Archivística

Archivística. Como ciencia, múltiples han sido los teóricos que

han tratado de definirla, tanto a ella como a su objeto de estudio.
Ello ha estado condicionado por el desarrollo alcanzado por esta
ciencia en los diferentes países, algo que ha llevado a desiguales
enfoques en relación con su formulación teórica y práctica. Trata los aspectos teóri
Concepto:
de las funciones de los
Contenido
 1 Concepciones de la archivística
 2 Objeto de estudio
 3 Etapas del desarrollo de la archivística
o 3.1 Características distintivas del periodo
 4 Desarrollo de la archivística en la década de los años 80
o 4.1 Cambios que condujeron los problemas que afrontó la archivística
o 4.2 Características distintivas del período
 5 Fuentes

Concepciones de la archivística
El Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie Archivistique
del Consejo Internacional de Archivos (1988) define a la Archivística como la
"Disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de las funciones de los archivos.
"Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura de
España (1993) establece que es la "Disciplina que estudia los aspectos teóricos y
prácticos de los archivos, así como el tratamiento archivístico de sus fondos.

Para Schellenberg, un teórico clásico de la Archivística, esta ciencia "... trata sobre los
archivos, su conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación,
así como sobre las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como
fuente para su conocimiento ulterior y servicio público."

Heredia Herrera, una de las teóricas de la Archivística de habla hispana que mas ha
influido en el país, explica que esta es "(…) la ciencia de los archivos, no de los
documentos aunque, en última instancia, estos sean el producto integrante de aquellos.
Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y el servicio a la administración
y a la historia, en definitiva a la sociedad."

Para Duranti, "la archivística es el cuerpo de conocimiento sobre la naturaleza y las

características de los archivos y el trabajo archivístico sistemáticamente organizado en
teoría, metodología y práctica.

La teoría archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen acerca de lo
que es el material archivístico; la metodología archivística es el conjunto de las ideas
que los archivistas poseen sobre cómo tratarlo; la práctica archivística es la aplicación
de las ideas, tanto teóricas como metodológicas a situaciones reales, concreta.
Otro de los grandes pensadores de la Archivística, Lodolini considera que esta "(…)
constituye una ciencia completa, con sus principios universalmente válidos y una
literatura científica considerable en diferentes lenguas."

Para Delmas, la Archivística es la "Ciencia que estudia la génesis y formación de los

conjuntos orgánicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su creación; así
como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y
conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de derechos e intereses como la
memoria de las personas físicas o jurídicas."

Objeto de estudio
El objeto de estudio de la ciencia archivística, sus propósitos y funciones, como sistema
autónomo, se definen progresivamente. El objeto de estudio se ha desplazado desde los
archivos a los conjuntos orgánicos de documentos; así como desde su tratamiento en la
fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la intervención archivística
desde el momento de la creación de los documentos.

Este cambio de concepción y enfoque con respecto a la Archivística es expresión de

otro más complejo: el propio desarrollo teórico-práctico de esta ciencia.

Etapas del desarrollo de la archivística

Existe consenso entre los estudiosos de la Archivística sobre el hecho de que la década
de los años 1980 del siglo XX marcó el inicio de un proceso de profundos cambios en
los postulados de esta área de conocimiento en el que según Mena a partir de los
conceptos y principios tradicionales, se formularon nuevos presupuestos que influyeron
en la comprensión de su propio objeto de estudio, de sus pilares conceptuales, así como
en el tratamiento de los documentos.

Este proceso representa para muchos analistas la línea divisoria de 2 momentos

perfectamente discernibles en la evolución de la archivística como ciencia:

 Un primer momento de desarrollo, claramente identificado a partir de la primera

sistematización del pensamiento archivístico, recogida en el Manual holandés de
1898, hasta el inicio de la década de los 80 del siglo XX.

Este período se denomina por diferentes autores como la etapa del paradigma estatista;
dominante, según Cook; clásico para Thomassen e histórico-tecnicista de acuerdo con
Ribeiro.

 El segundo momento, identificado temporalmente desde la propia década de los

años 1980 hasta la actualidad, se ha definido como la etapa del paradigma social
según Cook, del nuevo paradigma según Thomassen, el paradigma del acceso
para Menne Haritz o paradigma científico-informacional de acuerdo con
Ribeiro.
Otros autores como Gilliland-Swetland y Bearman se limitan simplemente a calificarlo
como del cambio de paradigma o del cambio del paradigma archivístico, y lo asumen
como un proceso natural en la evolución teórica de una ciencia.

Características distintivas del periodo

Una síntesis de las ideas esenciales del llamado período clásico de desarrollo de la
Archivística, puede comprender los siguientes aspectos:

 La creación de los grandes archivos históricos con el propósito de conservar,

manejar y proporcionar el acceso a la documentación, esencialmente de carácter
patrimonial, para su uso como fuentes historiográficas. El archivo por excelencia
es el histórico.

 Los archivos son eslabones esenciales de una necesaria cadena ininterrumpida

de custodia de los documentos.

 La responsabilidad de los organismos del estado en la coordinación de la política

de los archivos, dirigida al resguardo y diseminación del patrimonio documental.

 Se consideran documentos archivísticos sólo aquellos producidos y recibidos por

las oficinas y dependencias de las entidades del estado.

 El documento archivístico se define como un objeto físico, fijo y textual cuya

principal utilidad, analizada retrospectivamente desde el usuario, era la de servir
de fuentes documentales para el desarrollo de la investigación histórica.

 La teoría vertebral de la ciencia, el principio de respecto a los fondos -o

principio de procedencia y el orden original estaban fundamentados en un
vínculo directo, único con el lugar de origen del documento dentro de una
estructura física, orgánica y jerárquica tradicional.

 El concepto de fondo se considera el reflejo de algún orden físico estático

basado en reglas de transferencias, clasificación, o acumulación de agrupaciones
de documentos.

 El uso de la metáfora del ciclo de vida, basada esencialmente en la frecuencia de

uso de los documentos, conduce a la consideración de que estos pasan etapas
diferentes en su evolución que raramente se interconectan. Ello provocó una
ruptura conceptual y práctica entre documentos administrativos (records) y
documentos históricos (archives) y entre dos profesiones claramente
diferenciadas: la gestión documental (Records Management) y Archivística.

 Un enfoque de las organizaciones productoras de los documentos como

entidades fijas, fuertemente jerarquizadas.

 La Archivística se centró esencialmente en la solución de problemas

relacionados con la clasificación y la descripción de los documentos.
  La aparición de ideas en relación con la necesidad de la valoración de
documentos, cuyo sustento práctico es la evaluación sólo de su contenido.

Desarrollo de la archivística en la década de los años 80

Asumiendo los presupuestos de la concepción khuniana, este período de desarrollo de la
Archivística se caracteriza por tener como objeto la información limitada a procesos, es
decir: información generada por procesos de negocios y estructurada por esos procesos
con el objetivo de permitir la recuperación contextual con el contexto de estos procesos
como punto de partida; su entidad básica "es el documento individual en su relación con
la transacción de negocios que lo genera".

Su metodología "consiste en el establecimiento, el mantenimiento y el análisis de las

relaciones entre los documentos y sus contextos con el propósito de establecer,
mantener y analizar la autenticidad, confiabilidad y la veracidad de los documentos"; y
las "características técnicas son técnicas de modelado y normas descriptivas."

Los cambios paradigmáticos ocurridos desde los años 1980 son el resultado de fuertes
debates teórico-prácticos en el seno de la Archivística, que partieron de la reformulación
de sus principales fundamentos teóricos.

Uno de los factores principales que originó estos debates fue la aparición y aceptación
de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y la influencia de
las ideas postmodernas en el desarrollo de las ciencias.

Las ideas postmodernas han incrementado su influencia en casi todas las disciplinas y la
Archivística no ha sido una excepción. Según Cook, su impacto sobre el pensamiento
archivístico descansa en las reflexiones de aquellas con respecto a la naturaleza de los
documentos archivísticos, su denominación, su supervivencia y su preservación
permanente; así como sobre los archivos como instituciones y su papel en la formación
de la memoria oficial o aprobada por el estado."

Es decir, estas ideas se enfocan, e incluso cuestionan, precisamente el modo en que la

archivística ve su propio objeto de estudio: los documentos en particular y las
agregaciones documentales en general.

Según Mena, el impacto de las TIC provocó una profunda diversificación de las formas
documentales y grandes facilidades de manipulación, transformación, transportación y
reproducción de los documentos, al mismo tiempo que aumentó la fragilidad y rápida
obsolescencia de los sistemas que los producen y almacenan.

Ello condujo a una profunda preocupación en el campo profesional en relación con la

veracidad, confiabilidad, autenticidad e integridad de la información y los documentos,
que tuvo su expresión más acabada en una crisis de confianza en las capacidades de
rendición de cuenta transparente y responsable de las administraciones.

Cambios que condujeron los problemas que afrontó la archivística

 Los llamados archivos históricos, con la función de incorporar un servicio del
fondo de interés patrimonial cuya utilidad para la producción sea sólo para la
entidad que los genera ha terminado. Ellos han demostrado que no pueden
garantizar la articulación necesaria con un enfoque sistémico. Por esta misma
razón, ocurren brechas perjudiciales en el conocimiento y la representación de
los sistemas archivísticos transferidos a los archivos históricos.

 La existencia de un cuerpo nacional, de políticas y normas para el tratamiento de

la documentación archivística a un nivel técnico, perjudica el desarrollo de la
Archivística a nivel científico, porque la técnica sin una fundación teórica
consistente, no permite el desarrollo archivístico de una manera exacta.

 La noción de fondo formulada en 1841, tiene un carácter meramente operatorio,

por lo que no se adecua a un conocimiento científico, aunque algunos autores
intenten adaptarlo a las nuevas realidades y a los nuevos contornos, que
garanticen un entorno de supervivencia.

 No es posible aproximarse a las fundaciones teóricas exigidas por el estatuto

científico de la disciplina con los fundamentos que han sostenido el paradigma
estatista, porque se basa en la inconsistencia.

 La adopción de supuestas "teorías" como base de opciones prácticas meramente

operacionales, como la llamada Teoría de las tres edades, que sirvieron para
justificar separaciones artificiales en el todo continúo que es el archivo. En este
contexto, se destaca la aplicación de técnicas diferenciadas y métodos en el
tratamiento de información de edades diferentes, como si se tratasen realidades
distintas.

 La crítica a la teoría de la valoración de Schellenberg, basada en un método de

análisis centrado en el contenido-materia de los documentos. La importancia
concedida a la técnica, particularmente en los aspectos normativos de la
descripción y los puntos de acceso a la información, sin la base teórica
necesaria, se vuelve insuficiente para resolver todos los problemas que las
nuevas situaciones pueden generar.

 El concepto estático de documento que los medios atan inexorablemente a un

apoyo físico de la información, también revela la inconsistencia del objeto de la
Archivística, en un contexto en que después, es absolutamente aceptable que la
información puede soportarse y conocerse con independencia de su soporte.

 Los principales círculos de opiniones con respecto al mencionado cambio de

paradigma provienen de países como Canadá, Australia, Estados Unidos y
Alemania, donde existía la creencia de que los archivos debían reflejar más
íntegramente la sociedad que los creaba; esta perspectiva se tradujo en nuevos
acercamientos y juicios de la teoría y práctica archivística.

 Este enfoque representa un cambio fundamental en el discurso archivístico de

"uno basado en el estado a uno que refleja más ampliamente a la sociedad que el
de servicio al estado. Ahora, puede decirse que los archivos son de las personas,
para las personas, e incluso por las personas.
Cook considera que son 5 los aportes esenciales de dicho modelo al pensamiento
archivístico y los resume de la forma siguiente:

 Su interacción conceptual de los 16 niveles y ejes muy a menudo vistos en los

círculos archivísticos en forma separada y con un comportamiento estático;

 Su idea de que estas complejas relaciones son fluidas, múltiples y simultáneas en

el tiempo y el espacio, no secuenciales y fijas;

 Su reconciliación (...) entre evidencia y memoria;

 Su potencial para incorporar imaginativamente manuscritos del sector privado

con archivos institucionales; y

 Su afirmación, por medio de la pluralización, de que los valores sociales, y así

mismo los culturales, influirán en la valoración y, de hecho, en todos los
aspectos del recordkeeping.

Características distintivas del período

Un resumen de las ideas esenciales de este período, considerado por muchos autores
como de cambio de paradigma en la archivística, pudiera quedar como sigue:

 El principio de procedencia cambia de una relación directa del documento con

un único lugar de origen en una estructura orgánica jerárquica tradicional y se
vuelve un concepto virtual y más flexible que refleja las funciones y procesos
realizados por el creador, dentro y por medio de la constante evolución de las
organizaciones, interactuando recíprocamente, reflejando diferentes culturas
organizacionales y de gestión, y adoptando, a menudo, las convenciones
idiosincrásicas de trabajo y las interacciones humanas apropiadas para
organizaciones planas, horizontales, conectadas en redes, y (con frecuencia) a
corto plazo.

La procedencia, entonces se relaciona más con la función y la actividad en lugar de con

la estructura y lugar de creación de los documentos, es una procedencia que se vuelve
virtual en lugar de física.

 El orden original cambia de mantener el lugar físico original inicial de los

documentos controlados por un registro o sistema de clasificación a la
consideración de una intervención conceptual de software, donde las piezas del
documento son almacenadas al azar, sin significado físico, y entonces son
intelectuales o funcionalmente relacionadas, de maneras diferentes, para
propósitos diferentes, en tiempos y lugares diversos, en tipos variados de
órdenes, para usuarios diferentes. Las órdenes reflejan múltiples usos en los
procesos de trabajo en lugar de la clasificación física de objetos registrados.

Un solo "pedazo" de datos puede pedirse de múltiples formas para responder a

diferentes usos y públicos diferentes.
  Los 3 componentes que forman parte de cualquier documento, su estructura, su
contenido y su contexto que tradicionalmente era fijo en un único medio físico
está ahora disperso en almacenes de datos separados y quizás en diferentes
programas del software.

Un documento cambia así de ser un objeto físico para volverse un dato conceptual
"objeto" controlado por metadatos que virtualmente combinan contenido, contexto y
estructura para proporcionar evidencia de alguna actividad o función de su creador.

Es más, como el contexto y el uso de un documento cambian con el tiempo (incluso los
usos archivísticos), los metadatos cambian, y el documento y su contexto se renuevan
continuamente. Los documentos dejan de ser fijos y se vuelven dinámicos.

El documento no es más un objeto pasivo, un "registro" de evidencia, es un agente

activo que desempeña un papel continuo en la vida de los individuos, las organizaciones
y la sociedad.

 El fondo archivístico cambia de considerarse como reflejo de algún orden físico

estático basado en reglas de transferencia, clasificación o acumulación de
agrupaciones de documentos, a una realidad de relaciones virtuales que reflejan
el ámbito múltiple y dinámico de creación y la autoría colectiva, enfocada
alrededor de la función y actividad y que con más precisión capturan el contexto
de los registros en el mundo moderno.

 La clasificación y la descripción se concentran menos en documentos como

entidades y agrupaciones físicas que no significan nada en los medios
electrónicos y se desarrollan en cambio (compartidos con los investigadores)
entendimientos conceptuales enriquecidos de múltiples interrelaciones y usos del
entorno de creación, así como la incorporación de la documentación relacionada
con el sistema de documentación y los metadatos funcionales de los creadores de
documentos en herramientas descriptivas de orden archivístico.

 La valoración se mueve de una posición, basada en el potencial de los archivos

para la investigación hacia otra, donde se produce un análisis de macro-
valoración de las funciones sociales, programas y actividades del creador; donde
se considera la interacción del ciudadano con ellos, y se realiza una selección
más sucinta, que implica la preservación continua y el acceso, reflejando estas
funciones, y buscando que los documentos no oficiales (privados, e incluso
orales).

Se consideren fuentes para complementar los documentos institucionales oficiales,

desde una misma lógica funcional. La valoración se asienta en el valor" por medio de
una teoría social basada en la narrativa contextual de la creación en lugar de en el
contenido asunto.

 La preservación no se enfoca en reparar, conservar y salvaguardar el medio

físico del documento, sino que se concentra en migrar continuamente o emular
los conceptos e interrelaciones que ahora se definen como documentos y los
 fondos virtuales sobre los nuevos programas del software. Claro, que la
reparación tradicional y conservación continuarán siendo parte del legado
documental de siglos pasados.

 Los archivos, como instituciones, se han transformado gradualmente de lugares

sólo para el almacenamiento de documentos antiguos, a los que los
investigadores se deben trasladar físicamente para convertirse en virtuales,
"archivos sin paredes", que facilitan el acceso a los sistemas de recordkeeping
interrelacionados, tanto para aquellos que están bajo el control de los archivos
como para aquellos que salieron de la custodia de sus creadores o de otros
archivos.

Fuentes
 Diccionario de terminología archivística. Normas técnicas de la Dirección de
Archivos Estatales. Madrid, Ministerio de Cultura de España, 1993.
 Dictionary or Archival Terminology : Dictionnaire de Terminologie
Archivistique. [Munich]], K. G. Saur, 1988.
 Duranti, L. Archival Science. En: Kent A. Encyclopedia of Library and
Information Science. New York C, Marcel Dekker, 1997.
 Heredia Herrera, A. Archivística general: Teoría y práctica. Sevilla, Diputación
Provincial, 1987.
 Revista ACI
 Rodríguez López, MC. La delimitación de la Archivística como ciencia.
Disponible en: multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/ Mcrlopez.pdf Universidad
Complutense de Madrid Consultado: 10 de enero de 2009.
 Schellenberg TR. Archivos modernos: Principios y técnicas. La Habana,
Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1958.

Documento
Documento. Es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de
un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito
que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar Es un escrito o cualquier ot
Concepto:
algo. pruebe o acredita algo.

Contenido
 1 Otros conceptos
 2 Documento Público
 3 Documento oficial
 4 Impreso y documento
 5 La ordenación
 6 Tipos de ordenación
 7 Operaciones relacionadas con la ordenación
 8 Fuentes

Otros conceptos
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en
lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.

Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho

fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o
acreditar algo.

Documento Público
Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada
Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan
atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos
o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma
validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas.

Documento oficial
Documento Oficial.
El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás
documentos aunque con algunas salvedades:

 En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la
Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí.
 La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados.
 Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento.

En relación con la incorporación de medios técnicos el art.45.1 L.R.J.A.P. y P.A.C.

señala que la Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicaciones de las
técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su
actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de
estos medios establecen la C.E. y las leyes.
Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y
cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos,
informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado
y el que con más frecuencia vamos a manejar.
El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente
como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se
encuentran regulados adecuadamente.

Impreso y documento
Impreso sería un formulario en el que encontramos algunas partes ya cumplimentadas
(datos fijos o comunes) y otras en blanco (datos variables) en los que se demandan
datos específicos a cumplimentar por el interesado.
El impreso sería el soporte del documento escrito. Una vez que éste ha sido
cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración
de documento.
Aunque los tipos de impresos son muy variados, según la finalidad que cumplan y el
organismo que los emita, éstos deben reunir unas características básicas. Entre otras, las
siguientes:

 Homogeneización en cuanto a tamaño y contenido.

 Debe facilitar su cumplimentación por parte del interesado. Para ello los
impresos cuentan con instrucciones generalmente al dorso, que explican el modo
de cumplimentarlos simplificando la tarea al máximo.
 Facilitar el análisis de datos a la persona encargada, mediante la ubicación de
cada dato concreto en el mismo lugar en todos los impresos.
 La calidad del papel dependerá de su finalidad o destino; así los impresos a los
que se prevé una vida larga son de una calidad superior que la de aquellos cuya
vida se prevea corta o sean para un solo uso. En relación con la calidad también
se tendrá en cuenta si estos son para uso externo o interno; en el primer caso
requerirán de mayor calidad y de una presentación más estética.
 Cuando un impreso conste de varias copias, éstas serán de diferentes colores
para evitar errores en la entrega de los mismos (al interesado, a la
administración, etc.) y facilitar la clasificación en su caso.
  El contenido, aunque muy diferente según la finalidad que cumpla, constará
básicamente de:
 Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del
impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación;
identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el
encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso.
 Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que
ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada
interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por
ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición, declaración del
I.R.P.F....)
 Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del
interesado; el sello del organismo que recibe el impreso.

Los documentos serán objeto de normalización, para que cada serie o tipo de los
mismos obedezcan a iguales características o formato, facilitando al mismo tiempo las
tareas de archivar, clasificar, extraer datos, mecanización e informatización, etc.
El número de documentos oficiales es muy amplio, y pueden ser dirigidos desde la
Administración a los particulares y al contrario. En el próximo tema hablaremos y
conoceremos sobre la estructura de los documentos administrativos básicos.

La ordenación
En el trabajo archivístico, una vez que hemos establecido la clasificación de los
documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la
entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados
en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie,
tendrá una localización determinada con relación a los otros.

Tipos de ordenación
Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden
elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipos de
ordenación son los siguientes:

 Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación

cronológica.
 Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento,
tendremos la ordenación alfabética.
 Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación
numérica.

Operaciones relacionadas con la ordenación

Se trata de una serie de trabajos que normalmente se realizan, o la mayor parte de
ellos, conjuntamente con la propia ordenación documental:
  Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como
mapas, planos, etc.
 Signaturación y Sellado como medida de seguridad y control.
 Datación indicar fecha completa.
 Numeración y foliación se indica en lápiz en el lado superior derecho.
 Agregación reubicación de documentos mal colocados, exige un testigo.

Fuentes
 Documento registro y archivo. Concepto y descripción
 Documento
Clasificación de documentos
Clasificación de document

Al clasificar documentos se
Clasificación de documentos. Clasificar, como proceso, comprende la
análisis de su contenido y f
distribución de los objetos de cualquier género de clases, sobre la
Concepto: situándolos en grupos med
base de rasgos diferenciales correspondientes. Al clasificar
sistema de clasificación des
documentos se realiza un análisis de su contenido y forma,
estos fines.
situándolos en grupos mediante un sistema de clasificación
desarrollado con estos fines.

Contenido

 1 Función analítica
 2 Puede definirse como
 3 Tipos de sistemas de clasificación documentarios
 4 Etapas o fases
 5 Sistemas de estructura Jerárquicas
 6 Sistemas de Clasificación Por Facetas
 7 Principales Sistemas de Clasificación
o 7.1 De estructura jerárquica
 7.1.1 Expansivas
 7.1.2 Decimales
 7.1.3 Patentes de invención
o 7.2 Por facetas
 8 Fuentes

Función analítica
La clasificación ocupa un lugar primordial en la actividad científico informativa (ACI),
pues su función analítica en el almacenamiento y la posterior recuperación son básicas.
Otras tareas como son la catalogación, la indización, la anotación y la confección de
reseñas y resúmenes conforman, junto con la clasificación, el subsistema de
procesamiento analítico sintético en un sistema de información documentario (SID).

Puede definirse como

 Sistema de clases según el cual se distribuyen los objetos de cualquier género, sobre la
base de rasgos diferenciales que les son inherentes; en este sistema cada clase ocupa
un lugar determinado constante, con relación a las otras clases.
  Puede ser definida como el arte de asignar a los libros un lugar exacto en un sistema
de clasificación en el cual los distintos asuntos del saber o la descripción de la vida
humana en sus varios aspectos están agrupados de acuerdo con sus semejanzas o con
las relaciones de uno con otros.

 La esencia de la clasificación en la documentación es sistematizar un complejo de

documentos informativos y determinar el lugar de cada uno de ellos dentro de dicho
complejo.

 La clasificación es una operación lógico-conceptual humana, que puede traducirse en

operaciones concretas (físicas), consistente en la separación de un conjunto original de
objetos cualesquiera (ideas o cosas) en subconjuntos, atendiendo a características o
atributos semejantes o diferentes de dichos objetos; por tanto la clasificación es, en
general, una operación que tiende a separar y reagrupar.

Tipos de sistemas de clasificación documentarios

 Sistema enumerativo: es aquel, en el cual están previstas todas las rúbricos y sus
índices, así como las posibles conjunciones o intersecciones entre sus rúbricos.
 Sistema precoordinado: sistema de clasificación en el cual los términos de clasificación
o encabezamientos de materia pueden estar compuestos de varias palabras, que
juntas forman una unidad conceptual que no es posible dividir.
 Sistema postcoordinado: sistema de clasificación que goza de la ventaja de construir a
voluntad la notación o enunciado de asuntos más o menos complejos, al momento de
la indización (clasificación) o de la recuperación de información; estando previstos los
elementos (signos o términos) y algunas reglas de combinación.
 Sistema jerárquico: sistema en el cual cada subclase va precedida inmediatamente de
una sola clase. En este sistema las materias se desarrollan de lo más general a lo más
particular, de lo simple a lo complejo.
 Sistema facético: sistema hospitalario que posee tablas de carácterísticas o aspectos
únicos (facetas o categorías) con un sistema de signos que permiten la clasificación
multifacética de un documento, o sea, permite combinar las características de un
documento dosificándola de una forma sintética y profunda con ayuda de una fórmula
facética.
 Sistema semifacético: sistema que, siendo enumerativo y jerárquico, permite una
indización multifacética con bastante profundidad, ya que posee todo un sistema de
signos que permite combinar los términos de clasificación, así como utilizar una
fórmula facética.

Etapas o fases
1. El análisis temático o conceptual (plano conceptual)
2. La traducción a los términos controlados (plano verbal)
3. Selección o construcción de la notación (plano notacional)
4. La elección de la clasificación y el establecimiento de políticas locales de clasificación
5. La familiarización con la especialidad, el esquema y las prácticas locales de clasificación
6. La lectura del documento
7. El análisis de contenido
 8. Selección de los términos controlados (las clases)
9. La síntesis o conexión sintáctica
10. La generación de la signatura topográfica

Sistemas de estructura Jerárquicas

 Clasificación Bibliográfica de Bliss.
 Clasificación de la Biblioteca del Congreso de Washington.
 Clasificación Decimal Universal (CDU).
 Clasificación decimal Dewey.

Sistemas de Clasificación Por Facetas

 Clasificación Ranganathan
 Clasificación de Vickery

Principales Sistemas de Clasificación

De estructura jerárquica

Sus clases, y subclases se organizan en forma arborescente, dando lugar una serie de
divisiones y subdivisiones dependientes unas de otras. Se clasifican en:

Expansivas

Cutter (1837-1903).

Dividió las materias en grandes grupos que pueden ampliarse.

Debió organizar la Biblioteca del Ateneo de Boston que contaba con 170,000
volúmenes y se valió de las letras del alfabeto latino. Es expansiva y tiene 7 escalas o
tablas para cada biblioteca desde 100 volúmenes hasta 10 millones.

Se caracteriza por la idea de la extensibilidad, sus índices se componen de letras del

alfabeto latino mayúsculas para las clases y minúsculas para las divisiones.

Se le ha llamado sistema expansivo por el desarrollo progresivo de sus 7 tablas.

La 1ra. fue publicada en 1891 y comprendía un pequeño conjunto de materias sin

división alguna.

Las tablas siguientes adquirieron mayor complejidad ya que tenían una mayor cantidad
de tablas básicas e incorporaron numerosas subclases y subdivisiones. Una
característica especial fue el desarrollo alfabético de ciertos temas, método que fue
empleado posteriormente por la Biblioteca del Congreso de Washington.

La notación es breve y simple. Consiste en un sistema de letras mayúsculas para las

clases principales y de letras minúsculas para las subdivisiones.
Tiene un índice alfabético acumulado que informa acerca de las diversas notaciones que
cada materia tiene en sucesivas tablas, hasta la sexta.

Bliss (1870-1955).

Organización del conocimiento en las bibliotecas.

Sistema de clasificación documentaria. Un sistema de clasificación bibliográfico.

Tiene como base: la Clasificación de las ciencias que en su secuencia corresponde al

orden del desarrollo evolutivo del mundo.

1. Ciencias físico – químicas.

2. Ciencias sobre la naturaleza orgánica.
3. Ciencias biológicas.
4. Ciencias sobre el hombre y la sociedad.

El enfoque está dado en cada rama del conocimiento, en cada clase.

a.- Filosofía de la ciencia que trate. b.- La ciencia propiamente dicha. c.- Historia de la
ciencia. d.- Aplicación práctica de la ciencia

Características:

1. Permite dar una ubicación alternativa en algunos temas que pueden ser ubicados en
distintas ciencias o ramas del saber. Ej. Bioquímica puede ser ubicada tanto en
Química como en Biología.
2. Tiende a ser específico ya que trata de ser aplicado a la clasificación biblioteconómica
de los libros en los estantes y a la clasificación bibliográfica en los artículos de las
publicaciones periódicas.
3. Aspira a la clasificación científica de los conocimientos. Divide los conocimientos en 28
clases, representadas por letras mayúsculas que a su vez se subdividen mediante letras
mayúsculas. El sistema está previsto de 46 tablas auxiliares, que a su vez son comunes
para todo el sistema y a veces específicas para una materia.

 Biblioteca del Congreso de Washington.

Es la Biblioteca Nacional de los EE.UU. y su colección es una de las más grandes del
mundo. Tiene todo tipo de materiales especiales, libros y publicaciones periódicas. Se
inspiró en Cutter para realizar su propio sistema de Clasificación, que tiene influencias
del Sistema de Clasificación Decimal de Dewey, del Sistema de Clasificación Decimal
Universal y en cierta forma de la clasificación francesa de Brunet.

El resultado ha sido una obra monumental que tiene valor.

Las materias mas generales las agrupa por medio de 21 letras mayúsculas del alfabeto
latino (omite las letras I, O, W, X, Y) y luego las subdivide combinándolas por otras 21
letras para formar materias principales.
Cada clase principal ha sido publicada independientemente debido a que tienen
características propias dentro del plan general, de ahí que a veces se diga que mas que
un sistema de clasificación, es un conjunto de clasificaciones.

Puede subdividirse geográfica, cronológica y alfabéticamente según las necesidades de

cada tabla principal.

La subdivisión geográfica se expresa por países.

Decimales

 Clasificación Decimal de Dewey (CDD).

Estructurada en diez grandes clases que se subdividen de diez en diez y que van de lo
general a lo específico. La notación es numérica y consta de tablas principales, tablas
auxiliares, subdivisiones generales y especiales y signos de correspondencia, además de
los índices.

La CDD se basa en el principio de disciplina -se ordena por disciplinas y no por

materias-, de jerarquía y de base decimal. Es una clasificación bibliotecaria
fundamentalmente enumerativa, sumamente práctica, fácil y simple, que revisa
constantemente su esquema pero sin cambios drásticos. Se emplea en los países
anglosajones e inspiró la CDU.

 Clasificación Decimal Universal (CDU)

La CDU nació como evolución de la DDC en el Instituto Internacional de Bruselas, y

fue una de las consecuencias del proyecto de gran fichero universal de Otlet y
Lafontaine.

Se organiza en diez grandes clases que se subdividen de diez en diez. Consta de tablas
principales, tablas auxiliares e índice de materias. Su notación es numérica, y según el
sistema, cada dígito añadido califica más detalladamente la materia. Los dígitos se
agrupan de tres en tres y se pueden complementar con notaciones alfabéticas para casos
específicos. Existen además subdivisiones especiales y auxiliares y se utilizan signos
especiales que sirven para introducir determinados conceptos.

La CDU es tal vez el sistema de clasificación más utilizado. Propiedad intelectual de la

FID, esta se encarga de sus revisiones y puesta a punto, lo cual le garantiza uniformidad.
Las ediciones de la CDU pueden ser resumidas, abreviadas, medias, completas y
especiales. Su futuro se orienta hacia la creación de un archivo maestro legible por
ordenador y al uso del tratamiento electrónico de datos para la creación de tablas mono
o plurilingües y su aplicación a glosarios, tesauros, vocabularios, bibliografías, etc.

Patentes de invención

Clasificación de patentes.

¿Qué es un documento de patentes?

Documento de patentes abarca las patentes de invención, los certificados de autor,
certificados de utilidad, modelo de utilidad y certificados de patentes de adición.

Contienen la información más reciente.

Su estructura es bastante uniforme en lo que se refiere a disposición y datos

bibliográficos y que siempre que se requiera van acompañados de dibujos explicativos.

Es una clasificación utilizada por el Consejo de Europa para la clasificación de patentes.

Se estructura en 8 secciones representadas por letras y que a la vez se dividen en
subsecciones y subdivisiones.

La descripción de una patente consta de:

a.- Datos bibliográficos. b.- Resumen – Extracto o resumen que nos permite tener una
idea del contenido. c.- Descripción de la invención – memoria descriptiva. d.-
Reivindicaciones - Tiene redacción uniforme y es el núcleo legal y técnico de la
descripción. e.- Dibujos – Vistas de equipos o aditamentos, o fórmulas químicas que
acompañan a las descripciones, cuando ello es necesario para una mejor comprensión de
las normas.

Datos bibliográficos:

 Nombre del país que publica el documento.

 Clase de documento.
 Número del documento.
 Número y fecha de recibo de la solicitud.
 Nombre del inventor.
 Nombre del solicitante.
 Título de la invención.
 Símbolo de la clasificación asignado al documento.
o Clasificación Internacional de Patentes (CIP).
o Clasificación Nacional si existe.
o Clasificación Decimal Universal.

El Sistema de Clasificación de Patentes es el resultado de un esfuerzo de cooperación

internacional de las Oficinas de Propiedad Industrial de muchos países.

La Clasificación Internacional de Patentes se convirtió en un Sistema Universal

administrado por una Organización Intergubernamental de ámbito mundial, la
Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI).

Por facetas

Se basa en el análisis de las posibilidades que existen dentro de cada materia.

 Clasificación de Ranganathan.
Bibliotecario hindú, que ha hecho aportes a la teoría de la clasificación y creó un nuevo
Sistema llamado “Colon Classification”, es decir la Clasificación de los dos puntos.

 Características:

1. La signatura es el resultado de la combinación realizada por el clasificador de los

distintos micros esquemas que posee el sistema.
2. La combinación de esos esquemas requiere el uso de normas que se desarrollan en el
sistema.
3. Sus temas son muy específicos lo cual resulta muy práctico cuando se trata de
clasificar trabajos monográficos.

Los signos que constituyen el sistema son:

 10 números arábigos
 26 letras mayúsculas del alfabeto romano
 24 letras minúsculas del alfabeto romano (se excluyen la i y la o para evitar
confusiones)
 Algunas letras griegas
 Signos de puntuación
 Flechas

Estos signos dan origen al lenguaje artificial del sistema (colon language) donde el cero,
los signos de puntuación y las flechas designan el papel de conjunciones, mientras que
los demás signos actúan como sustantivos. El sistema dispone además de 3 divisiones:
geográfica, lingüística y cronológica.

Fuentes
 Chiornii, A.I. Introducción a la teoría de la búsqueda informativa.- La Habana: IDICT,
1975.- 316 p.
 Guinchat, C. Introducción general a las ciencias y técnicas de la información y
documentación / Claire Guinchat y Michel Menou.- 2da ed. corr. y aum. Por Marie-
France Blanchet.- Madrid: CIDOC / UNESCO, 1992.
 Valle, F. La indización como operación de Análisis y recuperación de información y
documentos. Disponible en: temaad Consultado: 23 de marzo de 2003
 Vizcaya, D.,comp. Selección de lecturas: Fundamentos de la organización de la
información. La Habana: Servigraf, 2002, 281 p.
 Batley, S. (2004). Classification in theory and practice. Oxford: Chandos
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Dewey: guía práctica. 2ª ed. rev. para el scdd21. Bogotá: Rojas Eberhard Editores
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 Introducción al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (2001). En SCDD21: Sistema de
Clasificación Decimal Dewey (pp. xxxvii-lxv). Bogotá: Rojas Eberhard Editores.
 Introduction to Dewey Decimal Classification (2009). Documento en línea. Recuperado
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 Library of Congress Classification (2009). Documento en línea. Recuperado el 6 de
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 Maniez, J. (1993). Los lenguajes documentales y de clasificación: concepción,
construcción y utilización en los sistemas documentales. Madrid: Fundación Germán
Sánchez Ruipérez.
 Mortimer, M. (2002). Clasificación Decimal Dewey. Bogotá: Rojas Eberhard Editores.
 Rosa Valgañón, P. de la (2004). El Sistema de Clasificación de Dewey. En H. A. Figueroa
Alcántara y C. A. Ramírez Velásquez (Coords.) Organización bibliográfica y documental
(pp. 155-191). México: UNAM, Facultad de Filosofía y Letras, Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas, Dirección General de Asuntos del Personal
Académico