Control de Registros

CÓDIGO
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE P-2000-002

REGISTROS VERSIÓN
01
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
ELABORÓ APROBÓ REVISÓ
Representante del S.G.C. Paula Andrea Arango Gutiérrez Carlos Alberto Álvarez Vélez
FECHA FECHA FECHA
15-MAY-2002 16-MAY-2002 27-MAY-2002
1. DEFINICION
Este documento establece el procedimiento para la identificación, indización,

acceso, clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros
del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C) de la Vicerrectoría Administrativa de
la Universidad de Antioquia.
Todos los registros que se generen en la aplicación de procedimientos del Sistema

de Gestión de la Calidad (S.G.C), se controlan como lo indica este procedimiento.
2. CONTENIDO
2.1 GENERALIDADES
Todos los registros del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C) son legibles y
almacenados de tal forma que se conservan y consulten con facilidad; los medios
utilizados para la realización de registros en la Vicerrectoría Administrativa son:
registros en medio magnético (Generados por bases de datos) o impreso y en
algunos casos, ambos.
Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del Sistema

de Gestión de la Calidad (S.G.C), si los registros generados por el S.G.C no son
regulados por leyes gubernamentales, son los Jefes de Departamento quienes
definen los criterios de indización, acceso, clasificación, almacenamiento,
conservación y disposición de los registros que se generen en su Dependencia,
según la necesidad.
Los Jefes de Dependencia aseguran el cumplimiento de los requisitos citados en

este procedimiento.
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Los registros impresos del Sistema de Gestión de la Calidad que requieran un
formato previo para su identificación, se solicitan al Analista de Organización y
Métodos, delegado por el Departamento de Organización y Sistemas para la
aprobación del formato y asignación del código respectivo, de acuerdo con lo
expuesto en el Procedimiento de Producción y Modificación de Formatos, (P-5200-
003).
El responsable del archivo de los registros generados por el Sistema de Gestión

de la Calidad (S.G.C) en cada una de las Dependencias de la Vicerrectoría
Administrativa, asegura el buen estado de los mismos, evitando el daño o
deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo.
Para el control de los registros generados por el Sistema de Gestión de la Calidad

(S.G.C), (Tanto para los impresos como para los generados por bases de datos)
se utiliza el cuadro modelo del Procedimiento de Elaboración de Documentos, (P-
5200-001), numeral 2.2.2.4; por tanto su actualización es permanente. Además
para los formatos impresos existe el Inventario de Formatos, (H-5200-001),
administrado por el Representante del Departamento de Organización y Sistemas
para el Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C)
CÓDIGO RESPONSABLE DE LUGAR DE TIEMPO DE

NOMBRE CLASIFICACIÓN DISPOSICIÓN
FORMATO DILIGENCIARLO ARCHIVO ARCHIVO
2.2 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD IMPRESOS.
PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN

01 DEPENDENCIA/ Elabora un registro cuando ejecuta un
Servidor Público procedimiento que así lo exige.
PROCESO
Gestión de los Recursos
02 DEPENDENCIA/ Dependiendo de si el registro requiere o no de

Servidor Público un formato, procede así:
PROCESO 2A) Si requiere formato y existe, procede así:

a) Selecciona el formato de acuerdo con la
necesidad.
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b) Verifica que la identificación del formato
corresponda al requerido.
c) Diligencia el formato, en letra legible y
completa la información que le
corresponda. Va al paso 03.
2B) Si requiere formato y no existe, procede

así:
a) Realiza el trámite establecido en el

Procedimiento de Producción y
Modificación de Formatos, (P-1021-003).
b) Solicita la actualización del capítulo 4 del
procedimiento que está ejecutando. Va al
numeral 2A) de este paso.
2A) Si el registro no requiere formato, realiza

éste según lo establecido en el
procedimiento que está ejecutando en ese
momento. Va al paso 03
03 DEPENDENCIA/ Diligencia el registro, procede así:
Servidor Público
3A) Si el registro se almacena en la
PROCESO Dependencia donde se elabora, lo archiva
Gestión de los Recursos en el sitio y en el orden establecido para
ello.
3B) Si el registro se envía a otra Dependencia,

procede así:
a) Verifica que corresponda a la

Dependencia que lo requiere.
b) Lo envía mediante el sistema de correos
que posee la Universidad de Antioquia.
3A) Si el registro se envía a otra Dependencia

y requiere almacenamiento de una copia
de respaldo, procede así:
a) Envía el original o la copia según

corresponda a la Dependencia que así lo
requiera. Siguiendo lo descrito en el
numeral 3B) de este paso.
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b) Almacena el registro en su Dependencia
según lo establecido en el numeral 3A) de
este paso.
04 DEPENDENCIA/ Cuando requiera acceso a un registro que se
Servidor Público encuentra archivado en la Dependencia,
procede así:
PROCESO
Gestión de los Recursos a) Solicita a la persona de la Dependencia
responsable del archivo, el préstamo del
registro.
b) Consulta la información requerida y
devuelve los documentos al responsable
de los mismos.
05 DEPENDENCIA/ Cuando el registro cumpla con el tiempo de
Servidor Público archivo, dispone de él según lo establecido en
el capítulo 4 del procedimiento que lo origina.
PROCESO
2.3 TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS IMPRESOS

01 DEPENDENCIA/ Se reúne con el Servidor Público responsable
Jefe Dependencia del deligenciamiento del registro, y
determinan el tiempo de conservación de los
PROCESO registros de calidad teniendo siempre
Gestión de los Recursos presente las leyes que le competen.
UBICACIÓN
02 DEPENDENCIA/ La destrucción de un registro de calidad solo

Servidor Público se realiza con previa aprobación del Jefe de la
Dependencia.
PROCESO
2.4 REGISTROS GENERADOS POR BASES DE DATOS DISEÑADAS POR EL

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
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El control de este tipo de registros se realiza de acuerdo al Procedimiento de
Control de la Información Generada por Bases de Datos, (P-5200-004).
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Listado de Documentos de Referencia.

Procedimiento de Elaboración de Documentos, (P-5200-001).
Procedimiento de Producción y Modificación de Formatos, (P-5200-003).
4. REGISTROS
No aplica
5. NOTA DE CAMBIO
No aplica.
6. ANEXOS
Anexo 1: Flujogramas del Procedimiento de Control de Registros.

Anexo 1.1: Control de Registros de Calidad Impresos.
Anexo 1.2: Tiempo de Conservación de los Registros Impresos.
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Anexo 1: Flujogramas
Anexo 1.1:
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

REGISTROS - CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
IMPRESOS
INICIO
SERVIDOR PÚBLICO
Elabora un registro cuando ejecuta un
procedimiento que así lo exige.
Si
El registro
No
El formato existe ? requiere formato ?
No
Si
SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO
Ejecuta el Procedimiento de Producción y Selecciona el formato de acuerdo a la

Realiza el registro según lo establecido
Modificación de formatos, actualiza el necesidad, verifica que la identificación del
en el procedimiento que esta ejecutando
capítulo 4 del procedimiento que esta formato corresponda al requerido y
en ese momento
ejecutando y diligencia el registro diligencia el formato en letra legible
Si No
El registro se
El registro requiere El registro se envía a almacena en la
copia de respaldo ? otra dependencia ? dependencia que lo
elabora ?
Si
No No Si
SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO
Envía el original o la copia según Verifica que corresponda a la

Archiva el registro en el sitio y en el
corresponda a la dependencia que lo dependencia que lo requiere y lo envía
orden establecido para
requiere y almacena el respaldo del mediante el sistema de correos que
ello
registro en su dependencia posee la Universidad de Antioquía
SERVIDOR PÚBLICO Si
Solicita al Servidor Público responsable Requiere acceso a

del archivo, el prestamo del registro algún registro ?
No a
a
SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO
Cuando el registro cumpla con el tiempo

Consulta la información requerida y TERMINA
de archivo, dispone de él según lo
devuelve el registro al responsable de los
establecido en el capítulo 4 del
mismos
procedimiento que lo origina
Página 6 de 7
Anexo 1.2:
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

REGISTROS - TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS
REGISTROS IMPRESOS
INICIO
JEFE DE DEPENDENCIA
Se reúne con el Servidor Público encargado

del diligenciamiento del registro, y determinan
el tiempo de conservación de los registros
de calidad
SERVIDOR PÚBLICO
La destrucción de un registro de
calidad solo la realiza con la previa
aprobación del Jefe de la dependencia
TERMINA
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Este documento establece el procedimiento para la identificación, indización,

Todos los registros que se generen en la aplicación de procedimientos del Sistema

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Los Jefes de Dependencia aseguran el cumplimiento de los requisitos citados en

El responsable del archivo de los registros generados por el Sistema de Gestión

Para el control de los registros generados por el Sistema de Gestión de la Calidad

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2.2 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD IMPRESOS.

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN

02 DEPENDENCIA/ Dependiendo de si el registro requiere o no de

PROCESO 2A) Si requiere formato y existe, procede así:

2B) Si requiere formato y no existe, procede

a) Realiza el trámite establecido en el

2A) Si el registro no requiere formato, realiza

3B) Si el registro se envía a otra Dependencia,

a) Verifica que corresponda a la

3A) Si el registro se envía a otra Dependencia

a) Envía el original o la copia según

2.3 TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS REGISTROS IMPRESOS

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN

02 DEPENDENCIA/ La destrucción de un registro de calidad solo

2.4 REGISTROS GENERADOS POR BASES DE DATOS DISEÑADAS POR EL

 Ver Listado de Documentos de Referencia.

Anexo 1: Flujogramas del Procedimiento de Control de Registros.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO

Ejecuta el Procedimiento de Producción y Selecciona el formato de acuerdo a la

SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO SERVIDOR PÚBLICO

Envía el original o la copia según Verifica que corresponda a la

Solicita al Servidor Público responsable Requiere acceso a

Cuando el registro cumpla con el tiempo

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

Se reúne con el Servidor Público encargado

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