DD036 – AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS

CASO PRÁCTICO

FECHA DE LA AUDITORÍA: Septiembre, 03 de 2012.

LUGAR: Oficina de Talento Humano

AUDITOR LÍDER: XXXXXXXXXX

AUDITOR DE APOYO XXXXXXXXXX
AUDITADO: XXXXXXXXXX

PERSONAL DE APOYO: XXXXXXXXX

XXXXXXXXX

1El documento Auditoria Interna Área de Talento humano se ha tomado con fines estrictamente pedagógicos. Los
nombres han sido modificados para respetar la confidencialidad de los mismos. El documento hace parte del proceso
de gestión de la localidad de Chinchiná, en el territorio colombiano. www.chinchina-caldas.gov.co

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 CASO PRÁCTICO

Objetivo de la Auditoría:

Evaluar la gestión realizada por el Área de Talento Humano en los procesos de selección,
inducción, reinducción, bienestar social, incentivos, formación y capacitación para los
funcionarios de la Administración Municipal.

Alcance de la Auditoría:

En la auditoria se determina el desarrollo y cumplimiento de los objetivos propuestos en los

procesos de Selección, inducción, reinducción, bienestar social, incentivos, evaluación de
desempeño, formación y capacitación y si estos se encuentran enmarcados dentro de la
normatividad legal vigente en materia talento humano y acorde con la misión institucional.

Desarrollo de la Auditoría:

La Auditoría Interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del Sistema de

Control Interno, que analiza las debilidades y fortalezas del control, así como el desvió de los
avances de las metas y objetivos propuestos, cuyo propósito es hacer recomendaciones
imparciales de ajuste o mejoramiento de procesos a partir de evidencias que sirvan de apoyo a
los directivos en la toma de decisiones a fin que se obtengan los resultados esperados.

El CONTROL INTERNO a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más
efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su Área de Talento
Humano, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de
personas para aportar a la Administración Municipal una fuerza laboral adecuada en la cual se
obtenga eficiencia y efectividad.

La Auditoría Interna en el Área de Talento Humano se inicia con la presentación del cronograma
previamente establecido por la Oficina de Control Interno y en la cual se determina la
metodología a seguir para el buen desarrollo y entendimiento de la misma.

REVISION DOCUMENTAL

HOJAS DE VIDA

Revisión aleatoria de las hojas de vida del personal activo dentro de la Administración
Municipal.

El equipo auditor a fin de constatar el cumplimiento de la ley para la vinculación de los

funcionarios, se revisa una muestra correspondiente a 15 hojas de vida de funcionarios. Los
cuales están plasmados en el siguiente cuadro y se verifico el cumplimiento de los requisitos
básicos para contratar como son:

 Formato único de hoja de vida.

 Declaración juramentada de bienes.
 Cédula de ciudadanía.
 Libreta militar.

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 Antecedentes disciplinarios.
 Antecedentes fiscales.
 Antecedentes judiciales.
 Afiliación a salud, pensión, cesantías, riesgos profesionales.
 Acto administrativo-acta de posesión.
 Acto administrativo resolución de nombramiento.

Las hojas de vida que se seleccionaron para la respectiva revisión y análisis fueron las
siguientes:

HOJAS DE VIDA DE FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS:

NOTA: Los funcionarios que vienen en cargos en continuidad la declaración juramentada se

actualizan a fin de año. Igualmente se verifica que toda la documentación esté bien diligenciada
y firmada por el peticionario, verificando estudios y calificación y que cumpla con los requisitos
exigidos para el cargo y que los documentos soportes se encuentren adjuntos.

REVISION DOCUMENTAL - NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Para la liquidación de la nómina, mesadas y planillas son liquidadas a través del programa
saimyr en el módulo de nómina.

Se realizó la revisión documental de la nómina con el fin que no permanezcan en la nómina ex

funcionarios y que las deducciones por descuentos autorizados de ley fueron liquidadas
adecuadamente.

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Nro. De Funcionarios 58
Nro. De 8
Nro. De Jubilados, Pensionados 187

Se verifica por parte del grupo auditor la correcta liquidación de la nómina vigencia 2012
durante los meses de (febrero, mayo, junio) y sus respectivos pagos (Seguridad Social,
Parafiscales, terceros, entre otros), de los Servidores Administrativos, Trabajadores Oficiales,
Pensionados y Personal de Vacaciones.

PLANILLA DE FEBRERO
NÓMINA FEBRERO MESADA FEBRERO PENSIONADOS
TRABAJADORES OFICIALES
Total Liquidado $70.278.501.oo Total Liquidado $8.916.316.oo Total Liquidado $280.576.379.oo

PLANILLA DE MAYO
NÓMINA MAYO NÓMINA MAYO PENSIONADOS
TRABAJADORES OFICIALES
Total Liquidado $71.882.731.oo Total Liquidado $8.633.956.oo Total Liquidado $280.576.379.oo

PLANILLA DE AGOSTO
NÓMINA AGOSTO MESADA AGOSTO PENSIONADOS
TRABAJADORES OFICIALES
Total Liquidado $78.061.273.oo Total Liquidado $11.048.780.oo Total Liquidado $279.819.468.oo

DESCUENTOS NOMINA, PLANILLAS Y MESADAS

Se pudo verificar que a la fecha a algunos funcionarios y pensionados se les autorizó

descuentos en donde el neto a pagar por parte de la Administración Municipal es menos está
por debajo del 50% del neto de su salario o pensión, después de los descuentos legales,
libranzas y otros (Muestra tomada del mes de agosto), situación esta que se debe tener en
cuenta para autorizaciones posteriores.

TOTAL
NOMBRE CARGO TOTAL DEDUCCIONES NETO A PAGAR
DEVENGADO
CLAUDIA PATRICIA $904.816.oo $398.882.oo $355.934.oo
Funcionaria
OROZCO
LUIS ALFONSO $1.561.791.oo $1.179.201.oo $382.590.oo
Jubilado
GALLEGO USMA
LUIS FABER ARIZA Jubilado $1.534.694.oo $1.013.111.oo $521.583.oo

Esto dando cumplimiento a la Ley Nro. 1527 del 27 de abril de 2012 “Por medio de la cual se
establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones”
Artículo 3 Numeral 5: Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el
asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario
o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el
empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento
directo, quedarán exceptuadas de la restricción contempla en el numeral segundo del artículo
149 del Código Sustantivo del Trabajo.

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 CASO PRÁCTICO

VERIFICACION DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL

En el proceso de la auditoría se evidenció que la Administración Municipal realizó el pago de los

aportes parafiscales y seguridad social de los meses mencionados anteriormente, durante los
10 primeros días hábiles de cada mes de manera oportuna.

PROGRAMA DE CAPACITACION

En el proceso de la auditoría se evidenció que existe la Resolución Nro. 321 de junio 06 de

2012 “Por medio de la cual se adopta el Plan Institucional de Capacitación de la Alcaldía
Municipal de XXXXX.”

A la fecha se pudo constatar que la Administración Municipal a través del Área de Talento
Humano ha venido desarrollando el programa de capacitación dando prioridad a los programas
brindados por la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), una vez que se está
capacitando al Servidor Público en todos aquellos temas inherentes a sus funciones diarias,
con el fin de garantizar una correcta prestación en el servicio en las diferentes áreas de la
Administración Municipal, programas de capacitación que a su vez son: Seminarios,
Diplomados, Capacitaciones.

Que el Jefe del Área de Recursos Humanos a través de Encuesta de Necesidades de

Capacitación pudo determinar cuáles capacitaciones están en primer orden de acuerdo a las
necesidades establecidas por los Servidores Públicos, A la fecha de la auditoría no se tuvo el
cronograma de cumplimiento del Plan de Capacitación para la vigencia 2012 en el que se pueda
evidenciar el presupuesto asignado y cómo determinar los indicadores de cumplimiento.

PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL

Se tiene adoptado mediante la Resolución Nro. 336 Del 14 de junio de 2012 Por medio del cual
se adopta el programa de bienestar laboral para los Servidores Públicos de la Administración
Municipal, que una vez este acto administrativo quedó debidamente aprobado el Jefe de
Recursos Humanos a través de encuesta direccionada a todos los Servidores Públicos de la
Administración Municipal solicitó se determinara cuáles son los programas de bienestar social
que requerían de primera atención.

No se evidenció el cronograma establecido para la vigencia 2012, en el que se permita verificar

el presupuesto asignado y los indicadores de cumplimiento sobre estos; pero de acuerdo a
entrevista con el Líder del proceso manifestó que durante esta vigencia la Administración
Municipal ha ejecutado los siguientes programas:

 Concierto Municipal Cumpleaños del Municipio.

 Celebración de los 120 días de gestión administrativa.
 Reinauguración del Coliseo Municipal.
 Actitud Positiva para el Trabajo, el Servicio al Cliente y la Interrelación Personal.

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PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL.

Para la vigencia 2012 (mes de agosto), la alcaldía de XXXXX cuenta con una pasante en salud
ocupacional, que tiene programado realizar las siguientes actividades a desarrollar durante el
año 2012 y 2013:

1. Levantar el cronograma de actividades de la Alcaldía Municipal

2. Diagnóstico para el cambio de extintores por cuanto cumplen su ciclo funcional y para
recargas.
3. Base de datos por ausentismo laboral
4. Vigilancia periódica por puestos de trabajo
5. Inspección y mantenimiento de las instalaciones.
6. Renovación del Plan de Emergencia y Evacuación de la Alcaldía Municipal y de las
demás dependencias ubicadas por fuera del edificio.
7. Estudio y Realización del Panorama de los Factores de Riesgos Laborales.
8. Levantamiento de Planos que determinan las rutas de evacuación actuales.
9. Construcción del Programa Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo
10. “Programa de Salud Ocupacional”.

ACTAS DE REUNION DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL 2012

Se observó que durante la vigencia 2012 se realizaron 8 acuerdos de intervención, de las cuales
están establecidas mediante 5 reuniones del comité paritario de salud ocupacional,
desarrollando actividades tales como: Valoración psicolaboral de los servidores públicos,
socialización del cronograma de actividades en el proceso de promoción y prevención,
socialización y protocolo de accidentes de trabajo.

En el proceso de auditoría se evidenció que las actas de reunión del comité paritario de salud
ocupacional cuentan con los registros de firmas de los asistentes, observándose que este
comité está cumpliendo con lo normado en pro de brindar buenas condiciones de trabajo y
bienestar a los servidores públicos del municipio.

Mediante la Resolución Nro. 537 de septiembre 03 de 2012 en Acta de Constitución Nro. 01

“Constitución del COPASO del 03 de septiembre de 2012 al día 31 de agosto de 2014 mediante
el cual se nombran los nuevos integrantes del Comité:

Principales: XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX

Suplentes: XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXX

El empleador sesionó a:

Principales: XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

Suplentes: XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

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CÓDIGO DE ÉTICA: Adoptado mediante Resolución Nro. 156 de marzo 08 de 2012 “Por medio
del cual se adopta el Código de Ética de la Alcaldía Municipal de Chinchiná, Caldas. A la fecha
está en proceso de ser entregado a través de plegable a todos los servidores públicos de la
Administración Municipal.

REGLAMENTO INTERNO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL adoptado mediante la Resolución Nro. 268

de mayo 09 de 2012. A la fecha se están realizando las gestiones para que este sea publicado
a través de cartelera.

REVISION ENTREGA DE LA DOTACION AL PERSONAL OBRERO DEL MUNICIPIO

En el proceso de auditoría que la administración Municipal efectuó la entrega total

correspondiente a las 3 dotaciones para el año 2012, para lo cual se tiene el recibido de las
mismas por parte de los obreros (8) que adquieren estos derechos convencionales

Mediante acta de entrega de fecha se da cumplimiento a la Cláusula 42 “Dotación de Guayos

y Uniformes suscrita entre el Municipio y Sintrachinchiná

Fechas de entrega de la dotación del personal:

 La primera entrega en enero: Una (1) camisa, Un (1) Pantalón, y un (1) par de guayos.
 La segunda en el mes de abril: Una (1) camisa, Un (1) Pantalón, y un (1) par de guayos.
 La Tercera en el mes de agosto: Una (1) camisa, Un (1) Pantalón, y un (1) par de
guayos.
 Como Parágrafo: se hace entrega de un (1) par de botas de caucho, capas de caucho
y guantes.

DEMANDAS LABORALES E INDEMNIZACIONES PAGADAS POR EL MUNICIPIO DURANTE LA

VIGENCIA ACTUAL

A la fecha (2012) la Administración Municipal no tiene demandas pendientes por cancelar.

CUOTAS PARTES PENSIONALES:

La Administración Municipal tiene planeado suscribir un contrato con un abogado

especializado, con el fin de darle manejo al cobro de cuotas partes, bonos Pensionales y
asesoría para la implementación de la jurisdicción del cobro coactivo.

BONOS PENSIONALES:

La Administración Municipal atraves de la oficina de talento humano reconoce el bono

pensional por medio de una resolución emitida por la Alcaldía Municipal como respuesta al
fondo que lo solicite y de ella envía copia al ministerio de hacienda y crédito público.

En lo que va corrido de la vigencia se han reconocido dos cuotas partes de bonos Pensionales
(detalladas así: Mediante la Resolución Nro. 211 del 13 de abril del 2012 a nombre de
XXXXXXXXX solicitada por el Fondo de Pensiones XXXXXX y mediante resolución 130 del 29 de

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 CASO PRÁCTICO

febrero de 2012 a nombre del señor XXXXXXX, el cual fue solicitado por el fondo de pensiones
y cesantías XXXXXXX.

Para la liquidación del Bono se liquida a través de una plataforma de bonos Pensionales emitida
por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual solo es asignada para este propósito.

El funcionario encargado de este proceso es el Secretario del Área es el Jefe de Recursos

Humanos, manifiesta que no presenta inconvenientes para realizar esta función, pero
solamente cuando se bloquea la clave el trámite para el desbloqueo directamente es el Jefe de
la Oficina.

PASIVOCOL: Opera bajo el programa PASIVOCOL del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
viene funcionando en la Administración Municipal de XXXXXX desde el año 2000, el cual recibe
capacitación los funcionarios encargados de operar el programa dos veces cada año,
periódicamente los administradores de Pasivocol envían reportes de inconsistencias, las cuales
la Administración debe empezar a justificarlas mensualmente al agente regional copia de la
base de datos con el fin de hacer seguimiento a los avances que la administración municipal
realiza frente a las inconsistencias manifestadas. El próximo reporte para enviar a la entidad
administradora es el 15 de enero de 2012. Todas las modificaciones se realizan de acuerdo a
los datos del año inmediatamente anterior.

COMISION DE PERSONAL

Se evidencio los actos administrativos correspondientes a las diferentes fases de conformación

que en cumplimiento a la ley 909 de 2004 y su decreto reglamentario 1228 de 2005, se
elaboraron así: convocatoria a los empleados, delegación de los jurados de votación y adopción
de la comisión de personal para el Municipio de Chinchiná; en la vigencia 2010, sin embargo,
no se encontró evidencia de actas de reuniones a la fecha.

EVALUACION DEL DESEMPEÑO:

La concertación de objetivos se hizo en el mes de febrero, vigencia 2012 a esta fecha todos los
funcionarios de carrera administrativa han sido calificados en la primera parcial que va desde
el primero de febrero a 31 de julio con plazo hasta el 15 de agosto para hacer los ajustes
pertinentes.

CULTURA ORGANIZACIONAL:

Desde la oficina de talento humano a la fecha se han elaborado encuestas para la evaluación
del clima laboral,

Mediante la Resolución Nro. 192 de abril 11 de 2012 establece la conformación y

funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en la Administración Municipal, con el fin de
atender y darle aplicación a la Ley 1562 del 11 de julio de 2012 por la cual se modifica el
sistema de riesgos laborales, Res. 2646 de 2008 (factores de riesgo psicosocial en el trabajo)
y la Ley 1010 de 1996.

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 CASO PRÁCTICO

MATRIZ DOFA ÁREA DE TALENTO HUMANO

Debilidades:

Se puede evidenciar que en el Área de Talento Humano hace falta personal de apoyo, una vez
que esta área además de las funciones sobre todo el tema de personal tiene a su cargo todo el
tema de inventarios de la Administración Municipal, previamente asignada esta función
mediante el Manual de Funciones y Competencias Laborales.

En la revisión documental se han detectado 3 casos (1 funcionario y 2 pensionados) a los cuales

no se da cumplimiento a la Ley Nro. 1527 del 27 de abril de 2012 “Por medio de la cual se
establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones”
Artículo 3 Numeral 5: Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el
asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario
o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el
empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento
directo, quedarán exceptuadas de la restricción contempla en el numeral segundo del artículo
149 del Código Sustantivo del Trabajo.

A pesar de que son identificados los objetivos de los procesos no los tienen previamente
actualizados ni socializados.

Se hallaron manuales de procedimientos desactualizados y no puestos en marcha.

Se cuenta con un organigrama desactualizado, por cuanto el existente no muestra la estructura

real de la entidad.

Oportunidades:

 Personal comprometido frente al desarrollo de sus funciones.

Fortalezas:

 El personal de apoyo del área cuenta con la experiencia suficiente para la ejecución de
sus funciones.
 Implementan acciones de autocontrol.
 Participaron en la implementación del Código de Ética y Valores de la Administración
Municipal.
 Conocen claramente el orden jerárquico de los cargos frente a las líneas de autoridad.
 La manera como viene funcionando el programa PASIVOCOL, el cual tiene un
acompañamiento permanente por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
igualmente le permite a la Administración Municipal mantener actualizada la
información que se requiere.

Amenaza:

 Faltan niveles de seguridad (Estanterías y Seguridad en el Acceso del Área en donde se

custodian las hojas de vida), esto con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Archivo.

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CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

La auditoría se realizó satisfactoriamente sin ningún percance e inconvenientes, no fue

aplazada ni suspendida por ningún motivo.

Debe resaltarse la colaboración y puntualidad del personal que labora en la dependencia de

Talento Humano, esto es un avance de compromiso para con todas las actividades de
organización y actualización que se desarrollan dentro del área.

La entidad necesita tener actualizado su organigrama, esto con el fin de construir el mapa de
procesos.

Es necesario revisar y actualizar los manuales de funciones y competencias laborales y el de

procesos y procedimientos de la alcaldía.

Es necesario contar con buenos niveles de seguridad para la custodia de Documentos (Hojas
de Vida)

La copia de seguridad es realizada por el ingeniero de sistemas desde el servidor a todos los
módulos del programa SAIMYR, una vez por semana la cual es guardada en un archivo en
internet y el sistema hace dos semanales automáticamente.

Se observó la correcta liquidación de la nómina la cual se realiza de manera mensual, los pagos
a seguridad social y parafiscales se realizan dentro de los 10 primeros días de cada mes no se
evidencio pago de intereses moratorios.

No se pueden autorizar descuentos en nómina, planillas de obreros y mesadas de pensionados

y jubilados del Municipio no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario
o pensión, después de los descuentos de ley. Las deducciones o retenciones que realice el
empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento
directo, quedarán exceptuadas de la restricción contempla en el numeral segundo del artículo
149 del Código Sustantivo del Trabajo.

SOPORTES QUE ACREDITEN EVIDENCIA DE AUDITORÍA EN EL AREA DE TALENTO HUMANO.

1. Entrevista con los funcionarios encargados de los procedimientos.

2. Revisión documental sobre nómina, planillas y mesadas, descuentos de ley.

3. Verificación del funcionamiento del Programa SAIMYR – integralidad que se tiene sobre los
aplicativos.

4. Inspección ocular que evidencia los documentos objeto de la auditoría.

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Instrucciones para el desarrollo de la actividad

Luego de estudiar el caso descrito, responda las siguientes interrogantes:

¿Qué rol cumple una Oficina de Control Interno en la empresa?

¿Qué relación existe entre la Oficina de Control Interno y Recursos Humanos? ¿cuál
es el rol que ejerce Control Interno aquí?

¿Qué tipo de auditoria se está realizando? Justifique su respuesta

¿Cuáles son las técnicas de Auditoria utilizadas en este caso? ¿considera que son
suficientes?

¿Qué documentos técnicos de Auditoría puede sugerir para mejorar la técnica

utilizada por la empresa? Explique.

Investigue y describa las funciones de los roles que aparecen a continuación:

 AUDITOR LIDER
 AUDITOR DE APOYO
 AUDITADO
 PERSONAL DE APOYO
 ¿Existen otros roles?

¿Según el Análisis DOFA, son suficientes las recomendaciones otorgadas en el

informe? ¿agregaría otras?

Dentro de una auditoría realizada, describa la pertinencia de las evidencias

proporcionadas. ¿Cuáles podrían ser otras evidencias?

Elabore su respuesta a estas interrogantes basándose en el estudio de los materiales

de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno consultar.

Una vez completadas las respuestas, haga entrega del documento a través del icono de
la actividad.

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