Caso 1 Semana 4 APA2

ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2.
Nombre: Esteban Gabriel Pineda Barrientos____________________________ Carné: __21009611__

CEI: _ Central__ __Tutor: _ GUISELA ANTONIETA, JUÁREZ LAÍNEZ _
CASO PRÁCTICO- VALOR 05 PUNTOS
Instrucciones:
Entregar durante semana 4 en EVALUANET.
A continuación, se detallará un caso en el que se expone la situación actual de una organización, por lo
que deberá hacer lo siguiente:
 INCISO 1: Completar el cuadro de análisis del problema y preguntas de análisis. 2.5 puntos.
 INCISO 2: Elaborar una lista de entradas, procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello
deberá completar el formato del modelo IPO) 2.5 puntos.
CASO DE ANÁLISIS:
En una empresa que se dedica a la fabricación de productos comestibles actualmente en el área de

sistemas, se carece de un control de ventas de productos, y no se lleva un registro automatizado de las
compras de los clientes, ya que no se determina con rapidez que clientes efectuaron las compras
semanales, y las órdenes de pedidos no se procesan en forma oportuna. Como la organización está
creciendo muy rápido, tanto en volumen de ventas como en la variedad de artículos alimenticios y servicios
que maneja, es imposible que se conozca con certeza los niveles de ventas.
Los directivos de la empresa empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas descendía y por
ende sus márgenes de utilidad, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de
la empresa, para producir, vender y competir con otras empresas, por lo que se han reunido para analizar
el problema y así mejorar el proceso de ventas, para ello han elaborado una lluvia de ideas de las
necesidades del departamento entre las cuales se encuentran:
 Falta de capacitación del personal de ventas.

 Desorganización del personal en el departamento de ventas.
 No se cuenta con equipo y sistemas de información necesarios.
 No se llena la capacidad del proceso de control.
 Forma inadecuada de ingresar la información de las ventas.
EXAMEN PARCIAL PARTE PRÁ CTICA AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2

1
Por lo que se solicita que después de leer el caso, analice 3 problemas y los priorice tomando en cuenta que el
problema de primera instancia es el más urgente de resolver.
INCISO 1: ANÁLISIS DEL PROBLEMA:
PRIORID ELEMENTO DEL NECESIDAD OBJETIVO. RECURSOS

AD PROBLEMA
1 CARECE DE SISTEMA DE INVENTARIOS CONTRATACION E CONTROL TOTAL DE PROGRAMADOR CON

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA INVENTARIOS EXPERIENCIA
2 NO HAY AUXILIAR DE VENTAS POR CREACION DE REPORTES TENER CONTROL Y PROGRAMA CONTABLE CAPAZ DE
CLIENTES CLASIFICACION DE BRINDAR REPORTES
CLIENTES
3 NO HAY INVENTARIOS REALIZAR INVENTARIO GENERAL INGRESAR INFORMACIÓN PARTICIPACION DE

DE PRODUCTOS PRECISA AL SISTEMA A COLABORADORES PARA EL
IMPLEMENTAR CONTEO FISICO DE LA MATERIA
Preguntas de reflexión: ¿Cuál es el problema detectado? ¿Qué recomienda para resolverlo?
La empresa carece de sistema capacitado para llevar control de inventarios, bodegas, clientes y proveedores, lo
cual es indispensable para el nivel de ventas y crecimiento muy bien aceptado por el mercado.
Para solventar esta afección la recomendación principal es contratar un programador capacitado para crear un
sistema que lleve control e información precisa de los inventarios y reportes de ventas.
Seguido de la capacitación apropiada del personal para poder automatizar el proceso de órdenes de compra y
mejorar los tiempos de entrega, distribuir personas encargadas de velar que los tiempos se acorten.
INCISO 2: ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN POR MEDIO DEL MODELO IPO:

2
 B a s a d o e n l a s o l u c
procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello deberá completar el formato del modelo IPO)
SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS
ELEMENTOS DEL SISTEMA:

DESCRIPCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE
ENTRADA (INPUTS) SALIDA (OUTPUTS)
RH PROCESOS:
REPORTE DE VENTAS
Realización de inventario
SOFTWARE Capacitación de personal AUXILIARES DE CLIENTES
Promedio de ventas
EQUIPO DE COMPUTO LIBROS DE COMPRAS
CLIENTES DATOS: CLASIFICACION DE
Lista de clientes DEUDORES
DEUDORES Clasificación de deudores
INVENTARIOS
PRODUCTOS INFORMACIÓN:
Conseguir el historial de clientes para el ingreso a sistema
RECURSOS:
Programador
Contadores
Sala de ventas
Bodega
Software y hardware
OTROS:
Departamento de sistemas y personal
RETROALIMENTACIÓN:
Sistema de control de ventas con reportes de clientes e inventarios por bodega o tipo.
Cuadre de inventarios e historial de clientes.

3

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Nombre: Esteban Gabriel Pineda Barrientos____________________________ Carné: __21009611__

CASO PRÁCTICO- VALOR 05 PUNTOS

Entregar durante semana 4 en EVALUANET.

En una empresa que se dedica a la fabricación de productos comestibles actualmente en el área de

 Falta de capacitación del personal de ventas.

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INCISO 1: ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

PRIORID ELEMENTO DEL NECESIDAD OBJETIVO. RECURSOS

1 CARECE DE SISTEMA DE INVENTARIOS CONTRATACION E CONTROL TOTAL DE PROGRAMADOR CON

3 NO HAY INVENTARIOS REALIZAR INVENTARIO GENERAL INGRESAR INFORMACIÓN PARTICIPACION DE

Preguntas de reflexión: ¿Cuál es el problema detectado? ¿Qué recomienda para resolverlo?

INCISO 2: ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN POR MEDIO DEL MODELO IPO:

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SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIOS

ELEMENTOS DEL SISTEMA:

Cuadre de inventarios e historial de clientes.

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