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Manual Opf 4ta Edición 2021

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Manual

Normas operativas, de procedimientos


administrativos y financieros, aplicables a las
organizaciones de padres de familia

IV Edición

Ministerio de Educación
Manual
Normas operativas, de procedimientos
administrativos y financieros, aplicables a
las organizaciones de padres de familia

IV Edición

Ministerio de Educación
Guatemala 2021
Claudia Patricia Ruíz Casasola de Estrada
Ministra de Educación

Zaida Lorena Aragón Ayala de Argueta


Viceministra de Educación Técnica

Carmelina Espatzay Serech de Rodríguez


Viceministra de Educación Bilingüe e Intercultural

María del Rosario Barcarcel Minchez


Viceministra de Educación Extraescolar y Alternativa

Jeannette Bran Cibrian de Cacacho


Directora General de la DIGEPSA

Juan José Hernández Siguantay


Subdirector de Seguimiento y Evaluación de la DIGEPSA

Elaboración y Diagramación:
Equipo Técnico de la DIGEPSA

Fotografías:
Archivo DIGEPSA-Monitoreo.
CONTENIDO

Mensaje dirigida a las organizaciones de padres de familia

Introducción

El Ministerio de Educación y las organizaciones de padres de familia que


intervienen en la ejecución de los recursos financieros para los programas
de apoyo.

Los programas de apoyo en la educación como inversión para el


mejoramiento de la calidad educativa

Las organizaciones de padres de familia y su participación en la


implementación de los programas de apoyo

Documentos administrativos y contables de las organizaciones de padres


de familia

Rendición de cuentas y transparencia en la implementación y ejecución


de los programas de apoyo
© Ministerio de Educación, -MINEDUC-
Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo -DIGEPSA-
infodigepsa@mineduc.gob.gt
6ª. Calle 1-87, zona 10, Guatemala, C.A.
PBX:(502)2411-9595
http://www.mineduc.gob.gt/DIGEPSA/ Guatemala, C. A. 01010.
www.mineduc.gob.gt
IV EDICIÓN
Guatemala, julio 2021
Se puede reproducir total o parcialmente siempre y cuando se cite al Ministerio de Educación -Mineduc- o a
los titulares del copyright, como fuente de origen y que no sea con usos comerciales para transmitirlo.
Estimados integrantes de las
organizaciones de padres de familia:

Este manual, fue elaborado con esfuerzo y dedicación, tiene como objetivo
guiar las actividades que desarrollan para apoyar la educación de sus hijos
en las escuelas, para que juntos podamos encontrar mejores oportunidades
de desarrollo.

Nuestro reconocimiento a la organización de padres de familia por


constituirse y a la Junta Directiva por asumir la responsabilidad de
actualizarse periódicamente para recibir recursos financieros destinados a la
compra de los artículos y servicios correspondientes a los programas de
apoyo, velar por su correcta preparación de los alimentos, distribución y uso
apropiado de los productos; así como participar activamente en la escuela y
gestionar ante diferentes instancias para mejorar. Las condiciones de
aprendizaje de la niñez.

Los programas de apoyo han alcanzado mayor agilidad y efectividad en los


últimos años, gracias a una relación favorable entre la escuela y la
comunidad para la búsqueda de la calidad educativa, que se traduce en
mejores niveles de permanencia, rendimiento académico y promoción de la
niñez escolar guatemalteca.

Una escuela con instalaciones y servicios básicos, maestros con recursos


didácticos para su actividad educativa, útiles escolares para el aprendizaje
significativo de la niñez y alimentación escolar diaria, saludable, pertinente,
variada y nutritiva, es el resultado de la buena gestión local liderada por los
padres de familia, que en coordinación con el director (a) del centro
educativo público, trabajan por el presente y el futuro de la niñez y juventud.

Aprovechamos la ocasión para enviarles un saludo respetuoso en nombre de


todos los que trabajamos en el Ministerio de Educación, les reiteramos
nuestro compromiso de servirles dando de nosotros todo lo mejor. Confiamos
en el trabajo que arduamente cumplen para el bienestar de la niñez del
país.

“Cumpliendo nuestro compromiso con la educación”


Introducción

El Ministerio de Educación en cumplimiento a lo establecido en


el Artículo 21 del Acuerdo Gubernativo No. 233-2017
“Reglamento de las Organizaciones de Padres de Familia, OPF”,
ha elaborado el presente Manual de normas operativas y de
procedimientos administrativos y financieros aplicables a las
organizaciones de padres de familia, como una guía para la
administración, ejecución y rendición de cuentas de los aportes
que reciben para la atención de los programas de apoyo en los
centros educativos públicos del país.

Con la implementación del presente manual, se promoverá que


las organizaciones de padres de familia puedan dar
cumplimiento a las funciones sustantivas que les han sido
asignadas, de conformidad con el Acuerdo Gubernativo
anteriormente indicado, lo cual propiciará el fortalecimiento de
la política de calidad educativa establecida por el Ministerio de
Educación. Así mismo, mediante su aplicación, se pretende que
la administración y entrega de los programas de apoyo sea en
forma efectiva y transparente, para contribuir con la calidad de
educación que recibe la niñez en la comunidad.

En el presente manual se tomaron fragmentos de los diferentes


protocolos que el Ministerio de Educación ha
realizado por motivo de la pandemia COVID-19.
Los protocolos tienen como finalidad limitar la
propagación del virus y permitir el desarrollo de los
procesos educativos en los diferentes sectores y
niveles en el Sistema Educativo Nacional.

En los capítulos I y II se describen las funciones de las


dependencias del Ministerio de Educación y organizaciones de
padres de familia que intervienen en la implementación de los
programas de apoyo; se definen cada uno de los programas, se
resalta su importancia y su contribución al mejoramiento del
aprendizaje de la niñez de los centros educativos públicos.
En los capítulos III y IV se encuentra la información sobre el funcionamiento
de las organizaciones de padres de familia, su constitución, actualización,
anexión y desanexión así como su funcionamiento y responsabilidades en
la implementación de los programas de apoyo a nivel local. Se
complementa con la información sobre los documentos administrativos y
contables que deben manejar las OPF para la administración y ejecución
de los fondos transferidos por el Ministerio de Educación.

Finalmente, se aborda la rendición de cuentas y transparencia en la


implementación y ejecución de los programas de apoyo, con la
orientación sobre cómo y a quienes se debe rendir cuentas de los recursos
que reciben las organizaciones de padres de familia, para cumplir con la
normativa y lineamientos establecidos por el Ministerio de Educación y
dependencias que velan por el uso transparente de los recursos del
Estado.
Capítulo I
¿Qué aprenderemos?

A u ti l i z a r el m o d el o a d m i n i s tr a t i v o
impulsado por el Ministerio de Educación, que
desconcentra los programas de apoyo, para
darle a las comunidades educativas la
oportunidad de planificar, ejecutar y mejorar la
entrega de los bienes y servicios a los centros
educativos públicos.

A identificar las funciones y responsabilidades de


las dependencias del Ministerio de Educación que
participan en la entrega de los programas de
apoyo a la educación.

A establecer el papel que desempeña la


organización de padres de familia en el modelo
administrativo del Ministerio de Educación para la
entrega de los programas de apoyo.
El Ministerio de Educación:
Constitucionalmente el Ministerio de Educación, Mineduc, como dependencia
del Organismo Ejecutivo, tiene el mandato de promover el desarrollo integral de
la persona humana, así como brindar el conocimiento de la realidad y cultura
nacional y universal, en consecuencia, tiene la responsabilidad de brindar a la
niñez y juventud del país, servicios educativos de calidad.
La Ley de Educación Nacional, Decreto Legislativo Número 12-91 del Congreso
de la República de Guatemala, en su artículo 78 establece el fundamento
jurídico, al dar al Ministerio de Educación el mandato de crear y promover
programas de apoyo para mejorar la salud, nutrición y recreación de los
educandos de todos los niveles obligatorios.
La Ley de Alimentación Escolar, Decreto legislativo 16-2017, artículo 1, dice
literalmente: “la presente Ley tiene por objeto garantizar la alimentación escolar,
promover la salud y fomentar la alimentación saludable de la población infantil y
adolescente que asiste a establecimientos educativos públicos o privados, con la
finalidad que aprovechen su proceso de enseñanza aprendizaje y la formación
de hábitos alimenticios saludables de los estudiantes, a través de acciones de
educación alimentaria y nutricional y el suministro de alimentos durante el ciclo
escolar.”.
En cumplimiento a la legislación nacional, el Mineduc traslada recursos
financieros para los programas de apoyo, a través de las organizaciones de
padres de familia, para que se adquieran materiales y recursos de la enseñanza,
alimentos, útiles escolares, servicios básicos, mantenimiento del centro educativo,
y otros programas que se implementen en el futuro, para apoyar la calidad
educativa.
Las dependencias del Mineduc que intervienen en la entrega de los programas
de apoyo son las siguientes: a. Dirección General de Participación Comunitaria y
Servicios de Apoyo, b. Direcciones Departamentales de Educación, y
c. Dirección General de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 13
La Dirección General de Participación
Comunitaria y Servicios de Apoyo,
DIGEPSA.
Es la dependencia del Ministerio de Educación responsable de
ejercer la rectoría en la prestación de recursos económicos
para los programas de apoyo a la educación en forma
descentralizada; así mismo, de promover y organizar la
autogestión educativa a través de las dependencias que
correspondan.

Entre las principales funciones establecidas en el Acuerdo


Gubernativo 225-2008 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de
Educación”, están:

Dotar de recursos económicos, facilitar su adquisición y


distribuir los servicios de apoyo, en forma descentralizada,
para desarrollar los procesos educativos en las escuelas
oficiales públicas en general.

Establecer los criterios para que, descentralizada y


subsidiariamente, se asignen, por centro educativo
público, niño atendido y docente en servicio, los gastos
de operación y mantenimiento, los materiales educativos
básicos y los servicios de apoyo, para garantizar el
derecho de la población estudiantil a una educación de
calidad.

Establecer lineamientos
generales para organizar
voluntariamente a grupos
de padres de familia
para ser parte de las
organización de padres
de familia, a fin de que
administren los
programas de apoyo
entregados a los centros
educativos públicos, en
coordinación con las
D i r e c c i o n e s
Departamentales de
14 CAPÍTULO I Educación.
Las direcciones departamentales de
educación en el proceso de
desconcentración de los programas
de apoyo
El Acuerdo Gubernativo 165-96 “Creación de las Direcciones
Departamentales de Educación”, Artículo 6, establece: “Las direcciones
departamentales de educación promoverán y darán énfasis a la
participación comunitaria en la ejecución de las funciones que les han
sido asignadas, especialmente con lo relacionado con la planificación,
administración escolar, programas de apoyo. Para el efecto, deben
realizar las acciones que les corresponde para viabilizar la organización y
participación comunitaria...”; y, Artículo 2 Funciones, donde establece:
“Llevar a cabo las acciones que le corresponden en la adquisición y
entrega de los bienes objeto de los programas de apoyo establecidos por
el Ministerio de Educación”.

Asimismo, el Acuerdo Ministerial 3667-2012- “Desconcentrar en las direcciones


departamentales de educación la asignación, administración, ejecución y dotación de recursos
, en su
financieros a los centros educativos públicos para implementar los servicios de apoyo”
artículo 5, indica que las direcciones departamentales de educación son
las responsables de asignar o dotar de los recursos financieros de los
programas de apoyo a las organizaciones de padres de familia de los
centros educativos de su jurisdicción.

El Decreto Número 16-2017 “Ley de Alimentación Escolar” , en su artículo 11


literalmente dice: “Responsabilidades de las Direcciones
Departamentales de Educación. Las Direcciones Departamentales de
Educación serán responsables de asignar y dotar de los recursos para la
alimentación escolar, de acuerdo a la normativa de la organización de
padres de familia vigente”.

Entre las funciones que desarrollan las direcciones departamentales de


educación a través de los técnicos de servicio de apoyo a favor de los
programas de apoyo, son las siguientes:

Capacitar a miembros de las juntas directivas de las


organizaciones de padres de familia y directores de los centros
educativos públicos sobre la administración y ejecución de los
programas de apoyo.

Brindar acompañamiento a padres de familia en procesos de


constitución, actualización, anexión y desanexión de las
organizaciones de padres de familia. 15
Orientar a los miembros de las juntas directivas de las organizaciones de
padres de familia para que mantengan activa la cuenta bancaria de la
OPF.

Dar acompañamiento a los miembros de las juntas directivas de las


organizaciones de padres de familia en la suscripción y firma de
convenios de transferencia, formas oficiales y documentación necesaria
para la ejecución de los programas de apoyo a la educación.

Informar a los miembros de las juntas directivas de las organizaciones de


padres de familia OPF sobre los desembolsos de los programas de apoyo
efectuados a sus cuentas bancarias, para su ejecución inmediata.

Asesorar a los miembros de las juntas directivas de la OPF y directores de


centros educativos para la ejecución de los recursos financieros o
materiales de los programas de apoyo, de acuerdo a la normativa legal
vigente e instructivos que rigen los programas de apoyos a la educación.

Orientar a los miembros de las juntas directivas de las organizaciones de


padres de familia OPF y directores de los centros educativos para la
correcta y oportuna presentación de las rendiciones de cuentas de los
recursos financieros y materiales de los programas de apoyo.

Verificar que los fondos recibidos por las organizaciones de padres de


familia sean utilizados adecuadamente y transparentemente para los
programas de apoyo, que fueron asignados.

Orientar, durante el desarrollo de las visitas, a las organizaciones de


padres de familia OPF y directores de centros educativos sobre la
importancia de mantener al día sus registros y controles como el único
medio para demostrar documentalmente que los programas han sido
ejecutados de manera transparente.

Confirmar la veracidad de la información con la que los directores y


organizaciones de padres de familia rinden cuentas ante a la asamblea
general, la comunidad educativa, las dependencias del Ministerio de
Educación y los entes fiscalizadores sobre la ejecución de los recursos
financieros recibidos de los programas de apoyo, mediante los formatos y
procedimientos establecidos.

16 CAPÍTULO I
Las
organizaciones
de padres de
familia

La organización de padres de familia es una agrupación


comunitaria integrada por padres de familia de alumnos
inscritos en los centros educativos públicos, registrados en las
direcciones departamentales de educación, con el fin de
administrar y ejecutar los programas de apoyo.
La creación y funcionamiento de las organizaciones de
padres de familia, está regulado en el Acuerdo Gubernativo
233-2017 “Reglamento de las Organizaciones de Padres de
Familia- OPF-“, de fecha 27 de octubre de 2017 y lo
establecido en sus respectivos Estatutos.
Principios que rigen a las organizaciones de padres de
familia:

Participación: Consiste en promover procesos de


democracia participativa generando condiciones de
equidad integral e igualdad de oportunidades, sin
discriminación alguna;
Responsabilidad: Consiste en participar activamente en
todas las acciones que la organización promueva dentro del
marco de la Ley;
Organización democrática: Consiste en que la toma de decisiones será
asumida por la mayoría de integrantes de OPF en asamblea general; y,
Solidaridad: Consiste en que todos sus integrantes deberán colaborar para
concretar los fines de la organización.

Entre las funciones que establece la Ley de Alimentación Escolar para las
organizaciones de padres de familia están las siguientes: a. Representar a los
padres de familia, b. Identificar las necesidades de la comunidad educativa,
c. Apoyar la educación de su comunidad, d. Apoyar en la ejecución de los
fondos del programa de alimentación escolar, e. Fortalecer la participación
democrática., f. Promover una cultura de gestión de transparencia y rendición
de cuentas, g. Participar en la gestión, administración y ejecución de los
recursos financieros de los programas de apoyo, h. Participar en las actividades
de educación alimentaria y nutricional promovidas por el Ministerio de
Educación., y i. Velar por una alimentación escolar de calidad.
17
18
Capítulo II
¿Qué aprenderemos?
A identificar los programas de apoyo a la
educación que brinda el Ministerio de
Educación, a los centros educativos públicos, a
través de transferencias de fondos a las
organizaciones de padres de familia.

A reconocer las características, montos y


especificaciones de entrega de cada uno de los
programas de apoyo que benefician a las
comunidades educativas.

A valorar la contribución de los programas de


apoyo para la búsqueda de la calidad
educativa, a través del mejoramiento de las
condiciones de aprendizaje de la niñez escolar.

A identificar la nueva modalidad


de clases híbrida o mixta para
mantener seguros a los estudiantes,
docentes y personal del centro
educativo que combina el
aprendizaje en el aula y el
aprendizaje en casa, para evitar el
contagio del virus covid-19.
Los programas de apoyo a la educación
como inversión para el mejoramiento de la
calidad educativa.
Los programas de apoyo son aportes económicos que el
Ministerio de Educación otorga a las organizaciones de
padres de familia para la compra de artículos de la
alimentación escolar, útiles escolares para la niñez,
materiales y recursos de enseñanza que utilizan los
docentes, servicios básicos y mantenimiento del edificio,
así como otros que se crearen en apoyo a la calidad
educativa.
El Acuerdo Gubernativo 233-2017, en el artículo 18, de ,
cuando se refiere al destino de los recursos establece:
“El patrimonio de las organizaciones de padres de
familia será destinado exclusivamente para beneficio
de los alumnos y de la comunidad educativa y no
podrá ser utilizado para finalidades diferentes”.
Los programas de apoyo que el del Mineduc promueve
actualmente, a través de Digepsa, son los siguientes:

1. Programa de alimentación escolar.


El programa de alimentación escolar consiste en la entrega de raciones diarias y
eventualmente productos que cubran las necesidades nutricionales de los
estudiantes durante el período escolar y de acciones de educación alimentaria y
nutricional.
El Decreto Legislativo 16-2017 ”Ley de Alimentación Escolar”, se refiere al
contenido de la alimentación escolar indica lo siguiente:

Artículo 10: El objetivo de la alimentación es contribuir al crecimiento y desarrollo


de la niñez y adolescentes en edad escolar, enfocándose en el aprendizaje, el
rendimiento escolar y la formación de hábitos alimenticios saludables;

Artículo 14, participación de las organizaciones de padres de familia, … deberán


participar en las actividades de educación alimentaria y nutrición promovida por
el Ministerio de Educación.

Artículo 26 párrafo uno indica: La alimentación saludable implementada a través


de la alimentación escolar en los centros educativos públicos del país, tiene por
finalidad promover la salud de los estudiantes, brindándoles el consumo de
nutrientes a través de alimentos con fuentes de vitaminas, proteínas,
carbohidratos, minerales y grasas necesarios para el desarrollo físico e intelectual
de la niñez y adolescencia en año escolar.

21
Artículo 26 párrafo dos indica que el Ministerio de Educación, en coordinación
con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, y el Ministerio de Agricultura,
Ganadería y Alimentación, elaborará anualmente con nutricionistas, un listado
de alimentos saludables con los cuales procederán a implementar menús con
pertinencia cultural y local, en el cual se prioricen alimentos de origen agrícola,
pecuario, forestal, vacuno, acuático e hidrobiológicos necesarios en las
diferentes etapas de la niñez y adolescencia. Artículo 26 párrafo tres indica: Tal
como lo establece la Ley de Idiomas Nacionales, esta información estará visible
en los centros educativos en todos los idiomas nacionales del país (Decreto
Legislativo 19-2003 del Congreso de la República de Guatemala).

Según el Acuerdo Gubernativo 183-2018; Reglamento de la Ley de Alimentación


Escolar en su artículo 20 numeral 1 Sección de Proveedores: “La Organización de
Padres de Familia OPF, debe seleccionar a sus proveedores con base al listado
de agricultores familiares acreditados por el Ministerio de Agricultura, Ganadería
y Alimentación, priorizando los existentes en la misma jurisdicción territorial en la
que se encuentra el centro Educativo Público…”

La asignación diaria y anual por alumno se presenta en el cuadro siguiente:

MONTO
PROGRAMAS DE APOYO
Diario
Alimentación Escolar Q4.00

Los aportes que el Ministerio de Educación transfiere a las organizaciones de


padres de familia, están sujetos a la asignación presupuestaria y financiera con
que cuente el Ministerio de Educación. Para la ejecución de este programa se
sugiere comprar productos de la mejor calidad al mejor precio, tomando en
cuenta las opciones de compra de los productos.

El Ministerio de Educación ha desarrollado una serie de


Protocolos que contienen lineamientos de prevención y
respuesta ante el virus COVID-19 en los centros educativos,
en momentos previos, para la apertura y durante la
permanencia, dirigido a estudiantes, docentes, directores y
personal administrativo. Cada protocolo explica aspectos
para el funcionamiento en general del centro educativo que
permita un regreso a clases seguro, así como el desarrollo de
funciones claras para los docentes, padres y madres de
familia, estudiantes y del Comité Escolar de Gestión de
Riesgo.

22 CAPÍTULO II
Alimentos saludables

Alimentos fuentes de grasa

Alimentos reguladores (protegen el cuerpo)

Alimentos Constructores (proteínas)

Alimentos energéticos (dan energía)

DIGEFOCE-2021

En el Protocolo del Programa de Alimentación Escolar en el regreso a clases


indica que la Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios Apoyo
DIGEPSA será la encargada de dar los lineamientos administrativos de compras,
entrega y liquidación de los fondos del Programa Alimentación Escolar.
Temporalmente durante la emergencia del Covid-19 será mediante la compra
de productos específicos que la Dirección General de Fortalecimiento a la
Comunidad Educativa DIGEFOCE establecerá mediante las opciones técnicas
de compra y entrega de los alimentos. Las entregas serán en presentación de
paquetes por alumno, según la opción que mejor se adapte a la necesidad de
la comunidad. En cada entrega serán diferentes las opciones a elegir, los
beneficiarios firmarán el formulario PRA-FOR-141 constancia de haber recibido la
bolsa de alimentos.

Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, se debe rendir


cuentas ante la dirección departamental de educación a través del formulario
PRA-FOR-04 referido en el instructivo PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a
organizaciones de padres de familia -OPF-” y el PRA-INS-27 instructivo “Entrega de alimentos
no perecederos por medio de organizaciones de padres de familia al amparo del Acuerdo
Ministerial Número 825-2020 que lo establece como caso no previsto” .
Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 23
2. Programa de dotación de útiles escolares.
Es el apoyo económico para la compra de materiales didácticos necesarios para
todos los estudiantes inscritos en los centros educativos públicos del país, según
Acuerdo Ministerial No. 1234-2019.

La asignación anual por alumno se presenta en el cuadro siguiente:

Área urbana Área rural


PROGRAMA DE APOYO
Monto anual Monto anual

Dotación de útiles escolares Q50.00 Q55.00

A continuación se presentan algunos de los materiales que se sugiere comprar,


con la salvedad que no deben considerarse obligatorios, porque la compra
estará definida por las necesidades particulares de cada centro educativo
público:

´´

24 CAPÍTULO II
´

Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, se debe rendir


cuentas para lo cual deben llenarse los formularios PRA-FOR-02 y PRA-FOR-109 al
momento de hacer entrega de los productos a los beneficiarios del programa.
Según el Instructivo PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a organizaciones de
padres de familia -OPF-”

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 25
3. Programa de dotación de materiales y recursos
de enseñanza.
Es la asignación económica anual por docente en servicio (011 y 021) en la
compra de materiales y recursos de enseñanza (valija didáctica), para el
desarrollo efectivo de su labor docente, según Acuerdo Ministerial 1202-2019.

La asignación por docente se presenta en el cuadro siguiente:

Área urbana Área rural


PROGRAMA DE APOYO
Monto anual Monto anual
Dotación de materiales y recursos de
Q220.00 Q220.00
enseñanza

A continuación se presentan algunos de los materiales que se sugiere comprar,


con la salvedad que no deben considerarse obligatorios, porque la compra
estará definida por las necesidades particulares de los docentes de cada centro
educativo público:

Para garantizar la transparencia en la


ejecución de los recursos se debe rendir
cuentas; para lo cual, deben llenarse los
formularios PRA-FOR-03 y PRA-FOR-110 al
momento de hacer entrega de los
productos a los beneficiarios del
program a. S egú n el I ns tru c ti vo
PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a
26 organizaciones de padres de familia -OPF-”
4. Programa de gratuidad de la educación.
Este programa nace con la emisión del Acuerdo Gubernativo No. 226-2008,
donde se establece que la prestación del servicio público de educación es
gratuito y queda reglamentado en el Acuerdo Ministerial No. 3211-2018, emitido
por el Ministerio de Educación con fecha 2 de noviembre de 2018.

De conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Acuerdo Ministerial


indicado, se fija una asignación anual a cada centro educativo público, para
cubrir sus servicios básicos y suministros para el buen funcionamiento del proceso
educativo.

La asignación anual por alumno inscrito en el centro educativo por nivel se fija por
resolución ministerial emitida por el Despacho Superior del Ministerio de
Educación.

Establecimiento según nivel Asignación anual por alumno


educativo inscrito
Preprimaria y primaria Q 40.00

Nivel Medio Q 100.00

Los recursos financieros se transfieren para efectuar los pagos siguientes:

Para el Programa de Gratuidad de la Educación, en consenso con el Director del


Centro Educativo Público, prioriza las necesidades para el funcionamiento del
Centro Educativo, considerando, por ejemplo, lo siguiente:

a. Servicios: Reproducción de copias, cambio de vidrios, plomería entre otros.


b. Artículos de limpieza e higiene personal: Papel higiénico, detergente, cloro,
escobas, entre otros.
c. Mantenimiento y remozamientos menores: Cemento, pintura, chapas, vidrios,
puertas, llaves de chorros entre otros.
d. Materiales y suministros y gastos no incluidos en la valija didáctica, pizarrones,
reparaciones de escritorios.
e. Compra de gas para cocinar, utensilios de cocina entre otros.

NOTA
• Los Directores de los Centros Educativos Públicos que funcionen en edificios
escolares que sean utilizados en distintas jornadas, deberán coordinar
previamente la ejecución de los fondos para el mantenimiento y
remozamientos menores de los mismos.
• En el pago de servicios por instalaciones y reparaciones menores, las personas
que realicen dicho trabajo deben poseer facturas autorizadas por la SAT.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 27
Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos se deben rendir
cuentas, para lo cual deben llenarse los formularios PRA-FOR-107 y PRA-FOR-111,
según el Instructivo PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a Organizaciones de
Padres de Familia OPF”.

El Ministerio de Educación
ante la pandemia COVID-19

El Ministerio de Educación en sus protocolos establecidos


regula las acciones y lineamientos técnicos, en materia de
salud e higiene como prevención ante el contagio del virus
COVID-19.

La Dirección General de Participación Comunitaria y Servicios de Apoyo, al


amparo del Acuerdo Gubernativo No. 226-2008 y Acuerdo Ministerial No. 3211-
2018 que crean y regulan el Programa de Gratuidad de la Educación, para el
año 2021, cumpliendo con los protocolos sanitarios establecidos en el Acuerdo
Ministerial 300-2020 del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social con relación
a las normas sanitarias para la prevención y control de infecciones por SARS-Cov-
2 y otras epidemias, para los centros del sistema educativo nacional, emite los
siguientes lineamientos.

A. La OPF, conjuntamente con el director del centro educativo, deberán


determinar la cantidad de insumos de prevención a comprar de carácter
obligatorio:
1. Gel con alcohol, con al menos 60% de concentración.
2. Mascarillas para estudiantes, docentes, director, OPF y personal que
labora con funciones operativas.
3. Protectores faciales para el personal que labora en el centro educativo.
4. Termómetro infrarrojo. Las OPF que reciben fondos para dos o tres
centros educativos (Anexas) deberán comprar un solo termómetro.
5. Desinfectantes.
6. Trapeadores.
7. Detergentes.
8. Cloro.
9. Guantes protectores, prendas de vestir de tela o plástico para el
personal operativo a cargo de la limpieza y desinfección.
10. Toallas para secado de manos.
11. Bolsas para la eliminación de desechos.
12. Basureros que limiten el contacto para desechar el papel de los
sanitarios y otros que se consideren necesarios para mantener
sanitizados los ambientes escolares.

28 CAPÍTULO II
B. Para los centros educativos con poca población escolar deberán priorizar la
compra de los insumos indicados de acuerdo con los fondos asignados para
el Programa de Gratuidad de la Educación.

C. Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos la OPF debe


rendir cuentas conjuntamente con el director y docentes, suscriben acta de
la priorización para el Programa de Gratuidad de la Educación, haciendo
énfasis de los insumos que serán adquiridos para evitar la propagación del
COVID 19.

D. La OPF realiza la compra al proveedor garantizando calidad y precio del


producto. El proveedor deberá entregar a la OPF, la factura de los productos
adquiridos de acuerdo a los lineamientos establecidos por DIGEPSA.

E. La OPF hace entrega de los productos adquiridos al Director del centro


educativo mediante formulario PRA-FOR-107, para que a su vez, el director
administre los artículos recibidos para el funcionamiento del centro
educativo, lo cual debe registrar en el libro de almacén del programa de
gratuidad de la educación.

F. Los registros se realizarán de acuerdo a lo establecido en el instructivo


PRA-INS-03 “Transferencias corrientes a organizaciones de padres de familia
-OPF- y entregarán la rendición de cuentas ante DIDEDUC de su
departamento.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia
29
5. Programa de mantenimiento de edificios escolares
públicos
Es un apoyo económico que proporciona el Ministerio de Educación a las
organizaciones de padres de familia para mejorar o prevenir el deterioro del
centro educativo público.

Mantenimiento preventivo: permite mantener en buenas condiciones el


edificio escolar.

Mantenimiento correctivo: permite reparar los daños del edificio por el uso,
por los fenómenos naturales o por el paso del tiempo.
El programa de mantenimiento de edificio escolares públicos se creó mediante
el Acuerdo Ministerial No. 1059-2018, de fecha 12 de abril de 2018, para mejorar
progresivamente las condiciones físicas de las instalaciones educativas del país,
con el objetivo que la niñez estudie en lugares seguros y saludables.
Los lineamientos para la ejecución del programa están contenidos en el
Instructivo PRA-INS-20 “Transferencias corrientes a Organizaciones de Padres de
Familia OPF para el programa de apoyo de Mantenimiento de Edificios Escolares
Públicos”.
El programa es flexible porque permite la atención de las necesidades
identificadas y priorizadas por la comunidad educativa, tomando en cuenta los
renglones de mantenimiento establecidos por el Ministerio de Educación. Los
pasos para ejecución del programa a nivel comunitario son los siguientes:

30
CAPÍTULO II
Los pasos para ejecución del programa a nivel comunitario son los siguientes:

1. La OPF determina las necesidades de reparación de la escuela en los


formularios PRA-FOR-122 (solicitud de mantenimiento) y PRA-FOR-123 (reporte
fotográfico inicial).
2. En el libro de actas de la organización de padres de familia se describe lo
solicitado.
3. El representante legal firma el convenio y el recibo de la transferencia de
fondos.
4. La organización de padres de familia verifica el depósito de dinero en su
cuenta bancaria.
5. La OPF Planifica, compara y compra el material para los trabajos de manteni-
miento.
6. El material comprado se entrega a la persona que realizará el trabajo a través
del formulario PRA-FOR-124.
7. La OPF y el director del centro educativo público, suscribe acta para dejar
constancia de recibir los trabajos realizados a entera satisfacción, con un
representante del claustro de docentes
8. Se realiza la rendición de cuentas a la comunidad, en el mural de
transparencia y a la Dideduc a través de los formularios PRA-FOR-123 (reporte
fotográfico durante y final) y PRA-FOR-125 (rendición de cuentas).

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 31
6. Programa Seguro Médico Escolar
Es un programa que beneficia a la población estudiantil de los niveles educativos
de Preprimaria y Primaria de las escuelas públicas y que brinda atención médica
y gastos de medicina para enfermedades comunes y accidentes personales,
para asegurar su bienestar y desarrollo. Este programa no es ejecutado por las
organizaciones de padres de familia. El programa esta avalado por el Acuerdo
Gubernativo 44-2020 y su cobertura depende de la disponibilidad financiera.

El papel de la junta directiva de la organización de padres de familia


en el programa seguro médico escolar, es muy importante como
organización comunitaria , la cual deben concientizar a los padres de
familia de hacer el uso correcto del programa, para que todos los niños
beneficiados utilicen el programa.

Por lo tanto, la OPF será el canal de comunicación que el Ministerio de


Educación utilizará para el traslado de información y que esta llegue a
todos los padres de los estudiantes beneficiados.

32 CAPÍTULO II
Es importante informar a la comunidad sobre el uso
correcto del programa seguro médico escolar.

Llame gratuitamente al teléfono 1526.


Debe llamar al teléfono 1526 para hacer uso del Programa
Seguro Médico Escolar.

Consulte al 1526 sobre los médicos, clínicas, hospitales y


funerarias contratadas.

El Programa Seguro Médico Escolar cubre todos los días, las
24 horas.

Consulte el total de enfermedades que el programa cubre


en su certificado del seguro médico escolar, el cual es
entregado al padre o responsable del estudiante
beneficiado.

Las recetas médicas deberán hacerse efectivas, en las


farmacias autorizadas e identificadas por el programa seguro
médico escolar, antes de las 48 horas.

El gasto funerario del estudiante beneficiado del programa


seguro médico escolar, debe de ser coordinado directamente
con la aseguradora.

El programa seguro médico escolar brinda atención médica


por medio de la aplicación del seguro escolar, donde
encontrará información y funciones que permiten un mejor
control para el padre de familia de las citas y medicamentos
del estudiante beneficiario.

El padre de familia puede llevar al estudiante beneficiado del


seguro escolar a un médico autorizado para poder ser atendido
presencialmente, en horarios y días establecidos por la clínica
seleccionada.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 33
34
Capítulo III
¿Qué aprenderemos?

A identificar el funcionamiento de las organizaciones


de padres de familia y las responsabilidades de cada
uno de los miembros de la junta directiva.

A valorar la importancia de la participación de la


comunidad educativa para mejorar las condiciones
en las que se desarrolla el aprendizaje de la niñez en
los centros educativos públicos.

A identificar los procesos administrativos, legales y


contables que tienen que cumplir las organizaciones
de padres de familia para que la escuela de su
comunidad sea beneficiada con los programas de
apoyo.
Las organizaciones de
padres de familia y su
participación en la
implementación de los
programas de apoyo.

1. Funcionamiento de las organizaciones de padres de


familia

El régimen de estatutos de las organizaciones de padres de familia establece su


funcionamiento y las responsabilidades de cada uno de los órganos que la
conforman, siendo estos: Asamblea general y Junta directiva

1.1 Asamblea general de las organizaciones de padres de familia: Es la


máxima autoridad de la organización; está integrada por todos los padres de los
alumnos inscritos en el establecimiento, anotados en el Libro de Registros de
Integrantes de la OPF que se organizan voluntariamente para apoyar la
educación de la niñez de la comunidad.

Sus atribuciones más importantes son:

a. Elegir a los integrantes de la junta directiva al finalizar el período para el cual


fueron electos.
b. Aprobar la planificación anual de la organización de padres de familia.
c. Conocer qué actividades fueron realizadas durante el año, para aprobar o no,
la gestión de la junta directiva.
d. Conocer el manejo de los fondos asignados a la organización de padres de
familia.

La asamblea general se reunirá obligatoriamente por lo menos una vez al año y;


extraordinariamente todas las veces que sean necesarias, cuando las
circunstancias lo ameriten.

1.2 La junta directiva de las organizaciones de padres de familia: Es el


grupo de personas que la asamblea general elige para ejecutar las decisiones a
las que ha llegado, para cumplir con los objetivos y compromisos de la
organización.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 37
Entre las acciones que realiza la junta directiva, destacan las siguientes:

a. Administrar de forma eficiente y transparente los recursos financieros


destinados para el centro educativo público.
b. Rendir cuentas sobre la ejecución de los fondos de los programas de apoyo a
la comunidad educativa y a las dependencias que correspondan, a través de
los medios que se establezcan para el efecto.
c. Proporcionar información verídica del uso de los recursos materiales y/o
financieros de la organización, cuando le sea requerida.

Los requisitos que deben cumplir las personas para ser miembros de la Junta
Directiva, según el Artículo 9 del Acuerdo Gubernativo 233-2017, son los siguientes:

a. Ser guatemalteco.
b. Saber leer y escribir.
c. Ser padre o madre de familia del alumno o alumnos inscritos en el o los centros
educativos.
d. Estar inscrito en el Registro Nacional de las Personas y, consecuentemente,
contar con el documento personal de identificación, DPI.
e. Tener participación permanente en las actividades del centro educativo.

El acuerdo citado, en su artículo 8 regula el funcionamiento de las organizaciones


de padres de familia y establece como miembros de la junta directiva: presidente
(a), secretario (a), tesorero (a) y dos vocales.

38 CAPÍTULO III
Las atribuciones específicas que realizan los miembros de las juntas directivas son
las siguientes:

Atribuciones del presidente (a) de la junta directiva


1. Representar legalmente a la organización de padres de familia.
2. Otorgar o revocar poderes especiales para determinados asuntos.
3. Presidir las sesiones de la junta directiva.
4. Dirigir, coordinar y presidir las comisiones de trabajo.
5. Autorizar las órdenes de pago, autorizar los cheques y otros documentos de
pago.
6. Manejar la cuenta bancaria en la modalidad de firmas conjuntas con el tesorero
de la junta directiva.
7. Cumplir y hacer que se cumplan los estatutos y las disposiciones de junta
directiva y asamblea general.
Atribuciones del secretario (a) de la junta directiva

1. Redactar las actas de la asamblea general y


firmar las resoluciones que se emitan.
2. Llevar un registro de los integrantes de la
organización de padres de familia.
3. Hacer la agenda de las reuniones de la junta
directiva y asamblea general.
4. Llevar el libro de actas de la organización.
5. Dar a conocer la correspondencia recibida y
redactar la que indique la junta directiva.
6. Hacer las citaciones para las sesiones de la junta
directiva y asamblea general.
7. Velar por el correcto manejo del archivo de la
organización.
8. Elaborar la memoria anual de labores y someterla
a conocimiento y aprobación de la junta
directiva.
9. Notificar los acuerdos a los que llegue la junta
directiva y asamblea general.
10. Otras tareas asignadas por el presidente de la
junta directiva.
Atribuciones del tesorero (a) de la junta directiva

1. La recepción, custodia y manejo de los fondos de la organización de padres de


familia.
2. Presentar a la junta directiva el informe de ingresos y egresos de la organización.
3. Mantener actualizada la contabilidad de la organización de padres de familia.
4. Entregar al Ministerio de Educación la información y la documentación para
contabilizar y fiscalizar las operaciones de ingresos y egresos de la organización de
padres de familia.
5. Mantener informada a la junta directiva del movimiento de fondos.
6. Otras atribuciones propias de su cargo.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 39
Atribuciones vocal I de la junta directiva

1. Sustituir al presidente de la junta directiva en caso de impedimento


o falta temporal y con las mismas atribuciones que el mismo tiene
asignadas.
2. Colaborar con los integrantes de la junta directiva en los asuntos de
la organización de padres de familia.
3. Sustituir en su orden a los integrantes de la junta directiva cuando
alguno de ellos falte temporal o definitivamente.
4. Las atribuciones que le asignen por resolución la junta directiva o la
asamblea general.
Atribuciones vocal II de la junta directiva

1. Colaborar con los integrantes de la junta directiva en los asuntos de


la organización de padres de familia.
2. Sustituir en su orden a los integrantes de la junta directiva cuando
alguno de ellos falte temporal o definitivamente.
3. Las atribuciones que le asignen por resolución la junta directiva o la
asamblea general.

De conformidad a lo estipulado en el artículo 10 del Acuerdo Gubernativo


233-2017 Reglamento de las Organizaciones de Padres de Familia -OPF-
“Los integrantes de las Juntas Directivas de las Organizaciones de Padres
de Familia del nivel de educación preprimaria, ejercerán el cargo durante
dos años, contados a partir de su toma de posesión.

Los integrantes de las Juntas Directivas de las Organizaciones de Padres de


Familia del nivel primario y nivel medio de los Centros Educativos, ejercerán
el cargo durante cuatro años; en ambos casos, computados a partir de su
toma de posesión.

El ejercicio de los cargos de


todos los integrantes de la
Junta Directiva será
ad-honorem y pueden ser
reelectos únicamente por otro
período igual. Los integrantes
de la Junta Directiva deberán
continuar ejerciendo sus
funciones hasta la efectiva
toma de posesión de los
integrantes de la nueva Junta
Directiva.

40 CAPÍTULO III
Casos que ameritan actualizar la Junta Directiva de la Organización
de Padres de Familia:

a. Vencimiento del período para el cual fueron electos.


b. Fallecimiento del presidente o algún miembro de la junta directiva.
c. Renuncia de algún miembro de la junta directiva.
d. Incumplimiento de las atribuciones de algún miembro de la junta directiva.
e. Mal manejo de fondos.
f. Alguna situación no prevista.

Las juntas directivas de las organizaciones de padres de familia electas, antes del
31 de octubre de 2017 culminarán su período de acuerdo a los estatutos
previamente autorizados.

El procedimiento para actualizar la junta directiva es el siguiente:


Según el Instructivo PRA-INS-19 “Actualización de Organizaciones de Padres de
Familia OPF de los distintos niveles educativos”.

a) El presidente, o el que lo sustituya, convoca a la asamblea general ordinaria o


extraordinaria según sea el caso, para elegir a los integrantes de la nueva
junta directiva y nombrar al presidente electo como representante legal.

b) Las organizaciones de padres de familia deben realizar las siguientes acciones:

1. Suscribir acta de elección de la nueva junta directiva y acta de


nombramiento del representante legal en el libro de actas de la
organización.
2. Certificar el acta de elección de junta directiva.
3. Certificar el acta de nombramiento del representante legal.
4. Adjuntar fotocopias de los documentos personales de identificación, DPI,
de los miembros de la junta directiva.
c) El técnico de servicios de apoyo recibe, revisa el expediente y lo traslada a la
sección de organización escolar de la Dideduc para su revisión.

d) La sección de organización escolar traslada el expediente al asesor jurídico de


la Dideduc, quien lo revisa y emite dictamen de aprobación de expediente.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 41
e) El asesor jurídico lo traslada a la sección de organización escolar para la emisión
de resolución de reconocimiento de la junta directiva y representante legal.

f) La Junta Directiva solicita ante la Superintendencia de Administración Tributaria,


SAT, la inscripción del nuevo representante legal. Esta inscripción debe realizarse
durante los treinta días transcurridos desde que la junta directiva quedó
registrada en el acta respectiva, para evitar rechazos y multas.

g) Los documentos que debe presentar el representante legal de la junta directiva


ante la SAT son:
1. Formulario de inscripción y/o actualización, establecido por la SAT.
2. NIT del representante legal, debidamente actualizado.
3. Certificación del acta de elección de la nueva junta directiva.
4. Certificación del acta de nombramiento del representante legal.
5. Fotocopia de la resolución de reconocimiento de la junta directiva y
representante legal.
6. Fotocopia del Documento Personal de Identificación -DPI- del
representante legal de la junta directiva.

h) El presidente y tesorero en forma obligatoria y el secretario en forma optativa,


solicitan al banco del sistema, la apertura de la cuenta bancaria de la
organización de padres de familia y la actualización del registro de firmas
mancomunadas , presentando los siguientes documentos.
1. NIT del representante legal y demás firmantes.
2. Certificación del acta de elección de junta directiva.
3. Certificación del acta de nombramiento del representante legal.
4. Fotocopia de la resolución de reconocimiento de la junta directiva y
representante legal.
5. Fotocopia de la constancia de inscripción del registro tributario unificado,
RTU, de la organización de padres de familia emitido por la SAT.
6. Fotocopia de los documentos personales de identificación, DPI, de los
miembros de la junta directiva firmantes.
7. Fotocopia de recibo de luz, agua o teléfono de donde residen los
firmantes (presidente, tesorero y secretario).

i) El banco entrega a la OPF la consulta no monetaria.

j) Al finalizar el proceso de gestiones en las diferentes instancias, se conforma un


expediente de actualización, el cual deberá ser entregado al técnico de
servicios de apoyo de la dirección departamental de educación
correspondiente, con los siguientes documentos:
34
42 CAPÍTULO III
1. Ficha de datos del presidente y representante legal de la
organización de padres de familia.
2. Certificación del acta de elección de la junta directiva,
firmada y sellada por el secretario, con el visto bueno del
presidente.
3. Certificación del acta de nombramiento del representante
legal, firmada y sellada por el secretario, con el visto
bueno del presidente.
4. Fotocopia de la constancia de inscripción del registro
tributario unificado, RTU, de la organización de padres de
familia emitido por la SAT.
5. Boleta de consulta no monetaria reciente, firmada y
sellada por el banco.
6. Fotocopia del documento personal de identificación, DPI,
de los integrantes de la junta directiva.

Cuando la actualización de la junta directiva es debido al


fallecimiento, renuncia o incumplimiento de alguno de sus
miembros, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Instancias a las que


Miembros de la
presentan la Documentos que conforman el expediente que
junta directiva que se
documentación para se entrega al técnico de servicios de apoyo
sustituye
su registro

SAT • Todos los documentos indicados en el proce-


Presidente Banco dimiento de actualización.
DIDEDUC

• Fichas de datos.
• Certificación de acta de elección de uno o
varios integrantes de la junta directiva de la
Banco organización de padres de familia OPF.
Tesorero y Secretario
DIDEDUC • Resolución DIDEDUC
• Constancia del registro de firmas ante el
banco del sistema.
• Boleta de consulta no monetaria.

• Fichas de datos.
• Certificación de acta de elección de uno o
Vocales DIDEDUC varios integrantes de la junta directiva de la
organización de padres de familia OPF.
• Resolución DIDEDUC

Cuando se cambia toda la junta directiva de la organización de padres de


familia, es importante que la nueva junta directiva reciba todos los libros y
documentos que se lleven en la administración y ejecución de los programas de
apoyo. De lo actuado, se debe dejar constancia en el libro de actas de la
organización de padres de familia.
43
Los centros educativos públicos donde no existan organizaciones de padres de
familia, o que aún existiendo, tengan algún tipo de dificultad para recibir los
programas de apoyo, podrán realizar trámite de anexión en la dirección
departamental de educación de su jurisdicción , solicitando ser anexada a una
organización de padres de familia de otro centro educativo para recibir los
beneficios que se brindan a estudiantes y docentes, en base al artículo 15 del
Acuerdo Gubernativo 233-2017, de fecha 27 de octubre de 2017.
El procedimiento para la anexión de un centro educativo público a una OPF es
el siguiente: Según el Instructivo PRA-INS-17 “Anexión y Desanexión de centros
educativos públicos a organizaciones de padres de familia OPF”. La anexión es
el trámite que hace la comunidad educativa en el Mineduc para unirse a una
OPF legalmente constituida, para recibir los beneficios de los programas de
apoyo.

A. La comunidad educativa conforma el


expediente de anexión de la siguiente manera.
1. Solicitud en el formulario PRA-FOR-102, (firman 3 miembros de la comunidad
educativa y Presidente, Secretario de la OPF pura).
2. Expone el motivo de su solicitud de anexión en el formulario PRA-FOR-103.
3. Completa la documentación con fotocopias de los DPI de los firmantes así
también del presidente y secretario de la junta directiva.
4. Traslada el expediente a la dirección departamental de educación para su
trámite.

B. La Dideduc tramita el expediente de anexión de la siguiente manera


1. Revisa que la documentación esté completa y en orden.
2. Identifica la solicitud con el código de la OPF a la que se realizará la anexión.
3. Revisa en el SDR la situación del centro educativo solicitante y de la OPF para
verificar que la anexión se pueda realizar.
4. Si el expediente es correcto, se opera la anexión en el SDR y se procede a
aprobarlo y archivarlo, se numeran los folios y se incorporan los documentos en
el expediente. Si el expediente contiene inconsistencias, se rechaza para su
corrección.

44
Los centros educativos públicos pueden desanexarse cuando quieran formar su
propia organización de padres de familia y recibir directamente los fondos para
los programas de apoyo.

El procedimiento para la desanexión de un centro educativo público a una OPF


es el siguiente: Según el PRA-INS-17 Instructivo “Anexión y Desanexión de centros
educativos públicos a organizaciones de padres de familia OPF”. La desanexión
es el trámite que hace la comunidad educativa en el Mineduc para separarse de
una OPF legalmente constituida.

A. La comunidad educativa conforma el expediente de desanexión de la


siguiente manera.
1. Solicitud en el formulario PRA-FOR-105, (firman 3 miembros de la comunidad
educativa y Presidente, Secretario de la OPF pura).
2. Expone el motivo de su solicitud de desanexión en el formulario PRA-FOR-106.
3. Completa la documentación con fotocopias de los DPI de los firmantes.
4. Traslada el expediente a la Dirección Departamental de Educación para su
trámite.

B. La Dideduc realiza las siguiente acciones.


1. Revisa que la documentación esté completa y en orden.
2. Identifica la solicitud con el código de la OPF a la que se realizará la
desanexión.
3. Revisa en el SDR la situación del Centro Educativo solicitante y de la OPF para
verificar que la desanexión se pueda realizar.
4. Si el expediente es correcto, se opera la desanexión en el SDR y se procede a
aprobarlo y archivarlo; se numeran los folios y se incorporan los documentos en
el expediente de la OPF pura (Si el centro educativo desanexado cuenta con
OPF, debe quedar en estado Activo en el SDR). Si el expediente contiene
inconsistencias, se rechaza para su corrección.
45
2. Requisitos que deben cumplir las organizaciones de
padres de familia para recibir los recursos financieros del
Mineduc.
a) Estar legalmente constituidos, actualizados y registrados
en el Ministerio de Educación.

b) Contar con una cuenta bancaria monetaria aperturada


a nombre de la OPF.

c) Suscribir convenio para la transferencia de recursos


financieros a las organizaciones de padres de familia de
centros educativos públicos con el Mineduc, para el ciclo
escolar correspondiente.

d) El convenio es un documento que se suscribe y firma


entre el representante legal de las organizaciones de
padres de familia y el representante de la dependencia del
Mineduc en el cual se establecen, entre otros, los aspectos
siguientes:

e) Firmar el original y copia del recibo de transferencia de


recursos financieros a las organizaciones de padres de
familia.

f) Mantener activa la cuenta bancaria de la organización.

46 CAPÍTULO III
3. Procesos de implementación de los programas de apoyo.

Las organizaciones de padres de familia son los responsables directos de la


administración y ejecución de los programas de apoyo; para desarrollar sus
actividades es necesario contar con una junta directiva actualizada y
comprometida con la niñez de su escuela.

3.1 Organización de la comunidad educativa para la


ejecución del programa de alimentación escolar

Para la administración y ejecución del programa de alimentación


escolar, durante la emergencia por el Covid-19, las organizaciones de
padres de familia deben promover junto con la comunidad educativa las
siguientes acciones:

a. Es obligatorio atender las medidas


establecidas en el protocolo de prevención
principalmente evitando la aglomeración
de personas y que sean convocados en
grupos menores de 10 personas.

b. El uso correcto de los productos


entregados en las bolsas de los programas
de apoyo.

c. Concientizar a los padres a la entrega


oportuna de los alimentos a los niños en
casa.

d. Identificar el sistema híbrido que refiere a ser


combinado con el aprendizaje en el aula y
el aprendizaje en casa.

e. Informar a los padres de familia de las


modificaciones del programa de
alimentación escolar, por motivo de la
pandemia.

f. Verificar que los padres de familia hagan


uso correcto de mascarilla y el uso constante de alcohol gel en manos, en la
entrega de los programas de apoyo.

g. Seleccionar la opción de entrega con criterio pertinentemente cultural y en


contexto para que todos los productos sean recibidos de la mejor manera en
la comunidad educativa.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 47
3.2 Las comisiones de alimentación escolar :
La comisión de alimentación escolar, para el caso de excepción de la
entrega de bolsa de alimentación escolar, no recibirá los alimentos, esto
según el PRA-INS-27 instructivo “Entrega de alimentos no perecederos por medio de
organizaciones de padres de familia al amparo del Acuerdo Ministerial Número 825-2020
que lo establece como un caso no previsto”

Los principios que siempre debe mantener la comisión de alimentación escolar


es:

3.3. Recomendaciones para la planificación de la compra


Alimentación Escolar:

La opción de alimentos seleccionada debe ser la que más se adapte a las


necesidades de la comunidad; si es necesario modificar alguna opción, debe
ser por las siguientes razones:

a. Limitada disponibilidad de alimentos


b. Precios superiores a los usualmente observados en la comunidad.
c. Pertinencia cultural; y
d. Hábitos alimentarios

Deberá consultar el Listado de Alimentos para sustitución, asimismo justificarlo


por escrito e informar a la comunidad y autoridades educativas
inmediatamente, sobre el cambio efectuado.

Para sustituir los alimentos deben ser del mismo grupo de nutrientes y del mismo
origen, para determinar la cantidad deberá tomarse en cuenta el costo por
unidad de compra; si en dado caso el alimento que no se pueda intercambiar
por otro alimento del mismo grupo de nutrientes u origen, elije el que tenga
mayor aceptabilidad en la comunidad y se ajuste a los costos.

48 CAPÍTULO III
3.4 Recomendaciones para la compra y entrega de los
productos de la alimentación escolar:

a. Las compras de los productos a los proveedores, deben realizarse


velando por la calidad y mejor precio contra factura. La OPF debe
solicitar a los proveedores que los alimentos sean embalados en
presentaciones para cada estudiante.

b. Las compras de los productos provenientes de la agricultura familiar, deben


priorizarse a las personas acreditadas por el Programa de Agricultura
Familiar del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -Maga-.

c. Los productos provenientes de la agricultura familiar, deberán embalarse en


un saco de malla (tipo redecilla), colocar en la parte de abajo los granos en
bolsas separadas, luego los tubérculos (yuca, papa, camote), siguiendo las
verduras, frutas y plátano. En el caso que la opción de alimentos incluya
huevos de gallina, el proveedor deberá entregarlos en un cartón protegidos
con otro cartón arriba, envuelto en plástico adherente.

d. En aquellos casos, en donde el padre de familia, por cualquier motivo no


llega a recoger los alimentos el día estipulado, el director del centro
educativo público, deberá establecer diferentes estrategias para localizarlo
y coordinar la entrega de los alimentos en el menor tiempo posible y así
evitar que los alimentos perecederos se pierdan. Si se diera el caso de no
localizarlos, se deberá elaborar un acta en la cual conste la decisión de la
OPF sobre cómo procederán con estos alimentos.

e. Colocar de forma visible a la comunidad educativa la información, de la


opción de compra seleccionada: nombre del producto, cantidad adquirida,
presentación, precio unitario y precio total por producto; y monto total de la
entrega de alimentos.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 49
3.5 Definir el listado de compra de artículos y servicios de los
programas de apoyo de útiles escolares, valija didáctica, gratuidad
de la educación y mantenimiento de los edificios escolares públicos.

a. Para el programa de alimentación escolar debe hacer el listado de


paquetes dependiendo la opción elegida.
b. Los artículos a comprar para los programas de útiles escolares y valija
didáctica serán propuestos por el grupo de docentes del centro educativo y
junta directiva de la OPF, el Ministerio de Educación emite listado como
sugerencia de las compras a realizar.
c. Los servicios, artículos y materiales del programa de gratuidad de la
educación dependerán de las necesidades del centro educativo y será
definido por la organización de padres de familia, el director del centro
educativo y docentes. Debe suscribirse acta de priorización de necesidades
para realizar las compras.
d. Los materiales que se utilizarán para el programa de mantenimiento de
centros educativos públicos serán los necesarios para realizar las
reparaciones identificadas en el diagnóstico que realiza la comunidad
educativa.

Teniendo el listado de artículos a comprar deben realizarse las acciones


siguientes:
No se debe realizar
pagos a los
1. Seleccionar a los proveedores que ofrezcan mejor precio y calidad
proveedores sin
de los artículos.
haber recibido la
2. Para el programa de mantenimiento de edificios escolares públicos
totalidad de los
es necesario que cuenten con dos cotizaciones.
artículos facturados.

3.6 Compra de artículos de los programas de apoyo


La junta directiva de la organización de padres de familia al realizar las compras
de los artículos de los programas de apoyo deberá tomar en cuenta las siguientes
recomendaciones:

a. Comprar los artículos que fueron definidos para cada programa al proveedor
que brindó mejor precio y calidad.

b. Emitir el cheque de la cuenta bancaria de la organización de padres de


familia a nombre del proveedor por el monto total de la compra realizada.
Nunca olvide colocar la frase de “NO NEGOCIABLE”.

50 CAPÍTULO III
c. Todas las compras que
realicen las organizaciones
de padres de familia
deberán ser respaldadas
mediante la f a c tu r a
extendida por el proveedor,
que deberá cumplir con los
requisitos de la
Superintendencia de
Administración Tributaria
SAT.

d. Solicitar al proveedor que


extienda una factura con el
detalle de los artículos
comprados en marca y
peso a nombre de la
organización de padres de
familia.

e. Revisar que los artículos que fueron facturados correspondan a los listados
definidos previamente para cada programa.

f. Revisar que los productos entregados por el proveedor sean de calidad y


correspondan a los artículos facturados, tomando en cuenta que la fecha
de vencimiento sea posterior al período de consumo estimado.

g. El Artículo 15 del Decreto 16-2017 Ley de Alimentación Escolar establece,


que del total de los recursos financieros asignados a cada centro educativo,
debe destinarse como mínimo el (50%) para compras de productos que
provengan de la agricultura familiar, siempre y cuando exista la oferta
necesaria en el mercado local. Transcurridos cinco años, los recursos
financieros asignados a cada centro educativo debe aumentarse al setenta
por ciento (70%) para compras de productos que provengan de la
agricultura familiar, siempre y cuando exista la oferta necesaria en el
mercado local y se garantice la calidad del producto. En caso de no existir
un proveedor de la agricultura familiar registrado y acreditado en la misma
jurisdicción podrán seleccionar a otro proveedor que ofrezca buena calidad
a mejor precio, según artículo 20 del Acuerdo Gubernativo 183-2018
“Reglamento de la Ley de Alimentación escolar”.

3.7 Almacenamiento y control de los artículos de los programas de


apoyo.
Debido a los Protocolos establecidos por el Ministerio de Educación, lo único que
se podrá almacenar serán los productos de gratuidad de la educación con el
debido proceso de entrega de la OPF al director del centro educativo.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 51
52
Capítulo IV
¿Qué aprenderemos?

Administrar los programas de apoyo a la


educación de forma técnica utilizando los
documentos, formatos y guías establecidas para
el efecto por el Ministerio de Educación.

Llenar los documentos administrativos y contables


que se utilizan en la administración, ejecución y
liquidación de los recursos financieros transferidos
por el Ministerio de Educación.
Documentos administrativos y contables
que llevan las organizaciones de padres
de
familia

Las organizaciones de padres de familia deben llevar registros de los


recursos financieros trasladados por el Mineduc para adquirir los
artículos de los programas de apoyo; a continuación, se presentan los
principales libros y documentación administrativa utilizada para el
efecto:

1. Libro de actas:
En este libro se registra y se deja constancia de los temas tratados y acuerdos
alcanzados en las sesiones de la asamblea general o de la junta directiva. A
continuación, aspectos importantes a considerar para el manejo del libro de
actas:
a. El libro de actas debe estar autorizado por quien delegue la dirección
departamental de educación correspondiente y todas las páginas deben
estar foliadas y selladas.
b. Nunca se deben desprender las hojas.
c. No se debe dejar espacios entre un acta y la siguiente, para evitar que
alguien pueda añadir aspectos que no fueron tratados y acordados por la
asamblea general o junta directiva.
d. No se deben dejar folios en blanco.

Los acuerdos alcanzados en una sesión y


registrados en acta de la junta directiva
o asamblea general, solo pueden
modificarse o cambiarse por el mismo
procedimiento. Cuando se ha cometido
algún error al suscribir el acta no se debe
borrar o tachar el error. Lo que debe
hacerse es testar y entrelinear; es decir,
al final y antes de las firmas se hacen las
aclaraciones del error.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 55
Ejemplo del testado:

La información que debe contener el acta es la siguiente:

a. El número de acta debe ser correlativo seguido del año al que


corresponde. Por ejemplo:

Acta No, 01-2021

Las actas del año 2021


Al empezar cada año deberán llevar numeración
debe iniciarse una correlativa.
nueva numeración. Acta No. 02-2021, No. 03-2021 y
así sucesivamente

b. El lugar o nombre de la comunidad, la fecha y hora de inicio de la


reunión.

c. Los nombres y apellidos completos y los cargos que desempeñan las


personas que comparecen, participan o intervienen.

d. El motivo por el cual se realiza la reunión.

e. Los puntos desarrollados en la reunión y los acuerdos a los que se llegó.

f. La hora en que termina la reunión (es diferente a la de inicio).

g. Firmas de todas las personas que participaron y sellos cuando


corresponda.

56 CAPÍTULO IV
Acta No. 01-2021

En la aldea San Nicolás, del municipio de Quezaltepeque, del departamento de Chiquimula,


cuando son las siete horas con treinta minutos del día martes doce de febrero del año dos mil
veintiuno, reunidos en la dirección de la Escuela Oficial Rural Mixta de la comunidad, las siguientes
personas: señor Luis Alberto Ramos González, Presidente; Lucrecia Oliva Villanueva, Secretaria;
Gerardo Aníbal Martínez Álvarez, Tesorero; Andrea del Socorro Ortiz, Vocal I y Pablo Alejandro
Gramajo Pivaral Vocal II, todos miembros de la organización de padres de familia, Julia Medrano,
Amparo Catalán, Luis Aquino docentes de grado y el profesor Juan Pedro Macario, director de la
escuela, para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: El Señor Luis Alberto Ramos, Presidente de
la OPF informa que el objeto de la reunión, es definir en qué se invertirán los fondos del primer
desembolso asignados al programa de gratuidad de la educación. SEGUNDO: De acuerdo a la
cantidad de niños inscritos, la OPF recibió en la cuenta bancaria Q.4,200.00 para el programa, por
lo se procedió a discutir las principales necesidades que tiene la escuela y se determinó que se
compraría gel antibacterial, mascarillas y termómetro. Pero comprando estos productos sobra la
cantidad de Q1,250.25 quetzales por lo que se realizarán fotocopias para hojas de trabajos de los
estudiantes. Por lo anterior, la Junta Directiva de la OPF, docentes y director de la escuela toman
la decisión de utilizar los fondos del programa de gratuidad de la educación para la compra de lo
siguiente: a) 10 galones de gel antibacterial; b) 15 mascarillas lavables para los docentes: y c) 6
juegos de fotocopias para los estudiantes. TERCERO: De conformidad con lo acordado, la OPF
procederá a comparar precios y comprar los productos para ser entregados al director de la
escuela, quien se encargará de registrarlos en el libro de almacén del programa de gratuidad de
la educación y entregarlos a donde correspondan. CUARTO: No habiendo más que hacer
constar, se da por finalizada la presente, en el mismo lugar y fecha de su inicio, cuando son las diez
horas con treinta minutos, firmando de conformidad las personas que en ella intervenimos.

Luis Alberto Ramos González-Presidente

Lucrecia Oliva Villanueva-Secretaria

Gerardo Aníbal Martínez Álvarez-Tesorero

Andrea del Socorro Ortiz-Vocal I

Pablo Alejandro Gramajo Pivaral-Vocal II

Julia Medrano-Docente

Amparo Catalán-Docente

Luis Aquino-Docente

Juan Pedro Macario-Director

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 57
2. Chequera de la organización de padres de familia:
Es importante recordar que la junta directiva de las organizaciones de
padres de familia no deben utilizar dinero en efectivo, todo debe
manejarse con cheques a través de una cuenta bancaria de depósitos
monetarios que se apertura en un banco cercano a la comunidad.

Se deben registrar firmas mancomunadas; es decir, que todos los


cheques y documentos bancarios tendrán validez únicamente si van
firmados conjuntamente por el presidente y tesorero. El secretario puede
tener registrada su firma en la institución bancaria para poder firmar
algún documento en caso de ausencia de alguno de los titulares.

Es muy importante recordar que la chequera de la cuenta de depósitos


monetarios de la Organización de Padres de Familia OPF, debe estar
siempre resguardada por el Tesorero de la misma, toda vez que sus
estatutos establecen en el artículo vigésimo séptimo que, a la persona
nombrada para este cargo, le corresponde entre otras atribuciones, la
recepción, custodia y manejo interno de los fondos que le son transferidos
a la Organización de Padres de Familia.

58 CAPÍTULO IV
Las recomendaciones para llenar adecuadamente un cheque son las
siguientes:
a. Se debe escribir con lapicero y nunca con
lápiz, para evitar que alguien pueda
borrar y cambiar lo que está escrito.

b. Debe llevar siempre escrito el nombre de


la persona o establecimiento a quien se
debe pagar el cheque y la cantidad a
pagar. Nunca se debe firmar y entregar
cheques que no lleven nombre y la
cantidad escrita, pues el banco no lo
pagará.

c. El cheque no puede llevar tachones, ni


borrones, pues el banco no lo pagará.

d. Si se equivocó al escribir el nombre o la cantidad, debe anular


el cheque escribiendo en letras grandes sobre el cheque y el
codo la palabra “ANULADO”. Los cheques anulados deben
estar en la chequera.

e. El cheque tiene que estar firmado por las personas que tienen
su firma registrada en el banco.

f. En el codo de la chequera debe anotarse los


datos del cheque emitido.

Ejemplo de solicitudes de chequera:

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 59
3. Facturas de compra de bienes y servicios

La factura es el único documento válido para comprobar una compra y debe


incluir el detalle de los artículos comprados; así como información del lugar,
fecha, monto pagado, nombre de la organización de padres de familia y su NIT.

Ejemplo de una factura:

Abarrotería EL PORVENIR 1
Marina Bautista Zuleta
2 avenida 5-36, zona 3, Aldea La Esperanza, Guatemala.
2 NIT 2482536-1
4 Factura serie A
No. 341
3
Fecha Guatemala, 04 de abril de 2021 5
Organización de Padres de Familia de la EORM Aldea La
Nombre Esperanza 6
8
Dirección Aldea La Esperanza, NIT 7 2311074-0
Precio Unitario Precio Total
9 Cantidad 10 Descripción
(Q.) (Q.)
sobres de carne vegetal (gramos) 11 12
12
(marca) 3.00 36.00
1 libra de sal (gramos) (marca) 5.00 5.00
1 botella de aceite de 8.50ml (marca) 9.00 9.00
12 bolsas de arroz (gramos) (marca) 2.15 25.80
bolsas de pasta espagueti (gramos)
12
(marca) 2.15 25.80
5 bolsas de azúcar (gramos) (marca) 16.00 80.00
bolsa de harina fortificada (gramos)
1
(marca) 10.00 10.00
3 bolsas de canela (gramos) (marca) 0.25 0.75
1 cabeza de ajo (granel) 14 1.00 1.00
bolsa de tostadas de maíz (gramos)
2
(marca) 11.00 22.00
20 Huevos (granel) 1.00 20.00
doscientos treinta y
Cantidad en letras cinco Total (Q) 13 235.35
quetzales con treinta y cinco centavos.
sujeto a pagos trimestrales 15
16 Imprenta El Éxito NIT 432231-7 Res 2016-525829-178 Serie A 08/12/17 No. 001 al 500 SAT Vence

60 CAPÍTULO IV
Las facturas de compras de bienes y servicios deben cumplir con los requisitos
siguientes:
1. Razón social o nombre comercial: Debe tener en forma impresa, el nombre y
apellido completo del propietario y nombre comercial, si es empresa individual,
o la razón social y nombre comercial de la empresa o negocio, si es persona
jurídica.
2. Dirección de la empresa o negocio.
3. Serie y número de la factura de forma impresa del proveedor.
4. Número de identificación tributaria (NIT) del proveedor.
5. Lugar y fecha de emisión de la factura.
6. Nombre de la organización de padres de familia.
7. Número de identificación tributaria (NIT) de la organización de padres de
familia.
8. Dirección de la organización de padres de familia.
9. Cantidad de artículos o servicios adquiridos por la organización.
10. Descripción de los artículos o servicios adquiridos, especificando sus
características (unidad de medida, presentación, tamaño, marca).
11. Precio unitario por producto o servicio adquirido.
12. Precio total de la Factura. Deberá anotar precios totales de cada artículo o
servicio adquirido al proveedor.
13. Total de la factura, cuando la factura tenga un espacio destinado para anotar
el valor total de la factura en letras, debe solicitarse al proveedor que también
llene este espacio, anotando correctamente en letras el valor total de la
factura. Verificar que las sumatorias de las facturas estén correctas.
14. Constancia escrita que la factura fue pagada. La factura debe contener la
palabra CANCELADO, ya sea con un sello o en forma manuscrita.
15. Régimen tributario al que pertenece el proveedor
16. Autorización de la factura: verificar que la factura esté debidamente
autorizada mediante resolución emitida por la Superintendencia de
Administración Tributaria, (SAT) y que esté vigente.

Verificar que las facturas tengan impresa la leyenda de acuerdo al régimen en


que se encuentran inscritas en la SAT, según el detalle siguiente:

a) Facturas de pequeños contribuyentes. Las facturas de proveedores


inscritos en el régimen de pequeño contribuyente del Impuesto al valor
agregado, deben tener impreso en lugar visible, la siguiente leyenda: “Factura
de pequeño contribuyente, no genera derecho a crédito fiscal”.

b) Facturas de contribuyentes inscritos en el régimen de utilidades de


actividades lucrativas. Las facturas de proveedores inscritos en este
régimen, deben tener impreso, en un lugar visible de la factura, la frase “Sujeto
a pagos trimestrales”.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 61
c) Facturas de contribuyentes inscritos en el régimen opcional
simplificado sobre ingresos de actividades lucrativas. Las facturas de
proveedores inscritos en este régimen, deben tener impreso, en un lugar visible
de la factura, la frase “Retención Definitiva”.

d) En el caso de que la junta directiva de la OPF reciba una factura


cambiaria debe solicitarle al proveedor que le extienda el recibo de caja
correspondiente.

e) En el caso de que la junta directiva de la OPF reciba una factura


electrónica, adicionalmente a los requisitos que
debe contener una factura, deben verificarse los
siguiente datos:

Datos del emisor (vendedor), Datos del receptor


(comprador), No. de autorización, Serie y numero
de DTE (Documento Tributario Electrónico), Fecha y
hora de emisión, Fecha y hora de certificación, Tipo
de Moneda, Código QR y Datos del Certificador.

INFORMACIÓN IMPORTANTE QUE NO DEBE OLVIDAR


a. Sólo se aceptan facturas como comprobante válido de las compras.
b. Siempre debe revisar que la factura lleve todos los datos para que sea
válida.
c. Todos los espacios deben estar llenos con los nombres y números correctos.
d. Revise que la factura no tenga tachones, ni borrones, pues si los tiene, no se
aceptará como válida.
e. Las sumatorias deben estar correctas.
f. Revisar que la autorización de la SAT en la factura (en la parte inferior o
lateral de la factura) esté vigente y que el número esté comprendido entre la
numeración autorizada. Puede consultar en el portal de la SAT (verificador de
facturas) ingresando el NIT, número y serie de la factura.

4. Libro de caja.
Las organizaciones de padres de familia, deben contar con un libro de caja,
que puede ser a doble folio o folio simple, autorizado previamente por la
dirección departamental de educación a cuya jurisdicción pertenezcan.

En dicho libro deben llevar el registro y control de sus ingresos derivado de las
transferencias que reciben del Ministerio de Educación, de conformidad con el
convenio suscrito para un determinado año fiscal y los egresos o gastos que se
realizan con dichos recursos.

62 CAPÍTULO IV
El tesorero de la organización de padres de familia es el responsable de registrar
mensualmente los movimientos financieros de ingresos y egresos en el libro de
caja.

4.1 Aspectos que se deben tomar en cuenta en el manejo del libro de


caja:
a. Debe estar autorizado por la dirección departamental de educación,
(DIDEDUC) correspondiente, foliadas y selladas todas sus hojas.
b. Debe estar operado correctamente, actualizado en sus registros; tanto en
sus ingresos como egresos y saldo.
c. Debe operarse el movimiento financiero mensual, aun cuando no se
realicen ingresos o egresos.
d. Se debe operar con tinta y no deben haber alteraciones, borrones o
tachones.
e. Debe llevar la fecha de cierre de las operaciones de cada mes.
f. Al final de cada mes debe llevar la firma del tesorero y visto bueno del
presidente.

4.2 Formato del libro de caja modalidad simple


Para operar el libro de caja modalidad simple, deben llenarse los siguientes
espacios:

7 Mes de julio de 2019

1 2 3 4 5 6

1. Fecha: Anotar la fecha en la cual se acreditó, en la cuenta bancaria de la


OPF, el valor de la transferencia de fondos realizada por el Ministerio de
Educación, según estado de cuenta del banco. Para el caso de los egresos,
anotar la fecha en la cual se emitió el cheque de pago a cada uno de los
proveedores.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 63
2. Descripción: Anotar el número de transferencia recibida, número y fecha del
recibo oficial de transferencia de recursos financieros, el nombre de la
dependencia que realiza la transferencia (Dideduc) y los nombres de cada
uno de los programas de apoyo recibidos en forma separada. En el caso del
registro de egresos, anotar el número de cheque, el nombre del proveedor a
quien se le efectúa el pago, serie y número de la factura del proveedor y el
nombre del programa de apoyo a que corresponde la factura.

3. Parcial: Anotar el valor que corresponde a cada uno de los programas de


apoyo que sumados dará el total del recibo oficial de transferencia de
recursos financieros. En el caso del registro de egresos, anotar el valor que
corresponde a cada una de las facturas del proveedor, pagadas por
programa de apoyo, según los cheques emitidos al proveedor, que sumados
darán el total del cheque emitido. En el caso que se emitan cheques
separados al proveedor por diferentes facturas del mismo programa, deben
detallarse en forma separada.

4. Ingresos: Anotar el valor total del recibo oficial de transferencias de recursos


financieros (sumatoria de los valores de cada programa que se incluya en el
recibo) depositado a la cuenta bancaria de la OPF.

5. Egresos: Anotar el valor total de cada uno de los cheques emitidos por
programa de apoyo.

6. Saldo: Anotar el valor resultante de sumar al saldo inicial el valor de cada uno
de los ingresos que se vayan percibiendo y restar de dicho resultado, el valor
de los egresos que se vayan ejecutando, respaldados con cada uno de los
cheques emitidos por programa de apoyo.

7. Encabezado: Anotar el mes y año correspondiente a los datos a ingresar.

4.3 Caso práctico del llenado de un libro de caja en modalidad de


folio simple: La organización de padres de familia de la Escuela el Hato, Antigua
Guatemala, Sacatepéquez, suscribió el convenio para la transferencia de
recursos financieros Número 303-2021-0000003, de fecha 4/01/2021 para el ciclo
escolar 2021, con la Dideduc de Sacatepéquez. Cuenta con una población
escolar inscrita de nivel primario de 110 alumnos y 4 docentes.

64 CAPÍTULO IV
Los recursos para ser transferidos en el ciclo escolar 2021 se presentan a
continuación:

Cuota
Cuota
anual
Población Número diaria por Total
PROGRAMA Docentes por
escolar de días alumno Anual (Q.)
alumno
(a) (Q.)
(a) (Q.)
Alimentación
110 - 180 4.00 720.00 79,200.00
Escolar
Útiles Escolares 110 - - - 55.00 6,050.00

Materiales y
- 4 - - 220.00 880.00
Recursos de

Gratuidad de la
110 - - - 40.00 4,400.00
Educación

Total General 90,530.00

Como resultado de dicho convenio, el representante legal procedió, con fecha


10/01/2021, a firmar los recibos oficiales de transferencias de recursos financieros,
correspondiente a la primera transferencia de fondos por un valor de Q31,130.00,
por 50 días de alimentación escolar, la cuota anual para útiles escolares,
materiales y recursos de enseñanza (valija didáctica) y gratuidad de la educación
en un 50%; según detalle siguiente:

Número de Fecha de Valor de


PROGRAMA recibo oficial transferencia de transferencia
firmado fondos de fondos
Alimentación Escolar 5614 25/01/2021 22,000.00

Útiles Escolares 5737 25/01/2021 6,050.00


Materiales y Recursos de
5894 25/01/2021 880.00
Enseñanza
Gratuidad de la
6062 25/01/2021 2,200.00
Educación
Total General 31,130.00

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 65
Conforme al convenio firmado y cuadro anterior, la Tesorería Nacional del
Ministerio de Finanzas Públicas, acreditó a la cuenta bancaria de la organización
de padres de familia, la cantidad de Q.31,130.00 por tal razón, la Dideduc a
través del técnico de servicios de apoyo, notificó de dicha transferencia
(depósito monetario) al representante legal de dicha organización, a efecto que
procedieran a realizar las compras correspondientes. La junta directiva realiza la
planificación para la comparación de precios para la compra de los artículos
correspondientes a los programas citados.

Las compras a los proveedores seleccionados, quienes emitieron las facturas


correspondientes, se efectuaron de la siguiente forma:

Frecuencia de
Factura compra y
Fecha Proveedor Valor Q.
No. programas de
apoyo
1ra compra del
Serie “A” Carlos Felipe
11/02/2021 8,250.00 programa
No. 300 Reyes
alimentación escolar

Serie “B” Única compra del


14/02/2021 Mateo Quan 6,050.00
No. 1345 programa útiles escolares

Única compra del


Serie “R”
17/02/2021 Osman Pérez 880.00 programa materiales y
No. 11700
recursos de enseñanza
Única compra del
Serie “TS” Emilio René
19/02/2021 2,200.00 programa de gratuidad
No. 057 Barrios
de la educación
2da compra del
Serie “C”
03/03/2021 Juan Calderón 7,220.00 programa
No. 390
alimentación escolar
3ra compra del
Serie “A”
05/04/2021 Angela Paz 6,530.00 programa de
No. 68
alimentación escolar

Después de recibir los artículos comprados y revisar las facturas emitidas por los
proveedores, debes ingresar las facturas al Sistema MIS COMPRAS
https://pae.mineduc.gob.gt/ui/

66 CAPÍTULO IV
SISTEMA MIS COMPRAS:

OBJETIVO: Registrar las compras efectuadas para la entrega de alimentos del


Programa de Alimentación Escolar.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 67
Para mayor información y poder obtener videos tutoriales del Sistema MIS COM-
PRAS, ingresa a la pagina http://www.mineduc.gob.gt/digepsa/ sección talleres,
carpeta Mis Compras del PAE.

Después de haber ingresado las facturas al Sistema MIS COMPRAS, el tesorero de


la junta directiva de la organización de padres de familia, elabora los cheques y a
requerir las firmas mancomunadas de las personas responsables registradas en el
banco, según detalle siguiente:

68 CAPÍTULO IV
Cheque nú-
Fecha Proveedor Valor Q. Banco
mero
Carlos Felipe
11/02/2021 401 8,250.00 BANRURAL, S.A.
Reyes

14/02/2021 402 Mateo Quan 6,050.00 BANRURAL, S.A.

17/02/2021 403 Osman Pérez 880.00 BANRURAL, S.A.

Emilio René
19/02/2021 404 2,200.00 BANRURAL, S.A.
Barrios

03/03/2021 406 Juan Calderón 7,220.00 BANRURAL, S.A.

05/04/2021 407 Angela Paz 6,530.00 BANRURAL, S.A.

El registro de información en el Libro de Caja (modalidad folio simple) queda de


la siguiente forma:
LIBRO CAJA
Mes de enero 2019

Folio No. 1
Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo

1/01/2021 saldo inicial Q 0.00

Primera transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5614


de fecha 10/01/21, recibido de la dirección departamental de
25/01/2021 educación del departamento de Sacatepéquez, Q 22,000.00 Q 22,000.00
correspondiente a 50 días de alimentación escolar, según N.C.
No. 0000223345
Única transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5737 de
fecha 10/01/21, recibido de la dirección departamental de
25/01/2021 educación del departamento de Sacatepéquez, Q 6,050.00
correspondiente al programa de Útiles escolares, según N.C. No.
000862155
Única transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5894 de
fecha 10/01/21, recibido de la dirección departamental de
25/01/2021 educación del departamento de Sacatepéquez, Q 880.00
correspondiente al programa de materiales y recursos de
enseñanza, según N.C. No. 00065421

Primera transferencia (50%) de fondos, según recibo oficial No.


6062 de fecha 10/01/21, recibido de la dirección departamental
25/01/2021 de educación del departamento de Sacatepéquez, Q 2,200.00 Q 9,130.00 Q 31,130.00
correspondiente al programa de gratuidad de la
educación, según N.C .No. 987321.

31/01/2021 saldo para el siguiente mes Q 31,130.00

Antigua Guatemala, Sacatepéquez, 31 de enero de 2021

69
LIBRO CAJA

Mes de febrero 2021


Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo

1/02/2021 saldo inicial Q 31,130.00

Cheque No. 401, a nombre de Carlos Felipe Reyes,


11/02/2021 Factura serie “A” No. 300, por la compra de artículos Q 8,250.00 Q 22,880.00
para la elaboración de la alimentación escolar.

Cheques No. 402, a nombre de Mateo Quan, factura


14/02/2021 Q 6,050.00 Q 16,830.00
serie B No. 1345 por compra de útiles escolares.
Cheque No. 403, a favor de Osman Pérez, factura serie R
17/02/2021 No.11700 por la compra de artículos para la valija Q 880.00 Q 15,950.00
didáctica para 4 docentes.
Cheque No. 404 a nombre de Emilio René Barrios,
19/02/2021 factura serie “TS” No. 057 por la compra de artículos Q 2,200.00 Q 13,750.00
para el Programa de gratuidad de la educación.

28/02/2021 saldo para el siguiente mes Q 13,750.00

Antigua Guatemala, Sacatepéquez, 28 de febrero del 2021

LIBRO CAJA

Mes de marzo 2021


Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo

01/03/2021 saldo inicial Q 13,750.00

Cheque No. 406, a nombre de Juan Calderón, Factura serie


03/03/2021 “C” No. 390, por la compra de artículos para la elaboración Q 7,220.00 Q 6,530.00
de la alimentación escolar.

31/03/2021 Saldo para el siguiente mes Q 6,530.00

Antigua Guatemala, Sacatepéquez, 31 de marzo del 2021

70 CAPÍTULO IV
LIBRO CAJA

Mes de abril 2021


Fecha Descripción Parcial Ingreso Egreso Saldo

01/04/2021 saldo inicial Q 6,530.00

Cheque No. 407, a nombre de Angela Paz, Factura serie


05/04/2021 “A” No. 68, por la compra de artículos para la elaboración Q 6,530.00 Q 0.00
de la alimentación escolar.

30/04/2021 Saldo para el siguiente mes Q 0.00

Antigua Guatemala, Sacatepéquez, 30 de abril del 2021

De esta misma forma deben seguirse registrando las operaciones en el libro en los
meses siguientes.

4.4 Formato del Libro de Caja modalidad doble folio: Para operar el libro de caja
modalidad doble folio, deben llenarse los siguientes espacios:

2021
Ingresos Egresos

Lugar y fecha Jalpatagua, 31-03-2021

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 71
Encabezado:

1. Centro del encabezado: debe indicarse el mes y el año que se está


operando.
2. Lado izquierdo del encabezado: debe identificarse la palabra “Ingresos”.
3. Lado derecho del encabezado: debe identificarse la palabra “Egresos”.
4. Todos los folios deben estar sellados por la DIDEDUC.
5. Nótese que los dos folios tienen el mismo número
Lado izquierdo del folio 1 (“Ingresos”)

6. Columna fecha. En la primera línea anotar la fecha del primer día hábil del
mes que se está operando.
7. Columna descripción. En la primera línea después del encabezado, anotar
saldo inicial y/o vienen según aplique; luego en la segunda línea, anotar
primera, segunda o tercera transferencia, según sea el caso; según el número
de recibo oficial de la transferencia de fondos, la fecha de la transferencia, el
valor de la transferencia, firmada y sellada por la OPF; y los nombres de cada
uno de los programas de apoyo en forma separada.
8. Columna: parcial; anotar el valor que le corresponde a cada uno de los
programas de apoyo descritos en el recibo oficial de transferencia de
recursos financieros.
9. Columna total. Anotar el saldo inicial del mes, si no existe se deberá colocar
0.00 como saldo inicial y el valor total del recibo oficial de transferencia de
recursos financieros depositados a la cuenta bancaria de la OPF.
10. Al finalizar el mes, se debe sumar el saldo inicial del mes, el valor de los
ingresos según los recibos oficiales de transferencia de recursos financieros
que se hayan recibido durante el mes que se está operando, y este resultado
será el total de los ingresos del mes.
Lado derecho del folio 1: (“Egresos”)

11. Columna fecha. Anotar la fecha en que se emitió el cheque para pago de
cada uno de los proveedores.
12. Columna descripción. Anotar el número del cheque, nombre del proveedor a
quien se le realiza el pago, la serie y número de factura, y a que programa de
apoyo corresponde.
13. Columna parcial. Anotar el valor que corresponde a cada una de las facturas
pagadas en forma separada por programa de apoyo, según el cheque
emitido al proveedor que sumadas darán el total del cheque emitido. En el
caso que se emitan cheques separados al proveedor por diferentes facturas
del mismo programa deben detallarse en forma separada.
14. Columna total. Anotar el valor total de cada uno de los cheques emitidos por
el programa de apoyo.

72 CAPÍTULO IV
15. Al finalizar cada mes, se debe sumar el valor total de todos los cheques que se
hayan emitido durante el mes que se está operando y este resultado será el
total de egresos del mes.
16. Al total de ingresos del mes, se debe restar el valor total de los egresos del mes
y este resultado será el saldo que debe trasladarse para el próximo mes.
17. Al valor total de egresos, debe sumarse el saldo del próximo mes y a este
resultado será igual al valor total de los ingresos del mes (saldo inicial del mes
más ingresos del mes).
18. Al pie de los dos folios, se anotará el lugar y la fecha del último día hábil del
mes que se está operando, luego las firmas del tesorero, presidente de la
organización de padres de familia y sello.

4.5 Caso práctico del llenado de un libro de caja en modalidad doble


folio:
La organización de padres de familia de la Escuela Oficial Rural Mixta, de la
Guardianía el Hato, Antigua Guatemala, Sacatepéquez, suscribió el convenio
para la transferencia de recursos financieros Número 303- 2018-0000003, de fecha
04/01/20 para el ciclo escolar 2021, con la Dideduc de Sacatepéquez. Cuenta
con una población escolar inscrita de nivel primario de 110 alumnos y 4 docentes.

Los recursos para ser transferidos en el ciclo escolar 2021 serán los mismos
indicados en la modalidad de folio simple. El registro de información en el libro de
caja (modalidad doble folio) quedaría de la siguiente forma:

LIBRO DE CAJA
MES DE ENERO 2021
Folio No. 1 Folio No. 1
Ingresos Egresos
Fecha Descripción Parcial Total Fecha Descripción Parcial Total
1/01/2021 Saldo inicial Q 0.00
Primera transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5614
de fecha 10/01/21, recibo de la Dirección Departamental de
25/01/2021 Educación del Departamento de Sacatepéquez, Q 22,000.00
correspondiente a 50 días de Alimentación Escolar según
N.C. No. 0000223345

Única transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5737


de fecha 10/01/21, recibió de la Dirección Departamental de
25/01/2021 Educación del Departamento de Sacatepéquez, Q 6,050.00
correspondiente al Programa de Útiles Escolares, según N.C.
No. 000862155.
Única transferencia de fondos, según recibo oficial No. 5894
de fecha 10/01/21, recibo de la Dirección Departamental de
25/01/2021 Educación del Departamento de Sacatepéquez, Q 880.00
correspondiente al Programa de Valija Didáctica, según N.C.
No. 00065421
Primera transferencia (50%) de fondos, según recibo oficial
No. 6062 de fecha 10/01/21, recibido de la dirección
25/01/2021 departamental de educación del departamento de Q 2,200.00 Q 31,130.00
Sacatepéquez, correspondiente al programa de gratuidad
de la educación , según N.C .No. 987321.
Total egresos del mes Q -
Saldo para el
próximo mes Q 31,130.00
Suman los ingresos Q 31,130.00 suma igual a ingresos Q 31,130.00
Lugar y fecha Antigua Guatemala, 31 de enero 2021

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 73
LIBRO DE CAJA
MES DE FEBRERO 2021
Folio No. 2 Folio No. 2
Ingresos Egresos

Fecha Descripción Parcial Total Fecha Descripción Parcial Total


Cheque No. 401 a nombre de Carlos
Felipe Reyes, Factura serie “A” No. 300,
1/02/2021 Saldo inicial Q 31,130.00 11/02/2021 por la compra de artículos para la Q8,250.00
elaboración de la Alimentación escolar

Cheque No. 402 a nombre de


14/02/2021 Mateo Quan, factura serie B No. Q6,050.00
1345 por compra de útiles escolares
Cheque No. 403, a favor de Osman
Pérez, factura serie R No.11700 por la
17/02/2021 compra de artículos para la valija Q880.00
didáctica para 4 docentes.

Cheque No. 404 a nombre de Emilio


René Barrios, factura serie “TS” No. 057
19/02/2021 por la compra de artículos para el Pro- Q2,200.00
grama de gratuidad de la educación.

Total egresos del mes Q17,380.00


Saldo para el próximo mes Q13,750.00
Suman los ingresos Q 31,130.00 suma igual a ingresos Q31,130.00

Lugar y fecha Antigua Guatemala, 28 de febrero 2021

74 CAPÍTULO IV
LIBRO DE CAJA
MES DE MARZO 2021
Folio No. 3 Folio No. 3
Ingresos Egresos

Fecha Descripción Parcial Total Fecha Descripción Parcial Total


Cheque No. 406, a nombre de Juan
Calderón, Factura serie “C” No. 390, por
1/03/2021 Saldo inicial Q 13,750.00 03/03/2021 la compra de artículos para la Q7,220.00
elaboración de la alimentación escolar.

Total egresos del mes Q7,220.00


Saldo para el próximo mes Q6,530.00
Suman los ingresos Q 13,750.00 suma igual a ingresos Q13,750.00

Lugar y fecha Antigua Guatemala, 31 de marzo 2021

LIBRO DE CAJA
MES DE ABRIL 2021
Folio No. 4 Folio No. 4
Ingresos Egresos

Fecha Descripción Parcial Total Fecha Descripción Parcial Total


Cheque No. 407, a nombre de
Angela Paz, Factura serie “A” No.
1/04/2021 Saldo inicial Q 6,530.00 05/04/2021 68, por la compra de artículos para Q6,530.00
la elaboración de la alimentación
escolar.
Total egresos del mes Q6,530.00
Saldo para el próximo mes Q0.00
Suman los ingresos Q 6,530.00 suma igual a ingresos Q6,530.00

Lugar y fecha Antigua Guatemala, 30 de abril 2021

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 75
5. Libro auxiliar de almacén de Alimentación Escolar.
Este documento permite llevar el control de los artículos comprados y
almacenados del programa de alimentación escolar, que han sido
comprados a proveedores para la preparación de la alimentación
escolar. Debido a las medidas de prevención por el virus COVID-19; y
desde la base de los protocolos que ha trasladado el Ministerio de
Educación, el Libro Auxiliar de Almacén de Alimentación Escolar queda
suspendido temporalmente hasta que se inicien las clases
presencialmente y se elabore la alimentación escolar en el centro
educativo.

6. Libro de registro de integrantes de la organización de


padres de familia.
El Acuerdo Gubernativo No. 233-2017, Artículo 7, establece que la organización de
padres de familia debe llevar un libro de registro de integrantes, debidamente
autorizado por la dirección departamental de educación que corresponda, para
llevar el control de las personas que pueden participar en la asamblea general con
plenos derechos, de acuerdo al régimen de estatutos de la organización de
padres de familia.

El libro de registro de integrantes de la organización de padres de familia debe


actualizarse anualmente con los cambios. Así mismo, deben inactivarse los padres
y madres por razones de fallecimiento, migración permanente o que sus hijos
finalicen sus estudios o se retiren del establecimiento educativo.

El formato que se recomienda utilizar en el libro correspondiente, debe recoger


como mínimo la siguiente información de los integrantes activos de la
organización de padres de familia:

76 CAPÍTULO IV
Capítulo V
¿Qué aprenderemos?

A rendir cuentas de los recursos financieros


que transfiere el Ministerio de Educación a las
organizaciones de padres de familia para los
programas de apoyo ante las instancias
correspondientes.

A archivar ordenadamente la documentación


de respaldo de la ejecución de los programas
de apoyo a la educación por parte de las
organizaciones de padres de familia.

A participar activamente en la elaboración de


los murales de transparencia y rendición de
cuentas de los centros educativos públicos
para dar a conocer a la comunidad
educativa, la forma en que se han ejecutado
los recursos financieros de los programas de
apoyo que fueron recibidos por la OPF.

A conocer las formas de presentación y


seguimiento de las denuncias en los casos que
se detecte mal manejo de los fondos que
fueron transferidos por el Ministerio de
Educación a las organizaciones de padres de
familia para los programas de apoyo.
Rendición de cuentas y auditoría social para la
transparencia en la ejecución de los programas
de apoyo.
Para comprender la importancia de la rendición de cuentas y la auditoria social,
veamos primero que significan cada uno de los términos.

a. Rendición de cuentas. Es una forma que tienen las personas que ocupan
cargos públicos o que integran una organización, de exponer
públicamente las acciones realizadas en el ejercicio de su cargo en los
aspectos administrativos, financieros y sociales.

En el caso de las organizaciones de padres de familia, la rendición de


cuentas se refiere a publicar aspectos de la administración y ejecución de
los programas de apoyo que permitan establecer que los fondos fueron
utilizados en forma eficiente y transparente en favor de los alumnos y para
lo que fue autorizado. Así mismo, la junta directiva saliente deberá rendir
cuentas y entregar informe de su gestión a la asamblea general y
adicionalmente debe entregar los libros de actas y contables, chequeras,
sello, bienes y demás documentos de la organización.

b. Auditoria social: Es una forma de ejercer el poder, en el cual los ciudadanos


aprenden a actuar en aquellos aspectos de carácter social que les
interesan y afectan. Es una forma de involucrarse en las acciones que se
realizan en favor de los intereses de la población.

En el caso de los programas de apoyo, se refiere a la actitud vigilante que


deben mantener los integrantes de la comunidad educativa, para
asegurarse que los fondos que el Ministerio de Educación destina para los
alumnos sean utilizados en forma eficiente y transparente y de acuerdo al
destino establecido; para lo cual deben preguntar, consultar o solicitar
ampliación sobre los datos de ejecución de los programas de apoyo a los
responsables institucionales.

1. Rendición de cuentas a la comunidad educativa.

Según el Acuerdo Gubernativo 233-2017, Artículo 14, se establece lo siguiente:


“Rendición de cuentas. La Junta directiva deberá rendir cuentas una vez al
año, o más de ser necesario, en asamblea general; con un mes de
anticipación a la conclusión de su período, informará a la asamblea general y
entregar a la nueva junta directiva:

a) Los libros autorizados para el funcionamiento de la organización de padres


de familia;
b) Los documentos contables y bancarios correspondientes; y,
c) Inventario de los activos administrados”.

Manual Normas operativas y de procedimientos administrativos y financieros aplicables a las organizaciones de padres de familia 79
En otras palabras, la junta directiva debe informar a la comunidad educativa
que la conforman padres de familia de los alumnos inscritos en el centro
educativo, sobre la administración y ejecución de los programas de apoyo de las
formas siguientes:

1.1 Informe a la asamblea general. La junta directiva luego de recibir los recursos
de los programas de apoyo y realizadas las compras correspondientes, elaborará
el informe de los gastos efectuados el cual presentará a la asamblea general,
dejando constancia en el libro de actas de la organización por cada
transferencia recibida.

1.2 Los murales de transparencia y rendición de cuentas.


Son un medio físico de información pública y de fácil
acceso, que las organizaciones de padres de familia y
centros educativos públicos implementan, para dar a
conocer las asignaciones, uso y entrega de los recursos
financieros que el Ministerio de Educación destina para los
programas de apoyo.

El objetivo general de los murales de transparencia es


contribuir a la generación de una cultura de libre acceso a
la información pública y de rendición de cuentas sobre los
recursos humanos, materiales y financieros asignados a los
centros educativos, así como el uso y destino de los mismos
en la búsqueda de la transparencia.

Los murales de transparencia y rendición de cuentas de los


programas de apoyo, se fundamentan en los aspectos
legales siguientes:

1. Ley de acceso a la información pública, Decreto


Legislativo 57- 2008 del Congreso de la República de
Guatemala de fecha 23 de septiembre de 2008.
2. Acuerdo Ministerial No. 3667-2012 de fecha 9 de noviembre de 2012
(Desconcentración de los servicios de apoyo a la educación).
3. Acuerdo Ministerial No. 1335-2013 de fecha 08 de mayo de 2013
(murales de transparencia y rendición de cuentas).

a. Información que se debe incluir en los Murales de Transparencia y Rendición


de Cuentas. La información que debe incluirse en los murales de
transparencia y rendición de Cuentas es la siguiente:
1. Identificación del Ministerio de Educación y Dideduc que corresponda.
2. Identificación de la organización de padres de familia y centro educativo
público.
3. Información financiera detallada.
4. Nómina de personal docente y administrativo.
5. Estadística actualizada de alumnos inscritos y asistentes.
80
b. Información financiera que debe incluirse en el informe de recursos financieros
recibidos y ejecutados. La información detallada de la inversión en los
programas de apoyo de cada centro educativo público incluye lo siguiente:
1. Monto de los recursos financieros recibidos y el programa al que
corresponden.
2. Nombre del proveedor quien proporciona los artículos.
3. Fecha, serie, número y monto de la factura.
4. Período o número de días al que corresponden los recursos financieros
ejecutados.
5. Saldo pendiente de ejecución de los recursos financieros a la fecha de
publicación del mural si lo hubiera.
6. Monto ejecutado acumulado a la fecha de publicación.

c. Formato en que debe publicarse el informe de recursos financieros recibidos y


ejecutados por la organización de padres de familia. Debe publicarse en el
Formulario PRA-FOR-34 “Informe de recursos financieros recibidos y ejecutados”
que fue diseñado por la Digepsa para que las organizaciones de padres de
familia puedan informar sobre la ejecución de los recursos financieros
trasladados por las direcciones departamentales de educación. Según
instructivo PRA-INS-03 Transferencias corrientes a Organizaciones de Padres de
Familia OPF.
El formato indicado puede ser solicitado por la junta directiva de la
organización de padres de familia a los técnicos de servicios de apoyo de la
dirección departamental de educación a la que pertenezcan, así como la
orientación para su llenado y publicación en el mural de transparencia y
rendición de cuentas del centro educativo público. A continuación, se
presenta el formulario que deberá publicarse en forma física.

81
d. Características de los murales de transparencia y rendición de cuentas que se
instalarán en los centros educativos. Los murales de transparencia y rendición
de cuentas deben tener ciertas características que garanticen el logro de los
objetivos previstos. Entre las principales están:

1. Creatividad en su diseño y elaboración: El mural de transparencia y


rendición de cuentas debe implementarse haciendo uso creativo de
recursos, diseño y demás elementos de expresión; a partir de las
orientaciones que promoverá el Ministerio de Educación.

2. Claridad del mensaje: Debe expresar con claridad la información sobre la


asignación, uso y destino de los recursos recibidos, en forma actualizada,
con datos oficiales y por programa.

3. Ubicación y acceso: El mural de transparencia y rendición de cuentas


deberá estar ubicado en un lugar visible y accesible para todos los
sectores de la comunidad educativa, de manera que las personas
interesadas en consultar la información puedan tener libre acceso al área
donde se ubique.

4. Participación comunitaria: En el proceso de preparación, diseño,


elaboración, socialización, seguimiento y actualización de los murales
deben participar todos los sectores de la comunidad educativa: director,
personal docente, alumnado y padres de familia.

En cuanto al
alumnado, deben
considerarse las
b o n d a d e s
pedagógicas de los
murales informativos
para formarlos en la
t é c n i c a , l a
c r e a ti v i d a d , uso
apropiado del
r e c u r s o , l a
participación social,
el derecho al libre
acceso a la
información y los
valores relacionados
a la transparencia,
rendición de cuentas
y auditoría social.

82
2. Rendición de cuentas ante el Mineduc.
Al momento de rendir cuentas por cada transferencia ante la Dideduc, se debe
considerar completar los siguientes documentos:

2.1. Alimentación escolar: la comisión de alimentación escolar debe llenar y


firmar el formulario PRA-FOR-01 el cual debe ser entregado a la junta directiva de
la organización de padres de familia para rendir cuentas antes de recibir la
siguiente transferencia, según instructivo PRA-INS-03. La OPF rinde cuentas de los
desembolsos realizados en el formulario PRA-FOR-04.

2.2. Útiles Escolares: la junta directiva entrega los útiles escolares adquiridos a los
padres o encargados de los estudiantes beneficiados y les solicita que llenen la
información que les corresponde en los formularios PRA-FOR-02 y PRA-FOR-109.
Para garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, se debe detallar
la cantidad, unidad de medida, producto y descripción incluyendo la marca del
bien o suministro entregado a cada beneficiario.

2.3. Dotación de materiales y recursos de la enseñanza: La junta directiva


entrega los materiales y recursos de enseñanza adquiridos a los docentes
beneficiados y les solicita que llenen la información que les corresponde en los
formularios PRA-FOR-03 y PRA-FOR-110. Para garantizar la transparencia en la
ejecución de los recursos, se debe detallar: la cantidad, unidad de medida,
producto y descripción incluyendo la marca del bien o suministro y el costo de lo
entregado a cada beneficiario.

2.4 Gratuidad de la educación: La junta directiva entrega al director del centro


educativo público y le solicita que llene la información que le corresponde en los
formularios PRA-FOR-107 y PRA-FOR-111. Para garantizar la transparencia en la
ejecución de los recursos, se debe detallar la cantidad, unidad de medida,
producto y descripción incluyendo la marca de los bienes o suministros
entregados al director (a).

2.5 Mantenimiento de edificios escolares públicos: La junta directiva de la OPF


entrega el material comprado para las reparaciones del edificio escolar
público a la persona que realizará la obra, a través del formulario PRA-FOR-124 y
deberá acompañar y supervisar los trabajos. La obra deberá ser recibida por la
junta directiva de la OPF y director del centro educativo público a través de un
acta donde se establezca que se ha cumplido con los trabajos requeridos a
entera satisfacción. Finalmente y para garantizar la transparencia en la
ejecución de los recursos, se debe informar a la comunidad en una asamblea
general, publicar información en el mural de transparencia y rendir cuentas a la
Dideduc a través de los formularios PRA-FOR-123 y PRA-FOR-125.

83
La junta directiva de la organización de padres de familia, debe ordenar y
archivar para ser presentados ante los entes fiscalizadores cuando sean
requeridos, las facturas, cotizaciones, copia del recibo de transferencia de
recursos financieros y formularios siguientes: PRA-FOR-01 “Entrega de
alimentación escolar” (llenado al terminar los días del período de refacción), PRA
-FOR-02 “Entrega de útiles escolares” (llenado al momento de la entrega al
beneficiario), PRA-FOR-03 “Entrega de valija didáctica” (llenado al momento de
la entrega al beneficiario), PRA-FOR-107 “Comprobante de entrega/recepción al
director del centro educativo público, de los productos del programa de
gratuidad de la educación” (llenado al momento de la entrega al director (a)),
PRA-FOR-123 "Registro fotográfico programa de mantenimiento de edificios
escolares públicos" (lleva fotografías tomadas durante el proceso de
reparación), PRA-FOR-125 "Formulario de rendición de cuentas de
fondos transferidos programa de mantenimiento de edificio escolares
públicos" (llenado al finalizar las obras de reparación y/o mantenimiento).

La junta directiva registra la información correspondiente en los formularios


siguientes y los entrega a los técnicos de servicios de apoyo: PRA-FOR-04
“Rendición de cuentas de fondos transferidos del programa de alimentación
escolar” (Se va operando conforme se realizan las compras parciales hasta
totalizar el valor del desembolso y antes de recibir el siguiente desembolso),
PRA-FOR-109 “Rendición de cuentas de fondos transferidos del programa de
útiles escolares”, PRA-FOR-110 “Rendición de cuentas de fondos transferidos
programa de valija didáctica”, PRA-FOR-111 “Rendición de cuentas de fondos
transferidos del programa de gratuidad de la educación”, PRA-FOR-
123 "Registro fotográfico programa de mantenimiento de edificios escolares
públicos", PRA-FOR-125 "Formulario de rendición de cuentas de
fondos transferidos del programa de mantenimiento de edificio escolares
públicos".

En ese sentido los saldos de recursos que presenten las Organizaciones de Padres
de Familia al finalizar el ciclo escolar en cada año, deben reintegrarse al Fondo
Común. Según instructivo PRA-INS-33 “Para realizar reintegros de recursos
financieros de los programas de apoyo al fondo común por parte de las
organizaciones de padres de familia -OPF-” literalmente indica que la
Organización de Padres de Familia debe presentan solicitud mediante oficio
PRA-FOR-156 dirigido al banco del sistema, donde autorizan debitar de la cuenta
bancaria el monto determinado en la actividad anterior y acreditar los fondos a
la cuenta de depósitos monetaria No. GT24BAGU01010000000001100015 a
nombre de Gobierno de la República Fondo Común -Cuenta Única Nacional-,
constituida en el Banco de Guatemala.

84
3. La recepción y seguimiento de denuncias sobre la administración
de los programas de apoyo

Los integrantes de la comunidad educativa, organizaciones y personas en


general, pueden presentar sus denuncias sobre el manejo de los fondos que le
fueron transferidos por el Ministerio de Educación a las organizaciones de padres
de familia para los programas de apoyo o sobre el uso y destino de los bienes y
servicios adquiridos con esos fondos, utilizando el procedimiento de atención a
quejas del Ministerio de Educación, en donde se establecen las siguientes formas
de hacerlo:

a. En forma presencial en Unidad de Atención a Quejas del Mineduc o en la


Dideduc de su jurisdicción.
b. Buzón de quejas.
c. Call center (línea 1503).
d. Vía telefónica 24119595 ext. 4006
e. Portal www.mineduc.gob.gt
f. Al correo electrónico infodigepsa@mineduc.gob.gt
g. Www.mineduc.gob.gt/inconformidadesalimentacionescolar
h. Www.mineduc.gob.gt/inconformidadedsme

Si fuere el caso de haber cometido un delito, deberá presentar una denuncia al


Ministerio Público o a la Policía Nacional Civil, para iniciar la investigación
correspondiente y la deducción de responsabilidades.

4. Recomendaciones para el archivo de la documentación utilizada


en el proceso de administración y ejecución de los programas de
apoyo.
Las organizaciones de padres de familia deben resguardar y custodiar adecuadamente
la documentación que respalda los gastos realizados en los programas de apoyo, a fin
de presentarla ante personeros del Ministerio de Educación o de la Contraloría General
de Cuentas de la Nación, cuando lo requieran.
85
La documentación correspondiente a los egresos de cada
transferencia de fondos debe estar debidamente foliada (numeradas)
de forma ascendente (de abajo para arriba). Ejemplo:

NOMBRE DEL DOCUMENTO * FOLIO *

Formulario de rendición de cuentas de fondos 8


transferidos a organizaciones de padres de familia,
PRA-FOR-04, PRA-FOR-109, PRA-FOR-110 y
PRA-FOR-111.

Facturas del proveedor compras de artículos para 7


la refacción escolar.

Formulario PRA-FOR-01 “Entrega de alimentación 6


Escolar”

Facturas del proveedor por compras de útiles 5


escolares.
Facturas del proveedor por compras de 4
materiales y recursos de enseñanza.

Factura del proveedor por compras de materiales 3


y recursos y enseñanza.
Formulario PRA-FOR-03 “entrega de materiales y 2
recursos de enseñanza”

Facturas del proveedor por compras bienes y 1


servicios del programa de gratuidad de la
educación, si fuera el caso.

Cuando el
establecimiento cuente
con un nivel anexo,
adjuntar las facturas
de cada programa por
nivel.

86
A
N
E
X
O
A
N
E
X
O
Ad honorem: Es un término que se utiliza para definir toda la actividad
que lleva a cabo sin percibir retribución económica alguna.

Auditoría social: Es una forma que utilizan las personas para evaluar
socialmente los resultados obtenidos por los programas y proyectos, el
comportamiento de los responsables de las instituciones y
organizaciones y el uso eficiente de los recursos económicos, técnicos y
humanos.

Call center: Es una empresa que centra su actividad en la realización y


recepción de llamadas de determinada institución o negocio para la
atención inmediata de sus usuarios.

Carbohidratos: Compuesto químico presente en los alimentos que


proporciona energía al organismo. Dentro de ellos se encuentran:
cereales, legumbres, papas y otros.

Conciliación bancaria: Es un proceso que permite comparar los valores


que la organización o empresa tiene registrados de una cuenta de

G ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra


por medio de un resumen, que suele recibirse cada mes.
L
O Crédito fiscal: Es un monto en dinero a favor del contribuyente.

S Desconcentración: Es el traspaso de competencias de los órganos


A superiores a los órganos inferiores de una institución organizada en

R forma jerárquica.

I Estadística: Conjunto de datos numéricos recogidos y clasificados para

O su interpretación y análisis.
Enlaces dedicados: Es una conexión que permite estar conectado
permanentemente en internet sin requerir el uso de una línea telefónica.

Firmas mancomunadas: Las cuentas mancomunadas o conjuntas, tienen


su origen en la necesidad de manejar fondos comunes de una manera
segura y transparente, a través del registro de dos o más firmas.

Fiscalización: Consiste en examinar una actividad determinada para


comprobar si cumple con las normativas vigentes.

Folio: Hoja numerada de un escrito o un libro. También se le llama así a la


hoja de papel de un libro o cuaderno.

Infraestructura: El término es utilizado habitualmente para identificar la


obra pública, por haber sido el Estado el encargado de su construcción y
mantenimiento.

Modelo Híbrido: Se refiere a un modelo de entrega educativa que


combina el aprendizaje en el aula y el aprendizaje en casa.

Minerales: Son elementos esenciales para el funcionamiento y formación


de los órganos de nuestro organismo que se encuentran en las verduras,
frutas, hortalizas y legumbres; por ejemplo, los dientes y los huesos están
G
hechos de calcio y magnesio. L
Organoléptica: Son todas aquellas características físicas que tienen los O
alimentos, como sabor, textura, olor y color, que pueden percibirse a
S
través de los sentidos.
A
Proteína: Son elementos que desempeñan un mayor número de
funciones en las células de todos los seres vivos y resultan imprescindibles
R
para el crecimiento de los niños y mantenimiento del organismo de los I
adultos.
O
Régimen de Estatutos: Es la norma o regla que tiene el valor legal
para la conformación y funcionamiento del las organizaciones.

Rendición de cuentas: Se llama así a la obligación que tienen los


funcionarios o representantes legales de organizaciones de
proporcionar información financiera concreta, completa y detallada
sobre lo realizado en su gestión.

Sistema de Asignación y Dotación de Recursos -SDR-: Sistema


informativo que lleva el registro de las organizaciones de padres de
familia y los programas de apoyo.

Transferencia: Operación que realiza el Ministerio de Educación por


medio de la Tesorería del Ministerio de Finanzas Públicas, para
trasladar fondos a las cuentas bancarias de las Organizaciones de
Padres de Familia.

Transparencia: Es el término utilizado para definir a una organización


o institución que basa sus acciones en la correcta administración y
ejecución de los fondos que le fueron asignados o transferidos y en el
G acceso a la información, datos y archivos que fundamentan sus

L inversiones.

O Vitaminas: Nombre que reciben las sustancias orgánicas, de origen


vegetal o animal, que se encuentran en los alimentos en pequeñas
S cantidades y que son imprescindibles para el desarrollo y crecimiento

A de las personas. Las vitaminas disponibles son: A, C, D, E y K y los


compuestos del complejo B.
R
I
O
Dirección General de Participación
Comunitaria y Servicios de Apoyo
-DIGEPSA-

IV Edición

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