Facturación

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil

que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información
fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la
provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a
pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en el
curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al
proceso productivo. Por ende, la persona que en un horario de trabajo emite una serie
de facturas, se le llama Facturador o Facturadora en una acción que se le nombra
como facturación.

En la Empresa, el objetivo primordial es la facturación, ya que ésta origina una

serie de actividades que forman un ciclo que influye en la utilidad de la Empresa. El
ciclo comienza cuando los Ejecutivos de Venta visitan a sus clientes y les toman una
orden de compra o pedido en un talonario especial que contiene nuestros productos,
cuando ellos o ellas se dirigen a la Empresa, esos pedidos se revisan por el Supervisor
de ventas de la zona de ventas correspondiente, los firma y los entrega al Gerente de
ventas para que éste organice la ruta de despacho y los choferes que llevarán los
mismos. Cuando el Gerente de ventas tenga la ruta organizada, se procede a entregar
los pedidos a Facturación, para que éste haga las facturas con su orden de salida, la
última se entrega al jefe de almacén para que ordene a los ayudantes de chofer a sacar
la mercancía, montarlas en los camiones correspondientes y despacharlas según la
ruta que el Gerente organizó. Cuando regresan del viaje, las facturas despachadas las
revisa Jefe de Almacén y con su visto bueno se las concede a facturación nuevamente
para que éste o ésta les de recepción, las organice según el Ejecutivo de Ventas y se las
entregue a los mismos para que ellos las cobren a sus clientes y vuelvan a tomarle
pedidos. Es una rueda sin fin que garantiza la existencia de la Empresa para que siga en
operaciones.

Entonces, el facturador o facturadora que desempeñe este cargo debe tener en

cuenta que es importante el trabajo en equipo y la comunicación para que el ciclo
pueda ser cumplido correctamente y no hayan malentendidos en el servicio que se
está ofreciendo. Toda acción no hecha correctamente influye en la siguiente operación
y por consiguiente afecta a las demás llevando el problema de nuevo a su creador. Es
tener la buena disposición para llevar a cabo todo este tipo de actividades y de repente
algunas otras fuera de sus obligaciones.
 Sabemos que la obligación principal del facturador es redundantemente,
facturar, pero para llevar a cabo ésta operación hay una serie de parámetros que antes
se deben cumplir, y de las cuales se pueden preguntar en cualquier momento en caso
tal de no tener conocimiento de ellas. Como por ejemplo:

 Ordenar los pedidos según los códigos de clientes de mayor a menor por
su zona de ventas. Cuando el Gerente de Ventas organiza la ruta y hace
entrega de los pedidos a Facturación, antes de empezar el proceso es
necesario verificar que las órdenes de compra estén por código de
clientes de mayor a menor, teniendo el código más viejo (es decir el
menor) de primero. Si son varias zonas de venta, los códigos de cada
una de las zonas a facturar debe estar organizados de la misma manera
sin mezclar los pedidos de las zonas de ventas unas con otras.
 Ingresar en el almacén respectivo. La Empresa como método de
asegurarle la mercancía a sus clientes, elaboró distintos almacenes
dentro del sistema que permite que el Ejecutivo de Ventas le garantice
los productos ofrecidos. Es tarea ya del Ejecutivo administrar los
productos de su almacén. Para ingresar en el almacén respectivo
realizamos lo siguiente:
Macros > Seleccionar Almacén > “Respectivo Almacén”
 Ingresar al módulo de facturación en el sistema.
Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones >
Factura > Incluir
 Introducir el código de Cliente (que es el número con el que nos
basamos anteriormente en organizar los pedidos de los Ejecutivos de
Venta). Una vez insertado el código del Cliente a facturar, el sistema
arroja una ventana emergente con el que anuncia el estado de cuenta
del mismo, en él podrás observar si el cliente posee o no facturas
pendientes y los días o no de vencida que tienen dichas facturas, en la
parte de debajo de la ventana emergente está escrito el límite de
crédito de ellos, el límite de vencimiento y la deuda total.
Dependiendo del cliente y de su forma de pago, están
estipulados unos límites de crédito que nos dan un alerta cuando se
está facturando. La Empresa tiene a un cliente promedio un límite de
crédito de 5000 bsF, dentro de su pedido debe estar una cantidad
máxima de ese monto, cualquier céntimo extra en dicha factura, el
sistema no te permitirá guardarla. Clientes que tengan un límite de
crédito mayor al establecido, es porque ha demostrado que cancela sus
facturas al día y la Empresa le da el voto de confianza para enviarle más
 mercancía. Por otra parte, el límite de vencimiento es la prórroga que se
le da a los clientes cuando está paga la factura pero no está procesada
por cobranza, la Empresa estipula un límite de vencimiento de 100 BsF
para que puedan crearse las facturas, toda deuda vencida mayor a 100
BsF hace que el sistema no te de entrada para la facturación del mismo.
Ambos límites son totalmente modificables, permitiéndote mejorar o no
la capacidad de un cliente a la hora de venderle. Estos límites para ser
modificados deben tener plena autorización del Gerente o de algún
superior que le dé el visto bueno al cliente. Los Ejecutivos de ventas
para poder llevar a cabo un aumento de crédito al cliente, deben
engrapar al pedido una solicitud con los datos del mismo acotando el
por qué el aumento y con las bases que justifiquen el mismo y el nuevo
límite de crédito. La orden para poder facturar un cliente es que no
tenga factura vencida pendiente, hay excepciones con clientes claves
que se dirán en el momento que se entreguen los pedidos.
 Facturar. Si se está en el almacén correspondiente a la zona de ventas y
el cliente está no tiene facturas pendientes por pagar, el sistema te
permite ingresar al módulo de creación de facturas. Antes de empezar a
seleccionar los productos se escribe en el pedido el número de
correlativo que el sistema da para el control de las facturas, con ese
número que te da el sistema, ya el facturador sabe que ese pedido no
puede volverse a facturar más, salvo algún error o algún faltante. Luego
se observa el pedido y se corrobora la información que tiene el sistema
con el que entregó el Ejecutivo de Ventas; se verifica que el código del
Cliente sea el mismo en ambos lados al igual que la denominación
comercial. Si hay una discrepancia entre los datos, se cierra el módulo
de facturación y se habla con el Ejecutivo de ventas para modificar el
pedido. En cambio, si todo está correcto, se distinguen los productos a
incluir en la factura. Dentro del módulo hay un ícono pequeño que se
encuentra debajo del membrete de la factura, cuando se presiona, se
abre un menú de productos que la Empresa ofrece a sus clientes
ordenados también por un código. En él, se busca el producto que el
cliente demanda y se introducen en la factura. Una vez introducido, se
tiene que especificar si son cajas o botellas lo que el cliente está
pidiendo (que se verifica en el pedido) y en base a eso, cuánto. El precio
del producto no se modifica y se da descuento si el cliente es Agente de
retención o si hay alguna promoción especificada y plenamente
autorizada. Es decir, el resto de los campos no se modifican a menos
que el Gerente pida realizar dicha acción. Si en el pedido los cantidades
 especificadas son sin cero (“0”) delante, son cajas. Ejemplo: 2 Scotch Rill
0.75, son dos cajas de Scotch Rill de botella. Si por otro lado, en el
pedido especifica 06 Scotch Rill 0.75, respectivamente son seis botellas
de Scotch Rill de botella. Si hay un cero delante del número, la cantidad
especificada se mide en botellas o mejor dicho en unidades. El
documento está creado una vez que los bolívares de la factura se
reflejan al final del módulo, si por algún motivo se necesita salir del
módulo, una vez que el documento refleje bolívares en la factura no se
podrá salir, se tendrá que guardar el documento, anularlo, y volver a
empezar. El sistema inclusive te arroja una ventana emergente en caso
de que se haya hecho sin conocimiento alguno especificando que para
poder continuar se necesita guardar el documento y volverlo a hacer si
es necesario.
 Guardar la factura. Por otro lado, si ya la factura está lista, y todo lo que
se tenía que verificar, ya fue verificado. Se procede a guardar la factura
en el mismo ícono en donde incluyes para abrir el proceso. Al guardarla,
el sistema arrojará una nueva ventana emergente en donde se escribirá
el número de orden de compra o pedido y la fecha con la que el pedido
fue tomado, no se agregan comentarios por más que los haya y se
vuelve a presionar guardar. Cuando se guarda la factura se vuelve al
inicio del módulo para ingresar al siguiente cliente, pero si se terminó la
zona de ventas, si ya todos los pedidos fueron facturados, al lado de
“Descripción Amplia”, está un ícono que dice “Salir del Proceso”, una
equis “X” roja grande. Y con esto se procede a realizar la Orden de
Salida.
 Crear Orden de Salida. Una vez facturadas las zonas de ventas, se
procede a realizar el pre-despacho, un documento que el sistema crea
en base a las facturas que el Facturador realizó para que la mercancía
reflejada en el documento se cargue a los Camiones y se despache con
el chofer y ayudante de chofer. Para esto seguimos los siguientes pasos:
Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones >
Orden de Salida.
Para incluir una orden de salida buscamos el mismo ícono
“Incluir” que aparecía en el módulo de crear facturas y una vez adentro,
en “Comentarios” escribimos las zonas a ser despachadas. Ejemplo: si la
facturadora o facturador terminó con las zonas de ventas 10, 12 y 14,
que son del estado Mérida, dependiendo de la ruta que hayan visitado
los Ejecutivos, en “Comentarios” se pondrá: Ejido, Mérida, Lagunillas,
Pueblo Llano, Chiguará, Sto. Domingo, Tabay, Tobar, Bailadores,
 Apartaderos, entre otros. De manera que cuando el Jefe de Almacén lea
el pre-despacho les diga a sus ayudantes de Chofer para dónde es que
va la mercancía que van a preparar en ese momento. Luego de los
“Comentarios”, del lado derecho en un rectángulo pequeño aparece
“Transporte” con un ícono pequeño del lado derecho que al presionar
abre un menú de Choferes y camiones que han despachado nuestros
productos. Una vez ingresado el transporte se procede a escribir el
número de facturas a despachar. Terminado el proceso y verificado que
todo esté bien, se guarda la orden en el mismo ícono en el que se
guardan las facturas.
Para imprimir la orden de salida hay que salirse del proceso de la
misma manera que en el de las facturas y sin cerrar el módulo de
órdenes de salida en uno de sus íconos aparece una impresora, que al
seleccionarla, presionando a “Crystal Preview” y luego Ejecutar (ícono
de rayo) se genera un documento con el nombre del Chofer y su Camión
con placa, y debajo todos los productos que los ayudantes del chofer
deben preparar para despachar. Aparecen los productos según
capacidad y según cajas o botellas y al final de todos hay una suma de
las cajas y/o botellas que reflejan el total de todo. En otra página
aparece los números de factura con su denominación comercial y la
cantidad de cajas/botellas que lleva el cliente más una línea de
observaciones para el final del despacho. Este documento ayuda al Jefe
de Almacén a auditar la mercancía que se carga al camión y a su vez
ayuda al Chofer como guía para los despachos. Una vez verificado la
orden de salida, se imprime y se le entrega al Jefe de Almacén para que
éste proceda con el preparación del despacho.
 Impresión de facturas. Mientras los ayudantes de chofer junto con el
jefe de almacén preparan la mercancía, se debe imprimir las facturas
para validar una vez más que todo lo que esté facturado sea
exactamente lo que el cliente esté pidiendo. Para imprimir facturas se
hace lo siguiente:
Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Procedimientos >
Impresión de Facturas por Lotes.

Cuando se entra en el módulo de impresión de facturas, sale un

rectángulo en donde aparece el número a imprimir junto con el número
de control de la factura. Estos dos números deben coincidir a la
perfección con los juegos de facturas que físicamente se tiene, es un
error garrafal imprimir una factura del sistema con un número 0001 en
 un juego de facturas físico de número 0002. Para eso se lleva el control
en los pedidos escribiendo el número de facturas que se está creando.
Entonces, una vez que vayamos a imprimir y corroboremos que el
número equis “X” del sistema sea igual al número equis “X” del físico
procedemos a incluir el último número de facturas a imprimir, es decir,
si hay un número 0001 esperando para imprimir y al final se hicieron 50
facturas, el último número para imprimir sería 0050. Con estos números
corroborados por el físico se procede a ejecutar el procedimiento.
Cuando todas las facturas han sido impresas, se separa el último
número con el que está por imprimir y se empieza la validación de las
facturas. Si validando el facturador encuentra un error, tiene la
obligación de avisarle al Jefe de almacén del incidente y anular el
documento, volverlo a facturar y por ende, anular la orden de salida y
volverla a crear. Si validando el facturador no consigue error alguno,
desglosa las mismas de la siguiente manera:

1. Factura original (blanca) engrapada con la copia de renta de

licores (verde).
2. Copia de factura copia-cliente (amarilla) engrapada con la
original de renta de licores (verde).
3. Copia factura azul para contabilidad. (Ésta se archiva para el
control de la Empresa) Esta última se queda en la Empresa.

Con todas las facturas engrapadas y separadas debidamente, se

le concede al jefe de almacén para que una vez más el valide que todas
las facturas a despachar se encuentren en la orden de salida, y así haga
entrega formal al chofer de lo que se está llevando.

Con toda esta serie de operaciones diarias que se deben hacer al pie de la letra,
la facturadora o facturador garantizará el buen funcionamiento de una parte del ciclo.
A partir de aquí las operaciones que el resto del equipo de trabajo hagan y cómo lo
hagan o no al servicio que La Empresa da. Al regresar los ayudantes de almacén junto
con el chofer y las facturas despachadas y firmadas por los clientes, el Jefe de Almacén
revisa las mismas buscando roturas y/o devoluciones en el despacho, y en caso tal de
que existan, revisar que todo lo que tenía que llegar, llegó. Terminada la revisión, el
Jefe de Almacén procede a entregar las facturas despachadas junto con la orden de
salida a Facturación, en este momento se vuelve a revisar, preguntando el por qué de
casos con roturas y/o devoluciones al Jefe de almacén y empezará a darle recepción a
las facturas. Para hacerlo se siguen las siguientes instrucciones:
 Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones > Recepción de
Facturas (Debajo de orden de salida)

El módulo es muy parecido al de orden de salida con la diferencia de que en

éste no se incluirá el transporte, y en “Comentarios” no es necesario escribir las zonas
que fueron despachadas, sino que de una vez se pueden empezar a incluir las facturas
despachadas, ésta acotación se hace debido a que los viernes y jueves que son los días
que más facturas despachadas llegan, y por eso no se van a crear reportes de facturas
despachadas por cada viaje que se haya entregado a Facturación. Dentro del módulo
se incluye el número de factura despachada cerciorándose que sea el mismo número
que esté en físico junto con la misma denominación comercial y se deberá de insertar
la fecha de recepción que puede encontrarse en la factura y en caso de que no tenga
se podrá escribir la misma fecha de emisión que arroja el sistema. Cuando todas las
facturas han sido recepcionadas, se guarda el reporte, se sale del proceso y del módulo
y se crea el “documento de facturas entregadas al vendedor”, en éste documento se
reflejan todas las facturas que el facturador o facturadora le dio recepción con el
monto de la factura, la fecha de recepción, la fecha de vencimiento de la factura y al
final, el total de facturas entregadas, este reporte sirve para el control de la Empresa,
este se le entrega al vendedor engrapado a todos los originales y/o copia-cliente que
llegaron del viaje, a su vez, el Ejecutivo de Ventas debe firmar el reporte afirmando
que recibió esa cantidad de facturas o avisar alguna discrepancia con los documentos
consignados. Para crear el reporte se hace lo siguiente:

Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones > Entrega de
Documentos al Vendedor.

Una vez presionada la tecla, aparece un rectángulo con la fecha del día que se
quiere imprimir el reporte, al ejecutarse, salen todas las facturas que fueron
recepcionadas según el Ejecutivo de Ventas, cuando se verifiquen, se imprimen dos
copias, una para el Ejecutivo y otra para la Empresa y se engrapan junto con las
facturas.

Debido a la cantidad de documentos que genera el cargo de Facturación, es

necesario que todos esos documentos se organicen en carpetas lomo ancho de
acuerdo a su importancia. Los consecutivos de facturas de contabilidad (las azules)
deben archivarse según el número de control de menor a mayor, teniendo arriba
siempre la última factura realizada, no debe faltar ninguna factura; de la misma
manera se practica con los consecutivos de factura de la copia de la renta de licores
(facturas verdes) que éstas son las que se engrapan con la original y son las que
permanecen en la Empresa como garantía de que esa factura fue recibida por el
cliente. Los pedidos y órdenes de compra se clasifican por Ejecutivo de Ventas y en una
carpeta se archivan por la ultima fecha facturada, la más reciente; de la misma manera
con los reportes de “documentos entregados al vendedor”, dentro de esta carpeta
también se archivan las “notas de créditos entregadas al vendedor” reporte que crea la
persona de Crédito y Cobranza, y también los reportes de “cheques devueltos
entregados al vendedor”, todos organizados por Ejecutivos de Venta según su fecha
más reciente. Todas las órdenes de salida deben clasificarse según el transporte, si es
un chofer afiliado a la Empresa, o si pertenece a la Empresa, una vez separados se
organiza según el correlativo de orden de salida que el sistema arroja dejando de
primero siempre el último hecho. Los clientes nuevos también deben ser archivados
con todos sus documentos pero en carpetas marrones y ser organizados dentro del
archivo por código de cliente.

Dentro de la obligaciones de archivar también está la de asistir a Crédito y

Cobranza con su archivo, el cuál es la carpeta de “Forma Libre” dentro de ésta carpeta
se encuentran ordenadas por número de control las notas de crédito y débito que
Crédito y Cobranza emite al procesar cobranza, éstos consecutivos se dividen en dos
los cuales son los de contabilidad (azules) y los de copia expediente de cliente
(amarilla).

Teniendo el archivo al día será más eficaz buscar una información que los
Ejecutivos de Ventas o cualquier otra persona de la Empresa pida.

Así como Crédito y Cobranza emite notas de crédito por pronto pago según el
tipo de cobranza que los ejecutivos de Ventas hagan, también existen otro tipo de
notas de crédito que Facturación se encarga de crear. Una de ellas, es la “Devolución
de Ventas” esto ocurre cuando al final de un viaje, retornan las facturas a la Empresa y
el Jefe de Almacén avisa a Facturación que hay una devolución y/o rotura de producto,
Facturación de inmediato debe crear una nota de crédito por ese faltante de
mercancía que el Ejecutivo de Ventas debe descontar del monto total de la factura. En
éste módulo lo único que tiene de diferente al de la creación de facturas es que no
aparece el estado de cuenta de los clientes al ingresar el código y una vez terminada la
devolución de venta, en “Otros Valores” se le debe asignar un número de factura al
cual afecta esta nota de crédito. Para crear una “Devolución de Ventas” se realiza lo
siguiente:

Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones > Devolución de
Ventas.

Esta Nota de Crédito es única y exclusivamente para darle entrada a mercancía

debido a roturas y/ devoluciones. Una vez hechas e impresas, éstas deben ir
engrapadas junto a la factura que afectan para ser entregadas al Ejecutivo de Ventas.
 El otro tipo de notas de crédito que a Facturación debe realizar, y generalmente
también de forma inmediata son los Descuentos Especiales y los Descuentos Pronto
Pago. Generalmente, el cliente tiene un número de días específicos para pagar una
factura, entonces cuando el Ejecutivo de Ventas visita al cliente para el cobro de la
misma y por consiguiente éste paga, el Ejecutivo de ventas está en la obligación de
descontarle del monto total un 4% por pronto pago la cual en la Empresa, Crédito y
Cobranza se encarga de emitir. Si es así con todos los clientes, hay unos especiales los
cuales deben ir junto con la factura el descuento pronto pago de una vez para que los
Ejecutivos de Ventas puedan cobrar el cheque sin ningún tipo de problemas, ésta
condición especial solo lo tienen dos clientes y de incluirse uno nuevo en esta
modalidad es necesario que se apruebe primeramente por el Gerente de Ventas. Para
poder realizar una nota de Crédito por pronto pago realizamos lo siguiente:

Aplicaciones > Ventas y Cuentas por Cobrar > Transacciones > Documentos de
Cuentas por Cobrar

Una vez abierto el módulo, antes de incluir se debe cerciorar que se haya
escogido “Nota de Crédito” debido que en este módulo se pueden hacer otro tipo de
documentos, a pesar de que una de la opciones sea “Crédito Pronto Pago” se debe
escoger solamente el que dice “Nota de Crédito”, y una vez dentro de esa opción se
procede a incluir. Se introduce el código del cliente al que se le va a realizar el
descuento pronto pago, cuando este confirmado, la cuenta contable a escoger es la
4.1.2.3 que está asociada como “Descuentos en Venta” y se da click, el costo no se
modifica y en descripción se escribe en mayúsculas: “Descuento pronto pago del 4%
que afecta factura…” en Monto base se escribe el descuento pronto pago sin el I.V.A,
porque después en el recuadro del I.V.A. se selecciona GN: 12% y el sistema calcula el
total de los dos. Para sacar la base de algún monto del descuento pronto pago de
cualquier factura se realiza lo siguiente:

>>Monto total factura por el 4% entre el 1.12.<<

Corroborado el número de factura que afecta, el monto base y el total del

mismo en “Otros Valores” se afecta el documento de nuevo, y al final se graba la nota
de crédito.

En los Descuentos Especiales, la cuenta contable es la misma y el Ejecutivo de

Ventas o El Gerente de Ventas debe dar instrucciones acerca de cuánto es el monto a
descontar y generalmente se escribe en descripción en mayúsculas: “Descuento
especial por…”
 Es importante estar de acuerdo con Crédito y Cobranza a la hora de realizar
éste tipo de notas de crédito porque puede afectar en el correlativo que Crédito y
Cobranza esté emitiendo, antes de realizar cualquier nota de crédito se debe consultar
primero con Crédito y Cobranza y después realizarlas.

Lo último y no menos importante es la realización de notas de entrega por pago

de torres, cambio de mercancía en mal estado y autorización de choferes a los
vehículos de la Empresa. Todos estos documentos son formatos que ya están creados
en Microsoft Word lo cuáles deben ser actualizados según la situación del momento.

La colaboración con otras tareas ajenas a las obligaciones de Facturación son

totalmente aceptadas con la mejor disposición del ejercedor o ejercedora del cargo
para poder adquirir más experiencia en el campo laboral.