Ciclos de Pedido de Un Almacen

CICLO DE PEDIDO DE
ALMACÉN
Unidad n2
Definición
▪ Es el espacio de tiempo que transcurre
desde la emisión de un pedido, hasta el
despacho efectivo del producto.
▪ Este ciclo contiene todas las actividades

necesarias para que el cliente reciba los
productos solicitados, entre las cuales se
conforman por etapas, de acuerdo a la
clases de pedidos y la documentación
necesaria.
Ciclo del Pedido
Primera Etapa: Recepción del Pedido.
o Se recibe la información acerca de un
producto que se necesita.(cantidad,
tiempo y aplicación)
Segunda Etapa: Comprobación del
Pedido.
o Se verifica toda la información entre el
cliente y el productor. También se
analiza la forma de pago.
Tercera Etapa: Comprobación de las
Existencias.
o Se verifica el inventario para
comprobar si se puede responder con
el pedido.
Ciclo de pedido
Cuarta Etapa: Priorización de Pedidos.
o Hace énfasis en servicio al cliente y fidelización.
Quinta Etapa: Preparación del Pedido.
o Aclara las características del transporte del
pedido.
Sexta Etapa: Envío y Entrega.
o El producto o la mercancía es despachada y
entregada al comprador.
Séptima Etapa: Facturación.
o Se hace entrega de toda la documentación que
soporta el precio del producto, sus declaraciones
y clausulas.
Octava Etapa: Cobro.
o Se recibe la cantidad de dinero acordado para el
pago del producto.
Clases de pedido.
▪ Existe gran variedad de pedidos y se
clasifican atendiendo a la forma de
solicitarlo o los productos que se adquieren
▪ destacamos los criterios siguientes:
Según el tiempo que dura el proceso
desde que se emite el documento de solicitud
hasta que se entrega al proveedor:
▪ Lentos. Son aquellos que realiza el cliente
en un formulario de su empresa y lo envía
por correo, o bien aquellos en los que el
cliente espera que el agente o
representante del proveedor le visite y
detalle la mercancía que el cliente solicita.
▪ Rápidos. Son aquellos que se realizan a
través de medios informáticos y de
telecomunicación, mediante teléfono, fax,
teletipo, Internet u otro sistema de
comunicación.
Según la formulación de los pedidos.
Verbales. Se realizan mediante una
conversación verbal entre proveedor y cliente,
puede ser personalmente, aunque más
frecuente es realizado por linea telefónica.
Aunque no es lo más recomendable, pues no
existe un documento que avale el pedido
solicitado (puede que el pedido solicitado no
llegue en condiciones ya estipuladas.)
Escritos. Se diferencia de los anteriores por que

emplean un documento escrito para realizar la
solicitud del pedido. Se puede realizar bien a
iniciativa del proveedor o bien a través de una
agente comercial (representante) mediante
documentos o atreves de medios informativos.
Según la naturaleza del bien o servicio solicitados.
De productos. Estos pedidos se caracterizan porque en ellos se describen los artículos solicitados,
referencia, cantidad y precio por unidad. Los productos podemos clasificarlos como perecederos y
duraderos.
De trabajo y servicio. Se caracterizan porque generalmente incluyen mano de obra, además de los
materiales utilizados.
Según la forma de entrega de la mercancía
Entrega única. Es aquella que el total de la mercancía se solicita en un solo pedido y se entrega de una
sola vez.
Escalonada. Es aquella que la mercancía se entrega en varias fechas, bien cantidades y productos
iguales o bien diferentes.
Según la determinación del precio de los productos.
Pedidos con precio determinado o fijo. Cuando se conoce el precio exacto de la mercancía solicitada.
Pedidos con precio sobre cotización. Cuando el precio dependerá de cómo se cotice el producto en el
momento de realizar el pedido.
DOCUMENTOS
DEL
ALMACÉN
LA HOJA DE
KÁRDEX
Es un documento para administrar la mercancía de
un almacén.
o En él se realiza el registro de los cambios que
suceden con los bienes, materia prima o productos
de la empresa.
o La hoja de kárdex se consigna especificaciones del
producto y necesario para un buen control del
almacén.
o La hoja Kardex puede mantenerse como un
archivo de fichas en poder del almacenero, o como
tarjeta de control visible, adherida al material que
se está controlando. (BINCARD) tiene una copia
y es guardado por el almacenero.
LA NOTA DE
INGRESO
Este documento sirve para registrar los ingresos
del almacén. Los tipos de nota de ingreso más
frecuentes son:
▪ Compras nacionales
▪ Compras en el mercado internacional
▪ Devolución de clientes
▪ Producción de planta
▪ Muestras y pruebas
▪ Consignaciones o materiales en custodia
LA NOTA DE
SALIDA
Este documento permite registrar el material,
insumos almacenados, igualmente va
prenumerado y deben haberse establecido códigos
para los diversos tipos de salidas que se efectúen.
Devolución a proveedores
Reclamos al seguro
Producción de planta
Muestras y pruebas
Devoluciones de consignación
Ventas locales
Ventas internacionales
FACTURA
o Es un comprobante de pago donde se
detalla los productos, bienes o insumos
que compra la empresa.
o Para el almacenero es necesario tener
una copia del documento, para especificar
las cantidades y los precios unitarios para
consignar en los Kardex.
NOTA DE
ENTRADA DE
ALMACEN (NEA)
Es un documento que se utiliza para acreditar
el ingreso de los bienes, insumos, mercaderías
o por conceptos distintos, cuando se refiere a
un traspaso, donaciones, reingreso de
bienes, devoluciones, y sobrantes de
inventario.

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