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Dirección de Proyectos

Introducción a la Gestión de Proyectos

Mg. Ing. René Delgado Sandoval


Guía del PMBOK

▪ La Guía del PMBOK, desarrollada por el Project Management


Institute (PMI), contiene una descripción general de los
fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como
buenas prácticas.
▪ El propósito de la Guía del PMBOK® es aplicar conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas, para la dirección de
proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas,
proporciona y promueve un vocabulario común para el uso y
la aplicación de los conceptos de la dirección de proyectos.
Este estándar constituye una guía, más que una metodología
específica.
▪ Es utilizado por el PMI como referencia fundamental de la
dirección de proyectos para sus programas de desarrollo
profesional que incluye la familia de certificaciones.
¿Qué es un Proyecto?

TEMPORAL
Un proyecto se caracteriza por tener un principio y un
final.

PRODUCTO, SERVICIO
Un proyecto va tener como objetivo generar un
producto, servicio o resultado.

ÚNICO
Tiene un alcance y recursos específicos.
¿Cómo se Originan los Proyectos?

Todos los proyectos tienen como fin último obtener algún beneficio para la organización o sociedad.

Los proyectos podrían nacer por diferentes causas como por ejemplo:

✓ Aprovechar una oportunidad de mercado


✓ Resolver un problema
✓ Mitigar una amenaza potencial
✓ Solicitud de un cliente
✓ Cumplir requisitos regulatorios, legales o sociales
✓ Satisfacer las solicitudes o necesidades de los interesados
✓ Implementar o cambiar las estrategias de negocio o tecnológicas
✓ Crear, mejorar o reparar productos, procesos o servicios.
Ejemplos de Proyectos

▪ Desarrollar un nuevo compuesto farmacéutico para el mercado


▪ Extender un servicio de guía turístico
▪ Fusionar dos organizaciones
▪ Mejorar un proceso de negocio dentro de una organización
▪ Adquirir e instalar un nuevo sistema de hardware informático para su uso en una organización
▪ Buscar petróleo en una región
▪ Modificar un programa de software informático usado en una organización
▪ Realizar investigaciones para desarrollar un nuevo proceso de fabricación
▪ Construir un edificio
▪ Tercerización del dpto de seguridad de una organización
▪ Realizar un evento
▪ Mejorar procesos de una empresa en marcha
▪ Construcción de un muelle
▪ Realizar una campaña de comercialización
¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.

Una dirección de proyectos eficaz ayuda a: Una dirección de proyectos deficiente conduce a:

✓ Cumplir los objetivos del negocio × Incumplimiento de plazos


✓ Satisfacer las expectativas de los interesados × Sobrecostos
✓ Aumentar las posibilidades de éxito × Calidad deficiente
✓ Entregar los productos el momento oportuno × Re-trabajo
✓ Resolver problemas e incidentes × Expansión no controlada del proyecto
✓ Responder a los riesgos de manera oportuna × Pérdida de reputación para la organización
✓ Optimizar el uso de los recursos de la organización × Interesados insatisfechos
✓ Identificar, recuperar o concluir proyectos fallidos × Incumplimiento de los objetivos propuestos
✓ Gestionar las restricciones del proyecto del proyecto
✓ Gestionar el cambio de una mejor manera
Relación entre Portafolios, Programas y Proyectos
En un contexto más amplio los proyectos, programas o portafolios deben estar alineados con el plan
estratégico de la organización para facilitar la gestión y éxito de los mismos.

Portafolio: Es un conjunto de programas o proyectos que


están alineados a los objetivos estratégicos de una
organización.

Programa: Es un conjunto de proyectos que poseen un


objetivo común.

Proyecto: Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo


para crear un producto, servicio o resultado que es único
y que se desarrolla gradualmente.
Objetivos del Proyecto

Las principales características de los objetivos de un proyecto son:


✓ Se establecen al inicio
✓ Se perfeccionan durante la planificación
✓ Son responsabilidad del Director del Proyecto
✓ Son SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Orientado a Resultados, Temporal)
Restricciones del Proyecto
Todo proyecto tiene restricciones, si cambia un componente se debe evaluar el impacto en el resto de las
variables para mantenerlas en equilibrio:
▪ Alcance: Todo el trabajo a realizar
▪ Calidad: Criterios de calidad y especificaciones
▪ Tiempo: Especifica fecha de inicio y término
▪ Presupuesto: Costos totales estimados
▪ Riesgos: Eventos que impacta
▪ Recursos: Disponibilidad
Ciclo de Vida del Producto

Es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado. Generalmente a
lo largo del ciclo de vida de un producto se originan distintos tipos de proyectos como se esquematiza en el
gráfico a continuación.
Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su
conclusión. Proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto. Pueden ser:
▪ Predictivo: El alcance, el tiempo y el costo del proyecto están bien definidos en las fases iniciales del
proyecto (inicio, planificación). Denominados ciclos de vida en cascada. Están orientados al plan.
▪ Adaptativo: Al finalizar la fase A comienza B, y al finalizar B comienza A, y así de forma iterativa. Cada
entregable se divide en mini-proyecto, se entrega valor al cliente rápidamente. Están orientados al
cambio, las variaciones son: Iterativo, Incremental.
▪ Híbrido: Es una combinación de un ciclo de vida predictivo y adaptativo.
Fases del Proyecto

Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que
culmina con la finalización de uno o más entregables. Un proyecto se puede dividir en cualquier número de
fases. Se utilizan cuando la naturaleza del trabajo a realizar en una parte del proyecto es única y suelen
estar vinculadas al desarrollo de un entregable específico importante.
Ejemplos de nombres de fases incluyen, entre otros:

▪ Desarrollo conceptual
▪ Estudio de viabilidad
▪ Desarrollo de soluciones
▪ Diseño
▪ Prototipo
▪ Construcción
▪ Prueba
▪ Transición
▪ Puesta en marcha
Fases del Proyecto
Sistemas Organizacionales

Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y
marco de gobernanza. Para operar de manera eficaz y eficiente y completar con éxito el proyecto, el director
del proyecto necesita comprender dónde residen la responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad
dentro de la organización, para usar de manera eficaz su poder, influencia, competencia, liderazgo y
capacidades políticas. Los factores del sistema incluyen, entre otros:

❑ Marco de gobernanza: Reglas, Políticas, Procedimientos, Normas, Relaciones, Sistemas, Procesos.

❑ Elementos de gestión: Funciones o principios clave de la dirección general de la organización.

❑ Tipos de estructura organizacional: Funcional, Matricial, Orientada a Proyectos, PMO.


Estructura Funcional

La estructura organizacional más tradicional. En este tipo de estructuras jerárquicas con gran
centralización, cada empleado tiene un superior claramente definido y las personas se agrupan por
especialidades: ingeniería, marketing, producción, etc. Cada departamento de una organización funcional
realizará el trabajo del proyecto de forma independiente de los demás departamentos.
Estructura Matricial

En una organización matricial se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura organizada
por proyectos que utiliza recursos del resto de la organización. Por ejemplo, para el proyecto de lanzar un
nuevo producto al mercado, la organización puede nombrar a un director de proyecto que formará un
equipo de trabajo con personas de los distintos departamentos funcionales.

Las estructuras matriciales suelen ser de tres tipos:

❑ Matricial Débil: si el gerente funcional tiene más poder


que el DP.

❑ Matricial Equilibrada: cuando el DP y el gerente


funcional comparten el poder y las decisiones.

❑ Matricial Fuerte: si el DP tiene más poder que el


gerente funcional.
Estructura Orientada a Proyectos (Proyectizada)

En las organizaciones orientadas a proyectos los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo
lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Este tipo de estructura se
observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos. Por ejemplo, grandes
empresas de consultoría suelen adoptar este tipo de estructura.
Tipos de Estructura Organizacional
Oficina de la Dirección de Proyectos (PMO)

La oficina de gestión de proyectos, programas y portafolios o PMO


(Project Management Office) es una estructura de la organización que
facilita la dirección centralizada y coordinada de proyectos. Estandariza
los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el
intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Brinda apoyo a los directores del proyecto, incluye:
─ Gestionar recursos compartidos entre proyectos.
─ Identificar y desarrollar metodologías, mejores prácticas y
estándares para la dirección de proyectos.
─ Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.
─ Monitorear el cumplimiento de estándares, políticas,
procedimientos y plantillas mediante auditorías de proyectos.
─ Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y activos
de los procesos de la organización.
─ Coordinar la comunicación entre proyectos.
Interesados del Proyecto

▪ Puede ser un individuo, grupo u organización que puede


afectar, verse afectado, o percibirse así mismo como afectado
por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

▪ Pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses


que puede afectar positiva o negativamente al proyecto.

▪ Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, los entregables y el


equipo del proyecto a fin de lograr un conjunto de resultados
que satisfagan los objetivos estratégicos del negocio.

▪ El director del proyecto debe gestionar las influencias y


expectativas de los interesados con relación a los requisitos del
proyecto para asegurar un resultado exitoso.
Interesados del Proyecto
Entorno en el que Operan los Proyectos

Factores Activos de los


Ambientales Procesos de la
de la Empresa Organización
Factores Ambientales de la Empresa (EEFs)

Los EEFs hacen referencia a condiciones que NO están bajo el control del equipo del proyecto y que
influyen, restringen o dirigen el proyecto. Pueden ser:

EEFs Internos a la Organización EEFs Externos a la Organización


─ Cultura, estructura y gobernanza ─ Condiciones del mercado
de la organización ─ Influencias y asuntos de índole social y cultural
─ Distribución geográfica de ─ Restricciones legales
instalaciones y recursos ─ Bases de datos comerciales
─ Infraestructura ─ Investigaciones académicas
─ Software informático ─ Estándares gubernamentales o de la industria
─ Disponibilidad de recursos ─ Consideraciones financieras
─ Capacidad de los empleados ─ Elementos ambientales físicos
Activos de los Procesos de la Organización (OPAs)

▪ Son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de
la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos activos influyen en la dirección del proyecto.
Incluyen: Práctica o conocimiento de las organizaciones ejecutoras que participan en el proyecto y que
pueden usarse para gobernar el proyecto. Lecciones aprendidas de proyectos anteriores e información
histórica. Cronogramas completados, datos sobre riesgos y valor ganado.
▪ Los OPAs son entradas de muchos procesos de la dirección de proyectos. Son internos a la organización,
el equipo del proyecto podrían actualizarlos a lo largo del proyecto. Se agrupan en dos categorías:
─ Procesos, políticas y procedimientos: Incluyen: Confidencialidad y Seguridad, Calidad, Adquisición y
Ambientales. Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos de dirección de proyectos,
métricas, auditorías de procesos, objetivos, listas de verificación. Plantillas y planes, documentos y
registros del proyecto, formatos de informes, matrices, acuerdos contractuales.
─ Bases o repositorios de conocimiento: Para almacenar y recuperar información incluyen, entre
otros: Gestión de configuración, datos financieros, mediciones, información histórica de lecciones
aprendidas, gestión de incidentes y defectos, archivos de proyectos anteriores.
Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Es un agrupamiento lógico de procesos para alcanzar objetivos específicos del proyecto. Se agrupan en
cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.
Grupo de Procesos
Grupo de Procesos Actividades
Inicio • Elaborar al Acta de Constitución del proyecto
• Nombrar al director del proyecto y determinar su nivel de autoridad
mediante el acta de constitución del proyecto.
Planificación • Determinar los procesos de la dirección de proyectos a utilizar
• Recopilar los requisitos del proyecto
• Aprobación del plan “final” del proyecto
Ejecución • Completar el trabajo definido en el plan
• Liderazgo, negociación, ayuda, coaching, comunicación
• Utilizar un sistema de control integrado de cambios
Monitoreo y Control • Comparar el estado actual del proyecto vs sus líneas base
• Reportar sobre los avances del proyecto a todos los interesados
• Verificar los entregables del proyecto con el cliente o patrocinador
Cierre • Buscar la aceptación formal de los entregables por parte del cliente
• Transferir el producto o servicio final al cliente
• Documentar o dejar por escrito las lecciones aprendidas
• Crear y distribuir el reporte final
Interacción de los Grupos de Procesos
Áreas de Conocimiento

▪ Es un área identificada de la dirección de


proyectos definida por sus requisitos de
conocimientos y que se describe en
términos de los procesos, prácticas,
entradas, salidas, herramientas y técnicas
que la componen.

▪ Proporcionan una descripción detallada de


las entradas y salidas de los procesos, junto
con una explicación descriptiva de las
herramientas y técnicas de uso más
frecuente en los procesos de la dirección de
proyectos para producir cada uno de los
resultados.
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Grupo de Grupo de Procesos Grupo de


Áreas de Grupo de Procesos de
Procesos de Procesos de de Monitoreo y Procesos de
Conocimiento Planificación
Inicio Ejecución Control Cierre
4. Gestión de la 4.1 Desarrollar el 4.2 Desarrollar el Plan 4.3 Dirigir y 4.5 Monitorear y 4.7 Cerrar el
Integración del Acta de para la Dirección del Gestionar el Controlar el Trabajo Proyecto o Fase
Proyecto Constitución del Proyecto Trabajo del del Proyecto
Proyecto Proyecto 4.6 Realizar el
4.4 Gestionar el Control Integrado
Conocimiento del de Cambios
proyecto
5. Gestión del 5.1 Planificar la 5.5 Validar el
Alcance del Gestión del Alcance Alcance
Proyecto 5.2 Recopilar 5.6 Controlar el
Requisitos Alcance
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Grupo de Grupo de Procesos Grupo de


Áreas de Grupo de Procesos de
Procesos de Procesos de de Monitoreo y Procesos de
Conocimiento Planificación
Inicio Ejecución Control Cierre
6. Gestión del 6.1 Planificar la Gestión del 6.6 Controlar el
Cronograma Cronograma Cronograma
del 6.2 Definir las Actividades
Proyecto 6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar la Duración de las
Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma
7. Gestión de 7.1 Planificar la Gestión de los 7.4 Controlar los
los Costos Costos
Costes del 7.2 Estimar los Costos
Proyecto 7.3 Determinar el Presupuesto
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Grupo de Procesos


Áreas de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos Grupo de Procesos
Procesos de de Monitoreo y
Conocimiento Planificación de Ejecución de Cierre
Inicio Control
8. Gestión de la 8.1 Planificar la 8.2 Gestionar la 8.3 Controlar la
Calidad del Gestión de la Calidad Calidad Calidad
Proyecto

9. Gestión de los 9.1 Planificar la 9.3 Adquirir 9.6 Controlar los


Recursos del Gestión de los Recursos recursos
Proyecto Recursos 9.4 Desarrollar al
9.2 Estimar los Equipo
Recursos de las 9.5 Dirigir al
Actividades Equipo

10. Gestión de las 10.1 Planificar la 10.2 Gestionar las 10.3 Monitorear las
Comunicaciones Gestión de las Comunicaciones Comunicaciones
del Proyecto Comunicaciones
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Grupo de Procesos Grupo de


Áreas de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Procesos de de Monitoreo y Procesos de
Conocimiento Planificación de Ejecución
Inicio Control Cierre
11. Gestión de 11.1 Planificar la 11.6 Implementar 11.7 Monitorear los
los Riesgos Gestión de los Riesgos la respuesta a los Riesgos
del Proyecto 11.2 Identificar los riesgos
Riesgos
11.3 Realizar el
Análisis Cualitativo
de Riesgos
11.4 Realizar el
Análisis Cuantitativo
de Riesgos
11.5 Planificar la
Respuesta a los
Riesgos
Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento

Grupo de Grupo de Procesos Grupo de


Áreas de Grupo de Procesos Grupo de Procesos
Procesos de de Monitoreo y Procesos de
Conocimiento de Planificación de Ejecución
Inicio Control Cierre
12. Gestión de las 12.1 Planificar la 12.2 Efectuar las 12.3 Controlar las
Adquisiciones Gestión de las Adquisiciones Adquisiciones
del Proyecto Adquisiciones

13. Gestión de los 13.1 Identificar 13.2 Planificar el 13.3 Gestionar la 13.4 Monitorear el
Interesados a los Involucramiento de Participación de Involucramiento de
del Proyecto Interesados los Interesados los Interesados los Interesados

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