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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

DOCUMENTO
CONTROLADO
Sistema de Gestión
de la Seguridad de
la Información

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Gino Orellana Laura Ccoyo Fernando Garcia

RESPONSABLE SGSI COORDINADORA DE PROCESOS GERENTE DE UNIDAD

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Nº ÍNDICE PÁG.

1. CONTROL DE CAMBIOS 3
2. OBJETIVO 3
3. ALCANCE 3
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3
5. DEFINICIONES BÁSICAS 3
6. RESPONSABILIDADES 4
7. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO 4
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS 8
9. ANEXOS 8

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1. Control de Cambios

Nº DETALLE DE LA
REVISADO POR APROBADO POR FECHA
VERSIÓN MODIFICACIÓN

00 Documento original Gino Orellana Fernando Garcia 05-02-2021

2. Objetivo

Definir el proceso mediante el cual se elabora, modifica, revisa, aprueba, distribuye y

controla la documentación del Sistema Integrado de Gestión (SGSI), que incluye los
registros y la documentación de origen externo e interno.

3. Alcance

Se aplica a toda la documentación base del Sistema Integrado de Gestión (SGSI) de

KOBRANZAS S.A.C., En caso de que el cliente lo exija se podrá variar la estructura
documentación siempre que cumpla lo establecido por los documentos de referencia.

4. Documentos de Referencia

⮚ ISO 27001:2013 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

⮚ ISO 27002:2013 Buenas prácticas de la Seguridad de la Información

5. Definiciones básicas

⮚ Documento: Información y el medio en el que está contenida, que integran el

Sistema Integrado de Gestión (SGSI): Política, Manuales, Procedimientos e
Instrucciones, Planes, Programas, Registros, y documentos Internos y Externos.

⮚ Documentos Generales: Documentos de carácter general establecidos en la

Norma de Seguridad de la Información ISO 27001:2013, etc. Estos son: Elaboración
y Control de Documentos, Control de Registros, Productos No Conformes,
Auditorías Internas, Acciones Correctivas y Preventivas

⮚ Sistema de Gestión de Seguridad de información (SGSI): Sistema de Gestión que

especifica los requisitos para implementación de controles de seguridad de la
información.

⮚ Documentos normativos: Documentos internos o externos del Sistema de Gestión

⮚ Documentos Controlados: Son todos los documentos a los cuales se les realiza un
control interno, desde su elaboración hasta su disposición final y se encuentran
listados en el registro CONTROL DE DOCUMENTOS.

⮚ Copia Controlada: En los casos de documentos físicos, son aquellos ejemplares que
se entregan a solicitud de una determinada área, para lo cual el responsable
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deberá llevar control de las copias entregadas a fin de reemplazarlas en caso de

generarse nuevas versiones.

⮚ Procedimiento: Documento que muestra secuencial y ordenadamente las

actividades a tomar dentro de un proceso, se puede considerar procedimientos
los flujos de procesos. El procedimiento define responsables por cada actividad
prevista en el mismo

⮚ Instructivo o Cartilla: Conjunto de tareas específicas que pueden mostrar en forma

gráfica o detallada (secuencial y ordenada). Se utilizan como documentos
auxiliares de un procedimiento, o para describir tareas no relacionadas con algún
documento normativo del Área.

⮚ Procedimientos Originales: Procedimientos que están escritos en formatos que

contengan el logotipo de la organización y que están debidamente firmados por
los encargados de la revisión y aprobación. Los PROCEDIMIENTOS ORIGINALES y las
copias selladas por los responsables son consideradas como DOCUMENTOS
CONTROLADOS dentro del Sistema de Gestión. Esto aplica para aquellos sistemas
que manejan documentación física.

⮚ Documentos aplicables o referencias: Fuentes de información complementarias

que permiten ejecutar adecuadamente el procedimiento o instructivo. Esta
información se considera necesaria para cumplir con el procedimiento respectivo
(Ejemplo: Guía de usuario de equipos y Normas legales y Reglamentarias).

⮚ MOF de Seguridad de información: Manual de Organización y Funciones de

Seguridad de información. Documento que detalla las funciones generales a ser
desarrolladas por el personal de la organización.

6. Responsabilidades

 Líderes / Responsable del documento

- Responsable de la elaboración y/o modificación de documentos (entiéndase por

documentos procedimientos, instructivos u otros que el área estime necesarios
para el desarrollo de sus actividades). Esta actividad podrá ser realizada por el
líder/responsable o quien este designe.
- Los dueños de los procesos serán los responsables de realizar la revisión periódica
de la documentación generada.
- Responsable de la aprobación del documento.
- El nivel del Líder que apruebe los documentos será definido por cada Sistema de
Gestión.

 Jefatura de Calidad

- Establecer e implementar los documentos generales (ver ANEXO UNO).

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- Asegurar que los cambios y/o modificaciones en cuanto al título de un

documento sean reflejados en todos los documentos relacionados.
- Revisar y aprobar teniendo en cuenta que el nivel de revisión debe ser diferente
al nivel de aprobación en los documentos que se hayan elaborado.
- Elaborar los documentos, para ello se puede utilizar los formatos e índices que se
muestran en los ANEXOS DOS, TRES y CUATRO.
- Asignar a los documentos que se generen, un CÓDIGO de identificación. La guía
para generar el CÓDIGO de identificación se muestra en el ANEXO CINCO.
- Para evitar duplicidades, cada vez que se elabore un documento, asignar un
número consecutivo de CÓDIGO según ANEXO CINCO. El número asignado en el
CÓDIGO será único para dicho documento.
- Cada Sistema de Gestión dispondrá el control necesario para las copias
controladas de los documentos físicos, cuando apliquen.
- Difundir e implantar con todo el personal directamente involucrado con el Sistema
de Gestión los correspondientes documentos, para asegurar que el personal de
las Áreas usuarias los incorpore en su trabajo diario.
- Responsable de editar, revisar y actualizar el presente procedimiento. Este
procedimiento será revisado por lo menos una vez al año, a partir de la fecha de
vigencia, o antes si se considera necesario.

 Áreas responsables del mantenimiento del Sistema de Gestión

- Establecer, documentar e implementar en forma conjunta con los usuarios los

documentos propios del Sistema de Gestión.
- Asegurar que los cambios y/o modificaciones realizadas en un Documento
también sean replicados en todos los documentos relacionados, incluyendo el
título.
- Presentar las observaciones o aprobación del documento en los plazos acordados
con el líder o responsable del documento.
- Los dueños de los procesos serán los responsables de realizar la revisión periódica
de la documentación generada.

7. Descripción del documento

7.1. Elaboración y control de documentos internos

7.1.1 Presentación y contenido de los documentos

Todos los documentos de la organización deben conservar una estructura uniforme

de acuerdo a su aplicación y funcionalidad e incluir en su presentación el nombre
del documento, así como la versión que corresponde, fecha de aprobación y el
cargo de las personas que han elaborado, revisado y aprobado el documento.

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7.1.2 Elaboración o modificación de los documentos

a- Las Áreas usuarias del documento

1. En caso existiese un área responsable, el Líder o responsables del área
coordinará con ella dicho cambio o modificación.
2. En caso no existiese, el Líder responsable encargará a la persona designada
para elaboración o modificación del documento.
b- El elaborador del documento
1. Identificar si el documento es nuevo. Si ya existe y solamente se va a revisar,
entonces se continúa con la revisión del documento por las áreas encargadas
y a las realizar las modificaciones que apliquen. Si es nuevo continúa con el
siguiente paso.
2. Determinar la necesidad de elaborar el nuevo documento.
3. Usar los siguientes índices como guía para la elaboración de los documentos.
4. Asignar el NOMBRE más adecuado para el documento.
5. Cuando aplique, asignar un CÓDIGO al documento. Este NÚMERO se genera
de acuerdo a la guía mostrada en el ANEXO CINCO.
6. En el caso de procedimientos o instructivos (si aplica), definir el OBJETIVO de
una manera clara y concreta.
7. En el caso de procedimientos, definir de manera precisa el ALCANCE.
8. Sólo en el caso de procedimientos, definir las RESPONSABILIDADES de las áreas
involucradas en éste, que se consideren necesarias comprender para llevar a
buen efecto el procedimiento.
9. Escribir los nombres de los RESPONSABLES DE LA REVISIÓN, quienes se
encargarán de hacer las revisiones y modificaciones correspondientes.
10. Desarrollar en forma conjunta con los Jefes y/o Expertos usuarios los
documentos, en caso de ser necesario.
11. Escribir las REFERENCIAS o DOCUMENTOS APLICABLES de apoyo (en caso
APLIQUE).
12. Revisar que el documento esté completo y adecuadamente desarrollado.
Todos los párrafos allí incluidos deben contener sólo información útil. En caso
de modificación del documento, coordinar la permanencia o cambio de los
registros utilizados.
13. Si se está realizando una revisión, es muy importante recopilar y tomar en
cuenta: a) Las sugerencias de mejora propuestas por los usuarios, b) Las
observaciones de las auditorias, internas y externas, y c) La funcionalidad del
documento.

Si el documento no es nuevo debe llenar la HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS donde

debe identificarse el o los puntos que están cambiando respecto a la versión

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anterior, agrupando los cambios en: eliminaciones, inclusiones o modificaciones. Si

el documento es nuevo debe llenar la HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS con la frase:
Elaboración inicial del documento.

7.1.3 Revisión de documentos:

a- Las áreas encargadas de la revisión

1. Las personas de las diferentes áreas que reciban un documento a revisión
acordarán el plazo con el Área responsable para regresar sus comentarios y
observaciones, si las tuvieran. Si no se tienen comentarios, el documento
deberá ser aprobado en ese plazo.
b- El elaborador del documento
1. Actualizar los documentos incorporando las observaciones aplicables de las
áreas encargadas de la revisión.
2. Se sugiere tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
✓ Numerar todos los ANEXOS (formatos, diagramas, etc.) que forman parte
del documento.
✓ La portada del documento puede contener lo indicado en el ANEXO DOS.
✓ Obtener las aprobaciones que se requieran.
c- Las personas encargadas de la revisión
1. Dar su conformidad y continuar con el punto siguiente; caso contrario,
devolver al elaborador y efectúe las modificaciones necesarias.
2. Para ambos casos (revisión física o electrónica) tomar en cuenta los indicado
en el ANEXO SEIS.

7.1.4 Aprobación de documentos

a- El Líder del Área

1. En caso de aprobación física, firmar el original del documento, y continuar
con el punto siguiente; caso contrario, devolver al elaborador el documento
para que las modificaciones necesarias.
2. En los casos de aprobación electrónica, la conformidad se dará de acuerdo
con el mecanismo de aprobación implementado en cada SG.
3. Para todos los casos, tomar en cuenta los indicado en el ANEXO SEIS.
NOTA: En el caso de otros documentos, el responsable de la aprobación es
quien el dueño del proceso designe.
4. Ingresar el nuevo documento en EL CONTROL DE DOCUMENTOS, propio de
cada Sistema de Gestión.

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7.1.5 Distribución de documentos

a- Líder o usuario del documento

1. Una vez aprobado el documento, derivará al área responsable de
mantenimiento del Sistema de Gestión, el documento para su publicación en
el medio establecido y para su comunicación.
b- Área responsable del mantenimiento del Sistema de Gestión
1. Incorporar el documento oficial en el medio de difusión establecido. Las
impresiones de documentos serán consideradas como COPIAS NO
CONTROLADAS.
2. El documento entra en vigencia al día siguiente de haber sido publicado en
el medio de difusión establecido por cada Sistema de Gestión.
Excepcionalmente y por autorización expresa del dueño del proceso, algunos
documentos podrán entrar en vigencia el mismo día de su publicación.
3. En caso de aprobación física, sólo se generará un original de los documentos
que quedará en poder del Área responsable del mantenimiento del Sistemas
de Gestión. Las áreas que lo deseen podrán obtener una copia no controlada
en el medio de difusión establecido. Las copias controladas serán distribuidas
a las personas que, previamente definidas, deben contar con ellas.
4. Se debe ir realizando un permanente control sobre los documentos que se
encuentran listados en el registro CONTROL DE DOCUMENTOS. Este control
incluye elaboración, aprobación, registro y distribución. A estos documentos
se les denominará DOCUMENTOS CONTROLADOS.
NOTA:
Adicionalmente, para los casos que apliquen, deberá tenerse en cuenta lo
indicado en el respectivo Instructivo de soporte del Sistema de Gestión que
corresponda.
5. Los documentos aprobados deberán ser comunicados por el responsable del
proceso a través de coordinaciones con los representantes de las áreas
involucradas.
6. Todos los documentos publicados podrán estar protegidos según lo determine
el sistema de gestión (Ejemplo: Formato PDF con contraseña).

7.1.6 Eliminación de documentos

a) Los documentos de los procesos podrán ser eliminados por los líderes o usuarios
responsables de los procesos, previa coordinación con las áreas involucradas.
b) El responsable debe asegurarse de actualizar el registro Control de Documentos.
Nota: Proceder con la eliminación de las copias distribuidas a excepción del
original, el cual debe archivarse como No Vigente, en caso de aprobación física.

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7.2 Control de documentos externos

7.2.1 Las personas que recepcionan el documento

a) Controlar la distribución de los documentos Regulatorios, Tributarios u otros (*) a
todas las personas que lo requieran.
(*) Referido a los documentos que no son propios del área.
b) Para el caso de documentos físicos que la distribución de los documentos se
realiza de forma descendente, iniciando del primer nivel, los controles de la
distribución estarán a cargo de la persona designada en cada nivel del Área.
c) El responsable del área usuaria actualizará el REGISTRO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS EXTERNOS correspondiente (en aplicativo de soporte o medio
definido por el sistema).

7.3 Protección contra cambios de documentos en red

Todos los documentos que se encuentren publicados en aplicativos de soporte con

restricción de edición, de los cuales los internos tienen la marca de “COPIA NO
CONTROLADA”.

7.4 Clasificación de Documentos

La información debe de ser clasificada de acuerdo con la sensibilidad y grado de

impacto en la organización considerando los siguientes niveles:

Nivel de Etiquetado Criterios de clasificación Restricción de

confidencialidad acceso

Pública (sin etiquetar) Hacer pública la La información está

información no puede disponible para todo
dañar a la organización de el público
ninguna forma

Uso interno USO INTERNO El acceso no autorizado a la La información está

información podría disponible para todos
ocasionar daños y/o los empleados y
inconvenientes menores a la terceros
organización seleccionados

Restringida RESTRINGIDA El acceso no autorizado a la La información está

información podría dañar disponible solamente
considerablemente el para un grupo
negocio y/o la reputación específico de
de la organización empleados y de
terceros autorizados

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Confidencial CONFIDENCIAL El acceso no autorizado a la La información está

información podría dañar disponible solamente
de forma catastrófica para personas de la
(irreparable) el negocio y/o organización
la reputación de la
organización

7.5 Conservación de los documentos/registros

Digitales

Se mantendrá una copia de seguridad (backup) en intranet de kobsa

(http://cloud.local/nextcloud/) la cual se actualizará semestralmente.

La copia de seguridad abarca la información de todas las áreas.

Físicos

Todo usuario con registros asignados es responsable de su almacenamiento y

protección, evitando cualquier daño, legibilidad o pérdida. La organización de los
registros asignados será realizada según criterio del usuario (por fecha, orden
alfabético, etc.), asegurando que sean fácilmente recuperables cuando sean
requeridos.

7.6 Disposición final

La disposición final de los registros pasado el tiempo de conservación detalla en el

registro “Control de información documentada”, será para los registros físicos por
reciclaje y la de registros digitales por eliminación. Aquellos registros cuya
confidencialidad sea un requisito legal o establecido por la organización o el cliente,
será eliminado de forma segura.

7.7 Documentos de Procedencia Externa

Todos los documentos de origen externo que sean obligatorios de aplicar o se utilicen
con fines de consulta, utilización en algunos de los procesos del SGSI serán incluidos
en el registro de “Control de información documentada”. Cada responsable de área
o servicio debe mantener actualizados sus documentos externos.

8. Documentos asociados

⮚ KOB-SGSI-PRG-001 Procedimiento de clasificación de información

9. Anexos

⮚ Anexo 1: Documentos Generales

⮚ Anexo 2: Portada para manuales y procedimientos

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⮚ Anexo 3: Formato de desarrollo de los documentos

⮚ Anexo 4: índices referenciales

⮚ Anexo 5: Codificación de documentos

⮚ Anexo 6: Niveles de elaboración, revisión y aprobación.

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ANEXO 1: DOCUMENTOS GENERALES

DOCUMENTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

1 Elaboración y Control de Documentos

2 Control de Registros

3 Acciones Correctivas / Preventivas

4 Productos No Conforme

5 Auditorias

6 Revisión por la Dirección

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ANEXO 2: PORTADA PARA MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

Código KOB-SGSI-XXX-01
Versión: [Numero]
[Nombre de documento]
Fecha: [Fecha]
Página: 13 de 18

[Nombre del manual/procedimiento]

DOCUMENTO
CONTROLADO
Sistema de Gestión
de la Seguridad de
la Información

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

[Nombre [Nombre [Nombre

Área / cargo] Área / cargo] Área / cargo]

Copia No Controlada

INFORMACIÓN RESERVADA / RESTRINGIDA / USO INTERNO / PUBLICA

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ANEXO 3: FORMATO DE DESARROLLO DE LOS DOCUMENTOS

1. PROCEDIMIENTOS, MANUAL, PROTOCOLOS Y OTROS

Plantilla: Consta de 2 partes: Encabezado y Pie de Página.

o Encabezado: El encabezado debe de ir en todas las páginas de los

documentos de KOBRANZAS S.A.C.., el diseño se presenta a continuación:

Código
Versión:
Fecha:
Página:

o Pie de Página: Se indicará lo Siguiente:

- La condición de propiedad de KOBRANZAS S.A.C.

- La condición de los documentos NO controlados
- Documento propiedad de (Razón Social) prohibido su reproducción total o parcial sin autorización.
- El ejemplar impreso es copia NO controlada de la información documentada del SGSI de (Razón Social).
-

2. REGISTROS

Plantilla: El Encabezado de los registros es el siguiente:

Código
Versión:
Fecha:
Página:

Nota: El color de los cuadros no es un requisito obligatorio del documento, el color es referencial y a criterio del
elaborador.

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ANEXO 4
ÍNDICES REFERENCIALES

1. CONTROL DE CAMBIOS
Identificación de los cambios realizados en cada edición del documento
2. OBJETIVO
Define el propósito del documento.
3. ALCANCE
Define él o los sectores de aplicación del documento (las restricciones deben
colocarse enunciando los casos y/o variaciones del proceso para los cuales no
aplica).
4. DOCUMENTO DE REFERENCIA
Se debe mencionar las normativas, procedimientos u otra bibliografía que se usó
como soporte para el desarrollo del documento.
5. DEFINICIONES BÁSICAS
Se debe colocar definiciones claves que complementen la comprensión del
documento.
6. RESPONSABILIDADES
Define la responsabilidad de una o más personas para el desarrollo y aplicación del
documento (colocar el puesto laboral de los involucrados en el proceso, por ejemplo:
Ingeniero de proyecto, Asistente, etc.).
7. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTO
Describe los pasos a seguir para el desarrollo del documento (de acuerdo con la
secuencia del proceso y mostrando las actividades de cada uno de los responsables
de este).
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Registros que se generan u otra información de referencia

9. ANEXOS
En caso aplique.

Nota: Para las demás documentaciones queda a criterio de quien elabora su contenido.

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ANEXO 5
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La codificación de los documentos será la siguiente:

WWW-XXXX-YYY-ZZZ
Donde:
WWW: Representa las siglas de la empresa a la que pertenece el documento.

WWW: Empresa

Organización Código

KOBRANZAS KOB

XXXX: “Código de área”. Figura el código de proceso/área al cual pertenece el

documento.

Proceso/área SGSI
Sistema de Gestión de Seguridad
SGSI
de la Información
Comercial COM
Logística LOG
Recursos Humanos RHH
Tecnología de la Información TI
Soporte SOP
Mantenimiento MANT

YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo.

Código Documentos Accesos

MSI Manual de Seguridad de Información General

MOF Manual de Organización y Funciones Restringido

MPO Matriz de Política y Objetivos General

MNC Matriz de Productos No Conformes Restringido

MRP Matriz de Riesgos y Peligros Restringido

MCP Matriz de Control de Procesos Restringido

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MCA Matriz de Caracterización Restringido

MEP Matriz de Evaluación de Proveedores Restringido

MIP Mapa de Interacción de Procesos Restringido

DFL Diagrama de Flujo Restringido

ETR Esquema de Trabajo Restringido

PRG Procedimientos Generales General

PRO Procedimientos Operativos Restringido

ING Instructivo General General

INO Instructivo Operativo Restringido

NIN Normativa Interna Restringido

PDC Plan de Desarrollo y Capacitación de Personal Restringido

POL política General

MAN Manuales General

PLN Plan Restringido

PRT Protocolo Restringido

PLC Plan de Comunicación Restringido

RGL Reglamento General

REG Registros Generales General

REO Registros Operativos Restringido

ACO Acción Correctiva General

APR Acción Preventiva General

PNC Producto No Conforme General

ZZZ: “Correlativo”. Consecutivo asignado de acuerdo con el orden en el cual se

emiten los documentos por proceso.

La estructura del código se desarrollará de acuerdo con las siglas indicadas en el

esquema del anexo 6

Ejemplo:

KOB-SGSI-POL-001: Política de Seguridad de información de KOBRANZAS S.A.C.

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ANEXO 6

NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Documento Elabora/Modifica Revisa Aprueba

Gerente de
Política del SGSI Responsable SGSI Gerente de Unidad
Unidad
Gerente de
Manual Gerente de Unidad
Responsable SGSI Unidad
Objetivos y Metas del Gerente de
Gerente de Unidad
SGSI Responsable SGSI Unidad
Procedimientos
Responsable SGSI Gerente de
/Protocolos/Registros Gerente de Unidad
Unidad
del SGSI
Procedimientos
/Protocolos/Registros Responsable de Gerente de
Responsable SGSI
de áreas de apoyo y áreas Unidad
Operativos
Instrucciones Responsable de Gerente de
Responsable SGSI
Operativas áreas Unidad
Gerente de
Reglamento Responsable SGSI Gerente de Unidad
Unidad

Nota: En caso de que sea necesario podrá revisar el documento el colaborador del proceso involucrado.

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