Requerimiento Cajera

REQUERIMIENTO ----REQ001-2022
DEPENDENCIA CAJAS
Nombre Cliente COMERCIALIZADORA QUIRALD
☐ Solicitud de usuario /dependencia ☐ Cambio en Normativa

Tipo ☐ Ajustes aplicativo
requerimiento X Nuevo desarrollo
Fecha Ejecución cambio

Fecha de Solicitud Fecha de respuesta --
15/11/2022 AL 23/12/2022
Crear un sistema POS que permita la facturación y el proceso
normal de una caja registradora, generando un informe diario del
cierre de caja, movimientos del día y así mismo guardar un historial
para llevar los inventarios con desarrollo de todo lo requerido con
las diferentes empresas, proveedores y clientes.
Descripción de Proceso y requerimiento
Perfil Cajera
 El Administrador del sistema podrá llevar crear varios usuarios con el rol Cajera, con el
fin de tener claridad los movimientos de cada una dentro del sistema.
La cajera deberá ingresar al sistema digitando su usuario y contraseña
Página principal
El sistema muestra el módulo de FACTURACION, en él, encontrará los sub módulos:
 Crear Nueva venta: Remisión o pedido comercial

 Crear Nuevo cliente
 Eliminar / Editar Cliente
 Facturar
 Existencias
 Documentos de Caja
 Devoluciones
 Apertura de Caja
 Cierre de Caja
La Cajera Crea una Nueva venta, el sistema muestra un listado con los productos cargados
en sistema con cada referencia a su nombre.
El formato que manejará la cajera para vender será por documento equivalente.
Proceso a seguir:
El sistema le muestra a la cajera el producto por imagen o nombre, forma de pago, cantidades
y da grabar. Posteriormente Imprimir recibo (en el momento que vaya a imprimir debe
preguntarle cuantas copias quiere imprimir de este recibo, en uno de ellos debe aparecer que
es el original y en los otros que numero de copia es, ejemplo copia #1 copia #2 etc.).
En el documento se debe reflejar si es fiada, pagada (por consignación, crédito o saldo a

favor) nombre de la cajera y espacio para firmar, así mismo los datos completos del cliente y
la firma que está de acuerdo con el método de pago.
 Como método de pago se maneja efectivo, consignación (Bavaria, Postobón, Quala o
bancos) saldo a favor o cruce de cuentas.
 Por consignaciones se debe registrar en sistema; si es por código Bavaria, Quala o
Postobón, ingresando el código diferencial que se registra en el comprobante de la
consignación para así mismo direccionar a donde pertenece y así poder validar el abono,
pago total o saldo a favor del cliente.
 Si la consignación es a uno de los bancos de la empresa igualmente debe ingresar código
que serían los 4 últimos números de cuenta para poder contrastar con el rol de bancos si
ya está ingresada la consignación y registrar el abono.
Nota: Si al hacer la verificación con el banco, la consignación o el monto no está ingresado

en sistema BANCOS, NO SE PUEDE REALIZAR EL ABONO y el cliente deberá permanecer
en mayoristas.
NOTA: La cajera deberá terminar de llenar la información para cerrar el movimiento (nombre
del cliente y comprobante de la consignación).
 Los bancos que se manejan son los siguientes: BBVA, Banco de Bogotá y Bancolombia.
(de igual forma debe dejar crear más bancos o formas de pago dado el caso por el
administrador).
La Cajera Crea un Nuevo cliente, el sistema le muestra un formulario para diligenciar y

posteriormente da grabar.
Cuando tenga la necesidad edita la información del cliente si solo requiera cambiar unos
pocos datos
La Cajera puede mirar el historial buscado por: Nombre de cliente o razón social, fecha,
número de documento del cliente, etc. con el fin de reimprimir una factura (cuando haga esto
debe aparecer como ya se dijo anteriormente que numero de copia es y pedir la autorización
del administrador a partir de la copia #3)
La Cajera busca por: Nombre del producto, referencias comerciales, referencia en cantidades
etc, con el fin de saber el stock en góndola.
La Cajera ingresa a los documentos de caja para revisar el recaudo del día. (Cuando un
cliente le cancela la deuda o quiere hacer abonos)
 El sistema le permite a la cajera hacer la apertura de caja, allí registrara el valor en efectivo
con el que inicia el día
 Permitirá hacer los descuentos del efectivo si tiene gastos o sumar si tiene recaudos con
ese método de pago, (para poder empezar a facturar debe primero hacer apertura de caja)
el valor que ingresen como efectivo inicial debe coincidir con el valor que cerraron en
efectivo la noche anterior,
 El sistema debe alertar a la cajera cuando no coincidan los valores, habrán tres intentos
para poder solucionar, de lo contrario se bloqueará su usuario y el Administrador es quien
podrá desbloquearlo.
 Para que el total de efectivo se arquee, el sistema debe generar la suma de forma
automática del efectivo día anterior + ventas del día en efectivo y restar los gastos o
compras en efectivo que se hayan generado en el día. El total de esto debe reflejarse en
el balance general.
 El sistema permitirá facturar por unidades o por cajas en el momento que la cajera
seleccione si la venta se realizara por nevera o por bodega respectivamente.

 Las ventas de la nevera deben entrar al cierre de caja, sumando en efectivo, descontando
en producto, realizando el mismo proceso normal de la facturación de la bodega, pero en
unidades.
 El sistema no permitirá fiar si la venta se genera por nevera.
 Cuando se haga Arqueo de caja, el sistema le permitirá imprimir la tirilla de arqueo que
debe presentar al jefe inmediato.
 El sistema debe arrojar un mensaje a la cajera cuando el cierre quede bien “Caja arqueada
correctamente”, de lo contrario, si no concuerdan los valores, el mensaje será: “Cierre de
caja incorrecto, verifique nuevamente”.
 Cuando se ingrese un cliente nuevo en el sistema, el sistema no le permita guardar el
registro si no están diligenciados todos los campos del formulario.
 El sistema no permitirá facturar si los datos no están totalmente diligenciados en su
registro inicial.
 Diseñar un procedimiento que ingrese las consignaciones en las cuentas correctas
(Bavaria, Postobon, Quala), indicando a que bodega pertenece y todos los datos del
cliente, junto con el código diferencial de la consignación.
 En el momento que una cajera registre un pago por consignación a bancos de la
compañía, bien sea BBVA, BANCOLOMBIA AHORROS O CORRIENTE O BANCO DE
BOGOTA, primero el sistema debe verificar que la consignación ya este ingresada en el
usuario de bancos de lo contario no permitirá hacer el abono de dicho cliente y seguirá
siendo un acreedor, y así mismo, indicar si pertenece a una bodega.
 Cuando hay saldos a favor de un cliente, se debe indicar por sistema lo siguiente: A que
cliente corresponde, valor que tiene a favor, Concepto, fecha etc.)
 Limitar a que clientes se les fía y a quienes no, esto lo decide el administrador.
 Limitar para que no haya una segunda factura fiada si un cliente no ha pagado la primera.
 Para poder sacar un anticipo de gasolina la cajera deberá subir en pdf los recibos de las
recargas anteriores y por vehículo cuanto fue el total.
 En el sistema debe obligatoriamente registrarse el recorrido, valor a tanquear y que día va
a tanquear un carro, montacarga y camiones para que la cajera pueda sacar el gasto de
gasolina.
 Las cajeras llevaran una base estipulada por el administrador que se sacara del efectivo
para la gasolina de cada vehículo (el total de la base de todos los vehículos deberá estar
como un activo en el balance general) en el momento que se tanqueo la cajera deberá
registrarlo como un gasto de base gasolina y seleccionar que vehículo obligándola a
registrar kilometraje, fecha de tanqueo y número de placa, para que este se reste del
activo de BASE GASOLINA y restar del ahorro del vehículo afectado.
 El sistema debe mostrar los saldos a favor de las bodegas, igualmente, que los saldos a
favor de los clientes.
 En el sistema debe obligatoriamente incluir el gasto de peaje, placa del vehículo y así
mismo, su imagen para poder descontar el gasto, según el camión debe descontarlo como
gasto de este.
 En la creación de perfiles nuevos se debe dejar abierto para la cantidad que el
Administrador desee crear; igualmente, debe restringirle ciertos permisos de acceso.
 Si una devolución no se hizo en el arqueo la cajera podrá poner la devolución pendiente
para poderse arquear y avisar al día siguiente al analista de inventarios para realizar dicha
devolución. Asimismo, debe ingresar al balance General como un activo por concepto de
devolución pendiente.
 Si hay una devolución del día anterior la debe hacer el analista de inventarios, no
pueden devolver producto las cajeras si no es del día.
 Cuando se haga cruce de cuentas con las bodegas o clientes de producto que nos
estén vendiendo, si estos deben, se debe verificar en sistema que el producto haya
ingresado, si no se ha ingresado, en el balance debe aparecer el producto en ruta en
la parte de los activos.
 Cuando el método de pago sea cruce de cuentas, el sistema debe pedir número de
factura o si fue un gasto, debe afectar como descuentos
 El sistema debe identificar cuando los fletes se facturan a las bodegas, de este modo,
deben incluirse como gasto afectando la rentabilidad del día y como gasto de. la
bodega para el balance
 El sistema le permitirá a la cajera llevar un control del total de tonelaje que llevan los
camiones.
Presentado Cargo
Ing. Ángela Patricia Martínez Robayo Analista Funcional
Responsable Aceptación Solicitud

Aceptado Aceptado
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 Crear Nueva venta: Remisión o pedido comercial

En el documento se debe reflejar si es fiada, pagada (por consignación, crédito o saldo a

Nota: Si al hacer la verificación con el banco, la consignación o el monto no está ingresado

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