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    Informe Aa1

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    Olga Maritza Mora
    Este documento describe las actividades clave en el proceso normal de compras de una organización, incluyendo el análisis de solicitudes de compra, la investigación y selección de proveedores, el seguimiento de pedidos, y el control de recepción de materiales comprados. También distingue entre documentos de origen interno relacionados con especificaciones de productos, procesos de compra y evaluación de proveedores, y documentos de origen externo como requisitos legales y normas, catálogos y hojas de seguridad de proveedores.

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    Este documento describe las actividades clave en el proceso normal de compras de una organización, incluyendo el análisis de solicitudes de compra, la investigación y selección de proveedores, el seguimiento de pedidos, y el control de recepción de materiales comprados. También distingue entre documentos de origen interno relacionados con especificaciones de productos, procesos de compra y evaluación de proveedores, y documentos de origen externo como requisitos legales y normas, catálogos y hojas de seguridad de proveedores.

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    Este documento describe las actividades clave en el proceso normal de compras de una organización, incluyendo el análisis de solicitudes de compra, la investigación y selección de proveedores, el seguimiento de pedidos, y el control de recepción de materiales comprados. También distingue entre documentos de origen interno relacionados con especificaciones de productos, procesos de compra y evaluación de proveedores, y documentos de origen externo como requisitos legales y normas, catálogos y hojas de seguridad de proveedores.

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    INFORME AA1

    PROGRAMA:

    DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

    NTC ISO 9001

    INSTRUCTOR

    DIANA CAROLINA BALLEN

    PRESENTADO POR:

    OLGA MARITZA MORA ILES

    PUERTO ASIS PUTUMAYO


    1. ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS:

    1.1 Análisis de la Solicitud de Compra

    Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado
    de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o sección que requiera
    un determinado producto. El organismo de compra efectúa el análisisdel pedido, para conocer los
    antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época
    adecuada para su recepción entre otros

    1.2 Investigación y Selección de Proveedores:

    Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigación
    y La Selección de los Proveedores.

    1.2.1 La Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de losmateriales


    requeridos. Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la
    verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchosproveedores
    buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes yen la actualidad,
    vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para posibles consultas,
    envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios
    ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

    1.2.2 La Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los


    proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una
    buena selección del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio,
    calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
    cumplimiento de plazos, etc.
    1.2.3 Negociación con el proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el
    organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido,
    dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de
    las especificaciones exigidas de material y establecimiento de plazos de entrega, deben ser
    asegurados en la negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se
    hará la emisión de la orden de compra al proveedor.
    1.3 Acompañamiento del Pedido (Follow-Up):

    Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se
    hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un
    seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto
    significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de
    compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una
    cobranza permanente de resultados.

    1.4 Control de la Recepción del Material Comprado:

    Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el
    material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica
    si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para
    comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la
    que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.

    2. DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

    INTERNOS EXTERNOS

    Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y normas
    producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos internacionales, donde acoplan
    pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, las características estándares
    cantidad, criticidad entre otros que debe tener cada producto.
    Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos,
    subcontrataciones. necesarios para obtener el
    producto o/y servicio a realizar.
    Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de
    evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que utilidad de la materia prima o
    están en el proceso evaluativo. insumos, con las cuales se
    obtendrá el producto o/y
    servicio.
    Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
    solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de Registros de lo comprado
    entrega, características del producto etc.)
    Documento que contengan la realización de los pedidos, como el
    proceso de la aprobación del pedido.
    Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
    producto, para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para
    la cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo, el
    plazo solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de
    entrega, requisitos para la aprobación del producto.

    Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la


    finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los
    requisitos especificados.
    Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido
    de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor,
    que son el registro de la información solicitada a los proveedores para
    su aceptación, formato de la hoja de no conformidad de producto (para
    compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para
    subcontrataciones).

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