2 - Descripción archivística: conceptos

Dunia Llanes Padrón

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PADRÓN, D. L. Descripción archivística: conceptos. In.: La descripción

archivística en los tiempos posmodernos: conceptos, principios y normas
[online]. Marília: Oficina Universitária; São Paulo: Cultura Acadêmica, 2016,
pp. 17-22. ISBN: 978-85-7983-777-7. Available from:
https://books.scielo.org/id/wm48y. https://doi.org/10.36311/2016.978-85-
7983-777-7.

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En la trayectoria histórica de la descripción archivística se ha dado

un proceso cíclico. Esta actividad surgió con la función de mantener la
evidencia y el signiicado pero con el tiempo fue perdiendo esta inalidad.
Sin embargo, en la actualidad, los continuos avances tecnológicos hacen
que la descripción retome nuevamente la función con que originariamente
fue creada: mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos. La
nueva visión del archivo como espacio de gestión administrativa o espacio
de gestión cientíico-cultural justiica estas acciones. Es decir, estas formas
de entender la descripción son el relejo directo de los modos de entender el
archivo y la Archivística como ciencia interdisciplinar en los nuevos tiempos.
Con el surgimiento de la Archivística como espacio de
conocimiento y disciplina cientíica, varios teóricos comienzan a investigar
y redactan las primeras deiniciones de descripción como proceso
archivístico. Para comprender mejor la descripción en la actualidad, sus
funciones y los principios que la rigen, es imprescindible hacer un estudio
de las principales deiniciones que se han dado a lo largo del tiempo, sus
características y sus corrientes paradigmáticas.

2 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: CONCEPTOS

A pesar de la importancia que tiene la descripción para los
archivos y la archivística, durante mucho tiempo esta actividad se realizó
sin tener concebidos sus fundamentos teóricos. Aún en la actualidad
muchos profesionales de la información asocian la descripción con listados
de referencia, inventarios, guías, índices y catálogos desconociendo los
principios que rigen la realización del proceso descriptivo. Por otra parte,
el vocablo descripción es, muchas veces, conocido, solamente, como la
operación que facilita el acceso a los documentos. Por ello, es preciso
analizar los aspectos esenciales que han deinido el concepto de descripción
archivística, desde su surgimiento hasta la actualidad.

2.1 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL

Los primeros conceptos del proceso comienzan a surgir en la década
del 60 del siglo pasado. En 1961, heodore Schellenberg, consideraba la

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

descripción como “El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero

con la inalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el
acceso a los fondos documentales en cualquiera de sus niveles (desde el
fondo hasta la unidad documental simple).” (SCHELLENBERG, 1961
apud BONAL ZAZO, 2000, p. 156).
El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records
Managers, caliica la descripción como “El proceso de establecer el control
intelectual sobre los fondos mediante la preparación de instrumentos de
descripción.” (1974 apud GILLILAND; MCKEMMISH, 2005, p. 11).
Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del
Consejo Internacional de Archivos (CIA) la deinió en los años 80 como
“La elaboración de instrumentos de búsqueda que faciliten el control y
la consulta de los fondos y colecciones.” (WALNE, 1984, p. 59). Los
instrumentos de búsqueda o de referencia incluyen las guías, los inventarios,
los catálogos y los índices, entre otros.3
A su vez, Antonia Heredia explica que “[...] descripción es el
proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identiicación
y localización y la recuperación de su información para la gestión o la
investigación.” (HEREDIA, 1989, p. 302). La autora aporta varias ideas
3
En el Diccionario de terminología archivística publicado por el Ministerio de Cultura de España se deinen
estos instrumentos como:
Guías: Instrumento de referencia que describe, globalmente, fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el
archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El
inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasiicación del fondo descrito. Los asientos del
inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende.
Debe completarse con los índices correspondientes.
Catálogo: Instrumento de referencia en el que, con la inalidad de informar sobre una materia u objeto especíico,
se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una ainidad temática, cronológica,
paleográica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
Índices: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de
conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.
Tomado de: ESPAÑA. Ministerio de Cultura de España. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminología archivística. Madrid, 1993.
Disponible en: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html#_l>.
Acceso en: 16 dic. 2014.

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que son vitales para el análisis del concepto: “[…] se deben analizar los
tipos documentales (diplomáticos y jurídicos), su contenido, el lugar,
fecha de redacción, caracteres externos y los datos para su localización.”
(HEREDIA, 1989, p. 300).
En España, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio
de Cultura (1993) estableció que la descripción era “La fase del tratamiento
archivístico destinado a la elaboración de los instrumentos de consulta
para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales
y colecciones de los archivos.” Donde, según el mismo diccionario, “Los
instrumentos de consulta describen unidades documentales con el in de
establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos
para permitir su localización y recuperación.” (ESPAÑA, 1993, p. 39). En
esta deinición no se hace mención al término instrumento de descripción
sin embargo se dice al respecto que “Es un instrumento de referencia dentro
de la fase de descripción y que incluye a las guías, inventarios, catálogos e
índices.” (ESPAÑA, 1993, p. 40).
Todas las deiniciones citadas contribuyen a perilar el concepto
de descripción imperante durante la época de la archivística caracterizada
por el paradigma custodial (patrimonialista, histórico-tecnicista). En este
concepto se encuentran presentes tres elementos:
1. La actividad realizada
2. La inalidad perseguida
3. El resultado obtenido
Como se puede apreciar en los conceptos citados, desde
Schellenberg hasta Heredia, constatando la visión de prestigiosas
instituciones como el Consejo Internacional de Archivos y la Society of
American Archivists y por diccionarios de archivística, el concepto se ha
ido perilando, especialmente, en lo concerniente a la representación
de los documentos. En un principio la actividad no se precisaba en las
conceptualizaciones pero el análisis documental cobró más fuerza y
los autores comenzaron a presentar, en sus propuestas de deinición, la
representación de los caracteres internos y externos de los documentos.
La inalidad de la descripción en todos los países estuvo orientada
en una misma dirección. Los autores coincidieron en la importancia que

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

tenía el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar

un acceso más abierto a los documentos y para ello era necesario tener
un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y
recuperar la información. La descripción debía cumplir con una de las
funciones básicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos.
Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos
documentales existentes.
Con respecto a los resultados, un punto común entre estas
deiniciones es la tendencia a identiicar la descripción con el instrumento
resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados
de diversas formas (instrumentos de investigación, de búsqueda, de
referencia o de consulta) pero siempre mantenían la misma función:
facilitar el control de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los
usuarios. Varios de los manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban
con detalle los tipos de instrumentos de descripción que existían así como
su correspondencia con los niveles de información.
Cada nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental, etc.)
ofrece un nivel especíico de información. El análisis de esto trajo como
consecuencia la consideración de que cada una de estos niveles debía ser
objeto de una descripción. Por lo que para cada nivel de descripción se
deine un tipo especíico de instrumento de descripción. Así que los fondos
podían ser descritos a través de las guías, las series documentales a través de
los inventarios y las unidades documentales a través de catálogos.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede airmar que en
las primeras deiniciones publicadas, la descripción se ocupaba de capturar
la información contenida en los documentos para con ello elaborar
herramientas de descripción, es decir, la representación de información en
un formato determinado.

2.2 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL

Las últimas décadas del siglo XX (80-90) marcaron el inicio de una
nueva etapa en la historia de la Archivística conocida, por muchos, como la
era de la posmodernidad o la era del pos-custodial. La profesión comenzó
a adaptar sus principios a los nuevos entornos políticos, económicos,

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tecnológicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expresó

que “[…] en este mundo posmodernista la archivística ha sufrido un
cambio de paradigma, desaiando a todos los archiveros a replantearse su
forma de pensar y de realizar su trabajo.” (COOK, 2001, p. 3).
La década de los 90 marca el inicio de una nueva etapa en el
proceso de descripción. El Consejo Internacional de Archivos comienza
desarrollar normas de estructuras de datos internacionales que cumplieran
con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder a las
entidades archivísticas de forma homogénea. El inicio de las actividades de
normalización trajo consigo una reconsideración de los fundamentos de la
descripción y de las deiniciones que comienzan a surgir.
No obstante, desde la segunda mitad de la década de los 80 ya es
posible advertir un cambio en el concepto de descripción. Diversos autores
y organismos vinculados a distintos proyectos de creación de normas de
descripción presentan deiniciones que ponen más énfasis en la actividad
(la representación de los fondos de los archivos) que en el resultado inal
(los instrumentos de descripción, búsqueda, consulta, investigación).
La siguiente igura muestra, representativamente, la función de la
descripción en los archivos durante el período marcado por el paradigma
custodial.

Figura 3. Descripción archivística y paradigma custodial

Fuente: elaborado por la autora.

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

Resulta de interés mostrar, también, gráicamente como se

presenta la nueva concepción de la descripción con el cambio de método
paradigmático en la archivística por estas fechas. La igura siguiente
ejempliica la concepción del concepto enfocado a la actividad y no a los
instrumentos.

Figura 4. Descripción archivística y paradigma pos-custodial

Fuente: elaborado por la autora.

La evolución tecnológica conseguida en las últimas décadas

del Siglo XX permitió disociar el concepto de descripción del concepto
de instrumento de búsqueda. La descripción consiste en elaborar
una representación (actividad) que puede tener diferentes formas de
manifestación (instrumentos de consulta); a partir de una base de datos
descriptiva es posible obtener diferentes formatos de salida (varias formas
de visualización en pantalla o distintos tipos de impresos).
El Bureau Canadien des Archivistes fue uno de los primeros
organismos que comenzó a redeinir este concepto en esta época. En 1986
deinió la descripción como “La representación más exacta y más concisa
posible de cualquier unidad archivística, elaborada siempre bajo el principio
de origen y procedencia.” (BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTES,
1986 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 159).

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Otra deinición donde se advirtió este cambio fue la

propuesta por Michael Cook y Margaret Procter en la segunda
edición del Manual of Archival Description en 1989, donde se
consideraba que la descripción no es más que la representación de
los documentos utilizando descriptores y estas representaciones, en la
práctica, se materializan en los sistemas o instrumentos de búsquedas4
(COOK; PROCTER, 1989a, p. 6).
A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con
la normalización el Consejo Internacional de Archivos (CIA), responsable
de la normalización internacional del proceso de descripción, delimitó la
deinición de descripción como:
La creación de una representación exacta de una unidad de
descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas,
por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de
cualquier información que sirva para identiicar la documentación y
explicar el contexto que la produjo. (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 1995, p. 13).

Así quedó establecido el concepto en la primera edición de la

Norma Internacional de Descripción Archivística.
El CIA, en la segunda edición de ISAD(G), establece que
descripción es:
La elaboración de una representación de la unidad de descripción y,
en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información que sirve para
identiicar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término
también sirve para describir los resultados de este proceso. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).

Como puede observarse, las deiniciones propuestas por el CIA, en

las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre sí. La segunda

4
El concepto en idioma original es: “In Information heory, these descriptive substitutes are known collectively
as the Representation ile or iles. In real life, representation iles in an archival repository are components of a
complex inding aid system, in which the individual inding aids take the form of catalogues, lists, inventories,
calendars or guides.”

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

edición enfatiza en la importancia que tiene brindar información acerca del

medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su productor.
Además, como nota aclaratoria, especiica que se pueden obtener varios
instrumentos de consulta como resultado de la actividad. En la primera
edición no se hace mención alguna a estos instrumentos sin embargo en esta
edición se creyó oportuno hacer referencia a ellos como uno de los posibles
resultados del proceso pero sin agregarle mayor connotación.
El CIA, apoyado en los conceptos anteriores, hace una propuesta
de mayor alcance y explícita de descripción archivística. ISAD(G) se
centra más en la actividad y deja claro que lo importante es representar
la información contenida en todas las unidades de descripción; es decir,
no la limita sólo a unidades documentales o ítems como se releja en
manuales anteriores. Este nuevo enfoque de la descripción, basada en la
representación de contenidos con el in de obtener diversas salidas, hace
posible una ampliación del objeto de la descripción.
La descripción va más allá del control y acceso a los fondos
archivísticos no niega su importancia pero presta más atención a la acción
de explicar el documento y su contexto de producción para entender
su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones
debe aparecer información sobre el responsable de la producción de los
documentos.
Sin lugar a dudas, la disociación entre el concepto de descripción
y el concepto de instrumentos de búsqueda, en la propuesta del CIA, es el
elemento que marca la diferencia con deiniciones anteriores. La descripción
en los archivos no se debe realizar con la inalidad de crear un determinado
instrumento de búsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado
a representar la información de forma coherente para establecer un sistema
general de información archivística que permita representar la información
en varios formatos (varios instrumentos de descripción) e integrar datos de
varios archivos para facilitar su intercambio y su gestión.
La disociación entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G)
no es más que la aplicación práctica de la Declaración de Principios del
CIA que establece que:

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[…] estos principios se deben articular para construir una estructura

de aplicabilidad general y un sistema de descripción archivística que
no dependan de los instrumentos de búsqueda o de los sistemas de un
depósito dado, ya sea un sistema manual o automatizado. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992, p. 8).

Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran inluencia

en los manuales y estándares que se han publicado posteriormente. Los
autores parten de los fundamentos teóricos expuestos en ISAD(G) para
deinir su concepto. A continuación se muestran algunos de ellos.
EnLapractiquearchivistiquefrançaise(1993)seplanteaque“Ladescripción
archivística es una representación exacta y concisa de las unidades de descripción
y se debe realizar respetando, siempre, el principio de origen y procedencia.”5
(FAVIER, 1993, p. 141).
El Standards for archival description: a handbook, de 1994, deinía
la descripción como “El proceso de capturar, recoger, analizar y organizar
cualquier información que sirva para identiicar, gestionar, localizar e interpretar
los fondos de instituciones archivísticas y explicar los contextos y sistemas de
documentos de los que se seleccionaron esos fondos.” (IRONS, 1994).
En las Rules for archival description, en su segunda edición, se
exponía que “La descripción archivística era un registro de forma normalizada
de información que recogía la estructura, función y contenido de los
documentos.” (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 22).
En las obras citadas se puede observar la inluencia del proceso
internacional. En todas se delimita la descripción archivística como
aquel proceso que permite acceder a los documentos a través de sus
representaciones y que debe explicar la información relacionada con la
procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripción.
Los autores coinciden en que la actividad fundamental de la
descripción es representar, a través de información normalizada, las
unidades de descripción con el objeto de gestionar los documentos y su
contexto. En ninguno de los casos se deine el resultado de la descripción,

5
El concepto original es: “La description archivistique a pour object de donner de toute unité archivistique
a décrire la représentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance.”

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripción

archivística e instrumentos de descripción no son, necesariamente,
conceptos relacionados entre sí.

2.3 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN: METADATOS Y EVIDENCIA DOCUMENTAL

La normalización internacional no fue el único aspecto que
inluyó en la reconsideración del concepto de descripción. La repercusión
del documento electrónico en los archivos fue otro elemento clave en la
nueva dimensión de la descripción.
El surgimiento de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, en los años 60, trajo consigo, según Bearman, la llamada
“revolución de la información electrónica”; sin embargo, los archiveros
comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la década de los 90
cuando se inician las relexiones sobre la delimitación y el tratamiento de
los documentos archivísticos en entornos electrónicos.
Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba la archivística, condujo
a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a defender
la idea de una gestión de documentos electrónicos basada en la teoría del
dato sobre el dato. Según David Wallace:
[…] los metadatos podían capturar y conservar el contexto del
documento, conservar los sistemas y la estructura del documento,
generar y retener información descriptiva relevante, incorporar datos
de evaluación y disposición, gestionar documentos a lo largo de su
vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas
de inventario/localización para fuentes de información organizativas.
(WALLACE, 1993, p. 88).

Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la

gestión documental por la importancia que tenían en el uso y la gestión de
los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
Otro concepto que tuvo gran impacto en el tratamiento del
documento archivístico en sistemas electrónicos fue el de evidencia
documental. Los archiveros tenían que prestar atención a los datos pero
también a este concepto que resurgía. Guilliland al respecto expresa que:

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[…] un documento de archivo, sea electrónico o no, está siempre

asociado con una acción o evento, con un agente, producto o
subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un conjunto de
metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la acción o el
evento. (GUILLILAND, 2005, p. 224).

El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte

impacto en la gestión de documentos archivísticos en entornos electrónicos.
Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que sean coniables y
auténticos y que puedan ser considerados evidencia de las funciones.
Ahora bien ¿qué inluencia han tenido los documentos electrónicos,
los metadatos y la evidencia documental en el proceso de descripción? Sin
lugar a dudas, estos nuevos conceptos han modiicado la dimensión de la
descripción. En los últimos años se han desarrollado diversas polémicas
relacionadas con el tema, los archiveros buscan un entendimiento entre
descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de la evidencia en
los entornos electrónicos.
Varios son los autores que se han dedicado a investigar y publicar
sobre esta nueva realidad. Con respecto al tema, Luciana Duranti deiende
la idea de una descripción que mantenga la autenticidad y la veracidad de
los documentos. Para ella la descripción archivística implica:
[…] la identiicación de los documentos, la asignación de un lugar
intelectual y físico en el todo de los documentos auténticos; esto
signiica la localización y descripción en su contexto, congelando y
perpetuando sus interrelaciones, asegurando así que cualquier posible
falsiicación sea fácil de identiicar. (DURANTI, 1996, p. 247).

Siguiendo esta misma línea, McKemmish y Parer (1998) exponen

que la descripción se concibe:
[…] como parte de una compleja serie de procesos de gestión de
documentos que implican la atribución de metadatos autorizados
desde el momento de la creación de los documentos […] información
normalizada acerca de la identidad, autenticidad, contenido, estructura,
contexto y requisitos esenciales de gestión de los documentos. (p. 24-25).

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en

los años 90 ha sido David Bearman quien considera la descripción como “Una
herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en entornos
organizativos automatizados […] la descripción no puede sustentar la evidencia
de las acciones si esta tiene lugar mucho después de que estas acciones hayan
sucedido.” (BEARMAN, 1996 apud DELGADO, 2007, p. 113-114).
Siguiendo esta idea, Chris Hurley argumenta que la descripción “[…]
debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento con el
objeto de que éste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creación y
en conjunción con otros sistemas” el autor rechaza “[…] una descripción post
hoc porque esto diiculta la captura del contexto de creación del documento.”
(HURLEY, 1998 apud DELGADO, 2007, p. 123-125).
Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores abogan
por una descripción enfocada a la asignación de metadatos desde las primeras
edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando aún mantiene
su valor administrativo garantiza que la información recogida sobre su contexto
sea más exacta y veraz. La descripción ya no está sujeta, como se consideró
durante algún tiempo, a la representación de la información contenida en los
documentos de valor permanente conservada en archivos históricos.
La descripción archivística en la actualidad tiene como inalidad
mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para
ello se recomienda realizar la descripción desde el mismo momento en
que se crean los documentos sólo así podrá constituir evidencia de los
actos y las transacciones que se ejecutan. La descripción debe facilitar la
representación, el almacenamiento y la gestión así como el intercambio de
información con valor probatorio.
Hay que tener presente que la descripción en los entornos
electrónicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En
este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir
el contexto de creación más que el contenido en sí del documento. No
se puede olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la
actualidad, los profesionales de la información es la preservación de los
documentos en los entornos digitales. El Proyecto InterPARES, al respecto,
expresa “[…] no es posible conservar documentos electrónicos, sólo la

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 Dunia Llan Pa ón

capacidad para reproducirlos.”6 De ahí la importancia de una descripción

dirigida a mantener la evidencia documental a través de los metadatos.
Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestión de
metadatos sustituiría a la descripción archivística. Como bien expresa
Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros
siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripción
archivística en un subproceso de la asignación de metadatos.
Los archiveros tienen ante sí dos tendencias bien deinidas
en lo que respecta a la descripción. La primera está relacionada con
el documento electrónico y junto a él los conceptos de metadatos y
evidencia que han cambiado las concepciones teóricas y prácticas de la
descripción. Actualmente no tenemos que esperar a que el documento
llegue a los archivos históricos para describirlos; es decir, se deben describir
los documentos desde su propia formación en los archivos de gestión.
La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la
gestión y puede llegar a su in en los archivos permanentes.
La segunda tendencia corresponde a la descripción de los
documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que
se preguntan ¿qué hacer con los documentos de valor secundario a los
que nunca se asignó un metadato?; la respuesta parece sencilla, deben ser
descritos utilizando las normas internacionales y nacionales de descripción
archivística. Otra pregunta está invadiendo el pensamiento de los
archiveros, ¿quiénes dan origen y estructura a los metadatos de descripción
archivística? Es posible responder: los metadatos de descripción se obtienen
a partir de las estructuras de datos de las normas.
La igura siguiente muestra la evolución del concepto de
descripción archivística desde su surgimiento hasta la actualidad y sus
diferentes propósitos.

6
InterPARES es el proyecto que desarrolla proyectos y metodologías para la conservación permanente de
documentos de archivos generados o manejados de forma electrónica y, sobre la base de esto, desarrollar
modelos de políticas, estrategias y estándares capaces de asegurar esa conservación a corto, medio y largo plazo.
Para más información respecto a este proyecto ver: he International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 25 feb. 2015.

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 La descripción archivística en los tiempos posmodernos

Figura 5. Evolución conceptual del proceso de descripción

Fuente: elaborado por la autora.

Resumiendo, en la evolución conceptual del proceso descriptivo se

puede apreciar un antes y un después marcado por el proceso de normalización
internacional y los nuevos paradigmas de la archivística. Los archiveros de esta
nueva era de la información y el conocimiento deben estar preparados para
realizar descripciones archivísticas que contribuyan a cumplir dos de las funciones
permanentes de los archivos: la conservación y el acceso a los documentos.

3 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

El cambio paradigmático acontecido en la Archivística se
fundamenta, principalmente, en el fortalecimiento de su cuerpo teórico. La
Archivística dejó atrás los tiempos de la tecnicidad y la historicidad; épocas
donde se realizaban procesos técnicos sin tener consolidados sus fundamentos
conceptuales. Con el inicio de la posmodernidad, los procesos archivísticos
han consolidado sus preceptos teóricos, desde la clasiicación pasando por la

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