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CONTRATACIÓN DIRECTA

ESTUDIOS PREVIOS
(DECRETO 1082 DE 2015)

DEPENDENCIA QUE PROYECTA SECRETARÍA PRIVADA

FECHA: Enero de 2023
1. FUNDAMENTOS JURIDICOS
De conformidad con los postulados definidos en el numeral 7 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, corresponde a la entidad estatal contratante,
señalar la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, por lo que se analizarán o
impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según sea el caso.

El mismo artículo en su numeral 12 inciso 1, establece que con antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato,
deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones que determinan las exigencias del contrato.

La elaboración de unos adecuados estudios previos, la verificación oportuna de la necesidad que existe en la entidad, el análisis de las distintas
alternativas que existen para satisfacerla, la verificación de las condiciones y precios del mercado, etc., determinan el éxito de los procesos de
selección y de la ejecución del contrato.

Por ello es recomendable que las entidades públicas establezcan, de forma clara, tanto los procedimientos internos de planeación de la
contratación, en consonancia con las normas citadas, como los responsables de ejecutarlos, con el fin de garantizar no sólo el éxito de los
procesos de selección, sino el resultado satisfactorio de los contratos, esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines esenciales, sino
que garantiza que lo haga de forma oportuna y sin mayores costos. La planeación de la contratación constituye una de sus más importantes
etapas. La gran mayoría de dificultades e inconvenientes en la actividad contractual se presentan por el incumplimiento por parte de las
entidades estatales del importante principio de planeación.

El principio de planeación es una manifestación del principio de economía, consagrado en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, como se
desprende de lo dispuesto en los numerales 6, 7 y 12 a 14 de esta disposición. Este principio busca como lo manifiesta la ley 80 de 1993
“garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos no sea producto de la improvisación; en
consecuencia, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pública debe estar precedido de estudios
encaminados a determinar su viabilidad técnica y económica (…).”

Por ello es recomendable que las entidades públicas establezcan, de forma clara, tanto los procedimientos internos de planeación de la
contratación, en consonancia con las normas citadas, como los responsables de ejecutarlos, con el fin de garantizar no sólo el éxito de los
procesos de selección, sino el resultado satisfactorio de los contratos. Esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines esenciales, sino
que garantiza que lo haga de forma oportuna y sin mayores costos.

Así mismo, el DECRETO 1082 DE 2015 establece y reglamenta en sus disposiciones especiales, cinco (5) modalidades de selección, dentro de
las cuales se enuncia la modalidad de “Contratación Directa” que procede, según el mencionado decreto, entre otros casos, en los contratos de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

El artículo 32 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, regula los Contratos de prestación de servicios, los cuales son aquellos que celebran las
entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

Así mismo el Decreto 1082 de 2015 dispone sobre este tipo de contratos que “Las entidades estatales pueden contratar bajo la modalidad de
contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de
ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de
que se trate. En este caso, no es necesario que la entidad estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto
debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se
derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.”

La Gobernación de San Andrés Isla, en su calidad de entidad estatal contratante sujeta al Estatuto de Contratación de la Administración Pública,
realiza a través del presente documento, la respectiva justificación de la necesidad para la contratación bajo la modalidad de Contrato de
Prestación de Servicios de apoyo a la gestion.

La Gobernación de San Andrés Isla, contratará una persona natural o jurídica que preste sus servicios para la ejecución del objeto que en este
estudio se plantea, haciendo uso de la posibilidad que le otorga la ley, para lo cual obtendrá una oferta que le permita contratar con la persona
idónea y con experiencia requerida en el tema.
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2. NECESIDAD QUE SATISFACE LA CONTRATACIÓN

La Gobernación de San Andrés Isla en desarrollo de objeto institucional debe gestionar y promover el desarrollo de todos sus habitantes,
mediante la adopción y ejecución de planes y programas generales que propicien la dignidad humana y el desarrollo social sostenible que
contribuyan al mejoramiento de las condiciones de vida de los Isleños.

Que la GOBERNACIÓN DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIÉLAGO establece la estructura de la administración pública departamental, la cual
define la organización y las funciones de las diversas dependencias.

En el Departamento Archipiélago de San Andrés, los servicios son ofrecidos por personas naturales. La contratación para una persona natural
resulta para este caso más conveniente para el Departamento, en la medida que el servicio requerido será prestado en forma personal y
coordinada y su naturaleza es de aquellos considerados “intuitu personae”.

Existe en la isla una oferta de diseñadores graficos especializados,considerable, algunos vinculados de manera permanente y de carrera a
cargos publicos, otros vinculados al sector privado de manera indeterminada y otros que han optado por el camino de la independencia, siendo
estos ultimos los que mas conviene a la administracion por cuanto la labor a contratar no requiere de tiempo completo, tiene unas funciones muy
especificas y no genera viculacion laboral.

Ahora bien, no existe una tabla de honorarios nacional y única. Ha de decirse, sin embargo, que el Departamento dado su carácter de público
adquiere sus servicios y bienes a través de la figura de contratación para servicios profesionales y de apoyo a la gestión, más exactamente la
contratación directa fijando unos honorarios mensuales previamente determinados en un acto administrativo según el nivel de estudios y la
experiencia de cada persona y la labor para la cual ha sido contratado/a.

La Gobernación de San Andrés Isla , dispone como verdadera riqueza de nuestro departamento a su Gente por lo tanto, para lograr un
archipiélago igualitario, en la que se cierren las brechas sociales, se debe privilegiar el interés de la ciudadanía en general por encima del interés
particular, por lo tanto hay que lograr que los isleños sean agentes de su propio desarrollo; para ello el gobierno en todas sus dimensiones debe
incidir en propiciar los cambios que mejoren la calidad de vida de todas las personas.

Los procesos misionales, administrativos, contractuales adelantados por las entidades estatales sometidas el estatuto general de contratación de
la administración pública, al derecho público, normas de carácter administrativo, se tornan complejos debido a la abundante regulación y
reglamentación jurídica que los cobija, lo cual genera la necesidad de que la Gobernación de San Andrés Isla, como entidad territorial y por lo
tanto entidad pública cobijada por las referidas normas, cuente con los servicios de una persona natural o jurídica, que acredite experiencia en el
área del diseño grafico especializado y que preste sus servicios profesionales, en el desarrollo de la actividad de la entidad, con el fin de lograr
que los procesos se ajusten y adecúen a la normatividad Constitucional, legal y reglamentaria vigente.

En la actualidad la Secretaría privada de la Gobernación de San Andrés Isla cuenta con los servicios de pocos diseñadores graficos
especializados de planta, resultando insuficiente debido a la cantidad de actividades propias de la dependencia, atendiendo las necesidades de
la entidad, por lo cual se hace necesario contar con los servicios de otra persona, sea natural o jurídica, para que realice actividades en la
disciplina de DISEÑADOR GRAFICO ESPECIALIZADO, y con experiencia para que refuerce la labor que actualmente realiza la secretaria
privada y despacho del gobernador.

Resulta importante precisar que la persona que se contrate realizará actividades de apoyo que refuercen las que actualmente se adelantan por la
Secretaria privada, en la labor de creacion y apoyo en la difusion a los procesos internos y administrativos de la dependencia.

En virtud de lo expuesto, dentro del equipo requerido por la Secretaria privada para la ejecución de las actividades a su cargo, se estimó la
necesidad de contratar un Diseñador grafico especializado, que adelante las actividades misionales que se requieren en el marco de desarrollo,
toda vez que el personal que se encuentra vinculado directamente a la planta de la Secretaria Privada y Despacho del Gobernador no es
suficiente para cumplir con la implementación de sus competencias misionales; razón por la cual se hace necesaria la contratación de un
colaborador externo que contribuya al cumplimiento de los fines de la Secretaría.
1. 3. DESCRIPCION DEL CONTRATO

Prestacion de servicios profesionales como diseñador grafico especializado en gerencia de la

3.1 OBJETO
publicidad, en la realizacion de diseños de publicaciones y liderar estrategias para la difusion y
multiplicacion de la informacion acerca de los asuntos de la competencia interna de la secretaria.
3.2 OBLIGACIONES DEL Generales: 1. Cumplir con lo pactado en el contrato con suma diligencia y cuidado, ofreciendo las
CONTRATISTA mejores condiciones de calidad, ejecutando oportuna e idóneamente el objeto contratado, 2. Asistir a
las reuniones a las que se le convoque en desarrollo del contrato, 3. Presentar informes mensuales de
ejecución el último día hábil de cada mes, sin perjuicio de los informes especiales que se le soliciten, y
un informe final al finalizar el término pactado en el contrato. 4. Al finalizar el plazo de ejecución del
contrato deberá devolver a la GOBERNACIÓN cualquier documento que le haya sido confiado en razón
de la gestión encomendada. 5. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración
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del presente contrato, y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en las leyes 80 de
1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. 6. Mantener la reserva profesional según la
información que le sea suministrada en desarrollo del objeto contractual. 7. Estar afiliado a los sistemas
de pensión y salud de conformidad con lo dispuesto en el artículo 282 de la ley 100 de 1993, ley 797 de
2003, y cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 50 de la ley 789 de 2002. Decreto 1703
de 2002 y articulo 23 d la ley 1150 de 2007, para lo cual deberá aportar al supervisor del contrato, copia
que acredite el pago de los aportes a los sistemas mencionados. 8. Cumplir sus obligaciones del
sistema de riesgos laborales y salud ocupacional de conformidad con la Ley 1562 de 2012
reglamentada por el decreto 723 de 2013. 9. Conservar y responder por el buen estado (salvo deterioro
por su normal uso), de los bienes que le sean entregados para el cumplimiento contractual. 10. No
acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hace u
omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a la entidad y demás autoridades competentes
cuando se presenten tales peticiones o amenazas. 11. Cumplir con las demás obligaciones que se
deriven de la naturaleza de este contrato y aquellas otras que en su momento pueda impartir el
supervisor del mismo durante su vigencia. Específicas: 1) crear conceptos visuales para la publicidad de
programas, proyectos y actividades que se adelanten en la secretaria privada 2) Brindar asesoria para
la creacion de publicidad visual encaminada al fortalecimiento de la imagen del Gobernador 3)
Contribuir en la difusion efectiva de la infomacion de los contenidos 4) las demas que fueren asignadas
en relacion a su objeto contractual 5) Entregar informes mensuales con evidencia fisica y/o digital sin
excepcion.

3.3 PLAZO DE EJECUCIÓN TRES (3) MESES

3.4 LUGAR DE EJECUCIÓN Sede de la Secretaría Privada de la Gobernación de San Andrés Isla.
El valor del presente contrato es de la suma de: DIESISEIS MILLONES CIENTO CUARENTA Y NUEVE
MIL NOVECIENTOS SEIS PESOS ($16.149.906) MCTE. LA GOBERNACIÓN, realizará el pago del
3.5. VALOR Y FORMA DE PAGO
valor del contrato en TRES (3) cuotas mensuales así: TRES (3) pagos por valor de: CINCO MILLONES
TRESCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS DOS PESOS ($5.383.302) MCTE.
 Carta de ofrecimiento de servicios debidamente firmados, con la manifestación expresa que
conoce y acepta las condiciones para la contratación; que no está incurso en causales de
inhabilidad o incompatibilidad o prohibición legal o constitucional y que se compromete a
firmar el contrato en caso de que le sea adjudicado.
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía
 Copia del Registro Único Tributario RUT.
3.6. DOCUMENTOS DE LA OFERTA  Adjuntar certificado de antecedentes disciplinarios
DE SERVICIOS.  Certificación de reporte de no estar incluido en el Boletín de Responsables fiscales de la
Contraloría General de la República.
 Adjuntar Formato Único de Hoja de Vida
 Certificado de afiliación al sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensión
 Certificados de formación académica.
 Copia de la Tarjeta profesional si se requiere.
 Acreditar la experiencia requerida (si se requiere).
La Supervisión del contrato será ejercida por la Secretaría privada de la Gobernación de San Andrés
3.7 COORDINADOR Y SUPERVISOR Isla, de conformidad con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes, quien
expedirá las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del servicio prestado, entre otros.
 Garantizar la apropiación de los recursos económicos para la ejecución del contrato.
 Realizar el seguimiento o supervisión de cumplimiento del objeto a contratar.
3.8 OBLIGACIONES DEL
 Cancelar el valor del contrato previa certificación de recibo a satisfacción por parte del
CONTRATANTE.
supervisor.
 Las demás establecidas en el artículo 4º y 5º, respectivamente de la Ley 80 de 1993.
4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
CONCURSO CONTRATACIÓN
LICITACIÓN PÚBLICA SELECCIÓN ABREVIADA X
PÚBLICO DIRECTA
Con fundamento en las estipulaciones contenidas en el Decreto 1082 de 2015, se adopta para el presente proceso la modalidad de selección el
de “Contratación Directa”, teniendo en consideración que los servicios a contratar corresponden a aquellos de prestación de servicio profesional
y de apoyo a la gestión, cuya regulación y sustento legal se soporta en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, compilado
en el del Decreto 1082 de 2015.

En virtud de las mencionadas disposiciones jurídicas no se exigirá la presentación de varias ofertas y resulta necesaria la acreditación por parte
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del contratista de su idoneidad y experiencia, la cual debe evaluar y certificar el Secretario privado.

El proceso de selección y el contrato a suscribir, como resultado del mismo estarán sometidos a la legislación y jurisdicción colombianas
rigiéndose por las siguientes normas: Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decretos vigentes y demás normas que la complementen, modifiquen o
reglamenten, y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del presente proceso de selección.

Para la celebración del presente contrato la Asamblea Departamental mediante la ordenanza 017 del 21 de diciembre del 2022, en su articulo 71,
la cual, autorizó al Gobernador del Departamento para suscribir contratos.

El Gobernador del Departamento mediante Decreto N°. 0030 del (20) de Enero de 2023, delegó la contratacion y odenacion del gasto de cada
uno de los secretarios de despacho, directores y jefes de oficina adscritos al despacho del gobernador, incluyendo todas las actividades
precontractuales, contractuales y postcontractuales en las diferentes modalidades de contratacion, con excepcion de la modalidad de
contratacion directa inferior a 100SMLMV derivada del literal h) numeral 4 del articulo 2 de la ley 1150 de 2007, en la secretaría privada en los
terminos previstos en le decreto en referencia.
5. ANÁLISIS DEL VALOR ESTIMADO
Para determinar el valor estimado del contrato de conformidad con las actividades encaminadas al cumplimiento del mismo, se ha tomado
como base y referencia el alcance del objeto contractual a desarrollarse; la responsabilidad sobre los temas objeto del mismo; el plazo de
ejecución y el tiempo de dedicación que requieren dichas actividades; la experiencia y estudios con los que debe contar con el personal que
se requiere para cubrir la necesidad contractual, tal y finalmente el cálculo de un factor que incluye el aporte a Seguridad Social Integral y los
costos de legalización del respectivo contrato.

Teniendo en cuenta la actividad a ejecutar, en los honorarios de fijación se tuvo en cuenta lo consagrado en el artículo segundo de la
Resolución 000535 del 17 de enero de 2023.

Plazo de ejecución: TRES (3) MESES

Valor total del contrato: DIESISEIS MILLONES CIENTO CUARENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS SEIS PESOS ($16.149.906) MCTE.

Los honorarios, es el único emolumento a que tiene derecho el futuro contratista, y en caso que se requiera prestar los servicios fuera de la
sede habitual, es necesario pactar la cláusula correspondiente en el contrato que se suscriba, indicándose que se cubrirán los gastos de viajes
y transporte de acuerdo con la tabla de viáticos que rige para los funcionarios de la Gobernación.
6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN
Con base en las estipulaciones contenidas en el Decreto 1082 de 2015, que determina que cuando el objeto contractual definido, corresponde
a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad , los factores
de selección corresponden a la capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la entidad Estatal verifique la idoneidad o
experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate; dada para el caso ser un DISEÑADOR GRAFICO ESPECIALIZADO, con
experiencia, del oferente la cual debe estar directamente relacionada con los servicios, de acuerdo con el perfil definido en el presente estudio.
7. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL
EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.
Conforme a lo dispuesto en el Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el Decreto 1082 de 2015.
8. ANÁLISIS QUE SUSTENTAN LA EXIGENCIA O NO DE MECANISMOS QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES DEL PROCESO DE
SELECCIÓN Y DEL CONTRATO.
La Gobernación de San Andrés Isla, ha analizado los riesgos previsibles que pudieran afectar el desarrollo del contrato de conformidad con su
objeto, la forma de prestación del servicio, la naturaleza de este y la forma de pago, los cuales se asocian al cumplimiento del contrato y la
calidad del servicio prestado, riesgos todos que deben ser asumidos por el contratista. Los riesgos derivados del cumplimiento del objeto se
neutralizan designando un supervisor del contrato con responsabilidades relacionadas con el objeto contractual.

En cuanto a la posibilidad de incumplimiento del contratista por no prestar el servicio de la manera en que se contrata o por su ejecución
incompleta, el riesgo se controla al establecer la cláusula de multas; así como por la modalidad de pago por mensualidades vencidas y sujetar
la cancelación de las mismas a la aprobación por parte del supervisor del contrato del informe mensual de actividades, sin que sea necesario
exigir garantías, de conformidad con lo dispuesto en el decreto 1082 de 2015.

De igual forma para asegurar los perjuicios que puedan derivarse del incumplimiento total se establece la cláusula penal equivalente al 10% del
valor del contrato, la que se descontará de los valores que adeude la Gobernación al contratista, o en su defecto se cobrará por jurisdicción
coactiva en los términos del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y sus modificaciones.

Se pactará la cláusula de indemnidad contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones
a personas o bienes, ocasionados por el CONTRATISTA, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato. En caso de que se
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formule reclamo, demandas o acción legales contra la GOBERNACIÓN por asuntos que según el contrato sean de responsabilidad del
CONTRATISTA, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la Ley
para mantener indemne a la GOBERNACIÓN y en adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. Si en cualquiera de los eventos
previstos en esta Cláusula el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa de la GOBERNACIÓN, este podrá hacerlo
directamente previa comunicación escrita al CONTRATISTA, quien pagará todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo. En caso
de que así ni lo hiciera el CONTRATISTA, la GOBERNACIÓN tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que
adeude al mismo por razón de los servicios motivo del contrato.

Conforme a todo lo anterior, y teniendo en cuenta el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, las garantías no serán obligatorias en los contratos
cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía, disposición que ha sido desarrollada por el Decreto 1082 de 2015 que establece que la
exigencia de garantías establecidas en las disposiciones especiales del mencionado decreto no es obligatoria en los contratos celebrados bajo
la modalidad de contratación directa, tomando en consideración para el caso en concreto el valor de la contratación, la naturaleza del objeto
del contrato, la forma de pago y el señalamiento de la Cláusulas de multas y Penal, la Administración Departamental considera que el
CONTRATISTA no deberá constituir garantía alguna de las señaladas en el DECRETO 1082 DE 2015

LAURA SUSANA ESCAMILLA ESPINOSA

Secretaria Privada
Gobernación de San Andrés, Isla