Gestión de Compras Emprea Textil Naircorp

POLITICA DE GESTIÓN DE COMPRAS
NAIRCORP
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN LOGISTICA
BOGOTÁ
2024
Índice
1. Objetivo......................................................................................................................... 3
2. Alcance .......................................................................................................................... 3
3. Definiciones ................................................................................................................... 3
4. Procedimientos .............................................................................................................. 4
5. Anexos ........................................................................................................................... 5
1. Objetivo
Nuestra empresa textil se compromete a establecer y mantener prácticas eficientes y éticas en
la adquisición de materias primas, suministros y servicios necesarios para nuestras operaciones.
El objetivo de esta política es garantizar la obtención de productos y servicios de alta calidad,
al tiempo que se maximiza el valor para la empresa y se promueven prácticas sostenibles en la
cadena de suministro.
2. Alcance
Este procedimiento afecta a todo el personal de la Corporación involucrado en las compras que
ésta realice.
3. Definiciones
Proveedor: Es la persona natural o jurídica, que cumple con las exigencias establecidas por la
Corporación para prestar servicios o entregar suministros.
Proveedores Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen
gran impacto en la realización del servicio de la Corporación.
Proveedores No Críticos: Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto o servicio no
tienen gran impacto en la realización del servicio o producto final de la Corporación. No
representa un mayor impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones
propias de la Corporación y la entrega del servicio en sí mismo.
Bloqueo de proveedor: Corresponde a la prohibición de generar nuevas órdenes de compra o
celebrar contratos con un Proveedor calificado como “Descalificado” y registrado en el listado
de proveedores.
Productos: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de bienes y productos
tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc)
Herramientas, Materiales o Repuestos de Producción (Consumibles): son aquellos
materiales que se requieren en el proceso de producción, forman parte del desgaste propio del
mismo y son de difícil identificación en el costo unitario del producto, por lo que su gasto se
lleva como un Indirecto de fabricación. Su proceso de compras responde a la necesidad
permanente de un nivel mínimo de inventarios, su compra es realizada por el Área de Compras
previa necesidad presentada por el Jefe de Producción o Mantenimiento.
Uniformes y Elementos de Seguridad Industrial: son los elementos requeridos por los
empleados de la compañía necesarios para su bienestar y seguridad laboral. Su necesidad de
compra es definida por el Área de Recursos Humanos y realizada por el Área de Compras.
Formato de requisición de materiales y cotización: es el documento interno de la compañía
que sustenta e identifica las necesidades de materiales de un empleado de la compañía, y que
es de requerimiento con existencias físicas de mismo en el almacén de materiales e insumos.
Cotización: es el proceso de búsqueda de la mejor opción para los intereses de la compañía. El
proceso está sustentado en forma escrita a través de cada uno de los posibles proveedores
requeridos.
Formato Orden de compra: documento comercial que soporta las condiciones del negocio
pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado en el sistema de información
Aprobación de la orden de compra: Antes de enviar la orden de compra al proveedor, es
importante obtener la aprobación de la persona encargada de autorizar las compras. Esto puede
incluir la aprobación del presupuesto, la cantidad de la orden y la selección del proveedor.
4. Procedimientos:
Identificación de necesidades: Los departamentos pertinentes de la empresa identificarán y

comunicarán las necesidades de compras a través de un sistema centralizado de solicitud de
compras.
El proceso para seguir es:
Una vez al mes, el Área de Almacén entrega los requerimientos de materias primas al Jefe de
Compras y Logística
El Jefe de compras y logística compara la información recibida con las cantidades que aparecen
en el inventario disponible, según los informes de existencias de almacén y el estado de las
órdenes de compra en el sistema y el estado de las mercancías en vía para el caso de las compras
importadas.
Esta comparación por producto requiere analizar los tiempos de respuesta de los proveedores.
1. Selección de proveedores: El departamento de compras llevará a cabo una evaluación
de proveedores basada en criterios como calidad, precio, capacidad de entrega,
sostenibilidad y servicio al cliente.
2. Cotización de productos: Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la
información que a su criterio considere necesaria para la definición de las condiciones
económicas de la compra, tales como precio de mercado, oferta, garantías, fechas de
entregas, legalidades, entre otras.
El tiempo estimado del proceso de la compra debe ser en un término NO superior a un
(1) día después de recibir la Solicitud de Compra aprobada por el Gerente del Área que
la requirió, y se realizan las siguientes actividades:
Tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores de características similares
cuando se trata de artículos de compras nuevas o esporádicas (artículos nuevos o no
comprados en el último año).
Dos (2) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores cuando se trata de artículos
con existencias.
3. Negociación de contratos: Se negociarán contratos con los proveedores seleccionados,
definiendo claramente los términos y condiciones de la transacción, incluyendo precios,
plazos de entrega, políticas de devolución y garantías.
4. Gestión de inventario: Se implementará un sistema de gestión de inventario para
controlar el nivel de existencias y evitar tanto la escasez como el exceso de inventario.
5. Control de calidad: Se llevarán a cabo inspecciones y pruebas de calidad de los
productos recibidos para garantizar que cumplan con los estándares establecidos por la
empresa.
6. Seguimiento y evaluación: Se realizará un seguimiento continuo del desempeño de los
proveedores, evaluando su cumplimiento con los términos del contrato, la calidad de
los productos y su capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa.
7. Recepción: La recepción hace referencia a la entrega física de los productos solicitados
en el formato Orden de Compra por parte del proveedor en el almacén de materias
primas y suministros de la compañía. Toda recepción debe ser realizada con la
respectiva Orden de compra. El almacén no puede recibir ningún artículo sin dicho
documento.
8. Control previo y autorización del pago de la factura: El proceso de la Gestión de
Compras culmina con el control previo y la autorización del pago de la factura al
proveedor, las autorizaciones para los pagos son responsabilidad del Jefe de Compras y
Logística o Gerentes de Área, y en su ausencia por los Coordinadores
9. Cumplimiento normativo y ético: Se asegurará el cumplimiento de todas las
regulaciones y normativas pertinentes en materia de compras, así como el apego a
estándares éticos y de responsabilidad social corporativa en la cadena de suministro.
Esta política proporciona un marco sólido para la gestión de compras en una empresa textil,
asegurando la calidad, eficiencia, transparencia y responsabilidad en todas las transacciones
de adquisición.
5. Anexos
No Aplica

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