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Microsoft Project en la Gestión de Proyectos

Cabezas León Olga Mallerly, Cedeño Palacios María Emilia, Coello Lara Keyla

Verónica, Correa Quijije Julexy Jamileth, Cruz Jara Jeremie Manuel, Dután Paredes Adriana

Noelia, Jara Rubio Linda Brigitte, Mero Castro Cristian Roberto, Quezada Ramírez Valeria

Lizbeth, Vera Cifuentes Melany Lissette, Yubi Rodríguez Mahilin Gabriela

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Computación III - TICs para Proyectos Tecnológicos

TUR-SCO-6-4

Ciclo I 2023-2024

Ing. Carlos Bazurto Hidalgo, MAE

3 de julio del 2023

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Tabla de Contenido

Tabla de Contenido .................................................................................................................... 2

Microsoft Project ....................................................................................................................... 5

Definición de Proyecto .................................................................................................. 5

Tipos de Proyectos ......................................................................................................... 7

Según su financiación ............................................................................................ 7

Según su contenido ................................................................................................ 7

Según su complejidad ............................................................................................ 8

Según su finalidad .................................................................................................. 8

Triángulo de un Proyecto ............................................................................................... 9

Fases de un Proyecto .................................................................................................... 11

Inicio del Proyecto ............................................................................................... 11

Planificación del proyecto.................................................................................... 12

Ejecución del proyecto ......................................................................................... 12

Seguimiento y control del proyecto ..................................................................... 13

Cierre del proyecto ............................................................................................... 13

Definición MS. Project ................................................................................................ 14

Función de gestión y planificación ...................................................................... 14

Función de colaboración ...................................................................................... 15

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Función de seguridad ........................................................................................... 15

Función de presupuestarias .................................................................................. 15

Beneficios en la Gestión de movimientos:........................................................... 15

Administrando proyectos con Microsoft Project ................................................. 16

Configuración MS. Project .......................................................................................... 18

Configuraciones más Comunes............................................................................ 19

Calendarios MS. Project .............................................................................................. 20

Tareas ........................................................................................................................... 22

La vinculación de tareas en Microsoft Project ..................................................... 22

Introducción de Tareas ......................................................................................... 23

Restricciones de Tarea ......................................................................................... 24

Tipos de Tareas ............................................................................................................ 25

Vínculos ....................................................................................................................... 28

Tipos de Vínculos ........................................................................................................ 29

Ruta Critica .................................................................................................................. 32

Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt .......................................... 32

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas .................................................... 33

Ver la ruta crítica en un proyecto principal ......................................................... 34

Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica .......................................... 34

Mostrar varias rutas críticas ................................................................................. 35

Recursos ....................................................................................................................... 35
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Planificación de los recursos ................................................................................ 36

Costos........................................................................................................................... 36

Ver los totales de costo de las tareas .................................................................... 37

totales de los recursos .......................................................................................... 39

costos totales de las tareas.................................................................................... 39

Informes ....................................................................................................................... 40

Bibliografía .............................................................................................................................. 43
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Microsoft Project

Definición de Proyecto

El término proyecto hace referencia a la planificación o concreción de un conjunto de

acciones que se van a llevar a cabo y un conjunto de recursos que se van a usar para conseguir un

fin determinado, unos objetivos concretos.

Entre los elementos que conforman un proyecto, encontramos:

• Tiempo: Es el período de tiempo en el que se llevará a cabo el proyecto, desde su

inicio hasta su finalización. El tiempo se puede desglosar en etapas, fases o hitos

específicos que marcan el progreso y permiten una gestión efectiva del proyecto.

• Alcance: Se refiere al conjunto de objetivos, metas y entregables que el proyecto

pretende lograr. Define los límites y la extensión del proyecto, incluyendo las

actividades y resultados esperados. El alcance debe estar claramente definido para

evitar desviaciones y garantizar que se cumplan las expectativas del proyecto.

• Coste: Es el conjunto de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Esto

incluye los costos de personal, materiales, equipo, tecnología, infraestructura y

cualquier otro gasto asociado. La gestión de costes implica estimar, presupuestar

y controlar los gastos para asegurar que el proyecto se ajuste a los recursos

disponibles.

• Organización y planificación: Implica identificar las actividades necesarias para

alcanzar los objetivos del proyecto, establecer una secuencia lógica de tareas,

asignar recursos, definir responsabilidades y establecer plazos. La organización y

planificación adecuadas son fundamentales para la ejecución exitosa del proyecto.

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• Gestión de stakeholders: Los stakeholders son todas las partes interesadas en el

proyecto, como clientes, inversores, proveedores, empleados y la comunidad en

general. La gestión de stakeholders implica identificar y comprender sus intereses,

necesidades y expectativas, y gestionar las relaciones y la comunicación con ellos

a lo largo del proyecto.

• Comunicación: La comunicación efectiva es esencial en un proyecto para

garantizar una comprensión clara de los objetivos, el alcance, las expectativas y el

progreso. Involucra el intercambio de información, la retroalimentación, la toma

de decisiones y la resolución de problemas entre todos los miembros del equipo

del proyecto y las partes interesadas.

• Asignación de tareas: Consiste en asignar las diferentes actividades y

responsabilidades a los miembros del equipo del proyecto. Esto implica

identificar las habilidades necesarias, distribuir las tareas de manera equitativa y

establecer plazos para su finalización. La asignación adecuada de tareas garantiza

una distribución eficiente del trabajo y el cumplimiento de los plazos establecidos.

• Resultados: Son los productos, servicios o logros que se obtienen al finalizar el

proyecto. Los resultados se miden en función de los objetivos y metas

establecidos en el alcance del proyecto. La evaluación de los resultados permite

determinar si se han alcanzado los objetivos y si el proyecto ha sido exitoso.

(Pérez, 2021)
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Tipos de Proyectos

Según su financiación

• Proyectos públicos: Son aquellos que son financiados por el gobierno o

entidades públicas. Estos proyectos buscan satisfacer las necesidades de la

sociedad en áreas como infraestructura, educación, salud, transporte, entre

otros.

• Proyectos privados: Son proyectos financiados por empresas privadas o

individuos. Estos proyectos pueden estar orientados a la creación de nuevos

negocios, expansión de empresas existentes, desarrollo de productos o

servicios, entre otros objetivos.

• Proyectos mixtos: Son aquellos que reciben financiación tanto del sector

público como del sector privado. En estos casos, tanto el gobierno como las

empresas privadas participan en la financiación y ejecución del proyecto.

Según su contenido

• Proyectos de construcción: Son aquellos que involucran la planificación,

diseño y construcción de edificios, infraestructuras y obras civiles.

• Proyectos empresariales: Son proyectos relacionados con la creación,

expansión o mejora de negocios. Pueden incluir actividades como el

lanzamiento de nuevos productos, la apertura de sucursales o la

implementación de estrategias de mejora.

• Proyectos de producción de bienes o servicios: Estos proyectos se centran en

la producción y entrega de bienes o servicios. Pueden involucrar la fabricación

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de productos, la prestación de servicios profesionales o el desarrollo de

software, entre otros.

• Proyectos informáticos: Son proyectos relacionados con el desarrollo,

implementación o mejora de sistemas informáticos, software o aplicaciones.

Estos proyectos pueden abarcar desde el desarrollo de un sitio web hasta la

implementación de un sistema de gestión empresarial.

Según su complejidad

• Proyectos simples: Son proyectos que implican tareas y actividades

relativamente sencillas de llevar a cabo. Estos proyectos suelen tener pocos

elementos o variables a considerar y su ejecución no requiere de una gran

complejidad técnica o logística.

• Proyectos complejos: Son proyectos que involucran múltiples tareas

interrelacionadas, un alto grado de incertidumbre o dificultades técnicas.

Estos proyectos suelen requerir una planificación detallada, coordinación de

recursos y una gestión eficiente para su éxito.

Según su finalidad

• Proyectos sociales: Son proyectos orientados a abordar problemáticas sociales

y mejorar la calidad de vida de las personas. Pueden estar enfocados en áreas

como la salud, la vivienda, la alimentación, la igualdad de género, entre otros.

• Proyectos educativos: Son proyectos relacionados con la educación y la

formación. Pueden abarcar desde la construcción de escuelas hasta la

implementación de programas de capacitación o la creación de recursos

educativos.
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• Proyectos comunitarios: Son proyectos desarrollados por y para una

comunidad específica. Buscan promover la participación ciudadana,

fortalecer los lazos comunitarios y mejorar el entorno local.

• Proyectos académicos: Son proyectos desarrollados en instituciones

educativas, como universidades, con fines de investigación, desarrollo de

conocimiento o formación de estudiantes.

• Proyectos de investigación: Son proyectos orientados a la generación de

conocimiento nuevo o a la solución de problemas específicos mediante la

investigación científica o técnica.

• Proyectos de producción: Son proyectos enfocados en la producción de

bienes o servicios para su comercialización. Su objetivo principal es

maximizar la eficiencia y la rentabilidad en el proceso productivo.

Triángulo de un Proyecto

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los paquetes

de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo

significativa con una fecha de entrega definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta

para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los

problemas.

En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:

• Tiempo: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del

mismo.
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• Costo: Es el presupuesto del proyecto, que se basa en el valor de los recursos, personas

equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

• Ámbito o Alcance: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo

necesario para realizarlo.

Este trío de tiempo, Costo y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de

estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes,

normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto (Rodríguez,2015).

Al triángulo de proyecto también se le conoce como el “triángulo de hierro” y, de manera

menos poética, las “restricciones triples”. Sea cual sea la manera de llamarlo, equivale a lo

mismo: no puede cambiar el ámbito, la programación o el presupuesto de un proyecto sin que al

menos una de las otras dos partes se vea afectada.

Suponiendo que el triángulo del proyecto esté formado por esos tres lados, y que dada la

magnitud del proyecto ese triángulo tiene una superficie determinada, y cada lado con un tamaño

determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la longitud de uno de los

lados varía), se ven afectados los otros dos para seguir manteniendo el proyecto con la misma

magnitud (en el triángulo, la misma superficie o área).

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Fases de un Proyecto

Las fases claves en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos del mismo.

Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades y objetivos a

alcanzar. En esta fase aún no se tienen cuentan factores como la duración del proyecto,

costes etc. sólo se trata de definir el problema y las posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que considerar las

posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución del proyecto es

rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar basándonos en

nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de estimación, como el

método Delphi o las técnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivo y plazos

fijados. Plasmaremos en Ms Project las fases y tareas del proyecto, con sus

duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones. Esta

planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase de seguimiento y

adaptación a los cambios.

Inicio del Proyecto

Es el momento donde se define el alcance y procede a la selección del equipo. Es,

además, la etapa donde se comparte la visión con los stakeholders y se busca su compromiso y

apoyo financiero. En esta fase se efectúa:

• Un estudio preliminar del alcance del proyecto.

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• Definir los alcances del proyecto.

• Una presentación al directorio o stakeholders.

Estas tareas se detallan más en profundidad en el Excel que te dejamos abajo.

Planificación del proyecto

El objetivo de la planificación es uno solo: definir el plan para cumplir con el resultado

esperado.

Aquí, los puntos más relevantes a definir son:

• Plazo: ¿Cuándo se terminará el proyecto?

• Costo: ¿Cuánto costará el proyecto?

• Alcance del proyecto ¿Qué vamos a obtener al final del proyecto?

Adicionalmente, también es necesario definir las herramientas para comunicarse, la

gestión general, el control de contratos y las actividades de compra.

Ejecución del proyecto

En esta etapa, el objetivo es claro, cumplir lo que se prometió en la planificación. Las

actividades consisten en completar las actividades, tareas e ir entregando los avances del

proyecto.

Hay 3 puntos que son claves en esta etapa:

• Gestionar correctamente los costos y plazos.

• Mantener una buena comunicación entre todo el equipo.

• Adaptarse a los cambios rápidamente.

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Seguimiento y control del proyecto

En esta fase del proyecto es necesario controlarlo todo, sin embargo, al igual que en la

planificación, hay 3 puntos principales

• El Costo

• El Avance

• El Plazo

Para esto, se utilizan gráficos del tipo curva con los cuales vamos monitoreando el

proyecto completo bajo estas tres variables.

El objetivo de las curvas de proyecto es llegar en una cantidad definida de meses a

completar el costo, plazo y el avance en un 100%.

Todas deben avanzar de forma simultánea y cuando alguna se atrasa o adelanta, vamos a

ver algo como en el siguiente gráfico.

Fases de un proyecto

Cierre del proyecto

Esta etapa del proyecto consiste en cerrar formalmente el proyecto solicitando al cliente

(interno o externo) que de aprobación final y se pueda proceder firmar el fin del proyecto.

Es importante que el proyecto nos deje una enseñanza para el futuro por lo que en esta

etapa se deberá:

• Realizar un backup: Para el caso en que necesitemos algo a futuro.

• Definir aprendizajes: Definir qué es lo que se hizo bien o mal, para considerarlo

en futuros proyectos.
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Las fases previamente explicadas, corresponden a la metodología de proyectos del

instituto global de proyectos llamado PMI.

Definición MS. Project

Microsoft Project –también conocido como MS Project– es un software lanzado al

mercado en 1984. Desde ese momento, es una herramienta eficaz para gestionar con éxito tanto

proyectos grandes como iniciativas pequeñas. Con el pasar de los años se ha ido actualizando

hasta su última versión, que data del 2019.

Este es un conjunto de herramientas para gestionar Proyectos y Portafolios (PPM) por sus

siglas en inglés, que pueden usarse como Software As a Service (en la nube) o con instalación

On Premises.

MS Project permite planear, gestionar, seguir y controlar cualquier tipo de proyecto en

los plazos establecidos. Así, evita los retrasos, reduce el tiempo de organizar tareas y beneficia a

la productividad. Asimismo, este programa puede generar flujos de trabajo automatizados.

Funciones que puede realizar el programa:

Función de gestión y planificación

• MS Project lista las tareas del proyecto y les asigna un orden según precedencia y

duración. Para ello, emplea tableros Kanban, ruta crítica de proyectos, asignación

de recursos y diagramas de Gantt. Además, este software permite diseñar

calendarios personalizados para una o varias tareas y hace un seguimiento de los

recursos utilizados.
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Función de colaboración

• MS Project favorece al trabajo en equipo a distancia. Y es que esta herramienta

permite exportar archivos para luego compartirlos con otros. Adicionalmente, hoy

en día ofrece una versión móvil. La cual permite una mejor coordinación y una

comunicación frecuente entre todos los colaboradores implicados en el desarrollo

del proyecto.

Función de seguridad

• MS Project bloquea el acceso al proyecto a quienes no están vinculados con él.

Así, se convierte en una herramienta segura para la gestión de proyectos. Este

software resguarda los activos mediante la utilización de controles granulares de

permisos.

Función de presupuestarias

• Por último, MS Project tiene funciones que optimizan el uso de los recursos

destinados al proyecto. La herramienta emplea informes presupuestarios

personalizados en los resúmenes de cada proyecto. También crea hojas de tiempo

para la facturación y gestión de nómina.

Beneficios en la Gestión de movimientos:

• Permite completar los proyectos a tiempo: Los colaboradores estarán enterados de

las actividades que se necesitan culminar para entregar el proyecto en las fechas

acordadas. Cumplir con los plazos marcados es uno de los mayores desafíos en la

gestión de proyectos, según un estudio de Capterra.

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• Optimiza la organización del trabajo: Con una interfaz intuitiva y sencilla, MS

Project hace un desglose de las tareas y paquetes de trabajo.

• Favorece a la toma de decisiones: MS Project muestra las cosas que se están

desarrollando dentro y fuera de lo planificado. Esta información sirve para ajustar

el alcance, el control de cambios, los métodos y estrategias.

• Se integra con otras herramientas: Por último, MS Project se puede integrar con

otros softwares de Microsoft 365, con lo cual se simplifica la administración de

proyectos.

Administrando proyectos con Microsoft Project

Microsoft Project es una herramienta de Software que apoya los procesos de gestión de

proyectos de manera colaborativa. Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por

ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de barras en un

periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en

la programación, tales como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos,

calendarios, etc.
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Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera colaborativa y

generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios reportes predeterminados, pero

también permite personalizar reportes y vistas con el objetivo de cubrir las necesidades de

información de tus stakeholders.

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Por ser una herramienta de la familia de Microsoft, su uso es muy sencillo e intuitivo,

acelerando la curva de aprendizaje y pudiendo poner en práctica los procesos de gestión de

proyectos de una manera muy rápida.

Configuración MS. Project

Microsoft Project tiene una amplia gama de configuraciones que puede personalizar para

satisfacer sus necesidades.

Para configurar Microsoft Project, primero debe abrir el programa y crear un nuevo

proyecto. Puede hacerlo seleccionando Archivo > Nuevo y luego seleccionando una plantilla o

creando un proyecto en blanco. Luego puede agregar tareas al proyecto seleccionando Ver >

Vistas de tareas > Diagrama de Gantt y escribiendo el nombre de la tarea en el primer campo

vacío. También puede agregar varias tareas a la vez, cortar y pegar una lista de otro programa o

importar una lista de tareas desde un sitio de SharePoint

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Configuraciones más Comunes

• Vista predeterminada: Esta es la vista que aparecerá cuando cree un nuevo

proyecto. La vista predeterminada en Project 2022 es la vista Diagrama de Gantt.

• Horario de trabajo predeterminado: Este es el horario que se utilizará para

todas las tareas de su proyecto. Puede especificar las horas de inicio y finalización

para cada día de la semana, así como los días festivos.

• Calendario predeterminado: Este es el calendario que se utilizará para calcular

las fechas de inicio y finalización de las tareas. Puede elegir entre una variedad de

calendarios, incluido el calendario estándar de 24 horas, un calendario 24/7 y un

calendario personalizado.

• Configuración de tareas predeterminadas: Esto incluye la duración, la

prioridad y el costo predeterminados para las tareas nuevas. También puede

especificar si las tareas nuevas deben vincularse a la fecha de inicio o de

finalización del proyecto.

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• Configuración de recursos predeterminada: Esto incluye la disponibilidad y el

costo predeterminados de los nuevos recursos. También puede especificar si los

nuevos recursos deben asignarse automáticamente a las tareas.

Estas son solo algunas de las muchas configuraciones que puede personalizar en

Microsoft Project. Para cambiar una configuración, vaya a "Archivo" > "Opciones" y seleccione

la categoría adecuada.

Calendarios MS. Project

El calendario de Microsoft Project es una herramienta que puede utilizar para especificar

el horario laboral y los días festivos de su proyecto. Este calendario se usa para calcular las

fechas de inicio y finalización de las tareas, y también se puede usar para ver el progreso de su

proyecto a lo largo del tiempo.

Hay tres tipos de calendarios en Microsoft Project:

• Calendarios base: Son los calendarios que se utilizan para calcular las fechas de

inicio y fin de las tareas. El calendario base predeterminado en Microsoft Project

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es el calendario estándar, que tiene una jornada laboral de 8 horas, con un

descanso para el almuerzo de una hora.

• Calendarios de tareas: Estos son los calendarios que se asignan a tareas

individuales. Puede usar calendarios de tareas para especificar diferentes horas de

trabajo para diferentes tareas o para especificar días festivos específicos para una

tarea en particular.

• Calendarios de recursos: Estos son los calendarios que se asignan a recursos

individuales. Puede usar calendarios de recursos para especificar diferentes horas

de trabajo para diferentes recursos o para especificar días festivos que son

específicos de un recurso en particular

Para acceder al calendario de Microsoft Project, vaya a Proyecto > Cambiar horario de

trabajo. Esto abrirá el cuadro de diálogo Cambiar horario laboral, donde puede especificar el

horario laboral y las vacaciones para su proyecto.

Estas son algunas de las cosas que puede hacer en el cuadro de diálogo Cambiar horario

de trabajo:

• Crear un nuevo calendario: Si necesita crear un nuevo calendario, haga clic en

el botón Crear nuevo calendario. Esto abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo

calendario base, donde puede especificar el nombre y la configuración del nuevo

calendario.

• Editar un calendario existente: Si necesita editar un calendario existente,

seleccione el calendario de la lista y luego haga clic en el botón **Editar**. Esto

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abrirá el cuadro de diálogo Editar calendario base, donde puede realizar cambios

en las horas de trabajo y días festivos del calendario.

• Aplicar un calendario a un proyecto: Si desea utilizar un calendario en

particular para su proyecto, seleccione el calendario de la lista y luego haga clic

en el botón Aplicar.

Tareas

Las tareas para realizar dentro de un proyecto suelen depender unas de otras. Estas

dependencias han de ser consideradas en Dirección de Proyectos e introducirlas en Microsoft

Project, para que no sean tenidas en cuenta de manera independiente de cara a la fase de

seguimiento.

Estas modificaciones han de introducirse debido a que las demoras de una tarea que

depende de otra pueden afectar a su comienzo o fin. La herramienta de Microsoft Project

permite realizar esta vinculación. Dentro de esa vinculación de tareas hay tareas predecesoras y

sucesoras. Los retrasos en las primeras implican retrasos en las segundas.

La vinculación de tareas en Microsoft Project

La vinculación de tareas en Microsoft Project se puede realizar con el siguiente

procedimiento:

• Hacer doble clic en la tarea

• Aparece el cuadro de mando de la tarea que se va a vincular

• Seleccionar la pestaña «predecesora»

• Elegir la tarea con la que se va a vincular y el tipo de vinculación.

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• La vinculación también puede hacerse a través del botón de vinculación situado

en el menú superior en la pestaña «tareas», habiendo previamente seleccionado

las tareas que se quieren vincular. No obstante, con este procedimiento la

vinculación se hace de manera predeterminada, de fin a comienzo. Otra forma de

efectuar la vinculación es escribiendo en la columna predecesora el número de la

tarea predecesora y el tipo de vinculación; o a través del diagrama de Gantt.

Introducción de Tareas

Para introducir tareas en MS Project, siga estos pasos:

1. Seleccione la vista de "Diagrama de Gantt" en la parte inferior del área de trabajo.

2. Haga clic en la línea de la primera tarea y agregue el nombre de la tarea.

3. Agregue las fechas de inicio y finalización de la tarea utilizando el campo "Fecha de

inicio" y "Fecha de finalización". También puede establecer la duración de la tarea utilizando el

campo "Duración".

4. Asigne recursos a la tarea utilizando el campo "Recursos". Puede elegir entre los

recursos préstamo o los recursos de trabajo en tareas de la lista de recursos. Para añadir un nuevo

recurso, haga clic en el botón "Nuevo recurso" y complete toda la información requerida.

5. Haga clic en la línea de la tarea siguiente y repita los pasos para agregar todas las

tareas necesarias.

6. Si desea establecer dependencias entre las tareas, haga clic en cada tarea y seleccione

la tarea predecesor que debe completarse antes de que pueda comenzar. Utilice el "Diálogo
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Predecesor" para ajustar las fechas de las tareas para asegurarse que estén alineadas con las

dependencias que ha fijado.

Es importante tener en cuenta que la información proporcionada en el Paso 3 (fechas de

inicio, fechas de finalización y duración) puede vincularse mediante la programación automática

de MS Project para crear un plan de proyecto completo. Además, los recursos asignados a las

tareas pueden ser ajustados más adelante si la disponibilidad de los recursos cambia.

Restricciones de Tarea

Para establecer restricciones de tarea en MS Project, siga estos pasos:

• Seleccione la tarea deseada en el diagrama de Gantt.

• En la pestaña "Tarea" de la cinta de opciones, seleccione "Información de la

tarea".

• En la ventana "Información de la tarea", seleccione la pestaña "Restricciones".

• Seleccione el tipo de restricción que desea establecer en el menú desplegable

"Tipo".

• Según el tipo de restricción seleccionado, puede seleccionar una fecha y hora

específicas en los campos "Fecha de restricción" y "Hora de restricción".

• También puede establecer otras opciones de restricción, como "Comenzar

después del..." o "Terminar antes del...", dependiendo de las necesidades

específicas del proyecto.

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Tipos de Tareas

Para los efectos de la Gestión de Proyectos con Microsoft Project, se cuenta con varios

Tipos de Tarea, específicamente tres, las cuales relacionan la duración de la tarea con el trabajo

requerido y con la disponibilidad de los recursos involucrados.

Estos Tipos de Tarea son:

-Tarea de Unidades Fijas

-Tarea de Duración Fija

-Tarea de Trabajo Fijo

La escogencia de cualquiera de los Tipos de Tarea disponibles en Microsoft Project,

determinará cuál elemento de la tarea no varía cuando se realizan cambios a ella (un cambio, por

ejemplo, sería la asignación de recursos).

Antes de detallar las características más resaltantes de los Tipos de Tarea, es importante

definir dos conceptos:

Trabajo o Esfuerzo de Un Recurso:

El trabajo o esfuerzo de un recurso (persona) es la cantidad de tiempo que este recurso

necesitará para ejecutar una tarea. El trabajo de un recurso en determinada tarea se determina a

través de la fórmula:

Trabajo = Duración (de la tarea) x Unidades (de un recurso).

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De esta forma, si determinada actividad tiene una duración de 2 días y se le asigna un

recurso, el trabajo será de 2 días x 1 recurso = 2 días, lo cual expresado en horas (caso más

común) significa un trabajo de 16 horas, suponiendo días laborables de 8 horas.

Unidad (de Recurso):

La Unidad es la cantidad de recursos, en términos de porcentaje de horas trabajadas en un

día laborable, que se asigna a una tarea. Por ejemplo, si determinada tarea tiene asignada un

recurso con dedicación a medio tiempo se dice que el recurso está asignado a 50% unidades.

Ahora, con estos conceptos en mente, veamos las características de los Tipos de Tarea

disponibles:

Tarea de Unidades Fijas

Al asignar un número de Unidades de recursos a una tarea de Unidades Fijas, esta

asignación de recursos no cambiará aun cuando se modifiquen la duración y la cantidad de

Trabajo de la tarea.

Veamos un ejemplo:

Se tiene una tarea de unidades fijas para la que se ha estimado una duración de 10 días y

a la cual se le ha asignado una unidad de recurso al 100%:

Al asignarle un segundo recurso al 100%, Microsoft Project recalcula la duración de la

tarea a la mitad del tiempo inicialmente especificado:

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Para esta situación Microsoft Project mantiene la asignación del 100% de cada recurso

fija, para lo cual recurre a modificar la duración de la tarea.

Tarea de Duración Fija

Este es el Tipo de Tarea que mantendrá la duración asignada invariable

independientemente de la cantidad de recursos que se asignen a ella.

Volviendo al ejemplo anterior, pero entendiendo que la tarea es ahora del tipo de

Duración fija, con una asignación de 1 recurso (al 100%):

La inclusión de una nueva unidad de recurso conlleva a que, para mantener fija la

duración, Microsoft Project recalcule el trabajo asignado a cada recurso. En este caso veremos

que define que cada recurso trabajará medio tiempo (50%):

Es recomendable utilizar tareas de Duración fija, cuando es conocida la duración (en

función del rendimiento, por ejemplo) y el trabajo de dicha tarea. Microsoft Project nos calculará

el número de recursos necesarios.

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Tarea de Trabajo Fijo

En este Tipo de Tarea se mantiene fija la cantidad de trabajo asignado inicialmente a la

tarea, recalculándose, si es el caso, la asignación de los recursos o la duración de la tarea.

En el ejemplo hemos asignado para la tarea de Trabajo fijo, una duración de 10 días,

suponiendo que se realiza con un recurso al 100% de asignación, que podría traducirse como un

trabajo de 80 horas (suponiendo 8 horas de trabajo por día laborable):

Si modificamos la duración de la tarea a 5 días. Microsoft Project, para garantizar que el

trabajo se realiza en 80 horas de trabajo (trabajo inicial fijo), recalculará la asignación del recurso

para ajustarlo a esta cantidad.

De esta forma se requiere que el recurso esté asignado 200% (equivalente a un trabajo de

16 horas por día) para que la tarea se realice en 80 horas de trabajo (16 horas/día laborable x 5

días laborables = 80 horas):

Vínculos

Cuando se planifica un proyecto, en principio las tareas quizás se vayan colocando en la

tabla de vista diagrama de Gantt en una secuencia que no tiene por qué coincidir con el orden en
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el que dichas tareas se van a realizar y ejecutar en su momento (recordemos que por ahora nos

encontramos en la fase de planificación).

En principio, ya hemos visto que todas las tareas tienen una duración de un día estimado

(aunque en este punto, nosotros ya hayamos adjudicado a cada tarea -hasta la de fontanería

inclusive- sus duraciones) pero también tienen una fecha de comienzo que se corresponde

inicialmente con la fecha de comienzo del proyecto. Pues bien, ahora vamos a definir o vincular

unas tareas con otras, de acuerdo al tipo de dependencia que según estimemos debemos aplica

Tipos de Vínculos

Existen cuatro tipos de vínculos entre tareas en Microsoft Office Project Professional, fin

a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin. Los vínculos no condicionan la

ejecución de las actividades Me ayudan a establecer un orden lógico de programación Establecen

ruta crítica lógica.

NO condicionan a las mismas actividades

2. Programar en el tiempo

3. Orden lógico de programación

4. Ruta crítica lógica

Los tipos de dependencias entre tareas (que en este punto del curso deberíamos conocer y

tener claras) pueden ser de los siguientes tipos:

FC (fin a comienzo): El final de una tarea marca el comienzo de la siguiente.

CC (comienzo a comienzo): Las dos tareas deben comenzar a la vez, el mismo día.

FF (fin a fin): Las dos tareas vinculadas deben terminar en la misma fecha, a la vez.
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CF (comienzo a fin): El comienzo de una tarea marca el final de otra. Este caso es el menos

frecuente

Vincular tareas

Para vincular dos tareas de un proyecto (o varias si se seleccionan varias tareas antes de

establecer el vínculo) y de ese modo crear dependencias entre ellas, basta con:

Seleccionarlas, lo idóneo es que sean tareas que se encuentren consecutivas en la tabla de

entrada en la vista diagrama de Gantt. Es posible seleccionar más de una tarea consecutiva y así

se crearán los vínculos entre todas ellas en una sola acción. De no encontrase las tareas a vincular

juntas y consecutivas en la tabla de tareas, seleccionaremos la primera de ellas y manteniendo

pulsada la tecla CTRL o bien la tecla MAY extenderemos la selección a varias tareas de acuerdo

con las formas de efectuar selecciones múltiples en Windows.

Pulsar el botón de vincular.

En ese acto, se crean las relaciones y mirando al diagrama de Gantt vemos como

aparecen las flechas que representan los vínculos y cómo la cronología de las tareas vinculadas

ha variado en el tiempo. Recordemos que la relación que se ha creado es inicialmente del tipo

FC.
 31

Vamos a definir los vínculos, inicialmente para las tareas que componen la fase Diseño

de repartición. Advirtamos antes de efectuarlos, que la duración de la tarea de resumen llamada

"Diseño de repartición" es de 4 días (la de la tarea más larga, como ya hemos comentado). Lo

realizaremos siguiendo los dos pasos indicados:

1 seleccionar todas las subtareas:

2.- Establecer los vínculos mediante el botón

Es importante apreciar como se han enlazado las tareas de forma que la siguiente

comienza cuando termina la anterior (eso muestra el nuevo aspecto del diagrama). También es

importante ver como ese grupo de tareas, ahora denominado fase del proyecto pasa, de tener una

duración de 4 días, a tener una duración de 8,5 días. De acuerdo a nuestro calendario estándar y

de acuerdo a que las duraciones son laborables y no transcurridas, esa fase, en principio

terminaría el jueves día 31 de enero en vez del jueves 24 de enero. Como vemos se ha dilatado su

duración ya que obedece a una situación más real de vínculo entre sus tareas.

Al vincular las tareas, se han creado dependencias entre ellas.

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Haciendo, "con puntería", doble clic en una flecha de vínculo (en el Gantt), aparece un

panel con la información de ese vínculo, es el panel de Dependencias entre tareas:

Ruta Critica

La ruta crítica en Microsoft Project es una secuencia de tareas que determina la duración

más larga posible de un proyecto. Estas tareas están interconectadas de tal manera que cualquier

retraso en una de ellas afectaría directamente la fecha de finalización del proyecto.

En Microsoft Project, puedes identificar la ruta crítica utilizando la función "Vista de

Diagrama de Gantt". La ruta crítica se muestra en rojo y generalmente se resalta para resaltar su

importancia.

Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt

La vista Diagrama de Gantt probablemente sea la vista que más use para mostrar la ruta

crítica.

1. Elija Ver > diagrama de Gantt.

2. Elija Formato y, a continuación, active la casilla Tareas críticas.

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Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.

1. En la pestaña Vista, seleccione una vista en el grupo Vistas de tareas.

2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar.

La ruta crítica se muestra en amarillo.

3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, elija la flecha Filtro y, a

continuación, seleccione Crítico.

Sugerencia: En un diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran

automáticamente en rojo. No es necesario resaltarlas.

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Ver la ruta crítica en un proyecto principal

Al administrar un proyecto principal, todos los subproyectos pueden estar en la ruta

crítica. Puede ver si es verdadero si indica a Project que trate a los subproyectos como si fueran

tareas de resumen.

1. Elija Archivo > Opciones.

2. Elija Programar y, a continuación, desplácese hacia abajo hasta las opciones de cálculo

para esta área de proyecto.

3. Asegúrese de activar la casilla Calcular los proyectos insertados como tareas de

resumen.

Sugerencia: Esta configuración no afecta a otros proyectos. Es decir, solo se aplica al

proyecto principal en el que está trabajando.

Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica

Normalmente, las tareas críticas no tienen margen de demora. Aun así, puede indicar a

Project que incluya las tareas con uno o varios días de demora en la ruta crítica, de modo que

pueda ver con tiempo los problemas potenciales que puedan producirse.

1. Elija Archivo > Opciones.

2. Elija Avanzadasy, a continuación, desplácese hacia abajo hasta las opciones de cálculo

para esta área de proyecto.

3. Agregue un número al cuadro Las tareas son críticas si la demora es inferior o igual a.
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Mostrar varias rutas críticas

Puede configurar la programación del proyecto para visualizar tantas rutas críticas como

necesite para mantener las pestañas en el proyecto.

1. Elija Archivo > Opciones.

2. Elija Avanzadas, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior y, a

continuación, seleccione Calcular varias rutas críticas.

3. Elija Ver > diagrama de Gantt.

4. Elija Formato y, a continuación, seleccione Tareas críticas.

Project siempre muestra únicamente una ruta crítica, la que afecta a la fecha de

finalización del proyecto. Pero es posible que deba ver más de uno por un par de razones:

▪ Para asegurarse de que todos los subproyectos de un proyecto principal avancen

puntualmente.

▪ Para realizar el seguimiento del progreso de las diversas fases o hitos.

▪ Para estar al tanto de cualquier serie de tareas por cualquier motivo.

Recursos

Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las

tareas del proyecto. Con las tareas, estimados de tiempo, dependencias y las restricciones, se

tiene ya un modelo dinámico del proyecto.

Si los recursos, sus cargas de trabajo y costos son importantes en un proyecto, debemos

agregarlos.
 36

Llamamos recursos al personal, equipos, materiales, suministros, máquinas, herramientas

y el equipamiento asignado a una cierta actividad y necesarios para completar las tareas del

proyecto. A partir d elfos objetivos del proyecto y de la lista de tareas determinamos los recursos

necesarios.

Tras decidir quién y que usaremos en el proyecto, hay que estimar la cantidad necesaria

de cada recurso que empleemos.

Planificación de los recursos

• Después de establecer el ámbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en

el plan del proyecto, puede planear los recursos.

• Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para llevar a cabo el

proyecto es necesario:

✓ Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas.

✓ Obtener información histórica sobre duraciones y recursos.

✓ Considerar como afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.

✓ Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración.

✓ Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.

✓ Confiar a un experto a la revisión de los requisitos de los recursos.

Costos

Después de especificar cualquiera de los distintos costos de recursos basados en tasas, recursos

de costo y costos fijos, está listo para comprobar si el costo global del proyecto está dentro del

presupuesto, pero no está muy claro dónde encontrar ese total de costo, o quizás tiene costos de

horas extra que necesita calcular.

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Esto se debe a que los totales de costo para el proyecto, las tareas, los recursos y las asignaciones

están disponibles en diferentes vistas y, para algunos totales de costo, abra la tabla Costo para

verlas.

Empecemos por mostrar el costo total de todo el proyecto:

1. Elija Project > Project Information.

2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, elija Estadísticas.

3. En el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto, revise los totales de costo para el

proyecto en la columna Costo.

Sugerencia: También puede ver este total de costos en la tarea de resumen del proyecto en

la vista Diagrama de Gantt. Si no se muestra, seleccione el cuadro Tarea de resumen del

proyecto en la pestaña Formato.

Ver los totales de costo de las tareas

1. En la pestaña Vista, elija la flecha para Diagrama de Gantty, a continuación, elija Más

vistas.
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2. En la lista Vistas, seleccione Hoja de tareasy elija Aplicar.

3. Elija Ver > tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.

4. En el campo Costo total, revise el total de costo de las tareas.

Presione la tecla Tab para desplazarse a este campo si no lo ve.

 39

totales de los recursos

1. Elija Ver > de recursos.

2. Elija Ver > tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.

3. Revise las columnas de costo.

costos totales de las tareas

1. Elija Ver > de tareas.

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En esta vista se muestran las tareas con los recursos asignados.

2. Elija Ver > tablas, Costo para aplicar la tabla Costo.

3. Revise las columnas de costos.

El costo de cada tarea refleja los recursos asignados a ella.

Informes

Con Project, podrá crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los

datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro software. A medida que

trabaje en el proyecto, los informes cambiarán para reflejar la información más reciente, sin

necesidad de actualizarla manualmente. Consulte una lista de todos los informes y cómo puede

usarlos.
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Haga clic en la pestaña Informe.

En el grupo Ver informes, haga clic en el tipo de informe que desee y elija un informe

concreto.

Por ejemplo, para abrir el informe Información general del proyecto, haga clic en Informe

> Paneles de información > Información general del proyecto.

El informe Información general del proyecto combina gráficos y tablas para mostrar en

qué punto se encuentra cada fase del proyecto, los próximos hitos y las tareas cuya fecha de

vencimiento ya se ha cumplido.
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Project proporcione docenas de informes que puede usar directamente, pero no por eso

debe sentir que tiene opciones limitadas. Puede personalizar el contenido y el aspecto de

cualquier informe, o bien crear uno nuevo desde cero.

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Bibliografía

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