Definiciones sobre archivística como disciplina o como ciencia.

La Archivología define a la Archivoeconomía o Archivoconomía como parte integrante de la

Archivología Estructural. Más a delante señala que la ciencia archivística proporciona el
instrumental teórico metodológico para la organización, preservación, rescate y desarrollo de la
memoria documental a partir de los principios archivísticos. Como así también estudia la teoría
del Ciclo Vital de los Documentos (CVD), hito básico de la Archivología, que es determinante
para establecer plazos de valor al documento para controlar la eficacia de los trámites y su
integridad mediante el control de las series documentales. El estudio de la teoría permite conocer
la evolución de los sistemas de archivos.

También se define a la Archivología dentro de un concepto disciplinario, como un cuerpo de

conocimientos estructurados alrededor de un objeto común: los archivos, y elementalmente su
principal contenido: los documentos. De esta forma la Archivología instituciones, que son utilizadas
por uno o mas individuos como único medio de realizar actividades concretas, en el marco del
desarrollo social.
Siguiendo con V. H. Arévalo Jordán en su ensayo titulado el Acto proyectual de los archivos
expresa su preocupación por un posible divorcio entre archivista historiador ajeno a la
administración y archivista administrador sin verdadera perspectiva histórica. Produciendo
dispersión y parcelación en corrientes múltiples, sumado la falta de acuerdo sobre el objeto, los
métodos, la finalidad, la terminología propia. Hace incapié en la repercusión de la mundialización o
universalización de las cuestiones técnicas en cuestiones de la comunidad científica, al quedar la
archivística parcelada a diferentes elementos dependiendo del sector al que pertenecen
(documentalistas, historiadores, administrativos). Mas adelante expresa que la incertidumbre que se
vislumbra puede estar motivada por una presumible juventud de la ciencia que no ha conseguido
diseñar su propia problemática y mitología o bien por la particularidad del objeto de estudio.
Más adelante el autor expresa que los métodos de clasificación, ordenación, elaboración de
productos descriptivos o auxiliares de investigación determinan la calidad de información obtenida
en el archivo, que conjuntamente con la teoría y la planificación dan impulso en el desarrollo de las
ciencias archivísticas, con mayor amplitud en las ciencias sociales.
El archivero trabaja en el orden y la descripción del documento de archivo y el diplomatista en
el documento, pero el conocimiento del archivero encausa el conocimiento de éste a la hora de
tratar el documento. Así las cosas, podemos definir a la Diplomática como el estudio del ser y del
devenir de la documentación, el análisis de la génesis, constitución interna de los documentos. Para
el archivero el documento tiene un incuestionable valor práctico, técnico y formativo que constituye
una introducción vital para la disciplina científica, la ciencia archivística.

El autor Elio Lodolini en El problema fundamental de la Archivística expresa que como toda
ciencia la Archivística se basa en un conjunto de normas de carácter general universalmente válidas.
Para el autor "la archivística constituye una ciencia completa en sí, con principios universalmente
válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas".

Aclara que la metodología es la misma al ordenar documentos sobre tablas de arcilla de hace
5000 años o bien en soporte papel del Siglo XIX. En su párrafo siguiente deja al trasluz que si un
archivo es desordenado varias veces fuese ordenado por diferentes archiveros, hubiesen aplicado
correctamente, todos por igual, los principios de la ciencia archivística.
Que no es la información contenida en el documento lo que interesa y la archivística no es solo
una ciencia de la información, sino que tiene un contenido mucho más amplio, lo que interesa es el
significado pleno de cada documento, que se evidencia solamente a través del vínculo con todos los
otros documentos del mismo archivo, lo que interesa es conocer como ese documento ha sido
producido, en el curso de que procedimiento administrativo, y cual es su validez jurídico -
administrativo
El autor define a la Diplomática como una ciencia completa en si misma, ya que tiene una
metodología propia y tiene como fin fundamental el progreso en sí misma. Por medio de ésta
podemos definir si un documento es falso o verdadero, auque no es el fin de la disciplina.
Aurelio Tanodi en su libro publicado en 1961 habla de "Disciplina auxiliar o funcional de la
administración y la historia, que hace referencia a la creación, historia, organización y funciones de
los archivos y sus fundamentos legales", considera que es más una disciplina técnica que una
ciencia en el significado estricto de la palabra, porque le faltan algunos elementos propios de toda
ciencia. La archivística se trata de una disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la
historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos, y sus
fundamentos legales o jurídicos. Es una disciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y
formación de conceptos generalmente valederos o reconocidos y prácticas experimentadas.
Manuel Vazquez Murillo en su Manual de selección documental enuncia Opinión de otros
autores DELLA SACRA FAMIGLIA (1973) trata de ampliar la definición introduciendo la
necesidad de conocer, para un correcto tratamiento de los archivos, su historia y de fine la
Archivística como "Doctrina que trata los archivos y su naturaleza, historia y ordenación y nos
enseña su gestión y administración".
 Según VAGNONI (1979) es la "Ciencia que estudia el origen, la formación, la ordenación, el
funcionamiento y la conservación de los archivos, además de las leyes que los rigen y todos los
problemas que les afectan, y al mismo tiempo enseña a conocer su historia, naturaleza y escritura".

De estas definiciones podemos extraer los puntos esenciales de la Archivística:

✓ Cuál es el objeto de estudio de los archivos: ordenarlos según su naturaleza, a través de

su historia, que nos reflejará como era en el pasado la institución generadora de fondo,
qué modificaciones ha sufrido, cuáles han sido sus atribuciones y competencias, de
donde se derivará el método de la Archivística.

✓ La finalidad de la ordenación y conservación: tiene una doble vertiente, la más primaria

de carácter administrativo, práctico, y la segunda de carácter histórico o cultural.

✓ Los medios técnicos y legales que garantizan la conservación y aseguran su

mantenimiento, acceso, uso y difusión.

Algunas definiciones, como la de TANODI, introducen una cuestión polémica, no únicamente

por lo que respecta a la Archivística, sino en general a todas las disciplinas históricas, como es el de
su carácter auxiliar o autónomo, en el caso de la Archivística de la Administración la Historia. A
este respecto CENCETTI reivindicó para la Archivística esta autonomía al plantear la necesidad de
vincular el archivo, el documento, y su trayectoria con la institución o persona que lo crea, dándole
un contenido científico.

ARCHIVOLOGÍA: Ciencia que trata del régimen de los archivos. Auxiliar o funcional de
la Administración, que se refiere a la creación, historia, organización u funciones de los archivos
y sus fundamentos legales o jurídicos. // Es la ciencia que trata de la conservación, administración
y utilización de Documentos. (Del latín archivum, y el griego logos, tratado) Es una ciencia social
que trata o estudia los archivos como continente y como contenido, cuyo finalidad reside en
facilitar una metodología adecuada para auxiliar a las ciencias y a la sociedad. // Como todos los
conocimientos sociológicos, la Archivología tiene un campo de discusión sobre su propia
naturaleza. Hay Quienes consideran a la Archivología como una disciplina técnica, establecen
que en el sentido estricto de la ciencia, le falta la “parte científica” es decir procurar el
conocimiento por causas, establecer leyes universales o investigar una verdad o realidad. Es muy
temprano en esta rama del saber para hablar de formas ideológicas, siendo su propia naturaleza
íntima de creación intelectual o cultural. Estas posturas le otorgan a la Archivología la categoría
de disciplina, muy cercana a la ciencia. Otras posturas, hablan de la Archivología, como la
ciencia de la Administración de Documentos y archivos es un campo del saber cuyos objetos de
estudio son: Los Documentos, los Archivos y los sistemas de archivos, los archiveros y las
asociaciones de archivero. Es una nueva postura de la Archivología General que postula como fin
el servir los documentos y la información.
 División de la Archivística

Teniendo en cuenta su objeto y finalidad, podemos dividir la Archivística en tres apartados:

- Archivística pura: que constituye la parte más elemental, básica, donde se estudian las
nociones generales y teóricas que conforman la disciplina y que afectan al tratamiento del material
archivístico. Trata de elaborar los principios generales en los cuales inspirarse en diferentes
momentos de la formación de los archivos y de su organización. Establece los instrumentos de
descripción que dan las indicaciones para localizar un determinado documento y sobretodo estudia
las cuestiones relativas a la formación, ordenación, conservación y gestión de los documentos, tanto
antiguos como modernos, que forman parte en la actualidad de los archivos, el concepto de archivo,
así como de su naturaleza, historia y estructura, sean públicos o privados, individuales o colectivos.

- Archivoeconomía: que se ocupa de la organización externa de los archivos y de los

documentos en ellos conservados; de los edificios, de la elección de su ubicación, de la disposición
y características de los locales, depósitos, estudio del fondo documental que ha de haber en un
edificio, estanterías, iluminación natural y artificial, ventilación, humedad ambiental, temperatura,
medios de conservación, medidas de prevención y técnicas modernas de instalación y restauración
de la documentación, medios mecánicos de transporte y adopción de sistemas prácticos para
facilitar el acceso. Estudio del continente.

. Archivistica Jurídica: que trata de los aspectos legales, conservación, selección y eliminación
de documentos, términos de consulta, etc. estudia las normas que afectan al archivo, desde las
disposiciones locales a las de carácter internacional y que afectan a la consideración del archivo, a
su concepto, conservación, accesabilidad, consulta, difusión, propiedad y destino de los fondos
documentales.

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía, es el estudio teórico y

práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de
documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y
clasificada.
Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte
(forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en
cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en
imprenta).
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento,
conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la
archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar
información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso
que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y
archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como
archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se
conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad como consecuencia de la
realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona
física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El lugar donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La ciencia que estudia los archivos es la Archivistica. La Archivística se ocupa de las técnicas
aplicadas a los archivos.
Actualmente se llama archivo a los depósitos oficiales de documentos públicos y privados. En
otro tiempo, se llamaron chartarium, scrinium, tabulárium. Consta su existencia en el antiguo
Egipto, en Asiria, en Grecia y en Roma y de algunos textos de la Sagrada Escritura se infiere que
también existían en el pueblo de Israel.
La Iglesia tuvo archivos desde sus principios, para conservar los libros santos y las actas de los
mártires. Constan los archivos del Vaticano o siquiera Pontificios, desde el siglo III (desde San
Antero, año 235) los cuales gozan hoy fama de contarse entre los más organizados del mundo.
Los Archivos Nacionales reúnen los documentos o archivos oficiales de instituciones u
organismos publicas, judiciales, políticos y militares, y en algunos casos privados, para su
preservación, consulta e investigación. En algunos casos como América, España y Portugal son
importantes para la reconstrucción histórica de la época colonial.

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo
contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes digitales de los
archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos
informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar
permanentemente datos en un sistema informático.

…………………….

TIPO: (Del gr. typos, huella, modelo, tipo; v.: prototipo; calotipia.) Arquetipo. Espécimen.
Prototipo. Patrón. Modelo que sirve para valorar o graduar las cosas de la misma especie // Clase,
modalidad, grado o categoría de ciertas cosas. // DOCUMENTAL Es contrariamente a lo que se
piensa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como pueden ser el color, el tamaño o la
forma. Ejemplo: una tarjeta de Kardex y un decreto tienen sus características diferenciadas a las de
un cheque bancario. // Clase de documentos que se distingue por la semejanza de características
físicas (por ejemplo, acuarelas, dibujos) y/o intelectuales (por ejemplo, diarios, dietarios, libros de
actas). // Es un modelo o ejemplar, representativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento.
// La designación del tipo documental es necesaria aunque solo interese el contenido, el asunto, ya
que al tratar de localizar e identificar el documento que se refiere la ficha de catalogación es
imprescindible conocer su factura, formulario en el que se ha materializado. // DOCUMENTALES
COMUNES son aquellos que se producen en todas las actividades, sean estas judiciales,
económicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven de comunicación entre personas e
instituciones. // Los más conocidos son los de correspondencia, actas, informes, memorándums,
notas y telegramas. //

Clase: DOCUMENTAL Establece una clasificación para la ordenación (mapas, planos,

películas, discos). // DE ARCHIVOS Los archivos, de acuerdo a su productor pueden dividirse
en dos clases fundamentales: público y privados en razón de su dependencia con instituciones
públicas o privadas. // DOCUMENTAL Establece en cierta forma una clasificación para la
ordenación documental, lógicamente al momento de ordenar DOCUMENTO, no vamos a
mezclar planos y mapas con películas o discos. // Todo aquello referente al soporte del
documento (cartográfico, audiovisual, textual, cinta magnética, etc.)// Conforma un grupo de
cualidades que se integran, caracterizados por la homogeneidad de condiciones de forma y
materia. Cuando hablas de videos, estamos generalizando una clase que se separa de los
expedientes. // Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información,
así tenemos documentos: textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos o
informáticos.

DOCUMENTAL Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los

documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales. Fondos: son
todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las
necesidades de clasificación de cada archivo. // ABIERTO. Un fondo queda abierto mientras el
organismo que lo produce sigue vivo y que esto puede durar durante varios siglos. //
CERRADO. Cuando un organismo ha sido suprimido, el fondo de archivo creado para este
organismo queda automáticamente “clausurado” o “cerrado”. En el caso de la institución que han
cambiado a la vez de nombre y de atribuciones en una fecha precisa también se le llama
“cerrado”.

CLASIFICACIÓN: Acción y efecto de clasificar. Determinar categorías o sectores, en los

cuales deben ser distribuidos los elementos o las materias diversas, cuyo estudio se quiere
facilitar y cuya búsqueda se quiere racionalizar. // Lenguaje de estructura jerárquica, que
partiendo de un término genérico, desciende a términos cada vez más específicos, que guardan en
relación con el primero una subordinación lógica y un encadenamiento. // Orden lógico, que tiene
por objeto situar el contenido del Documento, en relación a un contexto general de categorías
previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada
noción ha de ser introducida en él, siguiendo las reglas materiales. // Significa el arreglo dentro de
una institución archivística de acuerdo con su procedencia y en relación con la organización y las
funciones de la agencia que los haya creado. // POR LA CALIDAD DE SUS AUTORES Esta
clasificación establecerá dos categorías diplomáticas: documentos públicos y documentos
privados de acuerdo a que sean producidos por instituciones públicas o personas privadas o
particulares. // POR FUNCIONES Deberán agruparse en relación a su empleo, desde las
cuestiones importantes hasta las operaciones de rutina. Si se separan las cuestiones sustantivas de
las facilitativas también se separan documentos de proyección o política interna de los de
ejecución, facilitando la selección al finalizar sus propósitos. // POR ORGANIZACIÓN Si los
registros o documentos se clasifican para que reflejen la organización, pueden ser cambiados para
que tengan una disposición apropiada cuan se haya extinguido alguna unidad administrativa. //
POR ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Si se clasifican los registros o documentos para que
reflejen la organización y funciones, deben arreglarse en relación a las mismas. Al valorizarlo, lo
primero que debe considerarse es la evidencia que contengan sobre organización y funciones.
Ambos los funcionarios de registro y los archivistas se ocuparán de la apreciación del valor
evidente de los registros que documentan la organización y funciones. // PRIMARIA Es la
realizada sobre los documentos de archivos en primer lugar y a simple vista, pueden ser:
documentos simples o piezas documentales y documentos compuestos o unidades archivísticas. //
POR TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN Es la realizada sobre los documentos de
archivo de acuerdo a la manera en que se transmite la información. Así tendremos: documentos
textuales, documentos gráficos, documentos en imagen, documentos audiovisuales y documentos
legibles por máquina.
ORDEN: (Del lat. ordo, -inis, del gr. orthós, recto. El D. R. (masc.) Manera de estar
colocadas las cosas o de sucederse en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a una regla o
norma; la clase de regla o norma puede expresarse con un adjetivo o complemento aplicado a
orden. Organización. Circunstancia de marchar un asunto o funcionar una cosa con regularidad y
coordinación. Normalidad. Coordinar, desordenar, extraordinario, subordinar. // Mandato. Acción
de ordenar (mandar); particularmente, con autoridad oficia Escrito o palabras con que se manda
u ordena algo. Orden ministerial. // ALFABÉTICO Ordenación geográfica (lugar, municipio,
calle, etc.), por el nombre de personas físicas o jurídicas. // DEL DÍA Lista de los asuntos que
han de ser tratados en una reunión, consejo, asamblea, etc.//Mandato que se debe obedecer ,
observar y ejecutar. Documento en que se consta el origina // Es la colocación de las cosas en el
lugar que les corresponda. // DESCENDENTE En la redacción de un documento, colocación de
los datos por orden de importancia, de más a menos. Orden de interés decreciente. //
CRONOLÓGICO Por fecha de inicio: año, mes, día. // NUMÉRICO Por numero de control de
entrada, de expediente, normalmente dentro de cada año, si lo tiene asignado correlativamente.//
ORIGINAL Establece que los documentos deben guardarse en el orden que originalmente se les
dio durante su función administrativa. // ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN Todas las
actividades por las que los fondos se someten a un control administrativo e intelectual,
incluyendo la organización material de los fondos y la preparación de los medios de localización
publicados e inéditos (guías, inventarios, catálogos, calendarios, listas, índices, índices/registros
de localización, etc.) Esto no incluye los medios de localización transferidos o adquiridos junto
con los Documentos y no establecidos por la organización de archivos.

Fondo: (DE ARCHIVOS Conjunto de Documentos, dibujos e impresos, recibidos y

formulados oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios. //
DOCUMENTAL Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los
documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales. Fondos: son
todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las
necesidades de clasificación de cada archivo. // ABIERTO. Un fondo queda abierto mientras el
organismo que lo produce sigue vivo y que esto puede durar durante varios siglos. // CERRADO.
Cuando un organismo ha sido suprimido, el fondo de archivo creado para este organismo queda
automáticamente “clausurado” o “cerrado”. En el caso de la institución que han cambiado a la
vez de nombre y de atribuciones en una fecha precisa también se le llama “cerrado”.