Gestión documental en operaciones de logística

UNIDAD 6

Virginia Cosano Rivas

Gestión Logística
ÍNDICE
Trazabilidad de la documentación y del producto ....................................................... 2
Ofertas y solicitud de mercancías ............................................................................... 3
Presupuesto ...................................................................................................................... 3
Pedido ............................................................................................................................... 3
Pedidos online en el comercio electrónico ......................................................................... 4
Registro de pedidos emi6dos ............................................................................................ 4
Recepción y envío de mercancías ............................................................................... 5
Albarán ............................................................................................................................. 5
Carta de portes .................................................................................................................. 5
Servicios de transporte en el comercio electrónico ............................................................ 5
Incoterms y transporte internacional ................................................................................. 6
Facturas ..................................................................................................................... 6
Cálculo de la base imponible ............................................................................................. 7
Tipos de facturas ............................................................................................................... 9

GESTIÓN LOGÍSTICA 1
Trazabilidad de la documentación y del producto
Llamamos trazabilidad de la documentación en las operaciones de compraventa a la
posibilidad de conocer en cada momento el origen y el desBno de una operación a
través de su documentación.

A conBnuación, podemos ver la mayoría de los documentos que se generan en las

operaciones de compraventa y cómo están relacionados entre sí:

Documento/ Departamento/ propósito

registro
Requisición de Departamento técnico de la empresa del cliente.
compras
Carta de solicitud Departamento de compras de la empresa cliente.
de información
Presupuesto Departamento de ventas de la empresa proveedora.
Nota de pedido Departamento de compras de la empresa cliente
Hoja de solicitud Departamento de compras de la empresa cliente.
Se trata de un documento interno para solicitar mercancía de
una sección de la empresa a otra.
Albarán Departamento de ventas de la empresa proveedora.
Es el justificante de la entrega y genera la factura.
Carta de porte Agencia de transporte. Puede ser contratada por el proveedor
o el cliente.
Es el documento que autoriza el transporte de la mercancía.
Factura ordinaria Departamento de ventas de la empresa proveedora.
Si no hay devoluciones ni errores en este documento, supone
el final de la cadena de trazabilidad en cuanto a
documentación de compraventa.
Factura rectificativa Departamento de ventas de la empresa proveedora.
Se emite en caso de devolución o errores en la factura.

Trazabilidad del producto

En logística es importante seguir el rastro de un producto desde su origen como

materia prima hasta que pasa por producción, almacén y distribución. Esto se conoce
como trazabilidad del producto.

AECOC, la Asociación Española de Codificación Comercial, define la trazabilidad del

producto como el conjunto de procedimientos preestablecidos autosuficientes que
permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de
productos a lo largo de la cadena de suministro, en un momento dado y a través de

GESTIÓN LOGÍSTICA 2
herramientas determinadas, el fin de la trazabilidad es mejorar la calidad del producto
final y evitar riesgos para la salud del consumidor.

Ofertas y solicitud de mercancías

Cuando el departamento de compras recibe la requisición de compras, necesita
realizar el pedido de los productos o servicios que en ella se indican. Sin embargo, si
esos productos, materiales o servicios se van a comprar por primera vez, es necesario
enviar una carta de solicitud de información a distintos proveedores para realizar el
proceso de selección.

Presupuesto

Como contestación a la solicitud de información sobre la prestación de un

determinado servicio que el departamento de compras envía a sus posibles
proveedores, estos suelen contestar con un documento llamado presupuesto.

Lo emite el proveedor y, si el cliente lo acepta, el proveedor ha de mantener las

condiciones pactadas hasta la fecha de validez indicada en él.

Pedido

Las operaciones de compraventa están reguladas por el Derecho mercantil, porque

generan contratos mercantiles. Pueden ser contratos firmados o acuerdos verbales,
tan válidos como los primeros. En el caso de que no se haya firmado contrato
mercantil, puede decirse que el pedido hace las veces de contrato.

Una vez seleccionado el proveedor, se procederá a realizar el pedido, y este se puede

formalizar de diferentes formas: por carta, por correo electrónico, por teléfono,
mediante la visita del agente comercial del proveedor a la empresa del cliente o
mediante una nota de pedido.

Cuando los pedidos se hacen dentro de la misma empresa, es decir, de una

sucursal a otra, desde el almacén central a fábrica, etc., se usa un documento interno
denominado hoja de solicitud, en el que el suministrador no es una empresa externa.

Clases de pedidos

Según el compromiso adquirido por proveedor y cliente

En firme: se origina cuando el proveedor y el cliente realizan una negociación previa y

el pedido recoge el acuerdo pactado. Se emite la nota de pedido.

GESTIÓN LOGÍSTICA 3
Condicional: el cliente expone sus condiciones a su proveedor. Si este está conforme,
el pedido pasará a emitirse en firme; si no lo está se anulará la operación. En este caso
se emite la propuesta de pedido.

Según la forma

- Cerrado: en él las condiciones del pedido, cantidad, plazo de entrega, etc. son
conocidas y fijas. Es el que realiza el cliente para un producto concreto del que
se conoce su demanda.

- Abierto: el cliente acuerda con el proveedor suministrar materiales o servicios

según unas condiciones acordadas, pero sin determinar aún, y dentro de un
periodo concreto.

Pedidos online en el comercio electrónico

Actualmente la mayoría de las empresas ofrecen sus productos o servicios por medios
electrónicos; a esto se le llama comercio electrónico, o e-commerce. Puede tratarse de
comercio electrónico entre empresas a través del EDI (Electronic Data Exchange), o de
venta online directamente a los consumidores.

Se dice que un pedido online es aquel que se realiza a través de la tienda online
de la empresa, es decir, la plataforma tecnológica que la empresa pone a disposición
de sus clientes para que estos compren sus productos.

Este tipo de pedidos lleva implícitas una serie de características, que son:

- Registro a través de la web: se trata de la información necesaria del cliente al

realizar el pedido, desde la dirección de entrega hasta la forma de pago. El
cliente debe tener la posibilidad de corregir la información que introduce
durante el proceso de pedido.
- Gestión de los pedidos en tiempo real: sirve para comprobar la veracidad del
pedido, evitar pedidos duplicados y comprobar la disponibilidad de stock para
que no haya roturas. El vendedor está obligado a confirmar inmediatamente la
recepción del pedido, lo que suele hacerse con el envío de un correo de
confirmación automática.
- Proporcionar al cliente un seguimiento del pedido online: el estado del pedido
debe estar a disposición del cliente en cada momento.

Registro de pedidos emi3dos

El registro de pedidos emitidos es un documento en el que se registran los pedidos que

emite una empresa para sus proveedores. En la siguiente figura pueden verse los
apartados que debe contener este documento:

GESTIÓN LOGÍSTICA 4
Recepción y envío de mercancías
Las mercancías han de ir acompañadas de un justificante de entrega, que es el albarán.
El transportista también ha de llevar un justificante de los productos que transporta: se
trata de la carta de portes.

Albarán

Las mercancías solicitadas siempre vienen acompañadas del albarán o nota de entrega,
que es el documento que emite la empresa proveedora junto con la mercancía
entregada. Este documento, debidamente firmado por el cliente, le sirve al proveedor
como justificante de haber entregado la mercancía. De acuerdo con este se elaborará
posteriormente la factura.

Es necesario que la empresa cliente guarde el albarán o una copia por si fuese
necesario hacer una reclamación. Existen dos modalidades:

- Sin valorar: es aquel donde solo se muestra la cantidad de mercancía y su

descripción. No se indica ni el precio unitario de los productos ni el importe
total.

- Valorado: es aquel en el que pueden aparecer, además de cantidad y

descripción, el precio unitario, importe total, descuentos, gastos e incluso el
impuesto si el empresario lo cree conveniente.

El uso de uno u otro tipo depende del momento en que se emita la factura y de las
peticiones de cada cliente o de la política de facturación de la compañía.

Carta de portes

La carta de portes es el documento que evidencia la existencia de un contrato de

transporte. Es emitido por la agencia de transporte u operador logístico, y en él se
reflejan los términos en los que se produjo el acuerdo entre la empresa de transporte
y su cliente.

Sirve como recibo de la mercancía por parte del transportista, así como ante la
autoridad si se precisa hacer una comprobación de la carga. Además, supone la factura
que presenta la compañía de transporte a su cliente por el servicio prestado, y por ello
incluye los conceptos facturados y el IVA aplicado.

Servicios de transporte en el comercio electrónico

Hoy en día muchas compañías de transporte han ido adaptándose a la demanda del
comercio electrónico ofreciendo tarifas o condiciones especiales para este tipo de
comercio. Las características principales que debe tener un negocio online con

GESTIÓN LOGÍSTICA 5
respecto al servicio de entrega y que, por tanto, debe exigirle a su operador logístico
son las siguientes:

- Ofrecer variedad de servicios en cuanto a la entrega. El cliente podrá elegir en

función de la urgencia y el coste.
- Pedir al destinatario que indique el horario preferente de entrega.
- Posibilidad de modificar el horario de entrega por parte del cliente.
- Seguimiento del pedido por parte del cliente.

Incoterms y transporte internacional

Los incoterms (International Commercial Terms) son un conjunto de normas que

ayudan a la interpretación de los términos comerciales en los contratos de
compraventa mercantil internacional. Los publica la Cámara Internacional de Comercio
(ICC), con sede en París. Determinan el punto exacto de la transferencia, el riesgo de
daño y la responsabilidad de entrega de la mercancía entre los involucrados.

Hay once incoterms y cada uno de ellos se utiliza para una situación específica:

- EXW: la mercancía se pone a disposición del cliente (importador) en la misma

fábrica del proveedor (exportador).
- FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT y CIP: el cliente (importador) asume los costes y
riesgos en lo relacionado con el transporte.
- DAP: el vendedor (exportador) debe hacerse cargo de todos los gastos y
responsabilidades hasta que la mercancía se desembarca en el puerto
convenido.
- DAT y DDP: el exportador es responsable de las mercancías hasta que estas
llegan al punto de destino, que suele ser el almacén del importador.

Los documentos que se necesitan para el transporte de las mercancías son:

- Transporte marítimo: conocimiento de embarque, Bill of Lading.

- Transporte por carretera: carta de porte por carretera (CMR).
- Transporte por ferrocarril: carta de porte por ferrocarril (CIM).
- Transporte aéreo: conocimiento de embarque aéreo, Air Waybill (AWB).
- Transporte multimodal: sirve como contrato de transporte marítimo y
comprobante de que se ha utilizado más de un medio de transporte principal.

El documento se denomina FIATA o FBL.

Facturas
La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o
prestación de servicios. Viene regulada por el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por
el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

GESTIÓN LOGÍSTICA 6
En el artículo 1 de dicho real decreto se especifica que los empresarios están
obligados a emitir y entregar facturas o justificantes por las operaciones que realicen
en su actividad empresarial, así como conservar copia de estas un mínimo de seis años
con carácter general.

Serán quince años si se trata de compensar bases imponibles negativas en el impuesto

de sociedades.

Cálculo de la base imponible

La base imponible es la cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo para obtener
la cuota tributaria. A la base imponible se le sumará la cuota tributaria para obtener el
total de la factura.

Tipos impositivos de IVA

Facturas con distintas bases imponibles de IVA

En una factura se deben especificar por separado tantas bases imponibles como
productos con tipos diferentes de IVA haya; por tanto, habrá que prorratear los costes
comunes para saber qué proporción corresponde a cada base imponible.

GESTIÓN LOGÍSTICA 7
La cuota de IVA total se hallará con la suma de cada una de las cuotas parciales, que se
calculan multiplicando cada base imponible parcial por el tipo de IVA que le
corresponda.

Obligación de expedir factura

1. Obligados: por regla general se deberá expedir siempre factura y copia en los
siguientes casos:

• Operaciones en las que el destinatario sea un empresario o profesional que

actúe como tal.
• Las entregas de bienes a otro Estado miembro de la UE. Entregas
intracomunitarias.
• Las entregas de bienes a países fuera de la UE. Exportaciones.
• Las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de
su puesta a disposición.
• Aquellas operaciones de las que sean destinatarias personas jurídicas, aunque
no actúen como empresarios o profesionales; o las Administraciones públicas.

2. No obligados: no existirá obligación de expedir factura en los tres casos

concretos que se detallan a continuación:

- En determinadas operaciones exentas de IVA. Las operaciones con respecto al

IVA pueden ser:

• Sujetas: operaciones que son hecho imponible de IVA. El empresario

repercutirá IVA en sus facturas. Por ejemplo, la prestación de un servicio o la
venta de una partida de mercaderías.
• No sujetas: operaciones que no son hecho imponible de IVA. Por ejemplo, el
sueldo de los empleados.
• Exentas: son las operaciones en las que el empresario no puede repercutir el
IVA en sus entregas.

Las operaciones consideradas exentas de IVA pueden ser de dos tipos concretos:

• Exentas plenas: entregas intracomunitarias, exportaciones y envíos a Canarias.

En este caso el empresario no repercute el IVA en sus entregas, pero sí puede
deducir el IVA que soportó en las adquisiciones de materiales, productos y
servicios que necesitó para realizar esas entregas.
• Exentas limitadas: el empresario no puede deducir el IVA soportado. Depende
del tipo de actividad (ver cuadro lateral).
• En operaciones realizadas por empresarios o profesionales a los que sea de
aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia.

GESTIÓN LOGÍSTICA 8
Los comerciantes minoristas que vendan el 80% o más de sus productos al por menor y
que sean empresarios individuales están obligados a acogerse al régimen especial del
comercio minorista o recargo de equivalencia. A cambio estarán exentos de
obligaciones administrativas relativas a este impuesto.

• Las operaciones realizadas por empresarios que se encuentren acogidos al

régimen simplificado del impuesto. En este régimen las cuotas devengadas se
determinan en función de unos módulos aprobados por orden ministerial. Los
únicos sujetos pasivos que pueden optar por este régimen especial son las
personas físicas o entidades en régimen de atribución de rentas en el IRPF.
• Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales acogidos al
régimen especial de agricultura, ganadería y pesca. El régimen especial de la
agricultura, ganadería y pesca se aplica a los titulares de explotaciones
agrícolas, forestales, ganaderas o pesqueras que cumplan los requisitos para su
aplicación y no hayan renunciado a este régimen.

Tipos de facturas

La normativa vigente de facturación tiene en cuenta tres tipos de facturas:

• La factura ordinaria, que es la que acabamos de estudiar. Dentro de esta están

las facturas simplificadas y las facturas electrónicas.
• La factura rectificativa, que es una herramienta para subsanar errores en la
factura ordinaria.
• La factura recapitulativa, que ayuda a agilizar, cuando sea posible, la factura
ordinaria.

Otros tipos de factura son la factura proforma y la factura ordinaria que incluye
retenciones de IRPF.

Factura simplificada

La factura simplificada podrá emitirse, a elección del emisor, cuando el importe de los
bienes o servicios que se van a facturar no exceda de 400 €, IVA incluido, o cuando
deba expedirse una factura rectificativa.

GESTIÓN LOGÍSTICA 9
Además, la factura simplificada podrá emitirse, cuando su importe no exceda de
3000 €, IVA incluido, en las operaciones que se describen a continuación: ventas
al por menor, ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio,
transporte de personas y sus equipajes, servicios de hostelería, estacionamiento de
vehículos, etc.

Factura electrónica o e-factura

La factura electrónica es una factura que se ajusta a lo establecido en el RD y que ha

sido expedida y recibida en formato electrónico. La expedición de la factura electrónica
estará condicionada a que su destinatario haya dado el consentimiento y los comercios
electrónicos están obligados a emitir factura electrónica siempre que sus clientes la
acepten.

Además de la factura electrónica, desde el 1 de enero de 2015 está vigente un nuevo

régimen de IVA para el comercio electrónico el régimen especial para la tributación del
IVA de las empresas electrónicas, que permite a las empresas que se den de alta en él
aplicar a sus productos el IVA vigente en el país de la Unión Europea donde resida el
comprador.

Factura rectificativa

Se debe expedir factura rectificativa en las siguientes situaciones:

• Cuando se modifique la base imponible por circunstancias como la devolución

de mercancía o de envases y embalajes. Si se realiza una rectificación en una
factura posterior (envases con signo negativo, por ejemplo) no será necesario
emitir factura rectificativa.
• Cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos referentes a su
contenido.
• Cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado
incorrectamente.
• Cuando se concedan descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.
Por ejemplo, rappels acumulativos.

Facturas recapitulativas

Las facturas recapitulativas son aquellas que incluyen en una sola factura distintas
operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que
estas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. Estas facturas deberán ser
expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las
operaciones que se documenten en ellas y, en caso de tratarse de un destinatario
empresario profesional, antes del día 16 del mes siguiente al de las operaciones
realizadas.

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Factura proforma

La factura proforma es un documento en el que se detalla una oferta comercial

La emite el vendedor o exportador antes de concretar la venta, y en ella se especifican
las condiciones de esa venta. La factura proforma será un anticipo de la factura
comercial. Se suele utilizar en el comercio internacional, y puede ir acompañada de
muestras sin valor comercial. En este tipo de facturas debe aparecer bien visible la
expresión "factura proforma".

Retención del IRPF en facturas a profesionales autónomos

Los profesionales autónomos dados de alta en las secciones segunda y tercera del
impuesto sobre actividades económicas (IAE), relativas a actividades profesionales y
actividades artísticas, deben, como norma general, incluir retenciones del IRPF en sus
facturas. No tienen que practicar retenciones en sus facturas los autónomos dados de
alta en actividades empresariales, que son las incluidas en la sección primera del
impuesto sobre actividades económicas (IAE).

En la actualidad, en el año en que inician su actividad y los dos siguientes, los

profesionales autónomos que se dan de alta en actividades profesionales deben
aplicar el 7%; a partir del cuarto año será el 15%.

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