PROTOCOLO DE EVENTOS PRESENCIALES y REMOTOS

PROTOCOLO DE EVENTOS PRESENCIALES
Objetivo
Establecer las medidas preventivas a implementar para los eventos que se

desarrollen, con el objetivo de garantizar procesos eficientes de capacitación o
reuniones para las partes interesadas de la Camara de comercio de Ibagué.
Alcance
Este protocolo rige para todo tipo de evento o celebración, ya sean

iniciativas institucionales, internas de las áreas y las que incluyen asistentes
externos la Camara de Comercio de Ibagué, como por ejemplo bienvenidas,
titulaciones, exposiciones, actos conmemorativos, reuniones de equipo,
actividades de extensión, firmas de convenios, actividades extracurriculares,
entre otras.
Nota: Los detalles de este protocolo pueden evolucionar de acuerdo a las

disposiciones del Plan Paso a Paso y de las medidas que implemente el
ministerios de Salud y de Trabajo.
CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
 Cada unidad organizadora debe designar a una persona encargada o

responsable del evento, quien deberá estar en conocimiento de todos los
protocolos sanitarios y tener la capacidad de hacerlos cumplir.
 El encargado del evento o la unidad organizadora será responsable de
mantener un listado de todos los asistentes durante un mes, donde se
detalle nombre, apellido, área, número de teléfono y correo electrónico, por
razones de trazabilidad.
 Se debe respetar el aforo de los espacios, que están debidamente
señalizados como ruta de evacuación en caso de emergencia.
 Las personas que asistan al evento deberán pasar por el control de
seguridad y registrarse en portería.
 Al generar la invitación para un evento presencial, dar conocer a los
invitados las “Medidas para ingresar a las instalaciones”, con el objetivo de
que las personas conozcan los requisitos y medidas de seguridad
necesarias para acceder a los espacio que presta la Camara de Comercio
de Ibagué.
CLASIFICACIÓN DE REUNIONES DE NEGOCIOS
Algunos de los tipos de reuniones empresariales pueden ser:
 Internas. Se celebran entre los empleados de una institución, la mayoría de

las veces en forma de reuniones, encuentros de planificación. En las
grandes empresas con una amplia red de sucursales también se celebran
reuniones ampliadas entre los colegas de la oficina central y las sucursales.
Se utilizan tipos de reuniones como conferencias, seminarios,
videoconferencias a distancia.
 Externas. Estas se celebran entre varias empresas. A menudo, sólo

participan en ellas los altos cargos y, a veces, los mandos intermedios. Hay
varios formatos de estas reuniones: negociaciones, sesiones informativas,
foros, mesas redondas, etc.
 Formal. Son aquellas reuniones donde se establece un determinado

protocolo, un orden del día e incluso un código de vestimenta. En tales
reuniones hay un objetivo principal definido: la firma de un acuerdo, la
conclusión de un acuerdo de intenciones, etc.
 Informal. Cuando el concepto general de la reunión es lograr el contacto

entre participantes de diferentes organizaciones, con el fin de desarrollar la
confianza de los participantes entre sí. Habitualmente, estas reuniones no
tienen una orientación oficial-objetiva. Estos encuentros pueden definirse
como de conocimiento y comunicación informal para facilitar la interacción
en el futuro.
 Oficial. En general son también reuniones formales con un fin obligatorio

de la reunión mediante la firma de cualquier contrato o documento
comercial.
 No oficial. En el caso de las reuniones no oficiales, éstas pueden ser tanto

formales como informales.
También las reuniones de trabajo suelen dividirse en informativas, de

asesoramiento y ejecutivas. Los dos primeros tipos son los más característicos de
las reuniones internas:
 informativa: para informar a los empleados sobre la estrategia general y la

dirección de la empresa, sobre la introducción de nuevas tecnologías y los
planes de producción y desarrollo.
 Asesoramiento: para elaborar una decisión sobre un determinado
problema.
 Ejecutivas: se refieren más a menudo a reuniones externas.
PROTOCOLO PARA EVENTOS PRESENCIALES

 La citación debe hacerse con anticipación, incluyendo el orden del día o
agenda proyectada.
 Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los

participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de
duración para cada tema.
 Según la necesidad o tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades:

líder, moderador o facilitador, relator y secretario.
 Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el

desarrollo de la reunión.
 Iniciar y terminar la reunión puntualmente, evite que las reuniones se

prolonguen demasiado.
 En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen
escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la
palabra y evitar hablar al mismo tiempo.
 Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.
 Programar otra reunión si fuera necesario.
 Envía rápidamente un acta o resumen de la misma de modo que te

garantices que todo el mundo ha entendido lo mismo.
 Evalúa si la reunión ha sido efectiva. ¿El objetivo se ha cumplido? ¿Ha

habido participación? ¿La tecnología ha funcionado? ¿Los tiempos se han
cumplido?
PROTOCOLO PARA EVENTOS REMOTOS
 Ordenamiento y preparación de la reunión: Previamente a efectivizar la reunión

deben estar claramente definidos el canal de comunicación (Meet, Skype, Zoom,
Teams), horario y fecha de inicio y finalización de la misma.
 Priorizar temas: Deben identificarse con precisión la cantidad de temas que

puedan ser analizados en el tiempo especificado. Definir un orden de prioridades y
quitar los temas que pueden tratarse en reuniones posteriores, facilitaría la fluidez
del tratamiento de los mismos siendo esto fuente de motivación a realizar
próximas reuniones.
 Tiempo de reunión: La reunión debe ser dinámica y participativa. Las reuniones

remotas no deben sobre pasar la hora y media de duración con un máximo de dos
horas en casos excepcionales. Es mejor hacer varias reuniones que un maratón
de reunión. Debe respetarse el horario definido y la disponibilidad de los
asistentes.
 Puntualidad: Las personas que asistan deben comprometerse a ser puntuales. La

reunión comenzará a la hora acordada. Solo se esperará en los casos de que la
reunión requiera quorum para de toma de decisiones. Con el quorum mínimo y
necesario se iniciará la reunión. También, la reunión debe finalizar a la hora
prevista y solo podrá extenderse con la aprobación de todos. En este caso,
también hay que definir una nueva hora de finalización.
 Compromiso en la asistencia: La persona que asista a la reunión tiene que tener

claro que estará pendiente de la reunión y no de otros temas externos.
Recordemos que en algún caso la asistencia puede realizarse desde el hogar. El
participante debe asegurarse de evitar intercalar los problemas domésticos con los
de la reunión.
 Lugar donde instalarse: Este punto tiene una vinculación directa con el anterior.
En el caso que se conecte desde su hogar, debe elegirse un lugar donde puedan
evitarse las interrupciones. Tener en cuenta la posible que el espacio este bien
iluminado y ordenado y que no hallan interrupción de niños, mascotas o cualquier
otro foco de distracción.
 Responsabilidad en la participación: Debe comunicar a todas las personas en

su entorno que eviten interrumpirlo/a. La concentración en los temas facilitará la
efectividad de la resolución de temas.
 Escuchar a integrantes: Los participantes deben evitar las interrupciones a quien

está exponiendo. En las reuniones remotas se debe ser ordenado, escuchar al
otro y pedir la palabra. La mecánica de pedir la palabra es diferente en cada
programa, en algunos aparece una manito solicitándola. También se puede
aprovechar el chat, etc. Lo importante es que cada integrante esté dispuesto a
calmar su ansiedad, respetar los participantes, ser ordenado y pedir la palabra
cuando lo considere.
 Coordinador o articulador: El articulador es parte importante en la reunión y

deberá accionar todo su conocimiento como lo hace en reuniones presenciales. En
el caso particular de reuniones remotas el factor “tiempo” es una variable
importante que debe tener en cuenta. Si la cantidad de temas fueron los acertados
deberán definirse todos en el tiempo acordado. En el caso de que algún tema
amerite la utilización de más tiempo que el planificado, el coordinador debe
expresarlo haciendo conciencia de ello. Si se resuelve invertir más tiempo,
continuará con la reunión siempre que no sobre pase el tiempo estipulado. Los
temas de menor prioridad pasarán para la siguiente reunión.
En el caso que se realicen varias intervenciones en la reunión remota el moderador

deberá controlar el tiempo de exposición de cada participante. No es lo mismo esta
situación en una reunión presencial que en una remota. Los participantes deben sentir
que están aprovechando en forma fructífera su tiempo.

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Establecer las medidas preventivas a implementar para los eventos que se

Este protocolo rige para todo tipo de evento o celebración, ya sean

Nota: Los detalles de este protocolo pueden evolucionar de acuerdo a las

CONSIDERACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

 Cada unidad organizadora debe designar a una persona encargada o

CLASIFICACIÓN DE REUNIONES DE NEGOCIOS

Algunos de los tipos de reuniones empresariales pueden ser:

 Internas. Se celebran entre los empleados de una institución, la mayoría de

 Externas. Estas se celebran entre varias empresas. A menudo, sólo

 Formal. Son aquellas reuniones donde se establece un determinado

 Informal. Cuando el concepto general de la reunión es lograr el contacto

 Oficial. En general son también reuniones formales con un fin obligatorio

 No oficial. En el caso de las reuniones no oficiales, éstas pueden ser tanto

También las reuniones de trabajo suelen dividirse en informativas, de

 informativa: para informar a los empleados sobre la estrategia general y la

PROTOCOLO PARA EVENTOS PRESENCIALES

 Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los

 Según la necesidad o tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades:

 Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el

 Iniciar y terminar la reunión puntualmente, evite que las reuniones se

 Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.

 Programar otra reunión si fuera necesario.

 Envía rápidamente un acta o resumen de la misma de modo que te

 Evalúa si la reunión ha sido efectiva. ¿El objetivo se ha cumplido? ¿Ha

PROTOCOLO PARA EVENTOS REMOTOS

 Ordenamiento y preparación de la reunión: Previamente a efectivizar la reunión

 Priorizar temas: Deben identificarse con precisión la cantidad de temas que

 Tiempo de reunión: La reunión debe ser dinámica y participativa. Las reuniones

 Puntualidad: Las personas que asistan deben comprometerse a ser puntuales. La

 Compromiso en la asistencia: La persona que asista a la reunión tiene que tener

 Responsabilidad en la participación: Debe comunicar a todas las personas en

 Escuchar a integrantes: Los participantes deben evitar las interrupciones a quien

 Coordinador o articulador: El articulador es parte importante en la reunión y

En el caso que se realicen varias intervenciones en la reunión remota el moderador

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