técnico de la DIGEPSA
Fotografías:
Archivo DIGEPSA-Monitoreo.
CONTENIDO
Introducción
Este manual, fue elaborado con esfuerzo y dedicación, tiene como objetivo
guiar las actividades que desarrollan para apoyar la educación de sus hijos
en las escuelas, para que juntos podamos encontrar mejores oportunidades
de desarrollo.
A u ti l i z a r el m o d el o a d m i n i s tr a t i v o
impulsado por el Ministerio de Educación, que
desconcentra los programas de apoyo, para
darle a las comunidades educativas la
oportunidad de planificar, ejecutar y mejorar la
entrega de los bienes y servicios a los centros
educativos públicos.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 13
La Dirección General de Participación
Comunitaria y Servicios de Apoyo,
DIGEPSA.
Es la dependencia del Ministerio de Educación responsable de
ejercer la rectoría en la prestación de recursos económicos
para los programas de apoyo a la educación en forma
descentralizada; así mismo, de promover y organizar la
autogestión educativa a través de las dependencias que
correspondan.
Establecer lineamientos
generales para organizar
voluntariamente a grupos
de padres de familia
para ser parte de las
organización de padres
de familia, a fin de que
administren los
programas de apoyo
entregados a los centros
educativos públicos, en
coordinación con las
D i r e c c i o n e s
Departamentales de
14 CAPÍTULO I Educación.
Las direcciones departamentales de
educación en el proceso de
desconcentración de los programas
de apoyo
El Acuerdo Gubernativo 165-96 “Creación de las Direcciones
Departamentales de Educación”, Artículo 6, establece: “Las direcciones
departamentales de educación promoverán y darán énfasis a la
participación comunitaria en la ejecución de las funciones que les han
sido asignadas, especialmente con lo relacionado con la planificación,
administración escolar, programas de apoyo. Para el efecto, deben
realizar las acciones que les corresponde para viabilizar la organización y
participación comunitaria...”; y, Artículo 2 Funciones, donde establece:
“Llevar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y
entrega de los bienes objeto de los programas de apoyo establecidos por
el Ministerio de Educación”.
16 CAPÍTULO I
Las
organizaciones
de padres de
familia
Entre las funciones que establece la Ley de Alimentación Escolar para las
organizaciones de padres de familia están las siguientes: a. Representar a los
padres de familia, b. Identificar las necesidades de la comunidad educativa,
c. Apoyar la educación de su comunidad, d. Apoyar en la ejecución de los
fondos del programa de alimentación escolar, e. Fortalecer la participación
democrática., f. Promover una cultura de gestión de transparencia y rendición
de cuentas, g. Participar en la gestión, administración y ejecución de los
recursos financieros de los programas de apoyo, h. Participar en las actividades
de educación alimentaria y nutricional promovidas por el Ministerio de
Educación., y i. Velar por una alimentación escolar de calidad.
17
18
Capítulo II
¿Qué aprenderemos?
A identificar los programas de apoyo a la
educación que brinda el Ministerio de
Educación, a los centros educativos públicos, a
través de transferencias de fondos a las
organizaciones de padres de familia.
21
Artículo 26 párrafo dos indica que el Ministerio de Educación, en coordinación
con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, y el Ministerio de Agricultura,
Ganadería y Alimentación, elaborará anualmente con nutricionistas, un listado
de alimentos saludables con los cuales procederán a implementar menús con
pertinencia cultural y local, en el cual se prioricen alimentos de origen agrícola,
pecuario, forestal, vacuno, acuático e hidrobiológicos necesarios en las
diferentes etapas de la niñez y adolescencia. Artículo 26 párrafo tres indica: Tal
como lo establece la Ley de Idiomas Nacionales, esta información estará visible
en los centros educativos en todos los idiomas nacionales del país (Decreto
Legislativo 19-2003 del Congreso de la República de Guatemala).
MONTO
PROGRAMAS DE APOYO
Diario
Alimentación Escolar Q4.00
22 CAPÍTULO II
Alimentos saludables
DIGEFOCE-2021
´´
24 CAPÍTULO II
´
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 25
3. Programa de dotación de materiales y recursos
de enseñanza.
Es la asignación económica anual por docente en servicio (011 y 021) en la
compra de materiales y recursos de enseñanza (valija didáctica), para el
desarrollo efectivo de su labor docente, según Acuerdo Ministerial 1202-2019.
La asignación anual por alumno inscrito en el centro educativo por nivel se fija por
resolución ministerial emitida por el Despacho Superior del Ministerio de
Educación.
NOTA
• Los Directores de los Centros Educativos Públicos que funcionen en edificios
escolares que sean utilizados en distintas jornadas, deberán coordinar
previamente la ejecución de los fondos para el mantenimiento y
remozamientos menores de los mismos.
• En el pago de servicios por instalaciones y reparaciones menores, las personas
que realicen dicho trabajo deben poseer facturas autorizadas por la SAT.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 27
Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos se deben rendir
cuentas, para lo cual deben llenarse los formularios PRA-FOR-107 y PRA-FOR-111,
según el Instructivo PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a Organizaciones de
Padres de Familia OPF”.
El Ministerio de Educación
ante la pandemia COVID-19
28 CAPÍTULO II
B. Para los centros educativos con poca población escolar deberán priorizar la
compra de los insumos indicados de acuerdo con los fondos asignados para
el Programa de Gratuidad de la Educación.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia
29
5. Programa de mantenimiento de edificios escolares
públicos
Es un apoyo económico que proporciona el Ministerio de Educación a las
organizaciones de padres de familia para mejorar o prevenir el deterioro del
centro educativo público.
Mantenimiento correctivo: permite reparar los daños del edificio por el uso,
por los fenómenos naturales o por el paso del tiempo.
El programa de mantenimiento de edificio escolares públicos se creó mediante
el Acuerdo Ministerial No. 1059-2018, de fecha 12 de abril de 2018, para mejorar
progresivamente las condiciones físicas de las instalaciones educativas del país,
con el objetivo que la niñez estudie en lugares seguros y saludables.
Los lineamientos para la ejecución del programa están contenidos en el
Instructivo PRA-INS-20 “Transferencias corrientes a Organizaciones de Padres de
Familia OPF para el programa de apoyo de Mantenimiento de Edificios Escolares
Públicos”.
El programa es flexible porque permite la atención de las necesidades
identificadas y priorizadas por la comunidad educativa, tomando en cuenta los
renglones de mantenimiento establecidos por el Ministerio de Educación. Los
pasos para ejecución del programa a nivel comunitario son los siguientes:
30
CAPÍTULO II
Los pasos para ejecución del programa a nivel comunitario son los siguientes:
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 31
6. Programa Seguro Médico Escolar
Es un programa que beneficia a la población estudiantil de los niveles educativos
de Preprimaria y Primaria de las escuelas públicas y que brinda atención médica
y gastos de medicina para enfermedades comunes y accidentes personales,
para asegurar su bienestar y desarrollo. Este programa no es ejecutado por las
organizaciones de padres de familia. El programa esta avalado por el Acuerdo
Gubernativo 44-2020 y su cobertura depende de la disponibilidad financiera.
32 CAPÍTULO II
Es importante informar a la comunidad sobre el uso
correcto del programa seguro médico escolar.
El Programa Seguro Médico Escolar cubre todos los días, las
24 horas.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 33
34
Capítulo III
¿Qué aprenderemos?
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 37
Entre las acciones que realiza la junta directiva, destacan las siguientes:
Los requisitos que deben cumplir las personas para ser miembros de la Junta
Directiva, según el Artículo 9 del Acuerdo Gubernativo 233-2017, son los siguientes:
a. Ser guatemalteco.
b. Saber leer y escribir.
c. Ser padre o madre de familia del alumno o alumnos inscritos en el o los centros
educativos.
d. Estar inscrito en el Registro Nacional de las Personas y, consecuentemente,
contar con el documento personal de identificación, DPI.
e. Tener participación permanente en las actividades del centro educativo.
38 CAPÍTULO III
Las atribuciones específicas que realizan los miembros de las juntas directivas son
las siguientes:
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 39
Atribuciones vocal I de la junta directiva
40 CAPÍTULO III
Casos que ameritan actualizar la Junta Directiva de la Organización
de Padres de Familia:
Las juntas directivas de las organizaciones de padres de familia electas, antes del
31 de octubre de 2017 culminarán su período de acuerdo a los estatutos
previamente autorizados.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 41
e) El asesor jurídico lo traslada a la sección de organización escolar para la emisión
de resolución de reconocimiento de la junta directiva y representante legal.
• Fichas de datos.
• Certificación de acta de elección de uno o
varios integrantes de la junta directiva de la
Banco organización de padres de familia OPF.
Tesorero y Secretario
DIDEDUC • Resolución DIDEDUC
• Constancia del registro de firmas ante el
banco del sistema.
• Boleta de consulta no monetaria.
• Fichas de datos.
• Certificación de acta de elección de uno o
Vocales DIDEDUC varios integrantes de la junta directiva de la
organización de padres de familia OPF.
• Resolución DIDEDUC
44
Los centros educativos públicos pueden desanexarse cuando quieran formar su
propia organización de padres de familia y recibir directamente los fondos para
los programas de apoyo.
46 CAPÍTULO III
3. Procesos de implementación de los programas de apoyo.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 47
3.2 Las comisiones de alimentación escolar :
La comisión de alimentación escolar, para el caso de excepción de la
entrega de bolsa de alimentación escolar, no recibirá los alimentos, esto
según el PRA-INS-27 instructivo “Entrega de alimentos no perecederos por medio de
organizaciones de padres de familia al amparo del Acuerdo Ministerial Número 825-2020
que lo establece como un caso no previsto”
Para sustituir los alimentos deben ser del mismo grupo de nutrientes y del mismo
origen, para determinar la cantidad deberá tomarse en cuenta el costo por
unidad de compra; si en dado caso el alimento que no se pueda intercambiar
por otro alimento del mismo grupo de nutrientes u origen, elije el que tenga
mayor aceptabilidad en la comunidad y se ajuste a los costos.
48 CAPÍTULO III
3.4 Recomendaciones para la compra y entrega de los
productos de la alimentación escolar:
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 49
3.5 Definir el listado de compra de artículos y servicios de los
programas de apoyo de útiles escolares, valija didáctica, gratuidad
de la educación y mantenimiento de los edificios escolares públicos.
a. Comprar los artículos que fueron definidos para cada programa al proveedor
que brindó mejor precio y calidad.
50 CAPÍTULO III
c. Todas las compras que
realicen las organizaciones
de padres de familia
deberán ser respaldadas
mediante la f a c tu r a
extendida por el proveedor,
que deberá cumplir con los
requisitos de la
Superintendencia de
Administración Tributaria
SAT.
e. Revisar que los artículos que fueron facturados correspondan a los listados
definidos previamente para cada programa.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 51
52
Capítulo IV
¿Qué aprenderemos?
1. Libro de actas:
En este libro se registra y se deja constancia de los temas tratados y acuerdos
alcanzados en las sesiones de la asamblea general o de la junta directiva. A
continuación, aspectos importantes a considerar para el manejo del libro de
actas:
a. El libro de actas debe estar autorizado por quien delegue la dirección
departamental de educación correspondiente y todas las páginas deben
estar foliadas y selladas.
b. Nunca se deben desprender las hojas.
c. No se debe dejar espacios entre un acta y la siguiente, para evitar que
alguien pueda añadir aspectos que no fueron tratados y acordados por la
asamblea general o junta directiva.
d. No se deben dejar folios en blanco.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 55
Ejemplo del testado:
56 CAPÍTULO IV
Acta No. 01-2021
Julia Medrano-Docente
Amparo Catalán-Docente
Luis Aquino-Docente
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 57
2. Chequera de la organización de padres de familia:
Es importante recordar que la junta directiva de las organizaciones de
padres de familia no deben utilizar dinero en efectivo, todo debe
manejarse con cheques a través de una cuenta bancaria de depósitos
monetarios que se apertura en un banco cercano a la comunidad.
58 CAPÍTULO IV
Las recomendaciones para llenar adecuadamente un cheque son las
siguientes:
a. Se debe escribir con lapicero y nunca con
lápiz, para evitar que alguien pueda
borrar y cambiar lo que está escrito.
e. El cheque tiene que estar firmado por las personas que tienen
su firma registrada en el banco.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 59
3. Facturas de compra de bienes y servicios
Abarrotería EL PORVENIR 1
Marina Bautista Zuleta
2 avenida 5-36, zona 3, Aldea La Esperanza, Guatemala.
2 NIT 2482536-1
4 Factura serie A
No. 341
3
Fecha Guatemala, 04 de abril de 2021 5
Organización de Padres de Familia de la EORM Aldea La
Nombre Esperanza 6
8
Dirección Aldea La Esperanza, NIT 7 2311074-0
Precio Unitario Precio Total
9 Cantidad 10 Descripción
(Q.) (Q.)
sobres de carne vegetal (gramos) 11 12
12
(marca) 3.00 36.00
1 libra de sal (gramos) (marca) 5.00 5.00
1 botella de aceite de 8.50ml (marca) 9.00 9.00
12 bolsas de arroz (gramos) (marca) 2.15 25.80
bolsas de pasta espagueti (gramos)
12
(marca) 2.15 25.80
5 bolsas de azúcar (gramos) (marca) 16.00 80.00
bolsa de harina fortificada (gramos)
1
(marca) 10.00 10.00
3 bolsas de canela (gramos) (marca) 0.25 0.75
1 cabeza de ajo (granel) 14 1.00 1.00
bolsa de tostadas de maíz (gramos)
2
(marca) 11.00 22.00
20 Huevos (granel) 1.00 20.00
doscientos treinta y
Cantidad en letras cinco Total (Q) 13 235.35
quetzales con treinta y cinco centavos.
sujeto a pagos trimestrales 15
16 Imprenta El Éxito NIT 432231-7 Res 2016-525829-178 Serie A 08/12/17 No. 001 al 500 SAT Vence
60 CAPÍTULO IV
Las facturas de compras de bienes y servicios deben cumplir con los requisitos
siguientes:
1. Razón social o nombre comercial: Debe tener en forma impresa, el nombre y
apellido completo del propietario y nombre comercial, si es empresa individual,
o la razón social y nombre comercial de la empresa o negocio, si es persona
jurídica.
2. Dirección de la empresa o negocio.
3. Serie y número de la factura de forma impresa del proveedor.
4. Número de identificación tributaria (NIT) del proveedor.
5. Lugar y fecha de emisión de la factura.
6. Nombre de la organización de padres de familia.
7. Número de identificación tributaria (NIT) de la organización de padres de
familia.
8. Dirección de la organización de padres de familia.
9. Cantidad de artículos o servicios adquiridos por la organización.
10. Descripción de los artículos o servicios adquiridos, especificando sus
características (unidad de medida, presentación, tamaño, marca).
11. Precio unitario por producto o servicio adquirido.
12. Precio total de la Factura. Deberá anotar precios totales de cada artículo o
servicio adquirido al proveedor.
13. Total de la factura, cuando la factura tenga un espacio destinado para anotar
el valor total de la factura en letras, debe solicitarse al proveedor que también
llene este espacio, anotando correctamente en letras el valor total de la
factura. Verificar que las sumatorias de las facturas estén correctas.
14. Constancia escrita que la factura fue pagada. La factura debe contener la
palabra CANCELADO, ya sea con un sello o en forma manuscrita.
15. Régimen tributario al que pertenece el proveedor
16. Autorización de la factura: verificar que la factura esté debidamente
autorizada mediante resolución emitida por la Superintendencia de
Administración Tributaria, (SAT) y que esté vigente.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 61
c) Facturas de contribuyentes inscritos en el régimen opcional
simplificado sobre ingresos de actividades lucrativas. Las facturas de
proveedores inscritos en este régimen, deben tener impreso, en un lugar visible
de la factura, la frase “Retención Definitiva”.
4. Libro de caja.
Las organizaciones de padres de familia, deben contar con un libro de caja,
que puede ser a doble folio o folio simple, autorizado previamente por la
dirección departamental de educación a cuya jurisdicción pertenezcan.
En dicho libro deben llevar el registro y control de sus ingresos derivado de las
transferencias que reciben del Ministerio de Educación, de conformidad con el
convenio suscrito para un determinado año fiscal y los egresos o gastos que se
realizan con dichos recursos.
62 CAPÍTULO IV
El tesorero de la organización de padres de familia es el responsable de registrar
mensualmente los movimientos financieros de ingresos y egresos en el libro de
caja.
1 2 3 4 5 6
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 63
2. Descripción: Anotar el número de transferencia recibida, número y fecha del
recibo oficial de transferencia de recursos financieros, el nombre de la
dependencia que realiza la transferencia (Dideduc) y los nombres de cada
uno de los programas de apoyo recibidos en forma separada. En el caso del
registro de egresos, anotar el número de cheque, el nombre del proveedor a
quien se le efectúa el pago, serie y número de la factura del proveedor y el
nombre del programa de apoyo a que corresponde la factura.
5. Egresos: Anotar el valor total de cada uno de los cheques emitidos por
programa de apoyo.
6. Saldo: Anotar el valor resultante de sumar al saldo inicial el valor de cada uno
de los ingresos que se vayan percibiendo y restar de dicho resultado, el valor
de los egresos que se vayan ejecutando, respaldados con cada uno de los
cheques emitidos por programa de apoyo.
64 CAPÍTULO IV
Los recursos para ser transferidos en el ciclo escolar 2021 se presentan a
continuación:
Cuota
Cuota
anual
Población Número diaria por Total
PROGRAMA Docentes por
escolar de días alumno Anual (Q.)
alumno
(a) (Q.)
(a) (Q.)
Alimentación
110 - 180 4.00 720.00 79,200.00
Escolar
Útiles Escolares 110 - - - 55.00 6,050.00
Materiales y
- 4 - - 220.00 880.00
Recursos de
Gratuidad de la
110 - - - 40.00 4,400.00
Educación
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 65
Conforme al convenio firmado y cuadro anterior, la Tesorería Nacional del
Ministerio de Finanzas Públicas, acreditó a la cuenta bancaria de la organización
de padres de familia, la cantidad de Q.31,130.00 por tal razón, la Dideduc a
través del técnico de servicios de apoyo, notificó de dicha transferencia
(depósito monetario) al representante legal de dicha organización, a efecto que
procedieran a realizar las compras correspondientes. La junta directiva realiza la
planificación para la comparación de precios para la compra de los artículos
correspondientes a los programas citados.
Frecuencia de
Factura compra y
Fecha Proveedor Valor Q.
No. programas de
apoyo
1ra compra del
Serie “A” Carlos Felipe
11/02/2021 8,250.00 programa
No. 300 Reyes
alimentación escolar
Después de recibir los artículos comprados y revisar las facturas emitidas por los
proveedores, debes ingresar las facturas al Sistema MIS COMPRAS
https://pae.mineduc.gob.gt/ui/
66 CAPÍTULO IV
SISTEMA MIS COMPRAS:
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 67
Para mayor información y poder obtener videos tutoriales del Sistema MIS COM-
PRAS, ingresa a la pagina http://www.mineduc.gob.gt/digepsa/ sección talleres,
carpeta Mis Compras del PAE.
68 CAPÍTULO IV
Cheque nú-
Fecha Proveedor Valor Q. Banco
mero
Carlos Felipe
11/02/2021 401 8,250.00 BANRURAL, S.A.
Reyes
Emilio René
19/02/2021 404 2,200.00 BANRURAL, S.A.
Barrios
Folio No. 1
Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo
69
LIBRO CAJA
LIBRO CAJA
70 CAPÍTULO IV
LIBRO CAJA
De esta misma forma deben seguirse registrando las operaciones en el libro en los
meses siguientes.
4.4 Formato del Libro de Caja modalidad doble folio: Para operar el libro de caja
modalidad doble folio, deben llenarse los siguientes espacios:
2021
Ingresos Egresos
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 71
Encabezado:
6. Columna fecha. En la primera línea anotar la fecha del primer día hábil del
mes que se está operando.
7. Columna descripción. En la primera línea después del encabezado, anotar
saldo inicial y/o vienen según aplique; luego en la segunda línea, anotar
primera, segunda o tercera transferencia, según sea el caso; según el número
de recibo oficial de la transferencia de fondos, la fecha de la transferencia, el
valor de la transferencia, firmada y sellada por la OPF; y los nombres de cada
uno de los programas de apoyo en forma separada.
8. Columna: parcial; anotar el valor que le corresponde a cada uno de los
programas de apoyo descritos en el recibo oficial de transferencia de
recursos financieros.
9. Columna total. Anotar el saldo inicial del mes, si no existe se deberá colocar
0.00 como saldo inicial y el valor total del recibo oficial de transferencia de
recursos financieros depositados a la cuenta bancaria de la OPF.
10. Al finalizar el mes, se debe sumar el saldo inicial del mes, el valor de los
ingresos según los recibos oficiales de transferencia de recursos financieros
que se hayan recibido durante el mes que se está operando, y este resultado
será el total de los ingresos del mes.
Lado derecho del folio 1: (“Egresos”)
11. Columna fecha. Anotar la fecha en que se emitió el cheque para pago de
cada uno de los proveedores.
12. Columna descripción. Anotar el número del cheque, nombre del proveedor a
quien se le realiza el pago, la serie y número de factura, y a que programa de
apoyo corresponde.
13. Columna parcial. Anotar el valor que corresponde a cada una de las facturas
pagadas en forma separada por programa de apoyo, según el cheque
emitido al proveedor que sumadas darán el total del cheque emitido. En el
caso que se emitan cheques separados al proveedor por diferentes facturas
del mismo programa deben detallarse en forma separada.
14. Columna total. Anotar el valor total de cada uno de los cheques emitidos por
el programa de apoyo.
72 CAPÍTULO IV
15. Al finalizar cada mes, se debe sumar el valor total de todos los cheques que se
hayan emitido durante el mes que se está operando y este resultado será el
total de egresos del mes.
16. Al total de ingresos del mes, se debe restar el valor total de los egresos del mes
y este resultado será el saldo que debe trasladarse para el próximo mes.
17. Al valor total de egresos, debe sumarse el saldo del próximo mes y a este
resultado será igual al valor total de los ingresos del mes (saldo inicial del mes
más ingresos del mes).
18. Al pie de los dos folios, se anotará el lugar y la fecha del último día hábil del
mes que se está operando, luego las firmas del tesorero, presidente de la
organización de padres de familia y sello.
Los recursos para ser transferidos en el ciclo escolar 2021 serán los mismos
indicados en la modalidad de folio simple. El registro de información en el libro de
caja (modalidad doble folio) quedaría de la siguiente forma:
LIBRO DE CAJA
MES DE ENERO 2021
Folio No. 1 Folio No. 1
Ingresos Egresos
Fecha Descripción Parcial Total Fecha Descripción Parcial Total
1/01/2021 Saldo inicial Q 0.00
Primera transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5614
de fecha 10/01/21, recibo de la Dirección Departamental de
25/01/2021 Educación del Departamento de Sacatepéquez, Q 22,000.00
correspondiente a 50 días de Alimentación Escolar según
N.C. No. 0000223345
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 73
LIBRO DE CAJA
MES DE FEBRERO 2021
Folio No. 2 Folio No. 2
Ingresos Egresos
74 CAPÍTULO IV
LIBRO DE CAJA
MES DE MARZO 2021
Folio No. 3 Folio No. 3
Ingresos Egresos
LIBRO DE CAJA
MES DE ABRIL 2021
Folio No. 4 Folio No. 4
Ingresos Egresos
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 75
5. Libro auxiliar de almacén de Alimentación Escolar.
Este documento permite llevar el control de los artículos comprados y
almacenados del programa de alimentación escolar, que han sido
comprados a proveedores para la preparación de la alimentación
escolar. Debido a las medidas de prevención por el virus COVID-19; y
desde la base de los protocolos que ha trasladado el Ministerio de
Educación, el Libro Auxiliar de Almacén de Alimentación Escolar queda
suspendido temporalmente hasta que se inicien las clases
presencialmente y se elabore la alimentación escolar en el centro
educativo.
76 CAPÍTULO IV
Capítulo V
¿Qué aprenderemos?
a. Rendición de cuentas. Es una forma que tienen las personas que ocupan
cargos públicos o que integran una organización, de exponer
públicamente las acciones realizadas en el ejercicio de su cargo en los
aspectos administrativos, financieros y sociales.
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 79
En otras palabras, la junta directiva debe informar a la comunidad educativa
que la conforman padres de familia de los alumnos inscritos en el centro
educativo, sobre la administración y ejecución de los programas de apoyo de las
formas siguientes:
1.1 Informe a la asamblea general. La junta directiva luego de recibir los recursos
de los programas de apoyo y realizadas las compras correspondientes, elaborará
el informe de los gastos efectuados el cual presentará a la asamblea general,
dejando constancia en el libro de actas de la organización por cada
transferencia recibida.
81
d. Características de los murales de transparencia y rendición de cuentas que se
instalarán en los centros educativos. Los murales de transparencia y rendición
de cuentas deben tener ciertas características que garanticen el logro de los
objetivos previstos. Entre las principales están:
En cuanto al
alumnado, deben
considerarse las
b o n d a d e s
pedagógicas de los
murales informativos
para formarlos en la
t é c n i c a , l a
c r e a ti v i d a d , uso
apropiado del
r e c u r s o , l a
participación social,
el derecho al libre
acceso a la
información y los
valores relacionados
a la transparencia,
rendición de cuentas
y auditoría social.
82
2. Rendición de cuentas ante el Mineduc.
Al momento de rendir cuentas por cada transferencia ante la Dideduc, se debe
considerar completar los siguientes documentos:
2.2. Útiles Escolares: la junta directiva entrega los útiles escolares adquiridos a los
padres o encargados de los estudiantes beneficiados y les solicita que llenen la
información que les corresponde en los formularios PRA-FOR-02 y PRA-FOR-109.
Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, se debe detallar
la cantidad, unidad de medida, producto y descripción incluyendo la marca del
bien o suministro entregado a cada beneficiario.
83
La junta directiva de la organización de padres de familia, debe ordenar y
archivar para ser presentados ante los entes fiscalizadores cuando sean
requeridos, las facturas, cotizaciones, copia del recibo de transferencia de
recursos financieros y formularios siguientes: PRA-FOR-01 “Entrega de
alimentación escolar” (llenado al terminar los días del período de refacción), PRA
-FOR-02 “Entrega de útiles escolares” (llenado al momento de la entrega al
beneficiario), PRA-FOR-03 “Entrega de valija didáctica” (llenado al momento de
la entrega al beneficiario), PRA-FOR-107 “Comprobante de entrega/recepción al
director del centro educativo público, de los productos del programa de
gratuidad de la educación” (llenado al momento de la entrega al director (a)),
PRA-FOR-123 "Registro fotográfico programa de mantenimiento de edificios
escolares públicos" (lleva fotografías tomadas durante el proceso de
reparación), PRA-FOR-125 "Formulario de rendición de cuentas de
fondos transferidos programa de mantenimiento de edificio escolares
públicos" (llenado al finalizar las obras de reparación y/o mantenimiento).
En ese sentido los saldos de recursos que presenten las Organizaciones de Padres
de Familia al finalizar el ciclo escolar en cada año, deben reintegrarse al Fondo
Común. Según instructivo PRA-INS-33 “Para realizar reintegros de recursos
financieros de los programas de apoyo al fondo común por parte de las
organizaciones de padres de familia -OPF-” literalmente indica que la
Organización de Padres de Familia debe presentan solicitud mediante oficio
PRA-FOR-156 dirigido al banco del sistema, donde autorizan debitar de la cuenta
bancaria el monto determinado en la actividad anterior y acreditar los fondos a
la cuenta de depósitos monetaria No. GT24BAGU01010000000001100015 a
nombre de Gobierno de la República Fondo Común -Cuenta Única Nacional-,
constituida en el Banco de Guatemala.
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3. La recepción y seguimiento de denuncias sobre la administración
de los programas de apoyo
Cuando el
establecimiento cuente
con un nivel anexo,
adjuntar las facturas
de cada programa por
nivel.
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A
N
E
X
O
A
N
E
X
O
Ad honorem: Es un término que se utiliza para definir toda la actividad
que lleva a cabo sin percibir retribución económica alguna.
Auditoría social: Es una forma que utilizan las personas para evaluar
socialmente los resultados obtenidos por los programas y proyectos, el
comportamiento de los responsables de las instituciones y
organizaciones y el uso eficiente de los recursos económicos, técnicos y
humanos.
R forma jerárquica.
O su interpretación y análisis.
Enlaces dedicados: Es una conexión que permite estar conectado
permanentemente en internet sin requerir el uso de una línea telefónica.
L inversiones.
IV Edición