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UT 3: DOCUMENTACIÓN: COMPRAVENTA, COBROS Y PAGOS AL

CONTADO Y LA FACTURA
1.- EL PEDIDO

El pedido es un documento mediante el cual una empresa solicita a

un proveedor los productos o servicios que necesita.
Antes de realizar el pedido la empresa seleccionará el proveedor
más adecuado.
• Si se trata de productos de consumo habitual seleccionaremos
el proveedor consultando las fichas de proveedores y
productos elaborados previamente por la empresa.
• Si el producto es nuevo tendremos que realizar una serie de
gestiones previas:
- Solicitud de ofertas a posibles proveedores.
- Valorar las ofertas recibidas teniendo en cuenta distintos
factores: características del producto, precio, descuentos, formas
de pago, plazos de entrega, transportes, etc.
- Elaborar los ficheros de productos y proveedores que más se
ajusten a nuestras necesidades.

El proceso de compraventa se desarrolla de acuerdo con el

siguiente esquema:

1.1.- Clases de pedidos

• Pedido en firme: cuando el comprador y el vendedor conocen

las condiciones de la operación o exista un contrato de
compraventa en el que figuren estas condiciones, el pedido se
considera en firme. El documento que se utiliza se denomina
nota de pedido.
• Pedido condicional: el comprador confecciona un documento,
denominado propuesta de pedido, en el que expone sus
condiciones al vendedor y, si este las acepta, el pedido se
considera en firme.

1.2.- Formalización del pedido

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• Por carta, fax o correo electrónico: es la forma más

habitual.
• Mediante nota de pedido: se trata de un impreso confeccionado
por la empresa en donde figurarán los productos solicitados y
las condiciones de la operación.
• Por teléfono.
• Mediante agente comercial: el agente cumplimenta el pedido y
el cliente lo firma y se queda con una copia.

1.3.- Nota de pedido y carta de pedido

La nota de pedido es un impreso en el que se especificarán los

productos solicitados al proveedor y las condiciones de la
operación de compraventa.
Figurarán los siguientes datos:
- Identificación del cliente (comprador) y del proveedor
(vendedor).
- Número de pedido.
- Fecha de realización.
- Artículos solicitados: cantidad y precio.
- Condiciones: plazo de entrega, forma de envío, plazo y lugar de
entrega, forma de pago, descuentos, etc.
- Firma del solicitante.
Se harán como mínimo dos copias: una firmada y sellada para el
proveedor y otra para el cliente.

El punto de pedido es el nivel de stock que nos indica que debemos

realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y
que se produzca una rotura de stock.

Se produce rotura de stock si, llegados al punto de pedido, no

procedemos al aprovisionamiento del almacén y este se queda sin
productos para atender a los pedidos recibidos de los clientes.

Si la empresa quiere mantener una comunicación más personalizada

puede realizar sus pedidos mediante una carta comercial. Los datos
que figuran en una carta de pedido son los mismos que los que
figuran en la nota de pedido pero redactados de diferente forma.

1.4.- Confirmación de pedido e incidencia

Confirmación
El proveedor, al recibir la carta o el impreso de pedido, debe
notificar al cliente que lo ha recibido, y manifestar si está de
acuerdo con el mismo (conformidad de las condiciones solicitadas).
Denegación del pedido
Se utiliza para comunicar al cliente que no es posible atender su
pedido. Puede deberse a varias causas: carecer de existencias, no

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poder cumplir las condiciones solicitadas, falta de solvencia del

cliente, etc.
Incidencias
Serán comunicaciones entre el cliente y el proveedor para
comunicar modificaciones o anulaciones de pedidos. Las
modificaciones las comunicará el cliente al proveedor antes de que
envía la mercancía y explicando las causas que las motivan. Las
anulaciones pueden deberse a causas atribuibles al cliente y al
proveedor.

1.5.- Control o seguimiento de pedidos

Es conveniente llevar un control de los pedidos realizados a los
proveedores y los pedidos recibidos de clientes
Un impreso adecuado para llevar a cabo el seguimiento podría ser
el siguiente:
Fecha N.º NIF o Proveedor Teléfono Total Fecha Fecha de
pedido código pedido de recepción
del entrega
vendedor

2. TRANSPORTE DE LAS MERCANCÍAS

El transporte es un elemento importante en las operaciones de

compraventa. Muchas veces las mercancías no llegan en el plazo
estipulado debido a retrasos en el transporte lo que puede
ocasionar grandes prejuicios a los clientes. Además, el transporte
incide en el precio final de los productos.

El transporte se puede realizar: por medios propios, a través de

una empresa de transportes o utilizando una empresa de mensajería.
Las personas que intervienen en contrato de transporte son:
- Remitente:persona que contrata el transporte y entrega la
mercancía para su traslado.
- Tranportista:persona que realiza el transporte de la mercancía.
- Destinatorio o consignatario:la persona que recibirá la
mercancía.

El contrato de transporte de mercancías se formulará por escrito

en un documento que, según el medio de transporte utilizado, se
denominará de forma diferente:
- Transporte por carretera o ferrocarril=> Carta de porte.
- Transporte marítimo=> Conocimiento de embarque.
- Transporte aéreo=> Carta de embarque aéreo.
En la carta de portes vendrá especificado la modalidad de pago del
ransporte:
- Portes pagados: el pago lo efectúa el remitente.

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- Portes debidos: el pago lo efectúa el destinatario en un plazo

de horas después de recibida la mercancía. El transportista le
entregará la factura de los portes al cliente.
- Contra reembolso: el destinatario paga la mercancía y los portes
en el momento de recibirla.

3.- EL ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA

Es un documento que emite el vendedor y que envía al comprador

junto con la mercancía. Acredita la salida de la mercancía del
almacén del vendedor y la entrega de la mercancía en el almacén
del comprador.
El encargado de recepcionar el pedido debe comprobar que las
mercancías recibidas se correspondan con las que figuran en el
albarán antes de firmarlo. En función del albarán el vendedor
emitirá la factura.
Aunque el albarán no es un documento obligatorio es muy útil,
sobre todo en el caso de empresas que facturan mensualmente y
reciben varios envíos en un mes. Se recibirá un albarán con cada
entrega y una factura mensual con todos los albaranes.

Requisitos del albarán:

El contenido del albarán varía en función del país en que se
emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que
demuestran la existencia de la transacción:

•Lugar y fecha de emisión del albarán.

•Código o número del documento.
•Datos identificativos del comprador y del vendedor.
•Domicilio del comprador y vendedor.
•Lugar y fecha de entrega.
•Firma y sello del receptor de la mercancía.
•Cantidad y descripción de los productos.
Tipos de albaranes:
• Albarán valorado: son aquellos en los que aparece el precio
de las mercancías. Generalmente, si la factura no se emite de
forma inmediata al envío del producto, el albarán suele ir
valorado.
• Albarán sin valorar: no se refleja la valoración de las
mercancías. Normalmente, si la factura se emite inmediatamente, el
albarán se envía sin valorar.

Del albarán habrá que emitir varias copias:

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• Una copia para el vendedor para justificar la salida de las

mercancías del almacén y para que el departamento comercial
confeccione la factura.
• Dos copias para el cliente, junto con la mercancía. El
cliente devolverá una de ellas firmada en señal de conformidad con
la mercancía recibida.

Control de las mercancías recibidas

Cuando las mercancías llegan al almacén del cliente habrá que

realizar una serie de comprobaciones:
- Que los datos del albarán coinciden con los del pedido
correspondiente.
- Que la mercancía recibida es la que figura en el albarán.
- Que la mercancía no ha sufrido daños y se ajusta a la calidad
solicitada.
- Que se ha recibido en el plazo acordado.

El examen puede ser conforme o no conforme:

- Si es conforme se firma el albarán.
- Si no es conforme el cliente podrá devolver la mercancía o
quedarse con ella y hacer las oportunas reclamaciones. Se hará
constar estas circunstancias en el albarán, en el apartado
destinado a observaciones.

4.- LA FACTURA

Es aquel documento que justifica y garantiza de forma legal una

operación de compraventa o una prestación de servicios.

Están obligados a emitir facturas los empresarios o profesionales

que en el desarrollo de sus actividades entreguen bienes o presten
servicios.

Deben expedir una factura por cada operación, pudiendo incluir en

una sola factura las operaciones que realicen con un solo
destinatario, que se produzcan en un mes natural o periodo
inferior (facturas recapitulativas).

4.1.- Tipos de facturas

Existen los siguientes tipos de facturas, en función de su

contenido:

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- Facturas completas.
- Facturas simplificadas.

4.1.1.- Factura completa

Se define la factura completa como aquella que reúne todos los

requisitos exigidos para este tipo de facturas.

Qué debe contener la factura

a) Número. Las facturas se deben numerar de forma correlativa.

b) Nombre y apellidos, si es persona física, o razón social si es
persona jurídica, del emisor. Domicilio. Número de identificación
fiscal (NIF).
c) Nombre y apellidos, si es persona física, o razón social, si es
persona jurídica, del destinatario. Domicilio y NIF.
d) Descripción d ellos bienes o servicios objeto de la misma.
e) Contraprestación total de la operación y demás datos necesarios
para el cálculo de la base imponible.
f) Tipos de IGIC y cuota.
g) Lugar y fecha de emisión.
h) Las sociedades deberán hacer constar en factura los datos
identificativos de su inscripción en el Registro Mercantil.

4.1.2.- Factura simplificadas (tiques)

La Agencia Tributaria puede autorizar a ciertos sectores de

actividades para que expidan facturas en las que no consten los
datos obligatorios, pudiendo omitirse la identificación del
destinatario de la factura. A estas facturas se las denomina
facturas simplificadas.

Podrá expedirse factura simplificada, salvo excepciones, a

elección del obligado a su expedición, en los siguientes casos:

- Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA o IGIC incluido)

- Cuando se trate de facturas rectificativas.
- En los supuestos, respecto a los que tradicionalmente se ha
autorizado la expedición de tiques (desaparece este concepto) en
sustitución de factura siempre que su importe no exceda de 3.000
euros, IGIC incluido. Como por ejemplo:

• Transporte de personas y sus equipajes.

• Servicios de hostelería o restauración.

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• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

• Ventas al por menor.
• Espectáculos públicos.
• Actividades recreativas.
• Servicios telefónicos.

4.2.-Emisión y envío de facturas

4.2.1.- Emisión de facturas
La factura deberá ser emitida si el destinatario es un consumidor
final en el momento de realización de la operación.
Si el destinatario es un empresario o profesional, la expedición
de facturas deberá efectuarse en el plazo de 30 días a partir del
momento en que se realiza la operación.
4.2.2.- Envío de facturas
Si el destinatario es un consumidor final, en el momento en que se
realice la operación.
Si el destinatario es un empresario o profesional, el plazo será
de 30 días hábiles desde su emisión.

4.3.- Duplicados y copias de facturas

Solo se podrá expedir un original de cada factura, excepto en los
siguientes casos:
- Cuando concurran dos destinatarios.
- En los supuestos de pérdida del original.
En los duplicados deberá hacerse constar la expresión duplicado.

4.4.- Conservación de facturas

Las personas que desarrollan actividades empresariales o
profesionales deben conservar las copias de las facturas, tiques o
vales emitidos por ellos (facturas de ventas) durante un tiempo de
6 años. Además, deberán conservar también los originales y
duplicados de facturas, tiques o vales de sus proveedores
(facturas de compras) durante el mismo periodo de tiempo.

4.5.- Cálculos que se deben realizar en la factura

Con el fin de obtener el total de la factura, tendremos que
considerar los importes, descuentos y los tipos impositivos de
IGIC que se incluyen en la misma.

Una vez explicado en clase qué es el Igic y sus tipos (soportado y

repercutido), vamos a profundizar en los cálculos que se deben
realizar en las facturas.

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4.5.1.- Obtención del importe bruto

Como resultado de multiplicar las cantidades de cada artículo que
se factura por su precio unitario correspondiente, obtendremos el
importe de los artículos de una misma clase. Posteriormente,
sumaremos los importes con el fin de obtener el importe bruto.
4.5.2.- Descuentos en factura
Son bonificaciones o rebajas que los proveedores aplican sobre el
valor de los productos.
Entre los más utilizados tenemos: el descuento comercial, el
descuento por volumen de compras (rappel) y el descuento por
pronto pago.
Descuento comercial
Este tipo de descuento se concede con el fin de promocionar los
artículos o con motivo de ofertas, pero siempre en función del
producto.
Para su cálculo aplicaremos el tanto por ciento correspondiente de
descuento sobre el importe bruto.
Descuento por volumen de compras (rappel)
Cuando los cliente adquieren grandes cantidades de mercancías, sus
proveedores les suelen conceder un descuento con el fin de
incentivar sus compras.
Al igual que en el descuento comercial, aplicaremos el tanto por
ciento correspondiente de descuento sobre el importe bruto.
Este descuento también se suele conceder cuando se sobrepasa un
determinado volumen de compras durante un periodo de tiempo.
Descuento por pronto pago
Cuando el cliente efectúa el pago de la compra antes de los plazos
habituales, el proveedor incentiva dicha situación concediendo un
descuento.
Suele estar relacionado al contado, aunque esta no es una
condición indispensable.
Se aplicará sobre el importe líquido que resulte una vez deducidos
el descuento comercial y el descuento por volumen si los hubiera.
Es decir, los descuentos se aplican sucesivamente (sobre los
importes resultantes) y en este orden: Comerciales> Rappels> Por
pronto pago.
4.5.2.- Gastos en facturan
Los gastos en factura suponen un incremento del importe total.
Entre los más habituales están: los portes, los seguros y los
envases y embalajes.
Portes
Es el gasto originado por el traslado de los productos hasta el
lugar designado por el comprador.

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Cuando los portes son por cuenta del comprador, se pueden realizar
por vehículo propio de la empresa vendedora o bien por agencia de
transportes. Si son incluidos en factura, formarán parte de la
base imponible del IGIC y tributarán al tipo impositivo de la
venta o de la prestación de servicios.
Seguros
Suelen estar ligados a los portes, pues su función es cubrir los
posibles riesgos que puedan sufrir las mercancías durante la
realización del porte.
Es una actividad exenta de IGIC, si se incluye en factura le será
aplicable el tipo impositivo establecido para los bienes
facturados, ya que pasa a formar parte de la base imponible.
Envases y embalajes
Hay que diferencias dos tipos de envases:
a) Envases con derecho a devolución (reutilizables).
b) Envases no reutilizables.
El importe de los envases y embalajes, tanto si son reutilizables
como si no, incrementará la base imponible de la mercancía.
Si se trata de envases reutilizables, se procederá a su posterior
devolución; el vendedor debe emitir la correspondiente factura de
rectificación.
Los envases y embalajes se diferencian en lo siguiente:
El envase es un envoltorio que protege al producto y está en
contacto con él, por ejemplo, una lata de refrescos; mientras que
el embalaje protege el envío y la presentación del producto, por
ejemplo, la caja que contiene las latas de refrescos.
Gastos suplidos
Son gastos que ha pagado el emisor de la factura en nombre de un
cliente y que le corresponden a este. Suele ser habitual en la
prestación de servicios profesionales: abogados, notarios, etc.
Van incluidos en la factura pero no se les repercute el IGIC.
4.5.3.- IGIC
Una vez aplicados los descuentos y gastos, se obtiene la base
imponible del IGIC.
Según la clase de mercancía o servicios de que se trate, se
aplicarán los distintos tipos impositivos de IGIC (vistos en
clase). Así, obtendremos las cuotas de IGIC.

5.- LA FACTURA ELECTRÓNICA

La factura electrónica o e-factura es la versión electrónica de
las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y
legalmente equivalentes a estas últimas. Por su propia naturaleza,

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pueden almacenarse, gestionarse o intercambiarse por medios

electrónicos y digitales.
La factura electrónica debe cumplir los mismos requisitos que la
factura convencional en soporte papel.
Para la realización de e-Factura:
- Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menos
complejidad (xml, edifact, pdf, html, doc, xls, gif, jpeg o txt
entre otros).
- Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un
ordenador , y ser recogido por otro ordenador).
- Este formato electrónico y transmisión telemática, debe
garantizar su integridad y autenticidad a través de la firma
electrónica reconocida.

➢ Firma electrónica o digitales

Es una información que se añade a la factura electrónica, que
garantiza que el emisor de la factura es quien dice ser y que
desde la emisión de la factura nadie ha modificado su contenido.
Para generar esa información se usa un certificado digital.
Un certificado digital es un documento otorgado por una autoridad
de certificación que garantiza la asociación de una persona física
o jurídica con una firma digital (por ejemplo, el certificado que
emite la FNMT o el que contiene el DNI electrónico). Una vez
obtenido el certificado digital, al empresa podrá firmar
digitalmente sus facturas.

6.- LA FACTURA RECTIFICATIVA

La factura rectificativa es un documento que se emite para la
corrección de una factura original. Es obligad utilizarla cuando:
- La factura original no cumpla con el contenido mínimo de las
facturas, regulado por el Reglamento de facturación (RD
1619/2012).
- Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado
incorrectamente.
- Cuando se produzca alguna de las circunstancias que dan lugar a
la modificación de la base imponible: créditos comerciales
incobrables, devoluciones, descuentos y bonificaciones, etc.
Si la modificación de la base imponible se produce por la
devolución de mercancías o envases y embalajes, puede rectificarse
en la siguiente factura que se emita al mismo destinatario,
restando el importe de las mercancías o los envases y embalajes
devueltos del importe de dicha operación posterior, siempre que se

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aplique el mismo tipo impositivo. El resultado podrá ser positivo

o negativo.
La rectificación se realizará mediante la emisión de una factura
que, además de cumplir los requisitos que se establecen para las
facturas originales, deberá contener:
- Datos identificativos de la factura rectificada.
- Rectificación efectuada. Los datos de la rectificación se podrán
consignar, bien indicando directamente el importe de la
rectificación, bien tal y como queden tras la rectificación
efectuada.
- La condición de factura rectificativa y la causa que motiva la
rectificación.
- Una serie especial de numeración.
7.- REGISTRO DE FACTURAS
La Agencia Tributaria establece una serie de normas de obligado
cumplimiento para las empresas que atañe a Libros Registro de
Facturas Emitidas y Recibidas.
A. Libro Registro de Facturas Emitidas
Deberán anotarse las facturas, los justificantes contables y los
documentos de aduanas, numeradas correlativamente,
correspondientes a los bienes vendidos y a los servicios prestados
en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.
FACTURAS EMITIDAS

N.º Fecha Fecha Datos NIF Base Tipo Cuota Total

exp. oper. clien cliente Imponible factura
te

B. LIBRO REGISTRO FACTURAS RECIBIDAS

En el libro de facturas recibidas deberán anotarse las facturas,
justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas
correlativamente, correspondientes a los bienes adquiridos o
importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la
actividad empresarial o profesional.
Se consignarán su número de recepción, la fecha de expedición, la
fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea
distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el
nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número
de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base
imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria.

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FACTURAS RECIBIDAS
n.º Fecha Fecha Datos NIF Base Tipo Cuota Total
exp. oper. provee provee imponi factur
dor dor ble a

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