PALABRAS CLAVES EN LA MATERIA

EL GLOSARIO GENERAL
Con este vocabulario tendrá un gran apoyo en el desarrollo de las diferentes actividades
pues, está relacionado directamente con la materia y el programa a nivel general.

ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Es un contrato entre un representante de

los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del
bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo
mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un
comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se
vinculan a un acuerdo marco de precios mediante una manifestación de su
compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden
de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo
(Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios, de Colombia Compra
Eficiente).

ADMINISTRACION PÚBLICA: Conjunto de instituciones, funcionarios y

empleados públicos que desarrollan actividades relacionadas con el manejo
coordinación de las funciones públicas que garantizan el interés de la
colectividad. Generalmente se considera que forman parte de ella el Órgano
Ejecutivo y las áreas administrativas de los Órganos Judicial y Legislativo.

ALIANZAS ESTRATÉGICAS: Todos aquellos arreglos, procesos, asociaciones,

contratos, redes, acuerdos, entre otros, que las entidades hacen con otras
organizaciones públicas o privadas o con la sociedad civil, a fin de planificar y
gestionar sus actividades de manera eficiente o coordinar con terceros una forma
más eficaz de cumplir con su propósito.

ALTA DIRECCIÓN: Integrada por las máximas autoridades administrativas de

una entidad y quién posee el máximo nivel de responsabilidad. Para las entidades
de la Rama Ejecutiva, la alta dirección se define en los términos de los Decretos
770 y 785 de 2005.

AUTOCONTROL: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los

servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel
jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar
correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados
que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de
los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con
fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

ASIGNACION PRESUPUESTARIA: Es el monto financiero que tiene cada partida

presupuestaria y que esta designado al logro de un propósito especifico.

AJUSTE PRESUPUESTARIO: Consiste en efectuar transferencias de recursos

entre rubros presupuestarios, de una misma Unidad Presupuestaria.
ANALISIS PRESUPUESTARIO: Se refiere al uso de la información
presupuestaria para analizar las políticas públicas, y en esa forma sustentar
propuestas, estrategias o acciones haciendo consideraciones sobre los recursos
que son necesarios para materializarlas.

AUTORIZACION DE TRANSFERENCIA DE FONDOS: Documento por medio del

cual el GOBIERNO autoriza al MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO a
efectuar transferencia de fondos a la Cuenta Corriente Institucional subsidiaria, de
las Unidades Financieras Institucionales.

ACTIVIDADES INTEGRADAS E INTERRELACIONADAS: Son aquellas

actividades que se realizan en un área específica y se vuelven insumo para la
otra, evitando repetir las mismas funciones.

AUTORREGULACIÓN: Capacidad de cada una de las organizaciones para

desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que
permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento incremental del Sistema
de Control Interno, en concordancia con la normatividad vigente.

AUTOGESTIÓN: Capacidad de toda organización pública para interpretar,

coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función
administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus
reglamentos.
CICLO PRESUPUESTARIO: Comprende las etapas dentro de la gestión
financiera administrativa de las Unidades Financieras Institucionales, en que se
desarrollan los procesos de Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación,
así como Liquidación del Presupuesto.
CONSOLIDACION: Es el proceso de agrupar datos globales que provienen de las
diferentes Unidades Presupuestarias y cuyos valores han sido sometidos
previamente a una etapa de reajustes.

CADENA DE VALOR: Describe una relación secuencial y lógica entre insumos,

actividades, productos y resultados, en la que se añade valor a lo largo del
proceso de transformación total. Los insumos son los factores productivos, bienes
o servicios con los que se cuenta para la generación de valor. Éstos pueden ser
de tipo financiero, humano, jurídico, de capital, etc. Las actividades son el
conjunto de procesos u operaciones mediante los cuales se genera valor al
utilizar los insumos, dando lugar a un producto determinado. Los productos son
los bienes y servicios provistos por el Estado que se obtienen de la
transformación de los insumos a través de la ejecución de las actividades. Los
resultados son los efectos relacionados con la intervención pública, una vez se
han consumido los productos provistos por ésta. Los efectos pueden ser
intencionales o no y/o atribuibles o no a la intervención pública. Los impactos son
los efectos exclusivamente atribuibles a la intervención pública.
CALIDAD: Entendida como el impulso hacia la mejora permanente de la gestión,
para satisfacer cabalmente las necesidades y expectativas de la ciudadanía con
justicia, equidad, objetividad y eficiencia en el uso de los recursos públicos
(Concepto de calidad en la gestión pública tomado de la Carta Iberoamericana de
la Calidad).

CAPACIDAD DE GESTIÓN: Competencias necesarias de una organización para

establecer y alcanzar sus propios objetivos de desarrollo a lo largo del tiempo.
(Adaptado del documento “Desarrollo de Capacidades. Nota de Práctica” del
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, 2008).

CREDITO PRESUPUESTARIO: Comprende el punto de partida del proceso de

ejecución presupuestaria y lo constituye la autorización total de los recursos
financieros que tiene la Institución para todo el ejercicio fiscal en vigencia,
incluyendo las modificaciones que se generen durante la ejecución
presupuestaria.

COMPROMISO PRESUPUESTARIO: Es la autorización en periodos trimestrales

que faculta el uso del monto parcial de los créditos presupuestarios, a efecto de
movilizar los recursos humanos, materiales y financieros en función de los
propósitos establecidos en el Plan de Trabajo.

CORRUPCIÓN: El uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el

beneficio privado.
DESEMPEÑO: Medida en la que la gestión de una entidad logra sus resultados
finales en el cumplimiento de su misión y en términos de eficiencia, eficacia,
calidad y cumplimiento normativo (adaptado de CEPAL, Indicadores de
Desempeño en el Sector Público, 2005).

DESARROLLO DE CAPACIDADES: Proceso mediante el cual las personas,

organizaciones y sociedades obtienen, fortalecen y mantienen las competencias
necesarias para establecer y alcanzar sus propios objetivos de desarrollo a lo
largo del tiempo. (Adaptado del documento “Desarrollo de Capacidades. Nota de
Práctica” del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, 2008).

DESARROLLO INSTITUCIONAL: Creación o refuerzo de una red de

organizaciones para generar, asignar y usar recursos humanos, materiales y
financieros de manera efectiva con el fin de lograr objetivos específicos sobre una
base sostenible.

EVALUACIÓN: Apreciación sistemática y objetiva de un proyecto, programa o

política en curso o concluido, en relación con su diseño, su puesta en práctica y
sus resultados. El objetivo es determinar la pertinencia y el logro de los objetivos,
así como la eficiencia, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad para el desarrollo

EQUIPO DIRECTIVO: Grupo de servidores que tienen a cargo el

direccionamiento estratégico de la entidad. En algunas entidades este equipo
está conformado por la alta dirección y por la gerencia pública.
ESTRUCTURA: distribución interna de las diferentes dependencias de la entidad
con de las funciones y competencias requeridas para cumplir con su propósito
fundamental, de una manera sistémica, esto es que a la vez que se permita
entender el rol que cada una de las áreas desempeña, se identifiquen las
interrelaciones y conexiones que se producen entre ellas.

GESTIÓN PARA RESULTADOS: Es un marco de referencia cuya función es la

de facilitar a las organizaciones públicas la dirección efectiva e integrada de su
proceso de creación de valor público a fin de optimizarlo, asegurando la máxima
eficacia y eficiencia de su desempeño, la consecución de los objetivos de
gobierno y la mejora continua de sus instituciones.

GERENCIA PÚBLICA: En términos de la Ley 909 de 2004, hace referencia al

grupo de empleos de naturaleza gerencial que conllevan ejercicio de
responsabilidad directiva en la administración pública de la Rama Ejecutiva de los
órdenes nacional y territorial, quienes dirigen las acciones estratégicas y
coordinan la óptima ejecución de las metas, permitiendo el cumplimiento de los
planes de cada entidad. Grupos de Interés: individuos u organismos específicos
que tienen un interés especial en la gestión y los resultados de las organizaciones
públicas. Comprende, entre otros, instancias o espacios de participación
ciudadana formales o informales.

GRUPOS DE VALOR: Personas naturales (ciudadanos) o jurídicas

(organizaciones públicas o privadas) a quienes van dirigidos los bienes y
servicios de una entidad.
INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA: Información cuyo acceso público
puede causar daño a los siguientes derechos: derecho a la intimidad, derecho a
la vida, salud o seguridad, o perjudicar los secretos comerciales, industriales y
profesionales.

INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA: es aquella información cuyo acceso

público puede ser denegado, en las siguientes circunstancias: la defensa y la
seguridad nacional, la seguridad pública, las relaciones internacionales, la
prevención investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, el
debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales, la
administración efectiva de la justicia, los derechos de la infancia y adolescencia,
la estabilidad macroeconómica y financiera del país y la salud pública. Dicha
normal legal o constitucional debe ser una Ley de la República o debe estar
contemplada dentro de la Constitución Nacional. No puede basarse en
resoluciones, circulares, decretos, ni ningún tipo de acto administrativo.

INTEGRIDAD: actuar o estar en conformidad con los valores, las normas y las
reglas, que son válidas en el contexto en el que se opera (Tomado del documento
Panorama de las Administraciones

INSTITUCIÓN: complejo de normas y comportamientos que persisten sobre el

tiempo para servir propósitos colectivamente valorados.
INNOVACIÓN ABIERTA: estrategia mediante la cual las entidades van más allá
de sus límites y desarrollan la cooperación con otras entidades o los ciudadanos,
para formular, implementar o evaluar un proyecto nuevo de manera participativa.
Indicador: variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio
sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con la gestión o
evaluar los resultados de una entidad.

MODELO: Es una representación simplificada de un sistema y permite mostrar

sus componentes, sus relaciones del sistema con su entorno. Un modelo se
caracteriza porque no expresa todas las propiedades del sistema. Dentro de las
clases de modelo, se encuentra el modelo teórico o conceptual, en el cual fijan el
objeto de estudio, categorizan el sistema y generan y desarrollan hipótesis. Se
construyen con base en conceptos, entendidos estos como conjuntos de ideas
ordenadas, sistematizadas y que mantienen una relación con un entorno dado (

NIVEL DE SATISFACCIÓN: medida relacionada con el grado de expectativa de

los grupos de valor, en el desarrollo de las actividades, procesos o prestación de
servicios en cuanto a su calidad y pertinencia.

NIVELES DE MADUREZ: grupos de características comunes que definen el

estado o el grado de avance
o desarrollo de algún proceso, modelo o sistema.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: es la expresión de los logros que se espera que
las entidades públicas alcancen en el largo y mediano plazo, en el marco del
cumplimiento de su propósito fundamental y de las prioridades del gobierno. (

OPERACIÓN - GESTIÓN OPERATIVA: Hace referencia a las capacidades

legales, financieras, materiales y humanas de las organizaciones públicas, para la
obtención de resultados buscados con la aplicación de una política generadora de
valor público. Implica la organización esté bien estructurada, altamente motivada
y básicamente funcional, sin lo cual difícilmente una decisión, aun cuando ya
haya sido gestionado políticamente, puede llegar a realizarse eficientemente

OPERACIONES RUTINARIAS: Son los procesos, procedimientos e

infraestructura a través de los cuales la entidad ejecuta el día a día de sus
actividades para lograr los objetivos de negocio. Incluyen un conjunto de
actividades permanentes, también interrelacionadas y dependientes que ya se
han hecho de manera similar por lo menos una vez antes en la organización.

PLAN: Documento que recoge de manera detallada lo que una entidad desea
hacer para cumplir un propósito incorporando aspectos como rutas de trabajo
(estratégicas u operativas), objetivos, cronogramas, responsables, indicadores,
recursos, riesgos y controles.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Son documentos que desagregan objetivos,

estrategias, líneas de acción, cronogramas, entre otros aspectos, de mediano y
largo plazo en hitos o metas anuales y medibles en el corto plazo.
PLAN DE DESARROLLO NACIONAL: Es el documento que sirve de base y
provee los lineamientos estratégicos de las políticas públicas formuladas por el
presidente de la República a través de su equipo de Gobierno. Su elaboración,
socialización, evaluación y seguimiento es responsabilidad directa del DNP. El
PND es el instrumento formal y legal por medio del cual se trazan los objetivos
del Gobierno permitiendo la subsecuente evaluación de su gestión.

DESCENTRALIZACION OPERATIVA: Es la facultad que tienen todas las

instituciones definidas en el ámbito de la Ley, para tomar sus propias decisiones
administrativas y operativas en el marco de la normativa de LA CONSTITUCION,
a fin de cumplir con los objetivos y propósitos de las mismas, siendo
responsables de su aplicación directa.
DEVENGADO PRESUPUESTARIO: Representa la aplicación concreta de los
recursos a los fines establecidos en la Ley de Presupuesto; asimismo es la fase
en que las instituciones reconocen el surgimiento de una obligación de pagos, lo
que implica la afectación definitiva de los respectivos compromisos
presupuestarios aprobados.
EJECUCION PRESUPUESTARIA: Es la fase del Ciclo Presupuestario que
constituye la movilización de los recursos a efecto de llevar a cabo las acciones y
procesos previstos en el Plan de Trabajo para lograr los resultados en términos
de objetivos y metas que figuran en el presupuesto aprobado.

FONDOS: Son las disponibilidades de fácil realización, los anticipos de fondos y

los Deudores Monetarios destinados a las actividades institucionales o a cumplir
fines específicos.
FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Constituyen las transacciones financieras que
efectúan las instituciones del sector público, en las cuales deberán incluir un
código que identifique el origen de los fondos en el presupuesto.
FORMULACION PRESUPUESTARIA: Es la fase del Ciclo Presupuestario en la
cual se va a elaborar el Proyecto de Presupuesto Institucional, que refleje los
propósitos y metas que se esperan alcanzar mediante su gestión administrativa y
financiera.

GESTION FINANCIERA INSTITUCIONAL: Son todas aquellas actividades que se

realizan para administrar los fondos asignados a cada institución, según la Ley de
Presupuesto, a fin de adquirir los bienes y servicios que contribuyan al logro de
las metas y objetivos institucionales.
GESTION PRESUPUESTARIA: Comprende las actividades de Formulación,
Ejecución, Seguimiento y Evaluación del presupuesto que deben realizar los
responsables de las Unidades Presupuestarias de cada institución del Sector
Público.

HACIENDA PÚBLICA: Son los fondos, valores, créditos, bienes y deudas a cargo
del Estado. En nuestro país, la hacienda pública esta a cargo del Ministerio de
Hacienda y crédito público.
INGRESOS DE GESTION: Comprende los diversos ingresos que se perciben de
acuerdo con la actividad financiera, económica y social que se desarrolla en el
ente público durante un periodo de tiempo determinado.
INVERSION PÚBLICA: Son los egresos del Estado que se destinan para adquirir
equipos, terrenos, edificaciones, construir obras de infraestructura o formar
capital humano.

LINEA DE TRABAJO: Es una división de la Unidad Presupuestaria en áreas

estratégicas que se expresan en objetivos y metas parciales y se consideran
necesarias para el logro de la gestión durante el ejercicio presupuestario que se
proyecta, a la vez identifica la asignación de recursos.
PRESUPUESTO PUBLICO: Es un plan que asigna fondos a las distintas
instituciones del Estado, para que estas puedan prestar los servicios para las que
han sido creadas. Es un instrumento que permite estimar y equilibrar los ingresos
y los egresos del Estado.

PROGRAMACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA: Es una estimación

de los pagos a realizarse en cada uno de los meses que comprende en ejercicio
fiscal, en función del avance de resultados físicos previstos en el Plan Anual de
Trabajo.
PLAN ANUAL DE TRABAJO: Es el instrumento mediante el cual las Unidades
Presupuestarias deben expresar los servicios que les corresponde proporcionar a
la Sociedad, en términos de objetivos y metas, así como la estimación de los
recursos financieros necesarios para su materialización.
POLITICAS PRESUPUESTARIAS: Son lineamientos, normativas y
procedimientos que orientan la formulación del presupuesto, estableciendo en
ellas las prioridades, techos y variables básicas, así como las normas, métodos y
procedimientos para la elaboración de los proyectos de presupuesto en cada
Institución.
PRESUPUESTO POR AREAS DE GESTION: Es una técnica de formular el
presupuesto, la cual se fundamenta en una filosofía presupuestaria compatible a
las características, actitudes de la Administración Pública del Estado, que refleja
los grandes propósitos que debe cumplir el Gobierno en la prestación de servicios
y de la producción de ciertos bienes destinados a satisfacer las necesidades de la
sociedad.
PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO: Comprende el desarrollo de las
diferentes etapas sucesivas y concurrentes, comprendidas en lo que se conoce
como Ciclo Presupuestario.
RECURSOS: Es el total de los bienes y derechos que administran las
Instituciones del Sector Público.
REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA: Consiste en efectuar modificaciones
en la programación de las asignaciones, con lo cual se posibilita el traslado de
asignaciones presupuestarias entre objetos específicos y cuentas de una misma
Unidad Presupuestaria.

REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA: Consiste en efectuar modificaciones

en la programación de las asignaciones, con lo cual se posibilita el traslado de
asignaciones presupuestarias entre objetos específicos y cuentas de una misma
Unidad Presupuestaria
SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADO: Comprende un
conjunto de principios, normas, organización y procedimientos de Presupuesto,
Tesorería, Inversión, Crédito Público y Contabilidad Gubernamental, que
conforman los Subsistemas interrelacionados, integrados e interdependientes que
desarrollan procesos de gestión conjunta, a fin de obtener y aplicar los recursos
financieros tendientes a lograr eficacia y economía en el uso de los mismos,
sustentados en el Presupuesto Público y cuyo flujo de información servirá para el
proceso de toma de decisiones a nivel gubernamental.
SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL PRESUPUESTO: El seguimiento y
Evaluación del Presupuesto comprende la fase del ciclo presupuestario en que se
examina en forma continua el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos,
mediante la información obtenida durante la etapa de ejecución, a fin de analizar
en que medida se están satisfaciendo las necesidades de la sociedad en las
diferentes áreas de gestión que le competen al Estado cumplir con su cometido,
con el propósito de adoptar las medidas correctivas que sean necesarias.
TRANSFERENCIAS EJECUTIVAS: Implica los traslados de asignaciones
presupuestarias de una Unidad Presupuestaria a otra, dentro de una misma
institución.
TECHO PRESUPUESTARIO: Son los recursos asignados a los Ministerios en
función de la Política Presupuestaria y que constituye el límite Máximo sobre la
cual se debe formular el Proyecto de Presupuesto Institucional para un
determinado periodo.
UNIDADES FINANCIERAS INSTITUCIONALES: Son las responsables de la
gestión financiera institucional que incluye la realización de todas las actividades
del proceso administrativo financiero en las áreas de presupuesto, tesorería y
contabilidad gubernamental; dichas actividades deben desarrollarse en forma
integrada e interrelacionada a través de Sistemas Computarizados.
UNIDAD PRESUPUESTARIA: Constituye el elemento básico de la estructura
presupuestaria institucional, a la cual se le asignan los recursos en función de las
Líneas de Trabajo definidas para cumplir con las metas y objetivos trazados para
el ejercicio fiscal.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: Conjunto de acciones que realiza el

usuario de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una
entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones
administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no
son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo, se
debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría
de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un
trámite, ya que de éste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones,
constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite.

PRODUCTIVIDAD PÚBLICA: Relación entre la cantidad de bienes y servicios

generados por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha
producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el
tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el
resultado deseado, más productivo es el sistema.

PRODUCTIVIDAD INSTITUCIONAL: relación entre el uso de los recursos con

que cuenta una organización y la producción de bienes y servicios que generan
valor público.

REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: Inventario organizado de la

información que tiene una entidad, independientemente que se encuentre en
físico o en formato electrónico. Es útil para identificar la información que posee,
saber dónde se encuentra y dónde puede ser consultada. Permite preservar la
memoria institucional y por tanto facilita la continuidad en los procesos
administrativos, de gestión, planeación, seguimiento y a su vez para los procesos
de rendición de cuentas y de control social de la que toda entidad que maneje
recursos públicos es sujeto.

RENDICIÓN DE CUENTAS: Proceso conformado por un conjunto de normas,

procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los
cuales, las entidades de la administración pública y los servidores públicos
informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos.

RECURSOS PRESUPUESTALES: Son las asignaciones consignadas en el

presupuesto anual de cada entidad, acorde con las normas que rigen la materia
para cada una, y que le permiten definir monto de gastos a incurrir para cumplir
con sus funciones y competencias, para producir los bienes y prestar los servicios
a su cargo.

RECURSOS FÍSICOS: Hacen referencia, a los bienes muebles (mobiliario de las

oficinas, equipos informáticos, vehículos) e inmuebles (edificios, espacios de
trabajo) de los que dispone la entidad para atender sus funciones y
competencias, producir los bienes y prestar los servicios a su cargo.

RESULTADO: Producto, efecto o impacto (intencional o no, positivo y/o negativo)

de la gestión de una entidad pública, a partir de los bienes que genera y los
servicios que presta a sus grupos de valor.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Esquema de organización y conjunto de
planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (Ley 87 de 1993).
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

RENDICIÓN DE CUENTAS: Proceso conformado por un conjunto de normas,

procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los
cuales, las entidades de la administración pública y los servidores públicos
informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos.

RECURSOS PRESUPUESTALES: Son las asignaciones consignadas en el

presupuesto anual de cada entidad, acorde con las normas que rigen la materia
para cada una, y que le permiten definir monto de gastos a incurrir para cumplir
con sus funciones y competencias, para producir los bienes y prestar los servicios
a su cargo.

RECURSOS FÍSICOS: Hacen referencia, a los bienes muebles (mobiliario de las

oficinas, equipos informáticos, vehículos) e inmuebles (edificios, espacios de
trabajo) de los que dispone la entidad para atender sus funciones y
competencias, producir los bienes y prestar los servicios a su cargo.

RESULTADO: Producto, efecto o impacto (intencional o no, positivo y/o negativo)

de la gestión de una entidad pública, a partir de los bienes que genera y los
servicios que presta a sus grupos de valor.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Esquema de organización y conjunto de

planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. (Ley 87 de 1993).
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TRANSPARENCIA ACTIVA: Obligación de publicar proactivamente información

sin que medie petición alguna, a través de los medios oficiales (sitios web,
carteleras, gacetas, etc.) atendiendo los principios de máxima publicidad, buena
fe, transparencia, eficacia, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad,
calidad de la información y divulgación proactiva de la información

TRANSPARENCIA PASIVA: Obligación de gestionar y responder las solicitudes

de información de la ciudadanía bajo los plazos establecidos, y teniendo en
cuenta los principios de máxima publicidad, buena fe, transparencia, celeridad,
gratuidad, no discriminación, eficacia, facilitación y calidad de la información.

TRAZABILIDAD: Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de

desarrollo o cambios de un proceso.
TRÁMITE: Conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que
deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o
particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir
con una obligación prevista o autorizada por la ley y cuyo resultado es un
producto o un servicio.

VALOR PÚBLICO: Cambios sociales —observables y susceptibles de medición—

que el Estado realiza como respuesta a las necesidades o demandas sociales
establecidas mediante un proceso de legitimación democrática y, por tanto, con
sentido para la ciudadanía. Esos cambios constituyen los resultados que el sector
público busca alcanzar.

VEEDURÍAS CIUDADANAS: Mecanismo democrático de representación que le

permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer
vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas,
políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las
entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter
nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un
programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.

RESULTADO: Producto, efecto o impacto (intencional o no, positivo y/o negativo)

de la gestión de una entidad.