Maestra Claudia González Ruvalcaba.

Materia: Dirección Estratégica de Proyectos.

SEMANA 1

CONCEPTOS GENERALES

Tabla de contenido

1.0 Conceptos Generales ..................................................................................................................................2

Definición y Componentes de un Proyecto. ................................................................................................2
Ciclo de vida y fases de un proyecto ............................................................................................................5
Concepto de Dirección de Proyectos ...........................................................................................................8
Implicaciones de la Dirección de Proyectos...............................................................................................10
Procesos internos y externos de proyectos ...............................................................................................10
Stakeholders clave en cualquier proyecto .................................................................................................14
El rol del Director de Proyectos .................................................................................................................15
Competencias del director de proyectos ...................................................................................................17
Referencias bibliográficas. .........................................................................................................................19
1.0 Conceptos Generales
Definición y Componentes de un Proyecto.

Definición: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
único.

Componentes:

• Producto, servicio o resultado único. Los proyectos se llevan a cabo para cumplir objetivos
mediante la producción de entregables.
• Esfuerzo temporal. La naturaleza temporal de los proyectos implica que el proyecto tiene
un principio y un final definidos.
• Los proyectos impulsan el cambio. Desde una perspectiva de negocio, un proyecto está
destinado a mover una organización de un estado a otro a fin de lograr un objetivo
específico.
• Los proyectos hacen posible la creación de valor del negocio. El PMI define el valor del
negocio momo el beneficio cuantificable neto que se deriva de una iniciativa de negocio.
El valor puede ser tangible, intangible o ambos.
• Contexto de iniciación del proyecto. Los líderes de las organizaciones inician proyectos en
respuesta a factores que actúan sobre sus organizaciones.
Todos los proyectos tienen como fin último obtener algún beneficio para la organización o
sociedad. Estos beneficios podrían ser tangibles como por ejemplo ganar dinero, salvar vidas o
mejorar la participación de mercado; o intangibles como podría ser aumentar la reputación u
obtener una satisfacción personal por hacer el bien social.

Ejemplos de proyectos:

✓ Desarrollar una aplicación de software

✓ Realizar una campaña de comercialización
✓ Expansión de un servicio
✓ Eliminación de una unidad de negocios
✓ Tercerización del departamento de seguridad de una organización
✓ Internalización de la logística de distribución de una empresa
✓ Adquisición y fusión de una compañía
✓ Mejorar procesos de una empresa en marcha
✓ Realizar un evento
✓ Investigación y desarrollo de una droga medicinal
✓ Construcción de un muelle
✓ Cambiar un sistema informático
 Los proyectos podrían nacer por diferentes causas, por ejemplo:

✓ Aprovechar una oportunidad de mercado

✓ Resolver un problema
✓ Adaptarse a un cambio en la legislación
✓ Solicitud de un cliente
✓ Mitigar una amenaza potencial

¿Qué NO es un proyecto?
No se debe confundir el proyecto temporal, con el producto o servicio repetitivo que producirá
ese proyecto. Por ejemplo, el proyecto de construcción de una fábrica podría finalizar con la
puesta en marcha de ese edificio y los bienes que producirá esa fábrica serán tareas repetitivas
que se mantienen en el tiempo. No debe confundirse a los proyectos con las labores cotidianas.

Trabajo Operativo: efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o

proveen un servicio repetitivo.

La importancia de la Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas de las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
 Una dirección de proyectos eficaz ayuda a individuos, grupos y organizaciones públicas y
privadas:

✓ Cumplir los objetivos del negocio

✓ Satisfacer las expectativas de los interesados
✓ Aumentar las posibilidades y el éxito
✓ Resolver problemas e incidentes
✓ Optimizar recursos de la organización

Portafolio de proyectos

Es una colección de proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionados

como un grupo para alcanzar los objetivos estratégicos.

Programas

Se define como un grupo de proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades de

programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se
obtendrían si se gestionaran de forma individual.

Cuadro comparativo: Proyectos vs Programas vs Portafolio

Ciclo de vida y fases de un proyecto
No debemos confundir ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida de un producto. El ciclo de
vida del producto es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro
del mercado. Cada fase del proyecto por lo general termina con un entregable o lección aprendida
que habilita o no a continuar con la siguiente fase. Por ejemplo, si el patrocinador no aprobó el
estudio de factibilidad, no podremos comenzar con la fase de inversión.

Por lo general existen dos tipos de interrelación entre las fases de un proyecto:

Predictivo: hasta que no finaliza la fase predecesora, no comienza su sucesora. Este ciclo de vida
consiste en seguir un plan desde el inicio hasta el cierre del proyecto. En estos casos, el alcance,
tiempo y costo están bien definidos en las fases iniciales del proyecto (inicio, planificación).

Adaptativo: al finalizar la fase A comienza B, y al finalizar B comienza nuevamente A, y así

sucesivamente de manera iterativa. Este tipo de interrelación es muy utilizado en metodologías
ágiles (ej. Scrum o Kanban) donde se subdivide el proyecto en menores entregables y cada
entregable es gestionado como un mini-proyecto para ir entregando valor al cliente rápidamente.

También podemos encontrar ciclos de vida de proyectos con una interrelación “híbrida” que
utiliza fases predictivas para los componentes conocidos del proyecto y fases adaptativas para los
componentes inciertos que requieren de mayor aprendizaje y mejora continua.

No debemos confundir el ciclo de vida del proyecto con los cinco grupos de procesos: inicio,
planificación, ejecución, monitoreo-control y cierre.
 Cada fase del ciclo de vida del proyecto puede ser considerada como un proyecto.

Cada uno de los grupos de procesos tiene procesos específicos con sus entradas, herramientas y
salidas.

Aspectos relevantes del Ciclo de Vida

• El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde
su inicio hasta su conclusión, proporciona el marco de referencia básico para dirigir el
proyecto.
• Las fases pueden ser secuenciales, iterativas o superpuestas.
• Los ciclos de vida de los proyectos pueden ser predictivos o adaptativos.
• Dentro del ciclo de vida del proyecto, generalmente existen una o más fases asociadas al
desarrollo del producto, servicio o resultado. A estas se les llama un ciclo de vida en
desarrollo. Los ciclos de vida del desarrollo pueden ser predictivos, iterativos,
incrementales, adaptativos o un modelo híbrido.
• En un ciclo de vida predictivo, el alcance, el tiempo y el costo del proyecto se determinan
en fases tempranas del ciclo de vida. También pueden denominarse ciclos de vida en
cascada.
• En un ciclo de vida iterativo, el alcance del proyecto generalmente se determina
tempranamente en el ciclo de vida del proyecto, pero las estimaciones de tiempo y costo
se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte
del equipo del proyecto.
• En un ciclo de vida incremental, el entregable se produce a través de una serie de
iteraciones que sucesivamente añaden funcionalidad dentro de un marco de tiempo
determinado.
• Los ciclos de vida adaptativos son ágiles, iterativos o incrementales, el alcance detallado
se define y se aprueba antes del comienzo de una iteración.
• En un ciclo de vida híbrido es una combinación de un ciclo de vida predictivo y uno
adaptativo. Aquellos elementos del proyecto que son bien conocidos o tienen requisitos
fijos siguen un ciclo de vida predictivo en desarrollo, y aquellos elementos que aún están
evolucionando siguen un ciclo de vida adaptativo en desarrollo.
 Debido a que los proyectos varían en tamaño y complejidad; de manera muy general todos los
proyectos pueden configurarse dentro de la siguiente estructura de vida:

Fases del Proyecto

Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manea lógica,
que culmina con la finalización de uno o más entregables. Las fases de un ciclo de vida pueden
describirse mediante diversos atributos. Los atributos pueden ser medibles y propios de una fase
específica. Los atributos pueden incluir entre otros:

• Nombre
• Número
• Duración
• Requisitos de recursos
• Criterios de entrada para que un proyecto ingrese en esa fase
• Criterios de salida para que un proyecto complete una fase

Las fases del proyecto pueden establecerse con base en diversos factores que incluyen, entre
otros:

• Necesidades de gestión;
• Naturaleza del proyecto;
• Características únicas de la organización, industria o tecnología;
• Elementos de proyecto que incluyen, entre otros, tecnología, ingeniería, negocios,
procesoo elementos legales;
• Puntos de decisión
Punto de revisión de fase

Tiene lugar al final de una fase. El desempeño y el avance del proyecto se comparan con los
documentos del proyecto y del negocio que incluyen entre otros:

• Caso de negocio del proyecto

• Acta de constitución del proyecto
• Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de beneficios
Como resultado de esta comparación se toma una decisión a fin de:

• Continuar a la siguiente fase

• Continuar a la siguiente fase con modificaciones
• Finalizar el proyecto
• Permanecer en la fase
• Repetir la fase o elementos de la misma

Concepto de Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas

a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

No debemos confundir la dirección de proyectos con la administración general de empresas.

Mientras que la administración de empresas se mantiene en el tiempo, la dirección de proyectos
gestiona emprendimientos finitos con objetivos específicos. Tanto la administración de empresas
como la dirección de proyectos utilizan la planificación, gestión de recursos, ejecución y control
para lograr los objetivos. Por lo tanto, el conocimiento de los procesos de administración general
es necesario, aunque no suficiente, para asegurar una administración exitosa de los proyectos.

• La Dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades para cumplir con los requisitos del mismo.

• La dirección de proyectos puede considerarse como un conjunto de actividades que se

emprenden para alcanzar los objetivos de un proyecto. Algunos de estos procesos pueden
tener lugar una única vez; pero muchos otros se superponen y ocurren varias veces a lo
largo del proyecto.
Dirigir un proyecto por lo general implica, aunque no se limita a:

• Identificar requisitos;
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en
 laplanificación y la ejecución del proyecto;
• Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza
colaborativa entre los interesados;
• Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los
entregables del mismo;
Por otra parte, es muy importante tomar en cuenta que los proyectos siempre tienen restricciones
y que debemos equilibrar dichas restricciones de proyectos. Las principales restricciones a las que
un director de proyectos se enfrenta en el desarrollo de proyectos son (entre otras):

o El alcance
o La calidad
o El cronograma
o El presupuesto
o Los recursos
o Los riesgos.

Oficina de Administración de Proyectos (PMO)

Es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el
proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Tipología típica de PMO’s

Implicaciones de la Dirección de Proyectos

Factores ambientales de la Empresa

Los Factores ambientales de la empresa (EEFs) hacen referencia a condiciones que no están bajo
el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Estas
condiciones pueden ser internas y/o externas a la organización. Los EEFs se consideran como
entradas de muchos procesos de la dirección de proyectos, específicamente para la mayor parte
de los procesos de planificación. En general se identifican dos tipos los internos y los externos.

Internos

• La cultura, estructura y gobernanza de la organización.

• La distribución geográfica de instalaciones y recursos
• La infraestructura
• Software informático
• Disponibilidad de recursos
• Capacidad de los empleados

Externos

• Condiciones del mercado

• Influencias y asuntos de índole social y cultural
• Restricciones legales
• Bases de datos comerciales
• Investigaciones académicas
• Estándares gubernamentales o de la industria
• Consideraciones financieras
• Elementos ambientales físicos

Procesos internos y externos de proyectos

Los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs), incluyen cualquier objeto, práctica o
conocimiento de alguna o de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden
usarse para ejecutar o gobernar el proyecto.
 También incluyen las lesiones aprendidas procedentes de proyectos anteriores y la información
histórica, algunos ejemplos son:

• Los planes,
• Los procesos,
• Las políticas,
• Los procedimientos y
• Las bases de conocimiento

Procesos y procedimientos de la organización.

Las organizaciones ejecutan diferentes procesos y procedimientos para alcanzar sus objetivos de
negocio y cada empresa de cada sector los diseñan y elaboran de acuerdo con sus necesidades.
Sin embargo, como Directores de Proyectos podemos identificarlos de acuerdo a la fase o ciclo de
vidacomo por ejemplo:

Fases Iniciales o de Inicio y Planificación

• Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de

la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto.
• Estándares específicos de la organización, tales como políticas, recursos humanos,
seguridad, salud, ética, calidad, ciclo de vida.
• Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos y procedimientos.
• Plantillas (registros, cronogramas, desglose de trabajo)
• Lista de proveedores preaprobados y diversos tipos de acuerdos contractuales.

Fases intermedias o de ejecución, monitoreo y control

• Procedimientos de control de cambios

• Matrices de trazabilidad
• Procedimientos de control financiero
• Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos, que definen las acciones
deseguimiento.
• Control de la disponibilidad de recursos y gestión de las asignaciones.
• Requisitos de comunicación de la organización.
• Procedimientos para asignar prioridades
• Plantillas
• Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas
ycriterios para la medición de desempeño.
• Procedimientos de verificación y validación de productos, servicios o resultados.
Fases de Cierre

Guías o requisitos de cierre del proyecto, tales como auditorias, lecciones aprendidas,
evaluaciones, validaciones del producto y criterios de aceptación.

Planificación estratégica en los proyectos

Como se mencionó anteriormente los proyectos se utilizan como medio para alcanzar directa o
indirectamente los objetivos negocio que se elaboran en el plan estratégico de la organización.
Por lo general los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes
condiciones estratégicas:

• Demanda del mercado

• Oportunidad estratégica/necesidad del negocio
• Necesidad social
• Consideraciones ambientales
• Solicitud de un cliente
• Avance tecnológico
• Requisito legal
A continuación, se describe el proceso general de Planeación Estratégica.

Como director de proyectos debemos entender que el principal activo de los proyectos son las
personas que participan, desarrollan, elaboran, autorizan o bien que son afectadas de manera
positiva o negativa por los proyectos. De entre este grupo de personas se destaca los
denominados Stakeholders.

Stakeholders (interesados o involucrados)

Un interesado es un individuo u organización que puede afectar, verse afectado por una decisión,
actividad o resultado de un proyecto.
Stakeholders clave en cualquier proyecto
• Sponsor (patrocinador: provee recursos al proyecto)
• Customer (clientes y usuario: aprueban y gestionan el proyecto)
• Project Manager
• Project Team
• Project Management Team
• Influencers

Los Stakeholders son actores clave en el éxito de los proyectos y aunado a esto el director de
proyectos se enfrenta a factores intrínsecos en los proyectos como se muestra en la imagen.
El rol del Director de Proyectos

El director de Proyectos.

Más allá de los procesos y técnicas que se utilicen en el proyecto, son principalmente las personas
las responsables de alcanzar los objetivos del mismo. Por lo tanto, para la eficiente dirección del
proyecto es fundamental el rol que cumpla el director del proyecto y las personas involucradas en
los equipos de trabajo. El Director de Proyectos es la persona responsable de coordinar el
proyecto para que se cumpla el resultado esperado participando desde el inicio (Acta de
constitución) hasta el cierre del proyecto (Lecciones aprendidas).

o Es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de

alcanzar los objetivos del proyecto.
o El director del proyecto lidera el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del proyecto
y las expectativas de los interesados. El director de proyecto trabaja para equilibrar las
restricciones contrapuestas que afectan al proyecto con los recursos disponibles.
o El director del proyecto también asume roles de comunicación entre el patrocinador del
proyecto, los miembros del equipo y otros interesados.

En algunos casos, el Director de Proyectos también se involucra de manera temprana antes de la

iniciación, participando en actividades como:

✓ Análisis estratégico de portafolios

✓ Estudios de pre-factibilidad
✓ Formulación y evaluación del proyecto de inversión
✓ Análisis de negocios y alternativas
✓ Elaboración del caso de negocios

Por otro lado, el Director de Proyectos también podría seguir involucrado después del cierre del
proyecto en actividades, por ejemplo:

✓ Seguimiento y medición de beneficios

✓ Evaluación de impactos

Las habilidades generales del Director de Proyectos están relacionadas con la planificación,
liderazgo, manejo de relaciones personales, motivación, coordinación, comunicación, saber
escuchar, etc.

El buen Director de Proyectos comprende rápidamente el problema e implementa las soluciones

correctas con gran capacidad para adaptarse a los cambios y gestionar las restricciones el proyecto
(alcance, tiempo, costo, calidad, recursos, riesgos). Además, como buen visionario detecta con
facilidad y optimismo las oportunidades y amenazas del mercado, utiliza la motivación y
colaboración para formar equipos unidos de trabajo, mantiene la visión de conjunto del proyecto,
obtiene consenso para que los interesados claves apoyen el proyecto y no se deja avasallar por
detalles minuciosos.

Como si todo esto fuera poco, también administra eficientemente su tiempo, sabe que el éxito
delproyecto se basa en un buen plan, presupuesto, desempeño y satisfacción al cliente. Pero lo
más destacable es que es un excelente comunicador de lo que se debe hacer en forma clara, un
ambigua y completa.

El Director de Proyectos necesitará negociar los acuerdos y gestionar los conflictos, ya sea en
forma directa o con intermediación de un mediador, con una actitud proactiva para resolver
los problemas antes de que empeoren. Debe tener gran integridad e influencia sobre la
organización yfoco en el proyecto para hacer que las cosas sucedan. Para ello, es necesario
comprender bien la estructura formal e informal de la organización para respetar y ganarse
el respeto de todos los interesados.

Algunas consideraciones que el Director de Proyectos debe transmitir a su equipo son el respeto
hacia todos los trabajadores asegurando que cada persona comprenda su responsabilidad y
cumpla con las normas de desempeño. Para ello, deberá asignar responsabilidades y delegar
autoridad, creando un ambiente donde las personas estén motivadas para el trabajo en equipo.
Para ello, será importante definir claramente los objetivos individuales y de grupo,
recompensando los esfuerzos individuales, así como el trabajo en equipo en función de los
resultados alcanzados.

Resumiendo, podríamos decir que las competencias del Director de Proyectos están formadas por
un conjunto de capacidades innatas, habilidades adquiridas, destrezas prácticas y una actitud
proactiva.

En relación con los conocimientos o habilidades de un buen Director de Proyectos, según el

triángulo del talento elaborado por PMI®, debería formarse en tres áreas fundamentales para
permanecer competitivo en el complejo y cambiante mundo laboral:

✓ Herramientas técnicas sobre dirección de proyectos

✓ Liderazgo para guiar, motivar y dirigir personas
✓ Estrategia y Negocios para que el proyecto genere beneficios
Competencias del director de proyectos
• Dirección técnica de proyectos. Los conocimientos, habilidades y comportamientos
relacionados con ámbitos específicos de la dirección de proyectos.
• Liderazgo. Los conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para guiar,
motivar y dirigir un equipo para ayudar a una organización a alcanzar sus metas de
negocio.
• Gestión estratégica y de negocios. El conocimiento, la pericia en a industria y la
organización que mejora el desempeño y entrega de mejor manera los resultados del
negocio.

Cualidades y habilidades de un líder

El quehacer de un líder de proyecto incluye:

• La integración de las actividades necesarias para desarrollar el plan.

• La integración de actividades para ejecutar el plan.
• La integración de actividades necesarias para realizar los cambios que surjan durante
eldesarrollo del proyecto.

Proyectos Exitosos.

Si bien las técnicas de dirección de proyectos se utilizan desde hace varios siglos, por ejemplo,
parala construcción de las Pirámides de Egipto, el auge y desarrollo de herramientas específicas
comenzó a profundizarse a partir de 1960.
En la década del 60´se definía al éxito de un proyecto sólo basado en su calidad, un proyecto que
cumpliera con los objetivos de calidad preestablecidos se lo definía como exitoso.

Luego, a partir de la década del 80´se define un proyecto exitoso cuando, además de cumplir
con la calidad, cumplía con los plazos y presupuesto definidos en el plan del proyecto.

Como si esto fuera poco, a partir de la década del 90´ no alcanza con cumplir la calidad, plazos y
presupuesto para el éxito de un proyecto. Si no, que además de estos objetivos mínimos, es
necesario que el proyecto cumpla con la “satisfacción del cliente”. ¿De qué serviría un proyecto
de una calidad excepcional, que se finalizó en el plazo previsto utilizando los recursos
preestablecidos, si luego, no genera los beneficios que se habían estimado?
A estas cuatro características de proyecto exitoso deberíamos agregar también la “sostenibilidad
ocuidado”. Es decir, no podríamos definir como exitoso un proyecto que cumplió con parámetros
técnicos de calidad, cronograma, presupuesto y satisfacción de cliente, si no fuimos capaces de
preservar el medio ambiente o los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto.

Por ejemplo, si el proyecto fue tan exigente que, para cumplir con los parámetros técnicos, todos
los miembros del equipo terminaron muy desgastados físicamente y/o peleados entre ellos,
seguramente no podremos volver a utilizar estas personas en proyectos similares, por lo que la
definición de proyecto exitoso podría verse opacada.

Por ende, hasta nuestros días, para que un proyecto sea exitoso debería considerar los
siguientes requisitos:

✓ Alcance de calidad
✓ Plazo
✓ Presupuesto
✓ Beneficios del proyecto (Objetivos del cliente)
✓ Sostenibilidad

La clave de un proyecto exitoso será definir claramente cuáles son los principales parámetros de
éxito durante las fases iniciales del proyecto. Por ejemplo, si se define como principal criterio de
éxito construir el edificio más alto del mundo, ese proyecto podría demorar más de lo estimado
originalmente con un sobrecosto y sin embargo, ser un proyecto exitoso al cumplir con el
principalobjetivo de alcance que tenía el cliente.
Referencias bibliográficas.
-Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de Proyectos
(guía del PMBOK®) 6ta. Edición.

-Guido, J. (2012). Administración exitosa de proyectos. Edit. James P. Clements. México.

Clifford, G. (2009). Administración de proyectos. McGraw-Hill. México.

-Torres, Z. Torres, H. (2014). Administración de proyectos. Grupo Editorial Patria.: México. D.F

-Project Management Institute, A Guide To The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK
Guides), 6a. Edición

-Guerrero, M. (2016). Presentación PDF del tema 1 en Blackboard. Universidad Tecnológica de

México.
-Pablo Lledó. (2017). Director de Proyectos. USA: PL Project Management
-Archibald, R. D. (2003). Managing project portfolios, programs and multiple projects. Proceedings
of the 17th World Conference on Project Management, June 5-6, Moscow, Russia.
-Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración. Una Perspectiva Global y
Empresarial. Ciudad de México México: McGrow Hill. Obtenido de
https://brandingconsultinggroup.files.wordpress.com/2018/04/administracion-una-perspectiva-
global-y-empresarial-14-edi-koontz.pdf