FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE

ADMINISTRACIÓN

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA MEJORAR LA

GESTIÓN DEL ÁREA DE CAJA CHICA EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PIMENTEL
PARA OPTAR EL GRADO DE BACHILLER EN
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Autor:
Samamé Prada Mario Antonio
Asesor:
Mg. Guerrero Millones Ana María
Línea de Investigación:
Sistemas Administrativos

Pimentel – Perú
2018
 ÍNDICE

ÍNDICE............................................................................................................................................ 2
ÍNDICE DE TABLAS ......................................................................................................................... 4
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 7
1.1. Situación problemática ........................................................................................... 7
1.2. Formulación del problema ................................................................................... 14
1.2.1. Problema General........................................................................................... 14
1.2.2. Problemas Específicos ................................................................................. 14
1.3. Hipótesis ................................................................................................................... 14
1.4. Objetivos de la Investigación .............................................................................. 14
1.4.1. Objetivo general.............................................................................................. 14
1.4.2. Objetivos específicos .................................................................................... 14
1.5. Justificación y aportes del estudio ................................................................... 14
1.6. Trabajos previos ..................................................................................................... 16
1.7. Bases teóricas de las variables .......................................................................... 23
CAPITULO II: MATERIALES Y METODOS ...................................................................................... 38
2.1. Tipo y diseño de investigación. ...................................................................................... 38
2.1.1 Tipo de investigación. .......................................................................................... 38
2.1.2 Diseño de Investigación. ........................................................................................... 38
2.2. Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de datos.......................................... 39
2.2.1 Método de investigación ......................................................................................... 39
2.2.2 Técnicas de recolección de datos ............................................................................. 39
2.2.3 Instrumento de recolección de datos....................................................................... 39
2.3. Población y Muestra ....................................................................................................... 39
2.3.1 Población. ................................................................................................................. 39
2.3.2 Muestra. .................................................................................................................. 40
2.4. Variables ......................................................................................................................... 40
2.4.1 Variable Independiente. .......................................................................................... 40
2.4.2 Variable Dependiente. ............................................................................................. 40
2.5. Operacionalización de Variables .................................................................................... 41
2.6. Técnicas de recolocación de datos ................................................................................. 44
2.6.1 Instrumentos de recolección de datos. ....................................................................... 44
2.7. Procedimiento para la recolección de datos .................................................................... 44
 2.8. Plan de análisis estadístico de datos ................................................................................ 45
2.9. Criterios éticos.................................................................................................................. 45
2.10. Criterios de rigor científico ............................................................................................. 45
CAPITULO III: RESULTADOS ......................................................................................................... 46
3.1. Análisis de la Variable Sistema de Información.............................................................. 46
3.2. Análisis de la Variable Gestión de Caja Chica ................................................................. 58
3.3. Prueba de Hipótesis........................................................................................................ 78
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 85
ANEXOS ....................................................................................................................................... 90
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 ....................................................................................................................................... 12
Tabla 2 ....................................................................................................................................... 13
Tabla 3 ....................................................................................................................................... 41
Tabla 4 ....................................................................................................................................... 42
Tabla 5 ....................................................................................................................................... 46
Tabla 6 ....................................................................................................................................... 47
Tabla 7 ....................................................................................................................................... 48
Tabla 8 ....................................................................................................................................... 48
Tabla 9 ....................................................................................................................................... 50
Tabla 10 ..................................................................................................................................... 51
Tabla 11 ..................................................................................................................................... 52
Tabla 12 ..................................................................................................................................... 53
Tabla 13 ..................................................................................................................................... 54
Tabla 14 ..................................................................................................................................... 55
Tabla 15 ..................................................................................................................................... 56
Tabla 16 ..................................................................................................................................... 57
Tabla 17 ..................................................................................................................................... 58
Tabla 18 ..................................................................................................................................... 59
Tabla 19 ..................................................................................................................................... 60
Tabla 20 ..................................................................................................................................... 61
Tabla 21 ..................................................................................................................................... 62
Tabla 22 ..................................................................................................................................... 63
Tabla 23 ..................................................................................................................................... 64
Tabla 24 ..................................................................................................................................... 65
Tabla 25 ..................................................................................................................................... 66
Tabla 26 ..................................................................................................................................... 67
Tabla 27 ..................................................................................................................................... 68
Tabla 28 ..................................................................................................................................... 69
Tabla 29 ..................................................................................................................................... 70
Tabla 30 ..................................................................................................................................... 71
Tabla 31 ..................................................................................................................................... 72
Tabla 32 ..................................................................................................................................... 73
Tabla 33 ..................................................................................................................................... 74
Tabla 34 ..................................................................................................................................... 75
Tabla 35 ..................................................................................................................................... 76
Tabla 36 ..................................................................................................................................... 77
 RESUMEN

El presente trabajo de investigación tuvo como objetivo general proponer

un sistema de información para mejorar la gestión del área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel de la provincia de Chiclayo.

Se consideró una muestra de 38 trabajadores permanentes entre

nombrados y contratados que laboran en las cuatro subgerencias de la
municipalidad distrital de Pimentel, que en forma frecuente solicitan fondos al
área de caja chica para adquirir insumos y/o materiales de manera rápida y así
atender cualquier necesidad, se utilizó el muestreo de tipo censal, porque se
consideró a toda la población que cumplía con los criterios de inclusión.

La investigación se ha desarrollado a través de un estudio de tipo

Descriptivo y Propositivo, porque se analizaron los problemas que presenta el
área de caja chica de la institución y se establecieron nuevos criterios para poder
responder a las causas de esos problemas y se estructuró una propuesta
tomando en cuenta el uso de las herramientas informáticas en la solución de
problemas empresariales de acuerdo con los objetivos establecidos en la
investigación.

No se pretende que el presente trabajo sea un manual de procedimientos

para la implementación de sistemas de información en la gestión empresarial,
pero puede ser tomado como un referente importante.

Palabras Clave: Sistemas de Información, Caja Chica.

 ABSTRACT

The general objective of this research work was to propose an information system
to improve the management of the petty cash area of the Pimentel district
municipality of the province of Chiclayo. It was considered a sample of 38
permanent workers between appointed and hired who work in the four sub-
administrations of the district municipality of Pimentel, who frequently request
funds from the petty cash area to acquire supplies and / or materials in a fast
manner and thus attend to any need, census-type sampling was used, because
the entire population that met the inclusion criteria was considered. The research
was developed through a descriptive and propositive study, because the
problems presented by the small box area of the institution were analyzed and
new criteria were established to be able to respond to the causes of these
problems and a proposal was structured taking into account the use of computer
tools in the solution of business problems in accordance with the objectives
established in the investigation. The present work is not intended to be a manual
of procedures for the implementation of information systems in business
management, but it can be taken as an important reference.

Keywords: Information Systems, Small Box.

 CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

1.1. Situación problemática

A nivel internacional

Actualmente a debido a la globalización y los avances tecnológicos, a nivel

mundial nuestra sociedad viene teniendo grandes y violentos cambios, esto
obliga a las empresas privadas y públicas a redefinir su situación en el mercado
actual buscando ser cada vez más competitivos y productivos, lo que conlleva a
realizar un proceso de reingeniería a nivel de la organización y automatización
de sus procesos, en especial aquellos que le permitan ser cada día más
competitivos y productivos, con menos costo económico.

Chávez (2017) considera muy importante el programa de auditoría que se

ejecuta para el componente caja chica dentro de la empresa Los Cocaleros S.A.
de la ciudad de Machala de Ecuador, siendo este un rubro muy importante y que
sirve para cubrir contingencias menores, y en donde la salida de cheques no es
la mejor opción.

Jiménez, J., Rojas, F., Ospina, H. (2013) consideran que no llevar un

adecuado manejo de los procedimientos de caja tanto de ingresos y egresos que
no son programados oportunamente, ocasionan la falta de liquidez y no se
dispondrá de suficiente capital para atender los pagos en el corto plazo, si el
dinero en caja no alcanza se tendrá que solicitar crédito, de no obtenerlo la
empresa empezara a incumplir con los pagos

Guashpa (2015) menciona en su publicación que para que una empresa

pública o privada funcione normalmente, es necesario la creación, control y
reposición del fondo de caja chica, de esta manera así se evitarán
inconvenientes en los procedimientos y el efectivo será utilizado de manera
oportuna y eficiente. Asimismo, muestra que existen empresas en el área de
estudio que en algunos casos por desconocimiento incluso negligencia no
utilizan adecuadamente el fondo de caja chica y recomienda realizar una
investigación.
 Delgado, A., & Velthuis, M. (2015) consideran que el objetivo de los
sistemas de información gerencial es solucionar los problemas gerenciales de
las organizaciones, para ello emplea un conjunto de procedimientos, tecnologías
y sistemas de información, precisamente un elemento de los sistemas de
información son las TI (Tecnologías de la Información) que afectan uno o varios
procesos principales de una organización y generan en ellas cambios
sustanciales, a la vez que influyen en las áreas o sectores donde operan; por
esto, es necesario evaluar el impacto provocado por las Tl. Se conoce que las Tl
generan ventajas competitivas en las empresas con respecto a sus
competidores, pero en una mundo tan dinámico estas pueden no ser sostenibles
en el tiempo, por ello es necesario la innovación continua.

Caro, A., Fuentes, A., & Soto, M. (2013) afirman:

Los Sistemas de Información se pueden comparar con los sistemas de

fabricación de productos en el sentido que estos últimos generan productos
físicos a partir de materia prima, y los primeros generan productos de información
a partir de datos puros. Esta analogía enfatiza la idea de que los productos, ya
sean físicos de o información, tienen un valor que es transferible al consumidor.
Si se considera que un Sistema de Información tiene como propósito entregar
Productos de Información de alta calidad, entonces la Calidad de Datos o Calidad
de Información es un factor importante de considerar en su producción.
Efectivamente, la calidad de los datos suele definirse como "datos apropiados
para el uso", es decir, datos que sean de utilidad para los consumidores/usuarios
en un contexto de uso específico. (p.54).

Medina & Aguilar (2013) mencionan que actualmente las instituciones

emplean los sistemas de información como herramientas que les permite lograr
ventajas competitivas respecto de sus competidores, pero el éxito de las
empresas comprende algo más que sólo manejar los recursos materiales sino
también de cómo administrar su información como recurso muy valioso para la
organización. A pesar de que tradicionalmente las pequeñas empresas han sido
consideradas como resistentes a invertir en sistemas de información, sea podido
demostrar que en la última década ha aumentado la conciencia de los usuarios
y de los administradores de los sistemas informáticos en las pequeñas
empresas.

Rodríguez, Y. & Pinto, M. (2018). afirman que la gestión de información

permite identificar las necesidades de información en el nivel estratégico de
decisión, diseñar los flujos informativos a todos los niveles organizacionales,
desarrollar los procesos informacionales con los recursos adecuados, diseñar
los sistemas de información de apoyo a las decisiones, conformar programas de
alfabetización informacional y diseñar productos y servicios informativos para
directivos de nivel estratégico, garantizando que la información llegue de forma
oportuna y adecuada.

A nivel Nacional
Brunette, MJ & Curioso, WH (2017) manifiesta que, implementar un
sistema de información en la red de salud Tupac Amaru de Lima implica que se
debe identificar de manera clara la gestión del cambio como factor estratégico
transformacional y como generador de impacto en la organización. Los impactos
que puede generar el sistema de información pueden ser a nivel de liderazgo,
estructura de la organización, organización del trabajo, factores culturales e
implican la gestión del talento humano.

Castillo (2015) considera que la calidad de la información contable que se

obtiene de los sistemas informáticos en las organizaciones especialmente
peruanas se mide en función las expectativas de los tomadores de decisiones y
depende de la tecnología con que se cuenta, de que se generen en el momento
oportuno y también de que se utilicen adecuadamente las normas contables en
el registro; solamente así permitirán que las empresas tomen decisiones que
finalmente redundarán en mejorar e incrementar la productividad, así como
también poder realizar el planeamiento financiero y tributario.

Valdiviezo, V., & Espinoza, S. (2013), manifiestan que los sistemas de

Información y Comunicación de la Universidad de Trujillo: aseguran que la
información llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad
requerida de tal forma que las autoridades, funcionarios y servidores públicos
cumplan con sus obligaciones y responsabilidades, asegurando confiabilidad,
transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional.
Sin embargo, esto no se cumple dentro de los plazos establecidos con el envío
de la información relativa a los calendarios de compromiso, modificaciones
presupuestales, transferencias de partidas y créditos suplementarios a la
Dirección Nacional de Presupuesto Público; por lo que califican al Sistema de
Información y Comunicación como un componente débil.

Vargas, J., Segovia, J. & Garro, G. (2015) afirman que la implementación

del sistema de información NETLAB en el Instituto Nacional de Salud del Perú
ha mejorado la gestión del servicio de procesamiento de exámenes de
laboratorio a la vez que ha permitido que los funcionarios, trabajadores y
usuarios externos, puedan identificar de manera inmediata el estado de su
muestra enviada. Por otra parte, en cuanto al flujo de trabajo ha permitido que
disminuyan los errores de registro e identificación de las muestras; de igual
manera ha mejorado el tiempo de respuesta ante los requerimientos de pruebas
de laboratorio por parte del sistema de servicios de salud, esto es factible por la
comunicación de los resultados a tiempo real vía web y también porque se
mejoraron los procesos internos. Los autores concluyen también que la
implementación del mencionado sistema de información ha permitido un ahorro
importante en costos de las horas-hombre y en los costos de papel y del servicio
postal.

Curioso, W. (2014). afirma:.

Los sistemas de información en salud cumplen un rol clave en permitir

que la información en salud de calidad y completa esté disponible de manera
oportuna para la toma de decisiones operativas y estratégicas que permitan
salvar vidas y mejorar la salud y calidad de vida de la población. En muchos
países, los sistemas de información en salud son débiles, incompletos y
fragmentados. Sin embargo, existe un amplio consenso en la literatura para
fortalecer los sistemas de información en salud en los países a nivel
mundial.(p.437)

Plazzotta, F., Luna, D., & González Bernaldo de Quirós, F. (2015)

manifiestan que las tecnologías de información y comunicación (TIC) apoyadas
con las metodologías avanzadas para el procesamiento de la información han
evolucionado significativamente y son parte fundamental del desarrollo de
nuestra sociedad. En la investigación desarrolla por los autores mencionan que
estuvo orientado al sector salud donde inicialmente los sistemas de información
estuvieron orientados a optimizar procesos, incrementar la productividad de los
colaboradores y la gestión financiera. Posteriormente evolucionaron hacia
sistemas de información que buscan contribuir a la calidad y eficiencia de la
atención de salud apoyadas en la captura, intercambio, almacenamiento, acceso
y gestión de información clínica como soporte al proceso de toma decisiones.

A nivel Local

El Distrito de Quilcas, se encuentra ubicado en la margen izquierda del río

Mantaro, a 17 Km. al Nor-este de la ciudad de Chiclayo, a 3 Km. de la carretera
central. Tiene como límites: por el Norte con los distritos de Ingenio y Comas,
por el Sur con los distritos de San Pedro de Saño, por el Este con los distritos de
Comas y El Tambo, y por el Oeste con el distrito de San Jerónimo de Tunán.

La municipalidad distrital de Pimentelde la provincia de Chiclayo

perteneciente a la región Junín es una institución regido por la ley orgánica de
municipalidades; tiene entre sus principales objetivos: optimizar el
funcionamiento de la gestión administrativa de la municipalidad a través de las
diversas unidades de la municipalidad, procurando el estricto cumplimiento de la
normatividad vigente, aplicar estrictas medidas de austeridad, especialmente en
lo relacionado a la adquisición de bienes y servicios, efectuándose el gasto
estrictamente indispensable para el funcionamiento de la municipalidad de los
servicios que brinda dentro de los parámetros del cumplimiento de metas y el
cumplimiento de la Ley Orgánica de Municipalidades, desarrollar y ejecutar un
presupuesto municipal con participación ciudadana, llevando un presupuesto
participativo con el nuevo enfoque basado en resultados PPR, mejorar la calidad
de vida de los ciudadanos del distrito de Pimentelejecutando obras de
infraestructura enfocadas en salud, educación, saneamiento básico, sistemas de
riego y otros proyectos en aplicación de la Política Nacional, elaborar
expedientes técnicos, proyectos y perfiles de inversión para la ejecución de
obras, y financiamiento de las diferentes entidades del ámbito nacional, apoyo a
la producción agropecuaria y al acceso a los mercados, capacitación en
diferentes acciones para el adecuado uso y conservación del medio ambiente.

Los sistemas de información ayudan a las organizaciones en el logro de

sus objetivos estratégicos y en la minimización de costos y tiempos en los
procesos transaccionales; el área de caja chica de la municipalidad distrital de
Pimentelbrinda soporte a las compras pequeñas (de menor valor) que sirven
para mantener la continuidad del servicio.

El área de caja chica dependiente la oficina de tesorería que a su vez

depende de la unidad de Contabilidad de la municipalidad distrital de Pimentel,
presenta los siguientes problemas los cuales fueron obtenidos después de
realizar una breve encuesta al responsable del fondo de caja chica así como a
los trabajadores de la institución que utilizan con mayor frecuencia estos fondos:

Tabla 1
Tiempos promedios para los diferentes procesos
Actividad Tiempo
Promedio
Rendición de fondos por parte de los usuarios 4,2 días
Atención de solicitudes de fondos 43,6 minutos
Consolidado de rendición de caja chica para 2,1 días
reponer los fondos
Fuente: Elaboración propia

Como se puede notar en la tabla 1, los tiempos promedios para las

actividades básicas que se realizan en el área de caja chica son altos, debido a
que el procesamiento es básicamente manual; sólo se apoyan con el uso de una
hoja de cálculo, donde al contar con tablas relacionadas de tiene procesos
redundantes que incrementan los tiempos, de igual manera no se tiene la
seguridad de la data que por error se puede alterar ya que cada vez que se
registra una transacción se abre el archivo de hoja de cálculo con toda la
información. También al momento de realizar la rendición de los fondos se tienen
que construir algoritmos (fórmulas) diferentes, porque el volumen de los datos
varía cada vez.
 Tabla 2
Nivel de Satisfacción por la atención recibida - 2017
Descripción % Usuarios
Insatisfechos

Insatisfacción del personal administrativo por la falta

de fondos económicos en algunas oportunidades 58.5%
que se requieren con celeridad
Fuente: Encuesta

La información de la tabla 2, nos indica que la mayoría de los usuarios de

del área de caja chica, alguna vez tuvo inconvenientes cuando solicitó los fondos
de manera urgente; porque debido a la falta de reposición de dinero no se les
pudo atender oportunamente y tuvieron que buscar otra forma de financiar o
simplemente esperar.

Asimismo, se pudo detectar también que falta de actualizar la Directiva de

uso de los fondos de Caja Chica, actualmente la información que majean los
controlan mediante una hoja de cálculo y al momento de procesar la información
existe demora al registrar los proveedores, tipo de comprobante de pago, tipo de
documento de autorización si las hubiera, tipo de bien o servicio según
clasificador de gasto, falta de control de las rendiciones a realizar llegando a
extremos en algunas oportunidades de olvidarse a quien se le dió dinero, falta
de identificación única en la numeración de vales de caja chica o pasaje que
dificulta su búsqueda ante una posible auditoría, posible pérdida de información
en caso desaparezca el expediente físico de los movimientos económicos de
caja chica, falta de procedimientos para el registro de las transacciones de caja
chica en un sistema.

La presente investigación está orientado a solucionar los problemas

mencionados mediante la propuesta de un sistema de información que permita
gestionar las transacciones en el área de caja chica de la municipalidad distrital
de Pimentel. Asimismo, luego de su implementación permitirá una toma de
decisiones más ágil y acertada por parte de las autoridades.
1.2. Formulación del problema
1.2.1. Problema General
¿En qué medida la propuesta de un sistema de información incide
en la mejora de la gestión del área caja chica de la municipalidad distrital
de Pimentel-Chiclayo?
1.2.2. Problemas Específicos
¿De que manera se realizan los procesos en el área de caja chica
de la municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo?
¿Cuál es el nivel de la gestión del área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018?
¿Cómo se puede mejorar la gestión del área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo?
1.3. Hipótesis

La elaboración de un sistema de información permitirá mejorar la gestión

del área de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018.
1.4. Objetivos de la Investigación
1.4.1. Objetivo general
Proponer un sistema de información para mejorar la gestión del área
de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel. Huancayo 2018.
1.4.2. Objetivos específicos
Diagnosticar los procesos en el área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018.
Analizar la actual gestión del área de caja chica de la municipalidad
distrital de Pimentel-Chiclayo 2018.
Diseñar un sistema de información para mejorar la gestión del área
de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018.
1.5. Justificación y aportes del estudio

Teórica
El presente trabajo de investigación se constituye como base para otras
investigaciones, a la vez que constituye un modelo para la realización de trabajos
basados en la implementación de Sistemas de Información, ya que se propone
la implementación de un software ad-hoc de gestión de caja chica, el cual
contiene todas las fases desde la planeación, el análisis, el diseño, la
construcción, y las pruebas realizadas, todo ello paso a paso; para lograr esto
se contó con un marco teórico resumido y seleccionado de los mejores autores.

Práctica
Teniendo en consideración los resultados obtenidos la municipalidad
distrital de Pimentel tomará la decisión de la implementación con un Sistema de
información que cumpla con los requerimientos reales del área de caja chica y la
Normatividad vigente que se exija, para mejorar la gestión y el control de su
información y de cada proceso que se realice dentro del área, lo que conllevará
a una mejora en general.

Metodológica
La presente investigación se basa en un enfoque sistémico, ello ayudó a
tener un panorama general de toda la organización y del área de caja chica en
particular, los problemas y posibles soluciones; para la elaboración de la
propuesta del sistema de Información se utilizó la metodología adecuada
segmentándolas en 4 fases: planificación, diseño, construcción y pruebas, esta
fue complementada mediante el uso de otras metodologías y herramientas de
vital importancia como la ingeniería de requisitos, gestión por procesos y gestión
de la calidad.

Social
La presente investigación tiene relevancia social de gran trascendencia
porque a partir de los resultados se diseñan estrategias para mejorar la gestión
del área de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel y por consiguiente
los clientes internos y externos tendrán un mejor servicio con calidad y calidez
que corresponde a un gobierno local que promueve el desarrollo integral, para
viabilizar el crecimiento económico, la justicia social y la sostenibilidad ambiental
del distrito.
1.6. Trabajos previos

En el contexto internacional
Después de realizar una minuciosa revisión de las fuentes bibliográficas,
repositorios digitales de diversas universidades, no se pudo encontrar
investigaciones similares a nivel local, sin embargo, a nivel internacional y
nacional se pudo encontrar los siguientes estudios que contienen temas
similares a los de nuestra investigación, los cuales se muestran a continuación:

Pincay & Zambrano (2016) en su tesis titulado Elaboración de un Manual

de Procedimientos de Caja Chica en la empresa Portrans S.A., trabajo de
investigación desarrollado para obtener la licenciatura en la facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, a partir de los resultados
obtenidos llegaron a la conclusión que existen pocas medidas de control que
permita verificar el accionar de los empleados en los casos que se falte alguna
norma o reglamento, de igual manera concluyen que no existen formatos
estandarizados pre-establecidos que permitan exigir a los empleados un reporte
detallado de los gastos efectuados justificando el efectivo solicitado con
anterioridad.

Soto (2017) en su investigación titulado El rol del gobierno electrónico en

el derecho a la información. El derecho de acceso a la información pública y las
tecnologías de información en Chile, tesis doctoral presentado en la Universidad
Complutense de Madrid, analiza el rol de las tecnologías de la información como
soporte al acceso de la información pública; dentro de las conclusiones se tiene
que las Tecnologías de información y comunicaciones empleadas por la
Administración Pública para el mejoramiento de la gestión interna entre los
distintos órganos, que otorgan mayor eficiencia y eficacia en los servicios al
ciudadano y proporcionan mejores niveles de transparencia, se circunscriben
dentro del ámbito del Gobierno Electrónico que, en esencia, apunta a optimizar
el cumplimiento de los Principios Administrativos de Eficiencia, Eficacia,
Probidad, Publicidad y Transparencia, en el ejercicio de la gestión pública.

Guerrero & Heras (2013) presentan su trabajo de investigación titulado

Análisis de la Ejecución Presupuestaria, en el Gobierno Autónomo
Descentralizado de la Parroquia de San Joaquín en el Período 2012 presentado
en la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad de
Cuenca; la investigación analiza el manejo de presupuesto del gobierno local
autónomo de San Joaquín ubicado en Ecuador y llega a la conclusión de que en
el análisis realizado de los ingresos y gastos devengados con respecto a la
asignación inicial se determinó que existen reformas presupuestarias que
incrementan su presupuesto y que son innecesarias, puesto que no se logra
ejecutar ni la asignación inicial; asimismo, se comprueba que la dependencia de
los ingresos del GAD de San Joaquín recae en las transferencias que recibe del
Gobierno Central y Seccional ya que más del 50% de sus ingresos totales
corresponden a estas transferencias; de igual manera también se concluye que
la medida de eficiencia y eficacia de los gobiernos locales se ven reflejadas en
las obras públicas, las mismas que no se ejecutan como se programan y que es
necesario hacer un seguimiento para proveer o gestionar a tiempo los recursos.

Fortes (2013) presenta su tesis titulado La responsabilidad patrimonial de

las autoridades y personal al servicio de las administraciones públicas en la
Universidad de Salamanca para obtener el grado de doctor, en el trabajo se
analiza la responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos que se origina
cuando ocasionan daños a terceros o la propia administración pública. Dentro de
las principales conclusiones se tiene que la exigencia de responsabilidad cumple
una importante función de control de la actividad administrativa, de su depuración
depende la materialización del principio de eficacia en el funcionamiento de los
servicios públicos, también concluye que las personas son las que expresan la
voluntad del ente público, son las que tienen que cumplir los mandatos
constitucionales de legalidad, objetividad, imparcialidad, es decir, son las que
tienen que cumplir con sus obligaciones de servir eficazmente a los interés
generales.

Alvarez (2016) en su trabajo de investigación titulado La organización de

la administración presupuestaria central en España: análisis del impacto, tesis
doctoral presentado en la Universidad Complutense de Madrid, realiza un
análisis detallado y llega a la conclusión que la función presupuestaria se
muestra como una actividad bisagra entre el sistema político y la administración
pública, es relevante tanto para la Ciencia de la Administración, afectando a
todos los factores y funciones, como para la Ciencia Política general, afectando
a la sociedad y al sistema de legitimación, puesto que supone una autorización
política a los ingresos y gastos.

Porras (2013) presenta su investigación titulado La gobernanza multinivel

del gasto público europeo, tesis doctoral desarrollado en la Universidad de
Sevilla, donde el autor realiza un análisis de las condiciones de gobernanza
como poder político ejercido por múltiples actores; entre las principales
conclusiones del estudio tenemos: el control presupuestario permite ofrecer
transparencia y sustentar un ejercicio de rendición de cuentas por parte de las
autoridades que le servirá como soporte al proceso de aprendizaje y mejora de
la capacidad de respuesta de la esfera pública, asimismo, manifiesta que reforzar
los mecanismos de transparencia es un requisito fundamental para la aceptación
de las políticas públicas por parte de los soportes colectivos respectivos.

Chavez & Moran (2013) en su tesis de licenciatura titulado Propuesta de

un Sistema de Control Interno que contribuya a la maximización de los recursos
y a la toma de decisiones financieras y tributarias en la estación de servicio Jefté
dedicada a la compra y venta de combustibles y lubricantes en la ciudad de San
Miguel para el año 2013, presentado en la Universidad de El Salvador llega a la
conclusión de que la empresa en estudio no cuenta con políticas, procedimientos
y control de los inventarios, caja general, caja chica, cuentas por cobrar y cuentas
por pagar, tampoco se cuenta con formatos establecidos para facilitar el
respectivo control. Asimismo, se determinó que la empresa no conoce el total de
las obligaciones formales y sustantivas a las que está sujeta tributariamente y
desconoce que el no cumplimiento de estas conlleva a problemas con el fisco.

En el contexto nacional

Nieto (2014). presenta su tesis “El Sistema Integrado de Administración

Financiera (SIAF-SP) y la Gestión Financiera/Presupuestal en el Sector Público
en el Perú y Latinoamérica, Período 2011-2013”, presentado para optar el grado
de doctor en contabilidad y finanzas en la Universidad de San Martin de Porres,
donde se analiza la influencia de la implementación del aplicativo SIAF-SP en
las unidades ejecutoras del sector público del Perú y América Latina durante los
años 2011, 2012 y 2013; al finalizar la investigación se arriba a las siguientes
conclusiones: el manejo de la información integral proporcionada por el software
SIAF-SP optimiza de manera significativa la gestión de los recursos públicos en
las instituciones donde se encuentra instalado, sin embargo el personal
encargado del manejo de este sistema no está debidamente capacitado lo cual
limita su funcionamiento; asimismo, también se logró establecer que si la
ejecución presupuestaria se realiza a través del aplicativo SIAF-SP se obtiene
información confiable para la gestión en el sector público, sin embargo, es
necesario desarrollar un control de calidad minucioso en todas las operaciones.

Parisaca (2017) en su tesis titulado Evaluación de la Gestión de Gobierno

en el cumplimiento de Metas Presupuestales de la Municipalidad Distrital de Alto
Inambari – Sandia período 2013 – 2014, presentado en la Universidad Nacional
del Altiplano Puno, realiza un análisis longitudinal de la ejecución de gastos e
ingresos a partir de la información de fuente secundaria obtenida de las unidades
de planificación y presupuesto de la Municipalidad Distrital de Alto Inambari –
Sandia; entre las principales conclusiones de la investigación se tiene que se
logra demostrar que la deficiente gestión presupuestaria incide negativamente
en la ejecución presupuestaria de gastos de la Municipalidad Distrital de Alto
Inambari puesto que en el ejercicio presupuestario 2013 se programó S/. 7,
950,092.00 nuevos soles de las cuales se logró ejecutar un monto de S/. 6,
651,209.17 nuevos soles; en el ejercicio presupuestario 2014 se programó S/.
10, 881,209.00 nuevos soles y de las cuales se logró ejecutar S/. 9, 241,880.48.
Demostrándose que en ambos periodos la programación presupuestaria es
deficiente y al mismo tiempo hay incapacidad de gasto, razón por la cual influye
negativamente en el cumplimiento de objetivos y metas institucionales.

Rodríguez (2013), presenta su tesis titulado “Análisis, Diseño e

Implementación de un Sistema de Información para una Tienda de Ropa con
Enfoque al Segmento Juvenil” investigación desarrollado para optar el título de
Ingeniero Informático en la Pontificia Universidad Católica del Perú; el objetivo
principal fue desarrollar un sistema de información que permite gestionar las
ventas y el almacén de ventas de una tienda de ropas del segmento juvenil, en
el trabajo se incluye el análisis, diseño e implementación del sistema de
información hasta la puesta en marcha definitiva; la principal conclusión a la que
llegó en el estudio es que el sistema ayuda a organizar, controlar y administrar
los productos con los que cuenta la empresa que fue tomada como modelo,
automatizando sus actividades primarias y a la vez mejorando la interacción con
sus clientes.

Rojas (2017) en su tesis de licenciatura titulado Simplificación de los

procedimientos de control previo para la eficiente ejecución de pagos en la
oficina de tesorería de la Gerencia Sub Regional de Angaraes – 2017,
presentado en la facultad de Ciencias Jurídicas Empresariales y Pedagógicas de
la universidad José Carlos Mariátegui de Moquegua, el autor analiza los
procedimientos del área de control previo y tesorería en el gobierno regional de
Angaraes y al finalizar su investigación llega a la conclusión de que los procesos
de revisión de expedientes de las operaciones económico financieras en la fase
control previo, están mal estructurados, y no cumplen con los objetivos y metas,
asimismo, el personal no se encuentra capacitado y no se abastece lo cual
genera demoras en los procesos. Asimismo, mencionan que es necesario
realizar un rediseño del proceso de revisión de los expedientes con miras a la
reducción de tiempos.

Cisneros (2015) presenta sus tesis titulado El Presupuesto por Resultado

en la Universidad Nacional José María Arguedas, Andahuaylas en el período
2012-2014 presentado para obtener el título de Licenciado en Administración de
Empresas en la Universidad José María Arguedas, donde se realiza un análisis
de la ejecución presupuestal de acuerdo a cada meta y actividades a partir de la
directiva 005-2012-EF/50.1 para la evaluación semestral y anual de los
presupuestos institucionales de las entidades del gobierno nacional y gobiernos
regionales para el año fiscal 2015; entre las principales conclusiones, destaca
que las actividades que están programadas en el enfoque por resultado tienen
mayor ejecución en comparación de las diferentes programaciones, asimismo,
concluye que la ejecución del presupuesto por resultado está siendo
desarrollado adecuadamente en los periodos de estudio realizado.

Carranza, Cespedes & Yactayo (2016) presentan su investigación titulada

Implementación del Control Interno en las operaciones de Tesorería en la
empresa de servicios Suyelu SAC, tesis desarrollada para obtener el título de
Contador Público en la Universidad de Ciencias y Humanidades) de Lima, en su
trabajo analizan la importancia que tiene el control interno en las operaciones de
tesorería, describen las deficiencias cuando no se ejerce los controles internos
eficientes. Al finalizar la investigación llegan a la conclusión de que en la empresa
de Servicios SUYELU S.A.C. no se realizan procedimientos que permitan el
control interno en las operaciones de tesorería, asimismo, los colaboradores del
área desconocen las funciones específicas debido a que no cuentan con un
manual de procedimientos específicos para cada operación que se realiza en
tesorería, básicamente su trabajo lo realizan de manera empírica o de acuerdo
a las necesidades prioritarias de la empresa; asimismo mencionan que es
indispensable implementar el manual de funciones para que cada trabajador
conozca los pasos a seguir y de esta manera se ejerza control en las actividades
y procedimientos diarias de las operaciones de tesorería.

Gutierrez, (2017) en su investigación titulado El control interno y la

administración del fondo para caja chica en el Centro de Salud Talavera año
2016, presentado en facultad de Ciencias Jurídicas, Empresariales y
Pedagógicas de la Universidad José Carlos Mariátegui, abordan relación entre
la implementación del Sistema de Control Interno y la administración de caja
chica del Centro de Salud Talavera, después de realizar el estudio del tipo
descriptivo correlacional llega a la conclusión que no existe relación entre las
actividades de control gerencial y la rendición de cuentas, asimismo también se
determinó no existe relación entre las actividades de prevención y monitoreo y la
reposición de nuevo fondo de caja chica.

En el contexto local

Bendezú (2014) presenta su tesis titulada “Implementación de un Sistema

De Información Basado en un Enfoque de Procesos, para la Mejora de la
Operatividad del Área de Créditos de la Microfinanciera Crecer” tesis de
licenciatura presentado en la Universidad Nacional del Centro del Perú, donde
se demuestra los beneficios de la implementación de un sistema de información
ad-hoc; entre las principales conclusiones de la investigación se tiene que
mediante la implementación e implantación del sistema de información
COREBANK en la Microfinanciera CRECER, se mejoró la operatividad del área
de créditos de dicha organización, reduciendo el porcentaje de morosidad en un
0.83%, lo que equivale a S/. 25 000 soles aproximadamente, disminuyendo el
tiempo de evaluación de los créditos en 20,6 horas, incrementando la
satisfacción de los clientes en 1.1 puntos y la satisfacción del personal en un 1.1
puntos.

LLactahuaman (2015) en sus tesis titulado “Sistema Integral para Mejorar

la Calidad de Información en la Recaudación Tributaria de la Municipalidad
Distrital de El Tambo” para optar el título de ingeniero de sistemas presentado
en la Universidad Nacional del Centro del Perú, aborda la problemática de
controlar las recaudaciones, así como incrementarlas; entre las principales
conclusiones del estudio se tiene que con la implementación del Sistema Integral
se ha incrementado la calidad de la información que se maneja y el nivel de
servicio a los contribuyentes debido al nivel de confiabilidad, exactitud y
seguridad de la información, haciéndolo más accesible, completo y confiable,
asimismo, llega a la conclusión de que después de la implementación del
Sistema Integral, se tiene una adecuada administración y procesamiento de
datos, haciendo más confiable la información que se maneja, permitiendo que
las notificaciones o información que se entregue a los contribuyentes sean más
exactos, conllevando que los contribuyentes tenga mayor conciencia tributaria y
se apersonen a la municipalidad ya sea para actualizar sus declaraciones
juradas, o en muchos de los casos para hacer efectivo el pago del autoevaluó.

García (2015) en su investigación “Implementación de un Sistema de

Información para la Gestión Académica del Colegio Particular Zárate mediante
la metodología AGIL SCRUM” tesis de licenciatura de la Universidad Nacional
del Centro del Perú, aborda la problemática de la mejora de la gestión académica
en un centro educativo. Entre las principales conclusiones se tiene que la
Implementación del Sistema de Información para Gestión Académica ha
incrementado la calidad y el nivel de servicio a los padres de familia y alumnos
debido al nivel de confiabilidad, exactitud y seguridad de la información,
haciéndolo más accesible, completo y confiable; esto se refleja mostrando un
incremento en la satisfacción del 10%, asimismo, se concluye que la
implementación del Sistema de Información para Gestión Académica minimizó
el ingreso de quejas o reclamos por parte de padres de familia y alumnos en un
31%; esto se logró gracias al correcto despliegue de procesos de desarrollo
orientados a la automatización de los procesos de Front Desk (Secretaria) que
inciden en la Gestión Académica y aplicando las fases de La Metodología Ágil
SCRUM. Por otro lado, se ha reducido los costos de implementación y
mantenimiento, en comparación del Sistema SIANET rentado.

Carbajal & Rosario (2014) presentan su tesis titulado Control Interno del
efectivo y su incidencia en la Gestión Financiera de la Constructora A&J
Ingenieros SAC para el año 2014, desarrollado para obtener la licenciatura en la
Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Privada Antenor Orrego, el
estudio tuvo como objetivo mejorar la gestión financiera y el control interno del
efectivo de la constructora A&J Ingenieros SAC, se determina la falta de control
interno del movimiento del efectivo, asimismo, se establece como la causa
principal la falta de información confiable y oportuna en el momento de la toma
de decisiones a nivel de la gestión financiera; finalmente, entre las principales
conclusiones se tiene que el control interno diseñado como propuesta de la
investigación contribuye a mejorar significativamente la eficiencia del control en
la gestión financiera de la empresa.

1.7. Bases teóricas de las variables

1.7.1 Sistema de Información

1.7.1.1 Definición

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de
Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
 Fig. 2.1 Actividades Básicas de un Sistema de Información

Un sistema de información realiza cuatro actividades

básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información
(Fig.2.1).

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que
se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas
son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas
de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz,
los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección
o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para

efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede
ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año
base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una
interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que
genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

1.7.1.2 Tipos y usos de los sistemas de información

Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos
básicos dentro de las organizaciones: automatización de procesos operativos,
proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones
y lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos

operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra
parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones
son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma
de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones
y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo
con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los
cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información. A continuación,
se mencionan las principales características de estos tipos de Sistemas de
Información.
Sistemas Transaccionales: a través de éstos suelen lograrse ahorros
significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de
la organización; con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información
que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización. Son intensivos en entrada y salida de información;
sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la
propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación
posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios
son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones: Suelen introducirse después de haber

implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que
estos últimos constituyen su plataforma de información; la información que
generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en
el proceso de toma de decisiones, suelen ser intensivos en cálculos y escasos
en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación
financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como
resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso. No suelen
ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo
de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
inversión. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con
altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de
decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema
de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al
proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de
introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser
desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de
los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de

materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de
negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos: Su función primordial no es apoyar la automatización de
procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de
decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización,
por lo tanto, no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado. Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a
través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o
función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o
procesos. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada
al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un
Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal
servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar
este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el
proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a
que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser

un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de
Información que proporcione todo tipo de información; como situación de
créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan
o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Es la necesidad de entender la forma en que la tecnología de la información es

utilizada para dar forma a la estrategia competitiva de la empresa o para reducir
las ventajas de sus rivales. Una de la misión fundamental de la tecnología de la
información es apoyar el establecimiento de proceso, procedimiento y técnico
que puedan evitar o ponerle fin a la entrada de nuevos competidores hacia el
mercado.
Según PORTER: existen 5 fuerzas fundamentales en una organización: La
entrada de competidores al mercado, los clientes, los productos sustitutos, los
proveedores, la intensidad de la rivalidad.

Estos sistemas aportan grandes beneficios en el volumen de ventas, mejoran la

eficiencia en el manejo de los recursos económicos de la compañía. Algunas
aplicaciones de la tecnología de información para el logro de ventajas
competitivas en la organización son los sistemas de códigos de barras y puntos
de ventas la transferencia electrónica de fondos.

Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo
de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información,
el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

1.7.1.3 Evolución de un Sistema de Información

Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y,

posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por
último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la

Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso
de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan,
la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas
etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

a. Etapa inicial: Comienza con la adquisición de la primera computadora y

normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de
papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas
Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. El pequeño
Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área
de contabilidad. El tipo de administración empleada es escaso y la función
de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee
una preparación formal en el área de computación. El personal que labora
en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un
programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o
 bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de
aplicación. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia
al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en
los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son
importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la
implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar
que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las
que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios
involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa.
b. Etapa de contagio o expansión: Se inicia con la implantación exitosa del
primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia
de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o
persona que se habrá que imitar. Las aplicaciones que con frecuencia se
implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios,
control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. El pequeño
departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de
la Gerencia Administrativa o Contraloría. El tipo de administración
empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los
usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un
especialista de la función con preparación académica en el área de
sistemas. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen
puestos tales como analista de sistemas, analista-programador,
programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre
ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que
alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación
de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer
en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización
en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este
problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.
c. Etapa de control o formalización: Esta etapa de evolución de la Informática
dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de
los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación
 base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de
sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). Las
aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del
negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de
flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de
inventarios, control y manejo de proyectos, etc. El departamento de
sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial,
dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o
Finanzas. El tipo de administración empleado dentro del área de
Informática se orienta al control administrativo y a la justificación
económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de
establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas
aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar
empieza a crecer. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación
de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como:
estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño
de sistemas, auditoría de sistemas y programación. Se integra a la
organización del departamento de sistemas, personal con habilidades
administrativas y preparado técnicamente. Se inicia el desarrollo de
interfases automáticas entre los diferentes sistemas.
d. Etapa de integración: La integración de los datos y de los sistemas surge
como un resultado directo de la centralización del departamento de
sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologías
relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de
datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. En
esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los
usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta
ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran
que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. El costo
del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más
usuarios. En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del
usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento
de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo
al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. Los
 usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos
sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la
organización.
e. Etapa de administración de datos: El departamento de Sistemas de
Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que
debe estar accesible para todos los usuarios. Para poder cumplir con lo
anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es
decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. El usuario de la
información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y
debe manejar niveles de acceso diferentes.
f. Etapa de madurez: Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la
organización se encuentra definida como una función básica y se ubica
en los primeros niveles del organigrama (dirección). Los sistemas que se
desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora,
Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de
Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general,
aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta
administración y aplicaciones de carácter estratégico. En esta etapa se
tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y
se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en
lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

1.7.2 Gestión de Caja Chica

1.7.2.1 Gestión

Según Blejmar (2005) gestión es “un proceso organizacional que requiere

legalidad, la que da el cargo, y legitimidad, la que le adjudican los dirigidos,
avalando a quien ocupa ese mismo cargo”(p.24).

Robbins & DeCenzo (2009) afirman “administración se refiere al proceso

de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante
otras personas y junto con ellas” (p.6).

1.7.2.2 Caja Chica

Según MEF (2015):

Es un fondo efectivo constituido con recursos públicos de cualquier fuente que

financie el presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos
menores que demanden su cancelación inmediata o que por su finalidad y
características, no pueden ser debidamente programados en su adquisición. (p.2)

Meza (2007) define:

La caja chica es un fondo fijo de dinero que se tiene en la empresa para realizar
pagos menores. Las reglas del control interno para la caja chica son: se debe tener
un solo custodio para la caja chica, el monto de la caja chica debe ser un monto
fijo, se deben realizar arqueos sorpresivos, no se deben cambiar cheques con el
dinero de la caja chica, se deben cancelar los comprobantes en el momento de
ser reintegrados con un sello de Pagado. (p.4)

1.7.2.3 Gestión de caja chica

Meza (2007) afirma:

Es importante que notemos que debe existir una política de caja chica que
determine el monto máximo por cada desembolso individual, pues de no hacerlo
el fondo podría gastarse muy rápidamente con uno o dos desembolsos. Para
mantener un adecuado control de la caja chica, un funcionario deberá realizar
arqueos a la caja chica, o sea debe de revisar que esté completo el fondo fijo,
haciéndolo en forma sorpresiva y esporádicamente. Si existiera algún faltante, a
la hora de solicitar el reintegro se incluye éste, contabilizándose como un gasto
por faltante (otros gastos) o una cuenta por cobrar al custodio. Si existiera algún
sobrante, éste se deposita en la cuenta de la empresa registrándose como un
ingreso por sobrantes (otros ingresos). (p.8)

Bernal (2004) afirma:

En una empresa donde exista un buen control del efectivo, la mayoría de los pagos
se efectúan con cheques. Sin embargo, para, simplificar el proceso de pagos
menores, se acostumbra crear un fondo fijo denominado caja chica. Dicho fondo
funciona de acuerdo con las normas establecidas por la empresa, en lo referente
a monto, límite de gasto, momento previsto para la reposición y responsable o
custodio. (p.104)
 1.7.2.4 Responsable de la administración de los fondos de caja chica

Según MEF (2015):

Los responsables titulares y suplentes de la administración del total o parte de los

fondos de Caja Chica deberán cumplir con presentar la Declaración Jurada de
Ingresos de Bienes y Rentas (Formato N° 1) en los plazos y conforme a lo
establecido en la Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de
Ingresos, Bienes y Rentas de funcionarios y servidores públicos del Estado, así
como, la Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG, sus normas
complementarias y modificatorias.

La Oficina de Finanzas, a solicitud de los responsables de la administración de los

fondos de Caja Chica, brindará las adecuadas condiciones de seguridad para el
dinero en efectivo y la documentación sustentatoria. (p.2)

1.7.2.5 Administración de la caja Chica

La Oficina de Finanzas de la Oficina General de Administración es la

encargada de la Administración de la Caja Chica, para lo cual deberá:

1. Supervisar que se constituya una sola Caja Chica por fuente de

financiamiento.
2. Observar que esté rodeada de condiciones de seguridad para evitar la
sustracción o deterioro del dinero en efectivo; y, se mantenga en una caja
de seguridad u otros medios que revistan similares características de
seguridad.
3. Preparar la documentación necesaria y proyectar las resoluciones
directorales que se requieran para su constitución, designación y
modificación de los responsables titulares y suplentes, así como, las
requeridas por a normatividad vigente.
4. Verificar que las reposiciones de parte del fondo asignado sean hasta por
los importes aprobados en la resolución de constitución.
5. Verificar que los cheques se emitan nombre de los responsables titulares
y/o suplentes, según corresponda, de la administración de los fondos de
la Caja Chica.
 1.7.2.7 Obligaciones de los responsables del manejo de la Caja Chica

1. Velar que el fondo de la Caja Chica asignada esté rodeada de condiciones

que eviten la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y
documentación sustentatoria, para lo cual deberán gestionar se les
proporcione caja de seguridad u otros medios que revistan características
de seguridad.
2. Custodiar el efectivo, los documentos y los archivo en lugares que cuenten
con la protección y dispositivos de seguridad adecuados; condiciones que
impiden la sustracción o deterioro del dinero en efectivo.
3. Adoptar las previsiones que correspondan para el cobro de los cheques
giro bancario y el traslado del efectivo.
4. Verificar que el dinero en efectivo corresponda a billetes y monedas en
circulación auténticos.
5. Verificar que los documentos que sustenten los gastos efectuados con los
fondos de la Caja Chica cumplan con los requisitos exigidos en el
Reglamento de Comprobantes de Pago y modificatorias establecidas por
SUNAT; y/o formatos internos del MEF aprobados.
6. Requerir la rendición de cuenta de los vales provisionales dentro del plazo
establecido; debiendo informar a cada una de las personas que deben
cumplir con la obligación.
7. Mantener actualizado el registro auxiliar estándar y el archivo de los
documentos cancelados con los fondos de Caja Chica.
8. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna para su
reembolso, con la documentación detallada, ordenada y foliada.
9. Cautelar que la Caja Chica cuente con los recursos financieros necesarios
y suficientes para atender los gastos menudos y urgentes.
10. Los responsables de la administración de la Caja Chica de la Oficina
General de Administración deberán elaborar reportes mensuales sobre el
estado de liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones
de la totalidad de las Cajas Chicas de la unidad ejecutora 001
Administración General – MEF.
 1.7.2.8 Prohibiciones de los responsables del manejo de la Caja Chica

1. Delegar el manejo de los fondos de la Caja Chica en funcionario y/o

servidores no autorizados en la Resolución Directoral de apertura y/o
Modificación, su incumplimiento constituye falta disciplinaria.
2. Atender recibos provisionales sin autorización expresa del Director
General de la Oficina General de Administración, coordinadores de
centros de los CONECTAMEF y Directores Generales de los Órganos en
las sedes de Lima, según corresponda.
3. Cambiar cheques por cualquier concepto con cargo a los fondos de Caja
Chica.
4. Cancelar compromisos de pago con documentos de fecha que
corresponden a ejercicios presupuestales anteriores.
5. Cancelar gastos por conceptos de honorarios profesionales y facturas por
compras de bienes y servicios que se encuentran afectos a retenciones y
detracciones establecidas por SUNAT, con excepción de aquellos que
estén exonerados, teniendo en cuenta que el Ministerio de Economía y
Finanzas está considerado como Principal Contribuyente Nacional, y a la
vez actúa como Agente de Retención.
6. Cancelar adquisiciones de bienes considerados como Activos Fijos, pago
de planilla de haberes, propinas a practicantes, entre otros.
7. Hacer entrega de fondos de la Caja Chica mediante recibos provisionales
al comisionado que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir
cuenta, por período que exceda el plazo máximo permitido.
8. Mantener los fondos de la Caja Chica en cuentas personales.

1.7.2.9 Ejecución de la Caja Chica

El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no debe
exceder del veinte por ciento (20%) de la UIT, salvo el pago de viáticos por
comisiones de servicio no programados y de los servicios básicos de los
CONECTAMEF y otros órganos similares ubicados en zonas distantes de
la sede la Unidad Ejecutora 001 – Administración General MEF, de manera
excepcional y previa justificación del Director General de la OGA podrá
autorizar pagos hasta por el cincuenta por ciento (50%) de la UIT.

1.7.2.10 Reposiciones de la Caja Chica

La Caja Chica podrá ser renovada en el mes, sólo hasta tres (3) veces el
monto constituido o aprobado, indistintamente del número de rendiciones
documentadas que se efectúen. Las solicitudes de reembolso o de los
fondos de Caja Chica se solicitarán tan pronto el dinero descienda a niveles
de hasta el 50% del importe asignado, a fin de que las Cajas Chicas tengan
liquidez permanente, para cuyo efecto presentará el formato “Rendición de
Cuenta de la Caja Chica” debidamente firmado por el responsable de la
administración o los responsables y el Jefe del órgano correspondiente,
debido remitirse a la Oficina General de Administración.

Las rendiciones de Caja Chica deberán contener comprobantes de pago y

planillas de movilidad cuya fecha de emisión por la adquisición de bienes,
prestación de servicios y por movilidad local correspondan a fechas que
van desde la fecha de rendición anterior hasta la fecha que se está
presentando la última rendición. No se reconocerán los gastos que no
correspondan al periodo señalado.

1.7.3 Definición de términos básicos

Caja chica: fondo efectivo constituido con recursos públicos de cualquier

fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado
únicamente a gastos menores
Computadora: Máquina electrónica capaz de almacenar información y
tratarla automáticamente mediante operaciones matemáticas y lógicas
controladas por programas informáticos.
Gestión: Es la asunción y ejercicio de responsabilidades sobre un proceso
Hardware: Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una
computadora o un sistema informático.
Informática: Conjunto de conocimientos técnicos que se ocupan del
tratamiento automático de la información por medio de computadoras.
MEF: Ministerio de Economía y Finanzas.
Proceso: Secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se
enfoca en lograr algún resultado específico.
Sistema de información: conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio
Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora
realizar determinadas tareas.
Tecnología: Conjunto de conocimientos científicamente ordenados, que
permiten diseñar y crear bienes o servicios que facilitan la adaptación al
medio ambiente y la satisfacción de las necesidades esenciales y los
deseos de la humanidad.
Tesorería: Es el área de una empresa en la cual se organizan y gestionan
todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo
de caja.
 CAPITULO II: MATERIALES Y METODOS
2.1. Tipo y diseño de investigación.
2.1.1 Tipo de investigación.
El tipo de investigación empleado fue el descriptivo propositiva.
Tipo descriptivo: en la investigación solamente describimos la
realidad problemática de la investigación en un tiempo determinado, de la
misma manera ayudó a definir cada una de nuestras variables de estudio.
Tipo propositiva: ya que como aporte del trabajo de investigación
se plantea un sistema de información computarizado para mejorar la
gestión del área de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel
2.1.2 Diseño de Investigación.
Esta investigación es de enfoque cuantitativo de carácter no
experimental, debido a que nuestras variables de estudio sistemas de
información y gestión de caja no fueron manipuladas, solamente se
observaron desde un contexto natural tal como se encuentran en la realidad
durante la investigación.
Hernández, Fernández y Bautista (2010) define la investigación no
experimental como aquella que se realiza sin manipular deliberadamente
las variables, en consecuencia, trata de estudiar donde no se hace variar
en forma intencional las variables independientes para ver su efecto dentro
de otras variables.
Dónde:

M O P

M: Muestra de estudio

O: información recogida

p: sistema de información propuesto

2.2. Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de datos
2.2.1 Método de investigación
Para llevar a cabo la investigación sobre propuesta de un sistema
de información para mejorar la gestión de caja chica de la municipalidad
distrital de Pimentel, se utilizó el método Inductivo-Deductivo, porque se
obtuvieron las conclusiones al finalizar la investigación, resultantes de la
observación, recopilación, clasificación, derivación de la base de datos,
asimismo se tuvo en consideración todas las teorías, modelos y alternativas
relacionadas con las variables de estudio. (Méndez, 2013, p.240)
2.2.2 Técnicas de recolección de datos
Para llevar a cabo la recolección de datos de nuestra investigación
sobre propuesta de un sistema de información para mejorar la gestión de
caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel, se utilizó la técnica de
encuesta, a partir de un cuestionario auto administrado; en el caso
individual, el cuestionario se entrega al participante y éste lo responde, ya
sea que acuda a un lugar para hacerlo o lo conteste en su lugar de trabajo,
hogar o estudio (Hérnandez, Fernández y Baptista 2010, p. 236)
2.2.3 Instrumento de recolección de datos
De acuerdo con Hérnandez, Fernández y Baptista (2010) un
cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto de una o más
variables a medir. Para llevar a cabo la recolección de datos de la
investigación propuesta de un sistema de información para mejorar la
gestión de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel, se utilizó un
cuestionario de 32 preguntas, 12 correspondiente a la variable
independiente sistema de información y 20 para la variable dependiente
gestión de caja chica.
2.3. Población y Muestra
2.3.1 Población.
La población del estudio estuvo constituida por 38 trabajadores
permanentes entre nombrados y contratados que laboran en las cuatro
subgerencias de la municipalidad distrital de Pimentel, que en forma
frecuente solicitan fondos al área de caja chica para adquirir insumos y/o
materiales de manera rápida y así atender cualquier necesidad de la
población.
 2.3.2 Muestra.
Como la cantidad de elementos que componen la población es
pequeña, se ha decidido que el estudio involucre a todos los elementos por
lo tanto la muestra fue igual a la población.

2.4. Variables
2.4.1 Variable Independiente.
Sistemas de información
Un sistema de información (SI) puede ser cualquier combinación
organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y
recursos de información que almacene, recupere, transforme y disemine
información en una organización. Conjunto relacionado de elementos que
recaban, procesan, almacenan y distribuyen información útil para la toma
de decisiones dentro de una organización. (O´Brien, J & Marakas, G. , 2010,
p.6)
2.4.2 Variable Dependiente.
Gestión de caja chica
Es un fondo efectivo constituido con recursos públicos de cualquier
fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado
únicamente a gastos menores que demanden su cancelación inmediata o
que por su finalidad y características, no pueden ser debidamente
programados en su adquisición. (MEF, 2015, p.2)
2.5. Operacionalización de Variables

Tabla 3
Sistema de Información
Operacionalización de la variable independiente
Variables Dimensiones Items Técnica Unidades
1. Considera que el uso una computadora al área de caja chica ayudaría en los
procesos
2. Considera que la implementación de un software ayudaría al procesamiento
oportuno de los datos en el área de caja chica
Tecnología 3. Considera que la implementación de un software permitiría obtener información
más confiable en el área de caja chica
4. Considera que la implementación de un software permitiría la disminución de los
tiempos en los procesos del área de caja chica
5. Considera que la instalación de un punto de red de datos en el área de caja chica Escala Ordinal
Sistema de permitiría tener información en línea 0 nunca
6. Considera que la estructura organización permite implementar un sistema de 1 casi nunca
Encuesta/Cuestionario
Información información en el área de caja chica 2 a veces
7. Considera que el área de caja chica se encuentra bien definida en la estructura 3 casi siempre
Organización 4 siempre
orgánica
8. Considera que la división del trabajo se encuentra plenamente establecido y
permite implementar un sistema de información en el área de caja chica
9. Considera que el personal de caja chica debe tener conocimientos de computación
Recurso 10. Considera que el personal de caja chica debe conocer todos los procesos del área
de caja chica
Humano 11. Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en uso de software
12. Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en contabilidad
Fuente: Elaboración propia
 Tabla 4

Gestión de caja chica

Operacionalización de la variable dependiente
Variables Dimensiones Items Técnica Unidades
1. Los trabajadores realizan las rendiciones a tiempo
2. Los trabajadores que sacan dinero cumplen devolver inmediatamente el dinero no
Económico utilizado
3. Se cautela que la Caja Chica cuente con los recursos financieros necesarios y
suficientes para atender los gastos menudos y urgentes
4. El dinero de caja chica se encuentra bien custodiado
5. El tiempo de atención para obtener dinero en caja chica es el adecuado
6. El tiempo de verificar los documentos de rendición es el adecuado
7. El tiempo de atención para devolver/rendir en caja chica es el adecuado
8. Considera el tiempo de proceso de consolidación de información es adecuado
9. Mantienen actualizado el registro auxiliar estándar y el archivo de los documentos
Procesos cancelados con los fondos de Caja Chica
Escala Ordinal
10. Las rendiciones de Caja Chica contienen comprobantes de pago y planillas de 0 nunca
Gestión de movilidad con fecha de emisión que se encuentran entre la fecha de rendición 1 casi nunca
anterior hasta la fecha que se está presentando la rendición Encuesta/Cuestionario
caja chica 2 a veces
11. Considera que los reembolsos se realizan oportunamente 3 casi siempre
12. Los responsables de la Caja Chica elaboran reportes mensuales sobre el estado de 4 siempre
liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones
13. El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no excede los límites
permitidos
14. Los recibos provisionales son atendidos con autorización del Administrador
15. No se entrega fondos de Caja Chica mediante recibos provisionales al comisionado
que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir
Calidad 16. No se adquiere bienes de activo fijo con fondos de caja chica
17. Los fondos de caja chica sólo lo manejan el personal autorizado por resolución
18. Cuando necesita dinero, siempre lo atienden
19. Cuando no hay efectivo en caja chica le brindan explicaciones adecuadas
20. Cuando no hay efectivo en caja chica buscan la forma de atender sus necesidades
económicas de inmediato
Fuente: Elaboración propia
2.6. Técnicas de recolocación de datos
La recolección de datos fue realizada a través de la técnica de encuesta
considerando un conjunto de preguntas, las que fueron detalladas en su
instrumento cuestionario que permitió establecer contacto con las unidades de
observación; asimismo, se aplicó la técnica de entrevista mediante una guía de
entrevista que fue aplicado al responsable del área de caja chica.
2.6.1 Instrumentos de recolección de datos.
Bernal (2010) define que el cuestionario es un conjunto de
preguntas para la generación de datos necesarios, con el único propósito
de llegar a cumplir los objetivos del proyecto de la investigación, esto se
trata de la recolección de información sea objeto de estudio y del centro de
la investigación, el cuestionario es un conjunto de preguntas respecto a las
variables de estudio. (p.250)
Cuestionario, este instrumento permitió obtener información
precisa
2.7. Procedimiento para la recolección de datos
Los datos fueron recolectados de fuentes primarias, se tomó en cuenta la
disponibilidad de los trabajadores de la municipalidad quienes fueron los
responsables de proporcionarnos toda la información mediante las encuestas
que se aplicaron en los momentos de menor carga laboral de los colaboradores,
para ello se coordinó con el gerente municipal, el horario más adecuado por las
tardes.

Para efectuar el procesamiento de los datos se siguieron los siguientes pasos:

a. Determinación de los objetivos generales y específicos.

b. Búsqueda de la información necesaria.
c. Planeación de la recolección de datos.
d. Determinación de los elementos de la información.
e. Se aplicaron las técnicas apropiadas para la recolección de los datos acorde
a la investigación que se utilizó y de acuerdo al fenómeno de estudio.
f. Se redactó el borrador del cuestionario y el definitivo.
g. Se definió el tiempo que se va a utilizar en las preguntas abiertas o cerradas.
h. Recolección de la información para su respectivo análisis y discusión.
i. Conclusiones.
2.8. Plan de análisis estadístico de datos
Los datos recolectados fueron debidamente clasificados, y codificados para
su posterior ingreso al software SPSS, herramienta que nos permitió elaborar las
tablas, gráficos y el cálculo de las medidas estadísticas de tendencia central y
de dispersión; la comprobación de las hipótesis se realizó utilizando la estadística
descriptiva a partir del análisis de las variables.

2.9. Criterios éticos

Se guardará en reserva la identidad de las personas que participaron del
estudio, específicamente aquellas que respondieron las encuestas de
satisfacción. Asimismo, los datos que fueron proporcionados por las autoridades
de la municipalidad de Quilcas, son utilizados únicamente en el desarrollo de la
investigación. Los criterios de éticos que se utilizaron en este informe son los
siguientes:

Consentimiento informado: Los participantes estarán de acuerdo con ser

informantes con derechos y responsabilidades.

Confidencialidad: Se les informará la seguridad y protección de su identidad

como informantes valiosos de la investigación.

Observación participante: Los investigadores actuarán con prudencia

durante el proceso de acopio de los datos asumiendo su responsabilidad ética
para todos los efectos y consecuencias que se deriven de la interacción con los
participantes del estudio.

2.10. Criterios de rigor científico

Se realizó una evaluación rigurosa de la bibliografía a la que se pudo
alcanzar, la investigación basa su éxito en la aplicación de modelos empleados
en los antecedentes, así como en los fundamentos del marco teórico.
 CAPITULO III: RESULTADOS
3.1. Análisis de la Variable Sistema de Información

Tabla 5
Considera que el uso una computadora al área de caja chica ayudaría en
los procesos
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 1 2,6 2,6 2,6
CASI SIEMPRE 19 50,0 50,0 52,6
SIEMPRE 18 47,4 47,4 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 1

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 5 y el gráfico Nro.1, a la interrogante
Considera que el uso una computadora al área de caja chica ayudaría en los
procesos, el 50% respondió casi siempre, el 47.37 respondió siempre y el 2.63%
respondió a veces; esto nos indica que la gran mayoría de los trabajadores
aprueba la implementación del área de caja chica con una computadora.
 Tabla 6

Considera que la implementación de un software ayudaría al

procesamiento oportuno de los datos en el área de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 7 18,4 18,4 18,4
CASI SIEMPRE 27 71,1 71,1 89,5
SIEMPRE 4 10,5 10,5 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 2

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 6 y el gráfico Nro.2, a la interrogante

Considera que la implementación de un software ayudaría al procesamiento
oportuno de los datos en el área de caja chica, el 71,05% respondió casi siempre,
el 10,53 respondió siempre y el 18.42% respondió a veces; esto nos indica que
la gran mayoría de los trabajadores aprueba la implementación de un software
ad-hoc en el área de caja chica.
 Tabla 7

Considera que la implementación de un software permitiría obtener

información más confiable en el área de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
CASI SIEMPRE 36 94,7 94,7 94,7
SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 3

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 7 y el gráfico Nro.3, a la interrogante

Considera que la implementación de un software permitiría obtener información
más confiable en el área de caja chica, el 94,74% respondió casi siempre, el 5,26
respondió siempre; esto nos indica que la gran mayoría de los trabajadores
aprueba la implementación de un software ad-hoc en el área de caja chica.

Tabla 8
 Considera que la implementación de un software permitiría la
disminución de los tiempos en los procesos del área de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 1 2,6 2,6 2,6
CASI SIEMPRE 30 78,9 78,9 81,6
SIEMPRE 7 18,4 18,4 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 4

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 8 y el gráfico Nro. 4, a la interrogante

Considera que la implementación de un software permitiría la disminución de los
tiempos en los procesos del área de caja chica, el 78,95% respondió casi
siempre, el 18,42 respondió siempre y el 2,63% respondió a veces; esto nos
indica que la gran mayoría de los trabajadores aprueba la implementación de un
software ad-hoc en el área de caja chica.
 Tabla 9
Considera que la instalación de un punto de red de datos en el área de
caja chica permitiría tener información en línea
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
CASI SIEMPRE 17 44,7 44,7 44,7
SIEMPRE 21 55,3 55,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 5

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 9 y el gráfico Nro. 5, a la interrogante

Considera que la implementación de un software permitiría la disminución de los
tiempos en los procesos del área de caja chica, el 44,74% respondió casi
siempre, el 55,26 respondió siempre; esto nos indica que la gran mayoría de los
trabajadores aprueba el uso de las tecnologías de comunicación en el área de
caja chica.
 Tabla 10
Considera que la estructura organización permite implementar un
sistema de información en el área de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
CASI SIEMPRE 37 97,4 97,4 97,4
SIEMPRE 1 2,6 2,6 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 6

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 10 y el gráfico Nro. 6, a la interrogante

Considera que la estructura organización permite implementar un sistema de
información en el área de caja chica, el 97,37% respondió casi siempre, el 2,63
respondió siempre; esto nos indica que la gran mayoría de los trabajadores
aprueba la implementación de un sistema de información en el área de caja
chica.
 Tabla 11
Considera que el área de caja chica se encuentra bien definida en la
estructura orgánica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 3 7,9 7,9 7,9
CASI SIEMPRE 14 36,8 36,8 44,7
SIEMPRE 21 55,3 55,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 7

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 11 y el gráfico Nro. 7, a la interrogante

Considera que el área de caja chica se encuentra bien definida en la estructura
orgánica, el 55,26% respondió siempre, el 36,84% respondió casi siempre, el
7,89% respondió a veces; esto nos indica que la gran mayoría de los
trabajadores considera que el área de caja chica está bien definida y permite la
implementación de un sistema de información.
 Tabla 12
Considera que la división del trabajo se encuentra plenamente
establecido y permite implementar un sistema de información en el área
de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
CASI SIEMPRE 18 47,4 47,4 47,4
SIEMPRE 20 52,6 52,6 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 8

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 12 y el gráfico Nro. 8, a la interrogante

Considera que la división del trabajo se encuentra plenamente establecido y
permite implementar un sistema de información en el área de caja chica, el
52,63% respondió siempre, el 47,37 respondió casi siempre; esto nos indica que
la gran mayoría de los trabajadores considera que existen las condiciones para
la implementación de un sistema de información en el área de caja chica.
 Tabla 13
Considera que el personal de caja chica debe tener conocimientos de
computación
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
CASI SIEMPRE 26 68,4 68,4 68,4
SIEMPRE 12 31,6 31,6 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 9

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 13 y el gráfico Nro. 9, a la interrogante

Considera que el personal de caja chica debe tener conocimientos de
computación, el 68,42% respondió casi siempre, el 31,58 respondió siempre;
esto nos indica que la gran mayoría de los trabajadores considera que el
personal responsable de caja chica debe conocer las herramientas informáticas
y de comunicación.
 Tabla 14
Considera que el personal de caja chica debe conocer todos los
procesos del área de caja chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 2 5,3 5,3 5,3
CASI SIEMPRE 31 81,6 81,6 86,8
SIEMPRE 5 13,2 13,2 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 10

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 14 y el gráfico Nro. 10, a la interrogante

Considera que el personal de caja chica debe conocer todos los procesos del
área de caja chica, el 81,58% respondió casi siempre, el 13,16% respondió
siempre, el 5,26% respondió a veces; esto nos indica que la gran mayoría de los
trabajadores considera que el personal del área de caja chica debe tener claro
todos los procesos que implica su labor.
 Tabla 15
Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en uso
de software
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 3 7,9 7,9 7,9
CASI SIEMPRE 13 34,2 34,2 42,1
SIEMPRE 22 57,9 57,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 11

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 15 y el gráfico Nro. 11, a la interrogante

Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en uso de
software, el 57,89% respondió siempre, el 34,21% respondió casi siempre, el
7,89% respondió a veces; esto nos indica que la gran mayoría de los
trabajadores considera que el personal del área de caja chica debe tener
conocimientos de informática y manejo de software.
 Tabla 16
Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en
contabilidad
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
A VECES 1 2,6 2,6 2,6
CASI SIEMPRE 33 86,8 86,8 89,5
SIEMPRE 4 10,5 10,5 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 12

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 16 y el gráfico Nro. 12, a la interrogante

Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en contabilidad,
el 86,84% respondió casi siempre, el 10,53% respondió siempre, el 2,63% a
veces; esto nos indica que la gran mayoría de los trabajadores considera que el
personal del área de caja chica debe tener habilidades en contabilidad.
3.2. Análisis de la Variable Gestión de Caja Chica
Tabla 17
Los trabajadores realizan las rendiciones a tiempo
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 10 26,3 26,3 26,3
CASI NUNCA 16 42,1 42,1 68,4
A VECES 2 5,3 5,3 73,7
CASI SIEMPRE 10 26,3 26,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 13

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 17 y el gráfico Nro. 13, a la interrogante

Los trabajadores realizan las rendiciones a tiempo, el 42,11% respondió casi
nunca, el 26,32% respondió nunca, el 26,32% respondió casi siempre y el 5,26%
a veces; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera no realizan
una rendición de gastos de los fondos de caja chica a tiempo, dificultando el
procesamiento de la información.
 Tabla 18
Los trabajadores que sacan dinero cumplen devolver inmediatamente el
dinero no utilizado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 9 23,7 23,7 23,7
CASI NUNCA 2 5,3 5,3 28,9
A VECES 25 65,8 65,8 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 14

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 18 y el gráfico Nro. 14, a la interrogante

Los trabajadores que sacan dinero cumplen devolver inmediatamente el dinero
no utilizado, el 65,79% respondió a veces, el 23,68% respondió nunca, el 5,26%
casi nunca y el 5,26% casi siempre; esto nos indica que la gran mayoría de los
trabajadores no devuelve a tiempo el saldo del dinero que se le otorga por caja
chica que queda sin utilizar.
 Tabla 19
Se cautela que la Caja Chica cuente con los recursos financieros
necesarios y suficientes para atender los gastos menudos y urgentes
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 6 15,8 15,8 15,8
CASI NUNCA 27 71,1 71,1 86,8
A VECES 3 7,9 7,9 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 15

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 19 y el gráfico Nro. 14, a la interrogante

Se cautela que la Caja Chica cuente con los recursos financieros necesarios y
suficientes para atender los gastos menudos y urgentes, el 71,05% respondió
casi nunca, el 15,79% respondió nunca, el 7,89% a veces y el 5,26% casi
siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que el
área de caja chica no está pendiente de tener fondos siempre.
 Tabla 20
El dinero de caja chica se encuentra bien custodiado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 10 26,3 26,3 26,3
CASI NUNCA 11 28,9 28,9 55,3
A VECES 14 36,8 36,8 92,1
CASI SIEMPRE 3 7,9 7,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 16

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla Nro. 20 y el gráfico Nro. 16, a la

interrogante El dinero de caja chica se encuentra bien custodiado, el 36,84%
respondió a veces, el 28,95% respondió casi nunca, el 26,32% nunca y el 7,89%
casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que
dinero se encuentra regularmente custodiado, esto debido a que no se tiene una
caja de seguridad para su depósito.
 Tabla 21
El tiempo de atención para obtener dinero en caja chica es el adecuado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 13 34,2 34,2 34,2
CASI NUNCA 7 18,4 18,4 52,6
A VECES 11 28,9 28,9 81,6
CASI SIEMPRE 7 18,4 18,4 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 17

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 21 y el gráfico Nro. 17, a la interrogante

El tiempo de atención para obtener dinero en caja chica es el adecuado, el
34,21% respondió nunca, el 28,95% respondió a veces, el 18,42% casi nunca y
el 18,42% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores
considera cuando requiere dinero para compras menores de urgencia no lo
obtiene de inmediato y tiene que realizar demasiados trámites.
 Tabla 22
El tiempo de verificar los documentos de rendición es el adecuado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 16 42,1 42,1 42,1
CASI NUNCA 13 34,2 34,2 76,3
A VECES 7 18,4 18,4 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 18

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 22 y el gráfico Nro. 18, a la interrogante

El tiempo de verificar los documentos de rendición es el adecuado, el 42,11%
respondió nunca, el 34,21% respondió casi nunca, el 18,42% a veces y el 5,26%
casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera
excesivo el tiempo que toma al área de caja chica verificar los comprobantes de
venta que son utilizados para rendir los gastos.
 Tabla 23
El tiempo de atención para devolver/rendir en caja chica es el adecuado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 3 7,9 7,9 7,9
CASI NUNCA 24 63,2 63,2 71,1
A VECES 3 7,9 7,9 78,9
CASI SIEMPRE 8 21,1 21,1 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 19

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 23 y el gráfico Nro. 19, a la interrogante

El tiempo de atención para devolver/rendir en caja chica es el adecuado, el
63,16% respondió casi nunca, el 21,05% respondió casi siempre, el 7,89% a
veces y el 7,89% nunca; esto nos indica que para la mayoría de los trabajadores
el tiempo que les toma realizar el proceso de rendición de los gastos efectuados
no es el adecuado.
 Tabla 24
Considera el tiempo de proceso de consolidación de información es
adecuado
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 13 34,2 34,2 34,2
CASI NUNCA 12 31,6 31,6 65,8
A VECES 9 23,7 23,7 89,5
CASI SIEMPRE 4 10,5 10,5 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 20

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 24 y el gráfico Nro. 20, a la interrogante

Considera el tiempo de proceso de consolidación de información es adecuado,
el 34,21% respondió nunca, el 31,58% respondió casi nunca, el 23,68% a veces
y el 10,53% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores
considera que toma demasiado tiempo consolidar y elaborar los reportes del área
de caja chica.
 Tabla 25
Mantienen actualizado el registro auxiliar estándar y el archivo de los
documentos cancelados con los fondos de Caja Chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 6 15,8 15,8 15,8
CASI NUNCA 25 65,8 65,8 81,6
A VECES 2 5,3 5,3 86,8
CASI SIEMPRE 5 13,2 13,2 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 21

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 25 y el gráfico Nro. 21, a la interrogante

Mantienen actualizado el registro auxiliar estándar y el archivo de los
documentos cancelados con los fondos de Caja Chica, el 65,79% respondió casi
nunca, el 15,79% respondió nunca, el 13,16% casi siempre y el 5,26% a veces;
esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que no se tienen
los registros actualizados de los documentos cancelados con fondos de caja
chica lo que ocasiona demoras en las búsquedas.
 Tabla 26
Las rendiciones de Caja Chica contienen comprobantes de pago y
planillas de movilidad con fecha de emisión que se encuentran entre la
fecha de rendición anterior hasta la fecha que se está presentando la
rendición
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 11 28,9 28,9 28,9
CASI NUNCA 11 28,9 28,9 57,9
A VECES 14 36,8 36,8 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 22

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 26 y el gráfico Nro. 22, a la interrogante
Las rendiciones de Caja Chica contienen comprobantes de pago y planillas de
movilidad con fecha de emisión que se encuentran entre la fecha de rendición
anterior hasta la fecha que se está presentando la rendición, el 36,84% respondió
a veces, el 28,95% respondió nunca, el 28,95% casi nunca y el 5,26% casi
siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que no se
lleva un orden adecuado de las rendiciones.
 Tabla 27
Considera que los reembolsos se realizan oportunamente
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 17 44,7 44,7 44,7
CASI NUNCA 11 28,9 28,9 73,7
A VECES 7 18,4 18,4 92,1
CASI SIEMPRE 3 7,9 7,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 23

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 27 y el gráfico Nro. 23, a la interrogante

Considera que los reembolsos se realizan oportunamente, el 44,74% respondió
nunca, el 28,95% respondió casi nunca, el 18,42% a veces y el 7,89% casi
siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que no se
cuentan con los fondos adecuados a tiempo, por eso muchas veces sus pedidos
no son atendidos.
 Tabla 28
Los responsables de la Caja Chica elaboran reportes mensuales sobre el
estado de liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 15 39,5 39,5 39,5
CASI NUNCA 10 26,3 26,3 65,8
A VECES 10 26,3 26,3 92,1
CASI SIEMPRE 3 7,9 7,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 24

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 28 y el gráfico Nro. 24, a la interrogante
Los responsables de la Caja Chica elaboran reportes mensuales sobre el estado
de liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones, el 39,47%
respondió nunca, el 26,32% respondió casi nunca, el 26,32% a veces y el 7,89%
casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera que
no se elaboran oportunamente los reportes necesarios para solicitar la reposición
de fondos.
 Tabla 29
Cuando necesita dinero, siempre lo atienden
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 5 13,2 13,2 13,2
CASI NUNCA 24 63,2 63,2 76,3
A VECES 7 18,4 18,4 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 25

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 29 y el gráfico Nro. 25, a la interrogante

Cuando necesita dinero, siempre lo atienden, el 63,16% respondió casi nunca,
el 18,42% respondió a veces, el 13,16% nunca y el 5,26% casi siempre; esto nos
indica que la mayoría de los trabajadores cuando fue a solicitar dinero para
compras urgentes no le dieron oportunamente.
 Tabla 30
Cuando no hay efectivo en caja chica le brindan explicaciones adecuadas
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 22 57,9 57,9 57,9
CASI NUNCA 7 18,4 18,4 76,3
A VECES 7 18,4 18,4 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 26

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 30 y el gráfico Nro. 26, a la interrogante

Cuando no hay efectivo en caja chica le brindan explicaciones adecuadas, el
57,89% respondió nunca, el 18,42% respondió a veces, el 18,42% casi nunca y
el 5,26% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores cuando
fue a solicitar dinero no le atendieron y no le explicaron las razones.
 Tabla 31
Cuando no hay efectivo en caja chica buscan la forma de atender sus
necesidades económicas de inmediato
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 5 13,2 13,2 13,2
CASI NUNCA 22 57,9 57,9 71,1
A VECES 10 26,3 26,3 97,4
CASI SIEMPRE 1 2,6 2,6 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 27

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 31 y el gráfico Nro. 27, a la interrogante
Cuando no hay efectivo en caja chica buscan la forma de atender sus
necesidades económicas de inmediato, el 57,89% respondió casi nunca, el
26,32% respondió a veces, el 13,16% nunca y el 2,63% casi siempre; esto nos
indica que la mayoría de los trabajadores cuando fue a solicitar dinero, el
personal de caja chica solo se limitó a comunicar que no tenía fondos.
 Tabla 32
El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no excede
los límites permitidos
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 5 13,2 13,2 13,2
CASI NUNCA 25 65,8 65,8 78,9
A VECES 5 13,2 13,2 92,1
CASI SIEMPRE 3 7,9 7,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 28

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 32 y el gráfico Nro. 28, a la interrogante
El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no excede los límites
permitidos, el 65,79% respondió casi nunca, el 13,16% respondió a nunca, el
13,16% a veces y el 7,89% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los
trabajadores considera que existen compras con fondos de caja chica por valores
mayores a los permitidos.
 Tabla 33
Los recibos provisionales son atendidos con autorización del
Administrador
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 13 34,2 34,2 34,2
CASI NUNCA 12 31,6 31,6 65,8
A VECES 8 21,1 21,1 86,8
CASI SIEMPRE 5 13,2 13,2 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 29

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 33 y el gráfico Nro. 29, a la interrogante

Los recibos provisionales son atendidos con autorización del Administrador, el
34,21% respondió nunca, el 31,58% respondió casi nunca, el 21,05% a veces y
el 13,16% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores fue
a solicitar fondos de caja chica y le negaron en la administración.
 Tabla 34
No se entrega fondos de Caja Chica mediante recibos provisionales al
comisionado que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 14 36,8 36,8 36,8
CASI NUNCA 4 10,5 10,5 47,4
A VECES 15 39,5 39,5 86,8
CASI SIEMPRE 5 13,2 13,2 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 30

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 34 y el gráfico Nro. 30, a la interrogante
No se entrega fondos de Caja Chica mediante recibos provisionales al
comisionado que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir, el 39,47%
respondió a veces, el 36,84% respondió nunca, el 13,16% casi siempre y el
10,53% casi nunca; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores considera
que a veces se entrega de dinero de caja chica a trabajadores que aún no
rindieron de las entregas anteriores.
 Tabla 35
No se adquiere bienes de activo fijo con fondos de caja chica

Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 8 21,1 21,1 21,1
CASI NUNCA 22 57,9 57,9 78,9
A VECES 6 15,8 15,8 94,7
CASI SIEMPRE 2 5,3 5,3 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 31

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 35 y el gráfico Nro. 31, a la interrogante

No se adquiere bienes de activo fijo con fondos de caja chica, el 57,89%
respondió casi nunca, el 21,05% respondió nunca, el 15,79% a veces y el 5,26%
casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores entiende que
no se debe comprar activo fijo con fondos de caja chica, aunque en algunos
consideran que en alguna oportunidad tal vez lo hicieron cuando fue muy
urgente.
 Tabla 36
Los fondos de caja chica sólo lo manejan el personal autorizado por
resolución
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
NUNCA 21 55,3 55,3 55,3
CASI NUNCA 7 18,4 18,4 73,7
A VECES 7 18,4 18,4 92,1
CASI SIEMPRE 3 7,9 7,9 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 32

Fuente: Elaboración propia

Interpretación: De acuerdo con la tabla 36 y el gráfico Nro. 32, a la interrogante

Los fondos de caja chica sólo lo manejan el personal autorizado por resolución,
el 55,26% respondió nunca, el 18,42% respondió casi nunca, el 18,42% a veces
y el 7,89% casi siempre; esto nos indica que la mayoría de los trabajadores
considera que el personal que maneja los fondos de caja chica no es el más
idóneo porque también se dedica a otras labores como secretaría.
3.3. Prueba de Hipótesis
La elaboración de un sistema de información permitirá mejorar la gestión
del área de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018.

Tabla 37
Análisis de la variable Sistema de Información
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
MUY MALO 0 0,0 0,0 0,0
MALO 0 0,0 0,0 0,0
REGULAR 0 0,0 0,0 0,0
BUENO 26 68,4 68,4 68,4
MUY BUENO 12 31,6 47,4 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 33
Elaboración de un sistema de información

70.0 68.4

60.0

50.0

40.0
31.6
30.0

20.0

10.0
0.0 0.0 0.0
0.0
MUY MAL MALO REGULAR BUENO MUY BUENO
0-9 10-19 20-29 30-39 40-48
 Tabla 38
Análisis de la variable Gestión de Caja Chica
Porcentaje Porcentaje
Frecuencia Porcentaje válido acumulado
PESIMA 9 23,7 23,7 23,7
MALA 20 52,6 52,6 76,3
REGULAR 8 21,1 21,1 97,4
BUENA 1 2,6 2,6 100,0
EXCELENTE 0 0,0 0,0 100,0
Total 38 100,0 100,0

Fuente: Elaboración propia

Gráfico Nro. 34
Gestión del área de caja chica

60.0
52.6
50.0

40.0

30.0
23.7
21.1
20.0

10.0 2.6
0.0
0.0
PESIMA MALA REGULAR BUENA EXCELENTE
0-16 17-32 33-48 49-64 65-80

Interpretación:
La mayoría de los trabajadores está de acuerdo que con la implementación de
un sistema de información en el área de caja chica mejorará la gestión del área
en mención.
De acuerdo con la tabla Nro. 37 y el gráfico Nro. 33 se puede observar que el
68,4% de los trabajadores encuestados considera como bueno la elaboración de
un sistema de información ad-hoc para el área de caja chica y el 31,6% lo califica
como muy bueno, ningún trabajador lo califica como regular, malo o muy malo.
Asimismo, de acuerdo con la tabla Nro. 38 y el gráfico Nro. 34 la gestión del área
de caja chica es percibida por los trabajadores de la siguiente manera: el 52,65%
lo considera como mala, el 23,7% lo califica como pésima, el 21,1% lo califica
como regular, el 2,6% como buena y ninguno lo califica como muy buena. De
acuerdo con estos resultados podemos concluir que la elaboración de un sistema
de información permitirá mejorar la gestión del área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018 con lo cual queda demostrada
la hipótesis.
 DISCUSIÓN

En la tabla Nro. 37 y el gráfico Nro. 33 se puede observar que el 68,4% de los

trabajadores encuestados considera como bueno la elaboración de un sistema
de información ad-hoc para el área de caja chica y el 31,6% lo califica como muy
bueno, ningún trabajador lo califica como regular, malo o muy malo. Asimismo,
de acuerdo con la tabla Nro. 38 y el gráfico Nro. 34 la gestión del área de caja
chica es percibida por los trabajadores de la siguiente manera: el 52,65% lo
considera como mala, el 23,7% lo califica como pésima, el 21,1% lo califica como
regular, el 2,6% como buena y ninguno lo califica como muy buena. De acuerdo
con estos resultados podemos concluir que la elaboración de un sistema de
información permitirá mejorar la gestión del área de caja chica de la
municipalidad distrital de Pimentel-Chiclayo 2018 con lo cual queda demostrada
la hipótesis.

Nuestros resultados coinciden con los de Soto (2017) en su investigación titulado

El rol del gobierno electrónico en el derecho a la información. El derecho de
acceso a la información pública y las tecnologías de información en Chile,
concluye que las Tecnologías de información y comunicaciones empleadas por
la Administración Pública para el mejoramiento de la gestión interna entre los
distintos órganos, que otorgan mayor eficiencia y eficacia en los servicios al
ciudadano y proporcionan mejores niveles de transparencia.

Asimismo, con los resultados de Porras (2013) en su investigación titulado La

gobernanza multinivel del gasto público europeo, tesis doctoral desarrollado en
la Universidad de Sevilla concluye que el control presupuestario permite ofrecer
transparencia y sustentar un ejercicio de rendición de cuentas por parte de las
autoridades.

De igual manera con los resultados obtenidos por Nieto (2014) en su

investigación “El Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF-SP) y la
Gestión Financiera/Presupuestal en el Sector Público en el Perú y
Latinoamérica, Período 2011-2013”, concluye que el manejo de la información
integral proporcionada por el software SIAF-SP optimiza de manera significativa
la gestión de los recursos públicos en las instituciones donde se encuentra
instalado.

También con los de Rodríguez (2013), en su investigación titulado “Análisis,

Diseño e Implementación de un Sistema de Información para una Tienda de
Ropa con Enfoque al Segmento Juvenil” concluye que el sistema ayuda a
organizar, controlar y administrar los productos con los que cuenta la empresa,
automatizando sus actividades primarias y a la vez mejorando la interacción con
sus clientes.

También esto resultados coinciden la tesis de Bendezú (2014) titulada

“Implementación de un Sistema De Información Basado en un Enfoque de
Procesos, para la Mejora de la Operatividad del Área de Créditos de la
Microfinanciera Crecer” concluye que mediante la implementación e
implantación del sistema de información COREBANK en la Microfinanciera
CRECER, se mejoró la operatividad del área de créditos de dicha organización,
reduciendo el porcentaje de morosidad, disminuyendo el tiempo de evaluación
de los créditos e incrementando la satisfacción de los clientes.

Asimismo, con los resultados de LLactahuaman (2015) en sus tesis titulado

“Sistema Integral para Mejorar la Calidad de Información en la Recaudación
Tributaria de la Municipalidad Distrital de El Tambo” llega a la conclusión que
con la implementación del Sistema Integral se ha incrementado la calidad de la
información que se maneja y el nivel de servicio a los contribuyentes debido al
nivel de confiabilidad, exactitud y seguridad de la información, haciéndolo más
accesible, completo y confiable.
 CONCLUSIONES
1. Los procesos en el área de caja chica de la municipalidad distrital de
Pimentel no son eficientes debido a que se realizan de manera manual y
son calificados por los encuestados en las categorías de mala y pésima,
esto origina demoras en la atención.
2. La gestión del área de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel
se considerada mayoritariamente como mala, esto se debe a que algunas
veces cuando los trabajadores solicitan dinero no se les asigna de
inmediato, asimismo, las rendiciones no se realizan con la celeridad del
caso; algunos trabajadores requieres un monto mayor para las compras
rápidas, pero se les limita el monto.
3. el sistema de información propuesto permitirá mejorar la gestión del área
de caja chica de la municipalidad distrital de Pimentel porque agilizará los
procesos de reposición de fondos, disminuirá el tiempo de atención en la
entrega de fondos y llevará un mejor control y custodia delos fondos de
caja chica.
 RECOMENDACIONES
1. Diseñar estrategias que permitan mejorar los procesos del área de caja
chica con el soporte de un sistema de información computarizado.
2. Elaborar y poner en funcionamiento una directiva de uso de los fondos de
caja chica que contemple tiempos de rendición de cuentas y sanciones a
los infractores a la vez permita eliminar algunos trámites burocráticos
como las firmas en cada papeleta
3. Implementar el sistema de información propuesto en el más breve tiempo,
para ello será necesario el diseño del software y la adquisición de
equipamiento informático, ello permitirá mejorar la gestión el área de caja
chica.
 REFERENCIAS

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ANEXOS
 CUESTIONARIO

Estimado(a) participante:
El presente cuestionario tiene como propósito recoger información que permita la
implementación de un sistema de información en el área de Caja Chica de la
municipalidad distrital de Pimentel. Al leer cada pregunta, concentre su atención de
manera que la respuesta que emita se fidedigna y confiable. La información que se
recabe será utilizada únicamente con fines de investigación.

Oficina: …………………………………………………………………………………

Edad : ……………………………….. Sexo: ………………………. Tiempo servicios: ……………….

Cargo: …………………………………………………………………

VARIABLE I: SISTEMA DE INFORMACIÓN

Casi A Casi
Nº Item Nunca Nunca veces Siempre
Siempre
Considera que el uso una computadora al área de caja chica ayudaría en los
1. 0 1 2 3 4
procesos
Considera que la implementación de un software ayudaría al procesamiento
2. 0 1 2 3 4
oportuno de los datos en el área de caja chica
Considera que la implementación de un software permitiría obtener información
3. más confiable en el área de caja chica 0 1 2 3 4

Considera que la implementación de un software permitiría la disminución de los

4. tiempos en los procesos del área de caja chica 0 1 2 3 4

Considera que la instalación de un punto de red de datos en el área de caja chica

5. 0 1 2 3 4
permitiría tener información en línea
Considera que la estructura organización permite implementar un sistema de
6. 0 1 2 3 4
información en el área de caja chica
Considera que el área de caja chica se encuentra bien definida en la estructura
7. 0 1 2 3 4
orgánica
Considera que la división del trabajo se encuentra plenamente establecido y
8. permite implementar un sistema de información en el área de caja chica 0 1 2 3 4

9 Considera que el personal de caja chica debe tener conocimientos de computación 0 1 2 3 4

Considera que el personal de caja chica debe conocer todos los procesos del área
10. 0 1 2 3 4
de caja chica

11. Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en uso de software 0 1 2 3 4

12. Considera que el personal de caja chica debe tener habilidades en contabilidad 0 1 2 3 4
VARIABLE II: GESTIÓN DE CAJA CHICA

Casi A Casi
Nº Item Nunca Nunca veces Siempre
Siempre

1. Los trabajadores realizan las rendiciones a tiempo 0 1 2 3 4

Los trabajadores que sacan dinero cumplen devolver inmediatamente el dinero no

2. 0 1 2 3 4
utilizado
Se cautela que la Caja Chica cuente con los recursos financieros necesarios y
3. 0 1 2 3 4
suficientes para atender los gastos menudos y urgentes

4. El dinero de caja chica se encuentra bien custodiado 0 1 2 3 4

5. El tiempo de atención para obtener dinero en caja chica es el adecuado 0 1 2 3 4

6. El tiempo de verificar los documentos de rendición es el adecuado 0 1 2 3 4

7. El tiempo de atención para devolver/rendir en caja chica es el adecuado 0 1 2 3 4

8. Considera el tiempo de proceso de consolidación de información es adecuado 0 1 2 3 4

Mantienen actualizado el registro auxiliar estándar y el archivo de los documentos
9 0 1 2 3 4
cancelados con los fondos de Caja Chica
Las rendiciones de Caja Chica contienen comprobantes de pago y planillas de
10. movilidad con fecha de emisión que se encuentran entre la fecha de rendición 0 1 2 3 4
anterior hasta la fecha que se está presentando la rendición

11. Considera que los reembolsos se realizan oportunamente 0 1 2 3 4

Los responsables de la Caja Chica elaboran reportes mensuales sobre el estado de
12. 0 1 2 3 4
liquidez y el estado situacional de los arqueos y reposiciones
13. Cuando necesita dinero, siempre lo atienden 0 1 2 3 4

14. Cuando no hay efectivo en caja chica le brindan explicaciones adecuadas 0 1 2 3 4

Cuando no hay efectivo en caja chica buscan la forma de atender sus necesidades
15. 0 1 2 3 4
económicas de inmediato
El monto máximo para cada pago con cargo a la Caja Chica no excede los límites
16. 0 1 2 3 4
permitidos
17. Los recibos provisionales son atendidos con autorización del Administrador 0 1 2 3 4
No se entrega fondos de Caja Chica mediante recibos provisionales al comisionado
18. 0 1 2 3 4
que mantiene recibos provisionales pendientes de rendir
19. No se adquiere bienes de activo fijo con fondos de caja chica 0 1 2 3 4

20. Los fondos de caja chica sólo lo manejan el personal autorizado por resolución 0 1 2 3 4

Muchas gracias por su colaboración.