UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA Y CONTABILIDAD

ESCUELA DE CONTABILIDAD

Asignatura

Procedimientos y controles contable

Tema

Principales características de un Sistema contable

INTEGRANTES:

Campos Carmen 8-1029-413

Castillo Ariadna 8-1000-720

Hernández Stephanie 8-832-1555

Guadalupe Wellington 8-853-1175

DOCENTE FACILITADORA

Irma Y. García de Quintero

Fecha de Entrega: 2023

 Índice

Principales características de un sistema contable ....................................................................... 3

Esquema de funcionamiento de un sistema contable ................................................................... 4
Los ingresos de datos: ........................................................................................................................... 4
Validación de datos: ................................................................................................................................ 5
Actualización de registro: ...................................................................................................................... 5
Emisión de reportes ................................................................................................................................ 6
Generadores de reportes: ...................................................................................................................... 6
Índices financieros: ................................................................................................................................. 7
Gráficos: ..................................................................................................................................................... 7
Procesamiento en lote vs procesamiento en línea ......................................................................... 8
Procesamiento por lote: ......................................................................................................................... 8
Procesamiento interactivo: ................................................................................................................... 9
Sistemas independientes..................................................................................................................... 10
Glosario .................................................................................................................................................... 11
Conclusión ............................................................................................................................................... 13
Principales características de un sistema contable

En la gran faena diaria en las empresas se pueden cometer diferentes tipos de errores
en la información, como por ejemplo en los cierres mensuales, por los cual las empresas
adquieren un sistema contable para prevenir estos tipos de errores.

El sistema tiene que ser acorde a la necesidad de la empresa si no es verificada puede

traer consecuencias al momento de comprar, desarrollar o instalar los sistemas de
información contable.

Un sistema de información contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y

no algunos de ellos aisladamente.

 Hardware: donde se procesa la información

 Software: propiamente dicho.
 Recursos humanos
 Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.

La información contable es la base para tomar decisiones en distintas áreas por ejemplo
cuando una empresa participa en una licitación pública para prestar sus servicios
normalmente las empresas que llaman a licitación requiere que les sea presentada
información de tipo financiero a cerca del negocio.

La información financiera en este

caso es generada por los sistemas
de información contable
dependiendo del sistema y como
funcione este la información
contable sea más fácil de obtener y
procesar.

Hay esquemas básicos de funcionamiento de un sistema contable, los tipos de

procesamiento que pueden darse y los controles que se establecen para su adecuado
funcionamiento.
Esquema de funcionamiento de un sistema contable

Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Un sistema

contable debe enfocarse como un sistema de información que requiere y presenta datos
resumidos o detallados a cerca de la actividad económica de una empresa a una fecha
o por un periodo determinado.

Principales tareas que llevan a cabo el sistema:

 Ingreso de los datos

 Validación de los datos
 Actualización de los registros
 Emisión de reportes

Los ingresos de datos: es un sistema contable que se realiza a través de un

comprobante de diario, los comprobantes contienen dos o más registros pueden ser
débitos o créditos los cuales se denominan asientos de diarios.

Pueden ser de dos tipos:

 Manuales
 mecanizados

Un comprobante manual son los registros que implican necesariamente que en el

realizados sean conformados o validos a través de ingreso de datos en un terminal de
captura de datos. Está compuesto por:
  Fecha de operación: que debe indicar la fecha en que realmente se efectuaron o
realizaron las transacciones o registros
 Números: debe asignarse un numero al documento, el cual deberá ser
consecutivo para aquellos sistemas que no diferencias de tipos de comprobantes
por cada tipo de operación contable.
 Los datos mecanizados: es una forma mecanizada que la misma implica que se
debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los
registros contenidos en los comprobantes de diarios, sea vía disquete o cinta
magnética por ejemplo el ingreso de los datos de una nómina de empleados.

Validación de datos: verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros
previamente establecidos para el control de los datos de los puntos de vista de su
consistencia y uno de los mayores problemas que puede plantear un sistema contable
es que no se registren todas las transacciones en termino de riesgos podría decirse que
existen pocas confianzas en que las cifras reportadas en los estados financieros sean
razonablemente correcta, lo cual ocurre cuando los errores de transmisión de datos son
muy comunes y no se corrigen antes de la preparación de los estados financieros.

Actualización de registro: es un sistema contable consiste en el traspaso en el

movimiento del diario general a cada una de las cuantas del mayor, previo a la
actualización de un registro puede efectuarse de dos maneras interactivamente y en lote

La actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen que en
el momento el operador está grabando el detalle de cada uno de las transacciones. La
información debe ser validada totalmente en el momento que es capturada.

Una actualización bajo este esquema requiere que se tenga generador de reportes.

Actualización en lotes: implica la validación de previo de los datos y esta realiza por lotes
de registro al final del día se acumula las transacciones se resume y luego son
actualizadas.
Emisión de reportes

Es una de las funciones principales de un sistema contable consiste en el procesamiento

de la información contable que ha sido gravada, validada y actualizada, también permite
conocer el estado económico de una empresa, entidad, organización.

El principal objetivo de los reportes, es el obtener información que permita mantener

control sobre los operarios y cómo se desarrollan los procesos en cada área y el tiempo
que toma cada proceso, para determinar un estándar de los tiempos de procesos
repetitivos, independientes del tipo producto que el cliente necesité.

Algunos de los reportes que se emiten son:

 Generadores de reportes
 Índices financieros
 Gráficos

Generadores de reportes: En ocasiones, un gerente de contabilidad o gerente de

presupuesto requiere que la información sea presentada bajo ciertos parámetros,
clasificación o detalle. Esta facilidad es muy poderosa para un administrador de
presupuesto, ya que le permite presentar la información contenida en la base de datos
de acuerdo con el nivel de detalle que requiera. Por ejemplo, si en algunos casos se
necesita mostrar los gastos personales discriminados por centro de costos para uno o
varios periodos determinados, la alternativa de un generador de informes facilita el
cumplimiento de dicho requisito.

Cuadre de totales: los totales para las cuentas de detalle pueden ser generadas
automáticamente por el computador, pero en algunos casos los totales se pueden
obtener recuperando el código de una cuenta de mayor general hasta cierto nivel
determinado.

Títulos y encabezados del reporte: se debe tener cuidado de cobrar títulos que realmente
identifiquen o expresen la información contenida en el informe financiero y las fechas
para las cuales se están emitiendo el reporte.
unidades monetarias: es posible que por la cantidad de números o dígitos o por otras
razones, sean necesarios representar las cantidades o saldos en unidades de miles.

Índices financieros: Es otro programa de contabilidad es la opción de índice financiero

que se calcula con base en los saldos que presentan la cuentan de mayor a una fecha
determinada. Algunos son:

 Índice de solvencia
 Prueba del acido
 Rotación de cuentas por cobrar
 Rotación de inventario
 Capital de trabajo
 Margen de utilidad bruta
 Rendimiento sobre la inversión
 Días de ventas en los inventarios
 Rotación por cuentas por pagar
 Días de gastos
 Promedio diario de compras
 Promedio diario de ventas

Gráficos: Es una buena alternativa para un software contable, es la emisión de gráficos

de barra, de líneas, de puntos y otros, es claramente conveniente explicar el contenido
de los gráficos, unidades de representación y periodos o periodos que abarcan.
Procesamiento en lote vs procesamiento en línea

Una de las muchas ventajas que brinda un computador es la alta capacidad de cálculo y
tratamiento de los datos en grandes volúmenes. El procesamiento de información
consiste en realizar las siguientes operaciones en un sistema:

 Operaciones de entradas
 Operaciones de
procesamiento
 Operaciones de
almacenamiento de datos
 Operaciones de salida
 Operación de
mantenimiento de datos

Procesamiento por lote: conocido como procesamiento de batch se caracteriza por

que las transacciones son agrupadas en lotes y almacenados para su posterior
tratamiento o procesamiento. Fue uno de los primeros procesadores informáticos de
los datos que se originó. Ya que los primeros procesadores contables que utilizaron
computadoras, recibían la información a través de las desaparecidas tarjetas
perforadas, en donde los registros eran gravados en localidades distintas físicamente
del lugar en el cual se centralizaba y procesaba la información con el grado de
desarrollo actual de las telecomunicaciones se justifica el procesamiento en lote en
aquellos casos en que sea de mayor costo.
Procesamiento interactivo: es una forma de procesar la información en su sistema de
conjunto que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de
datos.

El sistema interactivo también es llamado sistema on-line o sistema en línea. Uno de los
factores que a incluido en el incremento de sistema interacción es el uso de terminales
o pantallas con las cuales se puede interactuar inmediatamente con la información
almacenada en el computador.

Una de las ventajas es la rápida capacidad de respuesta que tiene el sistema ante el
ingreso de datos, algunas funciones dentro de una planta de producción.

Mencionamos alguna de las funciones de la planta de producción:

 Almacenajes de producción: es cuando almacenan y reciben la materia prima.

 Transferencia a la producción es cuando producción necesita materia prima para
enviar, continuar o terminar.
 Terminación de productos: es cuando producción finaliza un producto o lote de
inventario.

Un sistema interactivo registra y actualiza las operaciones en el momento en que se

realiza por lo que la mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación
al sistema de lote.
Sistemas independientes

Son sistemas administrativos que han venido a satisfacer una gran cantidad de
requerimiento de información a todos los niveles, se caracteriza por procesar la
información en forma individual y compartir y/o transferir información con otro sistema.

Una idea que siempre debe mantenerse presente es la de que no necesariamente un

sistema que es bueno o funciona bien en una empresa lo será en otra.

Aun cuando en un punto de vista general hay ciertas funciones que son típicas a todas
las empresas, tales como: facturar, cobrar, pagar, comprar y otras, cada empresa tendrá
establecidos ciertos políticas y normas para llevar a cabo sus funciones en formas muy
partículas.
 Glosario

1. Sistema contable: es el eje alrededor del cual se toman la memoria de las

decisiones financieras.
2. Ingreso de los datos: es un sistema contable que se realiza a través de un
comprobante de diario.
3. Validación de datos: verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos
parámetros previamente establecidos para el control de los datos de los puntos
de vista de su consistencia.
4. Listado de excepciones: son reportes en donde se le detalla al usuario todos los
datos para los cuales se tienen algún tipo de discrepancia.
5. Mecanizados: es una modalidad de los ingresos de datos a un sistema contable
a utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los
registros contenidos en los comprobantes de diario.
6. Procedimientos en Batch: se caracteriza por que las transacciones son agrupadas
en lotes y almacenados para su posterior tratamiento o procesamiento.
7. Almacenajes de productos: es cuando la planta o almacenes reciben la materia
prima.
8. Transferencia a la producción: es cuando el departamento de producción necesita
materia prima para la iniciación continua o terminación de un producto.
9. Terminación de producto: es cuando producción finaliza algún lote de inventario
para la venta
10. Actualización de registro: consiste en el traspaso en el movimiento del diario
general a cada una de las cuantas del mayor.
11. Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen que
en el momento el operador está grabando el detalle de cada uno de las
transacciones.
12. Emisor de reportes: es una función principal de un sistema contable consiste en
el procesamiento de la información contable que ha sido gravada, valida y
actualizada.
13. Información contable: es la base para tomar decisiones en distintas áreas por
ejemplo cuando una empresa participa en una licitación para prestar sus servicios
requiere q le sea presentada la información de la empresa.
14. Manuales: implica necesariamente que los registros en el realizados sean
conformados o validos a través del ingreso de datos en un terminal de captura de
datos
15. Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por
lotes de registros al final del día se acumulan se hace un resumen y se actualizan.
 Conclusión

Llegamos a la conclusión que un sistema contable moderno debe de ser confiable, fluido
y eficaz. Que valla de acuerdo con la necesidad de una empresa.

No siempre un sistema que es bueno o funciona bien en una empresa lo será en otra,
además de las características mencionadas deben tener un eficaz funcionamiento, cuya
finalidad es permitir la toma de decisiones, gracias a que estandariza procesos, define
estructuras de costos y presenta una información financiera de forma organizada y con
la rapidez necesaria. Hoy en día, los sistemas contables son de gran utilidad para los
profesionales y todo tipo de empresas, desde las más pequeñas hasta las más grandes.
Además de ayudar a cumplir con las obligaciones y regulaciones tributarias, los sistemas
contables también forman el modelo organizacional para las actividades y operaciones
diarias.

El papel clave de un sistema contable. es controlar y organizar las diversas actividades

de la empresa conocer su situación divulgar de manera ágil, oportuna y eficiente, lograr
el objetivo.

Gracias a ello es posible entender su situación económica de manera rápida y eficaz,

mediante este tipo de estructuras se crean pautas a seguir para controlar todas las
operaciones y clasificarlas.

Un sistema de contabilidad registra las transacciones financieras de la empresa, organiza

la información de manera clara y ordenada, elaborar informes financieros que sean de
utilidad para la toma de decisiones, y todo aquello que tenga la veracidad y exactitud de
la información registrada incluye también cierta protección para evitar el acceso no
autorizado. enfocarse en ser un sistema de información que solicite y proporcione datos
agregados o detallados sobre las actividades financieras de una empresa en una fecha
o período determinado

Un sistema de contabilidad bien organizado y controlado puede proporcionar a la

gerencia información financiera valiosa que es fundamental para el éxito a largo plazo de
la empresa. Es muy importante que una empresa elija el sistema de contabilidad
adecuado y lo implemente correctamente para obtener estos beneficios por lo cual los
sistemas contables son críticos para el éxito financiero de cualquier empresa y estas
características garantizan que la información financiera sea precisa, accesible y segura.